Contoh Business Case:

ABC Consulting’s Business Case

1. Introduction/Background
Tujuan bisnis utama C3 adalah menyediakan layanan konsultasi perawatan atau
perbaikan mobil untuk kegiatan sehari-hari. C3 meyakini bahwa dengan menyediakan
layanan konsultasi dalam platform yang sangat popular mobile device, yang membuat
layanan konsultasi perbaikan atau perawatan mobile dapat di akses klient dimana saja.
Dengan menggunakan C3 klient dapat mengatasi kerusakan mobil tanpa harus
mendatangi bengkel apabila mobil mengalami kerusakan ringan. Selain layanan
konsultasi C3 ini dapat mendaftarkan mobilnya ke bengkel yang sudah terdaftar di
mobile application ini.

2. Business Objective
Tujuan dari C3 application memberikan kemudahan dalam mengatasi masalah yang
terjadi di mobil. Proyek C3 ini dimaksudkan untuk mendukung tujuan dengan
memberikan fasilitas-fasilitas yang diberikan perusahaan untuk membantu kegiatan
kliennya dengan memberikan mobile application yang berdasarkan data-data yang
akurat. Data-data ini diperoleh dari para ahli di bidangnya.
3. Current Situation and Problem/Opportunity Statement
C3 dibangun di dalam mobile application. Saat ini orang-orang yang mempunyai mobil
bias dipastikan mempunyai smartphone. Penggunaan utama dari smartphone adalah
sebagai sarana membuka mobile application C3, dimana mobile application tersebut
memberikan informasi-informasi yang digunakan untuk memperbaiki atau merawat
mobil.
4. Critical Assumption and Constraints
Intranet yang diusulkan harus menjadi aset yang bernilai bagi ABC Consulting. Para
konsultan dan klien yang ada harus secara aktif memberi support kepada proyek, dan
harus dibayar sendiri dalam satu tahun dengan mengurangi biaya operasi internal dan
men-generate bisnis baru. Manajer dari Project Management Office harus berperan dan
tim proyek harus mencakup para partisipan dari berbagai bagian perusahaan,
sebagaimana organisasi klien yang ada. Sistem baru harus dapat dijalankan pada
hardware dan software yang sudah ada, dan dapat meminimasi kebutuhan technical
support. Sistem harus mudah diakses oleh para klien dan aman dari pengaksesan pihak-
pihak yang tidak berkepentingan.

5. Analysis of Options and Recommendation

Terdapat tiga opsi untuk oportuniti tersebut:
1. Do nothing. Bisnis berjalan dengan baik dan dapat beroperasi terus tanpa proyek
baru ini.
2. Pengadaan software khusus untuk mendukung kapabilitas baru ini dengan sekecil
mungkin pengembangan secara in-house.
3. Lakukan perancangan dan implementasi kapabilitas intranet yang baru secara in-
house menggunakan hardware dan software yang sudah ada.

6. Preliminary Project Requirements

Fitur utama dari situs intranet project management mencakup:
1. Akses pada template dan tools beberapa manajemen proyek. Pengguna harus
mampu untuk mencari template dan tools, membaca instruksi penggunaan template
dan tools ini, dan melihat contoh-contoh pengaplikasiannya terhadap proyek riil.
Pengguna harus mampu untuk mengajukan template dan tools baru, yang
sebelumnya sudah dilihat atau diedit oleh Fungsi Manajemen Proyek.
2. Akses pada artikel-artikel manajemen proyek yang relevan. Kebanyakan konsultan
dan klien merasa terdapat informasi yang overload saat mereka meneliti informasi
manajemen proyek.
3. Link kepada situs lain yang up to date, dengan deskripsi singkat dari fitur utama
yang ada pada situs eksternal tersebut.
4. Sebuah fitur ”Tanyakan pada Pakarnya” untuk membantu dalam membangun relasi
dengan para klien, serta berbagi pengetahuan dengan konsultan internal.
5. Keamanan yang layak untuk membuat seluruh situs intranet dapat diakses oleh
konsultan internal dan pihak lain hanya mengakses bagian tertentu.
6. Kemampuan untuk memungut biaya bagi akses terhadap beberapa informasi.
Beberapa informasi dan fitur situs intranet harus menyediakan fasilitas bagi
pengguna eksternal untuk membayar informasi atau layanan tersebut. Opsi
pembayaran harus mencakup opsi kartu kredit atau transaksi pembayaran online
yang serupa. Setelah sistem melakukan verifikasi terhadap pembayaran, pengguna
baru dapat mengakses atau melakukan download terhadap informasi yang
diinginkan.
7. Fitur lain yang disarankan oleh pengguna, jika mereka memberikan kontribusi bagi
bisnis.

7. Budget Estimate and Financial Analysis

Estimasi biaya awal untuk keseluruhan proyek adalah $140,000. Estimasi ini didasarkan
pada pekerjaan manajer proyek sekitar 20 jam per minggu selama enam bulan dan staf
internal lainnya dengan total sekitar 60 jam perminggu selama enam bulan. Dukungan
dari perwakilan konsumen tidak dibayar. Seorang manajer proyek akan memperoleh
$50 per jam. Anggota tim lain dibayar rata-rata $70 per jam, karena sebagian jam yang
biasanya ditagih ke klien mungkin akan dibutuhkan pada proyek ini.Estimasi biaya awal
ini juga mencakup $10,000 untuk pembelian software dan layanan dari supplier. Setelah
proyek selesai, terdapat biaya perawatan sebesar $40,000 per tahun, utamanya untuk
update informasi dan koordinasi fitur ”Tanyakan pada Pakarnya” dan artikel online.
Manfaat proyek dilihat dari berkurangnya waktu yang konsultan gunakan untuk
melakukan riset mengenai informasi manajemen proyek, tools dan template yang sesuai,
dan sebagainya. Manfaat yang diproyeksikan juga didasarkan pada peningkatan profit
dari bisnis baru yang dilakukan setelah proyek ini. Jika dari jumlah konsultan yang
lebih dari 400 orang, tiap konsultan menghemat 40 jam per tahun (kurang dari satu jam
per minggu) dan dapat menggunakan waktu itu untuk proyek lain yang menghasilkan
profit $10 per jam, maka proyeksi profit akan senilai $160,000 per tahun. Jika intranet
baru ini meningkatkan bisnis sebesar 1%, menggunakan informasi profit yang lalu,
peningkatan profit dari bisnis baru adalah sekurang-kurangnya $40,000 per tahun. Maka
total profit yang diproyeksikan adalah sekitar $200,000 per tahun.
Exhibit A memberikan ringkasan biaya proyek dan manfaat serta menunjukkan
estimasi Net Present Value (NPV), Return of Investment (ROI), dan tahun terjadinya
payback. Juga terdapat daftar asumsi yang dibuat dalam menyusun analisis finansial
awal ini. Semua estimasi finansial sangat baik. Estimasi payback adalah dalam satu
tahun, seperti yang diharapkan sponsor. NPV bernilai $272,800, dan Discounted ROI
untuk sistem dengan masa hidup tiga tahun adalah tepat 112 persen.
8. Schedule Estimate
Sponsor menginginkan proyek diselesaikan dalam waktu enam bulan, tapi terdapat
beberapa fleksibilitas dalam jadwal. Juga diasumsikan bahwa sistem baru akan efektif
digunakan setidaknya selama tiga tahun.

9. Potential Risks
Terdapat beberapa risiko pada proyek ini. Risiko terbesar adalah kurangnya minat
konsultan internal dan klien eksternal terhadap sistem baru ini. Masukan pengguna
menjadi krusial untuk mengumpulkan informasi kedalam sistem ini dan memperoleh
potensi manfaat dari penggunaan sistem ini. Terdapat beberapa risiko teknis dalam
memilih tipe software yang digunakan untuk search pada sistem, pemeriksaan
keamanan, proses pembayaran, dan lain-lain, tapi seluruh fitur-fitur dari sistem ini
menggunakan teknologi yang sudah terbukti. Risiko bisnis utama adalah
menginvestasikan waktu dan uang pada proyek dan tidak memperoleh manfaat yang
diinginkan.

10. Exhibits
Exhibit A : Analisis Finansial untuk Manajemen Proyek Situs Intranet

Tingkat Doscount 8%
Asumsi proyek diselesaikan dalam 6 bulan Tahun
0 1 2 3 Total
Cost 140,000 40,000 40,000 40,000
Discount Factor 1 0.93 0.86 0.79
Discounted cost 140,000 37,037 34,294 31,753 243,08
4

Manfaat 0 200,00 200,00 200,00

0 0 0
Discount Factor 1 0.93 0.86 0.79
Discounted Benefit 0 186,18 171,46 158,76 515,41
5 8 6 9

Discounted Benefit – Cost (140,00 148,14 137,17 127,01

0) 8 4 3
Cumulative Benefits – Cost (140,00 8,148 145,32 272,33  NPV
0) 2 6
Payback dalam 1 tahun
Discounted life cycle ROI ---------------------- 112%

Asumsi-asumsi :
Cost # jam
Manajer Proyek (500 jam, $50/jam) 25,000
Staf (1500 jam, $70/jam) 105,000
Software dan layanan outsource 10,000
Total biaya proyek (semua diaplikasi pada 140,000
tahun ke 0)
Benefit
# konsultan 400
Penghematan Jam 40
Profit $/jam 10
Benefit dari penghematan waktu 160,000
Benfit dari peningkatan profit sebesar 1% 40,000
Proyeksi total benefit tahunan 200,000