BUSINESS CASE

Pembuatan Sistem Informasi “SAU2 ( Simple Aplikasi Untuk User )”

1.0.LATAR BELAKANG

PT. ABC merupakan perusahaan produsen susu terkenal di Indonesia. Selain memiliki
perusahaan yang memproduksi susu, ABC juga memiliki perusahaan distributor yang
mendistribusikan produk yang telah di produksi oleh ABC. Semakin meluasnya jangkauan
distribusi dan pemasaran serta semakin meningkatnya permintaan , maka ABC berencana
untuk membuka lebih banyak cabang distributor di hampir seluruh wilayah Indonesia. Oleh
karena itu, ABC akan membuat sistem yang dapat mempermudah memonitor seluruh
aktivitas di cabang. Aktivitas tersebut antara lain, transaksi jual beli, transaksi biaya
operasional dan stock barang. ABC juga mengharapkan sistem ini dapat berjalan bersama
dengan sistem program yang sudah berjalan di pusat, sehingga ada 2 program yang dapat
berjalan di ABC yaitu program oracle dan program yang akan di bangun / dibuat ( SAU2 ).
Dengan adanya sistem tersebut di harapkan dapat membantu pemantauan aktivitas yang ada
di cabang dan membantu proses seluruh aktivitas yang ada di cabang.

1.1.TUJUAN PROYEK

PT. ABC memiliki tujuan strategis yaitu menjadi perusahaan minuman yang terbesar
dan terbaik di indonesia, dengan mengutamakan kepuasaan dan kepercayaan pelanggan.
Melalui teknologi yang maju dalam memproduksi susu dan riset pasar yang baik, maka ABC
akan terus mampu melakukan banyak inovasi baru sehingga dapat menghasilkan produk susu
yang berkualitas tinggi dengan macam - macam varian rasa yang sedang up to date saat ini.

Jaringan distribusi dan pemasaran PT.ABC yang semakin berkembang luas dan
permintaan yang semakin meningkat, membuat ABC menjadi semakin kewalahan
menghadapi hal tersebut. Oleh karena itu, ABC memutuskan untuk melakukan change
management. Salah satu caranya yaitu dengan membangun sistem baru untuk mendukung
tujuan bisnis strategis yang direncanakan ABC tersebut. Hal ini dikarenakan seiring
berkembangnya ABC, maka ABC menjadi memiliki berbagai macam permasalahan baru,
seperti :

1
 1. Tidak terpantaunya produk yang tersedia di cabang.
2. Tidak terpantaunya proses transaksi di cabang.
3. Kesulitan ketika hendak memberikan diskon agen, berdasarkan pembelian yang
dilakukan oleh agen.
4. Tidak terpantaunya kegiatan biaya operasional cabang.
Dengan pembuatan sistem “SAU2” di harpakan permasalahan yang ada dapat di atasi dan
Tujuan bisnis ABC dapat tercapai.

2.0. ASUMSI DAN KENDALA

Untuk mengatasi permasalahan yang terjadi saat ini, maka dibutuhkan sistem informasi
berbasis komputer, sehingga proses pemantauan aktivitas cabang dan proses penerimaan
order dari agen atau pelanggan sampai dengan proses pembuatan laporan menjadi lebih
cepat dan akurat demi mendukung proses pengambilan keputusan.
Namun terdapat berapa kendala untuk pembuatan sistem Informasi berbasis komputer ini
antara lain :
1. Dokumentasi yang tidak lengkap
2. Prosedur order yang sering berubah

3.0. AVAILABLE OPTION

Berikut beberapa Opsi yang akan dilakukan PT. ABC untuk menunjang adanya sistem
SAU2, di perusahaan tersebut :
1. Option 1 – Buy / Membeli
PT. ABC merupakan perusahaan yang cukup besar di indonesia, sehingga jika dilihat
dari organisasi dan keuangannya, ABC mampu untuk membeli program atau software
yang di butuhkan. Dalam segi kemampuan, ABC mampu untuk melakukan pembelian
software akan tetapi secara kondisi lingkungan usaha dan pasar, apakah software atau
program tersebut dapat mengikuti kondisi pasar yang sedang ada sekarang ini? Selain
itu apakah software tersebut dapat memenuhi kebutuhan user yang memiliki kendala
dalam proses order yang suka berubah-ubah. Dan jika membeli software apakah
proses penggunaanya dapat memudahkan user? Jadi, dalam kemampuan pembelian
ABC mampu, akan tetapi ada beberapa hal yang harus di pikirkan oleh perusahaan
untuk masa yang akan datang.

2. Option 2 – Coorporate/Kerja sama

ABC dapat menyewa sistem informasi dari IT vendor. Namun, ada risiko yang harus
dipikirkan, seperti data-data penting perusahaan yang dapat diketahui dan diambil
oleh pihak IT vendor. Selain itu, jika ABC memilih option ini, maka ABC akan
memakan biaya yang cukup besar. Namun, jika periode sewa sistem informasi ini
2
 telah selesai, maka ABC berhak untuk tidak melanjutkan sewa sistem informasi dari
IT vendor tersebut. Kemudian, ABC dapat membuat program baru untuk kegiatan
perusahaan.
3. Option 3 – Create/Membuat
ABC memiliki SDM yang handal untuk membuat program yang diinginkan. Selain
itu, dengan membuat sistem informasi sendiri, maka ABC dapat membuat program
yang sesuai dengan kebutuhan ABC dan dapat melakukan kegiatan transaksi di
perusahaan yang selalu berubah-ubah, serta biaya untuk pembuatan proyek tidak
terlalu besar karena perusahaan cukup memberikan uang tambahan pada karyawan
tersebut. Proses pembuatan dapat di pantau dengan baik sehingga proses dapat selesai
dengan cepat. Program sistem informasi ini dapat dibuat dengan keinginan user, jika
di tengah-tengah pembuatan program terdapat perubahan fitur, maka hal ini dapat
dilakukan untuk mempermudah pengguna. Tetapi pilihan ini memiliki risiko yang
harus di hadapi yaitu Karyawan IT ABC harus kerja lembur, adanya waktu untuk
membuaat program atau sistem tersebut

4.0.RECOMMENDED OPTION

Dari beberapa Opsi sebelumnya, dihasilkan Rekomendasi yang harus di lakukan oleh PT.
ABC yaitu;

3
Dari Rekomendasi tersebut dapat di simpulkan bahwa PT. ABC membuat program atau
sistem tersebut.

5.0.KEPERLUAN & FITUR PROYEK

Proyek ini dapat berjalan dengan baik jika mendapat dukungan dari PT ABC, yang
meliputi;
1. Semua tingkatan level manajemen
2. Mempelajari dan mengerti kebutuhan – kebutuhan pengguna sistem
3. Mempelajari dan mengerti kebutuhan – kebutuhan pengguna informasi
4. Mempersiapkan team project dan semua kebutuhan yang diperlukan

Fitur utama dari “SAU2” yaitu ;

Untuk Kantor Pusat;

1. Fitur yang mudah untuk menarik atau mengambil data.

2. Fitur yang memudahkan untuk memproses data untuk pemantauan
3. Adanya tipe kode yang terkait dengan proyek ini untuk membantu kemudahan
pengguna dalam mengakses.
4. Fitur yang disarankan oleh pengguna

Untuk Distributor Cabang;

1. Adanya fitur yang hanya dapat di akses oleh salesman Cabang untuk meninput order
penjualan.
4
 2. Adanya fitur yang hanya dapat di akses oleh Administrasi keuangan cabang untuk
menginput kegiatan transaksi keuangan yang berjalan.
3. Adanya fitur yang hanya dapat di akses oleh Administrasi Piutang cabang untuk
menginput piutang yang sudah di bayarkan atau belum dan mencetak faktur penjualan
akan di berikan kepada sales untuk di berikan kepada toko.
4. Adanya fitur yang hanya dapat di akses oleh kepala gudang cabang untuk menginput
transaksi keluar masuk barang.
5. Adanya link-link yang terkait dengan proyek ini untuk membantu kemudahan
pengguna dalam mengakses.
6. Sistem yang mudah di mengerti oleh pengguna sistem.
7. Fitur lain yang disarankan oleh pengguna.

6.0.ESTIMASI ANGGARAN

Untuk membuat sistem informasi berbasis komputer, Pemilik ABC menganggarkan biaya
sebesar Rp. 125.000.000,- ( Hanya untuk sistem informasi ) yang pengerajaanya di
lakukan oleh “Pembuatan Sistem” sebagai karyawan ABC. Sedangkan estimasi anggaran
secara keseluruhan adalah Rp. 300.000.000,- dengan rincian sebagai berikut ;

5
Penjelasan Estimasi Anggaran

Estimasi biaya proyek sebesar Rp 125.000.000,-. Kisaran tersebut didasarkan pada

waktu yang diluangkan anggota tim (termasuk project manager) untuk mengerjakan
proyek 10 jam per minggu selama 5 bulan dengan bayaran Rp 150.000,-/jam (untuk
project manager) dan Rp 75.000,-/jam untuk 6 staf lainnya.  total 10 jam x 4 minggu x

6
 4 bulan x (Rp 150.000,- + 6 x @Rp 75.000,-) = Rp 120.000.000,- ada juga anggaran
untuk dokumentasi dan akomodasi senilai Rp. 5,000,000,-
Selain itu saat software dibuat diperlukan biaya untuk menginstalasi software dan
pemasangan jaringan. Biaya tersebut sebesar Rp 100,000,000,-
Setelah proyek selesai, diperlukan adanya biaya untuk koneksi jaringan dan maintenance
tiap tahun sebesar Rp 75.000.000,-.
Benefit yang diperoleh perusahaan dengan menggunakan sistem ini dapat mencegah
terjadinya lapping yang di lakukan sales serta mencegah terjadinya kelebihan atau
kekurangan stock barang selain itu dengan adanya sistem dapat mengurangi cost
perjalanan dinas untuk memantau aktivitas operasioanal cabang. Total penghematan
tersebut (dalam bentuk rupiah) yang diproyeksikan tiap tahunnya adalah Rp.
300,000,000,- ( Tindakan Lapping, kelebihan atau kekurangan stock barang, dan Cost
Perjalanan Dinas )
memberikan ringkasan biaya proyek dan manfaat serta menunjukkan estimasi Net Present
Value (NPV), Return of Investment (ROI), dan tahun terjadinya payback. Juga terdapat
daftar asumsi yang dibuat dalam menyusun analisis finansial awal ini.. Estimasi payback
adalah dalam satu tahun, NPV bernilai Rp 267.000.000, dan Discounted ROI untuk
sistem dengan masa hidup tiga tahun adalah tepat 55 persen.

7.0. ESTIMASI JADWAL

Proyek pembuatan sistem informasi penjualan berbasis komputer di rencanakan selama 5

bulan di tambah 2 bulan waktu pemeliharaan sistem. Jika pada saat proyek sedang
berjalan terdapat perubahan/penambahan modul maka akan di masukkan ke dalam proyek
baru ( proposal baru ) dan di kerjakan setelah proyek awal selesai di kerjakan dan di
implementasikan.

Berikut Estimasi jadwal secara garis besar:

1. Persiapan project : 1 Minggu
2. Analisa data dan Proses : 3 Minggu
3. Perancangan (Data, Proses, Interface) : 4 Minggu
4. Mempersentasikan hasil rancangan : 1 Minggu
5. Progamming atau testing : 9 Minggu
6. Implementasi : 2 Minggu
7. Pemeliharaan : 8 Minggu

8.0. RISIKO POTENSIAL

7
 Risiko yang akan muncul jika pembuatan sistem penjualan ini tidak di laksanakan atau di
tunda antara lain;
1. Terjadinya proses lapping yang di lakukan oleh Salesman sehingga merugikan
perusahaan
2. Kurangnya terawasi proses aktivitas yang terjadi di cabang.
3. Terjadinya selisih lebih atau kurang barang yang merugikan perusahaan

9.0.PROJECT PLANNING

Bidang Proses Hasil

Pengetahuan
Integrasi Penyusunan Proyek akan dijalankan dalam waktu 5 bulan ditambah
Rencana 2 bulan untuk pemeliharaan, dengan rincian dukungan
Proyek sebagai berikut:
1. Persiapan proyek
2. Anaisa data dan Proses
3. Perancangan ( Data, Proses, Interface dll)
4. Mempresentasikan hasil rancangan
5. Programing dan testing
6. Implementasi
7. Pemeliharaan
Cakupan Perencanaan Detail perencanaan dan pendefinisian lingkup proyek
dan adalah :
Pendefinisian 1.0 Persiapan Project
Lingkup 1.1 Menugaskan project manager.
Proyek 1.2 Menentukan stakeholder.

8
 1.3 Menyiapkan business case.
1.4 Menyiapkan project charter.
1.5 Menentukan batasan proyek
2.0 Perencanaan
2.1 Menyiapkan Team Project
2.2 Menyiapkan kontrak untuk Team Project
2.3 Menyiapkan jadwal dan batasan biaya proyek
2.4 Mengidentifikasi, mendiskusikan dan
memprioritaskan resiko
3.0 Pelaksanaan
3.1 Mempelajari semua dokumen keluaran dan
masukan yang ada.
3.2 Mempelajari semua proses transaksi yang terjadi
3.3 Mewawancarai semua karyawan yang terlibat
proses transaksi
3.4 Merancang Basisdata, Proses dan User Interface
3.5 Mempresentasikan Proses dan User Interface
3.6 Pengkodean (Programming) dan Testing
Program
3.7 Merancang skema dan pemasangan jaringan
intranet
3.8 Implementasi Program
4.0 Kontrol
4.1 Mengontrol pembuatan program
4.2 Mengontrol program yang ditest
4.3 Mengontrol skema jaringan intranet
4.4 Mengontrol Peng – Implementasikan program
5.0 Penutup
5.1 Menyiapkan laporan final project
5.2 Menyiapkan presentasi final project
Waktu Penyusununan Hasil dari penyusunan jadwal terhadap proyek yang
Jadwal akan dilaksanakan adalah sebagai berikut
1. Persiapan Projek : 1 minggu
2. Analisa Data dan Proses : 3 minggu
9
 3. Perancangan (Data, Proses, Interface dll): 4
minggu
4. Mempresentasikan hasil rancangan (berikut
perubahan) : 1 minggu
5. Programming dan Testing : 9 minggu
6. Implementasi : 2 minggu
7. Pemeliharaan : 8 minggu
Biaya Estimasi Biaya Estimasi biaya beserta rincian pendukung proyek antara
lain :
• Sistem Informasi 125 jt
- Manajer Proyek 30 jt
- Analis Programmer @ 6 jt 90 jt
- Dokumentasi & akomodasi 5jt
• Infrastruktur 100 jt
- Komputer server 50 jt
- Komputer work station 45 jt
- Pemasangan jaringan & alat 5 jt
• Maintenance 1 jt Total 72 jt
Resiko Identifikasi 1. Terjadinya proses lapping yang di lakukan oleh
Resiko Salesman sehingga merugikan perusahaan
2. Kurangnya terawasi proses aktivitas yang terjadi
di cabang.
3. Terjadinya selisih lebih atau kurang barang yang
merugikan perusahaan
4. Terjadinya penjualan fikti jika menggunakan
nota manual.
Pengadaan Rencana Rencana Pembelian oleh manajemen;
Pembelian 1. Komputer Server
2. Komputer Workstation
3. Pemasangan jaringan & Alat

10
 Project Charter
PT.ABC

Judul Proyek : Sistem Informasi “SAU2”

Tanggal Mulai Proyek : 25 Agustus 2015

Tanggal Akhir Proyek : 25 Januari 2016

Nomor Kontrak : ........

Informasi Anggaran : Perusahaan ABC menganggarkan Rp 125.000.000,- untuk proyek ini.

Untuk pembuatan sistem penggunaan dana teralokasikan untuk pekerjaan manajer proyek sekitar 10
jam per minggu selama lima bulan, staf internal lainnya 6@10 jam per minggu selama lima bulan..

Manajer Proyek : Adhitya Matius

Tujuan Proyek :

Dengan adanya sistem informasi “SAU2” , informasi yang di butuhkan pihak manajemen PT. ABC
dapat dihasilkan dengan cepat dan dengan adanya sistem informasi ini PT ABC juga dapat memantau
cabang dengan baik, selain itu dapat bersaing dengan perusahaan sejenis.

Pendekatan:

 Menganalisa seluruh kegiatan yang sekarang berjalan

 Menjadwalkan kegiatan proyek
 Menentukan Program, Data base engine dan bahasa pemrograman yang akan di pakai untuk
membuat dan mengembangkan sistem
 Mengembangkan software dengan pendekatan iteratif, mengumpulkan umpan balik dari user.
11
 STRUKTUR ORGANISASI

Project Manager
Adhitya Matius

Software Analyst
Project Leader
Intan Robby

Programmer Officer Programmer Officer

Tantan Davina

Tester
Ocky

Peranan dan Tanggung Jawab

Nama Peranan Posisi Tanggung Jawab

Adhitya Project ABC, Membuat perencanaan
Matius Manager Project Manager pengerjaan projek,

12
 Nama Peranan Posisi Tanggung Jawab
Dokumentasi.
Intan Anggota Tim ABC, User Requirement, Proses
Software Analyst Bisnis, Dokumentasi.
Robby Anggota tim ABC, Coding, Merancang
Programmer Leader Algoritma, Model , dan user
interface
Tantan Anggota tim ABC, Coding, Merancang
Programmer Officer Algoritma, Model , dan user
interface
Davina Anggota tim ABC, Coding, Merancang
Programmer Officer Algoritma, Model , dan user
interface
Ocky Anggota tim ABC, Testing deliverable project
Tester

LAMPIRAN

13
LAMPIRAN ANP

Model ANP ( Analytical Networking Proces ) dengan menggunakan Program Super Decision.

14
Hasil Report ANP

15
Dari hasil di atas dapat disimpulkan bahwa membuat sistem / program merupakan
alternative yang harus di jalani dengan nilai lebih dari 0,2 dan mendapat rangking 1
sebagai pemilihan keputusan yang tepat untuk membuat sistem tersebut.

Analisa Sensitifitas

16