MANAJEMEN PROYEK SISTEM INFORMASI

Business Case : Pembuatan Sistem Informasi “ SAU2 ( Simple

Aplikasi Untuk User ) “

Disusun Oleh :
NIM : 19.4.00034
Nama : Mohammad Titis Mufti Fadhilah
Kelas : SI*19-A

PROGRAM STUDI STRATA-1 SISTEM INFORMASI

SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN INFORMATIKA DAN KOMPUTER
SINAR NUSANTARA SURAKARTA
2021
1.0 Latar Belakang
PT. ABC merupakan perusahaan produsen susu terkenal di Indonesia. Selain memiliki
perusahaan yang memproduksi susu, ABC juga memiliki perusahaan distributor yang
mendistribusikan produk yang telah di produksi oleh ABC. Semakin meluasnya jangkauan
distribusi dan pemasaran serta semakin meningkatnya permintaan , maka ABC berencana
untuk membuka lebih banyak cabang distributor di hampir seluruh wilayah Indonesia. Oleh
karena itu, ABC akan membuat sistem yang dapat mempermudah memonitor seluruh
aktivitas di cabang. Aktivitas tersebut antara lain, transaksi jual beli, transaksi biaya
operasional dan stock barang. ABC juga mengharapkan sistem ini dapat berjalan Bersama
dengan sistem program yang sudah berjalan di pusat, sehingga ada 2 program yang dapat
berjalan di ABC yaitu program oracle dan program yang akan di bangun / dibuat ( SAU2 ).
Dengan adanya sistem tersebut di harapkan dapat membantu pemantauan aktivitas yang
ada di cabang dan membantu proses seluruh aktivitas yang ada di cabang.
2.0 Tujuan Bisnis
PT. ABC memiliki tujuan strategis yaitu menjadi perusahaan minuman yang terbesar dan
terbaik di indonesia, dengan mengutamakan kepuasaan dan kepercayaan pelanggan. Melalui
teknologi yang maju dalam memproduksi susu dan riset pasar yang baik, maka ABC akan
terus mampu melakukan banyak inovasi baru sehingga dapat menghasilkan produk susu yang
berkualitas tinggi dengan macam - macam varian rasa yang sedang up to date saat ini.
Jaringan distribusi dan pemasaran PT.ABC yang semakin berkembang luas dan
permintaan yang semakin meningkat, membuat ABC menjadi semakin kewalahan
menghadapi hal tersebut. Oleh karena itu, ABC memutuskan untuk melakukan change
management. Salah satu caranya yaitu dengan membangun sistem baru untuk mendukung
tujuan bisnis strategis yang direncanakan ABC tersebut. Hal ini dikarenakan seiring
berkembangnya ABC, maka ABC menjadi memiliki berbagai macam permasalahan baru,
seperti :
1. Tidak terpantaunya produk yang tersedia di cabang.
2. Tidak terpantaunya proses transaksi di cabang.
3. Kesulitan ketika hendak memberikan diskon agen, berdasarkan pembelian yang
dilakukan oleh agen.
4. Tidak terpantaunya kegiatan biaya operasional cabang.
 Dengan pembuatan sistem “SAU2” di harapkan permasalahan yang ada dapat di atasi dan
Tujuan bisnis ABC dapat tercapai.
3.0 Asumsi dan Kendala
Untuk mengatasi permasalahan yang terjadi saat ini, maka dibutuhkan sistem informasi
berbasis komputer, sehingga proses pemantauan aktivitas cabang dan proses penerimaan
order dari agen atau pelanggan sampai dengan proses pembuatan laporan menjadi lebih cepat
dan akurat demi mendukung proses pengambilan keputusan. Namun terdapat berapa kendala
untuk pembuatan sistem Informasi berbasis komputer ini antara lain :
1. Dokumentasi yang tidak lengkap
2. Prosedur order yang sering berubah
4.0 Analisis Alternatif dan Rekomendasi
Berikut beberapa Opsi yang akan dilakukan PT. ABC untuk menunjang adanya system
SAU2, di perusahaan tersebut :
Membeli Kerjasama Membuat Recomendation
Kemampuan Perusahaan Perusahaan Dengan SDM Membuat,
mampu membeli mampu yang ada Membeli
software yang melakukan perusahaan dapat
sesuai dengan kerjasama membuat
system yang dengan program atau
diinginkan perusahaan system yang
develop diinginkan
Teknologi Biaya Biaya Biaya Membuat
pengembangan pengembangan pengembangan
yang besar, harus yang besar, dapat yang dapat
mempelajari disesuaikan diminimalis,
Kembali software dengan pengguna dapat disesuaikan
tersebut atau user agar dengan pengguna
mudah digunakan atau user agar
mudah digunakan
Pasar Tidak dapat Dapat mengikuti Dapat mengikuti Membuat
mengikuti kondisi pasar, kondisi pasar,
 kondisi pasar sehingga sehingga
program dapat di program dapat
ubah-ubah tetapi di ubah-ubah
harus
mengeluarkan
biaya
dikarenakan
proses kerjasama

Dari rekomendasi tersebut dapat disimpukan bahwa PT. ABC membuat program dan atau
system tersebut.
5.0 Keperluan Awal Proyek
Proyek ini dapat berjalan dengan baik jika mendapat dukungan dari PT. ABC, yang meliputi;
1. Semua tingkatan level manajemen
2. Mempelajari dan mengerti kebutuhan-kebutuhan pengguna system
3. Mempelajari dan mengerti kebutuhan-kebutuhan pengguna informasi
4. Mempersiapkan team project dan semua kebutuhan yang diperlukan
6.0 Estimasi Anggaran dan Analisis Keuangan
Untuk membuat sistem informasi berbasis komputer, Pemilik ABC menganggarkan biaya
sebesar Rp. 125.000.000,- ( Hanya untuk sistem informasi ) yang pengerajaanya dilakukan
oleh “Pembuatan Sistem” sebagai karyawan ABC. Sedangkan estimasi anggaran secara
keseluruhan adalah Rp. 300.000.000,- dengan rincian sebagai berikut ;
No Keterangan Waktu Biaya
1 Sistem Informasi 5 Bulan 125.000.000
Manajer Proyek @150.000/jam 30.000.000
Analisa Programer 6 Staff
90.000.000
@75.000/jam
Dokumentasi & Akomodasi 5.000.000
2 Infrastruktur 1 Minggu 100.000.000
Komputer Server (1 Station) 50.000.000
Komputer Workstation 40.000.000
Pemasangan Jaringan & Alat 10.000.000
 3 Maintenance 75.000.000
Total Biaya 300.000.000

Analisis Keuangan
Discount Rate 8%
Asumsi Proyek selesai 5 bulan
Year
1 2 3 4
Total
Cost 300.000.000 75.000.000 75.000.000 75.000.000
Discount Factor 1,00 0,92 0,84 0,76
Discounted
300.000.000 69.000.000 63.000.000 57.000.000 489.000.000
Costs

Benefits - 300.000.000 300.000.000 300.000.000

Discount Factor 1,00 0,92 0,84 0,76
Discounted
- 276.000.000 252.000.000 228.000.000 756.000.000
Benefits

Discounted
(300.000.000) 207.000.000 189.000.000 171.000.000
benefits cost
Comulative
(300.000.000) (93.000.000) 96.000.000 267.000.000 <<< NPV
Benefits Cost
ROI 55%

Payback Period
7.0 Estimasi Jadwal
Proyek pembuatan sistem “SAU2” di rencanakan selama 5 bulan di tambah 2 bulan waktu
pemeliharaan sistem. Jika pada saat proyek sedang berjalan terdapat perubahan/penambahan
modul maka akan di masukkan ke dalam proyek baru (proposal baru) dan di kerjakan setelah
proyek awal selesai di kerjakan dan di implementasikan.
 Berikut Estimasi jadwal secara garis besar :
1. Persiapan project : 1 Minggu
2. Analisa data dan Proses : 3 Minggu
3. Perancangan (Data, Proses, Interface) : 4 Minggu
4. Mempersentasikan hasil rancangan : 1 Minggu
5. Progamming atau testing : 9 Minggu
6. Implementasi : 2 Minggu
7. Pemeliharaan : 8 Minggu

8.0 Resiko Potensial

Risiko yang akan muncul jika pembuatan sistem penjualan ini tidak di laksanakan atau di
tunda antara lain;
1. Terjadinya proses lapping yang di lakukan oleh Salesman sehingga merugikan
perusahaan
2. Kurangnya terawasi proses aktivitas yang terjadi di cabang.
3. Terjadinya selisih lebih atau kurang barang yang merugikan perusahaan