System Request: Sistem Portal Akademik

Project Sponsor Rektor dan/atau Wakil Rektor I

Business Needs: Proyek ini dibangun guna untuk menyederhanakan proses bisnis yang ada
khusunya ketika pengisian KRS, menghemat biaya baik itu biaya
operasional SDM maupun biaya operasional materil seperti kertas,
sehingga mempermudah mahasiswa dalam pengisian KRS dan pihak
administrasi fakultas dalam mengelolanya.

Business Requirements:
1. Login
2. Input KRS
3. Lihat KRS
4. Lihat KHS
5. Lihat data dosen
6. Input data dosen
7. Input data mahasiswa
8. Lihat data mahasiswa
9. Lihat matakuliah
10. Input matakuliah
11. Input jadwal kuliah
12. Lihat jadwal kuliah
13. Input nilai mahasiswa
14. Lihat nilai mahasiswa
15. Atur jadwal perkuliahan
Business Value:
Intangible Value:
1. Memudahkan mahasiswa dalam mengisi KRS.
2. Memudahkan admin fakultas dalam mengelola data.
Tangible Value:
1. 60% efisiensi waktu untuk proses yang ada.
2. 40% penghematan biaya untuk operasinal.

Special Issues or Constraints:

1. Bidang akademik memandang proyek ini sebagai sistem yang krusial. Sistem portal
ini akan meningkatkan nilai model bisnis saat ini. Kedepannya mahasiswa dapat
melakukan pengisian krs dimana saja. Dengan bekerjasama dengan bank juga akan
meningkatkan hubungan Universitas dengan pihak luar.
2. Sistem ini harus selesai sebelum periode pengisian KRS selesai.
 Feasibility Analysis

Technical Feasibility:

Sistem portal akademik ini sangat layak secara teknis meskipun ada sedikit risikonya.
1. Familiarity with Application: Medium
- Bagian akademik sudah sangat familiar dengan sistem krs saat ini namun masih
kurang familiar dengan sistem portal online.
- Bagian LPTIK sudah cukup familiar dengan sistem krs saat ini maupun dengan
sistem portal online.
2. Familiarity with Technology: Good
- Bagian LPTIK sudah memiliki tools teknologi yang mumpuni dan sudah cukup
familiar dengan hal itu.
- Bagian LPTIK sudah cukup paham dengan teknologi web untuk sistem portal
online.
3. Project Size: Medium
- Proyek ini sepertinya akan melibatkan cukup banyak orang.
- Sistem portal online ini memiliki fitur yang cukup banyak dan cukup komplit.
4. Compatibility: Good
- Sistem ini perlu diintegrasikan dengan sistem yang telah berjalan saat ini dan
dengan data yang sudah ada.
- Infrastruktur yang diperlukan sudah tersedia dan kompatibel dengan sistem
yang akan diimplementasikan.
Economic Feasibility:
1. Return on Investment (ROI) over 3 years : ?
2. Break-even Point (BEP) : ?
3. Total benefit after 3 years : ?

Organizational Feasibility:
Dari perspektif organisasi proyek ini memiliki resiko yang rendah. Tujuan sistem
ini untuk adalah untuk meningkatkan efisiensi dan efektifitas dalam pengisian
KRS. Perpindahan dari cara konvensional ke sistem ini juga dapat menghemat
biaya dalam pengisian KRS dengan signifikan, Sistem ini juga meminimalisir
kesalahan yang dilakukan oleh pihak administrasi maupun user (human error).
Sistem ini tidak hanya memberikan kemudahan dalam pengisian KRS saja, dalam
penggunaan sistem ini juga dapat melakukan pengubahan nilai, nama dosen
penggampu, kuota mahasiswa,dst jika terjadi kesalahan penginputan.
 2019 2020 2021 2022 Total

Manfaat 0 1,595,000,000 1,595,000,000 1,595,000,000

Total Benefits: 0 1,595,000,000 1,595,000,000 1,595,000,000

PV of Benefits: 0 1,548,543,689 1,503,440,475 1,459,650,946 4,511,635,110

PV of All Benefits: 0 1,548,543,689 3,051,984,164 4,511,635,110

Consultant Fees 50,000,000 0 0 0

Labor: Analysis, Design and Implementation 150,000,000 0 0 0

Office Space and Equipment 10,000,000 0 0 0

Software and Hardware 200,000,000 0 0 0

Total Development Costs: 410,000,000 0 0 0

Labor: Webmaster 120,000,000 120,000,000 120,000,000 120,000,000

Labor: Network Technician 60,000,000 60,000,000 60,000,000 60,000,000

Labor: Computer Operations 50,000,000 50,000,000 50,000,000 50,000,000

Labor: 3 Staff 72,000,000 72,000,000 72,000,000 72,000,000

Admin Fakultas 500,000,000 500,000,000 500,000,000 500,000,000

Software upgrades and licenses 40,000,000 40,000,000 40,000,000 40,000,000

Hardware upgrades 50,000,000 50,000,000 50,000,000 50,000,000

User training 20,000,000 20,000,000 20,000,000 20,000,000

Communications charges 20,000,000 20,000,000 20,000,000 20,000,000

Marketing expenses 25,000,000 25,000,000 25,000,000 25,000,000

Total Operational Costs: 957,000,000 957,000,000 957,000,000 957,000,000

Total Costs: 1,367,000,000 957,000,000 957,000,000 957,000,000

PV of Costs: 1,327,184,660 902,064,285 875,790,568 850,282,104 3,955,321,617

PV of all Costs: 1,327,184,660 2,229,248,945 3,105,039,513 3,955,321,617

Total Project Costs Less Benefits: (1,367,000,000) 638,000,000 638,000,000 638,000,000

Yearly NPV: (1,327,184,660) 646,479,404 627,649,907 609,368,842 556,313,493

Cumulative NPV: (1,327,184,660) (680,705,256) (53,055,349) 556,313,493

Return on Investment (ROI): 114.06% (4,511,635,110/3,955,321,617)

Break-even Point (BEP): 2.05 years (BEP in Year 2 = [646,479,404 – (-

680,705,256)] / 646,479,404 = 2.05)