Nama Proyek : Analisis Proses Bisnis dan Pengembangan Data Dictionary pada Sekretariat

Jenderal HKBP
Tanggal Mulai : September 2017
Tanggal Selesai : Mei 2018
Manajer Proyek : Charno Nervin Simanjuntak

1. Introduction/Background
Sekretariat Jenderal merupakan salah satu bagian dari HKBP yang berperan dalam setiap pelayanan di
bidang administrasi umum dan keuangan di HKBP itu sendiri. Dalam menjalankan setiap tugasnya,
Sekretariat Jenderal memiliki 9 biro yang dibagi untuk menjalankan tugas-tugas pelayanan tertentu. Setiap
tugas dan pelayanan yang dijalankan oleh Sekretariat Jenderal tentu saja akan berhubungan dengan jenis
data yang beragam dan tidak terstruktur. Namun, setiap biro yang ada saat ini masih bekerja secara
independen dan manual, sehingga tidak ada standarisasi terhadap bisnis proses yang sedang dijalankan. Hal
ini akan berdampak pada efektivitas dan efisiensi proses bisnis yang sedang dijalankan. Untuk itu, akan
dibangun data dictionary untuk menetapkan standar untuk setiap jenis dan tipe data yang digunakan oleh
Sekretariat Jenderal dan activity diagram yang dapat digunakan sebagai acuan dalam menjalankan setiap
bisnis proses yang sedang berjalan di Sekretariat Jenderal HKBP. Data dictionary dan activity diagram ini
juga dapat digunakan dalam pengembangan Sistem Informasi HKBP di masa yang akan datang.

2. Business Objective
Tujuan dari Sekretariat Jenderal adalah untuk memimpin pelaksanaan dan pengembangan administrasi dan
tata kelola HKBP yang baik. Manajemen proyek Analisis Proses Bisnis dan Pengembangan Data
Dictionary pada Sekretariat Jenderal HKBP akan membantu Sekretariat Jenderal untuk melakukan
pengelolaan administrasi HKBP lebih efektif dan efisien dengan adanya data dictionary untuk
menginventarisasi data yang telah terstruktur dan activity diagram sebagai acuan dalam menjalankan proses
bisnis.

3. Current Situation dan Problem/ Opportunity Statement

Secretariat Jenderal HKBP memiliki 9 biro untuk mencapai tujuannya. Biro-biro yang ada saat ini masih
berjalan secara independen dan manual, sehingga tidak ada standar yang pasti untuk setiap bisnis proses
yang dijalankan. Data-data yang digunakan juga belum terstruktur dengan baik, sehingga dalam
menjalankan suatu bisnis proses, setiap biro membutuhkan waktu yang lebih lama, dan tidak jarang juga
terjadi data loss.

4. Critical Assumptions and Constraints

Data dictionary yang akan dibangun akan menyimpan semua data yang digunakan dalam Sekretariat
Jenderal dan memiliki struktur dan standarisasi yang jelas. Setiap data yang akan disimpan dalam data
dictionary akan dikumpulkan melalui requirement engineering yang akan dilakukan oleh tim proyek.
Setelah data dikumpulkan dan telah memiliki standar dan alur yang jelas, akan dibentuk tools untuk men-
generate activity diagram dari data flow diagram pada Sekretariat Jenderal HKBP sehingga activity
diagram tersebut dapat dijadikan acuan dalam menjalankan suatu bisnis proses. Data dictionary dan activity
diagram yang akan dibangun ini harus dapat menjadi aset yang berharga bagi Sekretariat Jenderal HKBP.

5. Analysis of Options and Recommendation

Terdapat tiga pilihan untuk oportunity tersebut :
1. Membangun sebuah enterprise system untuk membantu menjalankan proses bisnis yang ada
2. Membangun data dictionary untuk melakukan strukturisasi dan standarisasi data-data pada Sekretariat
Jenderal
3. Melakukan standarisasi bisnis proses yang sedang berjalan pada Sekretariat Jenderal HKBP
 Berdasarkan ketiga pilihan yang tersedia, tim proyek mengusulkan untuk melaksanakan pilihan yang
kedua dan yang ketiga. Untuk menjalankan pilihan yang pertama, akan dibutuhkan waktu yang lebih lama
dan cost yang lebih besar.

6. Preliminary Project Requirements

Fitur utama dari proyek ini, yaitu :
1. User dapat menambahkan data-data yang telah disimpan di data dictionary sesuai dengan kebutuhan
2. User dapat melihat aliran setiap data yang ada melalui data flow diagram
3. User dapat melihat activity diagram yang di-generate dari data flow diagram melalui sebuah tools
untuk menjadi acuan dalam menjalankan bisnis proses

7. Budget Estimate and Financial Analysis

Estimasi biaya untuk keseluruhan proyek adalah Rp129.600.000,00. Kisaran ini didasarkan pada project
manager yang bekerja sekitar 20 hari per bulan selama delapan bulan, anggota tim proyek (sebanyak dua
orang) yang bekerja sekitar 20 hari per bulan selama delapan bulan. Pihak Sekretariat Jenderal tidak dibayar
untuk interview yang dilakukan. Project Manager akan dibayar Rp300.000,00 per hari dan untuk 2 orang
anggota tim proyek dibayar Rp250.000 per hari untuk setiap orang. Biaya yang digunakan untuk melakukan
interview (konsumsi dan transportasi) sebanyak delapan kali (satu kali interview akan membutuhkan biaya
sekitar Rp200.000,00) adalah Rp1.600.000,00.

Setelah proyek selesai, akan di jual kepada Sekretariat Jenderal sebesar Rp200.000.000,00. Pembangunan
data dictionary dan activity diagram ini akan memberikan keuntungan kepada pihak Sekretariat Jenderal
untuk meningkatkan efektivitas dan efisiensi proses bisnis yang sedang berjalan pada Sekretariat Jenderal
HKBP. Selain itu, data dictionary dan activity diagram dapat digunakan untuk memudahkan
pengembangan Sistem Informasi Sekretariat Jenderal HKBP karena data yang ada telah terstruktur dan
bisnis proses yang sudah terstandarisasi.

Exhibit A memberikan ringkasan biaya proyek dan manfaat serta menunujukan estimasi Return of
Investment (ROI), dan tahun terjadinya payback. Juga terdapat daftar asumsi yang dibuat dalam menyusun
analisis finansial awal ini. Estimasi payback adalah saat penjualan proyek kepada pihak Sekretariat Jenderal
dengan Discounted ROI sebesar 54%.

8. Schedule Estimate
Proyek yang akan dijalankan ini diharapkan dapat selesai dalam waktu delapan bulan.

9. Potential Risks
Proyek ini memiliki resiko bahwa data dictionary yang dibangun tidak lengkap karena adanya kekurangan
sewaktu proses eksekusi. Selain itu, tools yang dapat men-generate activity diagram dari data flow diagram
tidak digunakan oleh pihak Sekretariat Jenderal karena kurangnya kesiapan untuk menerima teknologi baru
karena terpaku dengan kebiasaan yang lama, yaitu independen dan manual.

10. Exhibits
Bagan A: Analisis Keuangan untuk Manajemen Proyek Analisis Proses Bisnis dan Pengembangan Data
Dictionary Sekretariat Jenderal HKBP
Tingkat Discount 8%

Asumsi proyek diselesaikan dalam 6 bulan Tahun

0 1 Total
Cost Rp129,600,000.00 0
Discount Factor 1 0.93
Discounted Cost Rp129,600,000.00 0 Rp129,600,000.00
Benefit 0 Rp200,000,000.00 Rp200,000,000.00

Discount Factor 1 0.93

Discounted Benefit 0 Rp186,000,000.00 Rp186,000,000.00
Discounted Benefit – Cost Rp129,600,000.00 Rp186,000,000.00
Cumulative Benefits – Cost Rp129,600,000.00 Rp56,400,000.00  NPV
Payback dalam 1 tahun
Discounted life cycle ROI ---------------> 54%

Asumsi-asumsi:
Cost #hari
Project Manager (160 hari, Rp300000/hari) Rp48,000,000.00
Tim Proyek (160 hari, Rp250000/hari, 2
Rp80,000,000.00
orang)
Biaya interview (8 kali, @ Rp200000) Rp1,600,000.00
Total biaya proyek Rp129,600,000.00
Benefit Rp200,000,000.00
Total Benefit Rp200,000,000.00