MAKALAH

PROJECT MANAGEMANT

PEMBUATAN APLIKASI DEALER TOYOTA INDONESIA

DENGAN BERBASIS ANDROID
WORK BREAKDOWN STRUCTURE (WBS)

DISUSUN OLEH :

Nofitra Zalmi
18412052
TI Extension
Semester VI
1. LATAR BELAKANG

Penelitian ini bertujuan untuk menguji manajemen proyek pada pengerjaan

pembuatan aplikasi penyewaan Kendaraan berbasis website. Analisa lebih spesifik pada
work breakdown Structure (WBS) , Membandingkan biaya pasti & rencana biaya lalu
waktu waktu pasti & rencana waktu , penjadwalan , serta manajemen waktu. Studi kasus
penelitian ini yaitu Dealer Toyota Indonesia , dimana Dealer tersebut menjual
kendaraan dan menjual jasa pada bidang penyewaan kendaraan khusus nya mobil.
Pengumpulan data dilakukan dengan metode pengumpulan data primer yaitu
wawancara secara langsung pada client. Metode manajemen waktu menggunakan
Critical Path Method dengan membuat Diagram Network , dan penjadwalan
menggunakan Gantt Chart sebagai penggambaran dari tugas-tugas proyek berdasarkan
kalender penjadwalan proyek. Tujuan dibuatnya Manajemen proyek ini mencegah
kegagalan dan resiko proyek yang dapat menghasilkan pekerjaan proyek menjadi
lebih efektif dan efisien untuk waktu, biaya dan sumber daya yang dibutuhkan. Adapun
hasil dari penelitian ini di harapkan dapat menyelesaikan waktu proyek dengan tepat
pada waktu yang di tentukan dan tidak terjadi keterlambatan , juga anggaran sesuai
dengan perencanaan.
 BAB 1 MUATAN BUSINESS CASE

1.1 MAKSUD DAN TUJUAN

 Maksud dari pembuatan aplikasi work breakdown Structure (WBS) ini adalah:
o Tersedianya sebuah aplikasi yang dapat digunakan untuk pencatatan
kegiatan transaksi
o Penggunaan WBS dapat membantu manajer proyek didalam
mengidentifikasi, mengintegrasikan proyek dengan organisasi yang
digunakan , dan Pada dasarnya , WBS adalah garis besar proyek yang
berisitahapan pelaksanaan proyek secara menyeluruh
 Adapun tujuannya adalah:
o Memperbaharui system pencatatan kegiatan transaksi penjualan
Kendaraan dan penyewan jasa yang semulanya menggunakan offlina
menjadi online dengan aplikasi work breakdown Structure (WBS).
o Mempermudah proses pencatatan kegiatan transaks.
o Mengetahui jumlah penjualan kendaraan dan penyewaan jasa secara real
time
o Memberikan hasil report pemasukan dan pengeluaran pada Dealer
Toyota Indonesia secara otomatis.
o Konsumen dapat melihat katalog secara online

1.2 KEADAAN SEKARANG DAN PERMASALAHAN

o Kurangnya sistematis dalam penjualan dan penyewaan jasa mengakibatkan

kerugian
o Tidak terhitung jumlah transaksi secara rinci
o Tidak dapat menghitung jumlah pendapatan karena sistem pembukuan yang
 manual
o Susah menentukan kendaraan yang paling diminati dan paling laku
1.3 ASUMSI DAN KENDALA

Asumsi Kebutuhan Sistem (Manfaat)

o User dapat melakukan pengolahan data kendaraan yang tersedia.

o User dapat melakukan pengolahan transaksi penjualan dan
penyewaan jasa.
o User dapat melakukan pencetakan struk transaksi penjualan dan
penyewaan jasa.
o User dapat melihat rekapitulasi laporan penjualan dan penyewaan
jasa.
o Melakukan perhitungan secara otomatis saat transaksi berjalan, sehingga
user dan pelanggan akan mengetahui total biaya yang harus dibayarkan
oleh pelanggan.
o Melakukan perhitungan secara otomatis, sehingga user dapat mengetahui
jumlah kendaraan yang terjual dan kendaraan mana yang paling laris
dibeli /disewa oleh pelanggan.
o Melakukan pengolahan data transaksi atau pencatatan laporan
pendapatan.
o Mengidentifikasi fungsi tanggung jawab
o Meminimalkan tuntutan pelaporan rutin
o Mengidentifikasi batas waktu untuk penjadwalan
o Mengidentifikasi metode analisa peramalan
o Mengukur prestasi terhadap rencana
o Mengidentifikasi masalah dini & tindakan perbaikan
o Meningkatkan kemampuan estimasi untuk rencana
o Mengetahui jika sasaran tidak dapat dicapai/terlampaui
Kendala kebutuhan sistem
o User belum terbiasa dengan aplikasi
o Penginputan inventory yang banyak
o Waktu terbuang banyak untuk training sistem aplikasi

1.4 ANALISIS ALTERNATIF DAN REKOMENDASI

Standar teknis ‘platform’ yang menjadi acuan, Pembangunan work

breakdown Structure (WBS) antara lain:
o Aplikasi berbasis web
o Aplikasi yang dibuat adalah aplikasi berbasis web yang dapat dijalankan di
computer dan mobile
o HTML, PHP, CSS, Javascript
o Bahasa pemrograman yang digunakan sebagian besar adalah HTML dan
PHP. CSS digunakan untuk memperindah tampilan dan Javascript
digunakan untuk membuat aplikasi menjadi dinamis dan responsive.
o Framework Laravel
o Aplikasi yang dibuat menggunakan framework laravel untuk
mempermudah dan mempercepat pekerjaan
o MysQL
o Database yang digunakan adalah MySqL karena gratis dan mudah
digunakan.
1.5 KEPERLUAN AWAL PROYEK

Pembelian aplikasi ini guna menunjang kebutuhan platform, seperti Pada

Critical Path Method (CPM) dapat dilakukan penentuan waktuwaktu tercepat dan
waktu-waktu terlambat dalam menjalankan aktivitas dan tentu saja melakukan
penjualan dan penyewaan jasa kendaraan untuk aplikasi tersebut. Selain itu setelah
estimasi waktu proyek ditentukan pada Work Beakdown Structure (WBS) dan
jadwal pelaksanaan, selanjutnya membuat Diagram Network. Diagram Network
dibuat berdasarkan kepada tabael estimasi waktu proyek dengan memperhatikan
kegiatan sebelum dan sesudahnya.

1.6 ESTIMASI ANGGARAN DAN ANALISIS KEUANGAN

Estimasi anggaran yang dihasilkan dari pengerjaan aplikasi ini adalah:

o Aplikasi Work Beakdown Structure (WBS) yang dapat di operasikan

oleh karyawan dan admin.
o Biaya yang diperlukan untuk pembuatan aplikasi tersebut relative. Dengan
pembayaran Rp. 132.000.000 untuk total, down payment setengah harga
dari harga total yaitu Rp. 66.000.000 , kemudian pembayaran full setelah
aplikasi sudah diimplementasikan oleh Project Manager sebesar Rp.
66.000.000
o Dokumentasi kegiatan yan dilaksanakan selama melakukan proses
pembuatan aplikasi.
o Dokumentasi seluruh system dan perangkat lunak dalam bentuk user
manual.
o Petunjuk penggunaan aplikasi dengan menggunakan gambar.
o Garansi dan pemeliharaan selama 1 tahun kebutuhan maintence.
o Berdasarkan hasil dari WBS, Manajemen waktu, dan jadwal yang telah
dijelaskan diatas dapat disimpulkan bahwa pengerjaan proyek ini bersifat
tanpa jeda dan setiap penugasan harus selesai pada waktu yang di tentukan.
 1.7 ESTIMASI JADWAL

Jangka waktu pelaksanaan dari pembuatan aplikasi adalah selama 67 hari kerja
tetapi untuk waktu tenaga proyek antara rencana dan aktualnya yaitu 83 hari.
Terhitung dari tanggal 17 Mei 2021 sampai tanggal 30 Agustus 2021

1.8 RESIKO

Identifikasi resiko yang menjadi dasar perlu dibangunya Aplikasi Work Beakdown
Structure (WBS) adalah:

a. Kegiatan transaksi penjualan yang semakin meningkat

b. Perlu adanya report pemasukan dan pengeluaran setiap bulannya
 BAB 2 MANAJEMENT INTEGRASI PROYEK

2.1 PENGERTIAN MANAJEMEN INTEGRASI PROYEK

Manajemen integrasi proyek adalah tiang penyangga yang mempengaruhi dan

dipengaruhi oleh seluruh knowledge area dalam manajemen proyek. Manajemen integrasi

proyek melibatkan knowledge area dalam project life cycle.

Kunci sukses proyek secara umum terletak pada manajemen integrasi proyek yang

baik. Manajemen integrasi proyek merupakan salah satu kompetensi yang harus dimiliki

oleh manajer proyek sebagai kunci koordinasi SDM, rencana dan pekerjaan-pekerjan yang

harus dilakukan selama proyek berlangsung, serta pintu komunikasi antara proyek dengan

top manajemen. Sebagian manajer proyek yang masih baru terkadang mempunyai

hambatan dalam melihat “gambaran yang besar” dari sebuah proyek dan terlalu fokus dapa

detail proyek. Hal ini tentunya berakibat bahwa sasaran proyek kurang dapat tercapai

secara optimal.

2.2 MAKSUD DAN TUJUAN

 Kunci Proses Proyek : Manajemen Integrasi Proyek yang baik

o Manager proyek harus mengkoordinasi semua knowledge areas selama
siklus hidup proyek
o Beberapa Manager proyek yang ”Baru” mempunyai masalah dalam melihat
“Big Picture” dan ingin focus ke banyak detail
o Manajemen integrasi proyek tidak sama dengan integrasi software
  Adapun tujuan nya adalah
o Dapat memahami manajemen integrasi proyek, analisis yang di lakukan

serta hal-hal yang diperlukan dalam pelaksanaan rencana dan penutupan

manajemen integrasi proyek.

2.3 PROSES DAN KERANGKA KERJA MANAJEMEN INTEGRASI PROYEK

Manajemen integrasi proyek terdiri atas 3 tahapan proses, yaitu:

a. Pembuatan rencana proyek. Mengambil hasil proses dari yang lain, secara

konsisten dan koheren untuk kemudian digunakan dalam membuat rencana

proyek yang baru.

b. Pelaksanaan proyek. Melaksanakan rencana proyek.

c. Kontrol perubahan terpadu. Koordinasi berbagai perubahan dalam proyek.

 Gambar 2.1 Proses Manajemen Integrasi Proyek

Manajamen integrasi proyek pada dasarnya kegiatan mengelola dan

mengkoordinasikan seluruh area pengetahuan dalam setiap fase siklus hidup

proyek untuk mencapai keberhasilan proyek. Kerangka kerja manajemen integrasi

proyek dapat digambarkan dalam bagan berikut:

Gambar 2.2 Kerangka Kerja Manajemen Integrasi Proyek

2.4 Analisis Pendukung Kepentingan

Untuk melengkapi perencanaan proyek, diperlukan dokumen analisis stakeholder.

Dokumen ini sangat penting untuk memberikan informasi seperti :

a. Nama organisasi dan stakeholder proyek.

b. Tugas-tugas stakeholder dalam proyek.

c. Kondisi stakeholder.

d. Tingkat keterlibatan dan kepentingan dalam proyek.

 e. Saran-saran dalam kaitannya dengan relasi manajemen.

2.5 Pelaksanaan Rencana Proyek dan Penutupan Proyek

Pelaksanaam rencana proyek mencakup tentang pelaksanaan dan pengelolnan

pekerjaan yang sudah dideskripsikan dalam rencana proyek. Waktu dan uang sebagian

besar digunakan dalam pelaksanaan proyek ini.

Keahlian penting yang dibutuhkan dalam pelaksanaan proyek :

- Keahlian manajemen secara umum seperti kepemimpinan, komunikasi dan politis.

- Keahlian dan pengetahuan tentang produk atau target.

- Keahlian dalam menggunakan tool dan teknik. Tool dan teknnik yang biasa

digunakan dalam pelaksanaan proyek antara lain:

a. Work Authorization System; Metode ysng digunakan untuk menjamin bahwa

orang yang benar-benar kualified (memenuhi syarat dan mempunyai keahlian

tertentu) mengerjakan pekerjaan pada waktu yang tepat dan pekerjaan yang

sebenarnya.

b. Status Review Meetings; Pertemuan yang terjadwal digunakan untuk

mengadakan tukar informasi proyek.

c. Project Management Software; Software khusus yang digunakan untuk

membantu dalam pengelolaan proyek.

2.6 INTEGRATED CHANGE CONTROL dan PROSES PADA PROYEK TI

 Sebagai contoh, apabila suatu saat umur proyek harus dipercepat

karena pertimbangan tertentu, mungkin hal ini akan menyebabkan dilakukannya

penjadwalan ulang melalui pemangkasan aktivitas tertentu atau percepatan waktu

aktivitas kegiatan. Estimasi biaya, waktu, dan penggunaan sumber daya manusia

atau tenaga pelaksana dalam rencana proyek tentunya akan terpengaruh akibat

perubahan ini. Contoh lain dari aspek estimasi biaya proyek, mungkin akan terjadi

perubahan-perubahan dan peninjauan ulang ketika suatu saat harga-harga sumber

daya fisik di pasaran terjadi kenaikan. Sebab apa yang sudah dirumuskan dalam

estimasi biaya menjadi tidak akurat lagi secara riil. Dengan demikian, manajer

proyek harus memikirkan dan selalu melakukan kontrol terhadap peluang terjadinya

perubahan-perubahan pada saat proyek berjalan secara terpadu pada seluruh fase

dalam siklus hidup proyek.

Pekerjaan kontrol perubahan ini dilakukan dengan mengevaluasi atau

mengkaji laporan kinerja aktual dari pelaksanaan proyek yang sedang berjalan dengan

rencana proyek yang sudah dibuat sebelumnya. Apabila dari hasil evaluasi

kinerja diputuskan untuk dilakukannya perubahan maka rencana proyek yang sudah

dibuat harus diperbaiki kembali.

1. Integrated Change Control

Termasuk di dalamnya mengidentifikasi, mengevaluasi, dan mengelola selama

perubahan project life cyrcle. Tujuan Utama pengendalian perubahan:

 a. Memperhitungkan faktor-faktor yang mengakibatkan perubahan dalam rangka

menjamin perubahan menguntungkan (cross check scope, time, cost, &

quality).

b. Menentukan apakah perubahan sudah terjadi.

c. Mengelola perubahan yang sudah terjadi.

2. Kontrol Perubahan Pada Proyek WBS

a. Pandangan lama: Tim proyek harus melakukan apa yang sudah direncanakan

tepat waktu dan tepat biaya.

b. Maslahanya: Stakeholders jarang sekali menyetujui batasan proyek diawal,

serta waktu dan estimasi biaya seringkali tidak akurat.

2.7 CHANGE CONTROL SYSTEM dan CHANGE CONTROL BOARDS (CCBs)

Berkaitan dengan kontrol perubahan ini biasanya dibentuk Forum Kontrol

Perubahan (Change Control Board –CCB) yang beranggotakan orang-orang yang

mempunyai kewenangan untuk menyetujui atau menolak adanya perubahan dalam

proyek, termasuk didalamnya stakeholder proyek. Forum ini dimanfaatkan

untuk menyiapkan permintaan perubahan, mengkaji usulan perubahan dan

mengelola bagaimana implementasi dari perubahan tersebut. Pertemuan-pertemuan

dalam CCB ini biasanya hanya bersifat sesaat, tetapi dimungkinkan terjadi pertemuan

yang agak lama dan panjang apabila perubahan yang akan dilakukan bersifat serius dan
 harus dilakukan.

1. Sistem Kontrol Perubahan

a. Proses terdokumentasi yang menggambarkan kapan dan bagaimana dokumen-

dokumen proyek dan pekerjaannya dapat diubah.

b. Menggambarkan orang yang berwenang untuk membuat perubahan dan

bagaimana cara membuat perubahan tersebut.

c. Seringkali melibatkan Change Control Board, manajemen konfigurasi dan

proses untuk mengkomunikasikannya.

2. Change Control Board

a. Kelompok formal dari orang-orang yang bertanggung jawab untuk menyetujui

atau menolak perubahan dalam proyek CCB harus memberikan panduan untuk

mempersiapkan} perubahan, mengevaluasi perubahan dan mengelola

implementasi perubahan yang disetujui.

b. Anggota CCB biasanya terdiri atas stakeholders dari keseluruhan organisasi.

c. Masalah yang dihadapi: CCB jarang bertemu dan} membuat keputusan akan

perubahan membutuhkan waktu rapat yang panjang, padahal proyek harus terus

berjalan karena dibatasi oleh waktu yang telah disepakat.

Untuk menutup suatu proyek, harus mengakhiri semua aktivitas. Keluaran utamanya yaitu:

- Prosedur penutupan administratif

- Prosedur penutupan kontrak

 - Produk, layanan, atau hasil akhir

- Pembaharuan asset proses organisasional

BAB 3 MANAJEMENT LINGKUP PROYEK

3.1 PENGERTIAN MANAJEMEN LINGKUP PROYEK

Manajemen ruang lingkup proyek meliputi proses yang diperlukan untuk

memastikan bahwa proyek tersebut mencakup semua pekerjaan yang diperlukan

untuk menyelesaikan proyek dengan sukses. Hal ini terutama berkaitan dengan

mendefinisikan dan mengontrol apa yang masuk atau tidak termasuk dalam

proyek. Gambaran tentang proses manajemen ruang lingkup proyek yang utama:

Proses ini berinteraksi satu sama lain dan dengan proses di bidang

pengetahuan lain juga. Setiap proses mungkin melibatkan usaha dari satu atau

lebih indikator individu atau grup individu berdasarkan kebutuhan proyek. Setiap

proses umumnya terjadi setidaknya sekali dalam setiap fase proyek. Meskipun
proses disajikan disini sebagai komponen diskrit dengan antarmuka yang

didefinisikan dengan baik, dalam praktiknya hal ini mungkin tumpang tindih dan

berinteraksi dengan cara tidak dapat dijelaskan secara terperinci di sini.

Dalam konteks proyek, istilah ruang lingkup bisa merujuk kepada:

1. ruang lingkup produk, fitur dan fungsi yang menjadi ciri sebuah produk

atau jasa, dan

2. ruang lingkup proyek, pekerjaan yang harus dilakukan untuk

memberikan produk dengan fitur dan fungsi yang telah ditetapkan.

Proses, peralatan, dan teknik yang digunakan untuk mengelola ruang lingkup

proyek adalah fokus pada bagian ini. Proses, peralatan, dan teknik yang digunakan

untuk mengelola ruang lingkup produk yang berbeda-beda menurut wilayah

aplikasi dan biasanya didefinisikan sebagai bagian dari siklus hidup proyek.

Sebuah proyek umumnya menghasilkan produk tunggal, tetapi produk

tersebut dapat meliputi komponen tambahan, masing-masing dengan produk yang

saling terpisah tetapi saling bergantung. Sebagai contoh, sebuah sistem telepon

baru umumnya akan mencakup empat bagian komponen perangkat keras,

perangkat lunak, pelatihan, dan implementasi.

Penyempurnaan ruang lingkup proyek diukur terhadap rencana proyek, tetapi

penyelesaian lingkup produk diukur terhadap persyaratan produk. Kedua jenis

manajemen raung lingkup harus terintegrasi dengan baik untuk memastikan bahwa

pekerjaan proyek akan menghasilkan penyerahan produk tertentu.

Develop preliminary project scope statement adalah dokumen yang digunakan

 untuk membangun dan mengkonfirmasikan pemahaman bersama akan ruang

lingkup atau batasan proyek. Preliminary Scope Statement adalah scope statement

awal yang dibangun selama inisiasi proyek agar seluruh tim proyek dapat segera

memulai diskusi pekerjaan - pekerjaan yang berkaitan dengan proyek sesuai

dengan ruang lingkup

Proyek. Informasi yang terkandung dalam preliminary scope statement antara lain

untuk tujuan proyek, deskripsi produk atau servis, kriteria produk yang akan diterima,

asumsi dan hambatan terhadap proyek, struktur organisasi, resiko, jadwal, gambaran awal

biaya.

3.2 MAKSUD DAN TUJUAN

 Dasar pembuatan pernyataan lingkup proyek:

o Pernyataan lingkup awal
o Aset-aset proses organisasional
o Permintaan perubahan yang disetujui
o Sejalan perjalanan waktu, maka lingkup proyek harus semakin jelas dan
semakin spesifik

 Adapun tujuan nya adalah

o Memahami elemen-elemen yang membuat manajemen lingkup yang baik
adalah sesuatu yang penting
o Menjelaskan proses perencanaan dan cakupan lingkup
 o Menjelaskan proses pengembangan pernyataan lingkup proyek
menggunakan project charter dan pernyataan lingkup awal
o Proses definisi lingkup dan usaha-usaha yang diperlukan dalam membuat
WBS menggunakan analogi, pendekatan top-down, bottom-up, dan mind-
mapping
o Menjelaskan pentingnya verifikasi lingkup dan bagaimana hubungannya
dengan definisi lingkup dan pengendalian lingkup
o Memahami pentingnya pengendalian lingkup dan pendekatan untuk
mencegah scope-related problems dalam proyek IT
o Menggambarkan bagaimana perangkat lunak dapat membantu dalam
manajemen lingkup proyek

3.3 PROSES MANAJEMEN LINGKUP PROYEK

 Perencanaan lingkup: mendefiniskan bagaimana lingkup akan didefinisikan,

diverifikasi, dan dikendalikan
 Definisi lingkup: Melihat kembali project charter dan pernyataan lingkup awal dan
menambahkan lebih banyak informasi sesuai kebutuhan dan perubahan yang telah
disetujui
 Membuat WBS: Membagi deliverables proyek yang besar menjadi deliverable yang
lebih kecil (komponen-komponen yang lebih mudah di-manage)
 Verifikasi lingkup: Formalisasi lingkup proyek yang telah diterima
 Pengendalian lingkup: Mengendalikan perubahan pada lingkup proyek

3.4 PERENCANAAN LINGKUP DAN RENCANA MANAJEMEN LINGKUP

  Rencana Manajemen Proyek adalah sebuah dokumen yang terdiri atas deskripsi
tentang bagaimana tim akan mempersiapkan pernyataan lingkup proyek, membuat
WBS, memverifikasi kelengkapan deliverables proyek, dan mengendalikan
permintaan perubahan pada lingkup proyek

 Input pokoknya adalah :

o Project charter
o Pernyataan lingkup awal
o Rencana manajemen proyek.

3.5 CONTOH PROJECT CHARTER

 Nama Proyek: Pembuatan Aplikasi Dealer Toyota Indonesia (WBS)

 Tanggal Mulai Proyek: 17 Mei 2021
 Tanggal Selesai Proyek: 30 Agustus 2021
 Manajer Proyek: Nofitra Zalmi
 Tujuan Proyek: Melakukan pembuatan aplikasi berbasis android dan web (online)
untuk semua pegawai dalam 1 bulan 13 hari berdasarkan pada standar baru
perusahaan. Lihat lembar terlampir untuk standar baru perusahaan. Upgrade
kemungkinan akan mempengaruhi server sebagaimana pembuatan aplikasi berbasis
android dan web. Anggaran yang disediakan Rp 135.000.000 untuk hardware dan
software serta untuk tenaga kerja.
 Pendekatan:
o Update basis data inventaris TI untuk menentukan kebutuhan untuk upgrade
Membuat rincian perkiraan biaya untuk proyek dan melaporkannya ke CEO
o Membeli hardware dan software sesuai kebutuhan
o Menggunakan semaksimal mungkin staf internal utk perencanaan, analisis,
dan instalasi

3.6 MEMBUAT WORK BREAKDOWN STRUCTURE (WBS)

 WBS merupakan pengelompokan pekerjaan berorientasi deliverable yang

terlibat dalam suatu proyek yang menentukan lingkup keseluruhan proyek

 WBS merupakan dokumen mendasar yang menyediakan dasar-dasar untuk

perencanaan dan pengaturan jadwal proyek, biaya, sumber daya, dan
perubahan-perubahan

 Dekomposisi adalah proses memecah deliverables proyek menjadi bagian-

bagian yang lebih kecil

3.7 PENDEKATAN DALAM PEMBUATAN WBS

 Guidelines: DOD menyediakan panduan/ guidelines untuk membuat/

mempersiapkan WBS
 Pendekatan analogi: Melihat WBS proyek yang sejenis dan
menyesuaikannya dengan proyek yang ditangani

 Pendekatan top-down: Mulai dari item terbesar dalam proyek dan

memecahkannya menjadi item-item yang lebih kecil

 Pendekatan bottom-up: Mulai dengan pekerjaan-pekerjaan yang khusus

kemudian menggabungkannya menjadi yang lebih umum

 Pendekatan mind-mapping: Menuliskan pekerjaan-pekerjaan dalam format

non linear bercabang dan kemudian membuat struktur WBS-nya

3.8 SARAN UNTUK MENGURANGI KEBUTUHAN PROYEK YANG

TIDAK LENGKAP DAN BERUBAH

 Mengembangkan dan mengikuti proses persyaratan manajemen.

 Gunakan teknik seperti prototyping atau menggunakan model kasus, untuk

mendapatkan lebih banyak keterlibatan pengguna.

 Masukkan persyaratan secara tertulis dan menjaganya saat ini.

 Buat database manajemen persyaratan untuk mendokumentasikan dan

mengendalikan persyaratan.

 Melakukan pengujian yang memadai sepanjang siklus hidup proyek.

 Review berubah dari perspektif sistem.

 Tekankan penyelesaian tanggal untuk membantu tujuan pada apa yang

paling penting.
  Mengalokasikan sumber daya khusus untuk menangani permintaan
perubahan dan perangkat tambahan

BAB 4 MANAJEMEN WAKTU PROYEK

4.1 PENGERTIAN MANAJEMEN WAKTU PROYEK

Manajemen waktu proyek merupakan salah satu kompetensi yang harus

dimiliki oleh seorang manajer proyek. Manajemen waktu proyek dibutuhkan

manajer proyek untuk memantau dan mengendalikan waktu yang dihabiskan

dalam menyelesaikan sebuah proyek. Dengan menerapkan manajemen waktu

proyek, seorang manajer proyek dapat mengontrol jumlah waktu yang dibutuhkan

oleh tim proyek untuk membangun deliverables proyek sehingga memperbesar

kemungkinan sebuah proyek dapat diselesaikan sesuai dengan jadwal yang telah

ditentukan.
 Manajemen waktu proyek adalah tahapan mendefinisikan proses-proses yang perlu

dilakukan selama proyek berlangsung berkaitan dengan penjaminan agar proyek dapat

berjalan tepat waktu dengan tetap memperhatikan keterbatasan biaya serta penjagaan

kualitas produk/servis/hasil unik dari proyek.

4.2 MAKSUD DAN TUJUAN

 Tinjauan Umum Manajemen Waktu Proyek:

o Project Time Manajement
o Activity Definition
o Activity Resource Estimating
o Activity Duration Estimating
o Schedule Development
o Schedule Control

 Adapun tujuan nya adalah

o Memahami tahapan-tahapan yang dilakukan dalam melakukan Manajemen
Waktu Proyek Memahami input yang dibutuhkan dalam tiap tahapan serta
output yang dihasilkan dari tiap tahapan
o Mengerti dan memahami cara membuat dan menganalisis atribut aktivitas
o Mengenal berbagai alat yang dapat digunakan untuk melakukan manajemen
proyek, khususnya Gantt Chart
o Mengerti penggunaan Gantt Chart dalam melakukan pengendalian
pelaksanaan proyek Manajemen Waktu Dalam Proyek

4.3 PENTING NYA JADWAL PROYEK

  Manajer proyek biasanya menganggap penyerahan hasil tepat pada waktunya adalah
tantangan yang paling besar.
 Isu mengenai jadwal merupakan sebab utama terjadinya konflik dalam proyek,
khususnya pada paruh kedua jalannya proyek.
 Waktu merupakan besaran yang paling tidak fleksibel; waktu akan berlalu apapun
yang terjadi pada proyek.
 Terdapat konflik yang dapat terjadi pada jadwal. Penyebabnya adalah Individual
work style dan perbedaan budaya. Indikator tipe Myers-Briggs berfokus pada
perilaku individu terhadap struktur dan tenggat (deadline). Beberapa individu
memilih untuk mengikuti jadwal dan memenuhi tenggat sementara beberapa
individu yang lain tidak. Perbedaan budaya bahkan utk negara yang sama akan
mempunyai perilaku yang berbeda terhadap jadwal.

4.4 PROSES MANAJEMEN WAKTU

Terdapat beberapa proses yang perlu dilakukan seorang manajer proyek

dalam mengendalikan waktu proyek yaitu :
 Urutan Aktifitas Proyek.
Proses ini bertujuan untuk mengidentifikasi dan mendokumentasikan
hubungan antara tiap-tiap aktivitas proyek. Mencakup peninjauan kembali
aktivitas-aktivitas yang harus dikerjakan dan menentukan ketergantungannya satu
dengan yang lain.
Ketergantungan atau hubungan antar aktivitas terkait dengan pengurutan aktivitas atau
tugas-tugas proyek. Harus ditentukan ketergantungan antar aktivitas untuk kepentingan
critical path analysis.
 o Tipe Ketergantungan
- Ketergantungan mandatori: sejalan dengan sifat pekerjaan yang akan
dilakukan dalam proyek atau sering disebut juga hard logic.
- Ketergantungan diskresionari: ditentukan oleh tim proyek atau sering
disebut soft logic dan harus digunakan dengan hati-hati karena
kemungkinan akan membatasi pilihan penjadwalan yang sesudahnya.
- Ketergantungan eksternal: mencakup hubungan antara aktivitas proyek
dan aktivitas non proyek
o Mendefinisikan Aktifitas Proyek.
- Merupakan sebuah proses untuk mendifinisikan setiap aktivitas yang
dibutuhkan untuk mencapai tujuan proyek.
o Mengontrol dan Mengendalikan Jadwal Proyek.
- Saat kegiatan proyek mulai berjalan, maka pengendalian dan
pengontrolan jadwal proyek perlu dilakukan. Hal ini diperlukan untuk
memastikan apakah kegiatan proyek berjalan sesuai dengan yang telah
direncanakan atau tidak.
- Final pemrosesan proyek manajemen waktu adalah mengendalikan
jadwal. Seperti kontrol lingkup, jadwal kontrol adalah bagian dari proses
perubahan kontrol terpadu di bawah manajemen proyek integrasi.
Tujuan dari jadwal kontrol adalah untuk mengetahui status jadwal,
mempengaruhi faktor yang menyebabkan perubahan jadwal,
menentukan bahwa jadwal telah berubah, dan mengelola perubahan
ketika mereka terjadi. meliputi: Laporan Kemajuan Sebuah sistem
pengendalian perubahan jadwal,
- dioperasikan sebagai bagian dari perubahan terpadu sistem kontrol
dijelaskan dalam Chapter4, Proyek Integrasi Manajemen
o Sebuah alat penjadwalan dan / atau perangkat lunak manajemen proyek, seperti
Project2007 atau software yang serupa Jadwal bar chart perbandingan, seperti Gantt
chart Pelacakan Analisis varian, seperti menganalisis mengambang atau kendur
 Output utama jadwal kontrol mencakup pengukuran prestasi kerja, update aset
proses organisasi, dan lain-lain.
o Estimasi Aktivitas Sumber daya Proyek.
- Estimasi aktivitas sumber daya proyek bertujuan untuk melakukan
estimasi terhadap penggunaan sumber daya proyek.
o Estimasi Durasi Kegiatan Proyek.
- Proses ini diperlukan untuk menentukan berapa lama waktu yang
dibutuhkan untuk mencapai tujuan proyek.
o Membuat Jadwal Proyek
- Setelah selurh aktivitas, waktu dan sumber daya proye terdefinisi dengan
jelas, maka seorang manajer proyek akan membuat jadwal proyek.
Jadwal proyek ini nantinya dapat digunakan untuk menggambarkan
secara rinci mengenai seluruh aktivitas proyek dari awal pengerjaan
proyek hingga proyek diselesaikan.

4.5 FAKTOR PENGHAMBAT WAKTU PROYEK

 Faktor-faktor penyebab terjadinya penghambat pelaksanaan pada proyek:
o faktor material
o faktor desain dan perencanaan
o faktor pelaksanaan dan hubungan kerja
o faktor peralatan
o faktor kondisi dan keadaan di lapangan
o faktor di luar kemampuan kontraktor.
 BAB 5 MANAJEMEN BIAYA PROYEK

5.1 PENGERTIAN MANAJEMEN BIAYA PROYEK

Dalam arti luas biaya adalah pengorbanan sumber ekonomi, yang diukur
dalam satuan uang, yang telah terjadi atau yang kemungkinan akan terjadi untuk
tujuan tertentu. Biaya yang berhubungan dengan pelaksanaan suatu proses
produksi dapat dikategorikan dalam beberapa kelompok, yaitu :

a.       Biaya Langsung
Biaya langsung merupakan biaya yang dikeluarkan untuk suatu proses produksi yang dapat
dengan mudah dihubungkan secara ekonomi terhadap produk yang dihasilkan. Biaya
langsung juga dapat diartikan sebagai biaya yang terlibat langsung dengan produk, yang
biasanya dikeluarkan untuk membiayai tenaga kerja, dan bahan baku.

b.      Biaya Tidak Langsung

Biaya tidak langsung adalah biaya yang dikeluarkan dan tidak ada hubungan secara
langsung dengan produk yang dihasilkan perusahaan. Biaya tidak langsung adalah semua
biaya yang berhubungan dengan fungsi produksi atau kegiatan pengolahan bahan baku
menjadi produk jadi selain biaya bahan baku langsung dan biaya tenaga kerja langsung.

5.2 MAKSUD DAN TUJUAN

 Tinjauan Umum Manajemen Biaya Proyek:

o Estimasi merupakan acuan dalam menyusun budget proyek dan pengontrolan
biaya proyek. Oleh karena itu diharapkan dengan penelitian ini dapat
memberikan masukan mengenai pengelolaan risiko pada saat proses estimasi
biaya sehingga dapat memberikan hasil estimasi yang lebih akurat.
  Adapun tujuan nya adalah
o Mengetahuipengertiancost management
o Mengetahui manfaat cost management dalam perusahaan
o Mengetahuibagaimana konsep yang diterapkan dalam sistem cost
managemennt
o Mengetahuiapa saja prinsip yang diterapkan dalam cost management
o Mengetahuiteknik yang harus dipilih dalam menentukan estimasi biaya
dalam menyelesaikan suatu proyek.

5.3 MANFAAT MANAJEMEN BIAYA

 Manajemen biaya bermanfaat bagi manajemen untuk:
o Perencanaan dan pengendalian
o Membantu manajemen dalam meningkatkan ketelusuran biaya
o Membantu manajemen dalam mengoptimalkan kinerja daur hidup secara
total
o Membantu manajemen dalam pembuatan keputusan
o Membantu manajemen dalam proses manajemen investasi
o Membantu manajemen dalam mengintegrasikan kriteria pengukuran kinerja
Non keuangan kedalam kinerja keuangan agar terjamin konsistensinya
o Membantu manajemen dalam mengorganisasi berbagai tingkat otomasi.

5.4 KONSEP DASAR DALAM SISTEM MANAJEMEN BIAYA

 Adapun konsep dasar yang biasa diterapkan dalam sistem manajemen biaya adalah
sebagai berikut :
o Konsep Nilai Tambah
Adalah konsep yang menjelaskan bahwa perusahaan harus berusaha melaksanakan
aktivitas-aktivitas bernilai tambah dengan efisiensi bernilai sempurna dan
mengeliminasi aktivitas-aktivitas yang tidak bernilai tambah.
 o Konsep Akuntansi Aktivitas
Adalah proses pengumpulan dan pelacakan kinerja keuangan dan operasional
mengenai aktivitas-aktivitas signifikan perusahaan dan penyediaan umpan balik
antara hasil-hasil sesungguhnya dengan yang direncanakan serta penentuan tindakan
koreksi jika diperlukan. Activity-based costing (ABC) adalah metodologi untuk
mengukur biaya dan kinerja aktivitas, sumber-sumber, dan obyek biaya.
o Konsep Biaya Target
Adalah biaya berbasis pasar yang dihitung dengan menggunakan harga pasar
yang diperlukan untuk mencapai pangsa pasar yang ditentukan terlebih dahulu.
Biaya target = Harga pasar untuk mencapai pangsa pasar – Laba yang diharapkan.
Penentuan biaya target adalah alat manajemen untuk mengurangi biaya selama daur
hidup produk tertentu.

5.5 PRINSIP DASAR COST MANAJEMEN

 Prinsip – prinsip dasar yang biasa diterapkan dalam cost management adalah
sebagai berikut :
o Learning curve the ory menyatakan bahwa ketika banyak item yang diproduksi
berulang-ulang, biaya unit barang-barang menurun dalam pola teratur karena
lebih banyak unit yang diproduksi.
 o Contingency reserves memungkinkan untuk situasi masa depan yang mungkin
sebagian untuk direncanakan (kadang-kadang disebut known unknowns) dan
termasuk dalam baseline biaya proyek.
o Management reserves memungkinkan untuk situasi masa depan yang tak
terduga (kadang-kadang disebut unknown unknowns)
o Tangible costs or benefits adalah biaya-biaya atau manfaat yang organisasi
dapat yang mudah diukur, seperti diukur dengan dolar.
o Intangible costs or benefits adalah biaya atau manfaat yang sulit untuk
mengukur dalami stilah moneter.
o Direct costs adalah biaya yang dapat berhubungan langsung dengan produksi
produk dan jasa dari proyek
o Indirect costs adalah biaya yang tidak berhubungan langsung dengan produk
atau jasa dari proyek, tetapi tidak berkaitan langsung dalam melakukan proyek
o Sunk cost adalah uang yang telah dihabiskan di masa lalu,ketika memutuskan
proyek apa yang harus berinvestasi atau melanjutkan, Anda tidak harus
mencakup biaya yang hangus.

5.6 TEKNIK DASAR DALAM MENENTUKAN ESTIMASI BIAYA

 Analogous atau top-down estimates : menggunakan biaya yang sebenarnya dari

sebuah proyek serupa sebelumnya, sebagai dasar untuk memperkirakan biaya
proyek yang lainnya.
 Bottom-up estimates : melibatkan perkiraan individu dalam item pekerjaan atau
 kegiatan dan menjumlahkan item atau aktiftas tersebut untuk mendapatkan total
proyek.
 Parametric modeling : menggunakan karakteristik proyek (parameter) dalam model
matematis untuk memperkirakan biaya proyek.