Tugas 1 - Manajemen Proyek TI

Kelompok 2:

32180020 - Vincent

32180105 - Fernando

32180135 - Hengky Gunawan Prasetya

32180141 - Haryanto

32180142 - David Virgio

 Business Case
Pembuatan Sistem E-Learning “Sistem Bimbingan Belajar Online”

● Executive Summary
PT. XYZ ingin membuat sistem bimbingan belajar online dengan desain
website yang simpel, memiliki sistem keamanan yang cukup kuat dan dapat
menampung banyak pelajar. Sistem pembelajarannya berbasis web sehingga bisa di
akses di berbagai perangkat seperti laptop, hp, komputer. Di dalam sistem ini terdapat
beberapa role seperti guru, pelajar, orang tua, dan admin.

● Latar Belakang
PT. XYZ merupakan salah satu perusahaan pembelajaran yang terkenal di
Indonesia. Karena pada situasi pandemi saat ini yaitu COVID-19 sedang merajalela,
PT. XYZ memiliki rencana untuk membuat sistem pembelajaran online sehingga para
pelajar dapat belajar di rumah masing-masing. Dengan adanya sistem tersebut
diharapkan proses belajar-mengajar dapat menjadi lebih efektif dimana saja dan kapan
saja.

● Tujuan Proyek
PT. XYZ memiliki tujuan strategis yaitu menjadi sistem pembelajaran online
yang terbaik dengan mengutamakan kepuasan dan kepercayaan pelanggan.

Karena PT. XYZ ingin membuat sistem bimbingan belajar online maka PT.
XYZ memiliki berbagai macam kendala seperti :
1. Desain website sistem bimbingan belajar online.
2. Keamanan website sistem bimbingan belajar online.
3. Kapasitas server.

● Identify Scope
Role yang ada :
- User (Guru, Pelajar, Staf, Orang tua)
- Admin

[User Management]

- As a user I want to login to the system so that I can use, utilize, and explore the
system.
- As a user I want to access my profile so that I can check my user information.
- As a user I should be able to change my own personal information so that there is no
misinformation.
 - As an admin I should be able to delete users so that I can remove the user that is no
longer has any connection with the system anymore.
- As an admin I want to create / register a new user to the system so that I can register
students, parents, and teachers as new users.

[Online Course Management]

- As a staff I want to access z

- As a user I want to use the system for online course purposes so that I can have a
learning and teaching process going.
- As a user I should be able to check the result and the progress of the on-going online
course.

[Reporting System]

- As an admin I want to receive a daily report of the system so I can analyze the report
regularly.
- As a user I want to receive monthly and annual reports so that I can keep track of my
online course progress.

● Option
1. Membeli website yang sudah jadi
Budget PT.XYZ dapat dikatakan mampu untuk membeli website sesuai
dengan fungsionalitas yang diperlukan. Dalam segi kemampuan, PT.XYZ
mampu untuk melakukan pembelian website tersebut akan tetapi, apakah web
tersebut dapat mengikuti kondisi pembelajaran online saat ini? Selain itu
apakah website tersebut dapat memenuhi kebutuhan user dan memudahkan
user dalam melakukan pembelajaran online?

Jadi dalam kemampuan pembelian, PT.XYZ dapat dikatakan mampu. namun

terdapat beberapa hal yang harus dipertimbangkan oleh perusahaan untuk
masa yang akan datang.

Time pada option 1: PT.XYZ akan membeli website yang sudah jadi maka
waktu pengerjaannya sekitar 2 bulan, 1 bulannya untuk membeli dan
memproses pembelian website tersebut dan 1 bulan sisanya digunakan untuk
mengedit website yang sudah jadi tersebut untuk disesuaikan dengan
kebutuhan sistem.

BEP (Break Even Point)

Total biaya tetap = 50.000.000
biaya variabel per unit = 600.000
harga jual per unit = 800.000
keuntungan diinginkan = 30.000.000

BEP = 50.000.000 : (800.000 - 600.000)

BEP = 50.000.000 : 200.000
BEP = 250 unit
artinya perusahaan XYZ harus mendapatkan 250 anak bimbel agar tidak
mengalami kerugian, tetapi jika hanya mendapatkan 250 anak bimbel
perusahaan XYZ juga tidak akan memperoleh keuntungan.

BEP dalam rupiah = 800.000 x 250

BEP dalam rupiah = Rp. 200.000.000

N unit = (30.000.000 : 200.000) + BEP unit

N unit = 150 + 250
N unit = 400 unit
Perusahaan XYZ harus mendapatkan 400 anak bimbel untuk mendapatkan
keuntungan sebesar Rp. 30.000.000

NPV (Net Present Value)

C0 = 50.000.000
Ct = 24.000.000
r = 12% = 0.12

NPV = (C1/1+r) + (C2/(1+r)^2) + (C3/(1+r)^3) + (C4/(1+r)^4 - 50

NPV = (24/(1+0.12)) + (24/(1+0.12)^2) + (24/(1+0.12)^3) + (24/(1+0.12)^4) -
50
NPV = (21.43 + 19.13 + 17.08 + 15.25) - 50
NPV = 22.89

ROI (Return On Investment)

Total Penjualan = 200 juta
Nilai investasi = 150 juta
ROI = (Total Penjualan - Nilai Investasi) / (investasi x 100%)
ROI = (200.000.000 - 150.000.000) / (150.000.000 x 100%)
ROI = 33.33%

Scope
Requirement pada website harus bisa berjalan secara lancar dan fungsional
seperti dapat mengupload tugas, mengupload/mengdownload materi, fitur
vidcon, dan lain lain.
2. Membuat website dari scratch/awal
PT.XYZ memiliki SDM yang memiliki kapabilitas untuk membuat website
bimbingan belajar online. Dengan PT.XYZ membuat website sendiri, semua
fungsionalitas yang diperlukan untuk bimbingan belajar online tersebut dapat
dipenuhi sesuai dengan kebutuhan yang diperlukan. Biaya untuk pembuatan
website ini juga dapat dikatakan tidak terlalu besar karena perusahaan cukup
memberikan dana tambahan untuk menambahkan fitur-fitur yang diinginkan
untuk bimbingan belajar online tersebut. Proses dalam pembuatan dapat
dipantau dengan baik sehingga proses dapat selesai dengan cepat dan tepat.
Tetapi pilihan ini memiliki resiko yang harus dihadapi yaitu server website
terletak di PT.XYZ yang berarti dibutuhkan orang tambahan (merekrut orang
yang memiliki kemampuan untuk merawat server) untuk merawat dan
menangani server setiap waktunya.

Time pada option 2: PT.XYZ akan membuat website dari scratch/awal maka
waktu pengerjaannya sekitar 5 bulan, pada bulan pertama dilakukan persiapan
project dan analisis data, kemudian pada bulan kedua dilakukan perancangan
desain, fungsi dan interface untuk website. Selanjutnya, pada bulan ketiga
dilakukan programming dan testing pada website. Setelah itu pada bulan
keempat dilakukan launching website setelah dibuat, dan pada bulan yang
terakhir (kelima) dilakukan pemeliharaan sistem website (berlanjut dengan
waktu sebulan secara berkala).

BEP (Break Even Point)

Total biaya tetap = 75.000.000
biaya variabel per unit = 700.000
harga jual per unit = 800.000
keuntungan diinginkan = 30.000.000

BEP = 75.000.000 : (800.000 - 700.000)

BEP = 75.000.000 : 100.000
BEP = 750 unit
artinya perusahaan XYZ harus mendapatkan 750 anak bimbel agar tidak
mengalami kerugian, tetapi jika hanya mendapatkan 750 anak bimbel
perusahaan XYZ juga tidak akan memperoleh keuntungan.

BEP dalam rupiah = 800.000 x 750

BEP dalam rupiah = Rp. 600.000.000

N unit = (30.000.000 : 100.000) + BEP unit

N unit = 300 + 750
N unit = 1050 unit
Perusahaan XYZ harus mendapatkan 1050 anak bimbel untuk mendapatkan
keuntungan sebesar Rp. 30.000.000
 NPV (Net Present Value)

C0 = 75.000.000
Ct = 24.000.000
r = 12% = 0.12

NPV = (C1/1+r) + (C2/(1+r)2) + (C3/(1+r)3) + (C4/(1+r)4 - 75

NPV = (24/(1+0.12)) + (24/(1+0.12)2) + (24/(1+0.12)3) + (24/(1+0.12)4) - 75
NPV = (21.43 + 19.13 + 17.08 + 15.25) - 75
NPV = -2.11

ROI (Return On Investment)

Total Penjualan = 600 juta
Nilai investasi = 150 juta
ROI = (Total Penjualan - Nilai Investasi) / (investasi x 100%)
ROI = (600.000.000 - 400.000.000) / (400.000.000 x 100%)
ROI = 50%

Scope
Requirement pada website harus bisa berjalan secara lancar dan fungsional
seperti dapat mengupload tugas, mengupload/mendownload materi, fitur
vidcon, dan lain lain.

● Estimasi Jadwal
Proyek pembuatan web bimbingan online berbasis komputer direncanakan 5 bulan
ditambah dengan pemeliharaan sistem setiap bulannya. Jika pada saat proyek sedang
berjalan terdapat perubahan/penambahan modul maka akan dimasukkan ke dalam
pengerjaan proyek baru dan dikerjakan setelah proyek awal selesai dan sudah
implementasikan.

Berikut estimasi jadwal secara garis besar :

1. Persiapan project : 1 Bulan
2. Analisa data dan proses : 14 Hari
3. Perancangan(Data, Proses, Interface) : 1 Bulan
4. Mempresentasikan hasil rancangan : 8 Hari
5. Programming and Testing : 15 Hari
6. Implementasi : 7 Hari
7. Pemeliharaan : 2 - 3 Hari (Setiap Bulan)
● Estimasi BiayaUntuk pembuatan web, Pemilik PT.XYZ menganggarkan biaya
sebesar Rp. 20.000.000,- yang pengerjaannya dilakukan oleh staff PT.XYZ.
Sedangkan estimasi anggaran secara keseluruhan adalah Rp. 38.000.000,- dengan
rincian sebagai berikut :

No. Keterangan Waktu Biaya

1. Pembuatan Web 3 Bulan Rp. 20.000.000,-

Manajer Proyek Rp. 10.000.000,-

Programmer 3 staff Rp. 6.000.000,-

Dokumentasi & Akomodasi Rp. 4.000.000,-

2. Infrastruktur Rp. 17.000.000,-

Komputer Server (1 station) Rp. 9.000.000,-

Komputer Workstation Rp. 6.000.000,-

Pemasangan Jaringan & alat Rp. 2.000.000,-

3. Maintenance 2 - 3 Hari (Setiap Rp. 1.000.000,-

Bulan)

Total Biaya Rp. 38.000.000,-

● Identify Risk
Resiko yang akan muncul jika pembuatan sistem bimbingan online ini tidak
berjalan dengan baik atau terjadi masalah terhadap web:
1. Terjadinya selisih antara pelajar dengan perusahaan karena sulit untuk
mengakses web sehingga dapat merugikan kedua belah pihak.
2. kurang nya terawasi proses aktivitas pelajar di saat melakukan bimbingan
secara online.
3. kapasitas server yang tidak dapat menampung data user.

● Identify Stakeholder
Stakeholder yang terlibat dalam proyek ini adalah client yaitu kepala perusahaan
PT.XYZ.