MANUAL BOOK

SAPA KAJ
GEREJA SALIB SUCI
PAROKI CILINCING

KB. PERENCANAAN & EVALUASI

DAFTAR ISI
DAFTAR ISI
i. DAFTAR ISTILAH.............................................................. 2

ii. PENDAHULUAN .............................................................. 3

1.1. Cara Pembuatan Prokar di Aplikasi SAPA KAJ ......... 4

1.2. Cara Pembuatan Prokar Berulang ........................... 9

1.3. Cara Pembuatan Proposal Khusus di SAPA ........... 10

1.4. Ketentuan Penggunaan Biaya ............................... 11

1.4.1. Batasan Maksimal Penggunaan Biaya........... 11

1.4.2. Jenis-jenis Biaya yang tidak bisa dipakai ....... 14

2. CARA MONITORING PROKARUM................................. 15

3. CARA PEMBUATAN LPJ................................................. 16

4. MASALAH / ERROR YANG SERING TERJADI ................. 21

1
i. DAFTAR ISTILAH

• SAPA : Sistem Aplikasi Program Karya Pelayanan &

Anggaran KAJ.
• PROKAR : Program Karya pelayanan.
• PROKARITAS : Program Karya pelayanan Prioritas.
• PROKARUM : Program Karya pelayanan Umum.
• RAPB : Rencana Anggaran Penerimaan dan Biaya adalah
bentuk perencanaan prokar yang dinyatakan dalam satuan
uang.
• APB : Anggaran Penerimaan dan Biaya adalah RAPB yang
telah disetujui oleh Dewan Paroki Harian.
• LPJ PROKAR : Laporan Pertanggungjawaban Program Karya
Pelayanan adalah laporan yang dibuat setelah selesai
pelaksanaan Prokar.
• PEMONITORAN : kegiatan setiap periode 3 (tiga) bulan
untuk mengetahui prokar yang belum dan sudah
dilaksanakan sesuai rencana pencapaian target Renstra.
• EVALUASI : kegiatan tahunan untuk menilai apakah Prokar
yang dibuat mencapai Bidang Prioritas dan Target Renstra.
• ARDAS : Arah Dasar
• ASG : Ajaran Sosial Gereja
• RENSTRA : Rencana Strategis

2
ii. PENDAHULUAN

SAPA (Sistem Aplikasi Program Karya Pelayanan dan

Anggaran) adalah aplikasi online program karya pendukung
pengelolaan data program Keuskupan & Paroki.

Tujuan dari SAPA antaralain:

• Mendukung perencanaan, realisasi, pemonitoran dan

evaluasi akhir tahun program karya pelayanan
prioritas & umum ditingkat Keuskupan & Paroki.
• Sarana analisa pencapaian rencana strategis
Keuskupan mulai dari perencanaan, pelaksanaan,
evaluasi sampai dengan akhir tahun kegiatan.
• Fasilitas budgeting di Keuskupan.

SAPA hanyalah alat bantu dokumentasi yang dibuat agar

Keuskupan dan Paroki dapat memberikan pelayanan yang
lebih cepat, lebih baik dan lebih murah hati.

Pola pikirnya adalah dengan bantuan teknologi sebagai alat

untuk pendokumentasian setiap kegiatan yang dilakukan baik
di tingkat Keuskupan, Paroki sampai kepada Lingkungan akan
mempermudah dalam pembuatan perencanaan kegiatan dan
perencanaan anggaran untuk secara berkelanjutan.

3
1. PEMBUATAN PROKAR

Prokar dibagi menjadi 2 (dua) yaitu Prokaritas dan Prokarum.

➢ Prokarum adalah program karya pelayanan untuk
mencapai tugas pokok serta kegiatan umum lainnya.
➢ Prokaritas adalah program karya pelayanan yang
diberikan dengan tujuan mencapai sasaran prioritas
sesuai dengan arah dasar yang sudah ditentukan.
Prokar yang sudah dibuat harus di monitor dan dibuatkan LPJ
untuk melihat efektifitas dari setiap kegiatan yang dilakukan.
1.1. Cara Pembuatan Prokar di Aplikasi SAPA KAJ
- Buka aplikasi browser (mozila firefox, chrome, safari,
dll)
- Login ke aplikasi SAPA KAJ melalui alamat berikut :
https://sapa.kaj.or.id

4
- Pilih menu ‘Perencanaan’.
- Pilih ‘Prokar’.
- Pilih ‘Umum’.

- Akan muncul halaman (worksheet) dengan judul

Program Karya Pelayanan Umum dan Nama Perangkat
Karya nya.
- PIlih ‘Buat Program Karya Pelayanan Umum’

- Akan muncul halaman (worksheet) detil pengisian data

prokar.
- Isi ‘Perkiraan Tanggal Pelaksanaan’.
- Isi ‘Nama Prokar’. (nama prokar harus jelas, lengkap
dan diawali dengan kata kerja seperti melakukan,

5
 mengikuti, membuat, dll) contoh: ‘Melakukan
Kaderisasi Pengurus Baru Misdinar ke Sukabumi’.
- Isi ‘Target Prokar’. (target prokar harus berupa angka
agar dapat diukur efektifitasnya kemudian hari).
contoh: 50 orang, 3 unit, dll.
- Isi ‘PIC’. (PIC diisi dengan nama orang yang
bertanggung jawab atas prokar tersebut).
- Isi ‘Pelaksana Terkait’ (Pilih perangkat karya yang
terlibat).
- Isi ‘Keterangan’. (tambahkan detil informasi yang perlu
disampaikan dari prokar tersebut).

- Isi ‘Rincian Biaya’ dengan mengklik tanda +. (isi secara

lengkap jenis biaya, jumlah, satuan, harga satuan,
keterangan. Untuk harga total akan terisi secara
otomatis).
- Perhatian ketentuan harga satuan sesuai dengan yang
sudah ditentukan oleh masing-masing Paroki saat
melakukan penginputan harga satuan.

6
- Isi ‘Penerimaan’ dengan mengklik tanda +. (isi secara
lengkap sumber penerimaan, jumlah, satuan, harga
satuan, keterangan).

- Tombol “+” untuk menambahkan item transaksi.

- Tombol “ ” untuk merubah / mengedit data item
transaksi.
- Tombol “ ” untuk menghapus item transaksi.
- Setelah semua data Rincian Biaya & Penerimaan
selesai ditambahkan kemudian pilih “Simpan”
- Setelah data disimpan maka secara otomatis kolom
bagian rincian anggaran di atasnya akan terisi secara
otomatis, dan apabila ada selisih antara jumlah
“Rincian Biaya” dan jumlah “Penerimaan” selisihnya
akan secara otomatis masuk kedalam kolom “Dimohon
dari Paroki”. Contoh dapat dilihat pada gambar
berikut:

7
- Setelah prokar disimpan pastikan muncul pesan “Data
Berhasil Disimpan”

- Untuk Prokarum milik perangkat Wilayah &

Lingkungan harus dipastikan tidak ada biaya yang
diminta ke Paroki (semua dana untuk kegiatan / prokar
wilayah & lingkungan harus berasal dari donator /

8
 mandiri) berikut contoh prokarum wilayah /
lingkungan:

1.2. Cara Pembuatan Prokar Berulang

- Untuk kegiatan yang dilakukan secara rutin dan sudah
ditentukan waktunya diawal seperti rapat atau
koordinasi bulanan / mingguan dapat dibuat dengan
menggunakan menu pilihan “Buat Berulang” setelah
prokar disimpan.

9
 - Pilih jenis pengulangannya (mingguan/bulanan) atau
berdasarkan tanggal atau harinya.
- Setelah tanggal pengulangannya ditentukan pilih / klik
“Buat”.

1.3. Cara Pembuatan Proposal Khusus di SAPA

- Pilih ‘Pelaksanaan’.
- Pilih ‘Proposal Khusus’.
- Maka akan terlihat halaman ‘Proposal Khusus’.

10
 - Lakukan pengisian detil kegiatan / prokar, rincian biaya
dan penerimaannya seperti pengisian pada cara
pembuatan prokar diatas (lihat poin 1.1. Cara
Pembuatan Prokar di Aplikasi SAPA KAJ).

1.4. Ketentuan Penggunaan Biaya

Dalam pembuatan prokar saat menentukan jenis biaya ada
beberapa hal yang harus menjadi catatan diantaranya:
a. Batasan maksimal penggunan biaya.
b. Jenis-jenis biaya yang tidak diperbolehkan untuk
digunakan.
1.4.1. Batasan Maksimal Penggunaan Biaya
Biaya Konsumsi
a. Snack : Rp. 7.500,- s.d. maksimal Rp. 15.000,-
b. Makan : Rp. 20.000,- s.d. maksimal Rp. 35.000,-
Dengan ketentuan sebagai berikut:

11
➢ Untuk rapat / pertemuan yang berlangsung kurang
dari atau sampai maksimal 3 jam, dapat disediakan
snack.
➢ Untuk rapat / pertemuan yang berlangsung lebih dari
3 jam, dapat disediakan snack dan makan.

Biaya Akomodasi
a. Biaya antara Rp 180.000,- s/d maksimal Rp 400.000,-
/orang/hari (sudah termasuk makan 3x, snack 2x, dan
pemakaian aula/ruang serbaguna). Tidak ada
perbedaan biaya antara BIA/BIR/OMK/Dewasa.
b. Diusahakan mengunakan fasilitas akomodasi
menginap milik KAJ (Wisma Samadi/Civita).
c. Paroki yang memiliki sarana dan prasarana sendiri
(GKP/Aula) tidak perlu setiap saat/setiap tahun
melakukan kegiatan menginap di tempat lain
d. Kegiatan yang melibatkan DP pleno diperkenankan
maksimal 2x melakukan kegiatan diluar (menginap)
dalam 1 (satu) periode kepengurusan PGDP.
Biaya Transportasi
Biaya transportasi dapat dianggarkan dengan ketentuan
maksimal menggunakan bus pariwisata sesuai dengan
besaran yang sudah ditentukan Paroki.

12
Balas Karya dan sumbangan
a. Ungkapan kasih pengisi acara kegiatan dari dalam
paroki tidak diberikan (free of charge).
b. Ungkapan kasih pengisi acara kegiatan dari luar paroki
diberikan dalam bentuk barang maksimal Rp500.000,-
c. Ungkapan kasih pengisi acara kegiatan dari luar paroki
jika diberikan dalam bentuk uang maka:
➢ Untuk Pastor Rp 1.000.000,-
➢ Untuk Profesional / Tokoh Nasional Rp
1.000.000,-
➢ Untuk Aktivis Awam Rp 750.000,-
d. Sumbangan duka cita (untuk tokoh/aktivis
masyarakat/gereja) maksimal Rp 1.000.000,-
e. Stipendium misa minggu dan pelayanan pengakuan
dosa bagi pastor tamu maksimal Rp 1.000.000,-
f. Pastor pindah tempat karya (baik dalam bentuk
barang atau uang diserahkan kepada kebijakan DPH)

Ketentuan-ketentuan diatas berlaku sampai dengan

dikeluarkannya ketentuan baru dari DPH Paroki.
Berikut tahapan untuk bisa melihat detil semua jenis-jenis
biaya yang ada pada SAPA KAJ:
- Pilih ‘Perencanaan’.
- Pilih ‘Master Anggaran’.

13
 - Pilih ‘ Master Anggaran & Keuangan’.
- Pilih ‘ Jenis Biaya’.
- Maka akan muncul halaman ‘Daftar Jenis Biaya dan
Harga Satuan’.

1.4.2. Jenis-jenis Biaya yang tidak bisa dipakai

Biaya yang tidak bisa / tidak boleh digunakan dalam
pembuatan Prokar Seksi, Wilayah & Lingkungan adalah
biaya operasional yang pada Daftar Jenis Biaya & Harga
Satuan sudah diberikan keterangan “OPS” (hanya boleh
digunakan untuk operasional Paroki) dan memiliki nomor
COA (Chart of Account). Contoh dapat dilihat pada gambar
dibawah ini:

14
2. CARA MONITORING PROKARUM

Prokar yang selesai dibuat dan di kunci harus dipantau

pelaksanaannya secara rutin baik dalam kurun waktu
mingguan atau bulanan tergantung dengan banyaknya Prokar
yang sudah dibuat oleh masigng-masing perangkat karya.

Para Koordinator Bidang diharapkan bisa memonitor dan

melakukan evaluasi agar bisa mengetahui efektivitas dan
kendala-kendala yang dihadapi dari tiap-tiap prokar agar
dapat menjadi masukan dalam pembuatan prokar
selanjutnya.

Cara monitoring prokar bisa dilakukan dengan

membandingkan antara tanggal pelaksanaan prokar dengan
status LPJ prokar melalui lembar ‘Rangkuman LPJ’.

Berikut cara melihat rangkuman LPJ:

15
 - Pilih ‘Pelaksanaan’
- Pilih ‘Rangkuman’
- Pilih ‘Rangkuman LPJ’
- Setelah muncul halaman ‘Rangkuman Laporan
Pertanggungjawaban’ pilih perangkat yang mau di
monitor.

3. CARA PEMBUATAN LPJ

Setiap akhir bulan berjalan seluruh perangkat (Seksi, Subseksi,

Tim, Wilayah, Lingkungan, dll) harus login dan memastikan
prokar dibulan tersebut sudah dibuatkan LPJ.

16
Batas waktu pembuatan LPJ adalah maksimal 14 hari setelah
prokar tersebut dilaksanakan.

Berikut cara pembuatan LPJ SAPA:

- Pilih ‘Pelaksanaan’.
- Pilih ‘Realisasi’.
- Akan tampil halaman ‘Realisasi Prokar’.
- Perhatikan prokar yang tanggal perkiraannya sudah
lewat setiap bulan berjalannya.

- Dibawah kolom LPJ pada halaman Realisasi Prokar

Pilih ‘ ‘ (tanda + warna hijau).
- Akan tampil halaman ‘Realisasi Program Karya
Umum’.
- Lakukan pengisian data-data LPJ :

17
 a. Isi ‘Tanggal Pelaksanaan’ (sesuai tanggal prokar
dilaksanakan).
b. Isi ‘Tanggal LPJ’ (sesuai tanggal LPJ dibuat).
c. Isi ‘Realisasi Biaya’ (biaya real yang dikeluarkan).
d. Isi ‘Jumlah Biaya yang dimohonkan’ (sesuai biaya yang
diberikan dari paroki).
e. Isi ‘Realisasi dari Target’.
Untuk target cukup diisi :
• “Terlaksana” (jika prokar dilaksanakan).
• “Tidak Terlaksana” (jika prokar tidak
terlaksana).
• “Ditunda” jika ada rencana penundaan prokar
di tahun yang sama, tetapi jika tidak ada
kepastian tanggal penundaannya langsung
saja diisi “Tidak Terlaksana”.
f. Isi ‘Catatan Pelaksanaan’ (diisi informasi tambahan
dari kegiatan yang sudah dilaksanakan seperti:
kesimpulan singkat dari kegiatan, jumlah peserta yang
hadir, dll).
- Pilih ‘Simpan” (prokar tersimpan tetapi belum dikirim
untuk persetujuan akhir).

18
- Setelah Prokar tersimpan statusnya akan berubah
menjadi “Baru”.
- Pilih ‘ ‘ (lambing mata hijau ‘lihat’)
- Akan tampil halaman ‘Realisasi Program Karya Umum’
seperti gambar dibawah.
- Pilih ‘Sunting’

- Setelah pilih sunting akan tampil halaman ‘Realisasi

Program Karya Umum’ tetapi pada bagian bawah akan
muncul 3 pilihan (Simpan, Hapus, Kirim)

19
 • Simpan (untuk menyimpan LPJ apa bila ada
perubahan).
• Hapus (untuk menghapus LPJ yang
sebelumnya sudah dibuat).
• Kirim (untuk mengirimkan LPJ kepada
koordinator bidang untuk persetujuan awal).
- Jika pengisian data LPJ sudah benar, pilih ‘Kirim’ untuk
mendapatkan persetujuan awal.

- LPJ yang sudah terkirim statusnya akan berubah

menjadi “Menunggu Persetujuan Awal”.

20
 - Apabila LPJ dikembalikan maka lakukan perbaikan
sesuai dengan catatan perbaikan yang diberikan dan
kirimkan Kembali sampai LPJ tersebut benar-benar
disetujui pada laporan keuangan oleh bendahara
paroki.

4. MASALAH / ERROR YANG SERING TERJADI

a. Masalah koneksi Internet :
- Pesan error yang muncul :

- Penyebap :
• Koneksi Internet kurang stabil / koneksi
internet terputus.
• Server SAPA down atau maintenance.
- Penyelesaian masalah :
• Pastikan koneksi internet lancer, jika perlu
koneksikan / tethering menggunakan paket
data.
• Jika karena server SAPA down tunggu
informasi selanjutnya dari Korbid PE Paroki.

21
b. Kesalahan penginputan data :
- Pesan error yang muncul :

- Penyebap :
• Kesalahan dalam penginputan data pada
rincian biaya. (untuk penginputan harga
satuan pastikan hanya menginput angka,
tidak perlu input titik atau koa, karena itu
otomatis muncul).
• Terlalu banyak data rincian biaya yang diinput
dalam satu kegiatan.
- Penyelesaian masalah :
• Perbaiki penginputan data sesuai dengan
ketentuan pada aplikasi SAPA.

22
c. Kesalahan Setting Perangkat oleh Administrator :
- Pesan error yang muncul :

- Penyebap :
• Kesalahan admin saat melakukan pembuatan
dan setting perangkat karya.
- Penyelesaian masalah :
• Kirimkan informasi pesan error kepada Seksi
PE Paroki untuk bisa perbaiki kesalahan
settingnya.

23