CRITICAL BOOK REPORT ILMU ADMINISTRASI

“DIMENSI-DIMENSI PRIMA ILMU ADMINISTRASI ”

Dosen Pengampu:
Rotua Sahat Perdamean Simanullang, S. Pd., M. Si

DISUSUN OLEH:
Wilda Luciana Hutapea 7203144021

PROSI S1 PENDIDIKAN ADMINISTRASI

PERKANTORAN
FAKULTAS EKONOMI
UNIVERSITAS NEGERI MEDAN
2021

1
 KATA PENGANTAR

Puji dan syukur penulis ucapkan kepada Tuhan Yang Maha Esa, karena atas berkat dan
RahmatNya sehingga saya dapat menyelesaikan tugas makalah mata kuliah Ilmu Administrasi
ini yang berjudul “Critical Book”. Penulis berterima kasih kepada dosen yang bersangkutan
yang sudah memberikan bimbingannya.

Tugas ini ditujukan untuk memenuhi tugas mata kuliah Ilmu Administrasi. Dan kami juga
mengucapkan terima kasih kepada:

1. Ibu Rotua Sahat Perdamean Simanullang, S. Pd., M.Si, selaku dosen pengampu mata
kuliah Ilmu Administrasi

2. Teman-teman sekalian yang turut membantu kelancaran critical book ini.

Penulis juga menyadari bahwa tugas ini masih banyak kekurangan, oleh karena itu penulis
minta maaf jika ada kesalahan dalam penulisan dan penulis juga mengharapkan kritik dan saran
yang membangun guna kesempurnaan tugas ini.

Akhir kata penulis ucapkan terima kasih semoga, dapat bermanfaat dan bisa menambah
pengetahuan bagi pembaca.

Aceh Singkil, November 2021

Ulqi Nurhusna

1
CRITICAL BOOK REPORT ILMU ADMINISTASI

2
 DAFTAR ISI

KATA PENGANTAR................................................................................................

DAFTAR ISI.............................................................................................................

BAB I PENDAHULUAN...........................................................................................

A. Pendahuluan.................................................................................................
B. Tujuan............................................................................................................
C. Rumusan Masalah.......................................................................................
D. Identitas Buku...............................................................................................
BAB II RINGKASAN ISI BUKU................................................................................

BAB III KELEBIHAN DAN KEKURANGAN BUKU..................................................

A. Kelebihan Buku.............................................................................................
B. Kekurangan Buku.........................................................................................
BAB IV PENUTUP...................................................................................................

A. Kesimpulan...................................................................................................
B. Saran.............................................................................................................

3
 BAB I

PENDAHULUAN
A. LATAR BELKANG

Metode Penelitian merupakan sebuah tahap awal yang harus dilakukan peneliti baik
dilakukan untuk keperluan menulisis skripsi dan tesis. Program melibatkan sejumlah
komponen yang bekerja sama dalam sebuah proses untuk mencapai sebuah tujuan.
Guru/dosen, objek yang diteliti serta pokok permasalahan merupakan komponen yang selalu
ada dalam sebuah Metode Penelitian Tindakan Kelas. Dalam pelaksanaan Penelitian
Tindakan Kelas seorang peneliti harus menentukan permasalahan dan fokus penelitian.
Permasalahan bisa ditemukan darihasil observasi lapangan ataupun dari media massa. Setelah
peneliti menentukan fokus permasalahan maka ia harus menyusun sebuah kerangka
pemikiran yang nantinya akan berfungsi dalam menyusun kerangkan hipotesis. Serangkaian
tahap yang harus dilewati dalam penelitian tindakan kelas akan membawa sebuah hasil yang
bisa berdamapak pada kinerja pendidik, sekolah/perguruan tinggi dan pendidikan.

B. TUJUAN

Critical Book Report ini bertujuan :

1. Mengulas isi sebuah buku.

2. Mencari dan mengetahui informasi yang ada dalam buku.

3. Melatih diri untuk berpikir kritis dalam mencari informasi yang diberikan olehsetiap bab dari
sebuah buku.

4. Membandingkan isi buku pada keadaan nyata dan lingkungan sekitar.

C. RUMUSAN MASALAH

1. Apakah isi sebuah buku cukup bermanfaat bagi mahasiswa sebagai salah satusumber
belajar?.

2. Apakah metode yang digunakan pengarang sesuai dengan kondisi dan lingkunganyang
sedang kita hadapi?.

4
3. Apakah isi buku sama dengan isi sebuah buku yang sejenis?

D. IDENTITAS BUKU

1. Judul buku : DIMENSI-DIMENSI PRIMA ILMU ADMINISTRASI NEGARA

2. Penulis. : Miftah Thoha

3. Penerbit : PT RajaGrafindo Persada, Jakarta

4. Cetakan : 2005-8-2

5. Jumlah hlm : 281 hlm.

6. Jumlah bab : bab

7. Ukuran buku : 20,5 × 14 cm

5
 BAB II

RINGKASAN ISI BUKU

BAB I

HAKKIKAT MANAJEMEN PERKANTORAN

1. ADMINISTRASI DAN MANAJEMEN

Dalam pemakaian sehari-hari, kata administrasi sering diartikan dalam dua macam pengertian
yaitu dalam arti luas dan dalam arti sempit. Menurut The Liang Gie, administrasi dalam arti luas
diterjemahkan sebagai keseluruhan proses penyelenggaraan kegiatan dalam suatu kerja sama
untuk mencapai suatu tujuan yang telah disepakati bersama. Perumusan demikian didasarkan
kepada kenyataan bahwa pada setiap instansi/kantor selalu ada dua jenis pekerjaan yaitu
pekerjaan pokok dan pekerjaan penunjang. Dalam arti sempit, administrasi dirumuskan sebagai
pencatatan keterangan-keterangan secara tertulis. Keteranganketerangan tersebut selain dapat
digunakan untuk keperluan sehari-hari, tapi dapat juga digunakan untuk keterangan di masa
yang akan datang. Administrasi dalam arti sempit sering disebut tata usaha.

Menurut The Liang Gie, Manajemen adalah rangkaian kegiatan menggerakkan orang-orang
untuk mencapai tujuan yang telah ditentukan. Namun kadang-kadang istilah administrasi
dengan manajemen sering tidak dibedakan, karena merupakan suatu proses untuk mencapai
tujuan.

1. ORGANISASI

Secara umum administrasi memusatkan perhatian kepada organisasi baik organisasi

pemerintah, personil, keuangan, dan lain-lain. Dalam kehidupan sehari-hari Anda tidak lepas
dari organisasi. Mengapa organisasi diperlukan? Organisasi diperlukan karena kita tidak dapat
mengerjakan gagasan, ide tanpa bantuan orang lain. Organisasi dirasakan mutlak karena
merupakan wadah atau kerangka kerja sama antarmanusia untuk mencapai tujuan. Secara
sederhana organisasi dapat diartikan sebagai sekelompok orang yang bersatu-padu, bekerja
secara formal berdasarkan tata tertib tertentu untuk mencapai suatu tujuan yang telah
disetujui bersama.

Dengan rumusan tersebut dapat dilihat unsur-unsur organisasi adalah : kelompok orang, kerja
sama, tujuan, keterikatan formal, dan susunan hierarkhi.

3. KANTOR

6
kita sudah dapat mengetahui enam macam pengertian kantor yaitu jasa/pelayanan, jabatan,
gedung tempat bekerja, ruang kerja, unit kerja/bagian/biro, dan instansi atau badan usaha.
Oleh karena itu agar kita dapat mengerti benar apa yang dimaksudkan kantor oleh seorang
pembicara, kita harus memahaminya dalam kaitan apa kata kantor itu digunakan oleh
pembicara dalam kalimatnya.

Perbedaan-perbedaan seperti di atas, bukanlah hal yang baru, karena para ahli di bidang
administrasi perkantoranpun dalam perumusan yang dibuatnya mempunyai pendapat yang
tidak selalu sama mengenai pengertian kantor.

Seorang ahli perkantoran, Paul Mahieu, mengemukakan bahwa kantor adalah tempat dalam
suatu badan usaha dimana dilaksanakan pekerjaan administratif yang dapat dilakukan dengan
tangan atau mesin. Pekerjaan administratif senantiasa terdiri dari pencatatan pelbagai
keterangan yang penting bagi badan usaha yang bersangkutan. Ahli yang lain, Glenn W. Howard
& Edward Masonbrink mengemukakan : Kantor adalah tempat diselenggarakannya kegiatan
menangani informasi dan proses menangani informasi tersebut, mulai dari menerima,
mengumpulkan, mengolah, menyimpan sampai menyalurkan.

Pengertian kantor yang dimaksudkan dalam modul ini adalah pengertian yang lebih mirip
dengan yang dikemukan Glenn W. Howard dan Edward Masonbrink yaitu tempat
penyelengaraan kegiatan menangani informasi dan proses penanganan informasi tersebut.

4. PEKERJAAN KANTOR

William H. Leffing well dan Edwin M. Robinson, mengemukakan pekerjaan kantor berkenaan
pertama-tama dengan warkat-warkat dari badan usaha yang bersangkutan, pemakaian warkat-
warkat dan pemeliharaannya guna dipakai untuk mencari keterangan di kemudian hari. Warkat
itu mungkin merupakan sejarah daripada pelaksanaan urusan badan usaha itu sebagaimana
digambarkan oleh daftar-daftar perhitungan, surat menyurat, surat-surat perjanjian, surat-surat
pesanan, daftar-daftar harta benda, rencana-rencana dan jadwaljadwal, laporan-laporan dan
oleh segala macam nota yang tertulis dan tercetak.

George R. Terry mengemukakan, pekerjaan kantor meliputi penyampaian keterangan secara

lisan dan pembuatan warkat-warkat tertulis dan laporan-laporan sebagai cara untuk
meringkaskan banyak hal dengan cepat guna menyediakan suatu landasan fakta bagi tindakan
kontrol dari pimpinan.

Walaupun kedua pendapat di atas tidak memberikan pengertian yang persis sama, tetapi ada
unsur kesamaannya yaitu bahwa pekerjaan kantor adalah segala kegiatan yang ada kaitannya
dengan penanganan informasi/keterangan-keterangan balk informasi itu berupa lisan atau
sudah berbentuk warkat-warkat. Secara definitif yang dimaksud dengan keterangan adalah

7
pengetahuan tentang sesuatu hal atau peristiwa yang diperoleh melalui pembacaan atau
pengamatan, dan yang dimaksud warkat adalah setiap catatan tertulis atau bergambar
mengenai sesuatu hal atau peristiwa yang dibuat untuk keperluan membantu ingatan.

Yang dimaksud dengan keterangan dan warkat dalam rumusan di atas, adalah semua
keterangan dan informasi dari instansi yang bersangkutan, demikian juga warkat yang
dimaksud adalah catatan tertulis atau bergambar atau rekaman yang bertalian dengan kegiatan
instansi tersebut. Pekerjaan kantor atau pekerjaan ketatausahaan, dilihat dari kegiatannya
dapat dibedakan dua macam, yakni pekerjaan yang tulismenulis misalnya penanganan surat
masuk, penanganan surat keluar (korespondensi), penghitungan dan pembuatan laporan,
sedangkan pekerjaan yang bukan tulis-menulis terdiri dari pengiriman surat, penggandaan surat
dinas, penyimpanan surat, pelayanan telepon, penerimaan tamu, penataan ruang kantor,
penataan Iingkungan kantor.

5. MANAJEMEN PERKANTORAN

Dari pengertian di atas maka kegiatan perkantoran perlu direncanakan, diorganisasikan,

digerakkan oleh semua sumber daya yang terlibat atau dilibatkan, perlu diawasi serta
dikendalikan dengan sebaik-baiknya agar organisasi dapat mencapai tujuannya. Menurut
George Terry, Manajemen Perkantoran adalah "Controlling and organizing of office work, and
actuating those performing is so as to achieve the predetermined objective. It deals with the
life cycle of business information and retention if of permanent value, of destruction if
obsolete" (Manajemen Perkantoran adalah perencanaan, pengendalian, dan pengorganisasian
pekerjaan perkantoran serta menggerakan mereka yang melaksanakannya agar mencapai
tujuantujuan yang telah ditentukan Iebih dahulu. Ini bersangkut paut dengan peredaran hidup
data dan keterangan perusahaan dari sejak penciptaan melalui pemeliharaan, penyebaran, dan
penyimpanannya kalau memiliki nilai tetap atau pemusnahannya kalau usang). Menurut The
Liang Gie "Manajemen Perkantoran adalah rangkaian aktivitas merencanakan,
mengorganisasikan (mengatur, menyusun), mengarahkan (memberikan arah dan petunjuk),
mengawasi dan mengendalikan (melakukan kontrol) sampai menyelenggarakan secara tertib
sesuatu hal". Dengan demikian maka pengertian manajemen perkantoran, yakni
penyelenggaraan semua kegiatan yang bertalian dengan pelaksanaan pekerjaan kantor.

BAB II

SURAT-MENYURAT DAN LAPORAN

Surat merupakan alat komunikasi tertulis yang berasal dari satu pihak dan ditujukan kepada
pihak lain dengan tujuan menyampaikan informasi.

8
Penilaian tidak baik terhadap suatu instansi akan mengakibatkan pihak lain enggan berurusan
dengan instansi itu. Oleh karenanya tidak berlebihan bila ada yang mengatakan, penanganan
surat-surat yang tidak baik akan menghambat tercapainya tugas-tugas instansi.

Dengan penjelasan singkat ini, maka pertanyaan yang lugu tetapi sangat mendasar seperti
tersebut di atas, telah terjawab. Dalam kaitan ini pula maka penanganan surat perlu mendapat
perhatian yang sewajarnya, baik dari pimpinan maupun dari semua pegawai dalam suatu
instansi.

Mengingat bahwa surat merupakan alat komunikasi, maka bila diteliti lebih mendalam, bagi
suatu instansi surat mempunyai fungsi :

1. Sebagai wakil dari pengirim surat (wakil instansi);

2. Sebagai bahan pembukti;

3. Sebagai pedoman dalam mengambil tindakan Iebih lanjut dari suatu masalah;

4. Sebagai alat pengukur kegiatan instansi;

5. Sebagai sarana memperpendek jarak.

Seperti telah disebutkan di atas, yang termasuk ke dalam penanganan surat adalah serangkaian
kegiatan atau usaha pengamanan surat/dokumen berdasarkan tata cara tertentu. Kegiatan
dimaksud dimulai dari pencatatan surat masuk, kegiatan surat-menyurat, pencatatan surat
keluar, pengiriman surat sampai penyimpanan surat. Dengan demikian dapat dikatakan bahwa
awal proses penanganan informasi dalam suatu unit organisasi adalah penanganan su rat.

Dalam suatu instansi yang kecil penanganan surat dapat dilakukan dengan proses yang Iebih
sederhana, dan dapat dilakukan dengan jumlah tenaga pelaksana yang Iebih sedikit. Akan tetapi
bagi suatu instansi yang besar, seperti instansi-instansi Pemerintah, cara demikian tidak dapat
dilakukan karena akan mengakibatkan terlantarnya pekerjaan yang ada, dan akibat Iebih jauh
akan mengakibatkan terhambatnya pelaksanaan tugas instansi. Karena itu pada instansi yang
besar penanganan surat-surat masuk ditangani oleh unit tersendiri yang dipimpin oleh seorang
kepala yang didukung oleh sejumlah tenaga yang ditugaskan untuk itu dan dilengkapi dengan
sarana yang memadai. Nama unit demikian, di masing-masing instansi tidak sama, ada yang
menamakannya Bagian Ekspedisi, Bagian Arsip, Bagian Tata Usaha, Bagian Umum, Bagian
Penerimaan Surat atau nama lainnya. Demikian juga penanganan surat-surat keluar, di instansi-
instansi besar ditangani oleh unit tersendiri yang dipimpin oleh seorang kepala, didukung oleh
sejumlah tenaga dan dilengkapi oleh sarana yang diperlukan. Seperti halnya dalam hal
penerimaan surat, nama unit yang menangani pengiriman surat berbeda di suatu instansi dari
instansi lain; ada yang menamakan Bagian Ekspedisi, Bagian Pengiriman, dan sebagainya.

9
Dengan pertimbangan-pertimbangan untuk adanya keseragaman dalam penanganan dan
pertimbangan praktis lainnya, penyimpanan surat-surat atau arsip juga, terutama arsip pasif,
ditangani oleh unit tersendiri.

Mengenai pembuatan surat, yaitu kegiatan-kegiatan untuk menyiapkan surat jawaban atas
surat-surat masuk, ditangani oleh masing-masing unit yang menangani masalah-masalah yang
tertera dalam masing-masing surat masuk.

Utuk mempermudah pemahaman atas penanganan surat, dalam uraian ini akan dijelaskan
tentang penanganan surat dalam suatu instansi, mulai surat itu diterima oleh unit penerima
surat (dalam hal ini kita sebut Bagian Penerimaan Surat), sampai surat itu dijawab oleh instansi
yang bersangkutan.

Arus lalu lintas surat pada dasarnya ada dua macam yaitu surat-surat masuk ialah surat-surat
(termasuk dokumen-dokumen lainnya) yang dikirim oleh

instansi lain kepada suatu instansi, dan surat-surat keluar yaitu surat-surat yang dikirim oleh
suatu instansi kepada instansi lain.

A. PENGOLAHAN SURAT LAPORAN

Surat-surat masuk adalah semua surat dinas yang diterima. Untuk memudahkan pengawasan
dan pengendalian, penerimaan surat masuk sebaiknya dipusatkan di unit tata usaha, atau
langsung dikirim kepada sekretariat pimpinan atau diambil sendiri dari kotak pos.

Setelah surat-surat itu diterima oleh Bagian Penerimaan Surat, selanjutnya surat itu diadakan
pengolahan sebagai berikut :

1. Penyortiran surat

Langkah yang pertama-tama dilakukan oleh Bagian Penerimaan Surat adalah memilah-milahkan
surat. Surat dapat dipilah berdasarkan :

a. Unit Organisasi

Surat-surat dikelompokkan menurut tujuan surat, yaitu kepada pimpinan dan kepada unit
organisasi di mana surat itu ditujukan.

b. Macamnya

Surat-surat di dikelompokkan menurut kelompok surat dinas, wesel, giro, surat pribadi, surat
dinas, surat tercatat, dan sebagainya.

c. Klasifikasinya

10
d. Pemilahan selanjutnya, terutama surat-surat dinas dikelompokkan menurut surat kilat,
surat segera, sangat segera, dan biasa.

e. Kualifikasinya

Selanjutnya surat dikelompokkan menurut surat biasa, surat rahasia, surat sangat rahasia.

f. Urgensinya

Surat-surat dikelompokkan teleks, faksimile, telegram, radiogram, surat kawat.

Pengelompokan semacam ini maksudnya untuk membantu memudahkan dalam penanganan

selanjutnya; yaitu selain dapat diketahui ke mana surat itu harus disampaikan, tapi juga dapat
diketahui surat-surat yang penyampaiannya harus didahulukan.

2. Pembukaan sampul

Setelah surat-surat itu dipilah-pilahkan seperti di atas, selanjutnya dilakukan pembukaan

sampul. Semua surat-surat yang bersampul dibuka dengan teliti kecuali surat-surat rahasia dan
surat-surat pribadi. Langkah pembukaan surat yang paling baik hendaknya dilakukan seperti
berikut :

a. Surat yang bersampul tertutup memanjang, sebaiknya dibuka dengan menggunakan pisau.
Caranya yaitu letakkan surat itu di atas meja, bagian penutup amplop ada di sebelah atas.
Tindih surat dengan tangan kiri dan masukkan pisau ke dalam bagian penutup sampul,
kemudian dorong pisau sampai memotong tutup sampul surat. Yakinkan agar surat di dalam
jangan sampai terpotong.

b. Sampul yang tertutup melebar, sebaiknya dibuka dengan menggunakan gunting. Geserkan
surat yang ada dalam sampul ke arah bagian yang tidak akan digunting. Caranya yaitu dirikanlah
amplop surat, kemudian dihentak-hentakkan perlahan-lahan ke meja. Peganglah surat dengan
tangan kiri, selanjutnya dengan menggunakan tangan kanan, potonglah bagian ujung sampul
surat dengan gunting.

Saat ini telah tersedia alat pembuka amplop yang digerakkan secara elektronik yakni
pegawai hanya memasukkan ujung amplop yang akan dibuka, letakkan secara perlahan dan
pastikan tidak sampai merusak surat yang ada di dalamnya. Alat tersebut akan membuka
amplop surat tersebut dengan mudah dan cepat.

3. Mengeluarkan surat dari sampul

Langkah berikutnya yaitu mengeluarkan surat-surat dari masing-masing sampulnya yang telah
dibuka. Mengeluarkan surat dari dalam sampulnya harus dilakukan dengan hati-hati jangan

11
sampai surat itu terkoyak atau robek karena ada kemungkinan surat itu masih menyangkut ke
sampulnya. Cara yang baik, lakukanlah seperti berikut :

a. Untuk surat yang sampulnya terbuka memanjang, renggangkanlah bagian yang terbuka
dengan ibu jari kedua tangan, dan ambillah surat dari dalam sampulnya dengan jari-jari tangan
kanan. Pastikan bahwa semua surat yang ada dalam sampul telah dikeluarkan.

b. Untuk surat yang sampulnya melebar, tekanlah kedua sisi sampul dengan jari-jari tangan kiri
hingga bekas mengguntingnya terbuka. Balikkan amplop surat hingga bagian bekas
mengguntingnya ada di bagian bawah, kemudian ambillah surat dari dalam sampul. Pastikan
bahwa semua isi sampul telah dikeluarkan dengan baik, jangan sampai ada yang tertinggal.

4. Pembacaan surat

Surat-surat yang telah dikeluarkan dari sampulnya, kemudian dibaca dan diteliti apakah surat-
surat tersebut ada alamat dalamnya atau tidak, apakah surat-surat itu ditujukan kepada
pimpinan atau langsung kepada pejabat/unit yang menangani masalahnya, apakah surat-surat
itu ada lampirannya atau tidak, apakah surat itu terdiri dari satu lembar atau lebih dan
penelitian lain-lain yang ada kaitannya dengan surat tersebut.

Apabila surat itu ada alamat dalamnya, maka sampul surat dapat dipisahkan dan bila tidak ada
alamat dalamnya, maka sampul surat harus dilekatkan kepada surat tersebut dengan
menggunakan stapler. Selanjutnya diteliti apakah surat itu untuk pimpinan atau pejabat/unit
yang menangani masalahnya. Di samping itu diteliti apakah surat itu ada Iampirannya atau
tidak. Bila ada, agar dicocokkan dengan keterangannya dan bila Iampirannya ini ternyata tidak
sesuai, agar dicatat bahwa Iampirannya tidak sama. Demikian juga bila surat terdiri Iebih dari
satu lembar, agar diusahakan jangan sampai terpisah antara lembar yang satu dengan lembar
Iainnya.

5. Pencatatan surat

Surat yang sudah diolah seperti tersebut di atas, selanjutnya dicatat dalam buku agenda
menurut klasifikasi dan kualifikasi masing-masing surat. Di bawah ini contoh kolom dalam buku
agenda. Pencatatan surat sangat diperlukan untuk mempermudah pengendalian surat-surat
tersebut. Pencatatan surat masuk pada buku agenda dimulai dari nomor 1 pada bulan Januari
dan berakhir nomor terakhir dalam satu tahun, yaitu nomor terakhir pada tanggal 31
Desember. Pencatatan surat masuk selalu dilakukan pada setiap terjadi pemindahan dan
penyimpanan.

Instansi yang telah menerapkan Sistem Kearsipan Pola Baru, seperti Sekretariat Jenderal Dep.
Keuangan sarana pencatatan untuk surat penting berupa Kartu Kendall (KK); untuk surat biasa

12
pada Lembar Pengantar (LP); surat rahasia juga dicatat pada LP. Dalam kartu kendali akan
tercatat kapan suatu surat diproses, berapa lama, siapa yang memproses.

6. Pembagian surat

Setelah surat-surat dicatat dalam buku agenda atau Kartu Kendali seperti tersebut di atas,
kemudian surat-surat itu dikirim kepada pihak yang dituju oleh surat-surat tersebut. Surat
untuk pimpinan disampaikan kepada sekretaris pimpinan dan surat-surat untuk pejabat-
pejabat/unit yang dimaksudkan oleh surat, disampaikan kepada petugas atau sekretaris pejabat
yang bersangkutan. Untuk pengiriman, dilakukan lagi pencatatan dengan menggunakan buku
pengiriman/buku ekspedisi. Petugas/sekretaris pimpinan yang menerima surat harus
membubuhkan tanda terima pada buku ekspedisi.

Di Iingkungan Departemen Keuangan surat masuk ada yang melalui Bagian Penerimaan Surat
misalnya Biro Umum, Bagian Umum, Subbagian Tata Usaha dan ada yang Iangsung ditujukan ke
tempat Pimpinan misalnya Iangsung kepada Kepala Kantor, misalnya pejabat eselon I atau
eselon II Departemen tidak melalui Bagian Penerimaan Surat.

Berikut ini tata cara penanganan surat yang dilakukan oleh Sekretaris pimpinan atau
petugas/sekretaris pejabat, maka Iangkah-Iangkah yang perlu dilakukan oleh sekretaris
pimpinan atau petugas di unit-unit terkait, terutama mengenai pembukaan surat rahasia,
pembacaan, pencatatan, dan penyampaian, mengingat pemilahan, pembukaan surat-surat
biasa dan pengeluaran surat telah dilakukan oleh Bagian Penerimaan surat. Namun apabila
surat Iangsung disampaikan kepada Pimpinan/Pejabat dalam kantor tersebut harus
mengadakan pemilahan dan pembukaan dan pengeluaran surat dari sampulnya dilakukan oleh
Sekretaris Pimpinan/Pejabat dengan cara-cara seperti tersebut di atas.

BAB III

PERANAN MANAJEMEN KANTOR

Secara garis besar, pekerjaan di suatu instansi ada dua jenis pekerjaan/tugas yakni:

1. Tugas pokok disebut juga kegiatan substantif/operatif, yakni kegiatankegiatan yang secara
langsung mengenai tujuan organisasi. Oleh karena berhubungan langsung dengan tujuan
organisasi, maka tugas pokok masing-masing instansi berbeda satu dengan lainnya. Misalnya
pekerjaan pokok Direktorat Jenderal Bea dan Cukai adalah melakukan sebagian tugas
Departemen Keuangan di bidang pemungutan pajak negara dalam bentuk bea dan cukai serta
pungutan lainnya, berdasarkan kebijaksanaan yang ditetapkan oleh Menteri Keuangan, akan
berbeda dengan pekerjaan pokok unit lain di lingkungan Departemen Keuangan. Dengan

13
demikian maka tugas pokok tidak lain adalah pekerjaan yang menurut surat keputusan
mengenai tugas pokok, fungsi harus dilaksanakan.

2. Tugas Penunjang adalah kegiatan-kegiatan yang bersifat membantu, melayani, memudahkan

dan memperlancar tugas pokok. Biasanya pekerjaan administratif, misalnya penanganan
pegawai, keuangan, perlengkapan. Tugas Penunjang disebut juga pekerjaan perkantoran.
Pekerjaan Penunjang atau perkantoran di setiap unit sama.

BAB IV

PENERAPAN MANAJEMEN PADA PENGURUSAN INFORMASI

Berkat kemampuan teknologi informasi untuk menjangkau sumber-sumber informasi yang

begitu luas, dunia manajemen atau pekerjaan profesional dapat membuat keputusan atau
tindakan berdasar pada gambaran situasi yang up-to-date.

Dalam memperkirakan pengaruh teknologi informasi terhadap perkantoran ada beberapa

perspektif (harapan) yang perlu dipertimbangkan:

1. Implikasi umum (aspek sosial, ekonomi, dan sebagainya)

 Investasi di bidang teknologi mungkin akan menimbulkan persoalanpersoalan seperti

kebosanan, keterampilan berulang-ulang yang digunakan, serta kehilangan kepuasan
kerja.
 Pekerjaan perkantoran akan banyak mengalami perubahan.
 Pekerjaan-pekerjaan yang bersifat rutin cenderung diambil alih oleh mesin.
 Proses dan pengiriman informasi akan semakin cepat.
 Pekerjaan rutin kantor akan lebih efektif.
 Keluwesan pelayanan perkantoran dimungkinkan karena ditunjang oleh berbagai variasi
peralatan yang tersedia.
 Komunikasi bisnis internasional akan dilakukan oleh kantor-kantor kecil sekalipun.
2. Implikasi terhadap karyawan kantor

Keuntungan:

a. Mendorong untuk belajar keterampilan baru.

b. Pekerjaan-pekerjaan yang menjemukan dapat dialihkan ke mesinmesin.

c. Lebih mempermudah dan mempercepat penanganan informasi.

14
d. Lebih mudah dan cepat dalam memperbaiki kesalahan-kesalahan.

e Bertambahnya kesempatan dalam bidang pemeliharaan peralatan elektronik, programmer

dan rekayasa software.

f. Kesempatan untuk memperpendek hari kerja setiap minggu. 9. Lebih sedikit pekerjaan.

Kerugian:

a. Cenderung karyawan menjadi "machine-minders".

b. Masalah kesehatan sebagai ekses dari peralatan seperti layar, printer, dan sebagainya.

c. Kehilangan kontak personal, karena penyampaian informasi dilakukan oleh mesin.

d. Implikasi terhadap pemberi kerja.

e. Memerlukan waktu untuk perubahan dari sistem manual ke sistem elektronik.

f. Menimbulkan keresahan pada sementara karyawan pada tahap penerapan.

g. Tidak seluruh software yang tersedia pasti sepenuhnya memenuhi kebutuhan.

Keuntungan:

a. Penghematan biaya untuk gaji karena berkurangnya pegawai yang dibutuhkan.

b. Harga teknologi baru ini relatif murah.

c. Penghematan biaya ketatausahaan sebagai akibat penyimpangan data di- disk tidak
memerlukan ruang seluas filing cabinet.

d. Untuk pengambilan keputusan, data dapat diperoleh, diproses, disimpan, dan dicari secara
cepat.

e. Produktivitas meningkat secara cepat.

f. Keluwesan dalam bekerja karena adanya berbagai variasi peralatan untuk berbagai
keperluan.

g. Meningkatnya komunikasi antara para eksekutif secara individual dari kantornya.

BAB V

KEARSIPAN

15
A. PENGERTIAN ARSIP

Dalam rangka melaksanakan tugasnya, suatu instansi banyak sekali menerima surat dari luar, di
samping itu banyak sekali menggunakan kertaskertas dan peralatan tulis lainnya untuk
keperluan membuat surat. Oleh karena itu sebagian para ahli ada yang mengatakan bahwa
pekerjaan kantor adalah pekerjaan tulis-menulis, walaupun dalam kenyataannya pekerjaan
kantor tidak hanya tulis-menulis tetapi termasuk pekerjaan lainnya misalnya pekerjaan
menerima tamu, pelayanan telepon, mengatur ruangan kantor, dan lain-lain.

Dengan dilakukannya pekerjaan tulis-menulis, maka terciptalah surat-surat atau catatan-

catatan tertulis atau catatan lainnya. Catatan tersebut biasa dinamakan warkat yang dalam
bahasa Inggrisnya biasa dinamakan record. Secara definitif, yang dimaksud warkat adalah setiap
catatan tertulis atau bergambar yang memuat keterangan yang ada kaitannya dengan kegiatan
instansi yang dibuat untuk membantu ingatan. Atas dasar tersebut, maka yang termasuk arsip
(record) misalnya surat-surat, kuitansi, faktur, pembukuan, daftar gaji, bagan organisasi, foto-
foto, dan lain sebagainya.

Kegiatan penyimpanan informasi dalam bentuk arsip (filing) sering kurang diperhatikan,
padahal sangat penting dalam melaksanakan fungsi perencanaan, pengorganisasian,
penggerakan dan pengawasan dalam organisasi. Dapat dibayangkan bagaimana apabila surat
penting tidak diketemukan.

Pengertian arsip di Indonesia mempunyai tiga arti, yaitu arsip sebagai wadah, arsip sebagai
kegiatan, dan arsip sebagai kumpulan warkat. Yang dimaksudkan arsip sebagai wadah, yaitu
gedung Pemerintah atau tempat untuk menyimpan warkat-warkat, peraturan perundang-
undangan, dokumen-dokumen negara, dan naskah-naskah lainnya yang mengandung informasi
atau nilai sejarah sebagai akibat adanya penyelenggaraan administrasi pemerintahan atau
kehidupan kebangsaan dan dikelola berdasarkan suatu sistem tertentu.

Arsip sebagai kegiatan, adalah langkah-langkah atau usaha-usaha untuk mengelola kumpulan
warkat, peraturan perundang-undangan, dokumendokumen negara, dan naskah-naskah lainnya
yang mengandung informasi atau nilai sejarah sebagai akibat adanya penyelenggaraan
administrasi pemerintahan atau kehidupan kebangsaan berdasarkan suatu sistem tertentu.

Pengertian arsip sebagai kumpulan warkatlnaskah, dapat dipahami dari Undang-Undang Nomor
7 Tahun 1971 tentang Ketentuan-ketentuan Pokok Kearsipan dalam pasal 1 ayat (a) dan ayat
(b), disebutkan bahwa arsip adalah :

1. Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh lembaga-lembaga negara dan badan-badan
Pemerintah dalam bentuk corak apapun, baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok,
dalam rangka pelaksanaan kegiatan Pemerintah.

16
2. Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh badan-badan swasta dan/atau perorangan
dalam bentuk corak apapun, baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok, dalam rangka
pelaksanaan kehidupan kebangsaan.

B. PENGERTIAN FILING

Dengan dilaksanakan penyimpanan warkat, maka akan terdapat suatu pusat ingatan dan
sumber informasi bagi instansi yang akan dapat membantu melancarkan tugas-tugas dan
perkembangan instansi tersebut.

Mengingat pentingnya warkat sebagai alat pengingat bagi suatu instansi, maka dalam
pengetahuan perkantoran telah dikenal suatu motto yang mengatakan bahwa: "Orang bisa
lupa, tetapi warkat selalu ingat". Motto ini memberikan indikasi bahwa betapa pentingnya
peranan warkat. Sejalan dengan itu menunjukkan juga betapa pentingnya filing bagi suatu
instansi. Kegiatan filing merupakan "Pusat ingatan Organisasr.

Selain peranannya seperti disebutkan di atas, warkat itu juga perlu dipelihara dengan baik
karena mempunyai beberapa kegunaan bagi suatu instansi. Dalam pengetahuan perkantoran
kegunaan tersebut biasa dinamakan nilai. Warkat perlu dipelihara sebaik-baiknya karena
mempunyai banyak kegunaan. Di Amerika Serikat, kegunaan itu biasa disebut dalam singkatan
ALFRED yaitu administrative value (kegunaan administrasi), legal value (kegunaan hukum), fiscal
value (kegunaan di bidang keuangan), research value (kegunaan penelitian), educational value
(kegunaan pendidikan) dan documentary value (kegunaan dokumentasi).

Dalam pasal 3 Undang-Undang Nomor 7 Tahun 1971 antara lain dirumuskan bahwa tujuan
kearsipan adalah untuk menjamin keselamatan bahan pertanggungjawaban nasional tentang
perencanaan, pelaksanaan dan penyelenggaraan kehidupan kebangsaan serta menyediakan
bahan pertanggungjawaban tersebut bagi kegiatan pemerintahan.

2. SISTEM FILING

Sistem filing yang biasa digunakan ada lima macam yaitu :

· Sistem Abjad;

· Sistem Geografis;

· Sistem Kronologis;

· Sistem Nomor;

· Sistem Subjek.

17
BAB VI

PERENCANAAN PEKERJAAN KANTOR

1. Tugas pokok disebut juga kegiatan substantif/operatif, yakni kegiatankegiatan yang secara
langsung mengenai tujuan organisasi. Oleh karena berhubungan langsung dengan tujuan
organisasi, maka tugas pokok masing-masing instansi berbeda satu dengan lainnya. Misalnya
pekerjaan pokok Direktorat Jenderal Bea dan Cukai adalah melakukan sebagian tugas
Departemen Keuangan di bidang pemungutan pajak negara dalam bentuk bea dan cukai serta
pungutan lainnya, berdasarkan kebijaksanaan yang ditetapkan oleh Menteri Keuangan, akan
berbeda dengan pekerjaan pokok unit lain di lingkungan Departemen Keuangan. Dengan
demikian maka tugas pokok tidak lain adalah pekerjaan yang menurut surat keputusan
mengenai tugas pokok, fungsi harus dilaksanakan.

2. Tugas Penunjang adalah kegiatan-kegiatan yang bersifat membantu, melayani, memudahkan

dan memperlancar tugas pokok. Biasanya pekerjaan administratif, misalnya penanganan
pegawai, keuangan, perlengkapan. Tugas Penunjang disebut juga pekerjaan perkantoran.
Pekerjaan Penunjang atau perkantoran di setiap unit sama.

BAB VII

PERENCANAAN RUANG KANTOR

a. Perencanaan Perkantoran (Office Planning), meliputi perencanaan tentang:

- Perencanaan gedung, yang meliputi: letak gedung dan bentuk gedung

- Tata suara

- Tata warna

- Tata ruang kantor

- Ventilasi

- Penerangan/cahaya

- Metode-metode dan standarisasi pekerjaan kantor

- Perlengkapan perabotan kantor dan peralatan kantor

18
- Anggaran (Budgeting) perkantoran

b. Pengorganisasian Perkantoran (Office Organizing)

Pengorganisasian menghubungkan berbagai macam fungsi suatu organisasi serta orang atau
pelaksana yang melaksanakan fungsi-fungsi organisasi tsb.

c. Pengawasan Perkantoran

Objek pengawasan dalam bidang manajemen perkantoran meliputi:

- Kualitas pekerjaan kantor

- Waktu pekerjaan kantor

- Metode-metode dan standarisasi pekerjaan kantor.

- Biaya perkantoran

- Alat perlengkapan dan perabotan kantor

- Pelayanan kantor

- Pengawasan dokumentasi.

2. Sarana/Fasilitas Kerja Perkantoran

Sebagaimana telah diuraikan dimuka, bahwa kantor adalah keseluruhan ruang dalam suatu
bangunan, di mana dilaksanakan tata usaha atau dilakukan aktivitas-aktivitas manajemen
maupun berbagai tugas dinas lainnya.

Berdasarkan pengertian di atas, apabila dikembangkan menjadi perkantoran berarti yang

dimaksud di sini adalah “kantor beserta semua sarana yang saling terkait di dalamnya”, yaitu:

a. Lokasi

Faktor-faktor yang perlu diperhatikan menentukan lokasi kantor, antara lain:

Faktor lingkungan tetangga.

Faktor dekat.

Faktor harga.

Faktor dekat labour market.

Faktor jalan keluar masuk pegawai.

19
Faktor keamanan.

BAB VIII

PERENCANAAN UNTUK PERLENGKAPAN DAN MESIN-MESIN KANTOR

1. Peralatan/Perlengkapan Kantor (Offiece Supplies) Peralatan/perlengkapan

adalah alat atau bahan yang digunakan untuk membantu pelaksanaan pekerjaan

kantor, sehingga menghasilkan suatu pekerjaan yang diharapkan selesai lebih

cepat, lebih tepat, dan lebih baik.

a) Peralatan/perlengkapan dilihat dari bentuknya

- Berbentuk lembaran

- Berbentuk non lembaran

- Berbentuk buku

b) Peralatan/perlengkapan dilihat dari penggunaannya

- Barang habis pakai

- Barang tidak habis pakai

2. Mesin-Mesin Kantor (Office Machine)

3. Mesin Komunikasi Kantor

4. Perabot Kantor (Office Furniture)

5. Interior Kantor (Office Arrangement)

6. Tata Ruang Kantor (Office Lay Out)

BAB IX

PERENCANAAN LINGKUNGAN FISIK KANTOR

Faktor yang mempengaruhi tata ruang kantor

20
a) Sistem pencahayaan/penerangan Ada empat jenis pencahayaan:

Natural lighting= sinar matahari, Task lighting, Ambient lighting= lampu-lampu langit-langit,
Accent lighting=daerah-daerah tertentu

Sistem pencahayaan/penerangan ada empat:

1. Penerangan direct

2. Penerangan semi direct

3. Penerangan indirect

4. Penerangan semi indirect

a) Sistem warna

Menurut Darul Amin Jemmy, warna-warna yang lembut akan cocok dengan suasana kerja,
diantaranya: abu-abu cerah, krem, warna gading (broken white), dan warna lainnya yang
memiliki tingkat pantul cahaya yang dianjurkan.

BAB X

PERENCANAAN GEDUNG DAN PENEMPATAN KANTOR

Faktor-faktor Yang Mempengaruhi Pemilihan Lokasi Kantor

Ada tiga faktor yang mempengaruhi pemilihan lokasi kantor (Kallaus,1987: 365), yaitu:

1. Biaya untuk ruang kantor

2. Biaya pemeliharaan dan keamanan gedung
3. Meningkatkan produktivitas dan meningkatkan moral karyawan melalui lingkungan
kerja yang lebih baik.
1) Ruang kantor terbuka

Adalah ruangan dimana semua kegiatan karyawan dilakukan bersama-sama

dalam satu ruangan tanpa dipisahkan oleh tembok ataupun penyekat dari kayu

a) Keuntungan

- Mudah merubah ruangan

- Mudah dalam berkomunikasi

21
- Mudah dalam pengawasan

- Menghemat penggunaan

- Memudahkan penempatan, penggunaan dan perawatan peralatan kerja

- Cahaya mudah masuk dan udara mudah beredar, sehingga suasana lebih segar

b) Kerugian

- Sulit melakukan pekerjaan rahasia

- Kebisingan akan membuat konsentrasi kerja terganggu

- Karyawan kurang leluasa dalam hal menyangkut pribadi

2) Ruang kantor tertutup

Ruangan dipisahkan oleh tembok-tembok atau penyekat yang terbuat dari kayu

a) Keuntungan

- Pekerjaan yang sifatnya rahasia dapat terjaga

- Pimpinan maupun karyawan dapat bekerja lebih tenang, karena terhindar

dari kebisingan

- Karyawan lebih leluasa dalam bekerja

b) Kerugian

- Pengawasan lebih sulit karena terhalang oleh penyekat

- Cahaya sulit masuk dan udara lebih sulit beredar sehingga suasana lebih pengap dan gerah.

- Perubahan tempat lebih sulit dilakukan

3) Ruang kantor semi tertutup

Ruangan yang disekat hanya setinggi 1,5 meter.

a) Keuntungan: menjaga privasi kerja

b) Kerugian: perubahan tempat lebih sulit dilakukan

c) Pedoman pembuatan tata ruang kantor

22
BAB XI

STANDAR-STANDAR PERKANTORAN : PENGAWASAN FORMULIR DAN PERLENGKAPAN

A. Tujuan pengawasan

beberapa tujuan pengawasan administrasi kantor menurut Odgers (2005) adalah :

1 Meningkatkan kinerja organisasi secara kontinu, karena kondisi persaingan usaha yang
semakin tinggi menuntut organisasi untuk setiap saat mengawasi kinerjanya.

2 Meningkatkan efesiensi dan keuntungan bagi organisasi dengan menghilangkan pekerjaan

yang tidak perlu atau mengurangi penyalahgunaan alat atau bahan.

3 Menilai derajat pencapaian rencan kerja dengan hasil actual yang dicapai, dan dapat di
pakai sebagai dasar pemberian kompensasi bagi seorang pegawai.

4 Mengkoordinasikan beberapa elemen tugas atau program yang dijalankan.

5 Meningkatkan keterkaitan terhadap tujuan organisasi.

Formulir atau sering disebut form saja adalah sehelai kertas cetak yang memuat informasitetap
serta ruang kosong untuk informasi variabel.Informasi tetap adalah informasi dari instansi
pembuat formulir yang ingin disampaikan pada pengguna formulir. Informasi variabel adalah
informasi yang diharapkan oleh instansi pembuat formulir dari pengguna formulir mengenai
data dirinya.

Ada banyak sekali macam formulir-formulir yang dipergunakan dalam kantor, secara
keseluruhan di kelompokkan menjadi 2 yaitu :

Formulir intern yaitu formulir yang digunakan dalam lingkungan perusahaan sendiri, misalnya
order penjualan

Formulir ekstern yaitu formulir yang digunakan untuk pihak luar perusahaan, misalnya order
pembelian

BAB XII

PENGAWASAN KUALITAS DAN TURUN NAIKNYA PEKERJAAN KANTOR

Hubungan Karyawan dengan Lingkungan Kantor

23
MEMBANGUN MOTIVASI KARYAWAN

Rahasia suasana kerja yang kondusif adalah komunikasi yang efektif. Rahasia komunikasi yang
efektif adalah kepemimpinan yang efektif. Rahasia pemimpin yang efektif adalah bukan seorang
pemimpin yang mampu menunjukkan potensi dirinya tetapi seorang pemimpin yang bisa
membuat seluruh karyawan mampu menunjukkan potensinya.

Seorang pemimpin harus mempunyai kemampuan untuk perencanaan, mengorganisasikan

seluruh sumber daya perusahaan, menggali seluruh kakuatan dan menggerakannya untuk
mencapai tujuan secara efektif dan efesien. Pada prinsipnya karyawan yang bahagia dan
mempunyai motivasi kerja tinggi adalah karyawan yang merasa puas. Karyawan yang puas
adalah karyawan yang terpenuhi kebutuhannya.

SUPERVISI PERKANTORAN

Penyedia atau supervisor adalah seorang yang menaksirkan kebijakan dan prosedur, serta
mengawasi tugas-tugas kelompok agar mencapai hasil optimal.

Tugas supervisor

Memimpin aktivitas dalam kelompok

Mengembangkan bawahan

Mendelegasikan tugas pada orang lain

Tanggung jawab supervisor

Pada prinsipnya supervisor adalah seseorang yang mempunyai posisi sentral, artinya secara
vertikal bekerjasama dengan atasan dan juga bawahan, secara horisontal harus bekerja sama
atau melakukan koordinasi dengan bagian-bagian lain yang selevel. Pekerjaan supervisor
sangatlah kompleks. Banyak sekali masalah-masalah yang dihadapi dalam menjalankan
tugasnya.

Mengingat beritu kompleksnya tugas dan masalah yang dihadapi supervisor oleh karena itu
kualifikasi menjadi supervisor harus memenuhi persyaratan yang dibutuhkan antara technical
skill dan personal skill.

Technical skill (keterampilan teknis)

Adalah keterampilan yang berhubungan dengan bidang pekerjaannya. Untuk bidang

perkantoran misalnya :

- Kemampuan membuat perencanaan kerja kantor

24
- Pengelolaan administrasi

- Merancang metode dan prosedur kerja

- Menetapkan standar kerja

- Evaluasi kerja

- Pengadaan dan pengalokasian peralatan kantor

- Merancang dan mengelola formulir dan dokumen-dokumen perkantoran

- Kemampuan manajerial

- Kemampuan mengembangkan metode efektif

- Kemampuan merencanakan dan melaksanakan ide

- Kemampuan mengelola bawahan

- Personal skill (keterampilan personal)

Adalah kemampuan dalam hal pengelolaan diri dan orang lain atau kepribadian. Keterampilan
personal dikelompokkan menjadi 2 yaitu :

Keterampilan interpersonal yaitu kemampuan mengelola diri sendiri

Kemampuan intrapersonal yaitu kemampuan dalam berinteraksi dengan orang lain

SUPERVISI EFEKTIF

Ada 6 cara sederhana untuk menjadi supervisi efektif :

1. Membangun moral dan sikap mental karyawan adalah dasar utama membangun motivasi
karyawan.

2. Mempersiapkan menghadapi perubahan

perubahan visual

Perubahan pola pikir

Perubahan sikap mental

3. Membangun kualitas diri.

Analisis kejadian

25
 Cari kualitas diri dari kejadian positif

4. Peneguhan yaitu dengan pemberian penghargaan atau reward

5. Buat tantangan

6. Fokus pada tujuan

Buatlah skala prioritas dari masing-masing sasran yang akan dicapai.

Terapkan manajemen waktu dengan menbuat time, scheduleatau jadwal waktu

kegiatan.

BAB XIII

PENGWASAN KUANTITAS PROSEDUR PERKANTORAN

organisasi melakukan pengawasan untuk meningkatkan efisiensi dan efektifitas sebuah aktifitas
kerja di kantor pada rentang waktu tertentu. Untuk menghasilkan pengukuran yang baik,
evaluasi harus didasarkan pada data yang akurat. Kontrol terhadap kualitas mencakup evaluasi
atas keakuratan pekerjaan yang dilakukan, dan kontrol kuantitas lebih mengarah pada
kuantifikasi komponen-komponen evaluasi agar tujuan yang ditetapkan dapat tercapai.

Teknik Pengawasan Kualitas

Beberpa cara atau teknik yang dapat dilakukan dalam melakukan pengawasan kualitas (Leonard
dan Hilgert 2004) adalah :

1. Inspeksi total, berupa pengecekan menyeluruh terhadap seluruh unit kerja atau tugas
yang dilakukan oleh pegawai dan menjelaskan apakah standart kualitas minimum sudah
tercapai, dan bila belum, bagaimana memperbaikinya. Namun teknik ini kurang efektif jika
frekuensinya terlalu sering, apalagi tanpa alasan yang kuat, karena pegawai akan merasa terlalu
diawasi sehingga membuat suasana kerja tidak kondusif.

2. Pengecekan pada area tertentu, dilakukan melalui pengecekan kinerja pegawai di suatu
departemen atau divisi tertentu, seperti departemen keuangan, yang dilakukan secara periodik.
Penggunaan komponen statistk akan menambah validitas data yang diperoleh dalam fungsi
pengawasan.

3. Pengontrolan kualitas dengan statistik. Apabila inspeksi total belum diperlakukan

pengecekan pada divisi tertentu tidak terlalu akurat, manajer administrasi dapat menggunakan

26
teknik ini dengan memakai data yang berbasis sample yang dipilih untuk memfaliditas dan
realibilitas hasil pengukuran.

4. Kesalahan nihil, merupakan teknik prefentif terhadap potensi kesalahan yang dilakukan
oleh pegawai sejak pertama kali mengerjakan tugasnya. Hal ini juga dapat memotifasi pegawai
untuk selalu bebas dari kesalahan. Ketika teknik ini diterapkan, mereka seyogyanya diberikan
imbalan yang setimpal atas tiadanya kesalahan yang dilakukan dan peningkatan kinerja yang
telah dilakukan.

BAB XIV

PENGAWASAN KUANTITAS METODE PERKANTORAN

METODE PENGAWASAN ALTERNATIF

Beberapa isu strategi perlu dipertimbangkan oleh Manajer Administrasi dalam melaksanakan
fungsi pengawasan, seperti tujuan dari pelaksanaan control, keprcayaan terhadap system
control, sikap manajer dan pegawai, frekuensi pelaksanaan, dan sumber juga data yang
digunakn untuk pegawai. Selain dua pengawasan di atas, Cascio (2003) juga mengajukan dua
metode pengawasan alternative, yaitu:

1. Behavior – oriented rating methods, yang merupakn metode penilain kinerja yang
berorientasi pada perilaku pegawai, dengan membandingkan kinerja karyawan yang satu
dengan yang lain. Ada 4 teknik yang dapat digunakan:

v Teknik deskripsi. Penilai memberikan deskripsi terhadap bawahanya mengenai kekuatan,

kelemahan, dan potensi dari pegawai yang dinilai.

v Teknik ranking, dengan menyebutkan pegawai nama yang berkinerja paling bagus.

v Behavioral checklist, yaitu teknik yang menyediakan daftar perilaku yang berkaitan dengan
pekerjaan, dan tugas penilai adalah memilih pernyataan mana yang sesuai dengan kondisi kerja
pegawai.

v Behaviorally anchored rating scales (BARS), merupakan variasi dari teknik sebelum
keuntungan utama dari teknik ini adalah adanya pendeskripsian perilaku mana yang dapat
dikategorikan sebagai prestasi kerja yang memuaskan, sedang-sedang saja dan kurang
memuaskan.

2. Resulst –oriented rating methods, merupakan metode yang menitik bertakan pada hasil
dari kerja yang dibebakan kepada pegawai. Ada 2 teknik yang digunakan, yaitu

27
v Management by objectives, yang didasarkan pada penetapkan tujuan bagi organisasi secara
keseluruhan, bagi masing-masing departemen atau divisi, maupun masing-masing pegawai.

v Work planning dan review, menitikberatkan pada periodisitas penilaian rencana kerja oleh
tim penilai dan bawahan untuk mengidentisifikasi tujuan yang tercapai, masalah yang harus
dipecahkan, dan traning yang diperlukan.

BAB XV

ORGANISASI KANTOR

Organizing merupakan fungsi yang sangat penting dalam manajemen.kemampuan untuk

mengorganisasikan secara efektif,sangat besar nilainya dalam hal
mengembangkanperusahaan.organisasi adalah suatu sistem usaha kerjasama dari suatu
kelompok orang untuk mencapai tujuan bersama.struktur organisasi adalah susunan
keseluruhan yang menunjukan hubungan antar fungsi – fungsi berdasarkan otoritas dan
tanggung jawab atas masing – masing fungsi dalam organisasi.Membuat stuktur organisasih
harus memperhatikan fungsi-fungsi yang ada dalam organisasih , baru kemudian menentukan
personil yang melaksanakan funsi-fungsi tersebut. Funsi-fungsi dalam organisasi biasanya
bersifat lebih permanen , sedangkan personilnya cenderung berubah atau berganti-ganti sesuai
dengan berjalannya waktu.

struktur organisasi kantor

Kantor adalah pusat administrasi perusahaan dalam menjalankan operasinya. Dalam membuat
struktur organisasi ada beberapa hal yang harus diperhatikan yaitu :

1. Merumuskan tujuan usaha

2. Analisis pekerjaan kantor

3. Pembagian tugas

Selanjutnya dalam membuat struktur organisasi kantor sangat dipengaruhi oleh bagaimana
sebuah perusahaan menempatkan manajemen perkantoran di dalam pelaksanaan kegiatannya.
Penempatan manajemen perkantoran itu sendiri sangat dipengaruhi oleh :

· Apa jenis usaha kita. Jenis usaha yang berbeda akan mempunyai fungsi-fungsi yang
berbeda pula, sehingga struktur organisasi kantornya juga akan berbeda.

28
· Pentingnya penilaian top manager terhadap manajemen perkantoran

· Luas cakupan perkantoran dalam suatu organisasi. Besar kecilnya suatu organisasi akan
sangat mempengaruhi jumlah pekerjaan yang menjadi tanggung jawab dari bagian perkantoran

Struktur organisasi kantor dibagi dalam 4 bagian yaitu :

· Analisis sistem

· Pemroses data

· Pemroses kata

· Jasa kantor

Kantor dibagi dalam 4 divisi masing-masing adalah :

1. Fasilitas fisik

2. Services

3. Pengawasan kantor

4. Personil kantor

PENGORGANISASIAN PEKERJAAN KANTOR

Pekerjaan kantor ada pada seluruh bagian dalam perusahaan. Masalah yang sering timbul
adalah bagaimana mengorganisasikan pekerjaan tersebut agar bisa berjalan dengan lancar.
Pengorganisasian pekerjaan kantor dibedakan menjadi 2 jenis yaitu sentralisasi dan
desentralisasi.

Sentralisasi

Sentralisasi atau asas pemusatan artinya semua kegiatan administrasi atau perkantoran di
pusatkan di suatu tempat dan di pimpin oleh seorang office manager. Misalnya untuk kegiatan
pengarsipan surat seluruh bagian di dalam perusahaan dilaksanakan secara terpusat dibagian
arsip.

Kelebihan atau keuntungan sentralisasi adalah :

· Pengawasan administrasi lebih mudah

· Penggunaan peralatan lebih optimal

29
· Pekerjaan senantiasa selalu disempurnakan

· Metode kerja dapat diterapkan secara seragam

· Spesialisasi kerja dapat dilaksanakan

Kelemahan sentralisasi adalah :

· Penumpukan pekerjaan pada sautu bagian

· Kurang praktis karena semua pekerjaan administrasi tergantung pada satu bagian saja.

· Jika letak setiap divisi berjauhan, sentralisasi sangat sulit untuk dilaksanakan.

Desentralisasi

Desentralisasi atau asas pemencaran artinya semua kegiatan administrasi atau perkantoran
diserahkan ke manajer fungsional. Jadi kegiatan perkantoran dilaksanakan pada masing-masing
bagian dan dipimpin oleh masing-masing manajer fungsional.

Kelebihan atau keuntungan desentralisasi adalah :

· Urutan penyelesaian pekerjaan dapat dilakukan dengan skala prioritas sesuai dengan
tingkat kepentingan dari masing-masing bagian.

· Hemat waktu

· Karyawan bersifat generalis. Artinya setiap orang bisa mengerjakan setiap pekerjaan yang
harus di kerjakan dalam kantor.

Kelemahan desentralisasi adalah :

· Pengawasan administrasi kurang optimal

· Penggunaan peralatan kurang optimal

· Tidak adanya keseragaman kerja

BAB XVI

PENGORGANISASIAN KANTOR PEMBAGIAN KERJA DAN ORANG-ORANG

SISTEM KERJA

30
Ada beberapa fungsi di dalam organisasi, dimana setiap bagian mempunyai aktifitas dan
deskripsi kerja masing-masing yang berbeda-beda. Namun sesungguhnya setiap bagian harus
saling terintegrasi guna mencapai tujuan yang lebih optimal. Bagian perkantoran merupakan
pusatnya data dan informasi, jadi bagian perkantoran merupakan bagian yang sangat strategis
dan taktis untuk menjadi support system untuk bagian-bagian yang lain. Mendongkrak
performance perusahaan bisa dimulai dari sistem didalam administrasi perkantoran.

Bagian yang paling kecil dari sistem adalah metode kerja. Kumpulan atau serangkaian dari
metode kerja disebut prosedur kerja. Beberapa prosedur kerja akan terhimpun dalam sebuah
subsistem yang juga merupakan dari sistem.

Sebuah sistem yang baik, memiliki karakter antara lain sebagai berikut :

 Sistematis. Sebuah sistem harus memiliki keterkaitan yang logis, mudah dimengerti dan
dipahami, sehingga mudah di ikuti atau dilakukan.
 Fungsional. Sebuah sistem yang baik adalah sistem yang dapat mendukung setiap
bagian dalam mencapai tujuan organisasi agar mampu memberdayakan segala
sumberdaya secara optimal.
 Sederhana. Sebuah sistem yang baik adalah tidak terlalu rumit tetapi sederhana dan
mudah dilaksanakan.
 Fleksibel dan adaptif. Sistem yang baik haruslah fleksibel dan adaptif, mengingat
seringnya terjadi perubahan-perubahan yang terjadi di luar kendali. Sehingga sistem
yang fleksibel akan mudah untuk di lakukan.
Dengan adanya sistem yang baik maka secara signifikan akan memberikan manfaat yang
banyak antara lain :

 Aktifitas kerja menjadi l-ebih lancar

 Hasil kerja menjadi lebih optimal
 Efisiensi biaya menjadi lebih baik
 Perencanaan kerja lebih mudah
 Pengendalian biaya dan pekerjaan lebih terarah
 Pengawasan kerja menjadi lebih baik

Contoh beberapa sistem pada organisasi atau perusahaan adalah sistem pada tingkatan
operasional, sistem pada tingkatan manajemen, sistem pada tingkatan strategis dan sistem
pada tingkatan perkantoran.

PERENCANAAN PEKERJAAN KANTOR

31
Perencanaan adalah proses kegiatan yang meliputi menentukan tujuan dan menentukan cara
pencapaian tujuan tersebut. Agar kegiatan dalam bekerja berjalan secara baik maka selain
perencanaan perlu dilakukan pengawasan atau pengendalian yaitu dengan membuat standar
kerja atau standard operation procedure (SOP).

Tujuan dalam pekerjaan perkantoran harus dirumuskan terlebih dahulu oleh manajer kantor.
Tujuan organisasi ditentukan oleh dewan direksi kemudian tujuan-tujuan setiap bagian,
termasuk dalam pekerjaan perkantoran, harus di tentukan oleh fungsi manajerial masing-
masing.

Secara keseluruhan perencanaan pekerjaan kantor meliputi :

· Merumuskan tujuan

· Menetapkan kebijakan-kebijakan

· Menetapkan metode yang terbaik

· Mendesain prosedur

Contoh dari perencanaan pekerjaan kantor :

· Tujuan

· Metode yang digunakan

· Prosedur yang dilakukan

Langkah-langkah perencanaan pekerjaan kantor :

· Pekerjaan apa yang akan dikerjakan

· Cara atau metode mana yang akan dipakai

· Bagaimana urut-urutan mengerjakannya

· Kecakapan apa yang dibutuhkan untuk mengerjakannya

PENETAPAN TUJUAN

Agar tujuan bisa direalisasikan dengan baik maka tujuan harus bersifat SMART, yaitu akronim
dari specific (spesifik), measureable (terukur), achievable (dapat dicapai), realistic (masuk akal),
dan timing (penetapan waktu harus jelas. Artinya tujuan yang ditetapkan itu harus jelas, tidak

32
bersifat umum. Tujuan yang ditetapkan harus dapat diukur, tujuan itu dianggap tercapai
ukurannya apa, misalnya seluruh karyawan administrasi telah mengikuti training.

Persiapan awal dalam penetapan tujuan, baik jangka pendek maupun jangka panjang adalah :

1. Kumpulkan semua informasi pendukung, seperti daftar kegiatan-kegiatan, laporan-

laporan, proyek-proyek serta masukan-masukan dari berbagai pihak.

2. Padukan informasi ini dengan kalender atau bagan perencanaan waktu.

3. Catat peristiwa-peristiwa penting kedepan yang sekirannya berpengaruh terhadap tujuan

yang akan ditetapkan.

4. Proyeksikan kendala-kendala dalam pencapaian tujuan dan buat alternatif solusinya.

5. Selanjutnya buatlah draft disertai dengan skedul waktu.

6. Analisislah dan kaji berulang sebelum anda menetapkan tujuan.

METODE KERJA

Metode kerja atau cara kerja didalam kantor sangat menentukan efisiensi kerja. Jika telah
menemukan cara atau metode kerja yang terbaik lalu dibakukan. Artinya cara kerja tersebut
ditetapkan sebagai metode. Kerja yang disepakati untuk dipakai didalam perusahaan tersebut.
Tentu saja sesudah di uji terlebih dahulu bahwa metode tersebut memang merupakan metode
terbaik. Ukuran terbaik biasanya dengan menilai tingkat kecepatannya atau tingkat efisiensinya.

Sebuah kantor yang mempunyai metode kerja yang baik efisiensinya sangat signifikan
dibandingkan dengan kantor yang tidak menerapkan atau bahkan tidak peduli dengan metode
kerja yang dipakai oleh stafnya. Khususnya dalam penghematan waktu kerja kantor. Jika
perusahaan mempunyai banyak cabang, metode kerja yang di anggap paling baik akan
dibakukan dan diajarkan pada seluruh kantor cabang, sehingga semua kantornya akan
menggunakan metode kerja yang sama.

PROSEDUR KERJA

Prosedur adalah serangkaian dari tahapan-tahapan atau urutan dari langkah-langkah yang
saling terkait dalam menyelesaikan suatu pekerjaan. Prosedur kerja membuat perkejaan kantor
dapat di laksanakan lebih lancar. Sehingga waktu penyelesaian lebih cepat . prosedur kerja juga
memberikan pengawasan lebih baik tentang apa dan bagaimana suatu pekerjaan telah

33
dilakukan . prosedur kerja menjadikan setiap bagian berkoordinasi dengan bagian yang lain.
Dengan adanya prosedur kerja maka pekerjaan dapat dikendalikan dengan baik, dan tentu saja
hal tersebut akan membuat penghematan yang besar bagi perusahaan.

Prinsip-prinsip prosedur perkantoran :

Sebuah prosedur kerja yang baik prinsipnya adalah sederhana, tidak terlalu rumit dan berbelit-
belit. Prosedur kerja yang baik akan mengurangi beban pengawasan karena penyelesaian
pekerjaan telah mengikuti langkah-langkah yang ditetapkan. Pembuatan prosedur kerja harus
memperhatikan pada arus pekerjaan. Prosedur kerja harus dibuat fleksibel, artinya bisa
dilakukan perubahan jika terjadi hal-hal yang sifatnya mendesak. Prosedur kerja ditetapkan
dengan memperhatikan penggunaan alat misalnya mesin agar optimal dan prosedur kerja harus
menunjang pencapaian tujuan.

EVALUASI PROSEDUR

Perbaikan atau penyederhanaan dalam pelaksanaan pekerjaan perkantoran harus selalu

dilakukan untuk menemukan prosedur yang terbaik. Baik metode atau prosedur harus selalu
dilakukan perbaikan setelah melakukan evaluasi terlebih dahulu.

Dasar yang digunakan sebagai pertimbangan dalam evaluasi adalah efesiensi dalam hal waktu,
usaha dan biaya. Jika berdasarkan hasil evaluasi dinyatakan tidak efisien maka selanjutnya perlu
tindakan. Dari hasil evaluasi prosedur menghasilkan simpulan 3 hal yaitu :

1. Prosedur dipertahankan

2. Prosedur disederhanakan

3. Prosedur diperbaiki

PENYEDERHANAAN

Sebuah perusahaan penerbitan dengan melakukan penyederhanaan prosedur dapat

menghemat ratusan juta dalam satu tahun. Penyederhanaan prosedur meliputi memperpendek
tahapan, mempermudah pelaksanaan, mengurangi sebagian dari tahapan yang biasanya
dilakukan.

Contoh penyederhanaan prosedur kerja misalnya prosedur pengarsipan disederhanakan

meliputi :

1. Mengumpulkan nota menurut kronologi waktu.

2. Mencatat seri nota dalam buku besar.

34
3. Mencatat jenis dan jumlah barang yang dipesan.

4. Mencatat lokasi pengiriman barang

5. Menyimpan nota dalam box file sebagai arsip

PERBAIKAN PROSEDUR

Langkah-langkah perbaikan prosedur :

1. Temukan permasalahannya

2. Kumpulkan data-data pendukung

3. Temukan prosedur yang lebih baik

4. Lakukan uji coba untuk prosedur baru tersebut

5. Evaluasilah apakah prosedur baru tersebut benar-benar lebih baik

6. Jika sudah lebih baik lalu bakukan

Ingat suatu perubahan sering menghadapi tantangan atau penolakan. Untuk menghindari hal
tersebut yang perlu dipersiapkan adalah :

· Lakukan perubahan secara bertahap.

· Lihat situasi dan sikap karyawan.

· Jangan dipaksakan,dan bila perlu informasikan lebih awal.

· Jika perlu mereka dilibatkan dalam perubahan prosedur

STANDAR KERJA

Standar kerja adalah perilaku atau hasil minimum yang di harapkan dapat dicapai oleh seluruh
karyawan kantor misalnya standar berpakaian, standar hasil kerja, standar pekerjaan, dan lain
sebagainya. Tujuan penetapan standar kerja adalah untuk pengendalian agar pekerja kantor
efisien, untuk pengawasan terhadap perilaku atau hasil kerja terhadap pekerjaan kantor yang
dilakukan oleh para pegawai kantor.

Hal-hal yang harus diperhatikan dalam penetapan standar kerja adalah :

35
· Standar kerja harus spesifik dan terukur

· Standar kerja harus realistik dan dapat dicapai

· Standar kerja dikembangkan dengan mempertimbangkan masukkan karyawan

· Standar kerja harus fleksibel terhadap perubahan

BAB XVII

OTORITAS DAN HUBUNGAN-HUBUNGAN ORGANISASI

Lanjutan Tentang Hubungan dan Otorisasi Organisasi

Dalam otoritas dan hubungan-hubungan organisasi diperlukan tahapan-tahapan yang terdiri

dari kajian sebagai berikut:

1. Tanggung jawab

Apabila seorang bawahan didelegasikan suatu otoritás untuk melaksanakan suatu pekerjaan
tertentu, maka diciptakan suatu kewajiban untuk melaksanakannya. Penerimaan kewajiban mi
disebut tanggungjawab. Kadang-kadang tanggungjawab berupa suatu daftar tugas-tugas. ini
dapat diserahkan, tetapi seperti telah dijelaskan sebelurnnya, paksaan atau persuasi untuk
melaksanakan tugas-tugas timbul dari otoritas, yang ini merupakan alat perantara melalui
seorang manajer bekerja.

Tanggungjawab adalah suatu kewajiban untuk melaksanakan suatu tugas dan untuk apa
seseorang dapat dipertanggungjawabkan dalam pelaksanaan suatu tugas yang diserahkan.
Artinya. tanggungjawab dapat dipandang sebagai terdiri atas dua bagian: (1) kewajiban untuk
memperoleh hasil-hasil. dan (2) pertanggungjawaban kepada seorang supervisor — pemberi
delegasi otoritas.

2. Otoritas lini dan otoritas staf

Ada 2 tipe otoriotas yang penting, yakni 1, lini dan 2 staf, Semua anggota dalam unitnya, tetapi
ada pengecualian-pengecualian tertentu, seperti yang akan dibicarakan. Menurut
sifatnya,hubungan otoritas merupakan suatu Jenis hubungan atasan bawahan, membentuk
“suatu lini/jalur” dan puncak sampai kepada dasar struktur organisasi. ini adalah otoritas yang
dipergunakan untuk mencapai secara langsung tujuan-tujuan perusahaan yang penting.

3. Otoritas Staf Penasihat

36
• Kata “staf” menurut Webster berarti “suatu tongkat yang dibawa dalam tangan untuk
memberi bantuan”. Karena itu, otoritas staf berhubungan dengan bantuan, dan pengertian ini
merupakan pengenalan dan kegunaan yang pertarna yang diberikan oleh otoritas staf.
Kebanyakan daripada bantuan ini berupa pemberian ñasihat saran dan cocok untuk disebut
otoritas staf penasihat. Khususnya, seorang manajer dengan otoritas staf penasihat biasanya
memberi anjuran dan saran atau nasihat dalam bidang keahliannya, kepada manajer yang
rnempunyai otoritas lini. Staf penasihat adalah suatu hubungan manajer-dengan-manajer dan
dapat berada dalam tiap tingkat organisasi

4. Otoritas Staf Fungsional

Dalam munajemen perkantoran sudah umum dipergunakan otoritas fungsional. Otoritas ini
hanya berkenaan dengan fungsi-fungsi khusus dan didelegasikan dari seorang manajer kepada
manajer lain yang tidak berhubungan dengan nanajer yang terlebih dahulu melalui saluran-
saluran otoritas yang dibuat secara formal. Hal mi dapat dilakukan oleh seorang manajer lini
kepada seorang manajer staf, atau sebaliknya. Untuk menjelaskannya. dalam gambar yang baru
diperlihatkan, manajer lini L dapat mendelegasikan otoritas kepada pejabat pimpinan staf orang
bawahannya. S. untuk menjalankan perintah--perintah yang berhubungan dengan suatu
kegiatan pekerjaan tertentu langsung kepada L yang menjadikan seorang manajer lini .

5. Otoritas Staf Pelayanan

kata “kesatuan pelayanan”. Alasannya pertama-tama adalah penghematan dan pelaksanaan

pekerjaan atau pemberian pelayanan yang lebih baik yang diberikan oleh kesatuan. Pemberian,
pelayanan-pelayanan kantor yang bersifat umum (pelayanan surat-surat, telpon, dan
penerimaan tamu) dan nasihat pengacara hukum merupakan contoh-contoh daripada
kesatuan-kesatuan organisasi pelayanan. Pada umumnya, kepala daripada suatu kesatuan
dernikian mempunyai otoritas staf pelayanan, yang sungguh-sungguh mengandung beberapa
otoritas lini. Untuk menjelaskannya, manajer rekening tidak boleh membeli perlengkapan dan
perbekalan. Hal mi dilakukan oleh kesatuan pembelian baginya, dan manajer rekening patuh
kepada keputusan-keputusan dan tindakan-tindakan daripada kesatuan pembelian. Contoh
lain. Seorang manajer pabrik dapat mengkhususkan pada produk yang dibeli, dan dengan
dernikian memulai dengan kegiatan-kegiatan pembeban, tetapi ia tidak membelinya sendiri.
Fungsi pembelian dilakukan oleh bagian pembelian, suatu kesatuan yang mernpunyai otoritas
staf pelayanan. Dan manajer pabrik, seorang manajer lini, diharapkan rnenggunakan bagian
pembelian.

6. Otoritas Staf Pengendalian

Kesatuan-kesatuan tertentu yang inempunyai otoritas staf, melaksanakan, baik langsung

rnaupun tidak langsung, pengendalian atas kesatuan-kesatuan ini dalam suatu struktur

37
organisasi. Kesatuan-kesatiandemikian termasuk dalam klasifikasi kesatuan-kesatuan yang
mempunyai tuntas staf pengendalian. Istilah staf pergerakan agaknya merupakan suatu - istilah
yang kurang cocok, karena pengendalian (controlling) merupakan fungi rnanajerial yang pokok
dan mengandung otoritas lini . Manajer dengen proritas staf pengendalian melakukan
pengendalian/pengawasan secara langsung dengan mernberikan pelayanan sebagai wakil
manajer lini. atau secara tidak menginterpretasi kebijaksanaan, penyesuaian ptosedur atau
laporan-laporan yang disampaikan kepada pemimpin-pemimpin lini. Dalarn hal ini manajer
dengan otoritas staf pengendalian dapat rnelaksanakan hak vetonya atas tindaka.tindakan lini.
Di sini otoritas staf tidak merupakan pemberian saran/nasihat. Manajer otoritas staf
pengendalian tidak hanya rnemberikan — saran/nasihat, tetapi juga rnelakukan
pengendalian/pengawasan.

7. Bagan Organisasi

Bagan organisasi adalah suatu gambaran secara gratis dan suatu struktur organisasi. Bagan
organisasi dapat dipandang sebagai suatu garnbar dari suatà struktur organisasi; bagan mi
menunjukkan hubungan-hubungan organisasi dan jalur-jalur otoritas yang ada Penggambaran
suatu bagan organisasi dapat disederhanakan dengan menggunakan pendekatan “dalam garis
besar”. Pertamatama catat fungsi-fungsi terpenting; selanjutnya, tempatkan fungsi-
fungsipenting daripada fungsi-fungsi terpenting di bawah fungsi terpenting yang tepat dalam
daftar garis besar; kemudian, tempatkan di bawah masing-masing fungsi penting fungsi-fungsi
yangkurang pen ting di bawah fungsi penting yang tepat Dengan demikian dikembangkan suatu
daftar yang rnenunjukkan fungsi-fungsi terpenting, fungsi-fungsi penting di bawah masing-
masing fungsi terpenting. dan fungsi-fungsi yang kurang penting di bawah masing-rnasing
fungsi penting. Formulir ganis besar mi kemudian diubah menjadi suatu formulir grafis yang
merupakan bagan organisasi.

8. Keuntungan Bagan Organisasi

Suatu bagan organisasi tidak menjamin adanya organisasi dan manajemen yang baik; bagan
hanya membantu rnengkhayalkan struktur organisasi dan karena itu mernbantu dalam
mendapatkan struktur organisasi yang lebih baik. Suatu bagan organisasi memaksa seorang
organisator untuk mencatat hitam di atas putih bagaimana hubungan-hubungan strukturalnya.
memerlukan buah fikirannya dan menjelaskan rincian-rincian yang kabur, tetapi penting, yang
mungkin dilupakan.

Khususnya keuntungan-keuntungan yang penting dan suatu bagan organisasi adalah:

I. Diperoleh suatu pengertian organisasi secara menyeluruh dan jelas.

2.Dihasilkan garis-garis otoritas dan tanggungjawab yang terpenting.

38
3. Diberikan kemungkinan-kemungkinan adanya promosi.

4. Disederhanakan penentuan nama-nama jabatan.

BAB VIII

PENGGERAKAN PEGAWAI KANTOR

Penggerakan

Penggerakan adalah keseluruhan proses memberikan mo- tif bekerja kepada para pegawai agar
mereka mau bekerja dengan ikhlas demi tercapainya tujuan organisasi. Rencana yang telah
dirumuskan harus dilaksanakan oleh orang-orang (para pegawai) yang terkait dalam suatu kerja
sama. Untuk maksud tersebut, para pegawai perlu dirangsang untuk bekerja menurut
petunjuk/sistem yang telah digariskan sehingga memerlukan penggerakan. Dalam rangka
penggerakan tersebut, maka kegiatan yang perlu dilakukan oleh pimpinan, antara lain:

a. Mendorong atau memberi semangat kerja

b. Memberi pengarahan dan bimbingan kepada seluruh pegawai.

c. Bertindak sebagai motivator, insfirator dan fasilitator bagi setiap pelaksanaan tugas
organisasi.

SARANA KOMUNIKASI KANTOR

Komunikasi merupakan kebutuhan setiap organisasi dalam melaksanakan kegiatannya.

Komunikasi menurut Bovee dan Thill (2003) sebagai proses mengirim data dan menerima pesan
dan dikatakan efektif apabila pesan tersebut dapat dimengerti dan menstimuli tindakan atau
mendorong orang lain untuk melakukan tindakan sesuain dengan pesan yang disampaikan
tersebut.

Fungsi komunikasi tidak sekedar menyampaikan informasi untuk memperlancar dalam

pengambilan keputusan pihak manajemen, tetapi juga sebagai fungsi kontrol, fungsi motivasi
dan juga emosi. Komunikasi sebagai fungsi kontrol akan membantu pimpinan dalam
mengendalikan hasil kerja dan para karyawan.

KomunIkasi yang efektif didalam suatu organisasi akan mempunyai dampak dalam banyak hal
antara lain :

39
1. 1.Meningkatkan produktivitas kerja

2. Pemecahan masalah lebih cepat

3. Arus kerja menjadi lebih lancar

4. Mengurangi konflik antar karyawan

5. Merupakan marketing internal yang sangat efektif

6. Meningkatkan citra profesional

7. Meningkatkan kepuasan kerja

8. Hubungan kerja menjadi lebih baik

Sebaliknya komunikasi yang buruk akan menimbulkan banyak konflik dan menurunnya
produktivitas kerja dan tentu saja dampaknya sangat buruk dalam pertumbuhan atau
perkembangan suatu organisasi. Ada berbagai sarana komunikasi didalam kantor yang
dikelompokkan menjadi 2 yaitu sarana komunikasi tertulis dan sarana komunikasi lisan

Komunikasi lisan

Komunikasi lisan bisa dilakukan dengan cara telepon, pertemuan, atau dengan teleconference.
Komunikasi lisan bisa menggunakan telepon portable, handphone, dan internet.

Tata cara yang perlu diperhatikan dalam telepon :

Sikap berkomunikasi

Sikap baik dalam bertindak atau dalam berbicara akan mencerminkan citra diri seseorang.
Beberapa sikap yang perlu mendapat perhatian dan harus dijaga adalah :

Sikap dalam berbicara antarindividu yang baik adalah sikap yang simpati yaitu dengan
menghargai lawan bicara membuka diri serta tidak merendahkan orang lain.

Berusaha menjadi pendengar aktif, tidak memotong pembicaraan orang lain, penuh perhatian,
konsentrasi, dan menanggapi dengan tepat.

Komunikasi tidak hanya verbal tetapi juga visual, seperti ekspresi wajah atau mata, sikap tubuh,
gerakan tubuh serta busana.

40
Bahasa atau kata-kata yang anda pilih sangat signifikan dengan tingkat keberhasilan anda dalam
komunikasi.

Selain verbal yaitu bahasa atau kata-kata vokal juga sangat penting dalam sikap komunikasi
lisan

Hubungan Karyawan dengan Lingkungan Kantor

MEMBANGUN MOTIVASI KARYAWAN

Rahasia suasana kerja yang kondusif adalah komunikasi yang efektif. Rahasia komunikasi yang
efektif adalah kepemimpinan yang efektif. Rahasia pemimpin yang efektif adalah bukan seorang
pemimpin yang mampu menunjukkan potensi dirinya tetapi seorang pemimpin yang bisa
membuat seluruh karyawan mampu menunjukkan potensinya.

Seorang pemimpin harus mempunyai kemampuan untuk perencanaan, mengorganisasikan

seluruh sumber daya perusahaan, menggali seluruh kakuatan dan menggerakannya untuk
mencapai tujuan secara efektif dan efesien. Pada prinsipnya karyawan yang bahagia dan
mempunyai motivasi kerja tinggi adalah karyawan yang merasa puas. Karyawan yang puas
adalah karyawan yang terpenuhi kebutuhannya.

BAB III

ANALISIS BUKU

A. KELEBIHAN

1) Menurut saya buku ini sangat bagus sekali karena materi-materi yang dibahas dibuatnya
dengan sangat lengkap dan disertai juga dengan gambar.

2) Isi buku ini sudah lengkap, karena ia mengupastuntas semuanya dan juga membahasnya
semua satu persatu sehingga pembaca dapat memilah-milah satu per satu dari materi tersebut.

3) Buku ini bisa menjadi buku pedoman yang baik bagi pembacanya terutama mahasisiwa
pendidikan.

41
4) Dan juga terdapat penebalan kata pada kalimat yang penting

B. KELEMAHAN

1) Tidak adanya rangkuman di setiap pembahasan.

2) Buku ini memang bagus namun penjelaannya kurang baik karena penjelasannya kurang
mendetail.

3) Ada beberapa bab sering di jumpai antara kalimat yang tidak berhubungan.

4) Ada beberapa paragraph masih dijumpai kalimat yang bahasanya masih belum sesuai
dengan EYD

BAB IV

PENUTUP
A. KESIMPULAN

Administrasi Pendidikan adalah sebuah proses kerja sama untuk mencapai tujuan pendidikan
dengan melihat hubungan antar komponen pendidikan sehingga dapat memperbaiki sistem
pendidikan dengan menggunakan perangkat yang mendukung kegiatan pembelajaran.

Administrasi adalah kegiatan yang menduduki kedudukan sentral di dalam pembinaan

dan pengembangan pada setiap kegiatan kerjasama sekelompok manusia, dalam bidang
pendidikan juga harus ada administrasi yang mampu mengembangkan dan mencapai tujuan
pendidikan. Karena pada lingkungan setiap lembaga pendidikan formal terdapat sejumlah
manusia, baik yang berkedudukan sebagai pimpinan maupun sebagai tenaga pelaksana.

42
 Buku ini bermanfaat dan berguna bagi para Mahasiswa dan profesi kependidikan
lainnya, para pengambil kejuruan tentang ilmu kependidikan, dan mahasiswa calon guru dan
mahasiswa yang tertarik terhadap pendidikan.

B. SARAN

mungkin akan jauh lebih baik apabila menggunakan kata-kata yang sederhana mungkin guna
mencapai pemahaman yng lebih. Dan menambahkan rangkuman di setiap pembahasan agar
dapat pemahaman yang lebih. Dan memperhatikan EYD

43