TELAAHAN STAF

A. PERSOALAN
Belum/tidak optimalnya fungsi dan pemanfaatan Unit Perpustakaan, Unit
Museum, Unit Budidaya dan Unit Laboratorium dalam mendukung proses
pembelajaran Praja IPDN Kampus Kalimantan Barat

B. PRA ANGGAPAN
Terjadi mis-manajemen dalam penanganan unit-unit tersebut

C. FAKTA YANG BERPENGARUH TERHADAP PERSOALAN

1. Keterbatasan personil yang bertugas di tiap-tiap unit, yaitu hanya
terdiri dari 1 (satu) orang untuk unit Budidaya dan Unit Museum, dan
2 (dua) orang untuk unit Perpustakaan dan Unit Laboratorium
2. Kemampuan personil unit yang tidak tahu ”5W+1H” dari berbagai
kegiatan yang harus dilaksanakan, karena pelaksanaan kegiatan masih
dikelola dengan pendekatan ”proyek” (hanya sekedar menghabiskan
anggaran), penyebabnya antara lain:
 Kepala Unit tidak dilibatkan dalam menyusun rencana anggaran
dan kegiatan yang akan dilakukan oleh Unit. Anggaran tiba-tiba
muncul di dalam POK
3. Tidak ada rencana kerja unit yang terstruktur mendukung proses
pembelajaran praja IPDN Kampus Kalimanatan Barat
4. Belum ada Standar Pelayanan Minimal di tiap-tiap unit.
5. Belum ada SOP kegiatan di tiap-tiap unit.

D. PEMBAHASAN
1. Karena terdapat personil unit yang tidak ”mengetahui 5W=1H” dari
berbagai kegiatan yang dilaksanakan unit, hal tersebut berakibat
kepada :
a. tingkat partisifatif personil terhadap kegiatan unit rendah,
b. Koordinasi rendah
c. Tingkat kepedulian, inovasi dan tanggung jawab personil
terhadap ketugasan rendah
2. Karena Unit tidak dilibatkan dalam penyusunan rencana anggaran dan
anggaran tiba-tiba muncul di POK, akibatnya personil unit terjebak
dalam ”proyek menghabiskan anggaran” tanpa target kinerja yang
jelas. Dengan kata lain hanya sekedar merealisasikan penyerapan
anggaran saja. Padahal tugas pokok, fungsi unit sangat berpengaruh
bagi keberhasilan pembelajaran Praja IPDN.
3. Karena tidak ada rencana kerja yang jelas, maka dengan sendirinya
Stadar Pelayanan minimal (SPM) dan Standar Operasional Prosedur
(SOP) tidak tersusun dan tidak terlaksana dengan baik.
4. Perencanaan anggaran yang tidak melibatkan Bagian berikut unit-
unitnya akan berakibat rendahnya kualitas kinerja dari unit-unit
tersebut. Bahkan tidak mampu mendukung keberhasilan visi dan misi
Institusi IPDN Kalimantan Barat. Penyebabnya adalah :
 a. Penyusunan anggaran tersentralisasi di Bagian Tata Usaha
khususnya di SubBagian Perencanaan dan Program.
b. Waktu pembahasan usulan anggaran terbatas dan tidak
memiliki otoritas di tiap Bagian/unit untuk melakukan
inovasi. Akhirnya anggaran yang turun sudah dipagu dan
tidak terencanakan.
c. Keterbatasan jumlah peronil.

E. KESIMPULAN
Mis-manajemen yang terjadi dalam pelaksanaan program dan kegiatan di
unit-unit disebabkan karena :
a. Belum dioptimalkannya pelaksanaan mekanisme/prosedur
kerja di unit-unit tersebut sebagaimana mestinya
b. Belum berperannya unit-unit dalam mensukseskan
pelaksanaan program pembelajaran Praja IPDN di Kampus
Kalimantan Barat

F. TINDAKAN YANG DISARANKAN

1. Segera menyusun SPM dan SOP pada tiap-tiap unit kerja yang
disesuaikan dengan visi dan misi IPDN, serta memperhatikan program
studi Manajemen Sumberdaya Aparatur di IPDN Kampus Kalbar.

2. Menyusun target kinerja tahun 2015 dan rencana kerja tahun 2016,
disesuaikan dengan fungsi masing-masing Unit yaitu:
a. Unit Perpustakaan:
 Menyusun SOP pelayanan perpustakaan;
 Membuat SPM
 Menyusun Buku-buku koleksi sesuai aturan/ketentuan
administrasi perpustakaan
 Membuat prioritas program/kegiatan
 Menyusun Rencana Kerja berikut Rencana Anggaran
untuk Tahun Anggaran 2016
 Merancang Pelayanan prima Perpustakaan
b. Unit Laboratorium :
 Menyusun SOP pelayanan laboratorium;
 Membuat SPM
 Membuat prioritas program/kegiatan
 Menyusun Rencana Kerja berikut Rencana Anggaran untuk
Tahun Anggaran 2016
 Merancang pengembangan pelayanan laboratorium
c. Unit Museum:
 Menyusun SOP pelayanan Museum;
 Membuat SPM
 Membuat prioritas program/kegiatan
 Menyusun Rencana Kerja berikut Rencana Anggaran untuk
Tahun Anggaran 2016
 Merancang pengembangan pelayanan Museum
d. Unit Budidaya
 Menyusun SOP pelaksanaan dan pengembangan budidaya;
 Membuat SPM
 Membuat prioritas program/kegiatan
 Menyusun Rencana Kerja berikut Rencana Anggaran untuk
Tahun Anggaran 2016
 Merancang pengembangan budidaya

Kepala Bagian Akademik dan Kerjasama

Widodo Wuryanto, S.IP., M.Si

NIP. 1970120 199009 1 001
Tupoksi Bagian Akademik

Bagian Administrasi Akademik

Bagian Administrasi Akademik dan Kerjasama mempunyai tugas
melaksanakan urusan administrasi akademik, perkuliahan dan
evaluasi, pelatihan, serta administrasi tenaga akademik.
Bagian Akademik dan Kerjasama menyelenggarakan fungsi:
1 Pelaksanaan administrasi akademik, perkuliahan dan evaluasi;
2 Pelaksanaan administrasi tenaga akademik dan kerjasama;
3 Pelaksanaan pelatihan.
Bagian Akademik dan Kerjasama mempunyai rincian tugas:
1 Menyusun rencana operasional bidang akademik dan kerjsama;
2 Melaksanakan administrasi akademik;
3 Melaksanakan administrasi perkuliahan dan pelatihan;
4 Melaksanakan administrasi tenaga kependidikan;
5 Melaksanakan administrasi kerjasama antar lembaga
berkoordinasi dengan biro akademik dan kerjasama;
6 Menyusun renacana operasional pelatihan berkoordinasi dengan
biro akademik dan kerjasama;
7 Melaksanakan operasi perkuliahan dan pelatihan;
8 Menyusun kalender akademik, jadwal
perkuliahan;
9 Melaksanakan tugas kedinasan lain yang diberikan Direktur.

Sub Bagian Administrasi Akademik,

Perkuliahan dan Evaluasi
Sub Bagian Administrasi Akademik, Perkuliahan dan Evaluasi
mempunyai tugas melaksanakan urusan administrasi akademik
program studi serta penyiapan perkuliahan dan evaluasi.
Sub Bagian Administrasi Akademik, Perkuliahan dan Evaluasi
menyelenggarakan fungsi:
1 Pelaksanaan urusan administrasi akademik program studi;
2 Pelaksanaan perkuliahan;
3 Pelaksanaan evaluasi belajar
Sub Bagian Administrasi Akademik, Perkuliahan dan Evaluasi
mempunyai rincian tugas:
1 Melaksanakan administrasi akademik;
2 Menyiapkan bahan ajar (GBPP, SAP dan modul ajar
3 Menyiapkan bahan administrasi akademik praja (KRS, KHS,
praja)
4 Melaksanakan tata usaha nilai akademik praja;
5 Menghimpun naskah soal ujian, melaksanakan ujian;
6 Menyiapkan bahan penyusunan jadwal perkuliahan;
7 Menyiapkan bahan penyusunan kalender akademik pada lingkup
program studi;
8 Menyiapkan alat bantu dan kelengkapan
pengajaran/perkuliahan;
9 Menyiapkan bahan penetapan tenaga kependidikan;
10 Melaksanakan tugas kedinasan lain yang diberikan Kabag.
Akademik dan kerjasama.

Sub Bagian Administrasi Kerjasama

Sub Bagian Administrasi Kerjasama mempunyai tugas
melaksanakan urusan administrasi kerjasama.
Sub Bagian Administrasi Kerjasama menyelenggarakan fungsi:
1 Pelaksanaan urusan administrasi tenaga pendidik;
2 Pelaksanaan administrasi kerjasama.
Sub Bagian Administrasi Kerjasama mempunyai rincian tugas:
1 Menyiapkan bahan penyusunan kebutuhan tenaga pendidik;
2 Melaksanakan administrasi tenaga kependidikan;
3 Menyiapkan bahan kegiatan peningkatan kapasitas tenaga
pendidik;
4 Menyiapkan bahan koordinasi dalam rangka kerjasama dengan
berbagai pihak untuk penyiapan tenaga kependidikan;
5 Menyiapkan bahan administrasi kerjasama penelitian dan
pengabdian masyarakat;
6 Menyiapkan bahan kerjasama antar lembaga;
7 Melaksanakan tugas kedinasan lain yang diberikan Kabag.
Akademik dan Kerjasama.

Sub Bagian Pelatihan

Sub Bagian Pelatihan mempunyai tugas melaksanakan kegiatan
penyusunan program pengembangan serta evaluasi pelatihan
Sub Bagian Pelatihan menyelenggarakan fungsi:
1 Pelaksanaan kegiatan penyusunan program pengembangan
pelatihan
2 Penyelenggaraan kegiatan pelatihan dan evaluasi belajar
pelatihan.
Sub Bagian Pelatihan mempunyai rincian tugas:
1 Menyiapkan bahan penyusunan program pengembangan
pelatihan;
2 Melaksanakan administrasi pelaksanaan dan evaluasi pelatihan;
3 Menghimpun materi pelatihan
4 Menyiapkan bahan penyelenggaraan pelatihan
5 Menyiapkan bahan penyusunan rencana teknis kegiatan praktek
lapangan praja;
6 Melakukan administrasi pelaksanaan praktek lapangan praja;
Melaksanakan tugas kedinasan lain yang diberikan Kabag.
Akademik dan Kerjasama