Pengawasan dan Anggaran

Manajemen Event
Tahapan Pengawasan secara umum
• Penetapan standar
• Penetuan pengukuran pelaksanan pengawasan
• Pengukuran
• Perbandingan Standar vs Hasil pengukuran
• Pengambilan Tindakan Koreksi
Bentuk-bentuk Standar dalam event
• Fisik: Kuantitas produk/orang/sdm/sda/material yg
dipesan/direncanakan/yang harus ada pada pelaksanaan event
• Moneter: Biaya, Harga, Keuntungan
• Waktu: Efektifitas, Kecepatan produksi/proses/penyediaan
informasi/kecepatan pelayanan
Penentuan Pengukuran
• Seberapa Sering diukur: Menit/Jam/Harian/Mingguan
• Metode pengukuran: Inspeksi langsung/visual/telpon/Laporan
tertulis/aplikasi
• Siapa yang mengukur: Supervisor/Kepala/Ketua Tim/Regu
Pengukuran
• Dilakukan Berulang-ulang
• Laporan-Laporan
• Metode otomatis
• Inspeksi/pengambilan sampel
Standar vs Hasil
• Perbandingan standar yang ditetapkan dengan yang terjadi
dilapangan
• Analisis
Tindak Lanjut
• Perbaikan (bisa prosesnya diperbaiki/standarnya diubah atau bisa
keduanya)
• Perbaikan frekuensi inspeksi/monitoring
• Mengganti system pengukuran
• Mengubah cara analisis dan inteprestasi
Pedoman Mengelola Keuangan Event

• Mengatur jadwal pemasukan dan pengeluaran

• Menjalankan fungsi melakukan penagihan dan menyisihkan
pengeluaran pada pos-pos yang dianggarkan dan waktu pembayaran
yang telah dijadwalkan.

8
Pembagian Anggaran Event
• Before Event (Pemasukan dan pengeluaran sebelum event
dilaksanakan).
• During Event (Pemasukan dan pengeluaran pada saat event
dilaksanakan).
• After Event ( pemasukan dan pengeluaran sesudah event
dilaksanakan).

9
Sumber pemasukan:
• Modal Organizer (Ini dihitung pinjaman dan segera dikembalikan)
• Karcis pengunjung
• Pendaftaran peserta (untuk lomba, seminar, workshop)
• Penjualan stand pameran
• Pemasangan display promosi di area pameran
• Penyebaran barang-barang promosi brosur, leaflet dan sebagai pada area promosi
• Promosi dalam bentuk presentasi sederhana di ruang seminar
• Sponsor (pemerintah, lembaga, organisasi, institusi, perusahaan, perorangan)
• Donatur

10
Bila pemasukan beberapa hari menjelang hari H tidak sesuai dengan
rencana

• Mencari Alternatif ide pemasukan lain

• Menggenjot kerja biasanya menggenjot kerja dengan memberikan fee
tambahan untuk marketing dan membuka jaringan rekanan baru dengan
para free lancer.
• Memperkecil pengeluaran dengan penghematan, perubahan format namun
yang tidak terikat ketentuan dengan sponsor atau mengubah inti acara.
• Menjadwalkan ulang pembayaran

11
Pembayaran lunas During Event
• Honor pengisi acara (bisa juga pada saat mereka selesai tampil)
• Biaya transport termasuk uang bensin, tol, parkir dan tips supir.
• Honor petugas keamanan
• Honor petugas lapangan atau tenaga part time
• Tips untuk petugas engineering (untuk pengurusan masalah listrik)
• Biaya sewa tempat (tergantung negosiasi)
• Biaya konsumsi langsung di luar paket catering (bisa pada saat selesai makan)
• Biaya publikasi pers

12
Pembayaran lunas After Event
maksimal 3 hari

• Honor petugas operasional (panitia dan Tim produksi dan petugas penerima
tamu)
• Biaya dokumentasi foto (setelah hasil diserahkan)
• Biaya komisi untuk marketing lepas
• Pelunasan kepada event kontraktor.
• Biaya pemberitaan di media mengenai liputan seputar event.
• Penambahan fasilitas yang dipakai selama event.
• Biaya kerusakan yang terjadi pada event
• Biaya-biaya tidak terduga

13
Mengatur Pembayaran
• Pembayaran harus disesuaikan dengan kondisi keuangan yang ada. Jangan sampai
terjadi pembengkakan pengeluaran. Apabila pengeluaran melebihi atau di luar
anggaran, maka ada plan A, B dan C.
• Pelunasan harus mengacu pada jadwal pemasukan uang dari sponsor atau
peserta
• Pembayaran tahap awal diantaranya uang muka sewa tempat, pengisi acara,
perlengkapan, perijinan, operasional panitia dan tim marketing misalnya:
transportasi, penggandaan proposal dan penyebaran proposal, biaya komunikasi
seluler, meeting, entertain dsb).

14
Tahap Pembayaran
• Dalam melakukan pembayaran, event organizer biasanya
melakukannya dalam 2 (dua) sampai 3 (tiga) tahapan, yaitu:
1. Pembayaran saat kontrak ditandatangani. Besar jumlahnya berkisar 30 %
hingga 50 % tergantung kesepakatan.
2. Bila pembayaran pertama hanya 30 % berarti pembayaran dibagi 3 tahap dan
tahap kedua 20 % dibayarkan sekitar 3-7 hari menjelang hari H.
3. Sisa 50 % dibayarkan pada saat pekerjaan selesai.

15
 Program Barter
• Dalam program barter ini, pada kenyataannya sponsor akan jauh lebih mudah
memberikan dana sponsor dalam bentuk produk dibanding dengan uang tunai.
• Barter tempat. Pihak penyelenggara menggunakan tempat tersebut untuk
penyelenggaraan event dan sebagai kompensasinya pihak penyelengara turut
mempromosikan tempat tersebut ke dalam berbagai materi promosi.
• Selain itu, juga dapat pula dilakukan kompensasi dengan pemberian sejumlah
kompensasi karcis atau tiket masuk untuk peserta yang berasal dari tempat
tersebut sebagai contoh untuk event musik. Sedangkan untuk event Seminar atau
workshop diberikan fasilitas diskon (sesuai dengan kesepakatan) untuk peserta
yang berasal dari tempat tersebut.

16
3 (tiga) hal yang mempengaruhi
Keuangan Event

• Penyusunan kontrol Keuangan kurang ketat. Contoh: Buatlah perbandingan yang

rinci bila kita mendapat penawaran tempat gratis yang belum lengkap fasilitas
dengan gedung yang memang khusus untuk menyelenggarakan event.
• Pemasukan sponsor/donatur tidak mencapai target.
• Perkiraan hasil dari pengunjung atau peserta yang tidak mencapai target.
• Adanya biaya yang tidak diperkirakan (biaya tak terduga), yaitu biaya yang sama
sekali tidak bisa diperkirakan sama sekali. Contohnya: Kita tidak tahu bahwa event
yang kita buat tersebut sepi pengunjung karena ada kegiatan lain yang menyedot
perhatian seperti pertandingan sepak bola.

17
Stay in touch

Politeknik Industri Furnitur dan Pengolahan Kayu

Kawasan Industri Kendal | Jalan Wanamarta Raya No. 20
Kendal, Jawa Tengah, Indonesia
www.poltek-furnitur.ac.id