Week VII:

Mengelola
Keuangan
Kegiatan MICE
Setya Aristu Pranoto, S.Par., M.Tr.Par
 Subbab topik

Menyusun Anggaran & Pemasukan untuk Event &

Merealisasikan Anggaran Sponsor sebagai Sumber Dana
Kegiatan MICE

2
Pendahuluan

◉ Perencanaan keuangan adalah proses penyusunan anggaran untuk kegiatan MICE.

◉ Anggaran mencakup semua biaya yang dibutuhkan, mulai dari biaya vanue, transportasi, akomodasi,
konsumsi, hingga biaya promosi.
◉ Kontrol keuangan adalah proses pemantauan dan pengendalian terhadap pelaksanaan anggaran. Hal ini
dilakukan untuk memastikan bahwa anggaran tidak melebihi batas dan kegiatan dapat berjalan
sesuai rencana.

3
Pendahuluan

◉ Rencana keuangan dan kontrol keuangan adalah aspek yang sangat krusial dalam
penyelenggaraan kegiatan MICE. Hal ini karena kegiatan MICE membutuhkan biaya yang tidak
sedikit, sehingga diperlukan perencanaan yang matang agar kegiatan dapat berjalan lancar dan
mencapai tujuan.
◉ Jika kegiatan bertujuan mencari keuntungan, penetapan persentase biaya dan keuntungan sejak awal
adalah kunci untuk mencapai target dan sukses dalam penyelenggaraan event.

4
Penetapan tujuan dan rencana
keuangan

◉ Langkah awal dalam penetapan rencana keuangan adalah penetapan tujuan kegiatan
◉ Tujuan penyelenggaraan kegiatan MICE dapat dibagi menjadi dua, yaitu:
○ Tujuan sosial, yaitu kegiatan yang tidak mencari keuntungan semata, tetapi lebih kepada penekanan
tujuan sosial diantara anggotanya.
○ Tujuan komersial, yaitu kegiatan yang bertujuan mencari keuntungan, baik bersifat nasional
maupun internasional.

5
Penetapan tujuan dan rencana
keuangan

◉ Untuk kegiatan MICE yang bersifat komersial, aspek keuangan menjadi penting, oleh karnanya
penyelenggara harus membuat analisis yang matang, salah satu dengan menggunakan teknik Cost
Benefit Analysis (CBA) dan multiplier effect.
○ Cost benefit analysis (CBA) adalah metode untuk menganalisis biaya dan manfaat yang ditimbulkan
dari penyelenggaraan kegiatan
○ Multiplier effect adalah dampak ekonomi yang ditimbulkan oleh penyelenggaraan kegiatan

◉ Penting bahwa tujuan penyelenggaraan kegiatan MICE harus jelas dan terukur, agar dapat menjadi
dasar dalam penetapan rencana keuangan.

6
 Contoh Tabel Tujuan
Diselengarakannya Event

Tabel: Tujuan Diselengarakannya Event

Jenis kegiatan Tujuan kegiatan Target keuntungan

Eksibisi: Pameran produk baru Menyelenggarakan pengenalan Mencapai break even biaya
perusahaan produk secara periodik (tahunan) penyelenggaraan

Kegiatan Organisasi: team Meningkatkan keterampilan tim pada Menjaga biaya ada pada
building bagian sales biaya yang telah ditetapkan
perusahaan

Kegiatan pertemuan Asosiasi Sosialisasi kegiatan tahunan Menjaga biaya tidak lebih
dari Rp. 50 juta

Sumber: Any Noor (2019) 7

Penyusunan anggaran

◉ Anggaran merupakan rencana aktivitas yang akan menjadi pedoman untuk melaksakan serangkaian aktivitas
tertentu dimasa yang akan datang.
◉ Pengelolaan keuangan menjadi salah satu indikator dan alat kontrol akan kesuksesan event.
◉ Berikut ini beberapa kesalahan yang terjadi dalam penyusunan anggaran yaitu:
1. Tidak melihat tujuan event saat menyusun anggaran.
2. Menentukan biaya per peserta kegiatan sebelum diketahui dengan pasti berapa total biaya yang akan
dikeluarkan untuk keseluruhan event.
3. Tidak melibatkan pihak-pihak yang berhubungan dengan keuangan dan pengeluaran biaya yang pada
akhirnya biaya yang disusun tidak sesuai dan tidak akurat.
4. Sangat optimis akan ada permintaan event atau gagal akan mendapatkan tempat penyelenggara sesuai dengan
harapan.
5. Melupakan biaya lain yang sama pentingnya dengan biaya tetap yang harus dikeluarkan.
6. Pengeluaran yang tidak disertai bon atau invoice, sehingga kurang control terhadap pengeluaran.

8
Kesalahan-kesalahan penyusunan
anggaran

◉ Berikut ini beberapa kesalahan yang terjadi dalam penyusunan anggaran yaitu:
1. Tidak melihat tujuan event saat menyusun anggaran.
2. Menentukan biaya per peserta kegiatan sebelum diketahui dengan pasti berapa total biaya yang akan
dikeluarkan untuk keseluruhan event.
3. Tidak melibatkan pihak-pihak yang berhubungan dengan keuangan dan pengeluaran biaya yang pada
akhirnya biaya yang disusun tidak sesuai dan tidak akurat.
4. Sangat optimis akan ada permintaan event atau gagal akan mendapatkan tempat penyelenggara sesuai dengan
harapan.
5. Melupakan biaya lain yang sama pentingnya dengan biaya tetap yang harus dikeluarkan.
6. Pengeluaran yang tidak disertai bon atau invoice, sehingga kurang control terhadap pengeluaran.

9
 Contoh format penyusunan anggaran
Tabel 2
Contoh format penyusunan Anggaran

Tabel 2. Format penyusunan

anggaran, Menjelaskan
komponen yang diperlukan
dalam menyusun anggaran.

Sumber: Shone dan Parry, (2002) 10

Contoh format penentuan komponen biaya
Tabel 3. Contoh format penentuan komponen biaya

Over heads Total biaya Harga terbaik diberikan oleh:

Adversiting ………………… ……………………
…
Bahan cetakan/ poster/ tiket ………………… ……………………
…
Spanduk/ umbul- umbul/ sejenisnya ………………… ……………………
…
Seragam/ tanda panitia/ tanda peserta ………………… ……………………
…
Peralatan yang disewa ………………… ……………………
…
Makanan ………………… ……………………
…
Minuman ………………… ……………………
…
Entertainment ………………… ……………………
…
Musik ………………… ……………………
…
Dekorasi ………………… ……………………
…
Hadiah/ barang komplimen ………………… ……………………
…
Penyusunan anggaran

◉ Tabel 2 & 3 berfokus untuk memberikan gambaran umum dari penyusuan anggaran kegiatan MICE
◉ Perencanaan anggaran kegiatan MICE harus disesuaikan dengan jenis dan keunikan event yang akan
diselenggarakan. Hal ini karena setiap jenis MICE memiliki kebutuhan yang berbeda-beda. Misalnya, event
konvensi membutuhkan biaya yang lebih besar daripada event pameran.
◉ Biaya/harga tiket yang ditetapkan harus dapat menutupi total biaya penyelenggaraan event dan mendapatkan
keuntungan sesuai rencana.
◉ Penting bahwa, Perencanaan anggaran kegiatan MICE harus cermat dan mempertimbangkan berbagai faktor,
agar event dapat berjalan dengan lancar dan menghasilkan keuntungan.

12
Merealisasikan Anggaran

◉ Merealisasikan anggaran kegiatan MICE harus dilakukan dengan sistematis dan terkontrol.
◉ Setiap pengeluaran harus dicatat dengan baik, termasuk siapa yang mengeluarkan, untuk apa, kapan, dan
bagaimana.
◉ Setiap bagian/departemen harus memiliki orang yang bertanggung jawab untuk merealisasikan anggaran.

13
Merealisasikan Anggaran

◉ Penggunaan petty cash (kas kecil)

◉ Petty Cash adalah dana yang digunakan untuk pengeluaran yang relatif kecil dan rutin, seperti pembelian
perlengkapan kantor, makanan dan minuman, atau biaya transportasi dll
◉ Petty Cash diperlukan untuk kecepatan pembayaran atau pembelian dikarenakan cepat dan mudah, tanpa harus
melalui proses administrasi yang panjang.
◉ Pada akhir event, seluruh pengeluaran melalui petty cash akan digabungkan dengan pengeluaran lainnya seperti
biaya venue, biaya konsumsi, dan biaya akomodasi.
◉ Dalam petty cash harus terdapat informasi yang jelas tentang penggunaan uang, jumlah yang dikeluarkan,
penerima uang, dan penanggung jawab pengeluaran.

14
Contoh format Petty Cash

15
 Contoh Detailed Budget Income
and Cost Breakdown

Sumber: Any Noor (2019)

Laporan Realisasi Anggaran

◉ Kriteria-kriteria laporan realisasi anggaran periodik dapat berfungsi secara efektif:

1. Penggunaan konsep pertanggung jawaban
2. Management by Exception (MBE) principle
3. Mencerminkan unsur komparatif
4. Tepat waktu (Timelines)
5. Dapat dimengerti oleh pemakainya

17
Faktor kunci sukses

◉ Disiplin dan teliti dalam perencanaan

◉ Pemantauan rutin realisasi vs anggaran
◉ Komunikasi dan koordinasi tim keuangan
◉ Dokumentasi yang rapi
◉ Evaluasi dan perbaikan berkelanjutan

18
Pemasukan untuk Event

◉ Beberapa daftar yang dapat digunakan sebagai pemasukkan kepada event:

1. Program, brosur, buku petunjuk
2. Catering, stand makanan
3. Produk dan souvenir
4. Area istirahat
5. Penjualan foto
6. Tempat parkir, pelayanan transport lainnya
7. Stall, stand, penyewaan peralatan
8. Permainan
9. Liputan (biasanya pada event besar saja atau organisasi saja)
10.Membership/keanggotaan yang memungkinkan pengunjung datang lagi

19
 Contoh tipe sumber pembiayaan
kegiatan MICE

Tipe Pembiayaan Event

Association Event Organization Event Exhibition

Konferensi Asia
Kemungkinan beberapa sumber biaya, termasuk
pemerintah seperti department terkait yang
berhubungan dengan asosiasi, biaya dari
pemerintah daerah untuk penyelenggaraan event,
bantuan dari sponsor dan media, biaya yang
dikeluarkan oleh anggota asosiasi atau setiap
delegasi yang hadir, komisi penjualan makanan dan
minuman serta penjualan produk yang
berhubungan dengan event.
Tim building bagi sales manejer
Tidak ada pemasukan dari kegiatan ini. Biaya
dikeluarkan oleh seluruhnya oleh organisasi
yang diperuntukkan bagi
pelatihan/pengembangan staf
sesuai dengan tujuan perusahaan. Atau biaya
dikeluarkan oleh peserta yang ingin
mengikutinya
London travel market, Confex 2005
Pemasukkan didapat dari penjualan tiket
masuk, parker kendaraan, penyewaan
tempat untuk stand, permainan yang
digelar dan penampilan kesenian,
pemasukan sponsor, donator
perseorangan atau perusahaan

20
Sponsor sebagai sumber dana
penyelenggaraan kegiatan MICE

◉ Beberapa hal yang paling penting yang harus diingat untuk mendapatkan sponsor yang potensial:
1. Event yang diselenggarakan dan sponsor harus sama-sama memiliki pangsa yang sama.
2. Adanya media yang akan mengekpos event yang diselenggarakan: keuntungan publisitas dan public
relation apa yang akan didapat oleh sponsor?
3. Keuntungan langsung dengan apa yangakan didapat oleh sponsor disamping penberitaan melalui
media, misalnya mendapatkan tempat yang khusus pada jamuan makan malam, gratis tiket masuk
bagi sponsor dan koleganya atau tempat duduk VIP.

21
Pertukaran hubungan dalam sponsor
event

◉ Crompton (1994) dalam Bowdin dkk

(2003) mengungkapkan tentang
hubungan yang saling
menguntungkan dengan adanya
sponsorship pada sebuah event.
Business
Event
Yang diharapkan:
Yang diharapkan:
Meningkatkan perhatian produk
Investasi keuangan
Meningkatkan image perusahaan
Ekspos di media
Mencoba produk
Pertukaran pelayanan
Peningkatan penjualan

22
Keuntungan ketika pemerintah
menjadi sponsor

◉ Menurut Bowdin dkk (2003), Keuntungan pemerintah sebagai pemberi sponsor, yaitu:
○ Peningkatan ekonomi pada daerahnya.
○ Peningkatan identitas masyarakat penyelenggara.
○ Peningkatan interaksi sosial kemasyarakatan.
○ Berbagi ide dan mengembangkan kebersamaan.
○ Peningkatan infrastruktur bagi masyarakat.
○ Mendapatkan dukungan popularitas.

23
 24

Fin
Email:
setyaaristu@gmail.com
Faktor kunci sukses

◉ Disiplin dan teliti dalam perencanaan

◉ Pemantauan rutin realisasi vs anggaran
◉ Komunikasi dan koordinasi tim keuangan
◉ Dokumentasi yang rapi
◉ Evaluasi dan perbaikan berkelanjutan

25