OBSERVASI PERGUDANGAN

STUDI KASUS PADA RUMAH SAKIT UMUM PUSAT SURAKARTA

Disusun Untuk Memenuhi Ujian Tengah Semester Mata Kuliah Manajemen Pergudangan

Disusun Oleh :
Arda Amanda Ardiansah
40011320650076`
Kelas B

PRODI STR. MANAJEMEN DAN ADMINISTRASI LOGISTIK

SEKOLAH VOKASI
UNIVERSITAS DIPONEGORO
SEMESTER GENAP
TAHUN AJARAN 2021/202
 BAB I

PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang

Perusahaan memerlukan sistem manajemen yang baik, salah satunya adalah

manajemen pergudangan. Gudang adalah bagian penting di perusahaan. Kegiatan yang
dilakukan di dalam pergudangan harus mempunyai sistem penyimpanan yang benar agar
dapat mendorong proses produksi dan aktivitas-aktivitas pergudangan lainnya. Aktivitas ini
meliputi shipping (pengiriman), receiving (penerimaan), putaway (penyimpanan), move
(pergerakan), dan picking (pengambilan). Rumah Sakit Umum Pusat Surakarta memiliki dua
Gudang yaitu Gudang untuk medis dan Gudang non medis. Dalam kegiatanya memiliki
beberapa peraturan dan SOP yang harus di patuhi agar kegiatan pergudangan dapat berjalan
dengan efektif dan efisien. Namun terdapat Kendala - Kendala dalam proses kegiatan
pergudangan di Rumah Sakit Umum Pusat Surakarta seperti saat di lakukan stock opname
ada perbedaan selisih antara barang fisik dan catatan. Maka dari itu dilakukan observasi
Gudang agar memahami tahapan kegiatan pergudangan dan mengetahui kendala kendala
yang terjadi di gudang Rumah Sakit Umum Pusat Surakarta.

1.2 Rumusan Masalah

1. Bagaimana proses opersional Gudang di Rumah Sakit Umum Pusat Surakarta?

2. Bagaimana SOP atau prosedur dalam menjalankan oprasional Gudang Rumah Sakit
Umum Pusat Surakarta?
3. Layout seperti apa yang digunakan dalam Gudang Rumah Sakit Umum Pusat
Surakarta?
4. kendala-kendala yang terjadi dalam Gudang Rumah Sakit Umum Pusat Surakarta?
5. Bagaimana solusi dan Rekomendasi terhadap permasalahan yang terjadi di Rumah
Sakit Umum Pusat Surakarta ?

1.3 Tujuan
1. Untuk mengetahui proses opersional Gudang di Rumah Sakit Umum Pusat
Surakarta
2. Untuk mengetahui SOP atau prosedur dalam menjalankan oprasional Gudang
Rumah Sakit Umum Pusat Surakarta
 3. Untuk mengetahui Layout yang digunakan dalam Gudang Rumah Sakit Umum
Pusat Surakarta
4. Untuk Mengetahui kendala-kendala yang terjadi dalam Gudang Rumah Sakit
Umum Pusat Surakarta
5. Dapat memberikan solusi dan Rekomendasi terhadap permasalahan yang terjadi di
Rumah Sakit Umum Pusat Surakarta

BAB II

METODOLOGI

2.1 Waktu dan Tempat

Penelitian ini dilaksanakan pada tanggal 23 Maret 2022, bertempat di Rumah Sakit
Umum Pusat Surakarta, Kec. Laweyan, Kota Surakarta, Jawa Tengah. Dilakukannya
observasi gudang terkait proses receiving hingga order picking.

2.2 Alat dan Bahan

Alat – alat yang digunakan yaitu Handphone, digunakan sebagai perekaman suara saat
wawancara dan pengambilan gambar ketika melakukan observasi gudang serta list
pertanyaan dan jawaban yang akan digunakan saat wawancara berlangsung.

2.3 Metode Penelitian

Metode yang digunakan pada penelitian ini adalah metode kualitatif yaitu survei
lapangan dan wawancara kepada karyawan Rumah Sakit Umum Pusat Surakarta, karyawan
bagian Akuntansi dan BMN. Survei lapangan dilakukan pada bagian gudang penerimaan
barang dan penyimpanan barang.
 BAB III

PEMBAHASAN

3.1 Profil Perushaan

Rumah Sakit Umum Pusat (RSUP) Surakarta didirikan pertama kali pada tahun 1957
dengan nama Balai Pengobatan Penyakit Paru–Paru (BP4) Surakarta, pendirian BP4
merupakan upaya pemerintah menyediakan fasilitas kesehatan bagi penderita tuberculosis
(TB). Pada awal berdirinya, BP4 Surakarta merupakan UPT Departemen Kesehatan yang
berada dibawah Direktorat Jenderal Bina Kesehatan Masyarakat. Dalam perkembangannya,
BP4 Surakarta kemudian berubah nama menjadi Balai Besar Kesehatan Paru Masyarakat
Surakarta (BBKPM Surakarta). Tahun 2017, Direktorat Jenderal Bina Upaya Kesehatan
selaku unit utama yang membawahi BBKPM Surakarta berubah nama menjadi Direktorat
Jenderal Pelayanan Kesehatan Kementerian Kesehatan

Pada tanggal 18 Oktober 2019, terbit Peraturan Menteri Kesehatan Nomor 61 Tahun
2019 tentang Struktur Organisasi dan Tata Kerja Rumah Sakit Umum Pusat Surakarta
sebagaimana telah dicabut dan diubah dengan Peraturan Menteri Kesehatan Nomor 33 Tahun
2020 tentang Struktur Organisasi dan Tata Kerja Rumah Sakit Umum Pusat Surakarta.
Terbitnya Peraturan Menteri Kesehatan tersebut menjadi landasan perubahan pelaksanaan
tugas dan fungsi pelayanan yang dahulu sebagai BBKPM Surakarta menjadi RSUP Surakarta
dengan keunggulan pada penyakit paru.

3.2 Proses opersional Gudang di Rumah Sakit Umum Pusat Surakarta

Berdasarkan hasil observasi, sistem opersaional pergudangan yang diterapkan di

Rumah Sakit Umum Pusat Surakarta mengikuti SOP persediaan yang telah di tentukan oleh
pihak rumah sakit. Pemesanan barang dilakukan dengan cara membuat bon order barang
sesuai dengan permintaan barang, yang dibuat di sistem database kemudian di kirim ke unit
Gudang. Persediaan barang dilakukan setiap ada permintaan barang oleh karyawan
perusahaan. Barang yang telah di order akan dikirimkan sesuai dengan surat pesanan.

Selanjutnya dilakukan proses Receiving, Receiving adalah proses pada gudang

pertama dan salah satu yang paling penting. Demi melakukan proses penerimaan dengan
baik, gudang harus dapat memverifikasi bahwa ia telah menerima produk yang tepat, dalam
jumlah yang tepat, dalam kondisi yang tepat, dan pada waktu yang tepat. Kegagalan untuk
melakukannya akan memiliki dampak konsekuen pada semua operasi berikutnya. Pada
Rumah Sakit Umum Pusat Surakarta proses Receving dimulai ketika ada Barang yang telah
sampai di Gudang. Barang yang telah sampai akan dilakukan Pengecekan, Pengecekan
barang tersebut dilakukan secara fisik meliputi jumlah barang , surat pesanan dan spesifikasi
barang apabila semua sudah sesuai dengan kriteria yang diinginkan maka barang barang
akan langsung di input di sistem dan disusun berdasarkan jenis barangnya. Rumah Sakit
Umum Pusat Surakarta juga menggunakan kartu stock sebagai laporan atau pembukuan yang
berisi mengenai pengeluaran dan pemasukan stok barang.

Setelah itu Kegiatan Storage, Storage adalah sebagai aktivitas menempatkan barang di
gudang sebelum barang tersebut menjalani proses berikutnya. Biasanya aktivitas
penyimpanan barang dilakukan berdasarkan karakteristik barang dan biasanya harus
memenuhi beberapa syarat seperti aman, efisien dan sederhana, mudah ditemukan, dan
persediaan yang sudah disimpan lama tetap bisa dikeluarkan terlebih dahulu. Rumah Sakit
Umum Pusat Surakarta memiliki dua penyimpanan yang dikelompokan menjadi
penyimpanan medis dan non medis. Setelah dilakukan input di sistem informasi dan juga
dilakukan pembukuan dengan kartu stock barang yang diterima tersebut disimpan di Gudang
menutur jenis dan karakteristik barang . Pada dasarnya, apa saja yang disimpan di gudang
Rumah Sakit Umum Pusat Surakarta menggunkan sistem FIFO, sehingga segala sesuatunya
yang pergudangan diatur untuk memudahkan prosesnya.

Lalu untuk klasifikasi penyimpanan yang dilakukan Rumah Sakit Umum Pusat
Surakarta sendiri menggunakan dua jenis klasifikasi yaitu block stacking dan Stacking frame.
Block stacking adalah menumpuk barang tanpa rak, Barang di tumpuk dengan ketinggian
tertentu. Lalu untuk Stackig frame sendiri adalah Tumpukan palet yang diberi kerangka dan
dapat dipasang atau pindah jika diperlukan, Tumpukan yang diberi kerangka memungkinkan
palet ditumpuk dengan ketinggian tertentu dan sangat berguna ketika palet harus disimpan
tanpa ditumpuk.
 Selanjutnya adalah kegiatan picking , picking dalah proses mengambil item dari
lokasi penyimpanan di gudang untuk memenuhi pesanan Pelanggan atau unit yang
membutuhkan. Untuk kegiatan picking yang dilakukan oleh Rumah Sakit Umum Pusat
Surakarta dimulai dengan unit yang melakukan permintaan ke Gudang melalui system
informasi setelah di konfirmasi pihak Gudang menyiapkan barang yang di minta dan
melakukan pencatatan di kartu stock.

3.3 SOP dan prosedur dalam menjalankan oprasional Gudang Rumah Sakit Umum
Pusat Surakarta

Dalam opersaional pergudangan yang dilakukan Rumah Sakit Umum Pusat Surakarta
mengikuti SOP dan prosedur persediaan yang telah di tentukan oleh pihak rumah sakit.
Adapun Standard Operating Procedure (SOP) dan prosedur di antarany adalah :

3.4 SOP Pencatatan hibah masuk

1. Urusan akuntansi menerima dokumen hasil verifikasi piutang jaminan dan/atau

perorangan atas pelayanan yang telah dilakukan
2. Urusan akuntansi mengidentifikasi data piutang
3. Urusan akuntansi mencatat data piutang dalam kertas kerja dan kartu piutang
4. Kasubag Akuntansi dan BMN menandatangani kartu piutang
5. Urusan akuntansi menginput data piutang ke dalam aplikasi SAI
6. Urusan akuntansi menginput data piutang ke dalam aplikasi SAI

3.5 SOP Penyelesaian Ganti Rugi BMN Hilang

1. Penanggungjawab BMN melaporkan terjadinya kehilangan BMN

2. Melaporkan terjadinya kehilangan BMN ke kepolisian
3. Melaporkan dan menyampaikan berkas pelaporan BMN Hilang
4. Melaporkan dan menyampaikan berkas pelaporan BMN Hilang kepada sub bagian
BMN
5. Menyampaikan berkas pelaporan BMN Hilang dan usulan Tim Pemeriksa
6. Membentuk dan menugaskan Tim Pemeriksa
7. Melakukan koordinasi
8. Melakukan pemeriksaan
9. Menyusun Laporan Hasil Pemeriksaan (LHP)
 10. Membuat rekomendasi hasil pemeriksaan:
A. Akibat bukan kelalaian
B. Akibat kelalaian
11. Melakukan konfirmasi nilai ganti rugi
12. Menyetujui nilai ganti rugi
13. Melakukan koordinasi penetapan nilai ganti rugi
14. Melaporkan Rekomendasi:
• nilai pengembalian ganti rugi BMN (hilang akibat kelalaian); dan/atau
• penghapusan BMN"
15. Mendisposisi untuk proses lebih lanjut
16. •Membuat Surat Penagihan (SPn), Berita Acara Serah Terima (BAST) SPn; dan/atau
•Memproses penghapusan BMN ke dalam aplikasi SIMAK BMN"
17. Melakukan koordinasi dengan bagian PPA untuk proses membayar/mengganti
kerugian negara atas BMN hilang melalui aplikasi SIMPONI dan menyerahkan bukti
pengembalian ganti rugi:
• BAST Barang untu pengembalian dalam bentu barang; atau
• Bukti Penerimaan Negara (BPN) untuk pengembalian dalam bentuk uang
18. Menerbitkan Surat Keterangan Tanda Lunas (SKTL) dan melakukan konfirmasi
penerimaan negara ke KPPN
19. Menyimpan SKTL sebagai bukti pelunasan
20. Menatausahakan dokumen gant rugi BMN hilang

3.6 Prosedur Penghapusan Barang Milik Negara (BMN)

Tindakan menghapus BMN dari daftar barang dengan menerbitkan keputusan dari
pejabat yang berwenang untuk membebaskan Pengelola Barang, Pengguna Barang, dan/ atau
Kuasa Pengguna Barang dari tanggung jawab administrasi dan fisik atas barang yang berada
dalam penguasaannya. Prosedurnya :

1. Urusan BMN menerima laporan dan melakukan pendataan terhadap barang-barang

yang sudah tidak layak pakai/barang rusak berat
2. Urusan BMN Menyiapkan Data Barang Milik Negara
3. Urusan BMN Melakukan pendataan sesuai dengan real barang dan mengambil
dokumentasi
 4. Urusan BMN Melakukan pengecekan antara data yang ada pada SIMAK dengan
barang yang ada di lapangan
5. Bila BMN belum PSP Urusan BMN melakukan Usulan PSP BMN.
6. Bila dokumen persyaratan penghapusan sudah lengkap, urusan BMN menyerahkan
kepada Panitia/Tim Penghapusan
7. Panitia Penghapusan memverifikasi kelengkapan berkas. Bila berkas kurang unit kerja
melengkapinya. Bila berkas lengkap Panitia Penghapusan melakukan identifikasi
BMN
8. Panitia Penghapusan membuat konsep surat Permohonan rekomendasi usulan
persetujuan penghapusan BMN kepada Pengelola Barang/Pengguna Barang
9. Panitia Penghapusan mengirim Surat Permohonan Rekomendasi Usulan Persetujuan
Penghapusan BMN beserta berkas lampirannya kepada Pengelola Barang/Pengguna
Barang
10. Bila Surat Rekomendasi Persetujuan Penghapusan sudah disetujui Pengelola
Barang/Pengguna Barang, Panitia Penghapusan memproses penjualan secara lelang
melalui KPNL sampai terbitnya risalah lelang bila tindak lanjut dengan penjualan,
membuat Naskah Hibah sampai dengan serah terima barang melalui BAST bila tindak
lanjut dengan Hibah, atau melakukan pemusnahan dan membuat Berita Acara
Pemusnahan bila tindak lanjut dengan pemusnahan.
11. Pemenang Lelang/ Penerima Hibah menerima barang melalui BAST
12. Panitia Penghapusan melakukan perubahan data pada aplikasi SIMAK BMN
13. Panitia Penghapusan membuat Surat Permohonan Penerbitan Keputusan Penghapusan
BMN kepada Pengguna Barang
14. Setelah menerima Salinan Keputusan Penghapusan BMN, Panitia Penghapusan
menghapus BMN dari Daftar Barang pada Aplikasi SIMAK BMN
15. Panitia Penghapusan BMN membuat laporan atas pelaksanaan penghapusan BMN
serta menyampaikan-nya kepada pihak terkait

3.7 Prosedur Pembukuan Barang Persediaan

Kegiatan pencatatan dan penatausahaan barang persediaan yang ada pada Kuasa
Pengguna Barang. Prosedurnya :

1. Urusan BMN menyiapkan dokumen kontrak, bukti penerimaan barang, serta fotocopy
SPM dan SP2D
 2. Urusan BMN mengecek Berita Acara Serah Terima barang dari Panitia penerima
3. Menata barang persediaan di gudang persediaan
4. Melakukan entry data masuk dan keluar pada SIMAK persediaan
5. Mendistribusikan barang persediaan ke unit peminta barang
6. Mencatat dan mengeluarkan barang persediaan yang sudah dikeluarkan
7. Merangkum semua data pengeluaran barang persediaan
8. Memasukkan data pengeluaran barang persedian pada program SIMAK persediaan
9. Memeriksa barang persediaan dengan mengecek barang riil digudang serta membuat
kartu barang
10. Mencatat hasil opname dan menginput ke aplikasi persediaan
11. Membuat Berita Acara Opname Fisik Persediaan dan Menandatangan

3.8 Prosedur Pendistribusian Barang Persediaan

Kegiatan untuk melaksanakan pengurusan, penyelenggaraan, dan pengaturan

pemindahan barang persediaan dari gudang/tempat penyimpanan ke unit pengguna barang
sesuai dengan dokumen pendukungnya. Prosedurnya :

1. Unit Pengguna barang mengajukan permintaan barang persediaan melalui SIM RS

yang disetujui oleh penanggungjawab unit
2. Penanggungjawab BMN atau yang mewakili memeriksa dan memberikan persetujuan
atau menolak
3. Bila disetujui, petugas gudang mengeluarkan barang sesuai dengan permintaan
kepada pengguna
4. Petugas gudang mencatat pengeluaran pada kartu stock barang

3.9 Layout yang digunakan dalam Gudang Rumah Sakit Umum Pusat Surakarta

Layout Gudang merupakan suatu cara untuk mengatur penempatan barang dengan
metode tertentu untuk mendukung aktivitas pergudangan yang efektif dan efisien. Metode
Layout yang digunakan di Gudang Rumah Sakit Umum Pusat Surakarta adalah metode
Randomized Storage yang Bersifat Relatif Random, Sesuai dengan namanya, penyimpanan
ini bersifat relatif random jadi ada potensi barang-barang disimpan secara kurang teratur.
Terdapat kemungkinan perpindahan letak penyimpanan dari titik A ke titik B atau sebaliknya.
Jika terjadi overstock di Gudang maka mau tidak mau penempatan barang yang dilakukan di
Gudang Rumah Sakit Umum Pusat Surakarta harus berdempetan dengan barang lain yang
bisa saja menimbulkan kerusakan barang.

4.1 kendala-kendala yang terjadi dalam Gudang Rumah Sakit Umum Pusat
Surakarta

Stock Gudang merupakan aset perusahaan yang harus dikelola dengan sebaik
mungkin, karena dapat mempengaruhi kelancaran operasional perusahaan. Mengelolanya
tidak mudah karena dibutuhkan sistem yang baik untuk mengaturnya Ada banyak kesalahan
yang kerap terjadi dalam mengelola stok barang, salah satunya adalah selisih stok. Masalah
ini terjadi saat ada perbedaan angka antara data pemeriksaan fisik dan data computer.
Permasalahan ini pun terjadi pada Gudang Rumah Sakit Umum Pusat Surakarta. Setelah di
telusuri ada beberpa penyebab yang terjadi yang menyebabkan selisih stock.

Kendala yang pertama pada saat proses Reciveing pada penyimpnana medis biasanya
barang masuk ke Gudang harus disertai surat pesanan karena barang tersebut harus melewati
proses pengecekan diantaranya adalah pengecekan jumlah barang dan spesifikasi barang.
Pengecekan tersebut harus di sesuaikan dengan surat pesanan, tetapi yang terjadi biasanya
surat pesanan belum tersedia sedangkan barang sudah tiba. Hal ini membuat pihak BMN dan
Gudang mengalami kebingungan. Yang akhirnya akan membuat pencatatan barang
mengalami ganguan.

Lalu kendala selanjutnya adalah terkait dengan permintaan barang, dimana biasanya
unit yang meminta barang harus melewati system terlebih dahulu agar pencatatan bisa terdata
oleh system rumah sakit. Tapi saat melakukan permintaan ada beberapa unti yang langsung
datang ke Gudang tanpa menggunakan system informasi, pada akhirnya hal ini yang
membuat terjadinya selisih barang dengan catatan saat dilakukan stock opname.
4.2 Rekomendasi
Solusi yang dapat penulis ajukan adalah sebagai berikut :
 Bagi Rumah Sakit Umum Pusat Surakarta, guna mengurangi tingkat human
error yang terjadi sebaiknya perusahaan lebih meningkatkan kwalitas divisi
quality control untuk mengecek aktifitas kerja karyawan
 Bagi karyawan, agar dapat menekan terjadinya human error karena faktor
situasional dan individual sebaiknya selalu bekerja secara berhati hati dan
selalu mengikuti prosedur kerja yang telah ditetapkan oleh perusahaa
 Pengelolaan barang secara manual tidak efisien dan bisa menyebabkan banyak
masalah akibat human error sehingga, bisa menyebabkan selisih stock barang
dalam Gudang. Untuk itu, perusahaan perlu menerapkan pengelolaan secara
digital agar lebih efisien dan maksimal
 BAB IV

PENUTUP

4.3 KESIMPULAN

Berdasarkan hasil observasi yang dilakukan pada Gudang Rumah Sakit Umum
Pusat Surakarta. Gudang ini menjalankan system Operasional Gudang dari
Reciveing sampai ke picking dengan mengikuti prosedur dan SOP yang telah
ditentukan oleh pihak rumah sakit. Tetapi ada beberapa kendala dalam melakukan
kegiatan pergudangan seperti terjadinya selisih barang dengan catatan dan barang
fisik saat dilakukan stock opname. Hal ini perlu dikembangkan dan dibenahi untuk
keberlanjutan pada masa mendatang.

4.3 Diskusi
Pada saat dilakukan observasi kami mendapatkan informasi bahwa Gudang
Rumah Sakit Umum Pusat Surakarta saat terjadi overstock barang barang yang di
simpan di Gudang menjadi sangat sempit yang akan mengakibatkan pada kerusakan
barang .Oleh karena itu, untuk menghindari kerusakan pada saat di gudang harus lebih
memperhatikan tempat penyimpanan yang telah disediakan dengan tidak menumpuk
barang terlalu banyak sehingga perlunya menambah gudang yang lebih luas demi
keamanan barang dan lebih sering dilakukan pengecekan agar teratur. Dengan kasus
tersebut diharapkan ada penelitian lebih lanjut untuk mengatasi overstock yang terjadi
di Gudang Rumah Sakit Umum Pusat Surakart
 BAB V

DAFTAR PUSTAKA

Aresti, November 2021.”ANALISIS MANAJEMEN PERGUDANGAN PADA PT. BEURATA

SUBUR PERSADA” Dipetik dari bajangjornal.com :
https://bajangjournal.com/index.php/Juremi/article/view/448/393

RSUP SURAKARTA. “ Sejarah RSUP Surakarta” Dipetik dari

rsupsurakarta.co.id :https://www.web.rsupsurakarta.co.id/halaman/detail/profil

11 mai 2021. “Mengenal Jenis Tata Letak Gudang, Tentukan Metode Paling Sesuai” Dipetik dari
mmproperty.com :https://mmproperty.com/article/mengenal-jenis-tata-letak-gudang-
tentukan-metode-paling-sesuai/