BUKU PANDUAN EKOSISTEM KONDUSIF SEKTOR AWAM (EKSA) PPD PENSIANGAN

KANDUNGAN
PENDAHULUAN MUKA SURAT
Prakata 2
Tujuan 3
Dasar EKSA PPD Pensiangan
4
Logo EKSA PPD Pensiangan 5
Visi dan Misi EKSA PPD Pensiangan 6
PENGENALAN
Ekosistem Kondusif Sektor Awam (EKSA)
Objektif Pelaksanaan EKSA 7 - 16
Faedah Pelaksanaan EKSA
Panduan Amalan EKSA
LANGKAH-LANGKAH PELAKSANAAN EKSA
1 PEMBENTUKAN JAWATANKUASA
PELAKSANA EKSA
17 - 20
1.1 Peranan Pengerusi Jawatankuasa
Induk
1.2 Peranan Fasilitator EKSA
1.3 Peranan Ketua Pelaksana
1.4 Peranan Penyelaras EKSA
1.5 Peranan Jawatankuasa Promosi
EKSA
1.6 Peranan Jawatankuasa Audit EKSA
1.7 Peranan Latihan EKSA
1.8 Peranan Ketua Zon EKSA
1.9 Peranan Ahli-ahli Kumpulan EKSA

21 - 23
2 Mewujudkan Zon

Ciri-Ciri Amalan Baik EKSA 24 - 30

PENUTUP 31

0
 Assalamualaikum, Salam Sejahtera, Salam JPN Sabah No.1
Menerajui Perubahan dan Salam Pensiangan Sumingkot. Syukur ke
hadrat Allah S.W.T kerana dengan limpah dan kurniaNya, Buku
Panduan Pengurusan EKSA Pejabat Pendidikan Daerah Pensiangan
ini telah dapat dihasilkan.

Buku panduan ini merupakan bahan rujukan bagi warga PPD

Pensiangan untuk melaksanakan aktiviti ke arah mewujudkan
persekitaran kerja yang bersih, tersusun, seragam seiring dengan
langkah-langkah transformasi sektor awam yang bertujuan
meningkatkan kualiti perkhidmatan melalui amalan EKSA.

Penjenamaan semula Amalan 5S kepada Ekosistem Kondusif Sektor Awam (EKSA)

pada Januari 2014 telah mendapat sambutan baik oleh semua warga PPD Pensiangan.
Pengurusan persekitaran kerja yang kondusif berimej korporat merupakan elemen yang
dapat membantu mempertingkatkan sistem penyampaian perkhidmatan selaras dengan
Klausa 7.1.3 dan 7.1.4 dalam perkara (e) - MS ISO 9001:2015.

Pembudayaan amalan EKSA juga dapat membantu sesebuah organisasi merancang

dan melaksanakan usaha-usaha meningkatkan imej korporat secara positif, menggalakkan
pembudayaan amalan hijau, menyemarakkan budaya kreativiti dan inovasi, menghasilkan
persekitaran tempat kerja yang selesa dan memenuhi keperluan yang pelbagai.

Dengan adanya pelaksanaan amalan EKSA ini, ianya dapat membentuk disiplin diri
yang baik dan mewujudkan semangat kerja berpasukan yang tinggi dalam kalangan warga.
Saya yakin dan percaya bahawa dengan pembudayaan EKSA di PPD Pensiangan akan
memberi impak yang positif bagi semua sekolah daerah Pensiangan. Saya berharap dengan
adanya Buku Panduan EKSA PPD Pensiangan ini akan dapat membantu semua warga PPD
dalam merealisasikan slogan Pensiangan Sumingkot dan juga pengamalan EKSA yang lebih
berkualiti.

Saibeh bin Abdul Sani ASDK.,AMN.,BSK

Pegawai Pendidikan Daerah
Pejabat Pendidikan Daerah
Pensiangan

1
 BUKU PANDUAN EKOSISTEM KONDUSIF SEKTOR AWAM (EKSA) PPD PENSIANGAN

TUJUAN

Buku panduan ini bertujuan :

1. Menerangkan konsep Amalan EKSA secara umum.

2. Memberi panduan asas pelaksanaan Amalan EKSA.
3. Menerangkan kaedah pelaksanaan audit dalam Amalan EKSA kepada warga PPD 4.
dan sekolah.
4. Contoh pelaksanaan EKSA di PPD.
5. Sebagai rujukan kepada semua pegawai agar tidak tersasar daripada skop
kerja yang telah ditetapkan dalam buku ini.

2
KEMENTERIAN
PENDIDIKAN
MALAYSIA

3
 BUKU PANDUAN EKOSISTEM KONDUSIF SEKTOR AWAM (EKSA) PPD PENSIANGAN

___________________________________________________________
Pejabat Pendidikan Daerah Pensiangan

DASAR POLISI EKSA

Mewujudkan persekitaran kerja yang kondusif,
kreatif dan inovatif berkonsepkan amalan hijau
bagi melahirkan warga yang produktif dengan
persekitaran kerja yang mesra pengguna,bersih,
seragam,kemas, kondusif dan selamat melalui
amalan EKSA secara berterusan.

Diluluskan oleh:

SAIBEH BIN ABDUL SANI ASDK.,AMN.,BSK.

Pegawai Pendidikan Daerah
Pensiangan

Tarikah : 1 Oktober 2018

PENGERTIAN LOGO PPD PENSIANGAN

4
VISI DAN MISI EKSA
PPD PENSIANGAN
5

VISI
 BUKU PANDUAN EKOSISTEM KONDUSIF SEKTOR AWAM (EKSA) PPD PENSIANGAN

Pengenalan

Amalan EKSA merupakan penjenamaan semula Amalan 5S yang telah

dipelopori oleh industri Jepun bagi mewujudkan persekitaran tempat kerja yang
selesa, kemas dan selamat. Amalan EKSA bermatlamatkan mewujudkan
persekitaran yang berkualiti kondusif dan praktikal. Pelaksanaan EKSA di PPD
Pensiangan bertujuan meningkatkan kualiti perkhidmatan menjimatkan kos dan
memudahkan proses kerja. memudahkan proses kerja.

Selain itu, amalan EKSA berupaya memperkukuhkan lagi sistem Pengurusan

Kualiti Kementerian berasaskan Standard MS ISO 900, khususnya dalam
memenuhi keperluan klausa Pengurusan Sumber yang berkaitan dengan
persekitaran kerja.

Amalan EKSA yang berterusan , konsisten dan berkesan akan memberi nilai
tambah kepada pengurusan berimejkan korporat , pembudayaan kreativiti dan
inovasi serta amalan penjimatan /go green.

Objektif :

1. Mewujudkan persekitaran kerja yang berimejkan korporat dan kondusif.

2. Membudayakan amalan persekitaran bersih, kemas, teratur dan seragam.

3. Menggalakkan daya kreativiti dan inovasi.

4. Melaksanakan amalan GO GREEN.

Faedah Pelaksanaan EKSA :

1. Mewujudkan persekitaran tempat kerja berkualiti (bersih, kemas dan rapi);

2. Meningkatkan kecekapan dan keberkesanan pengurusan;

3. Mengenalpasti, mengurang & menghapuskan pembaziran;

4. Meningkatkan imej agensi;

5. Menjana idea kreatif di kalangan warga agensi;

7. Meningkatkan disiplin warga agensi;

8. Meningkatkan mutu penyampaian perkhidmatan.

6
9. Mewujudkan piawaian kerja yang jelas.

APA ITU EKSA ?

i. EKSA iaitu Ekosistem Kondusif Sektor Awam merupakan penjenamaan

semula Pelaksanaan Amalan 5S kepada EKSA untuk memenuhi keperluan
sektor awam.

ii. Pelaksanaan EKSA mempunyai matlamat yang sama iaitu untuk mewujudkan
persekitaran kerja yang berkualiti, secara sistematik dan praktikal.

iii. Ekosistem Kondusif Sektor Awam (EKSA) yang berkesan dapat meningkatkan
kualiti perkhidmatan, menjimatkan kos dan memudahkan proses kerja.

iv. EKSA berupaya memperkukuhkan Sistem Pengurusan Kualiti berasaskan

Standard MS ISO 9000, dalam memenuhi keperluan klausa 6.4 Pengurusan
Sumber berkaitan Persekitaran Kerja.

v. EKSA yang cekap, berkesan dan konsisten akan memberi nilai tambah
kepada imej korporat Jabatan/Agensi secara keseluruhan.

7
 BUKU PANDUAN EKOSISTEM KONDUSIF SEKTOR AWAM (EKSA) PPD PENSIANGAN

PEMBUDAYAAN AMALAN EKSA

A. Sisih

1. SISIH memberikan tumpuan kepada pengasingan dan pelupusan barang-barang yang

tidak diperlukan di tempat kerja.

2. Aktiviti SISIH secara berkesan dapat dilakukan dengan:

i. Menanda barang-barang yang tidak diperlukan lagi dengan

menggunakan kaedah Tag Merah dan Tag Kuning;
ii. Menentukan tempat penyimpanan bagi barang/peralatan yang masih
diperlukan; dan

iii. Bagi barang-barang yang hendak dilupuskan, rujuklah kepada

Pekeliling/Arahan/Peraturan Kerajaan yang sedang berkuatkuasa.

3. Kejayaan pelaksanaan SISIH boleh diukur dengan :

i. Persekitaran kerja lebih selesa;

ii. Penggunaan ruang secara cekap; dan iii. Masa

mencari lebih pantas.
8
Kaedah Tag Kuning

Menentukan jenis barang/peralatan/rekod yang hendak dinilai.

1

Melekat/melabel Tga Kuning ke atas barang/peralatan/rekod yang telah dikenal

pasti
2
Membuat penilaian dengan mengambil tindakan terhadap barang yang dilaebl Tag
Kuning.
Tarikh pelupusan perlu ditetapkan untuk penentuan sama ada pelupusan atau
3 penyimpanan

Catat dan rekod barang/peralatan/rekod yang telah dilabelkan dengan Tag Kuning
4

Contoh Tag Kuning

9
 BUKU PANDUAN EKOSISTEM KONDUSIF SEKTOR AWAM (EKSA) PPD PENSIANGAN

Kaedah Tag Merah

Menentukan jenis barang/peralatan/rekod yang hendak dilupuskan.

1

Melekat/melabel Tga Merah ke atas barang/peralatan/rekod yang telah

dikenal pasti
2
Mewujudkan kawasan Tag Merah dengan menetapkan kawasan
pengumpulan barang/peralatan/rekod yang tidak diperlukan lagi dan
3 seterusnya melaksanakan pelupusan mengikut arahan pekeliling

Mencatat barang/peralatan/rekod yang telah dilabelkan dengan Tag Merah

4

Contoh Tag Merah

10
B. Susun

i. Prinsip SUSUN: Setiap barang ada tempatnya dan setiap tempat ada barangnya.
ii. Kaedah penyusunan: kemas, berkesan dan selamat.
iii. Barang yang diperlukan di susun mengikut keperluan penggunaan.
iv. Berikut adalah panduan aktiviti susun secara berkesan:
a. Gunakan kaedahFirst-In-First-Out (FIFO).
b. Melabelkan dan mengindeks nama dan nombor pada
barang/peralatan/rekod.
c. Menyimpan barang/peralatan/rekod mengikut kategori.
d. Memastikan barang disusun dengan sebaik mungkin supaya mudah
dicapai

v. Kaedah Penyusunan:

a. Barang/peralatan/rekod yang aktif digunakan:

i. Situasi semasa bekerja – fail aktif dan dalam tindakan sahaja berada
di atas meja kerja.
ii. Situasi selepas waktu kerja – fail disusun/disimpan semula ke
tempat asal dengan mengikut kaedah susunan dan tatacara
pengurusan fail.
iii. Alat tulis hendaklah sentiasa berada di dalam laci meja kerja dengan
keadaan kemas dan teratur. Bahan-bahan rujukan semasa yang
diperlukan sahaja berada di atas meja.

b. Barang/peralatan/rekod yang jarang digunakan:

vi. Barang/peralatan/rekod yang jarang digunakan termasuk fail separa aktif

perlu disimpan mengikut prosedur pengurusan dengan kemas dan teratur bagi
memudahkan capaian.

Kejayaan pelaksanaan SUSUN boleh diukur melalui ujian pencarian barang dalam
tempoh yang ditetapkan (30 saat).

11
 BUKU PANDUAN EKOSISTEM KONDUSIF SEKTOR AWAM (EKSA) PPD PENSIANGAN

C. Sapu

1. SAPU adalah tindakan bagi memastikan ruang tempat kerja atau

peralatan bersih daripada habuk/debu yang boleh menjejaskan fungsi
peralatan, kualiti produk dan kesihatan. SAPU juga memberi penekanan kepada
penjagaan kebersihan bagi memastikan tempat kerja yang selesa dan
selamat untuk peningkatan kualiti kerja dan perkhidmatan.

2. Pembersihan atau SAPU perlu dilakukan setiap hari bagi memastikan

ruang kerja sentiasa kemas dan bersih.

3. Langkah-langkah yang berikut perlu dijadikan panduan untuk

melaksanakan SAPU secara berkesan:

i. Mengagihkan tugasan pembersihan Kebersihan di tempat kerja

adalah menjadi tanggungjawab bersama. Pembahagian kawasan
jagaan hendaklah dijelaskan dengan:

• Mengenalpasti ruang/peralatan/mesin yang perlu diwujudkan

hak milik (ownership)

• Mengadakan jadual giliran harian pembersihan kawasan yang

telah ditentukan

ii. Menentukan hak milik bagi (ownership) ruang/peralatan

bagi

setiap ahli

iii. Mewujudkan kaedah pembersihan yang akan digunakan dengan:

• Menentukan perkara/aspek yang perlu dibersihkan;

• Mengenalpasti peralatan dan bahan pembersihan yang

bersesuaian;

• Menentukan kekerapan dan masa aktiviti pembersihan;

• Mewujudkan piawaian kerja pembersihan;

 Walaupun kerja-kerja pembersihan diswastakan, setiap warga PPD harus

sentiasa memastikan ruang kerja masing-masing bersih, kemas dan bebas
habuk.

12
D. Seragam

1. Seragam bermaksud sekeadaan, sebentuk dan sewarna sama ada pada

ciri-ciri, susun atur atau peraturannya. Aktiviti EKSA diperingkat ini dapat
dilaksanakan dengan mewujudkan keseragaman prosedur, susun atur dan
piawai.

2. Berikut ialah panduan untuk melaksanakan keseragaman secara cekap:

Mewujudkan senarai semak tugasan dengan teknik 5W1H.
WHO – Siapa yang bertanggungjawab
WHY – Mengapa perlu
When – Bila perlu dilakukan
Where – Di mana perlu dilaksanakan
What - Apa tindakan yang perlu diambil
How - Bagaimana aktiviti dijalankan dan diseragamkan
3. Mewujudkan senarai semak peraturan inventori.
- Mengadakan prosedur kerja pembersihan
- Mengadakan jadual penyelenggaraan
- Mewujudkan model/aktiviti susun atur yang seragam.

4. Kejayaan pelaksanaan seragam diukur melalui:

- Mempunyai piawaian ruang tempat kerja yang lebih baik.

- Mempunyai impak visual yang positif.

- Mempunyai peraturan dan piawaian prosedur kerja (SOP).

13
 BUKU PANDUAN EKOSISTEM KONDUSIF SEKTOR AWAM (EKSA) PPD PENSIANGAN

E. Sentiasa Amal

i. SENTIASA AMAL ialah usaha pengekalan di samping melaksanakan penambahbaikan

berterusan di premis Jabatan/Agensi.

ii. SENTIASA AMAL memerlukan komitmen dan penyertaan berterusan seluruh warga
kerja serta disiplin diri bagi memastikan persekitaran berkualiti dan kondusif dapat
dilaksanakan secara berkesan dan cekap.

iii. Berikut ialah panduan untuk mengekalkan EKSA:

- Mengadakan program pelaksanaan pengiktirafan EKSA seperti Zon terbaik,

Bilik terbaik, Sudut terbaik, Pengurusan Dokumentasi EKSA terbaik, Tandas
terbaik, Hasil Kreativiti terbaik, AnugerahGo Green terbaik dan sebagainya.

- Meneruskan program kesedaran tentang kepentingan EKSA dengan

mengadakan latihan yang berterusan.

- Memastikan audit dalaman EKSA dilaksanakan secara berkala.

- Memastikan aktiviti promosi berterusan.

- Mewujudkan sistem pengiktirafan dan penghargaan kepada usaha yang

ditunjukkan oleh warga Jabatan/Agensi.

- Mewujudkan sistem pemantauan yang efektif dan sistematik.

14
iv. Kejayaan pelaksanaan SENTIASA AMAL ini boleh diukur melalui:

- Prestasi cemerlang berterusan melalui aktiviti audit dalaman EKSA

Jabatan/Agensi.

- Warga Jabatan/Agensi sentiasa kelihatan ceria dan bersemangat melaksana

EKSA di samping mematuhi peraturan di tempat kerja.

- Wujudnya disiplin dan semangat kerja berpasukan dalam kalangan warga

Jabatan/Agensi.

- Warga mempunyai daya usaha untuk sentiasa mengamal dan menambahbaik

EKSA di tempat kerja.

- Peningkatan kecekapan dan keberkesanan proses kerja.

- Penyertaan dan kejayaan dalam konvensyen, pertandingan dan anugerah

berkaitan EKSA.

15
 BUKU PANDUAN EKOSISTEM KONDUSIF SEKTOR AWAM (EKSA) PPD PENSIANGAN

Langkah-langkah pelaksanaan Ekosistem Kondusif Sektor Awam (EKSA)

1. Menubuhkan Jawatankuasa Pelaksana EKSA

2. Menyediakan pelan tindakan bagi pelaksanaan EKSA

3. Mewujudkan zon kerja EKSA

4. Mewujudkan Sudut EKSA

5. Mengadakan program latihan berkaitan EKSA

6. Memantau keberkesanan pelaksanaan EKSA secara berterusan

7. Mengkaji semula dan menentukan langkah-langkah penambahbaikan secara

berterusan

8. Mendokumentasikan pelaksanaan EKSA dan menyimpan rekod-rekod EKSA

Tahap pelaksanaan EKSA perlu dilaporkan secara berkala kepada pengurusan atasan

JPN Sabah melalui mekanisme yang sedia ada.

Langkah 1 : Pembentukan Jawatankuasa Induk EKSA

1. Obejktif pembentukan Jawatankuasa Pelaksanaan amalan EKSA ialah

untuk meningkatkan penyertaan semua peringkat warga Kementerian
dalam melaksanakan amalan EKSA di samping bagi mewujudkan
budaya penambahbaikan berterusan serta semangat kerja
berkumpulan warga Kementerian ke arah mencapai prestasi dan
budaya kerja yang cemerlang.

2. Struktur Pelaksanaan amalan EKSA:

i. Tanggungjawab Jawatankuasa amalan EKSA hendaklah menyeluruh dan

setiap ahli Jawatankuasa dan ahli hendaklah menjalankan peranan
masing-masing.

ii. Pengerusi Jawatankuasa Induk EKSA bertanggungjawab untuk

memastikan pelaksanaan amalan EKSA dijalankan sebaiknya.

16
 iii. Peranan Jawatankuasa Pelaksana EKSA di peringkat Bahagian/Zon perlu
dijelaskan bagi melancarkan pelaksanaan tugas dan
tanggungjawab ahli jawatankuasa.

1.1 PERANAN JAWATANKUASA INDUK AMALAN EKSA

1.1.1. PENGERUSI JAWATANKUASA INDUK

i. Menentukan hala tuju keseluruhan pelaksanaan amalan EKSA.

ii. Membentuk pelan tindakan pelaksanaan Amalan Eksa.

iii. Menetapkan dasar, peraturan serta garis panduan.

iv. Menetukan belanjawan serta sumber-sumber kewangan.

v. Melantik penyelaras, ketua jawatankuasa kecil dan fasilitator.

vi. Menetapkan sistem pengiktirafan / penghargaan.

vii. Mengawasi dan menilai kemajuan pelaksanaan dengan bantuan

jawatankuasa kecil (Latihan, Promosi, Audit Dalam).

viii. Memantau kemajuan pelaksanaan amalan EKSA melalui contoh

amalan terbaik.

1.2 FASILITATOR

i. Memberikan latihan dan panduan kepada ketua dan ahli kumpulan .

ii. Memastikan semua kumpulan mematuhi peraturan dan panduan

yang disediakan.

iii. Menentukan pembahagian zon.

iv. Menjadi perantara untuk menyampaikan maklumat terkini antara

pihak pengurusan dengan kumpulan.

v. Menyelaraskan dan memantau aktiviti kumpulan.

1.3 PERANAN KETUA PELAKSANA

i. Menentukan belanjawan serta sumber-sumber kewangan.

17
 BUKU PANDUAN EKOSISTEM KONDUSIF SEKTOR AWAM (EKSA) PPD PENSIANGAN

ii. Melantik penyelaras, ketua jawatankuasa kecil dan fasilitator.

iii. Menetapkan sistem pengiktirafan/penghargaan.

iv. Mengenalpasti dan menilai kemajuan pelaksanaan dengan bantuan

jawatankuasa kecil (Latihan, Promosi, Audit Dalam).

v. Memantau kemajuan pelaksanaan amalan EKSA melalui contoh

amalan terbaik.

1.4 PERANAN PENYELARAS EKSA / SETIAUSAHA

i. Menjadualkan mesyuarat Jawatankuasa Pelaksana EKSA.

ii. Menyelaraskan program amalan EKSA.

iii. Melaporkan kemajuan dan status pelaksanaan Amalan EKSA.

iv. Menyimpan rekod utama dan minit berkait dengan pelaksanaan

Amalan EKSA.

v. Membantu pengurusan aktiviti promosi, latihan dan audit.

vi. Menghebahkan maklumat terkini pelaksanaan EKSA dalam

organisasi.

1.5 JAWATANKUASA PROMOSI AMALAN EKSA

i. Menyediakan pelan pelaksanaan aktiviti promosi EKSA.

ii. Mengenalpasti aktiviti/kempen promosi bagi memupuk kesedaran

penyertaan bagi menjayakan pelaksanaan amalan EKSA.

iii. Menganalisis keberkesanan aktiviti promosi yang telah dilaksanakan.

iv. Melaporkan status aktiviti dan tahap kesedaran EKSA di kalangan

warga.

18
1.6 JAWATANKUASA AUDIT AMALAN EKSA

i. Menyediakan kriteria audit dalaman EKSA.

ii. Menentukan kekerapan aktiviti audit dalaman EKSA.

iii. Menyediakan laporan dan analisis keputusan audit dalaman EKSA.

iv. Menyemak kriteria audit dalaman EKSA dari semasa ke semasa

mengikut keperluan.

1.7 JAWATANKUASA LATIHAN AMALAN EKSA

i. Menyediakan pelan pelaksanaan aktiviti bagi memupuk amalan

EKSA kepada semua warga kerja dalam organisasi.

ii. Mengenalpasti jenis latihan yang diperlukan dari masa ke semasa

bagi mengukuhkan aktiviti amalan EKSA.

iii. Menyelaras dan memastikan setiap warga kerja diberikan latihan

EKSA secukupnya.

1.8 KETUA BAHAGIAN/ZON AMALAN EKSA

i. Mengadakan mesyuarat secara berkala dengan ahli-ahli kumpulan.

ii. Menggalakkan penglibatan semua ahli dalam pelaksanaan amalan

EKSA.

iii. Merancang aktiviti kumpulan.

iv. Memberikan maklum balas mengenai status pelaksanaan amalan

EKSA kepada fasilitator.

v. Membantu memberikan panduan dan tunjuk ajar.

1.9 AHLI-AHLI KUMPULAN AMALAN EKSA

i. Memberikan komitmen secara berterusan

ii. Menyertai aktiviti EKSA secara aktif.

19
 BUKU PANDUAN EKOSISTEM KONDUSIF SEKTOR AWAM (EKSA) PPD PENSIANGAN

iii. Bekerjasama dalam kumpulan.

iv. Menghadiri mesyuarat dan menyumbangkan idea bagi menjayakan

pelaksanaan amalan EKSA.

Langkah 2 : Mewujudkan Zon

1. Tujuannya adalah untuk mewujudkan kawasan tanggungjawab kumpulan bagi

memudahkan pelaksanaan dan pengawasan Amalan EKSA.

2. Pengerusi Jawatankuasa Pelaksanaan amalan EKSA Kementerian dengan kerjasama

ketua pelaksana dan fasilitator amalan EKSA akan menentukan zon yang
bersesuaian.

3. Pembahagian zon hendaklah dijelaskan melalui pewujudan pelan lokasi

bahagian/zon bagi memudahkan rujukan.

4. Antara faktor yang perlu diambil kira dalam pembahagian bahagian/zon:

i. Susun atur keseluruhan bahagian/zon dan pembahagian kepada zon kecil hendaklah
bersesuaian mengikut fungsi dan saiz organisasi (dicadangkan jumlah zon tidak
terlalu banyak bagi memudahkan penyelarasan dan pemantauan yang lebih
sistematik dilaksanakan)

ii. Menentukan nama kumpulan untuk setiap zon dan jumlah keahlian kumpulan bagi
setiap zon.

iii. Mewujudkan sudut EKSA dengan mempamerkan struktur kumpulan dan zon
masing-masing dengan mengambil kira hala tuju amalan EKSA di Kementerian.

iv. Zon di Bahagian/Unit haruslah berdasarkan aras/tingkat.

5. Pembahagian zon di PPD Pensiangan dibahagi kepada dua zon iaitu Zon Zamrud dan
Zon Emas.

Zon Zamrud Zon Emas

20
6. Sudut EKSA

6.1 Sudut EKSA perlu disediakan bagi memberi maklumat terkini berkaitan EKSA
kepada warga Jabatan/Agensi bagi memastikan keberkesanan pelaksanaan
EKSA.
6.2 Sudut EKSA perlu mengandungi perkara-perkara berikut :

PENYEDIAAN SUDUT EKSA

Sudut EKSA Induk Sudut EKSA Zon

Jawatankuasa Pelaksana Jawatankuasa Zon

Dasar dan Objektif Dasar dan Objektif

Jadual Perbatuan Jadual Perbatuan

Pelan Pembahagian Lokasi Zon Pelan Lokasi Zon

Gambar Aktiviti Gambar Aktiviti

Gambar Sebelum & Selepas Gambar Sebelum & Selepas

Sudut EKSA Induk

21 Sudut EKSA Zon

 BUKU PANDUAN EKOSISTEM KONDUSIF SEKTOR AWAM (EKSA) PPD PENSIANGAN

7. DOKUMENTASI EKSA

7.1 Dokumentasi EKSA perlu disediakan bagi memberi maklumat terkini berkaitan
EKSA kepada warga bagi memastikan keberkesanan pelaksanaan EKSA.
7.2 Dokumentasi EKSA INDUK dan dokumentasi EKSA ZON boleh juga dibuat secara
maya seperti di laman web Kementerian atau Bahagian bagi menjimatkan kos
percetakan.
7.4 Semua surat pelantikan, minit mesyuarat, aktiviti EKSA hendaklah
didokumentasikan bagi tujuan penilaian kelak.

LANGKAH 3: LATIHAN EKSA

1. Tujuan latihan EKSA adalah untuk mendalami pengetahuan berkaitan EKSA di samping
untuk membudayakan EKSA kepada warga Jabatan/ Agensi.

2. Di antara latihan/program yang perlu diikuti bagi meningkatkan kefahaman:

i. Program kesedaran EKSA

ii. Kaedah Amalan dan Pelaksanaan EKSA
iii. Audit Dalaman EKSA

Sesi Taklimat Ketua Juruaudit kepada Jawatankuasa Zon

22
 Penerangan system fail kepada rakan
sekerja

CIRI-CIRI AMALAN BAIK

EKOSISTEM KONDUSIF
SEKTOR AWAM

23
 BUKU PANDUAN EKOSISTEM KONDUSIF SEKTOR AWAM (EKSA) PPD PENSIANGAN

RUANG KERJA PEGAWAI

1. Lantai ruang kerja/bilik pegawai sentiasa berada dalam keadaan bersih.

2. Meja kerja kemas dan peralatan disusun dengan baik

3. Menyediakan perhiasan yang minimum dan selaras dengan imej korporat.

4. Tanda nama dan jawatan pegawai diletakkan di ruang kerja/partition pegawai/pintu

bilik pegawai mengikut kesesuaian.

5. Satu (1) tray surat (jika ada) dan dilabelkan masuk/keluar.

6. diurus dengan berkesan.

7. Kew PA 7 senarai aset lokasi disediakan dan kemaskini.

8. Sekiranya pegawai dibekalkan kabinet fail, kabinet fail perlu dilabelkan dengan
kemas dan teratur.

BILIK MESYUARAT/BILIK PERBINCANGAN

1. Bilik mesyuarat/bilik perbincangan sentiasa berkeadaan bersih dan kemas.

2. Peralatan/kemudahan dalam bilik mesyuarat/bilik perbincangan sentiasa

dalam keadaan sempurna dan boleh digunakan.

3. Peralatan mempunyai sistem inventori dan penyelenggaraan.

4. Maklumat berkaitan mesyuarat dipamerkan dipintu masuk bilik

mesyuarat. Contoh: Penggunaan papan tanda (slot in board).

5. Papan putih (white board) dibersihkan selepas mesyuarat selesai.

6. Barang-barang elektronik seperti LCD Projektor, mikrofon dan suis ditutup

(off) sebelum meninggalkan bilik mesyuarat/bilik perbincangan.

7. Etika penggunaan bilik mesyuarat boleh disediakan sebagai panduan.

8. Pegawai bertanggungjawab boleh dilantik bagi memantau kebersihan dan

24
 kekemasan bilik mesyuarat/bilik perbincangan (disertakan dengan nombor

SURAU/BILIK SOLAT

1. Surau/bilik solat sentiasa dalam keadaan bersih dan kemas.

2. Buku-buku/bahan bacaan agama sentiasa disusun kemas dan teratur di dalam
almari/kabinet/rak yang disediakan.
3. Selipar/kasut disusun dengan rapi dan kemas pada tempatnya
4. Arah kiblat dipamerkan dengan jelas dan mudah dilihat.
5. Jadual waktu solat boleh disediakan untuk panduan masuk waktu solat
bagi kemudahan warga Kementerian.
6. Telekung / sejadah dilipat dan disusun dengan kemas
7. Pegawai bertanggunagjawab boleh dilantik bagi mengurus dan memantau
kebersihan surau/bilik solat (disertakan dengan nombor sambungan atau
nombor telefon).

PENGURUSAN LACI ALAT TULIS

1. Sekiranya pegawai dibekalkan dengan laci meja, penggunaan ruang laci boleh seperti
berikut:
i. Laci paling atas dikhaskan penggunaannya kepada alat-alat tulis dan disusun
kemas mengikut kreativiti pegawai.
ii. Laci tengah diguna bagi menempatkan dokumen-dokumen rasmi seperti diari,
planner dan buku catatan.
iii. Laci bawah diguna bagi menempatkan alatan/barang peribadi seperti beg tangan,
dompet, telefon bimbit dan lain-lain.
*** Sekiranya bilangan laci meja yang dibekalkan tidak seragam (kurang atau lebih)
maka keutamaan penyimpanan ialah kepada peralatan kegunaan harian pejabat
seperti alat tulis buku catatan dokumen rasmi.

BILIK FAIL
1. Stor sentiasa berada dalam keadaan bersih dan kemas.
2. Pelan susun atur/pelan lantai bilik fail boleh disediakan dan dipamerkan di ruang yang
mudah dilihat.
3. Kabinet fail dilabelkan mengikut jenis dokumen dan nombor indeks/rujukan.
4. Fail disusun dengan kemas dan teratur mengikut turutan nombor siri fail dan boleh
dicapai
dalam tempoh masa 30 saat.
5. Fail disusun semula di tempat asal selepas digunakan.

25
 BUKU PANDUAN EKOSISTEM KONDUSIF SEKTOR AWAM (EKSA) PPD PENSIANGAN

6. Sistem pergerakan fail boleh diwujudkan bagi tujuan pengesanan fail yang sedang
digunakan (contoh: kad daftar pengguna dan kad keluar masuk fail).
7. Fail-fail terperingkat yang digunakan disimpan di dalam kabinet besi berpalang. Indeks
bagi fail-fail terperingkat tidak dilekatkan di luar kabinet.
8. Senarai nama pegawai yang mengendalikan fail terperingkat dipamerkan.
9. Tangga mudah alih, troli dan kerusi berada dalam keadaan baik dan ditentukan tempat
khas.
10. Kawalan serangga/haiwan perosak/pest control dilaksanakan secara berjadual.
11. Pegawai bertanggungjawab boleh dilantik bagi mengurus bilik fail.

BILIK STOR
1. Stor sentiasa berada dalam keadaan bersih dan kemas.
2. Pelan lantai stor dengan laluan kecemasan boleh diwujudkan dan dipamerkan di tempat
yang mudah dilihat.
3. Sudut informasi (contoh: tatacara permohonan barang) boleh diwujudkan dan
ditempatkan
di kawasan yang mudah dilihat.
4. Tanda amaran “Dilarang Masuk” dipamerkan dengan jelas.
5. Stok disusun mengikut tanda/label/abjad yang bersesuaian mengikut tarikh pengeluaran
atau tarikh kemasukan ke stor dan dikeluarkan untuk kegunaan mengikut kaedah
“First-
In- First-Out” (FIFO). (*Penandan Aras Minima)
6. Semua barang/stok di dalam stor disusun dengan kemas dan teratur.
7. Stok termasuk alat tulis, bahan, mesin dan peralatan disusun dengan teratur supaya
tidak
menghalang kerja-kerja pemunggahan dan laluan.
8. Peralatan sokongan pengurusan stor termasuk tangga mudah alih dan troli berada dalam
keadaan baik dan ditentukan tempat khas.
9. Stok disimpan mengikut keadaan atau jenis barang dan tertakluk kepada prosedur
pengurusan stor yang sedang berkuatkuasa (Contoh: bilik hawa dingin atau peti sejuk
untuk stok yang memerlukan suhu rendah dan barang-barang toksik disimpan dengan
kemas dan menggunakan peralatan sepatutnya termasuk peralatan sokongan).
10. Kaedah/sistem merekod yang sesuai boleh diwujudkan bagi memudahkan urusan
merekod keluar masuk stok. (*Menyediakan Kew PS yang kemaskini).
11. Alat pemadam api yang mempunyai sijil yang berkuatkuasa dan berkeadaan baik
ditempatkan di stor.
12. Kawalan makhluk/haiwan perosak dilaksanakan secara berjadual.

26
PANTRI
1. Pantri sentiasa berada dalam keadaan bersih, kemas, serta bebas daripada sebarang
serangga/haiwan perosak dan bau yang tidak menyenangkan.
2. peralatan/perabot dan perkakas disusun dengan kemas dan teratur setelah digunakan.
3. Perkakas/alatan yang disimpan di dalam kabinet/almari/rak dilabelkan dengan nama
perkakas dan diseragamkan mengikut kesesuaian.
4. Perkakas/alatan yang minima seperti peti sejuk, ketuhar gelombang mikro, cerek elektrik
dan water dispenser boleh disediakan di pantri.
5. Kain lap sentiasa dicuci selepas digunakan.
6. Sinki sentiasa dibersihkan, dipastikan tidak tersumbat dan tiada sisa makanan.
7. Meja makan sebolehnya dialas dan berkeadaan bersih.
8. Bahan makanan seperti gula, susu dan sebagainya diletakkan dalam bekas bertutup.
9. Tong sampah disediakan dan ditutup.
10. Suis peralatan elektrik ditutup setelah digunakan.
11. Satu sudut infomasi boleh diwujudkan untuk mempamerkan jadual tugasan, peraturan,
pemberitahuan ataupun arahan yang berkaitan (jika berkenaan).
12. Pegawai bertanggungjawab dilantik bagi memantau kebersihan dan kekemasan pantri.

SURAU/BILIK SOLAT
1. Surau/bilik solat sentiasa dalam keadaan bersih dan kemas.
2. Arah kiblat dipamerkan dengan jelas dan mudah dilihat.
3. Jadual waktu solat boleh disediakan untuk panduan masuk waktu solat bagi kemudahan
warga Jabatan/Agensi.
4. Menyediakan kemudahan seperti Al-Quran, bahan bacaan, telekung, sejadah dan selipar.
5. Semua kemudahan sentiasa disusun kemas dan teratur di dalam almari/kabinet/rak yang
disediakan.
6. Telekung disediakan tempat sangkut yang sesuai agar kelihatan kemas.
7. Selipar/kasut disusun dengan rapi dan kemas pada tempatnya.
8. Pegawai bertanggungjawab boleh dilantik bagi mengurus dan memantau kebersihan
surau/bilik solat.

TANDAS
1. Keseluruhan ruang tandas termasuk lantai, dinding sentiasa dalam keadaan bersih dan
kering serta bau yang menyenangkan.
2. Peralatan/kelengkapan seperti tong sampah/tong sanitari, cermin muka, bahan pewangi,
tisu dan sabun disediakan di dalam tandas.
3. Semua lampu tandas sentiasa berfungsi dengan baik.
4. Sinki dan mangkuk tandas sentiasa berkeadaan bersih, tidak tersumbat dan paip air ber

27
 BUKU PANDUAN EKOSISTEM KONDUSIF SEKTOR AWAM (EKSA) PPD PENSIANGAN

fungsi dengan baik.

5. Memastikan pengudaraan tandas adalah baik.
6. Menyediakan tandas OKU dan berfungsi dengan baik.
7. Arahan/kaedah penggunaan peralatan di dalam tandas dipamerkan dengan jelas
(mengikut kesesuaian).
8. Pegawai bertanggungjawab boleh dilantik bagi memantau kebersihan tandas.
LALUAN UTAMA / KORIDOR
1. Memastikan susunan peralatan atau hiasan sepanjang laluan kemas, bersih dan teratur.
2. Memastikan tiada halangan di semua laluan dan pintu kecemasan.

KAUNTER UTAMA
1. Kaunter Khidmat Pelanggan berimej korporat dan memenuhi kriteria berikut:
i) Direktori warga agensi
ii) Borang maklum balas pelanggan
iii) Borang-borang/ Brosur berkaitan
iv) Bahan bacaan informasi
v) Info mengenai agensi/piagam pelanggan
vi) Maklumat kadar bayaran (sekiranya ada)

2. Kaunter sentiasa bersih, kemas dan ceria.

3. Memastikan usaha-usaha delighting the customer seperti persekitaran yang kondusif dan
kemudahan sokongan dilaksanakan.
4. Menyediakan perkidmatan yang mesra pelanggan.
5. Menyediakan dan memaparkan carta aliran perkhidmatan yang kemaskini

BILIK SERVER / TERPERINGKAT

1. Memastikan bilik server/terperingkat bersih, tidak berdebu, terususn, kemas dan selamat.
2. Bilik server/terperingkat tidak perlu dilabelkan nama bilik.
3. Bilik server/terperingat tidak perlu dilabelkan dalam pelan lokasi.

KESELAMATAN PERSEKITARAN
Langkah-langkah keselamatan yang boleh diambil bagi menjamin keselamatan persekitaran
PPD Pensiangan adalah seperti berikut:
1. Pelan Tindakan Kecemasan
i) Penyediaan Pelan Tindakan Kecemasan mengandungi :
a) Arahan keselamatan
b) Latihan Pengungsian Bangunan /fire-drill
c) Tanda Amaran
28
 d) Pelan laluan kecemasan dan tempat berkumpul
e) Tanda arahan laluan kecemasan
ii) Menyediakan lampu kecemasan yang mudah dilihat, berfungsi dengan baik dan tiada
halangan.
2. Pendawaian / Kabel
i) Memastikan pendawaian elektrik/ telefon/ kabel/ komputer/ mesin/ peralatan dalam
keadaan kemas, teratur dan selamat.
ii) Memastikan plag dilabel mengikut kesesuaian peralatan elektrik yang digunakan.

3. Peralatan Pencegahan Kebakaran

i) Memastikan alat pemadam api menepati kriteria berikut:
a) Penyelenggaraan secara berkala dengan memastikan tarikh luput sentiasa
dikemaskini
b) Mempunyai tatacara penggunaan
c) Berkeadaan bersih
d) Diletakkan di tempat yang sesuai dan mudah dicapai
e) Disediakan ownership/pegawai yang selia berserta nombor telefon pegawai yang
berkaitan.

4. Laluan / Tangga Kecemasan

i) Memastikan pintu rintangan api sentiasa ditutup.
ii) Memaparkan tanda arah KELUAR dengan jelas.
iii) Pendawaian tambahan tanpa tauliah yang boleh mendatangkan bahaya seperti litar
pintas dan sebagainya adalah tidak dibenarkan.
iv) Peralatan rosak dilaporkan kepada pihak pengurusan dan diselenggarakan dengan
segera.
v) Tangga laluan kecemasan tidak dihalang dengan sebarang objek/alatan/bahan yang
boleh mengganggu laluan kecemasan.
vi) Tanda-tanda amaran keselamatan dipamerkan dengan jelas dan mudah dilihat.

29
 BUKU PANDUAN EKOSISTEM KONDUSIF SEKTOR AWAM (EKSA) PPD PENSIANGAN

Penutup

Panduan Amalan EKSA yang disediakan ini diharap memberi panduan

kepada semua staf PPD Pensiangan dalam pengurusan persekitaran kerja yang
bersih, kemas dan tersusun serta selamat. Melalui Amalan EKSA, diharapkan
warga pejabat ini secara bersama akan membina disiplin dan etika kerja yang baik
bagi menghasilkan prestasi kerja yang berkualiti.

Amalan EKSA juga memupuk semangat kerja berpasukan dan tolong-

menolong yang tinggi yang dapat meningkatkan kualiti dan produktiviti penyampaian
perkhidmatan kepada para pelanggan dan seterusnya membawa kepada peningkatan
imej pejabat ini.

Oleh itu, diharap panduan ini dapat membantu PPD Pensiangan

dalam
melaksanakan pengurusan persekitaran yang berkualiti melalui Amalan EKSA dan
membudayakannya secara berterusan sehingga menjadi satu amalan kepada
warga Kementerian.

30