GARIS PANDUAN

AMALAN EKSA

KOLEJ KOMUNITI PASIR SALAK

(KKPS)

“Unggul Bersama EKSA”

 ISI KANDUNGAN
BIL TAJUK MUKA SURAT

1. Tujuan 3

2. Pengenalan 3

3. Objektif Pelaksanaan EKSA 8

4. Dasar EKSA 9

5. Logo EKSA 9

6. Slogan EKSA 10

7 Faedah Pelaksanaan EKSA 11

8. Pelaksanaan EKSA di KKPS 12

9. Jawatankuasa Induk EKSA 16

10. Carta Organisasi Induk EKSA 17

11. Peranan Jawatankuasa EKSA 28

12. Pembahagian Zon EKSA 31

13. Pelan Lantai 33

14. Keseragaman EKSA di KKPS 38

15. Penutup 55

2
 PANDUAN
EKOSISTEM KONDUSIF SEKTOR AWAM (EKSA)
KOLEJ KOMUNITI PASIR SALAK
=================================

1 TUJUAN
Tujuan manual ini disediakan bagi memberi panduan kepada warga Kolej Komuniti Pasir Salak
(KKPS) dalam melaksanakan EKSA (Ekosistem Kondusif Sektor Awam) bagi menghasilkan
persekitaran kerja yang bersih, kemas dan kondusif. Manual ini adalah sebagai piawaian tindakan
pembersihan, kekemasan dan keselamatan secara minima sahaja namun pemakaiannya adalah
tertakluk kepada kesesuaian di peringkat zon.

2 PENGENALAN
Pengenalan

Amalan EKSA adalah satu teknik pembersihan bertujuan mewujudkan persekitaran berkualiti
secara sistematik dan praktikal. Melalui amalan ini tempat kerja menjadi lebih teratur dan
selesa sepanjang masa. Oleh itu kerja akan menjadi lebih produktif, cekap, selamat dan
menjimatkan kos. Justeru, EKSA adalah asas kepada sistem peningkatan kualiti dan
perkhidmatan dan seterusnya menjadikan tempat kerja lebih efisien dan produktif ke arah
kecemerlangan KOLEJ KOMUNITI PASIR SALAK (KKPS).

3
 Apakah Amalan EKSA?

Ekosistem Kondusif Sektor Awam (EKSA) adalah amalan yang diamalkan oleh sektor awam di
mana ia bertujuan bagi memperkukuhkan budaya organisasi berprestasi tinggi dan inovatif melalui
penyediaan persekitaran, budaya kerja serta nilai yang menjadi amalan seluruh warga Kolej
Komuniti Pasir Salak.

Melalui pengamalan EKSA di organisasi dapat mewujudkan persekitaran kerja yang berkualiti dan
meningkatkan kecekapan pengurusan organisasi. Ia juga dikenalpasti dapat mengurangkan
pembaziran melalui penekanan kepada Go Green, di mana barangan kitar semula digunapakai
bagi tujuan yang bersesuaian.

Ekosistem Kondusif Sektor Awam (EKSA) mempunyai 5 tujuan utama bagi sektor awam.
Antaranya:

1 2 3

Kepelbagaian
Persekitaran
Imej Korporat Agensi
kerja kondusif

4 5

Kreativiti dan Go green

Inovasi

4
Imej Korporat

Menekankan kepada persektiaran kerja yang korporat dan kelihatan profesional.

Memandangkan Kolej Komuniti Pasir Salak adalah satu institusi pendidikan yang
mensasarkan graduan lepasan SPM dan komuniti, imej korporat adalah penting dalam
meyakinkan golongan sasaran ini. Elakkan penggunaan hiasan yang berlebih-lebihan
sehingga mengubah imej korporat tempat kerja.

Persekitaran kerja kondusif

Amalan EKSA menekankan mengenai persekitaran kerja kondusif iaitu selesa, kemas dan
bersih. Penyediaan persekitaran yang kondusif dapat mendorong warga kolej lebih
bersemangat melakukan tugasan seterusnya membantu dalam mencapai objektif yang
telah ditetapkan.

5
 Kepelbagaian agensi

Amalan EKSA sesuai dilaksanakan oleh semua agensi sektor awam. Ini menunjukkan bahawa
EKSA boleh diaplikasikan secara global dan ia pemudahcara dalam menjalankan tugas-tugas
di tempat kerja tanpa ada kekangan.

Kreativiti dan Inovasi

Amalan EKSA menekankan kreativiti dan inovasi dalam membentuk persekitaran kerja yang
kompeten. Inovasi ialah kaedah mencari jalan untuk menghasilkan produk atau perkhidmatan
yang lebih baik sama ada melalui pengubahsuaian atau penambahbaikan. Ia adalah hasil
cetusan idea-idea yang kreatif dan inovatif dalam mana-mana aspek kerja yang dapat
meningkatkan kualiti dan produktiviti organisasi. Idea-idea ini boleh merangkumi apa-apa
perubahan dalam bentuk sistem dan prosedur, kaedah dan cara bekerja mahupun pengenalan
teknologi.

Kreativiti ialah kebolehan atau keupayaan untuk mencipta, mewu jud dan menghasilkan sesuatu
yang baru atau dalam bentuk baru melalui kemahiran imaginasi. Melalui kriteria kreativiti yang
ditekankan oleh EKSA, ia dapat melahirkan warga kerja yang berupaya berfikir secara kritikal dan
praktikal dalam menghasilkan idea baru yang menarik dan unik.

6
Kolej Komuniti Pasir Salak menekankan kepada warga kolej, di mana setiap warga berpeluang
menunjukkan bakat dan idea mereka melalui pertandingan-pertandingan yang dilaksanakan
sepanjang amalan EKSA dilaksanakan.

Go Green

Go Green adalah tindakan penyelamatan bumi di mana telah di ketahui masa kini bumi mengalami
kerosakan dan pemanasan global akibat dari gaya hidup manusia sendiri. Go Green juga dikenali
sebagai “Penghijauan Kembali”.
Berikut langkah yang diterapkan di kalangan warga Kolej Komuntii Pasir Salak untuk
melaksanakan GO GREEN :

1. Membuang sampah di tempat yang disediakan

2. Penjimatan penggunaan air
3. Penggunaan kertas secara maksima di mana kedua-dua bahagian digunakan sepenuhnya
4. Perbanyakkan tanda ‘Jangan merokok’, selain berguna untuk kesihatan juga mengurangi
pelepasan gas di udara
5. Kitar semula sampah yang boleh diguna kembali
6. Penjimatan penggunaan elektrik

7
 OBJEKTIF
1. Mengamalkan semangat kerja berpasukan melibatkan kakitangan KKPS secara langsung
dalam aktiviti EKSA seperti gotong-royong, pertandingan dan lawatan sepanjang tahun.
2. Mewujudkan suasana persekitaran tempat kerja yang sentiasa bersih dari sampah, habuk,
minyak dan kotoran serta bau dengan memastikan amalan sapu dilaksanakan seperti berikut
:
i. Semua staf membersihkan tempat kerja sendiri setiap hari, sebelum dan selepas kerja.
ii. Ahli kumpulan bergotong-royong dalam aktiviti pembersihan tempat kerja mereka sekali
dalam setiap bulan.
iii. Staf bergotong-royong bagi melaksanakan pembersihan setiap enam bulan sekali.

3. Pelanggan berpuas hati dengan perkhidmatan, kemudahan dan persekitaran di pejabat, fasiliti
serta peralatan yang disediakan

8
 DASAR EKSA
Warga KKPS secara muafakat dan berdisiplin akan sentiasa mengamalkan EKSA secara
berpasukan demi mewujudkan persekitaran tempat kerja yang kondusif dan berinovasi bagi
memenuhi kepuasan pelanggan.

LOGO EKSA

9
KETERANGAN SETIAP ELEMEN LOGO

Merujuk kepada logo rasmi Kolej Komuniti Pasir Salak,

Perak.

Bulatan pecah lima ini merujuk kepada lima zon utama

yang terdapat di Kolej Komuniti Pasir Salak ; Alpha, Bravo,
Charlie, Delta dan Echo.

Singkatan kepada Ekosistem Kondusif Sektor Awam dan

merujuk kepada aktiviti go green yang sangat
ditekankan dalam amalan EKSA.

Simbolik kepada penyatuan ahli zon dalam merealisasikan

EKSA serta usaha untuk mewujudkan ‘sense of belonging’
atau semangat kekitaan dalam kalangan ahli zon

SLOGAN EKSA

“Unggul Bersama EKSA”

10
 7 FAEDAH PELAKSANAAN EKSA

Pelaksanaan Amalan EKSA akan menghasilkan pelbagai faedah dan kesan positif kepada
pengurusan organisasi termasuk dalam aspek pengurangan kos, kawal stok/inventori, urusan
penyelenggaraan serta sistem dan proses kerja. Faedah Amalan EKSA adalah seperti
Rajah 1.

Mewujudkan
persekitaran
tempat kerja
yang berkualiti

Meningkatkan
Mengenalpasti,
kecekapan dan
mengurang dan
keberkesanan
menghapuskan
pengurusan
pembaziran
organisasi

FAEDAH
EKSA

Meningkatkan
Meningkatkan
mutu
semangat esprit
penyampaian
de corp.*
perkhidmatan

Meningkatkan
disiplin warga
jabatan

*esprit de corp merujuk kepada semangat kerja berpasukan.

11
 8 PELAKSANAAN EKSA DI KKPS
Pelaksanaan amalan EKSA dI KKPS melibatkan perancangan yang rapi, pemantauan,
penambahbaikan dan amalan yang berterusan. Kejayaan amalan ini juga atas penglibatan pihak
pengurusan atasan sebagai pendorong serta kerjasama dan komitmen semua warga kerja
organisasi.

Pelaksanaan EKSA perlu melalui peringkat-peringkat seperti berikut: Selepas perancangan dan
penyiapan semua skop asas yang diperlukan seperti pembentukan dasar, objektif dan motto
EKSA, carta perbatuan telah dibuat untuk merancang setiap aktiviti yang perlu dilaksanakan.
Skop tugas dan carta jawatankuasa juga dibina selepas ketua dilantik oleh Ketua Jabatan (Di
kolej komuniti, ketua jabatan merupakan Tuan Pengarah).

Pengarah akan secara automatik menjadi pengerusi jawatankuasa induk dan beliau akan memilih
salah seorang pegawai di bawahnya (biasanya pensyarah) sebagai ketua. Selepas perbincangan
antara pengerusi dan ketua, Jawatankuasa Induk EKSA ditubuhkan dengan surat ,
pelaksanaan amalan EKSA telah dijalankan mengikut langkah-langkah seperti dalam
penerangan yang berikut.

LANGKAH 1

Pada peringkat ini organisasi perlu melaksanakan aktiviti-aktiviti seperti berikut:

Menubuhkan Jawatankuasa Pelaksanaan EKSA

Menyediakan Buku Panduan EKSA
Menyenaraikan peranan dan fungsi jawatankuasa
Mendapatkan komitmen sepenuhnya pihak pengurusan terhadap pelaksanaan
EKSA
Menyediakan latihan untuk penyelaras dan warga kerja KKPS
Mengadakan lawatan ke agensi yang telah mendapatkan pensijilan untuk tujuan
pendedahan.

12
 LANGKAH 2

Pada peringkat ini organisasi perlu melaksanakan aktiviti-aktiviti seperti berikut:

Mempromosikan EKSA melalui poster, bunting dan sebagainya.

Menghebahkan carta pelaksanaan EKSA, peta kawasan dan senarai tugas serta
tanggungjawab.
Menerangkan objektif EKSA kepada warga kerja KKPS
Melaksanakan pelancaran EKSA

LANGKAH 3

Pada peringkat ini organisasi perlu melaksanakan aktiviti-aktiviti seperti berikut:

Mewujudkan Zon EKSA dan ahli.

Melaksanakan gotong-royong.
Melaksanakan aktiviti go green
Mengenalpasti barang atau dokumen yang tidak sesuai untuk digunakan.

13
Memastikan barang atau dokumen yang telah disisih, disapu dan disusun dengan
kemas dan teratur.
Melabelkan barang atau dokumen mengikut nombor atau warna mana yang
bersesuaian.
Menetapkan susunan barang atau dokumen yang bersesuaian
mengikut cara yang menampakkan kekemasan dan keseragaman.

14
 LANGKAH 4

Pada peringkat ini organisasi perlu melaksanakan aktiviti-aktiviti seperti berikut:

Menubuhkan pasukan audit dalaman.

Menyediakan pelan tindakan audit dalaman
Mewujudkan kriteria pengauditan dalaman.
Merancang dan melaksanakan aktiviti penambahbaikan

LANGKAH 5

Pada peringkat ini organisasi perlu melaksanakan aktiviti-aktiviti seperti berikut:

Melaksanakan audit dalaman sekurang-kurangnya 3 kali

Memberi pengiktirafan EKSA kepada zon/ tempat terbaik.

Melaksanakan audit jemputan luar (bagi mengukuhkan dapatan audit dalaman)

LANGKAH 6

Pada peringkat ini organisasi perlu melaksanakan aktiviti-aktiviti seperti berikut:

Mendapat dan mengekalkan pensijilan daripada MAMPU

15
 9 JAWATANKUASA EKSA

Pengarah Puan Salmah Binti IJam

Pengarah KKPS
Penasihat 1 Puan Norjunainah Binti Juri
Penasihat 2 Puan Rafidah Binti Abu Nasir
Ketua EKSA Puan Norshahlia Binti Haron
Penolong Ketua EKSA Encik Jalani Bin Jasa
Fasilitator Puan Multazimah Binti Rafie
(dari Jabatan Agama Islam Negeri Perak)
Setiausaha Puan Siti Afifa Binti Ramli
Jawatankuasa Latihan Puan Siti Nurhaslinda Binti Damanhuri
Jawatankuasa Promosi Puan Nurul Aina Binti Mohd Yusoff

Jawatankuasa Audit Puan Muniammal A/P Gunasekaran

Jawatankuasa Keceriaan/ Puan Siti Humaizon Binti Said Ahmad
Keseragaman
Jawatankuasa Keselamatan Encik Ahmad Firdaus Bin Mohamad
Mohsin

16
10 CARTA ORGANISASI

17
JAWATANKUASA AUDIT
EKSA

18
JAWATANKUASA
LATIHAN EKSA

19
JAWATANKUASA
PROMOSI EKSA

20
 JAWATANKUASA
KECERIAAN &
KESERAGAMAN EKSA

21
 JAWATANKUASA
KESELAMATAN EKSA

22
 JAWATANKUASA ZON
EKSA
(ZON ALPHA)

MOHD MUSTAFA
KAMAL
[KETUA ZON]

HASLINDA
[SETIAUSAHA]

KHARULJIZAM
HASNIZA HASIAWATI HUMAIZON HASLISURIA
[JK
[JK AUDIT] [JK PROMOSI] [JK KECERIAAN] [JK LATIHAN]
KESELAMATAN]

PN. SALMAH MASTURA RAFIDAH SURAIDA RAS ADIBA

[AHLI ZON] [AHLI ZON] [AHLI ZON] [JK KECERIAAN] [JK AUDIT]

23
 (ZON BRAVO)

HANITA
[KETUA ZON]

SHAZWANI
[SETIAUSAHA]

NORSUHADA HISHAMUDIN AINA FARAH SABRINA

[AUDIT] [AUDIT] [JK PROMOSI] [LATIHAN] [KECERIAAN]

AZIZAN FATIMAH JUNAINAH RAFIDAH AKHYAR

[PROMOSI] [AHLI ZON] [AHLI ZON] [AHLI ZON]
[KESELAMATAN
]

RAZUAN NORAZILA AZIZAM NOORIZYAN SHAHLIA

[AHLI ZON] [AHLI ZON] [AHLI ZON] [AHLI ZON] [AHLI ZON]

ILI **
[AHLI ZON] [AHLI ZON]

24
 (ZON CHARLIE)

AZURA
[KETUA ZON]

SAFIAH
[SETIAUSAHA]

AHMAD
NABIL SULAIHAH UMI SANISAH HASLINDA
[JK
[AUDIT] [AUDIT] [PROMOSI] [JK LATIHAN]
KESELAMATAN]

ATIQAH KARMILA FATIN NORHISHAM RAFIDAH

[LATIHAN] [KECERIAAN] [AHLI ZON] [AHLI ZON] [AHLI ZON]

25
 (ZON DELTA)

AZIRINE
[KETUA ZON]

NORAZMIRA
[SETIAUSAHA]

MUNIAMMAL ZURIANA SHUHADA ZETTY SALEHA

[JK AUDIT] [AUDIT] [AUDIT] [PROMOSI ] [JK LATIHAN]

SHAZILA AMIRUL KHAIRI HASHIM KHAIRUNNISA

[KECERIAAN] [KESELAMATA [AHLI ZON] [AHLI ZON] [AHLI ZON]
N]

LAILI HAJAR FARIZ JALANI HAZALINA

[AHLI ZON] [AHLI ZON] [AHLI ZON] [AHLI ZON] [AHLI ZON]

NUHA HAZALINA AFIFA

[AHLI ZON] [AHLI ZON] [AHLI ZON]

26
 (ZON ECHO)

OMAR
[KETUA ZON]

IZAMUDIN
[SETIAUSAHA]

SHAHRIL ADHA SYAHIRAH FAIRUS SOBUHAN

[AUDIT] [AUDIT] [PROMOSI] [LATIHAN] [KESELAMATAN]

NORDEN AZAM
[KECERIAAN] [AHLI ZON]

27
11 PERANAN JAWATANKUASA EKSA
JAWATANKUASA INDUK EKSA KKPS

Menentukan hala tuju keseluruhan dalam pelaksanaan EKSA

Membentuk pelan pelaksanaan
Menentukan belanjawan dan mengenalpasti sumber-sumber kewangan
Menetapkan polisi, peraturan dan garis panduan.
Mengenalpasti AJK dan Ketua Zon
Menetapkan sistem penghargaan dan anugerah
Mengawas dan menilai kemajuan pelaksanaan EKSA (bantuan JK Audit EKSA)
Memberi galakan untuk penyertaan dalam aktiviti EKSA (bantuan JK
Promosi)
Melatih dan membimbing warga KKPS ke arah pembentukan amalan-amalan
EKSA (bantuan JK Latihan)

PERANAN JAWATANKUASA LATIHAN EKSA

Mengenalpasti dan merancang program latihan dan kesedaran kepada

kakitangan.
Memberikan latihan dan panduan kepada kakitangan.
Bertindak sebagai pemudahcara kepada Jawatankuasa Penyelaras untuk
menjalankan aktiviti EKSA

28
PERANAN JAWATANKUASA PROMOSI EKSA

Menyediakan pelan pelaksanaan aktiviti promosi amalan EKSA.

Merancang dan menganjurkan pertandingan EKSA
Mencadangkan ganjaran yang bersesuaian kepada yang layak.
Menganalisis keberkesanan aktiviti promosi yang telah dilaksanakan

PERANAN JAWATANKUASA AUDIT EKSA

Merancang dan mengendalikan audit dalaman EKSA.

Mengenal pasti sebarang masalah dan mengarahkan tindakan pembetulan
diambil dengan memberi cadangan penambahbaikan.
Melakukan pemeriksaan dan tindakan susulan jika perlu.
Menyediakan laporan keseluruhan audit kepada jawatankuasa pemandu
amalan EKSA.
Menyediakan kriteria senarai semak proses audit dan garis panduan
perlaksanaan audit.
Mencadangkan penambahbaikan terhadap kelemahan-kelemahan yang
dikenalpasti semasa proses audit.
Memastikan aktiviti EKSA dijalankan secara sistematik dan berterusan

29
PERANAN JAWATANKUASA KECERIAAN/KESERAGAMAN EKSA

Mengenalpasti kawasan/ruang yang memerlukan penambahan untuk

keceriaan

Mereka dan menyediakan semua bahan / tagging untuk keseragaman

semua Zon EKSA.

Memantau kawasan-kawasan gunasama bagi memastikan konsep keceriaan

terus diamalkan.

Menggantikan tagging lama yang lusuh/usang dengan tagging baru.

Sentiasa memastikan / mengingatkan warga IPK untuk terus mengekalkan

keceriaan pejabat

Membantu Ketua-Ketua Zon dalam merekabentuk bahan untuk keceriaan

zon.

PERANAN JAWATANKUASA KESELAMATAN

Menyelaras maklumat keselamatan jabatan dari segi auditan keselamatan

fizikal, dokumen dan komputer

Menyertai lawatan audit keselamatan, audit kebakaran dan audit

keselematan dan kesihatan.

Melakukan pemerhatian dan laporan pematuhan dan ketidakpatuhan

mengikut zon

Menyediakan laporan keselamatan dan kesihatan yang mematuhi criteria E.

30
 12 PEMBAHAGIAN ZON

Tujuan pembahagian Zon EKSA di KKPS adalah bagi memudahkan pelaksanaan dan
pemantauan amalan EKSA. kkps telah membentuk 5 zon yang berasaskan tema
phonatic alphabet . Seorang ketua bagi setiap zon dilantik sebagai pemudahcara
dan sekaligus merancang dan mengetuai ahli-ahli zon dalam amalan EKSA.

BIL NAMA ZON TEMPAT KETUA ZON

1. Zon Alpha Blok A Encik Mustafa Kamal

2. Zon Bravo Blok B Puan Nor Hanita

3. Zon Charlie Blok C Puan Zainatul Azura

4. Zon Charlie Blok D Puan Azirine

5. Zon Delta Blok E Encik Omar

31
PELAN PEMBAHAGIAN ZON AMALAN EKSA KOLEJ KOMUNITI PASIR SALAK

ALPHA

BRAVO

CHARLIE

DELTA

ECHO

32
13 PELAN LANTAI

ZON ALPHA

33
ZON BRAVO

34
ZON CHARLIE

35
ZON DELTA

36
ZON ECHO

37
 14 KESERAGAMAN EKSA DI KKPS
Garispanduan EKSA yang dikeluarkan oleh pihak MAMPU menjadi panduan utama Kolej
Komunti Pasir Salak dalam penyediaan garis panduan EKSA jabatan. KKPS menggunakan
garispanduan ini sepenuhnya dalam pelaksanaan EKSA jabatan.

BAHAGIAN PERKARA

A
JAWATANKUASA INDUK JAWATANKUASA ZON

Logo EKSA Logo EKSA

Dasar EKSA Dasar EKSA
Carta Organisasi Induk Carta Organisasi Zon
Jadual Perancangan Jadual Perancangan
FAIL DAN Zon Zon
Pelan Lokasi Semua Pelan Lokasi Zon
DOKUMEN Zon Rekod Mesyuarat /
EKSA Rekod Mesyuarat / Perbincangan Zon
Perbincangan Induk Gambar Aktiviti Zon
Gambar Pelancaran Gambar Sebelum dan
EKSA Selepas
Gambar-gambar aktiviti Laporan dan Teguran
Laporan-Laporan
Jawatankuasa
Pelaksana
 Laporan Latihan
 Laporan Audit
 Laporan Promosi
 Laporan
Keceriaan/
Keseragaman

38
 B
Perlu disediakan bagi memberi maklumat terkini berkaitan
EKSA kepada semua warga Jabatan.

Sudut EKSA perlu mengandungi perkara-perkara yang

berikut:
SUDUT EKSA
Dasar EKSA
GARIS PANDUAN EKOSISTEM KONDUSIF
SEKTOR AWAM KKPS
Carta Organisasi
Jadual Perancangan
Pelan Lokasi
Gambar Aktiviti
Gambar Sebelum dan Selepas
Informasi
Tarikh Kemaskini

Meja kerja mesti sentiasa kemas jika tidak digunakan. Perkara-

perkara berikut dibenarkan berada di atas meja kerja:

Desktop dan Keyboard

Mesin Cetak
Bekas berisi pen, pensil dan alat tulis yang sering
digunakan.
Satu kalender tahun semasa
Telefon
Buku Nota
Tray masuk keluar
Stamp pad
Cop-cop berkaitan

39
 Lantai ruang kerja atau bilik pegawai sentiasa berada dalam
keadaan bersih.

Meja kerja kemas dan peralatan disusun dengan teratur di

atas meja.

C Menyediakan perhiasan yang minimum dan selaras dengan

imej korporat.

Tanda nama, jawatan dan pergerakan pegawai diletakkan di

RUANG
ruang kerja/partition pegawai atau di pintu bilik pegawai
KERJA / mengikut kesesuaian

BILIK
Tray surat dilabelkan perkataan KELUAR, MASUK dan KIV.
PEGAWAI
Bagi tray dua tingkat, labelkan KELUAR dan MASUK
sahaja.Dokumen rujukan disimpan dalam fail berlabel dan
mudah diambil.

Kew PA7 senarai aset lokasi dilekatkan di tempat yang

mudah dilihat dan sentiasa dikemaskini.

Kabinet fail pegawai (sekiranya dibekalkan) perlu dilabelkan

RASMI (mengikut tingkat yang ada) dan PERIBADI di tingkat
paling bawah. Labelkan nama dan no fail di setiap tingkat
rasmi.

Kerusi tetamu dan kerusi kerja disusun rapi ketika tidak

digunakan.

Hanya sehelai blazer atau selendang disangkut dengan

kemas di ruang penyangkut yang disediakan atau
dibelakang kerusi yang diduduki pegawai.

40
Wayar atau kabel elektrik diikat kemas dengan
menggunakan cabel ties/ black tape/ casing conduit/ flexible
hose/ spiral hitam dan dilabelkan untuk kemudahan
pengguna.

CPU dan pendestal bergerak (sekiranya ada) ditempatkan

secara teratur dan mengikut kesesuaian ruang kerja.

Semua suis elektrik dimatikan selepas tamat waktu bekerja.

Wallpaper dan screen saver desktop atau komputer riba

jabatan diseragamkan dengan imej logo EKSA.

Pegawai boleh mewujudkan satu (1) sudut mini yang

ditetapkan untuk tapak hiasan di atas meja atau almari

Kasut/seliper tambahan diletakkan di dalam kotak yang

dikhaskan di bawah meja kerja.

Maklumat untuk rujukan pegawai boleh dipamer/tampal di

satu ruang yang bersesuaian di dinding bilik atau partition
pegawai.

Kabinet khas untuk barangan peribadi pegawai (jika ruang

laci tidak muat untuk menempatkan barangan tersebut)
boleh disediakan dan dilabel dengan kemas untuk
kemudahan pegawai. Sekiranya cabinet tidak disediakan
hanya satu (1) bag sahaja boleh diletakkan di bawah meja
pegawai.

41
 Setiap peralatan gunasama dan mudah alih diletakkan

D
diruang yang mudah dilihat dan boleh digunakan.

Pelabelan dan lot alatan haruslah seragam (Contoh:

penebuk lubang – label dan tanda lot diletakkan di bawah
penebuk lubang dengan gambar penebuk lubang sebagai
PELABELAN pengenalan.)

DAN
Kaedah penggunaan perlu dipamerkan berhampiran tempat
PENETAPAN
alatan tersebut untuk kemudahan pegawai lain
LOT menggunakannya.

Laci meja paling atas dilabelkan dengan perkataan ALAT

E
TULIS dikhaskan penggunaannya kepada alat-alat tulis dan
disusun kemas di ruang/partition/kotakyang dihasilkan
mengikut kreativiti zon.

Laci tengah dilabelkan RASMI diguna bagi menempatkan

PENGURUSAN dokumen-dokumen rasmi seperti diari, planner, buku catatan

LACI MEJA dan dokumen rasmi yang difikirkan sesuai.

KERJA

Laci bawah dilabelkan PERIBADI diguna bagi menempatkan

alatan dan barang peribadi seperti beg tangan, telefon
bimbit dan laIn-lain.

Sekiranya bilangan laci meja yang dibekalkan lebih dari 3

laci maka keutamaan ialah kepada peralatan kegunaan
harian pejabat seperti alat tulis, buku catatan dan dokumen
rasmi.

42
 F
Fail aktif disusun mengikut nombor siri/indeks yang
ditetapkan di dalam kabinet fail atau ruang yang mudah
dicapai dan dilabelkan mengikut format yang telah
diseragamkan.

PENGURUSAN
Fail tutup disusun dirak yang dikhaskan mengikut tahun dan
DOKUMEN dilabelkan mengikut format yang telah diseragamkan.

Bilik fail sentiasa berada dalam keadaan bersih dan kemas

G
tanpa habuk.

Pelan susun atur fail / pelan lantai bilik fail disediakan dan
dipamerkan di ruang yang mudah dilihat bagi memudahkan
carian.
BILIK FAIL
Kabinet fail dilabelkan mengikut jenis dokumen dan nombor
indeks/rujukan.

Fail disusun dengan kemas dan teratur mengikut turutan

nombor siri fail dan boleh dicapai dalam tempoh masa 60
saat.

Rekod pergerakan fail diwujudkan bagi tujuan pengesanan

fail (Contoh: buku daftar, kad daftar pengguna dan kad
keluar masuk fail).

Fail-fail terperingkat disimpan di dalam kabinet besi berkunci

dan berpalang. Indeks bagi fail-fail terperingkat dilekatkan di
bahagian dalam kabinet besi.

Pegawai bertanggungjawab dilantik bagi mengurus bilik fail.

43
 Etika penggunaan bilik fail dipamerkan.

Stor sentiasa berada dalam keadaan bersih tanpa habuk

dan kemas.

H Pelan lantai stor dan laluan kecemasan boleh diwujudkan

dan dipamerkan di tempat yang mudah dilihat.
BILIK STOR
Sudut informasi (Contoh: tatacara permohonan barang)
boleh diwujudkan dan ditempatkan di kawasan yang mudah
dilihat.

Tanda amaran “DILARANG MASUK” dipamerkan dengan

jelas.

Stok disusun mengikut tanda, label atau abjad yang

bersesuaian mengikut tarikh pengeluaran atau tarikh
kemasukan ke stor dan dikeluarkan untuk kegunaan
mengikut kaedah “First-In-First-Out”(FIFO). (*Penanda Aras
Minimum).

Semua barang atau stok di dalam stor disusun dengan

kemas dan teratur.

Kaedah atau sistem merekod yang sesuai boleh diwujudkan

bagi memudahkan urusan merekod keluar masuk stok.

(*Menyediakan Kew PS yang kemaskini).

Bilik mesyuarat sentiasa berkeadaan bersih dan kemas.

Gambar pemimpin tertinggi negeri/negara dipamerkan.

44
 I
Peralatan dan kemudahan dalam bilik mesyuarat sentiasa
dalam keadaan sempurna dan berfungsi.

Maklumat penggunaan bilik mesyuarat dipamerkan di pintu

masuk bilik mesyuarat. Contoh: penggunaan papan tanda
BILIK (slot in board).

MESYUARAT

Etika penggunaan bilik mesyuarat dipamerkan ditempat

yang mudah dilihat.

Papan putih dibersihkan setiap kali selepas mesyuarat

selesai.

Barang-barang elektronik seperti projektor LCD, mikrofon

dan suis ditutup sebelum meninggalkan bilik mesyuarat.

Pegawai bertanggungjawab dilantik bagi memantau

kebersihan dan kekemasan bilik mesyuarat.

Sentiasa berada dalam keadaan bersih dan kerusi meja

J
tersusun kemas.

Peralatan dan kemudahan di dalam bilik dilebel dengan

betul dan berada dalam keadaan sempurna, selamat dan
boleh digunakan.
BILIK
KULIAH/ Hiasan perlu berimej korporat dan tidak terlalu sarat dan
memastikan maklumat yang dipaparkan dalam keadaan baik
BILIK
dan terkini

45
LATIHAN/
Pelan lantai dipamerkan ditempat yang mudah dilihat.
DEWAN (kecuali bilik latihan yang sentiasa berubah susunan)

K
Memastikan persekitaran bengkel / makmal bersih, kemas
dan selamat.

Memastikan semua peralatan berada dalam keadaan baik

dan tersusun.
MAKMAL /
Memaparkan tatacara penggunaan alatan yang
BENGKEL bersesuaian.

L
Pantri sentiasa berada dalam keadaan bersih, kemas serta
bebas daripada sebarang serangga atau makhluk perosak
dan bau yang tidak menyenangkan.

PANTRI Semua peralatan, perabot dan perkakas disusun dengan

kemas dan teratur setelah digunakan manakala
pinggan/mangkuk/cawan/gelas yang digunakan dicuci dan
dilap kering dan disimpan dalam cabinet

Labelkan kabinet yang menyimpan peralatan bagi

memudahkan carian.

Perkakasan dan alatan seperti peti sejuk, ketuhar

gelombang mikro, cerek elektrik dan water dispenser boleh
disediakan di pantri.

Sinki tidak tersumbat, tiada sisa makanan, dibersihkan dan

dilap kering selepas digunakan.

Meja makan seeloknya dialas dan berkeadaan bersih.

46
 Pastikan barang-barang makanan tidak dicampur adukkan
dalam peti sejuk.

Bahan makanan seperti gula, susu dan sebagainya

diletakkan dalam bekas bertutup.

Tong sampah disediakan dan ditutup.

Etika di pantri dipamerkan ditempat yang mudah dilihat

Pegawai bertanggungjawab dilantik bagi memantau

kebersihan dan kekemasan pantri.

Surau/bilik solat sentiasa dalam keadaan bersih dan kemas.

M Arah kiblat dipamerkan dengan jelas dan mudah dilihat.

Jadual waktu solat boleh disediakan untuk panduan masuk

waktu solat bagi kemudahan warga Jabatan.
SURAU /
BILIK SOLAT

Menyediakan kemudahan seperti Al-Quran, bahan bacaan,

telekung, sejadah dan selipar.

Telekung disediakan tempat sangkut/dilipat/disusun mana

yang sesuai agar kelihatan kemas.

Selipar dan kasut disusun dengan rapi dan kemas pada

tempatnya.

Pegawai bertanggungjawab dilantik bagi mengurus dan

memantau kebersihan surau/bilik solat.

47
 Menyediakan tandas yang sempurna termasuk tandas OKU

N
yang berfungsi dengan baik.

Keseluruhan ruang tandas termasuk lantai dan dinding

sentiasa dalam keadaan bersih dan kering serta bau yang
menyenangkan.
TANDAS
Peralatan dan kelengkapan seperti tong sampah, tong
sanitari, cermin muka, bahan pewangi, tisu dan sabun
disediakan di dalam tandas.

Semua lampu tandas sentiasa berfungsi dengan baik.

Sinki dan paip berada dalam keadaan bersih dan tidak

tersumbat dan dilabelkan nombor (jika lebih dari satu).

Memastikan sistem pengudaraan tandas dalam keadaan

baik.

Mempamerkan nama pegawai bertanggungjawab menjaga

kebersihan tandas.

Mempamerkan etika penggunaan tandas.

Sentiasa dalam keadaan bersih, kemas dan teratur.

Menyediakan sistem/capaian/label bahan bacaan untuk

memudahkan pelanggan.

48
 O
Menyediakan sistem rekod kawalan untuk memudahkan
pemantuan bahan bacaan.

Kemudahan kerusi meja/sofa disediakan bagi keselesaan

PERPUSTAKAAN pelanggan.

Tanda arah dan pelan lantai dipamerkan untuk kemudahan

pelanggan

Etika ketika berada diperpustakaan dipamerkan.

Lantai sentiasa bersih dan kering

P Peralatan memasak dan pinggan mangkuk yang digunakan

sentiasa bersih dan disimpan dengan baik.

Sinki dapur dan sinki cuci tangan tidak tersumbat dan

KAFETERIA
sentiasa kering dan bersih.

Memastikan susunan kerusi dan meja sentiasa kemas.

Mempamerkan etika penggunaan kafetaria ditempat yang

mudah dilihat.

Susunan peralatan, hiasan dinding dan hiasan pokok kemas

Q
dan tidak menganggu laluan.

Tiada halangan di pintu kecemasan.

49
LALUAN
UTAMA/
Hiasan bunga hidup diuruskan dengan baik.
KORIDOR

Peralatan gymnasium disusun dengan kemas dan teratur

R
serta mengambil kira ciri-ciri keselamatan

Penyelenggaraan peralatan dijalankan secara berkala.

GIMNASIUM
Peti kecemasan “First Aid Kit’ disediakan dan dipantau.

Rekod penggunaan gymnasium disediakan.

S
Memastikan kawasan gelanggang, dalam keadaan bersih,
baik dan selamat digunakan.

GELANGGANG Menyediakan dan memaparkan peraturan/etika penggunaan

gelanggang.

Memastikan semua peralatan dilabelkan dengan betul,

disusun dengan kemas dan berada dalam keadaan baik.

T Memastikan kawasan padang bersih dan dalam keadaan

baik.

50
PADANG Memastikan rumput di kawasan padang pendek.

U
Berimej korporat dan menyediakan kriteria berikut:

Sistem maklumbalas pelanggan

Direktori warga KKPS
Brosur mengenai jabatan
Maklumat jabatan dan piagam pelanggan
KAUNTER
UTAMA/LOBI Kaunter mestilah berimej ceria dengan hiasan yang minimum

Memastikan usaha-usaha delighting the customer seperti

persekitaran yang kondusif dan kemudahan sokongan
disediakan.

Meja kerja kemas, tidak berhabuk dan peralatan disusun

V
dengan baik.

Uniform disangkut dengan kemas ditempat yang disediakan

BILIK
Perhiasan bilik yang minimum untuk tujuan keceriaan.
PEMANDU

Bilik server tidak berdebu dan tersusun kemas.

W Suhu bilik ditetapkan mengikut keperluan peralatan.

Hanya pegawai bertanggungjawab sahaja dibenarkan

masuk ke bilik server

51
BILIK SERVER
Berkunci setiap masa.

Persekitaran kawasan parkir bersih, kemas dan selamat.

X Petak parkir ditandakan dengan jelas.

Petak parkir VIP dinyatakan dengan jelas.

PARKIR
Petak parkir OKU disediakan

Kenderaan perlu diparkir secara reverse parking

Y Memastikan persekitaran garaj bersih, kemas dan selamat.

GARAJ
Memastikan petak tempat letak kenderaan disediakan.

Z
Pelan Tindakan Kecemasan yang mengandungi:

Arahan keselamatan
Latihan Pengungsian Bangunan (Firedrill)
Tanda Amaran
Pelan Laluan Kecemasan dan Tempat berkumpul
KESELAMATAN
Tanda Arah Laluan Kecemasan
PERSEKITARAN
Memastikan lampu kecemasan berfungsi apabila lampu
utama terpadam.

52
 Pendawaian dan Kabel :

Memastikan pendawaian kabel semua peralatan

elektrik diselenggara dan diikat menggunakan kabel
conduit untuk kekemasan.
Plug dilabel mengikut kesesuaian alat.

Memastikan Alat Pemadam Api menepati criteria berikut:

Penyelenggaran secara berkala

Mempunyai tatacara penggunaan
Berkeadaan bersih
Diletakan di tempat yang sesuai dan mudah dicapai.

Mempamerkan nama pegawai yang bertanggungjawab

menjaga

Laluan Tangga Kecemasan:

Memastikan pintu rintangan api sentiasa ditutup

Memaparkan tanda KELUAR dengan jelas.
Tiada halangan objek diatas tangga kecemasan.
Tanda-tanda amaran keselamatan dipamerkan
dengan jelas dan mudah dilihat.

Semua lampu berfungsi dengan baik

AA Soket berfungsi dengan baik

LAMPU DAN Pelan lampu disediakan bagi suis yang melebihi 3 lampu.

SOKET

53
 BB
Kunci disimpan diruang penyimpanan yang selamat
mengikut tatacara keselamatan yang dibenarkan.

PENGURUSAN Dipertanggungjawabkan kepada seorang pegawai yang

KUNCI menjaga

Menyediakan buku log pinjaman dan pemulangan kunci.

Penyediaan notis / arahan penjimatan tenaga elektrik

CC Penggunaan lampu save energy

GO GREEN Penetapan suhu optimum

Penjimatan kertas

Penjimatan air

Kempen hijau

Melaksanakan program kitar semula

Menggunakan barang terpakai secara kreatif

54
 DD Melaksanakan inovasi dan amalan terbaik yang boleh
meningkatkan produktiviti dan kualiti kerja warga jabatan.
KREATIVITI

DAN INOVASI

15 PENUTUP
Manual panduan EKSA KKPS ini diharapkan dapat memberi panduan kepada wargakerja
KKPS dalam melaksanakan amalan-amalan baik yang di sarankan oleh EKSA.
Wargakerja KKPS haruslah menjadikan EKSA sebagai suatu usaha berpasukan untuk
mewujudkan persekitaran kerja yang bersih, kemas, kondusif dan selamat serta mampu
menyumbang kepada peningkatan produktiviti dan mutu perkhidmatan. Pembudayaan
EKSA seterusnya mampu menyumbang kepada peningkatan imej Kolej Komuniti Pasir
Salak sebagai sebuah organisasi.

55
Jawatankuasa Induk EKSA,
KK Pasir Salak
Mengucapkan

TERIMA KASIH
Kepada
Tuan Pengarah
Dan
Semua warga Kolej
Komuniti Pasir Salak Yang
telah memberikan
kerjasama cemerlang
dalam usaha
merealisasikan
Garis Panduan Amalan
EKSA

56