BAB III

RANCANGAN AKTUALISASI

A. Penetapan Isu yang Diangkat

1. Unit Kerja
Puskesmas Mentikan Kota Mojokerto
2. Jabatan
Perekam Medis Terampil
3. Pekerjaan dan Uraian Tugas
Berdasarkan Peraturan Menteri Kesehatan Republik Indonesia
No 47 Tahun 2015 tentang Jabatan fungsional perekam medis dan
angka kreditnya.
Berikut ini tugas pokok dan jabatan yang dilakukan antara lain :
a. Mengidentifikasi kebutuhan formulir dalam penyusunan SIM
rekam medis manual (berbasis kertas)
b. Mengidentifikasi kebutuhan isi dan data dalam formulir
penyusunan SIM rekam medis manual (rekam medis)
c. Melakukan wawancara untuk mengisi identitas pribadi data sosial
pasien rawat jalan dalam rangka pelaksanaan rekam medis di
tempat penerimaan pasien baru dan lama di rawat jalan
d. Mengisi buku register pendaftaran pasien rawat jalan melalui
pencatatan atau registrasi pasien
e. Membuat dan memutakhirkan KIUP rawat jalan melalui
pencatatan atau register pasien
f. Menerima data rekam medis rawat jalan
g. Mendistribusikan rekam medis ke unit terkait
h. Menyeleksi rekam medis incompleted
i. Menyisipkan slip lembar kekuarngan rekam medis rawat jalan
j. Membuat laporan incompleted
k. Menyortir rekam medis rawat jalan dalam rangka penyimpanan
rekam medis

20
 l. Menyimpan rekam medis rawat jalan dan menjaga agar
penyimpanan rekam medis aman, rahasia, tidak dapat diakses oleh
orang yang tidak berkepentingan
m. Menyimpan rekam medis rawat jalan in aktif yang bernilai guna
n. Menyeleksi rekam medis yang akan disusutkan dalam rangka
proses retensi
o. Membuat daftar pertelaan rekam medis yang akan disusutkan
p. Menghitung angka ketidaklengkapan pengisian dan membuat
rekapitulasi jumlah kelengkapan dan ketidaklengkapan pengisian
q. Mengumpulkan data analisis mutu sistem pengembalian berkas
rekam medis
B. Identifikasi Isu
Berdasarkan pengalaman penulis bekerja di instalasi rekam medis
Puskesmas Mentikan selama sepuluh bulan, di dapatkan beberapa isu terkait
rekam medis rawat jalan
Beberapa isu yang akan menjadi rencana aktualisasi penulis, antara lain
a. Kualifikasi dan kompetensi pegawai di pendaftaran rawat jalan
Puskesmas Mentikan belum sesuai dengan tugas pokok dan fungsi di
bidang tersebut
b. Sistem Informasi Manajemen Puskesmas (SIMPUS) belum dapat di
gunakan secara optimal khusunya dalam hal penyediaan laporan-
laporan di instalasi rekam medis
c. Kelengkapan pengisian rekam medis pasien rawat jalan di puskesmas
mentikan yang masih belum tercapai
d. Pengembalian berkas rekam medis dari ruang pelayanan tidak tepat
waktu atau lebih dari 1x24 jam setelah pasien pulang
e. Pasien tidak membawa kartu identitas atau tanda pengenal sehingga
terjadi kasus double nomor rekam medis dan tidak akuratnya data sosial
pasien
Dari beberapa isu diatas, langkah selanjutnya adalah
mempertimbangkan isu mana yang akan menjadi prioritas utama yang dapat
dicari solusi berdasarkan peran dan wewenang jabatan di instansi.
Selanjutnya menganalisa isu tersebut menggunakan metode A (Aktual),

21
K (Kekhalayakan), P (Problematika), L (Kelayakan) untuk mengetahui isu
mana yang domain Nilai APKL ini didapat dari diskusi dengan mentor dan
coach.
Tabel III.1 Seleksi Isu Menggunakan Metode AKPL

No Isu A K P L TOTAL
1 Kualifikasi dan kompetensi pegawai di
pendaftaran rawat jalan Puskesmas 2 1 4 3 10
Mentikan belum sesuai dengan tugas
pokok dan fungsi di bidang tersebut
2 Sistem Informasi Manajemen
Puskesmas (SIMPUS) belum dapat di
gunakan secara optimal khusunya 1 3 2 5 11
dalam hal penyediaan laporan-laporan
di instalasi rekam medis
3 Kurangnya pengetahuan cara
pengisian rekam medis yang benar 5 4 3 2 14

4 Pengembalian berkas rekam medis dari

ruang pelayanan tidak tepat waktu atau 3 5 1 4 13
lebih dari 1x24 jam setelah pasien
pulang
5 Pasien tidak membawa kartu identitas
atau tanda pengenal sehingga terjadi 4 2 5 1 12
kasus double nomor rekam medis dan
tidak akuratnya data sosial pasien

Adapun kriteria penetapan indicator AKPL, yaitu :

Aktual

1 : Pernah benar-benar terjadi

2 : Benar-benar sering terjadi
3 : Benar-benar terjadi dan bukan menjadi pembicaraan
4 : Benar-benar terjadi terkadang menjadi bahan pembicaraan
5 : Benar-benar terjadi dan sedang hangat dibicarakan

22
 Kekhalayakan
1 : Tidak menyangkut hajat hidup orang banyak
2 : Sedikit menyangkut hajat hidup orang banyak
3 : Cukup menyangkut hajat hidup orang banyak
4 : Menyangkut hajat hidup orang banyak
5 : Sangat menyangkut hajat hidup orang banyak
Problematika

1 : Masalah sederhana
2 : Masalah kurang komplek
3 : Masalah cukup komplek namun tidak perlu segera dicarikan solusi
4 : Masalah komplek
5 : Masalah sangat komplek sehingga perlu dicarikan segera solusinya

Kelayakan

1 : Masuk akal
2 : Realitas
3 : Cukup masuk akal dan realitas
4 : Masuk akal dan realitas
5 : Masuk akal, realitas dan relevan untuk dimunculkan inisiatif pemecahan
masalahnya
B

Berdasarkan penetapan isu dengan menggunakan teknik AKPL, dapat

dikerucutkan menjadi tiga isu yang kemudian akan dipertimbangkan
kembali untuk dijadikan isu perioritas.
Dari beberapa isu yang telah diidentifikasi selanjutnya dilakukan
pengukuran untuk menentukan isu utama yang kemudian akan diberi tindak
lanjut. Metode yang dilakukan adalah USG yaitu dengan menilai skor dari

23
 tiga kriteria yaitu Urgency (U); seberapa mendesak suatu isu harus dibahas,
Seriousness (S); seberapa serius suatu isu harus dibahas dikaitkan dengan
akibat yang akan ditimbulkan, dan Growth (G); seberapa besar
kemungkinan memburuknya isu tersebut jika tidak ditangani segera. Metode
analisis isu tersebut digunakan untuk menentukan isu mana yang dirasa
penting untuk diberikan suatu solusi pemecahan masalah.

Tabel III.2 Seleksi Isu Menggunakan Metode USG

U S G TOTAL
NO ISU
(URGENT) (SERIOUSNESS) (GROWTH)
1
Kurangnya
pengetahuan cara
5 3 4 12
pengisian rekam
medis yang benar

2 Pengembalian
berkas rekam
medis dari ruang
pelayanan tidak
tepat waktu atau 3 5 2 10
lebih dari 1x24
jam setelah
pasien pulang
3 Pasien tidak
membawa kartu
identitas atau
tanda pengenal
sehingga terjadi
4 2 3 9
kasus double
nomor rekam
medis dan tidak
akuratnya data
sosial pasien

Kriteria pentapan :

Urgenc
1 : Tidak penting
2 : Kurang penting
3 : Cukup penting
4 : Penting 24
5 : Sangat penting
 Seriousness
1 : Akibat yang ditimbulkan tidak serius
2 : Akibat yang ditimbulkan kurang serius
3 : Akibat yang ditimbulkan cukup serius
4 : Akibat yang ditimbulkan serius
5 : Akibat yang ditimbulkan sangat serius

Growth

1 : Tidak berkembang

2 : Kurang berkembang

3 : Cukup berkembang

4 : Berkembang

5 : Sangat berkembang

Berdasarkan analisis isu menggunakan kriteria USG diatas dapat

disimpulkan bahwa isu no 1 yaitu “Kurangnya pengetahuan cara pengisian

rekam medis yang benar” mendapatkan jumlah terbesar sehingga menjadi

prioritas utama yang akan dipecahkan permasalahannya.

C. Gagasan Penetapan Isu

Berdasarkan isu yang diuji dengan menggunakan metode AKPL dan
USG, maka isu utama yang diperoleh adalah sosialisasi dan petunjuk teknis
pengisian rekam medis rawat jalan untuk menunjang akreditasi puskesmas
mentikan. Pemilihan isu tersebut dilakukan dengan analisis dampak jika hal
tersebut tidak ditangani maka akan berdampak pada hal-hal berikut :

25
 1. Menggangu proses pelayanan rekam medis terkait ketepatan waktu
pengembalian dan distribusi rekam medis
2. Mengakibatkan dampak bagi intern dan ekstern puskesmas, karena
laporan presentase kelengkapan pengisian rekam medis merupakan
salah satu indikator penilaian yang harus dipenuhi dalam standar
nasional akreditasi puskesmas khusunya pada standar manajeman
rekam medis dan informasi kesehatan
3. Bagi dokter penanggung jawab pasien salah satu bahan yang dapat
digunakan sebagai bahan evaluasi medis adalah rekam medis pasien,
karena rekam medis merupakan dokumen yang sangat penting di
puskesmas yang dapat digunakan sebagai evaluasi dari kualitas
pelayanan yang diberikan pada pasien
D. Gagasan Pemecahan Isu
Merujuk pada masalah di atas, maka penulis mengusulkan gagasan
untuk menyelesaikan masalah tersebut dengan presentase kelengkapan
pengisian rekam medis rawat jalan sebagai peningkatan mutu rekam medis
guna menunjang akreditasi puskesams mentikan. Beberapa rencana kegiatan
yang dilakukan untuk memberikan solusi pemecahan isu tersebut adalah
sebagai berikut :
1. Melakukan konsultasi dengan mentor terkait dengan isu yang akan
diangkat sebagai aktualisasi dan rencana inovasi yang akan dilakukan
2. Melakukan koordinasi dengan teman sejawat rekam medis
3. Melakukan konsultasi dengan coach
4. Mempelajari SOP dan petunjuk teknis pengisian rekam medis rawat
jalan
5. Melakukan analisa kuantitatif rekam medis rawat jalan
6. Mengidentifikasi presentase kelengkapan pengisian rekam medis rawat
jalan
7. Menyusun instrument pre test dan post test
8. Sosialisasi SOP dan petunjuk teknis pengisian rekam medis rawat jalan
ke unit terkait
9. Melaksanakan post test setelah dilakukan sosialisasi

26
 10. Melakukan Evaluasi kelengkapan rekam medis rawat jalan setalah
dilakuakan sosialisasi
11. Menyusun laporan hasil kegiatan aktualisas

E. Diagram Alur Kegiatan Pemecahan Isu

Membuat rencana Melakukan konsultasi rancangan aktualisasi

rancangan aktualisasi dengan mentor

Melakukan koordinasi dengan teman

sejawat

Melakukan konsultasi dengan coach

Mempelajari SOP dan petunjuk teknis

pengisian rekam medis

Melakukan analisa kuantitatif

Mengidentifikasi presentase kelengkapan

pengisian rekam medis

Menyusu instrument pre test dan post test

Sosialisasi SOP dan petunjuk teknis

pengisian rekam medis

Menyusun laporan hasil

kegiatan aktualisasi Melaksanakan post test setelah dilakukan
sosialisasi

Evaluasi presentase kelengkapan pengisian

rekam medis

27
Gambar III.1 Diagram ALur Kegiatan pemecahan Isu
 F. Matriks Rencana Kegiatan Aktualisai
Berikut akan dijelaskan kegiatan-kegiatan yang dilakukan sebagai salah satu cara untuk memecahkan isu yang terjadi di Puskesmas
Mentikan Kota Mojokerto

Tabel III.3 Matriks Rencana Kegiatan Aktualisasi

No Kegiatan Tahapan / Prosedur Output/Hasil Keterkaitan Subtansi Kontribusi Terhadap Penguatan Nilai
Kegiatan Kegiatan Mata Pelatihan Visi-Misi Organisasi Organisasi
1 Konsultasi dengan 1. Menyampaikan rencana 1. Perbaikan Nasionalisme (melakukan Berorientasi pada misi Harmoni
mentor berkaitan kegiatan aktualisasi rancangan musyawarah dan mufakat) Puskesmas Mentikan Menyelaraskan
rancangan 2. Meminta izin untuk aktualisasi Etika Publik Kota Mojokerto yakni pendapat
aktualisasi melakukan sosialisasi 2. Persetujuan isu dan (integritas tinggi, taat pada mewujudkan SDM yang Mantab
pengisian rekam medis judul rancangan perintah) berkualitas melalui Kukuh
ke semua unit aktualisasi dari Whole Of Government peningkatan akses dan Responsif
mentor (komunikasi, koordinasi kualitas pendidikan dan Tanggap
3. Dokumentasi dan kolaborasi) pelayanan kesehatan
lembar pengesahan
dari mentor
2 Koordinasi dengan 1. Menyampaikan isu yang 1. Terpaparnya Akuntabilitas Berorientasi pada misi Harmoni
teman sejawat rekam akan dijadikan tahapan (Transparan, bertanggung Puskesmas Mentikan Menyelaraskan
medis rancangan aktualisasi pelaksanaan jawab) Kota Mojokerto yakni pendapat
2. Meminta saran dan aktualisasi Nasionalisme mewujudkan SDM yang Mantab
masukan 2. Mendapatkan (saling menghargai, berkualitas melalui Kukuh
saran dan masukan musyawarah) peningkatan akses dan Responsif
dari teman sejawat Etika Publik kualitas pendidikan dan Tanggap
rekam medis (Hormat, komunikatif pelayanan kesehatan
jelas, sopan satun)

Komitmen Mutu

28
 (Melakukan
pengembangan
berkelanjutan melalui
pengembangan kreatif)
Anti Korupsi
(disiplin waktu)
Whole Of Government
(Komunikasi, koordinasi
dan kolaborasi)
3 Melakukan 1. Menghubungi coach 1. Perbaikan Nasionalisme Berorientasi pada misi Harmoni
konsultasi rancangan 2. Memaparkan isu yang rancangan (Melakukan musyawarah Puskesmas Mentikan Menyelaraskan
aktualisasi dengan akan dijadikan judul aktualisasi dan mufakat) Kota Mojokerto yakni pendapat
coach. untuk rancangan 2. Persetujuan isu dan Etika Publik mewujudkan SDM yang Mantab
aktualisasi judul rancangan ( integritas tinggi, taat pada berkualitas melalui Kukuh
3. Meminta saran dan aktualisasi dari perintah) peningkatan akses dan
masukan dari coach coach Whole Of Government kualitas pendidikan dan Responsif
3. meminta arahan (komunikasi, koordinasi pelayanan kesehatan Tanggap
dalam proses dan kolaborasi)
pembuatan laporan
aktualisasi
4. Dokumentasi
berupa foto
konsultasi dengan
coach.
4 Mempelajari SOP 1. Mencari SOP dan 1. Memahami SOP Akuntabilitas Berorientasi pada misi Harmoni
dan petunjuk teknis petunjuk teknis terkait dan tata acara (Transparan, bertanggung Puskesmas Mentikan Menyelaraskan
pengisian rekam pengisian rekam medis pengisian rekam jawab) Kota Mojokerto yakni pendapat
medis 2. Mempelajari SOP dan medis rawat jalan Komitmen Mutu mewujudkan SDM yang Mantab

29
 tata acara pengisian 2. Mengetahui (efektifitas, efisiensi, berkualitas melalui Kukuh
rekam medis penanggung jawab inovasi, berorentasi mutu) peningkatan akses dan Responsif
pengisian rekam Etika Publik Tanggap
medis rawat jalan (Integritas tinggi)
5 Melakukan analisa 1. Mengumpulkan rekam 1. Laporan presentase Akuntabilitas Berorientasi pada misi Harmoni
kuantitatif medis yang telah kelengkapan (Transparan, Puskesmas Mentikan Menyelaraskan
dikembalikan dari unit pengisian rekam bertanggung jawab) Kota Mojokerto yakni pendapat
terkait medis rawat jalan Komitmen Mutu mewujudkan SDM yang Mantab
2. Menyusun rekam medis (efektif, efisien, inovasi, berkualitas melalui Kukuh
sesuai urutan yang telah berorientasi mutu) peningkatan akses dan Responsif
ditetapkan Tanggap
3. Menyiapkan checklist
kelengkapan rekam
medis rawat jalan
4. Analisa kelengkapan
rekam medis rawat
jalan
6 Mengidentifikasi 1. Membuat rekapan hasil 1. Teridentifikasi Akuntabilitas Berorientasi pada misi Harmoni
presentase analisa kuantitatif formulir rekam (Keseimbangan, Kejelasan) Puskesmas Mentikan Menyelaraskan
kelengkapan 2. Memilih formulir yang medis yang sering Kota Mojokerto yakni pendapat
pengisian rekam paling sering tidak tidak di isi dengan mewujudkan SDM yang Mantab
medis rawat jalan lengkap lengkap berkualitas melalui Kukuh
3. Mengidentifikasi 2. Penanggung jawab peningkatan akses dan Responsif
penanggung jawab pengisian rekam Tanggap
pengisian medis rawat jalan
7 Sosialisasi SOP dan 1. Menentukan target 1. Adanya Akuntabilitas Berorientasi pada misi Harmoni
petunjuk teknis sosialisasi kepada siapa peningkatan para (Kerjasama) Puskesmas Mentikan Menyelaraskan
pengisian rekam saja sosialisasi akan tenaga kesehatan Nasionalisme Kota Mojokerto yakni pendapat

30
 medis rawat jalan ke diberikan terkait (sopan santun, tertib, mewujudkan SDM yang Mantab
unit terkait 2. Memberikan undangan kelengkapan berbahasa Indonesia yang berkualitas melalui Kukuh
sosialisasi serta pengisian rekam baik dan benar) peningkatan akses dan Responsif
menyiapkan ruangan medis rawat jalan Etika Publik Tanggap
dan rekam medis yang (Sistematis, proaktif, tertib)
akan disosialisasikan Komitmen Mutu
3. Pelaksanaan SOP dan (efektifitas, kreatif,
petunjuk teknis berorientasi mutu)
pengisian rekam medis
rawat jalan
8 Melakukan 1. Melakukan analisa 1. Adanya Akuntabilitas Berorientasi pada misi Harmoni
monitoring kelengkapan peningkatan (tanggung jawab) Puskesmas Mentikan Menyelaraskan
pengisian rekam 2. Membuat rekapan hasil presentase Komitmen Mutu Kota Mojokerto yakni pendapat
medis rawat jalan analisa kelengkapan kelengkapan (mementingkan mewujudkan SDM yang Mantab
3. Memfollowup kembali pengisian rekam kepentingan mutu) berkualitas melalui Kukuh
kepada petugas medis rawat jalan peningkatan akses dan Responsif
kesehatan apabila ada apabila di Tanggap
formulir yang belum monitoring secara
terisi dengan lengkap terus menerus

31
9 Evaluasi presentase 1. Melakukan evaluasi 1. Meningkatnya Akuntabilitas Berorientasi pada misi Harmoni
kelengkapan rekam kelengkapan pengisian kesadaran petugas (tanggung jawab) Puskesmas Mentikan Kota Menyelaraskan
medis setalah rekam medis dengan kesehatan akan Komitmen Mutu Mojokerto yakni mewujudkan pendapat
dilakuakan membandingkan pentingnya (mementingkan SDM yang berkualitas melalui Mantab
sosialisasi presentase kelengkapan kelengkapan kepentingan mutu) peningkatan akses dan Kukuh
sebelum dan sesudah pengisian rekam Anti Korupsi Responsif
dilakukan sosialisasi medis (tidak ada kecurangan,) Tanggap
10 Menyusun laporan 1. Melakukan konsultasi 1. Terlaksananya Akuntabilitas Berorientasi pada misi Harmoni
hasil kegiatan hasil evaluasi kegiatan konsultasi dengan (Tanggung jawab, jelas) Puskesmas Mentikan Kota Menyelaraskan
aktualisasi pada mentor mentor Nasionalisme Mojokerto yakni mewujudkan pendapat
2. Melakukan konsultasi 2. Terealisasinya (Berbahasa Indonesia yang SDM yang berkualitas melalui Mantab
hasil evaluasi kegiatan proses meminta baik,musyawarah) peningkatan akses dan Kukuh
pada coach persetujuan dari Etika Publik Responsif
3. Menyusun laporan mentor (Jujur, akurat) Tanggap
hasil kegiatan evaluasi 3. Laporan Komitmen Mutu
aktualisasi sudah (kreatif, mengutamakan
ditanda tangani kepentingan mutu)
oleh mentor Anti Korupsi
(tidak ada kecurangan,
jujur, disiplin waktu)
Whole Of Government
(Koordinasi)

32
G. Jadwal Kegiatan Rancangan Aktualisasi
Untuk bisa mengaplikasikan kegiatan aktualisasi diperlukan jadwal yang harus
sudah tersusun agar rencana aktualisasi bisa terwujud sesuai dengan waktu yang telah
direncanakan. Berikut merupakan jadwal rencana kegiatan aktualisasi yang akan
dilaksanakan di Instalasi Rekam Medis Puskesmas Mentikan

Tabel III.4 Matriks Jadwal Kegiatan Rancangan Aktualisasi

MINGGU HABITUASI
NO KEGIATAN FEBUARI MARET
1 2 3 4 1 2 3 4
Memaparkan identifikasi isu yang ada di unit kerja
1
dengan rekan kerja
Mengkonsultasikan pelaksanaan aktualisasi dengan
2
mentor Puskesmas Mentikan
Mempelajari SOP dan petunjuk teknis pengisian
3
formulir rekam medis rawat jalan
Koordinasi dengan teman sejawat rekam medis
4 untuk persamaan persepsi formulir yang harus ada
dan harus terisi dengan lengkap
5 Melakukan analisa kuantitatif rekam medis
Mengidentifikasi presentase kelengkapan pengisian
6
rekam medis rawat jalan
Sosialisasi SOP dan petunjuk teknis pengisian
7 rekam medis rawat jalan Sosialisasi SOP dan
petunjuk teknis pengisian rekam medis rawat jalan
Melakukan monitoring pengisian formulir rekam
8
medis rawat jalan
Evaluasi presentase kelengkapan rekam medis
9
setelah dilakukan sosialisasi
Melakukan konsultasi laporan akhir aktualisasi
10 dengan mentor dan coach meminta tanda tangan
persetujuan

KETERANGAN : Diklat On Campus

Habituasi

33