Risk Register Inventaris Alat Medis Rumah Sakit Tiara Sella

No Risk register Frekwensi Resiko Mampu Jumlah Grade

/tahun terhadap kelola
pasien/
petugas
1 Kegagalan fungsi alat 5 3 15 I
medis yang tidak bisa
ditangani
2 Kecelakaan pada 0 5 3 8
pasien dan petugas
pada penggunaan alat
medis

3 Kerusakan bawaan 0 4 5 9 VII

pabrik

4 Kesalahan 3 3 1 7 VIII
pengoperasian oleh
operator

5 Tidak terpelihara 201 4 3 208 III

sesuai jadwal

6 Tidak terkalibrasi 256 5 3 264 II

sesuai jadwal

9 Kehabisan suku 10 3 2 15 V
cadang

10 Kesalahan instalasi 2 4 3 9 VI

12 Peralatan tidak 15 0 1 16 IV
ditemukan saat
pemeliharaan
A. Analisa dan Pengelolaan Resiko
Dalam mengidentifikasi risiko keselamatan pada proses pengelolaan Alat Kesehatan
yang lebih
berisiko adalah kalibrasi karena mempengaruhi keakuratan hasil pengukuran,
Perbaikan dan
pemeliharaan. Semua Resiko ini dapat diminimalisasi dengan kegiatan sbb:

Tabel 2. Rencana Kegiatan berdasarkan identifikasi prioritas

No Risk register Grade Pencegahan resiko

1 Kegagalan fungsi alat I -Inspeksi harian

medis yang tidak bisa -Melaksanakan
ditangani perbaikan

2 Tidak terkalibrasi II Melaksanakan

sesuai jadwal kalibrasi

3 Tidak terpelihara III Melaksanakan

sesuai jadwal pemeliharaan

4 Peralatan tidak IV Inventarisasi peralatan

ditemukan saat
pemeliharaan

5 Kehabisan suku V Perencanaan suku

cadang cadang

7 Kesalahan instalasi VI Uji coba/uji fungsi alat

baru

8 Kerusakan bawaan VII Uji coba/uji fungsi

pabrik

9 Kesalahan VIII Pelatihan bagi user

pengoperasian oleh
operator

III. PELAKSANAAN DAN TANGGUNG JAWAB

Pelaksanaan program manajemen peralatan medik dan tanggung jawabnya dijelaskan
pada
tabel di bawah ini.
Tabel 1. Kegiatan dan Penanggung Jawab

NO KEGIATAN PENANGGUNG JAWAB

1 Inspeksi harian Teknisi /user

2 Pelatihan Teknisi Level I

(coordinator )

3 Membuat perencanaan suku cadang Kepala IPSMNP

4 Melaksanakan pemeliharaan dan perbaikan Teknisi level 3

5 Melaksanakan kalibrasi Teknisi level 2

6 Melaksanakan uji fungsi dan uji coba Teknisi level 2

7 Melaksanakan facility tour Teknisi sebagai Tim MFK

8 Evaluasi dan pelaporan Kepala IPSMNP

IV. JADWAL PELAKSANAAN

Di bawah ini adalah tabel yang memuat langkah-langkah kegiatan yang diperlukan
untuk
melaksanakan program teknologi medis selama satu tahun.

Tabel 1. Jadwal Pelaksanaan Kegiatan

N KEGIATAN BULAN
O
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10
11 12

1 Membuat
perencanaan kerja
2 Membentuk tim
kerja
3 Menyiapkan
anggaran
4 Membuat jadwal
pelaksanaan
program
5 Melaksanakan
inspeksi rutin
6 Melaksanakan
pemeliharaan rutin
7 Melaksanakan uji Sesuai kebutuhan
fungsi dan uji coba
 8 Melaksanakan
facility tour rutin
9 Menindaklanjuti
permasalahan
10 Laporan triwulan

11 Evaluasi program Bulan Januari tahun berikutnya

tahunan

V. PENATALAKSANAAN

Penatalaksanaan peralatan medis di rumah sakit berkaitan dengan kebijakan dan

prosedur
mulai dari pengadaan, pengujian, inspeksi, dan pemeliharaan.
1. Inventarisasi alat Medis
Inventaris alat medis dilakukan terhadap data-data seperti nama alat, tipe
alat, no seri,
lokasi, tahun pengadaan, kondisi alat dan tingkat risiko alat dengan
bantuan komputer.
Peralatan medik yang dimasukan dalam inventarisasi termasuk juga alat
milik pihak
ketiga (kerjasama operasi atau sewa) dan peralatan hibah. Data inventaris
sangat
diperlukan, dengan tujuan untuk menghitung beban kerja pemeliharaan,
kebutuhan
biaya pemeliharaan dan data equipment record (riwayat alat) dan ketepatan
untuk
digantikan dengan alat yang baru
2. Teknisi IPSMNP melakukan inspeksi setiap bulan terhadap peralatan kritikal
(Defibrilator, Incubator bayi, dan Ventilator) untuk mengetahui
perkembangan kondisi
peralatan tersebut. Hasil inspeksi berupa data selanjutnya akan digunakan
untuk
perencanaan perbaikan dan juga perencanaan kebutuhan rumah sakit .
Inspeksi harian dilakukan oleh petugas di satuan kerja dengan menilai
kelengkapan
alat dan asesoris, kebersihan, kerapihan dan fungsinya.
3. Melakukan uji coba/uji fungsi untuk setiap alat baru selanjutnya
disesuaikan dengan
aturan pabrik atau perencanaan rumah sakit, yang dilengkapi dengan data
hasil
inspeksi dan pengujian serta dibuatkan rekomendasinya.
4. Dilakukan pemeliharaan terhadap peralatan tersebut sebagai tindakan
pencegahan
terhadap peralatan tersebut dari kerusakan ataupun masalah kecil yang
berdampak
pada ketidakamanan alat saat digunakan pada pasien. Jadwal pemeliharaan
selalu
ditepati oleh petugas. Semua bukti pemeliharaan alat tercatat dan di
buatkan
rekomendasi untuk peralatan tersebut selalu aman dan siap pakai.
Pemeliharaan dapat
berupa pemeliharaan fisik dan kalibrasi alat. Apabila Pemeliharaan
preventif
dilakukan oleh pihak ketiga (contract service atau kerjasama operasi),
maka
 dokumentasi kegiatan yang telah dilakukan harus disampaikan ke IPSMNP. Program
pemeliharaan keseluruhan dievaluasi setiap tahun berdasarkan hasil PM dan
riwayat
perbaikan alat. Penetapan frekwensi pemeliharaan preventive peralatan kesehatan
berdasarkan klasifikasi ratio adalah sebagai berikut:
Risiko Alat Medik = Skor Fungsi + Skor Risiko Fisik + Skor Kebutuhan
Pemeliharaan + Skor Riwayat Kerusakan Alat

Tabel 3. Skoring Alat Medik Sesuai Fungsi

Kategori Deskripsi Fungsi Skor Contoh
Defibrillator,
ventilator,
Life support (penunjang hidup) 10
pacemaker, infant
incubator
Surgical and intensive care (bedah dan Electrosurgical
Therapetik 9
perawatan intensif) unit,laser
Dialysis machine,
Physical theraphy and treatment (terapi infusion
8
fisik dan pengobatan) pump,traction
unit,diathermy
EEG machine,
Surgical and intensive care monitoring noninvasive blood
7
(monitoring bedah dan perawatan intensif) pressure monitor,
Diagnostik x-ray generator
Additional physiological monitoring and adult scale,
tympanic
diagnostic (monitoring fisik tambahan dan 6 thermometer,
diagnostik) ultrasound unit
blood gas
analyzer,
Analytical laboratory (analisa
5 clinical
chemistry
laboratorium)
analyzer, cell
counter
Analitik Laboratory accessories (asesoris shaker,
centrifuge,
4
laboratorium) incubator,
microtome
computer, ticket
Computers and related (komputer dll) 3
printer, QC
system
Patient related and other (terkait pasien X-ray view box,
dll) 2 sterilizer, chair
lift
ECG simulator,
Lain-lain
Non patient related (tidak terkait pasien); office equipment,
1
 Test equipment (peralatan uji) kitchen
equipment,
UPS

5. Tabel 4. Skoring Alat Medik Sesuai Risiko Fisik Terkait Penggunaan Klinis
 Deskripsi risiko penggunaan Skor Contoh

Defibrillator,ventilator,
Potensi kematian pasien 5
anesthesia
machine
Hypo/hyperthermia
unit,
Potensi cedera pasien atau operator 4

laser,electrosurgical
unit
ECG machine,
blood
Salah diagnosis atau terapi yang tidak tepat 3
gas
analyzer,centrifuge
Gel warmer,
heat
Kerusakan alat 2
sealer, suction
pump
Exam light,
computer
Risiko tidak signifikan 1
terminal, video
printer

Tabel 5. Skoring Alat Medik Sesuai Kebutuhan Pemeliharaan

Kebutuhan Pemeliharaan Skor Contoh

Dialysis
machine,
Luas: Memiliki komponen pneumatik, mekanik atau
5 ventilator,
anesthesia
fluid
machine, x-ray
table
Infant
incubator,
Diatas rata-rata: Memiliki komponen pneumatik,
4 blood warmer,
laser,
mekanik atau fluid tapi terutama elektronik
portable x-ray
system
Defibrillator,
infusion
Rata-rata: verifikasi kinerja dan uji keselamatan 3 pump,
electrosurgical
unit, traction
unit
Lab

microscope,scales,
Dibawah rata-rata: Uji kinerja saja 2
general medical
device
 Exam light,
computer
Minimal inspeksi visual 1 terminal, video
camera

Tabel 6. Skoring Alat Medik Sesuai Riwayat Kerusakan Alat

Frekuensi Kerusakan Alat Skor
Signifikan: Lebih dari 1 kali per 6 bulan +2
Moderate: 1 kali tiap 6-9 bulan +1
Rata-rata: 1 kali tiap 9-18 bulan 0
Minimal : 1 kali setiap 18-30 bulan -1
Tidak signifikan: Paling tidak 1 kali dalam 30 bulan -2

Hasilnya nilai skoring total < 5 berjumlah 125 alat, frekuensi PPM cukup 1 kali
pertahun. Nilai total skoring 5-9 berjumlah 410 alat, frekuensi PPM 2 kali
pertahun.
Nilai total skoring 10-19 berjumlah 198 alat, frekuensi PPM 3 kali pertahun. Dan
nilai
total skoring ≥ 20 berjumlah 2030 alat, frekuensi PPM 4 kali pertahun. Namun karena
 frekwensi pemakaian peralatan medic di RSUP Sanglah yang cukup tinggi dan untuk
memudahkan pelaksanaan di lapangan, maka pemeliharaan alat medis dilakukan setiap
4
bulan sekali

6. Untuk alat yang rusak namun tidak mungkin diperbaiki, rumah sakit menarik alat
tersebut dari penggunaannya untuk selanjutnya dilakukan suatu proses sesuai
ketentuan yang berlaku untuk pemusnahan maupun pengeluaran alat tersebut dari
rumah sakit
7. Produk/ peralatan yang ditarik dari peredaran
Rumah sakit mengeluarkan suat edaran untuk informasi bila ada alat yang
ditarik oleh
pabrik/ pemasok ke seluruh unit pelayanan pasien dan informasi pemberhentian
pemakaian pada alat tersebut. Selanjutnya kepala IPSMNP akan melaporkan kepada
Direktur umum dan operasional untuk penarikan alat tsb dari unit pelayanan.
Alat-alat
yang sudah ditarik akan dilaporkan oleh direktur utama ke pabrik/ pemasok
untuk
dilakukan tindakan selanjutnya.

KOORDINASI DAN KEWENANGAN

1. Proses administrasi dan pengawasan dari pengelolaan peralatan medis dibawah

tanggung jawab kepala instalasi IPSMNP yang melakukan koordinasi kepada kepala
bidang pelayanan medis, Tim K3RS, dan Tim MFK
2. Ka IPSMNP membuat perencanaan kegiatan inspeksi, pemeliharaan.
3. Kegiatan inspeksi dan pemeliharaan peralatan medis dibuktikan dengan
dokumentasi,
dan dilaporkan hasil dan rekomendasinya kepada direktur umum dan operasional.
Laporan ini menjadi satu dengan laporan perkembangan Penatalaksaan Fasilitas
dan
Keselamatan rumah sakit
4. Hasil inspeksi dan pemeliharaan menjadi bahan untuk penyusunan pengadaan
peralatan medis rumah sakit

PROGRAM REVIEW DAN EVALUASI

1. Inspeksi dilaksanakan oleh user, meliputi kebersihan fisik alat medis dan
fungsi alat
medis saat dilakukan inspeksi, hasil inspeksi ditulis dalam file. Apabila
dalam
pelaksanaan inspeksi harian terdapat ketidaksesuaian fungsi alat atau
kerusakan, maka
user melapor ke IPSMNP.
 2. Tim IPSMNP melakukan pemeliharaan berkala setiap bulan dan melakukan
pengelolaan resiko untuk setiap alat yang ada
3. Pemeliharaan alat medis dilakukan setiap 4 bulan
4. Kalibrasi (ekternal) alat medis dilakukan setiap tahun oleh BPFK
Surabaya atau
vendor lain yang telah tersertifikasi
5. Kalibrasi yang bersifat verifikasi dilakukan oleh teknisi IPSMNP
6. Membuat laporan hasil pemeliharaan setiap bulan yang juga digunakan
sebagai bahan
penyusunan kebutuhan peralatan medis rumah sakit. Laporan monitoring
dilaporkan
secara rutin setiap bulan ke manajer fasilitas dan Direktur umum
operasional
7. Laporan tahunan dilaksanakan pada awal tahun berikutnya
8. Pendidikan dan ujian staf pengguna alat dikoordinasikan oleh Kepala
instalasi kepada
Ka Bag Diklit yang dilakukan setiap 6 bulan .

PROGRAM PENDIDIKAN
Program pendidikan dilakukan dengan sasaran staff pengguna peralatan medis,
teknisi
peralatan medis, serta kepala dan koordinator peralatan medis. Program pendidikan
dilaksanakan dengan tujuan meningkatkan kemampuan agar
lebih terlatih dalam
pengoperasionalan peralatan medis meliputi ECG dan Defibrilator (bagi user),
pemeliharaan,
perbaikan dan kalibrasi peralatan medis (bagi teknisi) dan pengelolaan peralatan
medis (bagi
kepala dan koordinator alat medis). Perencanaan program pendidikan dapat dilihat
pada table
berikut:

NO Jenis Pelatihan Ruang Lingkup Sasaran

Periode
1 Pelatihan untuk mengoperasikan ECG dan Staff
Pengguna 6 bulan
peralatan medis Defibrilator peralatan
medis
2 Pelatihan pemeliharaan dan Seluruh peralatan Teknisi peralatan
3 bulan
perbaikan medis medis
(secara
bergilir)
3 Pelatihan Kalibrasi peralatan Seluruh peralatan Teknisi
peralatan 1 tahun
medis medis medis
4 Pelatihan menejemen pengelolaan Seluruh peralatan Kepala
dan 1 tahun
peralatan medis medis koordinator
alat
medis

Tabel program pendidikan peralatan medis di rumah sakit

 Program pendidikan untuk mengoperasikan alat medis dilakukan setiap 6 bulan
sekali secara
global meliputi peralatan ECG dan Defibrilator. Hal ini disebabkan karena kedua
peralatan
tersebut sering mengalami kerusakan hanya karena kesalahan dan pengoperasionalan.
Sedangkan
untuk peralatan lain selain kedua alat tersebut, pelatihan dapat dilakukan sewaktu-
waktu oleh
teknisi peralatan medis bagi pengguna yang memerlukan.
Pelatihan pemeliharaan dan perbaikan peralatan medis bagi teknisi dilaksanakan 3
bulan sekali
secara bergantian dengan tujuan agar seluruh teknisi peralatan medis dapat memiliki
kompetensi
untuk melakukan pemeliharaan dan perbaikan alat medis.
Dengan adanya program pendidikan ini, diharapkan seluruh staff pengguna, teknisi
maupun
kepala dan koordinator peralatan medis dapat memiliki kompetensi sesuai dengan
tugasnya
sehingga resiko terhadap peralatan medis dapat dikurangi.