MATERI TENTANG MS.

OFFICE EXCEL
Microsoft Excel adalah sebuah aplikasi pengolah angka dari Microsoft. Secara lengkap
Microsoft Excel adalah General Purpose Electronic Spreadsheet yang dapat digunakan untuk
mengorganisir, menghitung, menyediakan maupun menganalisa data-data dan
mempresentasikannya ke grafik atau diagram. Ekstensi File Ms.Excel adalah *.XLS atau
*.XLSX
1. Mengenali Tampilan Menu Excel
Adalah penting bagi pengguna-pengguna untuk mengetahui dan memahami
akan elemen-elemen dalam paparan skrin Excel. Gambarajah di bawah
memaparkan skrin Microsoft Excel 2007 yang dibuka buat pertama kalinya

2. Button Microsoft Office (Microsoft Office Button)

Gambar 1.3
Di sudut atas sebelah kiri skrin Microsoft Excel 2007 terdapat butang Microsoft
Office. Apabila anda klik butang tersebut, gambarajah seperti di bawah akan
dipaparkan. Anda boleh menggunakan menu bagi mewujudkan satu buah fail baru,
terbuka satu buah fail sedia ada, menyelamatkan sebuah fail, dan menjalankan
banyak tugas-tugas lain.
3. Quick Access Toolbar

Gambar 1.5
Di sebelah butang Microsoft Office adalah Quick Access toolbar. Ianya
memberi anda untuk akses arahan yang anda sering gunakan. Secara lalai (default),
menu Save, Undo, dan Redo kelihatan pada Quick Access toolbar. Anda boleh
menggunakan Save untuk menyimpan fail anda, Undo untuk mengundurkan satu
tindakan yang anda telah lakukan, dan Redo untuk mengaplikasi semula satu
tindakan yang anda telah menggulung kembali.
4. Menu Bar

Anda akan menggunakan arahan-arahan untuk memerintah Microsoft Excel

melaksanakan apa yang anda ingin lakukan. Di Microsoft Excel 2007, anda
menggunakan Ribbon untuk mengeluarkan arahan-arahan. Ribbon terletak dekat
bahagian atas tetingkap Excel, di bawah Quick Access toolbar.
Di Ribbon sebelah atas terdapat beberapa tab seperti Home, Insert, Page Layout,
Formulas, Data, Review dan View; klik satu tab akan mempamerkan kumpulan-
kumpulan perintah. Sebagai contoh, apabila anda klik pada butang tab Home,
kumpulan-kumpulannya seperti Clipboard, Font, Allignment, Number, Styles, Cells
dan Editing akan dipamerkan. Dalam setiap kumpulan, terdapat arahan-arahan yang
berbentuk perintah butang-butang (buttons). Anda perlu klik butang-butang ini
untuk NOTA MS EXCEL 2007 8
mengeluarkan arahan. Anda akan berjumpa dengan satu pelancar kotak dialog
(dialog box launcher) di satu sudut bawah sebelah kanan dalam setiap kumpulan.
Apabila anda klik pelancar kotak dialog, terdapat beberapa lagi arahan yang
berkaitan yang akan dipamerkan.
5. Mengenali Buku Kerja (Workbook) Dan Lembaran Kerja (Worksheet)
Sebuah buku kerja Excel merupakan sebuah program „spreadsheet‟ yang
mengandungi baris dan lajur. Lajur ialah kawasan menegak dan ditandai oleh
huruf pada kepala lajur. Baris ialah kawasan melintang dan ditandai oleh angka di
kepala baris.
Apabila anda membuka satu fail di dalam Excel, maka fail tersebut adalah
merupakan atau dikenali sebagai „workbook‟ atau buku kerja. Fail yang belum
disimpan dinamakan secara lalai (default) sebagai Book#. Setiap fail boleh
mengandungi beberapa halaman. Halaman di dalam Excel dikenali sebagai
„worksheet‟ atau lembaran kerja. Ianya diumpamakan sebagai sebuah buku yang
mengandungi berpuluh, beratus atau beribu-ribu muka surat.
Satu lembaran kerja mengandungi lajur sehingga 16,384 lajur (Lajur A - XFD) dan
baris sehingga 1,048,576 baris (1 – 1,048,576). Persilangan diantara baris dan lajur
membentuk satu alamat sel.
Sel dirujuk dengan alamat iaitu bilangan lajur, diikuti dengan baris. Sebagai contoh,
sel A1 menunjukkan sel di lajur A dan baris 1.
 Fungsi Menu Toolbar pada Microsoft Excel 2007

A.  Fungsi tab Home Menu Tab Home

            Clipboard 
Paste Menempelkan hasil perintah cut/copy yang ada
diclipboard
Cut Memindahkan bagian yang ditandai ke clipboard
Copy Menyalin ke clipboard
Format Painter Melakukan copy format
                Font
Font Selection Mengganti jenis huruf
Font Size Mengatur ukuran huruf
Increase/Decrease Font Menaikkan dan menurunkan ukuran font satu tingkat
Bold, Italic, Underline Menebalkan, memiringkan, menggarisbawahi teks
Border Membuat garis bingkai sel
Fill Mewarnai sel
Color Mewarnai huruf
Alignment
Vertical Alignment Mengatur posisi teks secara vertikal pada sel.
Atas, tengan, dan bawah
Perataan teks Mengatur perataan teks, kiri, tengah, dan kanan
Indent Menambah dan mengurangi inden teks
Teks Orientation Mengubah kemiringan teks
Merge Cell Menggabungkan sel
Page Break Mengatur pemisah halaman
Number
Format Cell Pengaturan jenis penulisan angka
Currency Format angka untuk mata uang
Persen Format angka persen
Comma Mengubah nilai koma ribuan
Increase/Decrease Decimal Menambah dan mengurangi nilai desimal
                Style
Conditional Formatting Melakukan format terkondisi
 Format as Table Membuat format tabel cepat
Cell Styles Membuat format sel secara cepat
                Cells
Insert Memasukkan sel baru
Delete Menghapus sel
Format Melakukan format sel
                Editing
Sum Melakukan penghitungan
Fill Membuat pola angka secara kontinu
Clear Menghapus semuanya dari sel, nilai, hingga format
Sort & Filter Mengatur data agar mudah dianalisis
Find & Select Mencari dan menyeleksi teks dalam lembar kerja
B.  Fungsi Ikon tab Insert
Tables
Pivot Table Memasukkan tabel pivot
Table Memasukkan tabe
                Ilustrations
Picture Menambahkan gambar pada worksheet
Clip Art Menambahkan gambar clipart pada worksheet
Shapes Menambahkan gambar bentuk tertentu
Smart Art Memasukkan objek smartart
                Chart
Coloumn Memasukkan grafik kolom
Line Memasukkan grafik garis
Pie Memasukkan grafik pie
Bar Memasukkan grafik batang
Scatter Memasukkan grafik distribus
Other Chart Memasukkan grafik lainnya
                Link
Hyperlink Memasukkan hyperlink pada worksheet
Text
Textbox Memasukkan kotak teks
Header & Footer Memasukkan header dan footer
WordArt Memasukkan teks dekoratif
Signature Line Memasukkan garis tanda tangan
Object Memasukkan objek
Symbol Memasukkan simbol
C.  Fungsi Ikon tab Page Themes
Theme Mengubah tema tampilan excel
Color Mengubah warna tema
Font Mengubah jenis font tema
 Effect Mengubah efek tema
                Page Setup
Margin Mengubah margin halaman
Orientation Mengubah orientasi halaman
Size Mengubah ukuran kertas
Print Area Menentukan area tertentu untuk proses cetak
Breaks Menentukan pemisah halaman
Background Menentukan gambar untuk latar
Print Title Menentukan baris atau kolom yang dicetak pada setiap
halaman
                Scale to Fit
Width Menentukan lebar hasil cetak agar sesuai banyaknya
kertas
Height Menentukan tinggi hasil cetak agar sesuai banyaknya kertas
Scale Memperbesar atau memperkecil hasil cetak sesuai
persentase Ukuran
                Sheet Option
Gridlines Mengatur tampilan garis grid di layar dan di hasil
cetakan
Heading Mengatur tampilan header di layar dan di hasil cetakan
Arrange
Bring to Front Objek ke depan
Send to Back Objek ke belakang
Selection Pane Memperlihatkan panel seleksi objek
Align Meluruskan objek
Group Mengelompokkan objek
Rotate Melakukan rotasi objek
D.  Fungsi Ikon tab Formula
                       Function Library
Insert Function Memasukkan fungsi formula
Autosum Melakukan penghitungan cepat
Recently Used Memasukkan fungsi yang pernah digunakan
Financial Memasukkan fungsi keuangan
Logical Memasukkan fungsi logik
Text Memasukkan fungsi teks
Date & Time Memasukkan fungsi waktu
Lookup & Reference Memasukkan fungsi lookup dan referensi
More Function Memasukkan fungsi lainnya
                       Defined Name
Name Manager Membuat, mengubah, dan mencari nama yang digunakan
dalam workbook
Define Name Memberikan nama bagi sel
 Use in Formula Memilih nama yang digunakan pada workbook dan
menggunakannya pada formula
Create From Selection Membuat nama sel secara otomatis
                       Formula Auditing
Trace Precedent Memperlihatkan panah pada sel lain yang
memengaruhi nilaisel ini
Trace Dependent Memperlihatkan panah pada sel lain yang dipengaruhi
nilaisel ini
Remove Arrows Menghilangkan panas yang dibuat oleh tracer
Show Formulas Memperlihatkan formula setiap sel
Error Checking Memeriksa formula yang salah
Evaluate Formula Memperlihatkan kotak dialog evaluasi formula
Watch Window Mengawasi nilai beberapa sel saat dilakukan perubahan
pada lembar kerja
                       Calculation
Calculation Menentukan kapan kalkulasi dilakukan
Calculate Now Melakukan kalkuasi semua workbook sekarang
Calculate Sheet Melakukan kalkulasi sheet sekarang
E.  Fungsi Ikon tab Data
Get External Data
From Access Memasukkan data dariMS Access
From Web Memasukkan data dari web
From Text Memasukkan data dari teks
From Other Sources Memasukkan data dari sumber lain
Existing Connection Memasukkan data dari sumber yang pernah digunakan
                       Connections
Refresh All Menyegarkan kembali data yang diambil dari sumber
Connection Memperlihatkan semua koneksi data pada workbook
Properties Melakukan spesifikasi koneksi data pada workbook
Edit Link Mengatur koneksi data dari file lain
                       Sort & Filter
Sort A to Z Mengurutkan data dari yang terkecil ke terbesar
Sort Z to A Mengurutkan data dari yang terbesar ke terkecil
Sort Memunculkan kotak dialog pengurutan
Filter Melakukan penyaringan terhadap sel
Clear Menghapus penyaringan pada sel
Reapply Melakukan kembali penyaringan
Advanced Melakukan penyaringan spesifik
                       Data Tools
Text to Coloumn Memisahkan isi sel menjadi beberapa kolom
Remove Duplicates Menghilangkan baris terduplikasi
 Data Validation Mencegah data yang tidak valid masuk ke sel
Consolidation Menyatukan nilai beberapa range ke dalam satu range
What-If Analysis Mencoba beberapa nilai pada formula
                       Outline
Group Mengelompokkan baris sel sehingga mereka dapat
memendekdan memanjang
Ungroup Memisahkan sel yang mengelompok
Subtotal Menghitung total beberapa baris data yang berhubungan
F. Fungsi Ikon tab Review
                      
                       Proofing
Spelling Memeriksa ejaan teks
Research Membuka panel penelitian referensi
Thesaurus Saran kata yang sepadan
Translate Menerjemahkan kata ke bahasa lain
                       Comments
Comment Memasukkan komentar baru
Delete Menghapus komentar
Previous Memperlihatkan komentar sebelumnya
Next Memperlihatkan komentar selanjutnya
Show/Hide Comment Memperlihatkan atau menyembunyikan komentar
Show All Comments Perlihatkan semua komentar
Show Ink Memperlihatkan keterangan tinta pada lembar kerja
                       Changes
Protect Sheet Melindungi lembar kerja
Protect Workbook Melindungi buku kerja
Share Workbook Berbagi buku kerja
Protect and Share Melindungi dan berbagi buku kerja
Workbook
Allow Users to Edit Ranges Memperbolehkan pengguna mengubah data
Track Changes Menelusuri perubahan yang terjadi pada dokumen
                       G. Fungsi Ikon tab View
                       Workbook Views
Normal Melihat dokumen secara normal
Page Layout Melihat dokumen sesuai hasil cetak
Page Break Preview Melihat tampilan dokumen beserta pemotongan
setiaphalaman
Custom Views Menyimpan seting tampilan dan hasil cetak
Full Screen Melihat dokumen dalam mode layar penuh
                       Show/Hide
Ruler, Gridlines, Message Memperlihatkan penggaris, garis kisi, batang
Bar, pesan,batang
 Formula Bar, Heading formula, dan heading
                       Zoom
Zoom Memperbesar tampilan
100% Besar tampilan 100%
Zoom to Selection Memperbesar tampilan sesuai bidang seleksi
                       Window
New Window Membuka jendela baru yang memperlihatkan
dokumenTersebut
Arrange All Mengatur semua jendela program sejajar berdampingan
Freeze Pane Membuat sebagian lembar kerja terlihat dan
lainnyaMenggulung
Split Membagi jendela menjadi beberapa penel yang
memperlihatkanlembar kerja Anda
Hide Menyembunyikan jendela terseleksi
Unhide Memunculkan jendela tersembunyi
View Side by Side Memperlihatkan jendela berdampingan
Synchronous Scrolling Membuat dua jendela menggulung bersamaan
Reset Window Position Menset ulang posisi jendela berdampingan
Save Wokspace Menyimpan pengaturan tampilan jendela sehinggadapat
dibuka kembali dengan tampilan yang sama
Switch Windows Berganti jendela yang aktif
                       Macros
View Macros Memperlihatkan macro dokumen

1. Shortcut yang sering digunakan

Terdapat berbagai shortcut dasar yang cukup sering digunakan dalam Microsoft Excel.
 Menutup lembar kerja= Ctrl+W
 Membuka lembar kerja= Ctrl+O
 Masuk ke tab Beranda= Alt+H
 Menyimpan lembar kerja= Ctrl+S
 Salin/copy= Ctrl+C
 Tempel/paste= Ctrl+V
 Batalkan= Ctrl+Z
 Hapus konten sel= Delete
 Pilih warna isian= Alt+H, H
 Potong= Ctrl+X
 Masuk ke tab Insert= Alt+N
 Menebalkan= Ctrl+B
 Ratakan konten cell ke tengah= Alt+H, A, C
 Masuk ke tab Data= Alt+A
 Hapus kolom= Alt+H, D, C
 Masuk ke tab Rumus= Alt+M
 Menyembunyikan baris yang dipilih= Ctrl+9
 Menyembunyikan kolom yang dipilih= Ctrl+0
1. Shortcut yang sering digunakan

Terdapat berbagai shortcut dasar yang cukup sering digunakan dalam Microsoft Excel.

 Menutup lembar kerja= Ctrl+W

 Membuka lembar kerja= Ctrl+O
 Masuk ke tab Beranda= Alt+H
 Menyimpan lembar kerja= Ctrl+S
 Salin/copy= Ctrl+C
 Tempel/paste= Ctrl+V
 Batalkan= Ctrl+Z
 Hapus konten sel= Delete
 Pilih warna isian= Alt+H, H
 Potong= Ctrl+X
 Masuk ke tab Insert= Alt+N
 Menebalkan= Ctrl+B
 Ratakan konten cell ke tengah= Alt+H, A, C
 Masuk ke tab Data= Alt+A
 Hapus kolom= Alt+H, D, C
 Masuk ke tab Rumus= Alt+M
 Menyembunyikan baris yang dipilih= Ctrl+9
 Menyembunyikan kolom yang dipilih= Ctrl+0

Kumpulan Rumus Function di Excel

Untuk menggunakan rumus Excel, ada tiga komponen yang harus digunakan. Yaitu tanda sama
dengan "=", nama function (SUM, MIN, IF) dan sel yang diambil datanya seperti klik sel A1
sampai A3 (A1:A3). Tapi ada cara lain yang lebih mudah untuk menggunakan rumus Excel loh!

1. Klik sel yang menjadi tempat hasil data kalkulasi akan dimunculkan.
2. Pilih menu "Formulas" di toolbar Microsoft Excel.
3. Klik pilihan menu "AutoSum" dan pilih rumus yang ingin digunakan.
4. Pilih sel yang ingin dikalkulasikan datanya.
5. Tekan enter pada keyboard, hasil akan muncul.
Agar bisa mengaplikasikan Microsoft Excel dengan baik, pelajari 20 rumus Excel di bawah ini
untuk mempermudah pekerjaanmu dan ketahui fungsinya!
1. SUM
SUM adalah rumus Excel yang digunakan untuk menjumlahkan angka pada sel-sel tertentu.
Contohnya jika Anda ingin menjumlahkan angka pada sel A2 sampai sel A10 maka rumus yang
digunakan adalah:
=SUM(A2:A6)
2. MAX dan MIN
MAX dan MIN adalah rumus Excel yang digunakan untuk mencari angka tertinggi atau terendah
di dalam deretan sel yang berisi angka.
Contohnya jika Anda ingin mencari nilai tertinggi dan terendah dari hasil penjualan bulan
Januari 2020 - Januari 2021, masukkan hasil penjualan data pada 1 sel deret ke bawah atau ke
samping (misal sel A2 sampai sel A13). Lalu Anda bisa menggunakan rumus:
Terbesar: =MAX(A2:A13)
Terkecil: =MIN(A2:A13)
3. AVERAGE
Rumus Excel AVERAGE berfungsi untuk menghitung rata-rata angka pada beberapa jumlah sel.
Contohnya, Anda sedang mencari rata-rata nilai mata kuliah yang ada pada sel A2 hingga A20,
Anda bisa menggunakan rumus:
=AVERAGE(A2:A20)
4. COUNT
Rumus COUNT pada Excel berfungsi untuk menghitung jumlah sel yang berisi angka.
Contohnya adalah data pada sel A1 sampai sel M1 terdapat data angka dan data huruf. Untuk
menghitung jumlah sel yang berisi angka maka Anda bisa menggunakan rumus ini:
=COUNT(A1:M1)
5. COUNTA
Hampir sama dengan COUNT, rumus Excel COUNTA digunakan bukan hanya menghitung
jumlah sel yang berisi angka, tetapi juga sel berisi apapun. Sehingga Anda bisa menghitung
jumlah sel yang tidak kosong.
Contohnya, Anda memiliki data angka dan juga kata pada sel A1 sampai dengan sel P1. Di
antara sel tersebut terdapat beberapa sel yang kosong. Untuk menghitung jumlah sel yang berisi
data, Anda bisa menggunakan rumus Excel:
=COUNTA(A1:P1)
6. TRIM
Rumus Excel TRIM berguna untuk menghapus spasi yang berlebih pada kalimat yang ada di sel.
Rumus ini hanya bisa diaplikasikan pada satu sel saja. Contoh rumusnya adalah:
=TRIM(A3)
7. IF
Rumus IF merupakan rumus Excel yang digunakan untuk memainkan logika tertentu. Rumus ini
memang cukup kompleks untuk digunakan. Biasanya rumus ini digunakan untuk menganalisis
data benar/salah dan lulus/tidak lulus.
Contohnya jika Anda ingin mendapatkan data mahasiswa yang lulus dan yang mengulang sesuai
dengan nilai rata-rata yang ditentukan, Anda bisa menggunakan rumus logika ini:
=IF(A2>75;"LULUS";"MENGULANG")
8. AND
Rumus Excel AND digunakan untuk menentukan benar (TRUE) atau salah (FALSE) pada data
yang ada di sel menggunakan rumus logika.
Contohnya saat Anda ingin mencari tahu "apakah nilai A1 lebih dari 75 dan kurang dari 100?"
maka bisa menggunakan rumus ini. Jika data pada sel memenuhi kriteria maka akan muncul
hasil dengan tulisan TRUE begitu sebaliknya. Rumusnya adalah:
=AND(A1>75;A1<100)
9. OR
Hampir sama dengan rumus AND, rumus OR juga berfungsi untuk menentukan salah atau
benarnya data yang ada di sel. Bedanya, rumus AND harus memenuhi semua kriteria yang ada di
rumus logika, sedangkan rumus OR boleh memenuhi salah satu kriteria rumus logika.
Contohnya jika Anda memiliki data angka, dan ingin mencari tahu "apakah nilai A1 kurang dari
60 atau lebih dari 90?". Jika memenuhi salah satunya maka akan muncul hasil TRUE. Begini
rumusnya:
=OR(A1<60;A1.90)
10. NOT
Rumus Excel NOT adalah kebalikan dari rumus AND dan OR. Karena rumus ini akan
memunculkan jawaban TRUE pada data yang tidak masuk kriteria.
Contohnya Anda mencari tahu "apakah nilai A1 tidak lebih dari 100?" jika angkanya adalah
kurang dari 100 maka akan muncul hasil TRUE. Rumusnya adalah:
=NOT(A1>100)
11. VLOOKUP
Rumus satu ini memang cukup susah dan ribet. Tapi, jika mengerti tujuan dan penggunaan
rumus ini, pekerjaan akan lebih mudah dan ringkas. Rumus Excel VLOOKUP digunakan untuk
mencari data secara vertikal atau tegak. Dengan rumus berikut:
=VLOOKUP(lookup_value,table_array,col_index_num,[range_lookup])
Keterangan:
Lookup_value: Isi sel atau nilai yang diketik.
Table_array: Sel atau tabel yang digunakan untuk rujukan pencarian.
Col_Index_num: Kolom yang ditunjukkan untuk mengambil nilai.
Range_Lookup: Bisa dikosongkan, bisa juga diisi dengan "True" untuk tabel yang disusun
berurutan dengan pencarian diartikan sebagai sama dengan atau lebih kecil. Bisa diisi dengan
"False" untuk tabel yang tidak harus berurutan dan diartikan sebagai sama persis.
12. HLOOKUP
Sama halnya dengan VLOOKUP, rumus Excel Hlookup digunakan untuk mencari data, bedanya
rumus ini ditujukkan untuk data-data horizontal atau mendatar. Dengan rumus yang digunakan
adalah:
=HLOOKUP(lookup_value,table_array,col_index_num,[range_lookup])