PENGOPERASIAN DASAR MICROSOFT EXCEL

Microsoft Excel (Ms. Excel) adalah program aplikasi pengolah angka/spreadsheet yang dibuat oleh perusahaan
software Microsoft Corporation. Microsoft Excel terdapat dalam satu paket Microsoft Office. Beberapa keuntungan
mengunakan Microsoft Excel adalah sebagai berikut:
1. Banyak fitur lebih mudah dieksplorasi.
2. Rumus-rumusan dan formula pada Excel lebih mudah direferensikan.
3. Tampilan menu yang praktis sehingga akan mempercepat Anda dalam bekerja.
4. Microsoft Excel menyediakan 1.084.576 baris dan 16.384 kolom.
5. Anda bisa memanfaatkan berbagai tema yang akan mempermudah Anda dalam memformat data.
6. Terdapat conditional formatting untuk mempermudah penandaan data secara visual untuk keperluan analisis dan
presentasi data.
7. Fungsi Auto Complete yang dapat menuliskan sintak-sintak rumus dengan tepat.
8. Tampilan grafik lebih memukau yaitu mempunyai efek-efek tiga dimensi, transparansi, dan bayangan objek.
9. Fitur Sharing antar aplikasi dapat difungsikan dengan mudah antar aplikasi Office seperti Excel dan Power Point.

Membuka Aplikasi Microsoft Excel

Cara untuk membuka Microsoft Excel melalui tombol Start adalah:
1. Klik Tombol Start yang ada di taskbar.
2. Pilih menu All Program dan muncul sejumlah menu
3. Kemudian arahkan pointer ke Microsoft Office dan klik program aplikasi Microsoft Excel

4. Tunggu sampai jendela Microsoft Excel ditampilkan.

Workshop Pegawai SMPN 2 Susut: Pengoperasian Ms. Office dan Google Drive
 Selain cara di atas, cara yang paling mudah untuk dilakukan adalah dengan cara klik dua kali shortcut
Microsoft Excel yang berada di desktop. Atau jika mengalami kesulitan, klik satu kali ikon Microsoft Excel kemudian
tekan tombol enter.

Fungsi Menu Dan Ikon Pada Microsoft Excel

Keterangan:
Nama Icon Keterangan
New digunakan untuk membuat file dokumen kosong baru
Open digunakan untuk membuka file dokumen yang tersimpan
Save perintah untuk menyimpan file dokumen aktif
Save As digunakan untuk menyimpan file dokumen ke dalam format tertentu
Print digunakan untuk mencetak file dokumen yang sedang aktif
Prepare digunakan untuk melakukan properti khusus terhadap file dokumen aktif
Send digunakan untuk mengirimkan file dokumen aktif sebagai email / faksimile
Publish perintah untuk menerbitkan dokumen aktif ke website / blog / dll
Close digunakan untuk menutup file dokumen aktif

a. Fungsi Menu dan Ikon pada Home

Halaman pada menu Home berisi tombol-tombol untuk melakukan pengeditan terhadap dokumen yang sedang
Anda kerjakan. Untuk dapat mengakses halaman Home, Anda dapat melakukan dengan mengklik ikon Home. Anda
juga dapat menggunakan keyboard dengan menekan tombol Alt + H. Langkah ini akan menampilkan kotak-kotak
kecil bertuliskan huruf akses cepat bagi setiap perintah pada tab Home. Tekan tombol Alt kembali untuk

Workshop Pegawai SMPN 2 Susut: Pengoperasian Ms. Office dan Google Drive
menonaktifkan huruf akses.

Tabel fungsi menu dan ikon Home:

Menu Tab Home
Kelompok Clipboard
Paste Menempelkan hasil perintah cut/copy yang ada di clipboard
Cut Memindahkan bagian yang ditandai ke clipboard
Copy Menyalin ke clipboard
Format Painter Melakukan copy format
Kelompok Font
Font Selection Mengganti jenis huruf
Font Size Mengatur ukuran huruf
Increase/Decrease Font Menaikkan dan menurunkan ukuran font satu tingkat
Bold, Italic, Underline Menebalkan, memiringkan, menggarisbawahi teks
Border Membuat garis bingkai sel
Fill Mewarnai sel
Color Mewarnai huruf
Kelompok Aligment
Vertical Alignment Mengatur posisi teks secara vertikal pada sel atas, tengat, dan bawah
Perataan teks Mengatur perataan teks, kiri, tengah, dan kanan
Indent Menambah dan mengurangi inden teks
Teks Orientation Mengubah kemiringan teks
Merge Cell Menggabungkan sel
Page Break Mengatur pemisah halaman
Kelompok Number
Format Cell Pengaturan jenis penulisan angka
Currency Format angka untuk mata uang
Persen Format angka persen
Comma Mengubah nilai koma ribuan
Increase/Decrease Decimal Menambah dan mengurangi nilai desimal
Kelompok Style
Conditional Formatting Melakukan format terkondisi
Format as Table Membuat format tabel cepat
Cell Styles Membuat format sel secara cepat
Kelompok Cells
Insert Memasukkan sel baru
Delete Menghapus sel
Format Melakukan format sel

Workshop Pegawai SMPN 2 Susut: Pengoperasian Ms. Office dan Google Drive
 Kelompok Editing
Sum Melakukan penghitungan
Fill Membuat pola angka secara kontinu
Clear Menghapus semuanya dari sel, nilai, hingga format
Sort & Filter Mengatur data agar mudah dianalisis
Find & Select Mencari dan menyeleksi teks dalam lembar kerja

b. Fungsi Menu dan Ikon pada Insert

Halaman pada Insert berisi tombol-tombol untuk menyisipkan objek-objek ke dalam naskah, seperti Picture
(gambar), Clip Art (seni klip), Chart (grafik/diagram), dan Tabel.

Gambar tampilan Insert

Tabel fungsi menu dan ikon Insert:

Menu Tab Insert
Kelompok Tables
Pivot Table Memasukkan tabel pivot
Table Memasukkan tabe
Kelompok Ilustrations
Picture Menambahkan gambar pada worksheet
Clip Art Menambahkan gambar clipart pada worksheet
Shapes Menambahkan gambar bentuk tertentu
Smart Art Memasukkan objek smartart
Kelompok Chart
Coloumn Memasukkan grafik kolom
Line Memasukkan grafik garis
Pie Memasukkan grafik pie
Bar Memasukkan grafik batang
Scatter Memasukkan grafik distribus
Other Chart Memasukkan grafik lainnya
Kelompok Link
Hyperlink Memasukkan hyperlink pada worksheet
Kelompok Text
Textbox Memasukkan kotak teks
Header & Footer Memasukkan header dan footer
ExcelArt Memasukkan teks dekoratif
Signature Line Memasukkan garis tanda tangan
Object Memasukkan objek
Symbol Memasukkan simbol

Workshop Pegawai SMPN 2 Susut: Pengoperasian Ms. Office dan Google Drive
c. Fungsi Menu dan Ikon pada Page Layout
Halaman pada Page Layout berisi tombol-tombol untuk mengatur tampilan kertas dari naskah yang sedang
dikerjakan, seperti mengatur Margins (batas awal dan batas akhir pencetakan kertas), Orientation (posisi
pencetakan kertas, tegak atau mendatar), Size (ukuran kertas yang akan digunakan), Columns (tampilan
bentuk kolom), dan sebagainya.

Gambar tampilan Page Layout

Tabel fungsi Menu dan Ikon Page Layout:

Tab Page Layout
Kelompok Themes
Theme Mengubah tema tampilan excel
Color Mengubah warna tema
Font Mengubah jenis font tema
Effect Mengubah efek tema
Kelompok Page Setup
Margin Mengubah margin halaman
Orientation Mengubah orientasi halaman
Size Mengubah ukuran kertas
Print Area Menentukan area tertentu untuk proses cetak
Breaks Menentukan pemisah halaman
Background Menentukan gambar untuk latar
Print Title Menentukan baris atau kolom yang dicetak pada setiap halaman
Kelompok Scale to Fit
Width Menentukan lebar hasil cetak agar sesuai banyaknya kertas
Height Menentukan tinggi hasil cetak agar sesuai banyaknya kertas
Scale Memperbesar atau memperkecil hasil cetak sesuai
persentase Ukuran
Kelompok Sheet Option
Gridlines Mengatur tampilan garis grid di layar dan di hasil cetakan
Heading Mengatur tampilan header di layar dan di hasil cetakan
Kelompok Arrange
Bring to Front Objek ke depan
Send to Back Objek ke belakang
Selection Pane Memperlihatkan panel seleksi objek
Align Meluruskan objek
Group Mengelompokkan objek
Rotate Melakukan rotasi objek

Workshop Pegawai SMPN 2 Susut: Pengoperasian Ms. Office dan Google Drive
d. Fungsi Menu dan Ikon pada Formula
Halaman pada Formula berisi tombol-tombol untuk mengolah dokumen dengan formula-formula yang telah
disediakan oleh Microsoft Excel.

Gambar tampilan Formula

Tabel Fungsi Menu dan Ikon Tab Formula.

Tab Formula
Kelompok Function Library
Insert Function Memasukkan fungsi formula
Autosum Melakukan penghitungan cepat
Recently Used Memasukkan fungsi yang pernah digunakan
Financial Memasukkan fungsi keuangan
Logical Memasukkan fungsi logik
Text Memasukkan fungsi teks
Date & Time Memasukkan fungsi waktu
Lookup & Reference Memasukkan fungsi lookup dan referensi
More Function Memasukkan fungsi lainnya
Kelompok Defined Name
Name Manager Membuat, mengubah, dan mencari nama yang digunakan
dalam workbook
Define Name Memberikan nama bagi sel
Use in Formula Memilih nama yang digunakan pada workbook dan menggunakannya pada formula
Create From Selection Membuat nama sel secara otomatis
Kelompok Formula Auditing
Trace Precedent Memperlihatkan panah pada sel lain yang memengaruhi nilai sel ini
Trace Dependent Memperlihatkan panah pada sel lain yang dipengaruhi nilai sel ini
Remove Arrows Menghilangkan panas yang dibuat oleh tracer
Show Formulas Memperlihatkan formula setiap sel
Error Checking Memeriksa formula yang salah
Evaluate Formula Memperlihatkan kotak dialog evaluasi formula
Watch Window Mengawasi nilai beberapa sel saat dilakukan perubahan
pada lembar kerja
Kelompok Calculation
Calculation Menentukan kapan kalkulasi dilakukan
Calculate Now Melakukan kalkuasi semua workbook sekarang
Calculate Sheet Melakukan kalkulasi sheet sekarang

Workshop Pegawai SMPN 2 Susut: Pengoperasian Ms. Office dan Google Drive
e. Fungsi Menu dan Ikon tab Data
Halaman pada Data berisi tombol-tombol untuk pengolahan data, seperti mengkoneksikan dengan file-file
database lain, memfilter data, mengurutkan data (sorting) dan sebagainya.

Gambar Tampilan Data

Tabel fungsi Menu dan Ikon pada Data:

Tab Data
Kelompok Get External Data
From Access Memasukkan data dariMS Access
From Web Memasukkan data dari web
From Text Memasukkan data dari teks
From Other Sources Memasukkan data dari sumber lain
Existing Connection Memasukkan data dari sumber yang pernah digunakan
Kelompok Connections
Refresh All Menyegarkan kembali data yang diambil dari sumber
Connection Memperlihatkan semua koneksi data pada workbook
Properties Melakukan spesifikasi koneksi data pada workbook
Edit Link Mengatur koneksi data dari file lain
Kelompok Sort & Filter
Sort A to Z Mengurutkan data dari yang terkecil ke terbesar
Sort Z to A Mengurutkan data dari yang terbesar ke terkecil
Sort Memunculkan kotak dialog pengurutan
Filter Melakukan penyaringan terhadap sel
Clear Menghapus penyaringan pada sel
Reapply Melakukan kembali penyaringan
Advanced Melakukan penyaringan spesifik
Kelompok Data Tools
Text to Coloumn Memisahkan isi sel menjadi beberapa kolom
Remove Duplicates Menghilangkan baris terduplikasi
Data Validation Mencegah data yang tidak valid masuk ke sel
Consolidation Menyatukan nilai beberapa range ke dalam satu range
What-If Analysis Mencoba beberapa nilai pada formula
Kelompok Outline
Group Mengelompokkan baris sel sehingga mereka dapat
memendekdan memanjang
Ungroup Memisahkan sel yang mengelompok
Subtotal Menghitung total beberapa baris data yang berhubungan

f. Fungsi Menu dan Ikon pada Review

Halaman pada Review berisi tombol-tombol untuk review (kaji ulang) naskah. Seperti mengecek ejaan, mengubah
bahasa, translasi bahasa, menyematkan komentar, dan sebagainya.

Workshop Pegawai SMPN 2 Susut: Pengoperasian Ms. Office dan Google Drive
Tabel fungsi Menu dan Ikon Review:
Tab Review
Kelompok Proofing
Spelling Memeriksa ejaan teks
Research Membuka panel penelitian referensi
Thesaurus Saran kata yang sepadan
Translate Menerjemahkan kata ke bahasa lain
Kelompok Comments
Comment Memasukkan komentar baru
Delete Menghapus komentar
Previous Memperlihatkan komentar sebelumnya
Next Memperlihatkan komentar selanjutnya
Show/Hide Comment Memperlihatkan atau menyembunyikan komentar
Show All Comments Perlihatkan semua komentar
Show Ink Memperlihatkan keterangan tinta pada lembar kerja
Kelompok Changes
Protect Sheet Melindungi lembar kerja
Protect Workbook Melindungi buku kerja
Share Workbook Berbagi buku kerja
Protect and Share Workbook Melindungi dan berbagi buku kerja
Allow Users to Edit Ranges Memperbolehkan pengguna mengubah data
Track Changes Menelusuri perubahan yang terjadi pada dokumen

g. Fungsi Menu dan Ikon pada View

Halaman pada View berisi tombol-tombol untuk mengatur tampilan dari aplikasi, seperti menentukan bentuk tampilan
halaman, pengaturan perbesaran (zoom) tampilan, membuat macro, mengatur jendela-jendela yang ditampilkan, dan
sebagainya.

Gambar Tampilan View

Tabel fungsi Menu dan Ikon View:

Tab View
Kelompok Workbook Views
Normal Melihat dokumen secara normal
Page Layout Melihat dokumen sesuai hasil cetak
Page Break Preview Melihat tampilan dokumen beserta pemotongan setiap halaman
Custom Views Menyimpan seting tampilan dan hasil cetak
Workshop Pegawai SMPN 2 Susut: Pengoperasian Ms. Office dan Google Drive
 Full Screen Melihat dokumen dalam mode layar penuh
Kelompok Show/Hide
Ruler, Gridlines, Message Bar, Memperlihatkan penggaris, garis kisi, batang pesan,batang formula, dan
Formula Bar, Heading heading
Kelompok Zoom
Zoom Memperbesar tampilan
100% Besar tampilan 100%
Zoom to Selection Memperbesar tampilan sesuai bidang seleksi
Kelompok Window
New Window Membuka jendela baru yang memperlihatkan dokumen tersebut
Arrange All Mengatur semua jendela program sejajar berdampingan
Freeze Pane Membuat sebagian lembar kerja terlihat dan lainnya menggulung
Split Membagi jendela menjadi beberapa penel yang memperlihatkan lembar
kerja Anda
Hide Menyembunyikan jendela terseleksi
Unhide Memunculkan jendela tersembunyi
View Side by Side Memperlihatkan jendela berdampingan
Synchronous Scrolling Membuat dua jendela menggulung bersamaan
Reset Window Position Menset ulang posisi jendela berdampingan
Save Wokspace Menyimpan pengaturan tampilan jendela sehingga dapat dibuka kembali
dengan tampilan yang sama
Switch Windows Berganti jendela yang aktif
Kelompok Macros
View Macros Memperlihatkan macro dokumen

Workshop Pegawai SMPN 2 Susut: Pengoperasian Ms. Office dan Google Drive
 MENGGUNAKAN MICROSOFT EXCEL

 Memulai Aplikasi Microsoft Excel

Untuk membuka Microsoft Excel caranya adalah:
 Klik Tombol Start yang ada di taskbar.
 Pilih menu All Program dan muncul sejumlah menu.

 Kemudian arahkan pointer ke Microsoft Office dan klik program aplikasi Microsoft Excel. Tunggu sampai
jendela Microsoft Excel ditampilkan.

Kita juga bisa membuka aplikasi Microsoft Excel menggunakan shorchut di desktop dengan cara mengklik
dua kali tombol mouse pada Microsoft Excel.

Workshop Pegawai SMPN 2 Susut: Pengoperasian Ms. Office dan Google Drive
 Adapun untuk membuat shorchut tersebut adalah:
 Klik Tombol Start yang ada di taskbar lalu pilih All Program
 Sorot Microsoft Office dan klik kanan pada Icon Microsoft Excel.
 Ketika muncul sejumlah menu, klik Send To dilanjutkan dengan mengklik Desktop (create shorchut).

 Tampilan Jendela Microsoft Excel

Berikut adalah tampilan jendela Microsoft Excel :

1. Quick Access Toolbar, yang secara default toolbar ini menyediakan tombol Save, Undo,dan Repeat. Namun
dapat ditambah dengan mengklik gambar panah (drop down) di ujung kanan toolbar ini dan tandai yang belum
ditampilkan atau klik More Commands.

2. Title bar, yang terletak paling atas pada jendela word. Title bar ini menampilkan nama dokumen yang sedang
kita buka. Untuk dokumen yang belum disimpan/diberi nama maka Microsoft Word akan menampilkan file
tersebut dengan nama Document 1, 2, 3 dan seterusnya.
3. Tombol Close, Tombol tersebut berfungsi menutup aplikasi Microsoft Word.
4. Ribbon, Berisi beberapa tab yang berisi beberapa group icon.
5. Scroll bars, Berfungsi untuk menggeser layar kerja. Jika ingin menggeser layar kerja ke kiri atau ke kanan
gunakan horizontal scroll bar, atau menggeser layar kerja ke atas dan kembawah gunakan vertical scroll bar.
6. Status bar, memberikan informasi tentang letak insertion point, halaman, section, jumlah halaman, dan bahasa
yang digunakan.
7. Kontrol Zoom. Digunakan untuk menentukan ukuran tampilan lembar kerja di layar pada jendela word.
8. Column Header (Kolom) tersusun secara mendatar dari kiri ke kanan (horizontal), tersusun secara abjad mulai
dari huruf A sampai Z, dilanjut dengan AA sampai XFD. Lebar kolom dapat diatur sesuai kebutuhan (max. 255).
9. Row Header (Baris) tersusun secara tegak lurus dari atas ke bawah (vertikal), ditandai dengan angka 1, 2, 3, -
1048576 baris. Tinggi baris dapat diatur sesuai kebutuhan (max. 409).
10. Tab Sheet (Tab Lembar Kerja) secara otomatis saat pertama kali membuka lembar kerja MS- Excel terdiri dari
3 sheet, dan sheet ini bisa ditambah, diubah namanya, dan dihapus.
Caranya adalah :
Klik kanan di bagian Sheet (misalnya di Sheet 1) lalu pilih:
Insert : untuk menambah sheet
Delete : untuk menghapus sheet
Rename : Untuk mengganti nama sheet
Workshop Pegawai SMPN 2 Susut: Pengoperasian Ms. Office dan Google Drive
11. Status bar (baris status) menampilkan informasi & pesan-pesan yang terletak di bagian bawah jendela MS-Excel
seperti keaktifan insertion point (posisi kursor), keaktifan beberapa tombol keyboard, language (ejaan bahasa)
yang digunakan, dll.
12. Scroll bar (baris penggulung) : untuk menggeser layar ke atas atau ke bawah (vertical) dan dari kanan ke kiri
atau sebaliknya (horizontal).
13. Sel (Cells) : merupakan pertemuan antara kolom dan baris. Penyebutan alamat sel berdasarkan alamat kolom
diikuti dengan baris. Contoh : C1, artinya di kolom B pada baris ke- 1.
14. Range (Sekumpulan sel) : penyebutan alamat range seperti halnya sel, karenarange terdiri dari banyak sel maka
penyebutannya dari alamat sel kiri atas s/d sel kanan bawah yang dipisahkan dengan tanda : . Contoh : kumpulan
sel yang dimulai dari D4 hingga H14 dinyatakan sebagai range D4:H14.

 Mengenal Operasi Dasar Excel

Dalam Excel, kita akan selalu bertemu dengan workbook dan worksheet. Kedua istilah tersebut akan selalu
berhubungan dengan pekerjaan kita di Excel. Workbook merupakan file Excel yang didalamnya terdiri dari beberapa
worksheet. Workbook bisa diibaratkan seperti sebuah buku yang terdiri dari lembar-lembar kertas yang disebut
sebagai worksheet di Excel.
Sebelum kita menggunakan Excel untuk pekerjaan tingkat yang lebih lanjut. Berikut ini akan dijelaskan beberapa
tahapan pengoperasian dasar pada Excel.

 Membuat Workbook Baru

Untuk membuat sebuah file Excel atau workbook baru, langkahnya:
Klik Start => All Programs => Microsoft Office => Microsoft Office Excel
Saat pertama kali aplikasi Microsoft Excel dibuka, otomatis membuat workbook baru. Setelah terbuka dan Anda ingin
membuat workbook baru lagi, cukup tekan Ctrl+N.

 Membuka Workbook yang telah Dibuat

Untuk membuka workbook yang sudah dibuat dan disimpan, berikut ini langkah-langkahnya:
1. Klik Office Button
2. Pilih file yang ada di Recent Documents untuk membuka file yang baru saja ditutup.
Atau bisa juga dengan mengikuti langkah-langkah berikut:
1. Klik Office Button => Open (Ctrl + O)
2. Cari lokasi penyimpanan
3. Pilih file (misalnya, latihan1.xlsx)
4. Klik Open

 Menyimpan Workbook
Setelah selesai melakukan pekerjaan menggunakan Excel atau ingin menyimpannya terlebih dahulu karena khawatir
pekerjaan tersebut hilang karena hal-hal yang tidak diinginkan, kita dapat menyimpan workbook baru dengan cara
sebagai berikut:
1. Jika pertama kali menyimpan, tekan Ctrl + S
2. Pilih lokasi penyimpanan
3. Ketik nama file
4. Pilih tipe file
5. Klik Save
Jika Anda sedang bekerja dan ingin menyimpan dengan nama file yang berbeda, caranya:
Klik tombol Office = > Save As => Excel Workbook.

 Menutup Workbook
Untuk menutup workbook ang aktif, klik tanda Close (X) pada bagian kanan atas aplikasi Excel yang sekaligus akan
menutup aplikasi tersebut juga atau:
Klik Office Button => Close (tekan Ctrl + W) yang akan menutup workbooknya saja.
Apabila workbook Excel belum kita simpan, ketika menutupnya akan mucul konfirmasi untuk klik Yes, apabila
Workshop Pegawai SMPN 2 Susut: Pengoperasian Ms. Office dan Google Drive
kita ingin menyimpan file kita; klik No, apabila kita tidak ingin menyimpannya; atau klik cancel, untuk membatalkan
proses menutup workbook.

 Memasukkan/ Input, Mengedit dan Menghapus Data Dalam Sel

 Pilih / klik sel tempat data yang akan dimasukkan, misalkan di sel B2
 Ketikkan teks/ font pada sel tersebut, misalkan saja: BIT
 Tekan enter untuk mengakhirinya
 Untuk mengedit data yang telah diketik, tekan F2 atau Double klik
pada sel yang akan di edit.
 Untuk menghapus data dalam sel, tekan tombol Delete di keyboard.

 Memformat Font
 Letakkan cursor pada sel yangteks-nya akan diformat
 Pada menu Home, terdapat grup button Font dimana pada
bagian baris atas terdapat pilihan untuk Jenis, Ukuran,
increase dan decrease Font.
 Dan, pada baris bawah terdapat pilihan untuk font Tebal (Bolt/
B), Miring (Italic/I), Garis Bawah (Underline/U), Bingkai
(Borders), Warna latar (Fill Colour), dan warna Font (Font
Colour)
 Untuk memformat teks/ font yang telah diketik, tekan tombol-
tombol tersebut sesuai keperluan.

 Memformat Sel/ Kolom dan Baris

 Merubah ukuran lebar kolom
Letakkan pointer di pembatas kolom yang ingin dirubah ukurannya hingga pointer tersebut berbentuk +
dengan anak panah kiri kanan, lalu drag (klik kiri pada mouse, tahan dan geser) sesuai dengan ukuran yang
diinginkan.

Jika ingin merubah ukuran lebar kolom lebih dari satu kolom, maka blok kolom-kolom yang ingin dirubah
ukuran lebar kolomnya, dan lakukan langkah seperti sebagaimana merubah ukuran kolom dengan hanya satu
kolom.

Workshop Pegawai SMPN 2 Susut: Pengoperasian Ms. Office dan Google Drive
 Merubah ukuran kolom dapat juga dilakukan melalui menu Home:
Klik icon Format → Column Width → Isi lebar kolom, lalu tekan Ok.

 Merubah Ukuran Baris

Letakkan pointer pada pembatas baris yang ingin dirubah ukurannya hingga pointer tersebut berbentuk +
dengan anak panah atas bawah, lalu dragsesuai ukuran yang diinginkan.

Jika ingin merubah ukuran baris lebih dari satu baris, maka blok baris yang ingin dirubah menggunakan mouse
atau menggunakan tombol keyboard. Kemudianlakukan langkah seperti merubah ukuran satu baris sebagaimana
di atas.

Merubah ukuran baris dapat juga dilakukan melalui menu Home:

Klik icon Format → RowHeight → Isi lebar Baris → dan tekan Ok

 Mengatur Tata Letak Teks / Alignment

 Klik sel dimana terdapat teks yangingin diatur tata letaknya
 Pada menu Alignment dalam TabHome, pilih tombol pengaturan
sebagaimana gambar disamping
 3 tombol pertama baris atas untuk pengaturan pada posisi
horizontal (Top, center, buttom) dan 3 baris bawah untuk posisi
perataan vertikal (Rata kiri, tengah, Rata Kanan)
 Wrap Text untuk mengakomodir barisan teks dalam satu sel
sementaraMerce & Center untuk menyatukan sel dengan fungsi
perataan/ penempatan teks di tengah (center)

Workshop Pegawai SMPN 2 Susut: Pengoperasian Ms. Office dan Google Drive
 Membuat Nomor & Bulan Berurut
 Ketik angka atau bulan pertama pada sel yang diinginkan
 Ketik angka atau bulan kedua pada selanjutnya (berurutan)
 Blok kedua sel tersebut secara berurutan
 Letakkan pointer pada sudut kanan bawah hingga muncul tanda

 Mengcopy dan Memindahkan Isi Sel

 Mengcopy Sel
 Pilih atau Blok sel yang ingin di-
 Copy
 Pilih menu Home – Copy atautekan (Ctrl + C) pada
keyboad
 Tentukan sel baru untuk menempatkan hasil copy-an
 Pilih menu Paste pada menu Home atau tekan (Ctrl + V)
untuk mengeluarkan isi copy-an
 Memindahkan Sel
 Pilih atau Blok sel yang ingindipindah
 Pilih menu Home – Cut atautekan (Ctrl + X)
 Tentukan sel baru untuk meletakkan hasil pindahan
 Pilih menu Edit – Paste atau tekan (Ctrl + V)

 SHEET (Lembar Kerja)

 Menambah sheet baru
Klik di Icon New atau tekan CTRL + N

Sheet baru

 Menghapus sheet
Klik kanan di sheet yang ingin dihapus
Pilih Delete
 Mengganti nama sheet
Klik kanan di sheet yang ingin diganti namanya
Pilih Rename

 FILE
 Menyimpan File
Klik Office Button → Save (tanpa mengubah nama file) atau
jika ingin penamaan baru: tekan Save as, tentukan lokasi
penempatan pada directory/folder, dan isikan nama file untuk
memberi nama yang baru.
 Membuka File
Klik Office Button → Open → Tentukan directory dimana file
berada→ Pilih file dan double klik untuk membuka file
tersebut.
 Membuat File Baru
Klik Office Button → New maka lembar kerja baru akan terbuka dan siap digunakan. Hasil kerja tersebut
kemudian dapat disimpan sebagai sebuahfile untuk kepentingan kerja berikutnya.

Workshop Pegawai SMPN 2 Susut: Pengoperasian Ms. Office dan Google Drive
 PENGENALAN RUMUS DAN FUNGSI DALAM MICROSOFT EXCEL

Sebagaimana penjelasan sebelumnya bahwa salah satu hal yang membuat Excel populer dan usefull adalah karena
kelengkapan fitur Rumus (Formulas) dan Fungsi (Functions). Rumus dan Fungsi Excel digunakan untuk mengerjakan
beragam proses perhitungan angka ataupun pengolahan data.

 Rumus/ Formula Excel

Sebagaimana rumus matematika pada umumnya, Rumus/Formula dalam Excel juga didefinisikan sebagai
persamaan matematika untuk menghitung nilai- nilai tertentu guna mendapatkan hasil tertentu pula.
Penulisan rumus excel selalu diawali tanda “sama dengan” (=), dan juga melibatkan operator dasar matematika.
Operator matematika yang umum digunakan adalah sebagai berikut:
OPERATOR CONTOH
Lambang Fungsi Tempatkan Tulis lalu Tekan Hasil
pada sel Enter
+ Penjumlahan B2 =3455+743 4198
- Pengurangan C5 =6742-8511 -1769
* Perkalian F3 =236*35 8260
/ Pembagian A5 =908/23 39,47826
^ Perpangkatan D9 =9^5 59049
% Prosentase B7 =7% 0,07

 Fungsi/ Function Excel

Fungsi pada dasarnya juga rumus, namun penulisannya telah disiapkan oleh Ms. Excel secara preset melalui
tombol fungsi tertentu. Sehingga pengguna tidak perlu menuliskannya, melainkan tinggal menekan tombol fungsi
tersebut sesuai keperluan. Banyak preset/ tombol fungsi yang tersedia dalam Ms. Excel sebagaimana ditunjukkan
dalam Menu Formulas dikelompokkan dalam: Financial, Logikal, Text, Date & Time, Lookup & Refference, Math
& Trig, dan More Functions (Fungsi-fungsi lainnya), sebagaimana gambar di bawah ini:

Dari banyaknya fungsi tersebut, kita hanya akan membahas fungsi-fungsi yang umum dan sering digunakan saja yaitu:
FUNGSI KEGUNAAN PRESET RUMUS KETERANGAN
SUM Menjumlahan =SUM(number1, number2,...) Number 1,number 2, dst. Adalah range
sekumpulan data pada data numeric yang dijumlahkan
suatu range
AVERAGE Mencari Nilai Rata-rata =AVERAGE(number1, Number 1,number 2, dst. Adalah range
dari sekumpulan data number2,...) data numerikyang akan dicari Nilai
dalam range Rata-ratanya
MAX Mencari Nilai Tertinggi =MAX(number1,number2,...) Number 1,number 2, dst. Adalah range
dari sekumpulan data data numerikyang akan dicari Nilai
dalam range Tertinggi dari data-data tsb.
MIN Mencari Nilai Terendah =MIN(number1,number2,...) Number 1,number 2, dst. Adalah range
dari sekumpulan data data numeric yang akan dicari Nilai
dalam range Terendah dari data-data tsb.
PRODUCT Mencari Hasil Perkalian =PRODUCT(number1, Number 1,number 2, dst. Adalah range
dari sekumpulan data number2,...) data numerikyang akan dicari Hasil
dalam range Perkalian dari data-data tsb.
Workshop Pegawai SMPN 2 Susut: Pengoperasian Ms. Office dan Google Drive
 LEFT Mengambil satuatau =LEFT(text,num_chars) TEXT adalah sel data yang akan
beberapa karakter pada diambil sebagian karakternya dari
suatu teks dari sebelah kiri. NUM_CHARS banyaknya
bagian kiri karakter yang akan diambil.
MID Mengambil satuatau =MID(text,start_nu TEXT = sel data yang akan diambil
beberapa karakter pada m,num_chars) karakternya dari tengah.
bagian tengah suatu teks START_NUM = pada digit berapa
karakter tsb. dari karakter awal/sebelah
kiri.
NUM_CHARS banyaknya karakter
yang akan diambil.
RIGHT Mengambil satuatau =RIGHT(text,num_chars) TEXT = sel data yang akan diambil
beberapa karakter pada karakternya dari sebelah kanan.
suatu teks daribagian NUM_CHARS = banyaknya karakter
kanan yangakan diambil.

 Fungsi Logika
Melalui Fungsi Logika (=IF) dalam excel, memungkinkan kita untuk melakukan pengujian kebenaran atas data-
data dengan persyaratan tertentu. Sehingga, dalam fungsi bersyarat tersebut hasil akhirnya adalah pernyataan benar
atau salah atas data-data yang diuji melalui penggunaan operator perbandingan tertentu.
Operator-operator perbandingan tersebut antara lain adalah:
1. "=" artinya sama dengan ...
2. ">" artinya lebih dari ...
3. "<" artinya kurang dari ...
4. ">=" artinya lebih dari atau sama dengan ...
5. "<=" artinya kurang dari atau sama dengan ...
6. "<>" artinya tidak sama dengan ...
Singkatnya, dalam Fungsi Logika saat dua data/nilai dibandingkan dengan menggunakan operator-operator
tersebut hasilnya adalah pernyataan logika (TRUE atau FALSE). Adapun fungsi logika tersebut dijabarkan
melalui penulisan rumus :
=IF(logical_test;(value_if_true); (value_if_false)
logical_test : Pengujian logika dua data dengan operator perbandingan
value_if_true : Pernyataan untuk mendiskripsikan nilai benar (true)
value_if_false : Pernyataan untuk mendiskripsikan nilai salah (false)

Adapun contoh penggunaan Fungsi Logika tersebut adalah sebagai berikut: misalnya untuk menguji suatu
pernyataan logika: “Jika data 1 lebih besar atau sama dengan data 2, maka nilainya Benar; dan jika tidak maka
nilainya Salah”, langkah- langkahnya adalah sebagai berikut:

a) Buat dan susunlah data-data seperti di bawah ini:

Workshop Pegawai SMPN 2 Susut: Pengoperasian Ms. Office dan Google Drive
 b) Pilih Sel dimana kita akan menempatkan data hasil pengujian (misal: G2). Pada Menu Formula pilih icon
Fungsi Logical dan pilih IF, sebagaimana ditunjukkan pada gambar berikut:

c) Untuk menguji nilai kebenaran berdasarkan pernyataan diatas antara data 1 (B2) dan data 2 (C2) dengan
operator “>=”, maka pada logical_test ketikan B2>=C2. Pada kolom value_if_true ketikan saja
pernyataan benar, dan pada kolom value_if_false ketikan pernyataan salah. Sebagaimana contoh di
bawah. Selanjutnya klik tombol OK.

d) Maka pada sel E6 akan muncul hasil pengujian logika berupa pernyataan TUNTAS, karena Data 1 (7,6
atau Nilai MAT) nilainya memang lebih besar dari pada nilai pada data 2 (7,5 atau SKM MAT). Copykan
rumus pada sel E6 tersebut ke sel-sel di bawah hingga sel E10, maka akan terlihat ketuntasan masing-
masing warga belajar untuk mata pelajaran MAT melalui pernyataan TUNTAS/BLM TUNTAS.
Sebagaimana terlihat pada gambar berikut:

Workshop Pegawai SMPN 2 Susut: Pengoperasian Ms. Office dan Google Drive
 Membuat Grafik
Grafik atau Chart adalah representasi data tabel yang disajikan dalam bentuk gambar. Melalui tampilan gambar,
data-data angka atau huruf akan menjadi lebih menarik dan mudah untuk dipahami. Beberapa jenis grafik yang
umum digunakan diantaranya adalah Grafik Batang, Grafik Garis dan Grafik Lingkaran.
Microsoft excel telah dilengkapi fitur yang memungkinkan untuk membuat grafik dengan lebih mudah. Hanya
dengan beberapa pengaturan saja, data-data dalam suatu tabel dapat ditampilkan dalam berbagai bentuk grafik.
Grafik tersebut juga dapat disajikan dalam berbagai gaya yang menarik. Misalkan, kita ingin membuat grafik Nilai
Matematika dari data tabel di bawah ini:

Maka, langkah-langkahnya adalah sebagai berikut:

a. Seleksi/ bloklah dua kolom data yang akan kita buatkan grafiknya, dalam hal ini data-data dalam kolom
INISIAL dan kolom MAT

b. Masuk ke menu Insert dan pilih jenis Grafik yang akan kita buat. Dalam hal ini kita pilih dan klik saja: Column
→ 2-D Column pada baris pertama.

Workshop Pegawai SMPN 2 Susut: Pengoperasian Ms. Office dan Google Drive
 c. Maka, secara otomatis grafik Nilai Matematika (MAT) masing-masing warga belajar (Inisial) akan muncul
dalam bentuk Grafik Kolom 2 D.

d. Kita bisa mengatur letak grafik yang telah terbentuk tersebut dengan meletakkan kursor di dalam area grafik
(Chart Area) dan klik kanan. Cut untuk memindahkan dan Copy untuk menggandakan Grafik tersebut pada
lokasi tertentu. Bahkan kitajuga dapat memindahkannya ke dalam Microsoft Word sekalipun.

e. Kita juga bisa merubah tipe grafik melalui Change Chart Type (misalnya dalam tipe Garis/Line) atau merubah
sumber data melalui Select Data (misalnya data untuk Nilai BIG). Sementara Move Chart untuk memindahkan
Grafik kita ke Sheet lainnya.

Workshop Pegawai SMPN 2 Susut: Pengoperasian Ms. Office dan Google Drive
 f. Untuk merubah tampilan/ custom grafik, kita dapat memanfaatkan Format Chart Area: Fill memberi
pewarnaan background, Border Color & Border Style menampilkan dan mengatur garis luar (Outline). Shadow
untuk memberi efek bayangan dan 3-D Format untuk memberi efek 3 dimensi.

Workshop Pegawai SMPN 2 Susut: Pengoperasian Ms. Office dan Google Drive