v.3.

(Sistem Informasi Pelayanan Administrasi Kependudukan dan Umum)

Didedikasikan untuk pelayanan adminduk dan pelayanan umum di kewilayahan.

Pelayanan Administrasi Kependudukan dan Pelayanan Umum di Kewilayahan Dalam Genggaman!

 SIPAKU (Sistem Informasi Pelayanan Administrasi Kependudukan dan Umum) adalah
sebuah inovasi pelayanan di era industry 4.0 yang didedikasikan untuk menunjang proses
pelaksanaan pelayanan publik di kewilayahan, aplikasi ini dikembangkan untuk mencatat dan
memanajemen alur pelayanan di kewilayahan menjadi lebih terstruktur, rapi, efisien, terpantau, dan
terintegerasi. Proses pengarsipan dokumen persyaratan permohonan warga menjadi mudah dan
efisien, serta dengan adanya fitur SMS pemberitahuan untuk setiap permohonan.
Melihat beberapa masalah terkait ketidak pastian waktu pelayanan dan komplain warga
masyarakat yang sering terjadi di kewilayahan mengenai proses pelayanan yang diakibatkan oleh
penataan sistem dan alur pelayanan yang kurang terstruktur, sehingga sering kali menimbulkan
kekecewaan terhadap warga yang mengajukan permohonan penerbitan dokumen mereka di
Kelurahan & Kecamatan. Menindaklanjuti masalah tersebut, maka munculah ide dari kami untuk
membangun aplikasi penunjang pelayanan yang diberi nama SIPAKU (Sistem Informasi Pelayanan
Administrasi Kependudukan dan Umum) yang diperuntukkan untuk kewilayahan dan berguna untuk
mencatat dan memanajemen alur pelayanan agar menjadi cepat dan akurat, dan juga dapat
memberikan kepuasan serta menumbuhkan tingkat kebahagiaan masyarakat.

Pembuatan aplikasi ini tidak melibatkan anggaran pemerintah, tapi terwujud karena keinginan
yang kuat demi kelancaran tugas dan meringankan beban kerja serta meminimalisir komplain dari
masyarakat terkait proses pelayanan publik di kewilayahan, segala bentuk pengeluaran anggaran
yang dibutuhkan untuk proses operasional aplikasi ini bersumber dari patungan dana pribadi.

Aplikasi SIPAKU juga dirancang sedemikian rupa dan se-akurat mungkin dengan kondisi
lapangan di kewilayahan, sehingga semua fitur yang disediakan akan sangat membantu dari sisi
petugas dan masyarakat. Dan yang paling penting, aplikasi ini dapat menjadi salah satu sarana
informasi kepada masyarakat terkait status pengajuan dokumen mereka, sehingga warga
masyarakat tidak perlu bolak-balik untuk mengecek permohonan mereka ke Kelurahan atau
Kecamatan, sehingga aplikasi ini dapat memangkas alur pelayanan di kewilayahan dengan adanya
sarana informasi yang berguna untuk memberikan kemudahan proses pengecekan permohonan
dokumen Administrasi Kependudukan dan dokumen Umum melalui fitur SMS Gateway dan Situs
Portal Pengecekan Permohonan yang terintegerasi langsung dengan aplikasi ini melalui sebuah
API (Application Programming Interface).

Dengan adanya aplikasi ini, diharapkan proses pelayanan akan jauh lebih mudah, cepat,
efisien, terstruktur, akurat, dan rapi, serta dapat meningkatkan kepuasan dan kebahagiaan
masyarakat atas pelayanan prima yang diberikan oleh Kelurahan & Kecamatan terutama yang
berkaitan dengan pelayanan dokumen Administrasi Kependudukan dan dokumen Umum.

2
 Maksud dan Tujuan Penggunaan Aplikasi SIPAKU

1. Dapat memanajemen dan memonitor alur pelayanan adminduk dan umum di kewilayahan
menjadi terstruktur dan rapi.

2. Dapat terjalin komunikasi melalui SMS Gateway dan website portal terkait status pengajuan
sehingga dapat meningkatkan Indeks Kepuasan Masyarakat.

3. Proses pelayanan adminduk dan umum menjadi lebih mudah, efektif, dan efisien.

4. Dapat mengurangi keluhan dari warga masyarakat selaku pemohon penerbitan dokumen
adminduk dan umum, karena proses pelayanan dapat dilakukan secepat mungkin.

5. Meningkatkan tingkat kebahagiaan masyarakat yang mengajukan pembuatan dokumen

kependudukan dan dokumen umum, karena proses pelayanan dapat dilakukan secara cepat,
efisien, dan akurat.

6. Dapat memudahkan tim/petugas pelayanan dalam memberikan pelayanan.

7. Meningkatkan tingkat percaya diri tim/petugas pelayanan, karena proses pelayanan dapat
dilakukan dengan cepat, jelas, rapi, terstruktur, dan akurat.

8. Dapat diterbitkan resi pengajuan secara otomatis oleh sistem sehingga proses pelayanan akan
jauh lebih cepat dibandingkan dengan cara manual.

9. Tim/petugas pelayanan dapat melakukan Scan Resi pengajuan langsung melalui aplikasi
SIPAKU, sehingga pelayanan jauh lebih cepat dibandingkan dengan cara manual.

10. Dapat digunakan sebagai bahan analisa Indeks Kepuasan Masyarakat di kewilayahan.

11. Dapat diintegerasikan dengan database kependudukan di Dinas Kependudukan dan Pencatatan
Sipil.

12. Dapat diintegerasikan dengan website/portal pengecekan proses pengajuan dokumen

kependudukan, sehingga warga dapat mengecek proses pengajuan mereka kapanpun dan
dimanapun.

13. Dapat segera di informasikan apabila ada kekurangan persyaratan melalui SMS secara otomatis
oleh sistem, sehingga warga masyarakat pemohon tidak perlu bolak-balik untuk melengkapi
kekurangan persyaratan.

14. Dapat segera di informasikan apabila proses penerbitan dokumen sudah selesai melalui SMS
Gateway secara otomatis oleh sistem.

15. Aplikasi SIPAKU dapat dikembangkan sesuai kebutuhan di masa yang akan datang.

3
 Manfaat Penggunaan Aplikasi SIPAKU
Dari Sisi Masyarakat

 Dapat mengefesiensi waktu, tenaga, biaya transportasi warga masyarakat dalam mengurus
dokumen mereka. Secara otomatis aplikasi ini memangkas alur pelayanan, karena warga tidak
harus bolak-balik datang ke Kelurahan maupun Kecamatan untuk sekedar mengecek proses
pengajuan dokumen mereka.

 Menjangkau semua golongan masyarakat, dari mulai yang mengerti teknologi dan memiliki
sarana prasarana, sampai dengan masyarakat yang kurang mengerti teknologi dan tidak
memiliki sarana prasarana karena aplikasi ini sudah diperkaya dengan fitur SMS Gateway
(Untuk melakukan pengecekan via SMS dan pemberitahuan otomatis oleh sistem), dan Situs
Portal Pengecekan (Untuk melakukan pengecekan melalui Situs Portal).

 Meningkatkan Indeks Kepuasan Masyarakat (IKM), terbukti oleh banyaknya SMS testimoni
yang masuk ke sistem, yang menyatakan bahwa mereka puas dan berterimakasih atas
pelayanan prima yang diberikan tanpa dimintai survey tingkat kepuasan pelayanan oleh
kecamatan.

 Menjaring dan meningkatkan kesadaran masyarakat terkait pentingnya mengupdate data

kependudukan dan mengurus dokumen umum lainnya, karena masyarakat sudah mengetahui
bahwa proses pelayanan di kewilayahan sudah semakin dipermudah, terutama pelayanan
yang sudah difasilitasi oleh Aplikasi SIPAKU ini.

Dari Sisi Pelayanan/Kewilayahan

 Kewilayahan tidak perlu melakukan pengadaan perangkat server dan maintenance, sehingga
dapat mengefesiensi penggunaan anggaran di kewilayahan.

 Efesiensi passive cost, salah satunya pengadaan kertas dan alat tulis.

 Memberikan kepercayaan diri terhadap tim/petugas pelayanan, karena proses pelayanan

dapat dilakukan dengan cepat.

 Proses monitoring dan pelaporan semakin lebih mudah, efisien, dan akurat. Sehingga sudah
tidak pernah terjadi lagi jam lembur dikarenakan pekerjaan menumpuk. Semua pekerjaan
sudah semakin efisien dan terdigitalisasi.

 Rilis : https://www.sipaku.id
 Situs Portal : https://portal.sipaku.id

4
 Alur Pelayanan Dengan Aplikasi SIPAKU

- Untuk Kartu Keluarga yang sudah TERCETAK ataupun BATAL akan menerima SMS
pemberitahuan yang otomatis dikirim oleh sistem, disamping itu warga juga bisa mengecek
status pengajuan pencetakan KTP-el dan Kartu Keluarga mereka di situs Portal Kecamatan atau
melalui SMS.

- Untuk KTP-el yang sudah TERCETAK akan menerima SMS pemberitahuan yang otomatis dikirim
oleh sistem, disamping itu warga juga bisa mengecek status pengajuan pencetakan KTP-el dan
Kartu Keluarga mereka di situs portal mereka di situs Portal Kecamatan atau melalui SMS.

- Untuk SK Ahli Waris yang sudah TERCETAK akan menerima SMS pemberitahuan yang otomatis
dikirim oleh sistem, disamping itu warga juga bisa mengecek status pengajuan pencetakan KTP-el
dan Kartu Keluarga mereka di situs portal yang terintegerasi dengan aplikasi SIPAKU via API.