Dokumen Kebijakan Tata Kelola

Teknologi Informasi

PT CHAE DISTRIBUTION

Disusun oleh:
Charis Emiliana Miojo - 1912002
Putra Prasetyo - 1912013
Ferry Ananda Febian - 1912023
Jihan Rizky Maulidina - 1912040

PROGRAM STUDI S1 TEKNOLOGI INFORMASI

FAKULTAS ILMU KOMPUTER
UNIVERSITAS MULIA
BALIKPAPAN
JUNI 2021
Perubahan Dokumen

Versi Tanggal Penyusun Catatan Revisi

1.0 6/15/2021 Ferry Ananda Febian Penyusunan tata kelola
2.0 6/28/2021 Ferry ananda Febian Pengelolaan perangkat TI

Persetujuan

Penandatangan di bawah ini memiliki kewenangan untuk menyetujui Proses Tata

Kelola Teknologi Informasi.

Tanda tangan Tanda tangan

Nama Charis Emiliana Miojo Nama Putra Prasetyo
Jabatan Jabatan
Tanggal Tanggal

Tanda tangan Tanda tangan

Nama Ferry Ananda Febian Nama Jihan Rizky Maulidina
Jabatan Jabatan
Tanggal Tanggal
 KATA PENGANTAR

Segala puji dan syukur kami panjatkan kehadirat Tuhan yang Maha Esa yang telah

melimpahkan rahmat dan hidayah-Nya kepada kami untuk menyusun Dokumen tata

kelola Teknologi Informasi pada perusahaan PT.CHAE DISTRIBUTION

Sebelum masuk ke dalam isi dokumen tata kelola ini alangkah baiknya pembaca

mengetahui apa yang dimaksud dengan dokumen tata kelola serta perbedaan tata

kelola dan manajemen.

Tata kelola adalah Prinsip-prinsip yang mendasari suatu proses dan mekanisme

pengelolaan Perusahaan untuk meningkatkan keberhasilan usaha dan akuntabilitas

guna mewujudkan nilai Perusahaan dalam jangka panjang dengan tetap.

Perbedaan tata kelola dan manajemen terletak di tanggung jawab suatu pihak, untuk

lebih jelasnya tata kelola adalah tanggung jawab dewan, sementara manajemen

adalah tanggung jawab manajemen eksekutif. Oleh karena itu dibutuhkan

kebijakan-kebijakan dalam proses TI itu sendiri.

Balikpapan, 15 Juni 2021

ketua kelompok

FERRY ANANDA FEBIAN

 DAFTAR ISI

Perubahan Dokumen 2
Persetujuan 2
KATA PENGANTAR 3
DAFTAR ISI 4
PROFIL PERUSAHAAN 5
PENGELOLAAN INTERNET 6
LATAR BELAKANG 6
TUJUAN 6
KEBIJAKAN 6
PENGELOLAAN KOMPUTER 8
LATAR BELAKANG 8
TUJUAN 8
KEBIJAKAN 8
PENGELOLAAN PENGADAAN PERANGKAT TEKNOLOGI
INFORMASI 10
LATAR BELAKANG 10
TUJUAN 10
KEBIJAKAN 10
 PROFIL PERUSAHAAN

Nama Perusahaan : PT SURABAYA INDUSTRIAL ESTATE RUNGKUT (SIER)

Tanggal Pendirian : 28 Februari 1974
Alamat Perusahaan : Jl. Rungkut Industri Raya 10 Surabaya (60401)
No Telephone : 031- 8439981, 8439581, 8418282
Fax : 031- 8438818, 8494078
Website : http://www.sier-pier.com/
Status Perusahaan : Badan Usaha Milik Negara (BUMN)
Kepemilikan Saham : Pemerintah Republik Indonesia (50%)
Pemerintah Provinsi Jawa Timur (25%)
Pemerintah Kota Surabaya (25%)
Bidang Usaha :
- PT SIER mengelola 3 (tiga) kawasan Industri meliputi:
Kawasan industri Rungkut seluas 245 Ha menampung sekitar 267 perusahaan, yang terdiri
dari: 21 PMA dan 246 PMDN serta menyerap tenaga kerja sekitar 50.000 orang.
Kawasan industri Berbek seluas 87 Ha menampung 103 perusahaan, yang terdiri dari: 14
PMA dan 89 PMDN serta menyerap tenaga kerja sekitar 20.000 orang.
Kawasan industri PIER di Pasuruan seluas 556 Ha. Di dalam kawasan PIER terdapat
Kawasan Berikat seluas 50 Ha untuk mendukung aktivitas ekspor. Di PIER terdapat 94
perusahaan yang terdiri dari 36 PMA, 23 PMDN dan 35 perusahaan sebagai tenant
persewaan bangunan pabrik, dengan penyerapan tenaga kerja sekitar 25.000 orang.
- PT SIER juga mengelola beberapa usaha penunjang, yaitu:
Persewaan bangunan pabrik yaitu: BPSP (Bangunan Pabrik Siap Pakai), Bangunan Gudang,
Sarana Usaha Industri Kecil (SUIK) serta Gudang Logistik
Sarana fasilitas lain di dalam kawasan seperti : Persewaan perkantoran SIER, Penyediaan
jasa SPBU, Pengolahan air limbah, Klinik pengobatan, Periklanan kawasan serta Sarana
fasilitas olahraga seperti : Lapangan Futsal, Lapangan Tennis, Lapangan Sepakbola,
Lapangan Bulutangkis & Bangunan Club House.
 PENGELOLAAN INTERNET

A. LATAR BELAKANG
Internet adalah jaringan komunikasi secara global dan terbuka, yang menghubungkan
antar komputer dan device elektronik lainnya dengan menggunakan paket protokol
internet (TCP/IP). Internet merupakan sistem yang memfasilitasi komunikasi di dunia dan
akses ke sumber daya data melalui kumpulan besar jaringan pribadi, publik, bisnis,
akademik, dan pemerintah. Maka dari itu, perlu dibuat pengelolaan internet agar bekerja
sesuai yang diharapkan perusahaan dan mencapai tujuan dan keuntungan perusahaan
yang maksimal.

B. TUJUAN
Tujuan adanya pengelolaan internet dalam perusahaan ini adalah untuk mengatur
penggunaan internet, baik di dalam perusahaan maupun di luar perusahaan. Dengan
internet, memudahkan perusahaan dalam berkomunikasi di lingkup perusahaan maupun
di luar lingkup perusahaan.

C. KEBIJAKAN
Berikut isi kebijakan perusahaan terhadap pengelolaan internet :
1. Tujuan penggunaan internet
Penggunaan internet hanya dapat diakses oleh para user perusahaan dan tidak
diizinkan untuk dikelola/diakses di luar kebutuhan perusahaan.
2. Dokumentasi penggunaan internet
Berkaitan dengan dokumentasi, perlu ada pengelolaan dokumen yang baik.
Sehingga informasi yang dimuat pada arsip dapat dimanfaatkan dengan baik juga.
3. Aturan aplikasi web
Aplikasi yang digunakan hanya yang dibutuhkan oleh perusahaan saja dan tidak
diperkenankan untuk menggunakan aplikasi di luar keperluan perusahaan
4. Kepemilikan informasi dalam internet
Pengguna berhak mendapatkan informasi dalam internet untuk dimanfaatkan
menjadi data yang bermanfaat bagi perusahaan.
5. Kepatuhan terhadap UU dan regulasi
Perusahaan dan karyawan patuh terhadap segala UU dan regulasi yang berlaku di
Negara Indonesia
6. Siapa yang boleh menggunakan internet dan pengawasan perusahaan
Karyawan dapat menggunakan akses internet untuk meningkatkan produktivitas
karyawan.
7. Aturan penggunaan pribadi di internet perusahaan
untuk penggunaan sambungan internet karyawan hanya diperbolehkan mengakses
yang berhubungan dengan tujuan perusahaan
8. Larangan materi pornografi
Dilarang menggunakan email perusahaan untuk mengunjungi situs pornografi
9. Aturan penggunaan email dengan domain perusahaan
 Penggunaan email perusahaan di karyawan dilarang mengunjungi situs-situs yang
berbahaya
10. Aturan diskusi umum di internet bagi karyawan
Bagi karyawan hanya diperbolehkan diskusi di forum yang resmi
11. Aturan identitas diri dalam diskusi internal
Untuk berdiskusi di situs luar dilarang menggunakan kalimat yang kasar
12. Aturan pelanggaran terkait SARA
Dilarang menyinggung fisik, agama, suku yang menjatuhkan atau menghina
seseorang
13. Aturan penggunaan sarana dan peralatan perusahaan terkait internet
14. Akses internet menggunakan perangkat perusahaan dari rumah karyawan
Karyawan dilarang meninggalkan komputer saat berada dirumah dengan tujuan
agar terhindar orang lain bisa mengakses
15. Tanggung jawab pimpinan terhadap perilaku karyawan
Pimpinan bertanggung jawab penuh terhadap karyawannya
16. Aturan penerbitan halaman web
Situs web yang diterbitkan hendaknya menggunakan protokol yang aman
17. Aturan download, install, dan menjalankan aplikasi di web server.
Pengguna tidak diizinkan mendownload aplikasi crackan
18. Aturan sistem koneksi internet
sistem koneksi internet yang disediakan hanya bisa diakses oleh mac address yang
sudah terdaftar di perusahaan
19. Penggunaan firewall
Penggunaan firewall diwajibkan saat menggunakan perangkat milik perusahaan
khususnya komputer
20. Kebutuhan akses protokol khusus
Untuk keamanan data, akses protokol internet hanya menggunakan metode ipv6
21. Tanggung jawab pengguna
pengguna bertanggungjawab terhadap segala data yang disediakan atau diperoleh
dari internet
 PENGELOLAAN KOMPUTER

A. LATAR BELAKANG
Komputer adalah sebuah mesin hitung elektronik yang secara cepat menerima informasi
masukan digital dan mengolah informasi tersebut menurut seperangkat instruksi yang
tersimpan dalam komputer tersebut, oleh karena itu perlu dibuat pengelolaan komputer
agar bekerja sesuai dengan yang diharapkan perusahaan serta dapat memberikan
keuntungan yang maksimal bagi perusahaan.

B. TUJUAN
Tujuan dibentuknya kebijakan ini selain memberikan keuntungan maksimal bagi
perusahaan, kebijakan ini juga dapat membantu perusahaan untuk mengelola semua
perangkat komputer agar dimanfaatkan sesuai instruksi perusahaan serta mencegah
penyalahgunaan perangkat komputer.

C. KEBIJAKAN
Berikut isi kebijakan perusahaan terhadap pengelolaan komputer :
1. Kepemilikan dan penggunaan
Status kepemilikan komputer sepenuhnya adalah milik perusahaan, komputer
dilarang dibawa pulang oleh karyawan kecuali ada izin tertulis dari pihak perusahaan.
Penggunaan komputer hanya diizinkan bagi karyawan yang memiliki surat izin untuk
menghindari akses data vital perusahaan.
2. Penggunaan informasi dari komputer
Informasi dari komputer dilarang untuk disebarluaskan, oleh karena itu akan ada
divisi yang mengawasi setiap penggunaan komputer.
3. Tanggung jawab pengguna dalam melindungi data
Setiap karyawan berhak melindungi data perusahaan, jika terjadi kebocoran data
maka perusahaan berhak menyelidiki kasus tersebut dan jika terbukti membocorkan
data maka akan diberikan sanksi sesuai ketentuan perusahaan.
4. Kewajiban backup data
Untuk mengantisipasi data yang hilang atau terhapus, maka tiap hari perlu dilakukan
backup data di sistem cloud.
5. Tanggung jawab dan aturan password
untuk menjaga privasi antar karyawan, setiap login komputer akan dihadapkan
dengan form login, namun perusahaan berhak untuk mengetahui semua informasi
yang dilakukan di dalam komputer.
6. Larangan menghindari atau melanggar keamanan komputer
Setiap karyawan dilarang mencoba untuk menghindari atau melanggar keamanan
komputer termasuk merubah struktur pengaturan keamanan di setiap perangkat.
7. Aturan instalasi perangkat lunak di komputer
untuk mencegah penginstalan perangkat lunak bajakan yang berpotensi rentan virus
malware yang dapat mencuri dan merusak data perusahaan maka dari itu ,kegiatan
 instalasi perangkat lunak di komputer hanya boleh dilakukan oleh pekerja yang
bergerak di bidang IT Support.
8. Aturan tentang lisensi perangkat lunak atau dokumen di komputer
untuk mencegah
9. Kewajiban penggunaan antivirus
antivirus digunakan untuk mencegah,mendeteksi,dan menghapus malware serta
menjaga keamanan data dari perusahaan
10. Larangan penggunaan komputer: SARA, pornografi, komersial, politik
Karyawan dilarang menyimpan foto pribadi yang vulgar ke perangkat keras milik
perusahaan
11. Perpindahan perangkat di dalam atau keluar perusahaan, pembuangan komputer
rusak
dalam pemindahan perangkat dilakukan pengamanan ketat dan hanya boleh
dilakukan oleh petugas IT Support. Dan untuk komputer rusak maka dilakukan
penghancuran komputer sebelum komputer tersebut dibuang.
12. Pemusnahan data pada perangkat penyimpanan yang hendak dibuang
sebelum dibuang, semua data di dalam perangkat penyimpanan
13. Perawatan komputer
Karyawan diharapkan saat menggunakan komputer dari awal sampai akhir mengikuti
prosedur seperti mematikan komputer dengan cara di shutdown
14. Larangan penggunaan pribadi dan bermain game
Karyawan dilarang bermain game menggunakan device milik perusahaan dan
sambungan internet milik perusahaan
15. Kewajiban penggunaan komputer untuk bisnis perusahaan
Seluruh fasilitas yang berhubungan dengan teknologi karyawan diwajibkan
menggunakan untuk keperluan kerja
16. Kewajiban departemen IT
Departemen IT akan mengecek secara berkala perangkat keras milik perusahaan
17. Hak perusahaan untuk mengakses komputer karyawan
Komputer yang digunakan oleh karyawan wajib diperiksa oleh perusahaan dengan
tujuan untuk memaksimalkan pekerjaannya
18. Sanksi pelanggaran pengguna
Karyawan yang melanggar aturan akan menerima sanksi yang sudah ditetapkan oleh
perusahaan
19. Hak perusahaan untuk memantau kegiatan dan transaksi elektronik
Setiap karyawan akan diperiksa mengenai transaksi
20. Aturan pergantian pengguna, peran departemen IT
Untuk mengganti user wajib untuk melapor contohnya seperti pergantian alamat
rumah, email, nomor handphone dan password.
 PENGELOLAAN PENGADAAN PERANGKAT TEKNOLOGI INFORMASI

A. LATAR BELAKANG
Pengadaan Perangkat Teknologi Informasi perlu dikelola karena berhubungan dengan
kegiatan yang terkait dengan pemrosesan, pengelolaan dan penyampaian atau
pemindahan informasi antar sarana/media.
Perlu diketahui teknologi informasi meliputi semua komputer dengan antarmuka manusia.
Semua periferal komputer yang tidak akan beroperasi kecuali terhubung ke komputer
atau jaringan. Semua jaringan suara, video dan data serta peralatan, staf, dan layanan
yang dibeli yang diperlukan untuk mengoperasikannya.

B. TUJUAN
Tujuan kebijakan teknologi informasi ini untuk menghasilkan atau mengorganisasikan
informasi ke dalam bentuk yang berguna, misalnya laporan, table, grafik dan sebagainya.
Teknologi informasi ini juga bertujuan untuk merekam atau menyimpan data dan
informasi dalam suatu media yang dapat digunakan untuk keperluan lainnya.

C. KEBIJAKAN
Berikut isi kebijakan perusahaan terhadap Pengadaan Teknologi Informasi :
1. Siapa yang melakukan pengadaan perangkat keras dan perangkat lunak
Penyelenggaran dan pengelolaan perangkat keras dan perangkat lunak menjadi
tanggung jawab bagian sekretaris perusahaan
2. Kebijakan pengadaan PC
a. Siapa yang berhak
pengadaan PC hanya dilakukan oleh pihak IT perusahaan
b. Aturan jika karyawan mutasi atau resign
Setiap karyawan bermutasi atau resign harus memberikan akun dan password
yang digunakan selama bekerja kepada IT Support.
c. Aturan jika terjadi kerusakan, jika hilang
Setiap yang bersangkutan wajib ganti rugi dan bertanggung jawab atas
kerusakan dan kehilangan PC.
3. Kebijakan pengadaan Notebook
a. Siapa yang berhak
semua karyawan yang berkepentingan berhak mengajukan pengadaan
notebook
b. Aturan jika karyawan mutasi atau resign
setiap karyawan yang bermutasi atau resign harus memberikan akun dan
password yang digunakan selama bekerja kepada IT support
c. Aturan jika terjadi kerusakan, jika hilang.
Jika terjadi kerusakan atau hilang maka karyawan wajib melakukan ganti rugi
4. Kebijakan pengadaan Smartphone/Tablet
 a. Siapa yang berhak
semua karyawan yang dianggap perusahaan berkepentingan berhak untuk
mengajukan pengadaan smartphone
b. Aturan jika karyawan mutasi atau resign
setiap karyawan yang bermutasi atau resign harus memberikan akun dan
password yang digunakan selama bekerja kepada IT support
c. Aturan pembayaran pulsa dan data
pulsa dan data jika diluar perusahaan bukan tanggung jawab pihak
perusahaan
d. Aturan jika terjadi kerusakan, jika hilang
Jika terjadi kerusakan atau hilang maka karyawan wajib melakukan ganti rugi
5. Kebijakan pengadaan Camera
a. Siapa yang berhak
Pegawai yang berhak melakukan pengadaan camera adalah pekerja di bidang
multimedia.
b. Aturan jika karyawan mutasi atau resign
Karyawan yang sedang dalam keadaan mutasi atau resign wajib
mengembalikan camera yang digunakan selama bekerja.
c. Aturan jika terjadi kerusakan, jika hilangAturan jika hilang
Setiap yang bersangkutan wajib mengganti rugi dan bertanggung jawab atas
kerusakan dan kehilangan kamera yang ia gunakan selama bekerja.
6. Kebijakan pengadaan Printer dan Scanner
a. Siapa yang berhak
Karyawan yang berhak melakukan pengadaan printer dan scanner adalah
kepala staf tata usaha perusahaan.
b. Aturan jika karyawan mutasi atau resign
Karyawan yang sedang dalam keadaan mutasi atau resign tidak lagi berhak
mengakses printer dan scanner
c. Aturan jika terjadi kerusakan, jika hilang
Setiap yang bersangkutan wajib mengganti rugi dan bertanggung jawab atas
kerusakan dan kehilangan printer yang digunakan selama bekerja.
7. Kebijakan pengadaan personal storage (Flash Disk/SSD/Memory Card/Ext. HDD)
a. Untuk meningkatkan efektivitas karyawan, maka pengadaan personal storage
perlu diberikan kepada divisi IT
b. Hanya pihak internal yang berhak mengakses personal storage
c. Setiap yang bersangkutan wajib mengganti rugi dan bertanggung jawab atas
kerusakan dan kehilangan personal storage yang ia gunakan selama bekerja,
serta menjamin kerahasiaan data tetap terjaga.
8. Kebijakan pengadaan perangkat lunak
a. Pihak yang melakukan negosiasi dan pembelian perangkat lunak adalah divisi
marketing dan perusahaan
b. Pihak yang melakukan instalasi adalah pihak IT
c. Aturan lisensi, perpanjangan masa pakai aplikasi akan diputuskan oleh pihak
marketing yang sebelumnya sudah konsultasi dengan pihak IT perusahaan.
d. Aturan standarisasi versi