PROGRAM KERJA INOVATIF

TENAGA KEPENDIDIKAN TAHUN 2023-2025

“MANAGERIAL UNIVERSITY DALAM KONTEKS PELAYANAN
MENUJU WORLD CLASS UNIVERSITY”

OLEH :
I DEWA GEDE BUDIASTAWA

KEMENTERIAN AGAMA REPUBLIK INDONESIA

UNIVERSITAS HINDU NEGERI
I GUSTI BAGUS SUGRIWA DENPASAR
TAHUN 2022
 BAB I
PENDAHULUAN

1.1 PELAYANAN TENAGA KEPENDIDIKAN SAAT INI

Universitas Hindu Negeri I Gusti Bagus Sugriwa Denpasar merupakan lembaga
pendidikan tinggi dimana sebagian besar kegiatan yang dirancang dan dijalankan berkaitan
erat dengan Tri Dharma Perguruan Tinggi. Dalam mendukung proses tersebut sangat identik
dengan alur birokrasi didalamnya. Inovasi dan performa kerja dari setiap elemen sangat
berperan besar dalam pelayanan untuk mempermudah dan mempercepat dalam memberikan
pelayanan kepada setiap elemen baik mahasiswa, dosen, hingga tenaga kependidikan di
dilingkungan Universitas Hindu Negeri I Gusti Bagus Sugriwa Denpasar.
Pelayanan tenaga kependidikan saat ini masih tergolong semi digital. Budaya kerja
konvensional masih sangat kental dalam pelayanan kepada civitas akademika ataupun
masyarakat. Integrasi data maupun informasi merupakan hal yang sangat mendasar dalam
proses birokrasi di setiap instansi khususnya di Universitas Hindu negeri I Gusti Bagus
Sugriwa Denpasar dimana terdapat banyak kegiatan-kegiatan baik mahasiswa, dosen maupun
tenaga kependidikan yang memerlukan proses administrasi yang berkaitan satu dengan
lainnya. Pelayanan administrasi tergolong belum instan dan memerlukan waktu tunggu yang
cukup lama yang dipengaruhi oleh banyak faktor seperti proses pengambilan keputusan dari
pejabat yang berwenang, posisi pejabat yang memberikan pengesahan, hingga kegiatan yang
cukup padat. Selain pelayanan yang belum sepenuhnya terdigitalisasi, penyampaian
informasi mengenai tata cara dalam memperoleh pelayanan belum dilakukan secara
maksimal dan belum diketahui oleh tenaga kependidikan itu sendiri sehingga kerap kali
terjadinya pemberian informasi yang estafet serta miss komunikasi yang berimbas pada
ketidak efektifan pola pelayanan yang berimbas pula pada penurunan performa dalam
pelayanan terhadap publik yang akan berakibat pada timbulnya stigma negative pada proses
pelayanan.
Dalam konteks pelayanan yang berorientasi pada data, saat ini masih terjadinya
ketidaksinkronan pada data antar unit, dimana masih terjadinya duplikasi data entri sehingga
menyebabkan pemborosan sumber daya dan ketidaknyamanan dalam pelayanan kepada
mahasiswa, alumni, dosen maupun tenaga kependidikan. Pencanangan menuju World Class
 University merupakan salah satu upaya untuk meningkatkan daya saing Universitas Hindu
Negeri I Gusti Bagus Sugriwa Denpasar di kancah internasional dengan memperkenalkan
keunikan yang dimiliki. Dalam mendukung hal tersebut diperlukan suatu pembaharuan di
segala lini agar mendukung ketercapaian program tersebut. Tidak hanya dari segi
infrastruktur namun juga pada sisi proses pelayanan yang efektif, efisien dan komunikatif
harus dikedepankan mengingat target dari suatu Perguruan Tinggi adalah ketercapaian angka
perolehan mahasiswa dan lulusan yang dihasilkan tinggi dan berbanding lurus serta memiliki
daya saing hingga di kancah internasional.

1.2 RANCANGAN PROGRAM KERJA INOVATIF TENAGA KEPENDIDIKAN

DALAM MENDUKUNG PENCAPAIAN ROAD MAP MENUJU WORLD CLASS
UNIVERSITY
1.2.1 Penyampaian Informasi
Penyampaian informasi merupakan suatu hal yang fundamental. Informasi
yang tidak seragam akan memicu timbulnya mis komunikasi yang berimbas pada
ketidak efektifan proses pelayanan sehingga masyarakat dalam hal ini pihak
penerima layanan akan merasa kurang nyaman. Penyampaian informasi hendaknya
perlu diperhatikan, hal ini terlihat kecil namun akan berdampak besar. Penyediaan
informasi berupa infografis baik disajikan dalam flowchart, meme, maupun creative
campaign lainnya sangat membantu proses penyebaran informasi guna untuk
menanggulangi terjadinya rantai komunikasi yang estafet.
Pemberian informasipun hendaknya disediakan dalam beberapa bahasa
sehingga secara tidak langsung akan perlahan menjadi sebuah kebiasaan dalam
mempersiapkan mahasiswa, tenaga pendidik maupun kependidikan Universitas
Hindu Negeri I Gusti Bagus Sugriwa Denpasar siap untuk menuju World Class
University. Creative campaign yang dimaksud diantaranya penyediaan informasi
dalam bentuk :
1. Diagram alir (flowchart)
2. Meme (gambar dengan tulisan)
3. Twibbone
4. Animasi
 Informasi yang disampaikanpun hendaknya dapat diakses pada suatu platform
khusus sehingga masyarakat dalam hal ini civitas maupun umum dapat melihat dan
mengakses dengan mudah. Dengan demikian maka untuk mempermudah akses
informasi, akan dimuat dalam suatu platform berupa aplikasi berbasis website yang
akan dikemas menjadi platform interaktif sehingga seluruh elmen dapat dengan
mudah mengakses informasi dengan cepat dan akurat.

1.2.2 Portal Pelayanan dan Pengaduan

A. Pelayanan
Berdasarkan pada objeknya proses pelayanan yang dilakukan di Universitas
Hindu Negeri I Gusti Bagus Sugriwa Denpasar terbagi menjadi 3 kategori utama
yakni :
1. Pelayanan Akademik dan Non Akademik Kepada Mahasiswa
2. Pelayanan Kepada Dosen
3. Pelayanan Kepada Sesama Tenaga Kependidikan
Ketiga kategori pelayanan tersebut secara umum memiliki proses yang sama
yakni adanya request atau permintaan, proses, dan output. Di era globalisasi saat
ini dimana kemajuan teknologi sangat cepat, segala sesuatu dapat dipermudah
dengan perangkat digital. Pemanfaatan teknologi dalam proses pemberian
pelayanan merupakan salah satu solusi dalam mempercepat proses approvement
tenaga kependidikan terhadap perkembangan teknologi karena apabila elemen
didalam suatu institusi tidak mau menerima perkembangan teknologi, maka dapat
dengan mudah untuk tersaingi oleh lembaga dengan proses bisnis yang sama.
Pemanfaatan teknologi yang dimaksud yakni penyediaan suatu portal yang
khusus untuk menerima permintaan atau request dari mahasiswa, dosen, maupun
sesama tenaga kependidikan. Dengan adanya portal pelayanan berupa aplikasi,
maka pencatatan request pun akan terorganisir dengan baik dalam artian tidak
akan ada pelayanan yang terlewat untuk dilayani dan dari sisi pemohonpun dapat
mengetahui progress secara real time sudah sejauh mana permintaan ataupun
permohonannya ditanggapi atau diproses.
 A. Pengaduan
Suatu lembaga tidak akan menjadi lembaga yang besar dan berkembang
dengan baik apabila tidak menerima adanya pengaduan ataupun kritik dan saran.
Kritik dan saran yang diberikan kepada suatu lembaga hendaknya dapat dijadikan
evaluasi kinerja dalam jangka waktu tertentu. Penyediaan portal pengaduan yang
bertujuan untuk menampung kritik dan saran sangat penting untuk diterapkan
guna untuk mengetahui kekurangan maupun aspirasi dari masyarakat untuk
membawa lembaga kearah yang lebih baik lagi mengingat telah dicanangkan
untuk menuju World Class University yang merupakan suatu tantangan untuk
dapat bersaing di kancah internasional.
Secara sederhana portal pengaduan dapat berupa kotak layanan pengaduan
yang dapat diletakan di beberapa sudut dan juga dapat disediakan portal online
yang dapat diakses dimana saja sehingga kritik dan saran terhadap lembaga dapat
dengan mudah diterima dan dapat dengan mudah dilakukan proses rekapitulasi
untuk dijadikan salah satu pembahasan dalam Rapat Kerja.

1.2.3 English Day

Untuk mempersiapkan tenaga kependidikan dalam rangka World Class
University, penggunaan Bahasa internasional hendaknya dapat dipupuk sejak dini
sebelum adanya kursus khusus yang diadakan oleh institusi maupun pelatihan dari
luar institusi. Penerapan English day dapat dijadwalkan minimal 1 (satu) kali dalam
seminggu sehingga perlahan-lahan akan membiasakan tenaga kependidikan dalam
berkomunikasi menggunakan Bahasa internasional mengingat ruang lingkup World
Class University tidak lagi nasional, melainkan mencakup dunia.

1.2.4 Training dan Refreshment

Training merupakan suatu upaya yang dapat dilakukan untuk meningkatkan
skill dari tenaga kependidikan dalam menjalankan suatu program kerja. Training
dapat dilakukan dalam bentuk bimbingan teknis. Selain untuk meningkatkan skill,
dengan bimbingan teknis juga dapat meningkatkan value dari masing-masing
individu yang tentunya dapat diclaim sebagai angka kredit terlebih lagi dengan
bimbingan teknis yang berkaitan dengan teknologi informasi dimana sejalan dengan
program prioritas Kementerian Agama Republik Indonesia yakni transformasi
digital.
Refreshment atau penyegaran merupakan salah satu upaya yang dapat
dilakukan untuk menanggulangi kejenuhan dari seluruh civitas. Refreshment atau
penyegaran dapat dilakukan secara berkala yang berkaitan dengan tools yang
dipergunakan dalam proses pelayanan. Refreshment dapat dilakukan dalam bentuk
sosialisasi tata cara penggunaan maupun penawaran fitur baru dari tools yang
dipergunakan dalam proses pelayanan. Output dari kegiatan sosialisasi adalah timbal
balik dari para civitas terkait dengan tools pelayanan.
 BAB II
RANCANGAN

2.1 RANCANGAN PROGRAM KERJA INOVATIF TENAGA KEPENDIDIKAN

TAHUN 2023-2024
Dalam menghadapi tantangan globalisasi terutama pada revolusi industry 4.0 dimana
suatu perguruan tinggi harus unggul dalam setiap aspek mulai dari adaptif terhadap
perubahan, antisipatif terhadap kemungkinan yang ada, efektif dan efisien dalam
pengelolaan data, teknologi canggih dalam menunjang setiap proses dan tertata rapi untuk
setiap alur birokrasi didalamnya. Dalam rancangan program kerja yang dapat dilakukan
dalam waktu dekat yakni 2023 hingga 2024 dilakukan dengan beberapa program utama
yakni :
2.1.1. Portal Informasi
Portal informasi yang akan ditargetkan dapat dirancang dan dibangun
ditargetkan dapat terselesaikan diawal tahun 2023 dan dapat mulai diterapkan
penggunaannya pada awal tahun 2023 pula sehingga masyarakat yang mencakup
civitas akademika maupun masyarakat luas dapat dengan mudah mengakses setiap
informasi yang berkaitan dengan pelayanan secara terpusat.
Portal yang akan dibangun berupa aplikasi berbasis website agar mudah
diakses dimanapun dan kapanpun menggunakan perangkat yang terkoneksi dengan
jaringan internet. Setiap informasi akan dimuat secara interaktif dan komunikatif
pada portal tersebut yang dapat dikelola oleh masing-masing unit yang memiliki
tugas dan fungsi pada pelayanan baik kedalam maupun keluar lembaga.
 Gambar Rancangan Portal Informasi

2.1.2. Portal Pelayanan Satu Pintu

Pelayanan satu pintu merupakan suatu pengemasan pola pelayanan sehingga
setiap elemen memiliki pola kerja yang seragam dan proses pelayanan dapat
dilakukan dengan mudah baik dari pemberi layanan maupun penerima layanan.
Metode pelayanan yang diberikan hendaknya mampu beradaptasi sesuai
perkembangan jaman maupun situasi kondisi di lapangan sehingga lembaga mampu
berinovasi untuk peningkatan performa pelayanan dan persaingan terhadap lembaga
lain yang memiliki proses bisnis yang serupa.
Portal pelayanan yang akan diterapkan di tahun 2023 yakni portal pelayanan
satu pintu yang menggunakan konsep IOT (internet of think) sehingga pelayanan
dapat dilakukan dimanapun dan kapanpun. Pada pertengahan tahun 2023 akan
diselesaikan portal pelayanan menggunakan aplikasi berbasis website sehingga
mudah dijangkau dengan menggunakan perangkat yang terhubung ke jaringan
internet yang dapat diakses dimanapun dan kapanpun, sehingga tenaga kependidikan
dapat mengetahui dengan mudah permintaan yang akan dilayani tanpa bertemu
langsung. Pelayanan yang berkaitan dengan administratif berupa keterangan dapat
didukung dengan adanya SOP dan Juknis pada setiap persyaratan yang diperlukan
sehingga memiliki aturan sebagai dasar bekerja.

Gambar Portal Pelayanan

Gambar Pengajuan Permohonan

2.1.3. Portal Pengaduan
Untuk menerima kritik dan saran, akan dibangun suatu portal berbasis website
sehingga dapat diakses dimanapun dan kapanpun. Pengaduan yang diterimapun dapat
dengan mudah dipantau dan disaring sehingga lebih efektif dan efisien. Kritik dan
saran dapat diberikan oleh setiap penerima layanan baik mahasiswa, dosen, maupun
sesame tenaga kependidikan.
Dengan adanya portal pengajuan yang dapat diakses dimanapun, akan
membuka citra lembaga yang terbuka lebar menerima kritikan dan saran demi
kemajuan lembaga terutama pada hal pelayanan mengingat Universitas Hindu Negeri
I Gusti Bagus Sugriwa erat kaitannya dengan masyarakat luas sehingga pengamatan
masyarakat terhadap lembaga maupun proses pelayanan yang tidak dapat dilihat oleh
penerima layanan, dapat digambarkan pada portal pengaduan untuk melakukan
reformasi terhadap kesalahan yang terjadi dan melakukan revolusi terhadap pola
pelayanan yang kurang efektif. Portal pengaduan akan ditarketkan dapat
terselesaikan pada pertengahan tahun 2023 dan dapat dilakukan evaluasi pada akhir
tahun 2023 terhadap kritikan maupun saran yang telah ditampung.

Gambar Portal Pengaduan

2.2 RANCANGAN PROGRAM KERJA INOVATIF TENAGA KEPENDIDIKAN
TAHUN 2024-2025
2.2.1. Bimbingan Teknis
Sejalan dengan program prioritas Kementerian Agama Republik Indonesia
yang salah satunya yaitu transformasi digital maka secara tidak langsung mewajibkan
untuk seluruh komponen di Kementerian Agama dapat memahami makna digital.
Tenaga kependidikan pada perguruan tinggi wajib beradaptasi terhadap
perkembangan teknologi agar dapat bersaing dengan lembaga lain yang memiliki
proses bisnis yang sama. World Class University memiliki makna pengakuan dunia
terhadap suatu perguruan tinggi sehingga seluruh elemen pada Universitas Hindu
Negeri I Gusti Bagus Sugriwa Denpasar wajib untuk mengetahui tools yang dapat
digunakan untuk berkomunikasi secara internasional yakni melalui internet yang
dibantu dengan aplikasi berupa portal informasi, layanan hingga pengaduan.
Seluruh alat maupun teknologi yang dimiliki wajib untuk dipergunakan secara
efektif, maka dengan demikian untuk menanggulangi kejenuhan tenaga kependidikan
maupun setiap stakeholder terkait dalam mengoperasikan berbagai system yang ada
pada lembaga akan dilakukan bimbingan teknis maupun sosialisasi. Bimbingan
teknis akan dilakukan setiap 3 bulan sekali dimana akan diangkat materi secara
bergilir pada aplikasi-aplikasi yang ada di lembaga maupun teknologi terbarukan
agar dapat dipergunakan dengan maksimal. Bimbingan teknis akan dimulai pada
akhir tahun 2024 setelah seluruh rencana di tahun 2024-2025 terselesaikan.

2.2.2. Evaluasi Efektivitas Portal Informasi, Pelayanan, Pengaduan

Evaluasi merupakan hal terpenting dalam suatu program kerja untuk
mengetahui sejauh mana program kerja yang dilakukan dapat berjalan dengan efektif
sesuai dengan harapan. Evaluasi dilakukan dengan menganalisa penggunaan portal
yang telah dibangun.

2.2.3. Maintenance Aplikasi Dengan Duplicate Data Entry

Maintenance aplikasi dengan duplikasi penginputan data atau duplicate data
entry merupakan upaya untuk meningkatkan pelayanan dan penggunaan sumber daya
yang berlebih dengan memperbaiki dan melakukan perawatan terhadap aplikasi yang
memerlukan penginputan data ulang mengingat penginputan data yang berulang akan
mengganggu pengguna dan akan adanya banyak data yang sama. Pada tahun 2024
akan ditargetkan seluruh data dapat terintegrasi sehingga tidak terjadinya
misinformasi yang berkaitan dengan data seperti jumlah maupun kesamaan data.
Banyak hal kecil yang perlu diperhatikan untuk mempersiapkan Universitas Hindu
Negeri I Gusti Bagus Sugriwa Denpasar menjadi World Class University.
 BAB III
SISTEM MONITORING DAN EVALUASI

3.1 SISTEM MONITORING DAN EVALUASI

3.1.1 Perencanaan
Dalam perencanaan program kerja dilakukan proses penggambaran pada
rencana pimpinan dengan keadaan saat ini, setiap elemen dan data-data dianalisis
agar terciptanya rencana yang realistis yang tidak hanya harapan semata namun
benar-benar dapat diciptakan dan ada hasil yang akan dicapai. Pola kerja yang mulai
didigitalisasi dengan disosialisasikan perlahan sehingga tidak terjadinya defend atau
perlawanan untuk bertahan pada budaya kerja saat ini. Setiap kegiatan yang
dilakukan diobservasi dan dianalisis untuk memastikan penerimaan terhadap rencana
yang akan dilakukan dapat berjalan dengan baik dengan dukungan produk hukum
seperti juknis maupun surat keputusan.

3.1.2 Implementasi
Proses implementasi pada tahun pertama secara perlahan mulai dari unit
terkecil pada institusi sebelum diimplementasikan secara menyeluruh. Setiap
kegiatan yang dilakukan dianalisis dan dilakukan penggalian argument masing-
masing elemen sehingga tidak terjadinya shock theraphy pada tenaga kependidikan
maupun stakeholder terkait.

3.1.3 Pengendalian
Rencana yang telah direalisasikan dikelola secara bertahap dari pembuatan
kuisioner mengenai kemudahan penggunaan maupun keefektifan portal yang telah
dibangun dalam melakukan dan menerima pelayanan. Dengan demikian akan dapat
diketahui hal-hal yang memerlukan perbaikan baik dari segi perbaikan aplikasi
maupun dari segi bimbingan teknis yang akan dilakukan untuk meningkatkan
pemahaman para pengguna aplikasi maupun topik infografis yang akan dibuat untuk
dibagikan pada portal informasi.
3.2 INDIKATOR KETERCAPAIAN PROGRAM KERJA INOVATIF TENAGA
KEPENDIDIKAN
Indikator ketercapaian program kerja yakni :
1. Tingkat penggunaan aplikasi mencapai 95% dari fitur-fitur yang ditawarkan pada
aplikasi.
2. Respon positif pengguna terhadap penggunaan aplikasi mencapai 80% dari total
pengguna yang telah menggunakan aplikasi.
3. Rasio informasi layanan dengan proses layanan 100% terakses, 90%
memanfaatkan portal layanan secara digital.
4. Rasio pelayanan digital dan konvensional mencapai 80% : 20%
5. Sinkronisasi data antar unit mencapai target 98%.
6. Penerapan English Day efektif minimal 1 kali dalam seminggu.