PANDUAN PENGENDALIAN

DOKUMEN EKTERNAL
DOKUMEN :
REVISI :A
SOP TANGGAL TERBIT :
HALAMAN : 1/2
PUSKESMAS MAYA KESUMA
MUARA BELITI SURYA PUTRI
1. Pengertian 1. Pengendalian dokumen Puskesmas adalah system pengelolaan
dokumen/surat menyurat yang meliputi system penomoran maupun
penyimpanan dokumen Puskesmas baik dokumen perkantoran
maupun dokumen akreditasi puskesmas.
2. Dokumen eksternal adalah buku peraturan standar surat keputusan
yang merupakan acuan/referensi di dalam penyusunan dokumen
akreditasi puskesmas.
3. Dokumen aktif adalah dokumen frekuensi pemakaian masih tinggi
atau masih dipakai didalam kegiatan dan masih disimpan diunit-unit
pelayanan.
4. Dokumen inaktif adalah dokumen yg frekuensi pemakaian sudah
rendah atau sudah tidak dipakai untuk dokumen rekap medik
apabila pasien yg sudah mati atau meninggal.
5. Master dokumen adalah dokumen akreditasi yang telah
lengkap/telah dinomori disahkan dan ditanda-tangani namun belum
dibubuhi cap puskesmas.
2. Tujuan Sebagai acuan dalam penerapan langkah-langkah untuk melaksanakan
pengendalian dokumen ekternal.
3. Kebijakan Ka UPT Puskesmas Muara Beliti No: 450/PKM-MKL/2017/tentang
pengendalian dokumen ekternal
4. Referensi Bahan ajar pelatihan manajemen perkantoran, Depkes Republik
Indonesia tahun 2009.
5. Langkah- A. Pengkodean dokumen kelompok pelayanan:
langkah 1. Administrasi Manajemen dengan kode (ADM)
Prosedur 2. Pelayanan Medik Dasar dengan kode (YMD)
3. Pelayanan Program KI,KB dengan kode (KKB)
4. Pelayanan Program Promosi Kesehatan (Promkes) dengan kode
(PK)
5. Pelayanan Program Gizi dengan kode (GZ)
6. Pelayanan Program P2P dengan kode (P2P)
7. Administrasi Manajemen dengan kode (ADM)
8. Pelayanan Medik Dasar dengan kode (YMD)
9. Pelayanan Program KI,KB dengan kode (KKB)
10. Pelayanan Program Promosi Kesehatan (Promkes) dengan kode
(PK)
11. Pelayanan Program Gizi dengan kode (GZ)
12. Pelayanan Program P2P dengan kode (P2P)
13. Pelayanan Program Kesehatan Lingkungan (Kesling) dengan
kode (KL)
14. Prosedur pelayanan/kerja disingkat (PKK)
 B. Penyimpanan dokumen / arsip
1. Penyimpanan dokumen atau arsip perkantoran sesuai dengan
sistem penyimpanan dokumen/arsip.
2. Penyimpanan dokumen akreditasi disimpan masing-masing
kelompok pelayanan atau program.
C. Sistem penomoran
1. Surat masuk dan keluar sesuai dengan peraturan yang berlaku.
2. Penomoran kelompok pelayanan dilakukan oleh kelompok
pelayanan masing-masing disesuaikan dengan sistem
pengkodean yang telah ditentukan.
A. Unit Terkait Seluruh unit UKM