NO DOKUMEN 015/JUN/16/22

YAYASAN GENERASI UMMAT TERBAIK

Jl. Soekarno Hatta, Komplek Ruko Gardenia No. 16
MULAI BERLAKU
Kelurahan Delima, Kecamatan Tampan,
Kota pekanbaru, 28291
REVISI

TGL. REVISI
MOBIL OPERASIONAL
HALAMAN

Latar Belakang: Kendaraan operasional YGUT terpelihara, selalu dalam kondisi baik dan dapat digunakan secara optimal.

Tujuan : Pemeliharaan kendaraan operasional YGUT agar selalu dalam kondisi baik, dan pengaturan prosedur peminjaman, serta Pemeliharaan
kendaraan operasional di YGUT adalah aktifitas proses pemeliharaan kendaraan dalam upaya selalu pada kondisi kendaraan yang prima
untuk menunjang kegiatan kedinasan di lingkungan YGUT

Kendaraan Operasional Yayasan Generasi Ummat Terbaik Ruang Lingkup

1. Penanggung Jawab Ketentuan Umum
- Penanggung jawab kendaraan operasional ditunjuk oleh Yayasan
2. Peminjaman
- Kendaraan operasional hanya digunakan untuk keperluan dinas YGUT
- Seluruh staf YGUT berhak menggunakan kendaraan operasional sepanjang untuk kepentingan dinas
YGUT.
- Penggunaan kendaraan operasional di luar kepentingan dinas, sifatnya adalah sewa/pinjam, dengan
ketentuan harus menggunakan supir YGUT yang bertanggung jawab terhadap kendaraan tersebut.
- Kendaraan operasional dapat disewakan hanya pada hari libur atau di luar hari kerja.
- Tarif sewa kendaraan dibuat oleh bagian administrasi umum disesuaikan dengan jenis kendaraannya
dan dikeluarkan dalam bentuk SK Yayasan.
- Perseorangan atau unit kerja yang akan menyewa/meminjam kendaraan operasional wajib
mengajukan surat permohonan resmi minimal 3 hari sebelum jadwal peminjaman.
- Surat permohonan ditujukan kepada Yayasan tembusan ke bagian administrasi umum.
 - Bagian administrasi umum mengecek jadwal pemakaian kendaraan, bila kendaraan tidak
memungkinkan untuk dipinjam, maka bagian administrasi umum membuat surat balasan yang berisi
permohonan maaf tidak bisa mengabulkan permohonan.
- Bila kendaraan memungkinkan untuk dipinjam, maka bagian administrasi umum memberikan surat
balasan persetujuan peminjaman berupa form bukti peminjaman kendaraan operasional..
- Setelah ada persetujuan peminjaamn, kendaraan akan diberikan apabila peminjam sudah melunasi
pembayaran sewa ke bagain keuangan.
- Setelah pengunaan, kendaraan wajib dibersihkan oleh pemakai atau supir yang bertanggunggjawab
terhadap kendaraan tersebut.
- Bila setelah penggunaan ada kerusakan pada kendaraan, maka kerusakan tersebut menjadi
tanggungjawab pemakai/penyewa, dan wajib mengganti.

3. Pemeliharaan
- Penanggungjawab kendaraan membuat jadwal dan melakukan cek kondisi kendaraan
apakah berada dalam kondisi baik atau ada kerusakan. Bila terjadi kerusakan,
diklasifikasikan apakah berada dalam kondisi rusak ringan, sedang, atau berat.
- Cek pemeliharaan/perbaikan ringan; Pemeliharaan yang meliputi (ganti olie mesin, olie
gardan, olie persneleng, olie transmisi, grease, tambah accu,minyak rem, ganti olie power
steering, semprot filter dan ganti filter solar, filter olie dan filter udara) jangka waktu
pemeliharaan dilakukan 5 kali dalam setahun atau berdasarkan capaian jumlah kilometer
yang mensyaratkan.
- Cek pemeliharaan/perbaikan sedang; Pemeliharaan yang meliputi (tune up, service rem,
service radiator, ganti lager roda, ganti kampas rem,perbaikan kabel lampu, ganti van belt,
perbaikan dinamo isi, dinamo stater,service compressor, service blower, spooring, balance
ban dan service bosh pump) jangka waktu pemeliharaan dilakukan 3 kali dalam setahun.
- Cek pemeliharaan/perbaikan berat; ( ganti kampas kopling, ganti timing belt, skur klep, ganti
per seker, ganti master rem) jangka waktu pemeliharaan dilakukan setiap 1 tahun sekali.
- Penanggungjawab kendaraan melaporkan kondisi kendaraan operasional kepada Bagian
Pengembangan dan Aset
- Bagian Pengembangan dan Aset menyusun RAB sesuai dengan jenis kondisi kendaraan dan
jenis perbaikan/pemeliharaan yang harus dilakukan.
- Bagian Pengembangan dan Aset mengajukan RAB kepada bagian keuangan, setelah
diketahui dan di setujui oleh Yayasan
- Pencairan dana oleh bagian keuangan diberikan kepada Penanggungjawab atau Bagian
Pengembangan dan Aset
 - yang akan melakukan perbaikan/pemeliharaan ke bengkel.
- Melaksanakan kegiatan perbaikan/pemeliharaan dengan mengirimkan kendaraan ke
bengkel yang dipercaya melakukan perbaikan/perawatan selama ini.
- Setelah perbaikan/pemeliharaan, Penanggungjawab atau Bagian Pengembangan dan Aset
- wajib menyetorkan bukti kuatansi penggunaan dana kepada bagian keuangan

Bagan Alur

A. Peminjaman
B. Pemeliharaan
C. Lampiran Surat

Dalam pelaksanaan, Pimpinan Divisi/Bagian/Departemen Bertanggung jawab atas berlakunya kebijakan ini di lingkungan kerjanya, sehingga karyawan
yang berada di bawah pengawasannya mentaati peraturan tata tertib yang berlaku
 Kebijakan ini berlaku dan digunakan sebagai pedoman bagi karyawan. Selanjutnya Yayasan berhak untuk merubah mencabut kebijakan ini yang
disesuaikan dengan situasi dan kondisi saat itu

Kebijakan tentang SOP kendaraan operasional ini adalah sebagai revisi dari SOP operasional yang telah berlaku sebelumnya, maka kebijakan yang
berlaku sebelumnya sudah tidak berlaku lagi.

Penyimpangan terhadap ketentuan kebijakan ini atau hal-hal lain yang belum tercakup dalam prosedur ini akan diputuskan sesuai dengan kebijakan
Yayasan

DISPOSISI DIBUAT OLEH DIPERIKSA OLEH DIPERIKSA OLEH DISETUJUI OLEH DIKETAHUI OLEH
NAMA Rizki Gita Irawan Lukmanto, Amd Deffi Rahmadana Yadi Isman Usman Asy Syafi’i
JABATAN HRD Bendahara Yayasan Sekertaris Yayasan Ketua Yayasan Pembina Yayasan

TANDA TANGAN