Nama: Ridho Rahmat Saputra

NPM: 1906081029

TEKNIK PENULISAN KARYA ILMIAH

PENGELOLAAN KOLEKSI GREY LITERATURE BERBASIS

REPO.DARMAJAYA DI UPT PERPUSTAKAAN IIB
DARMAJAYA

I. PENDAHULUAN

1.1. Latar Belakang

Teknologi informasi saat ini menjadi komponen penting dalam semua

bidang, salah satu bidang yang perkembanganya di dukung teknologi adalah
perpustakaan. Hal ini tentu tidak bisa dipungkiri mengingat tuntutan
masyarakat terhadap segala macam bentuk teknologi informasi Teknologi
informasi di perpustakaan sering menjadi tolak ukur dalam hal kemajuan dan
modernisasi dari sebuah perpustakaan. (Asmiyanto & Purwanto, 2016, p. 1)

Perpustakaan menerapkan teknologi informasi dalam pengelolaan dan

pelayanan perpustakaan dibuktikan dengan perubahan dari perpustakaan yang
bersifat manual menjadi perpustakaan terautomasi dan pada era digital
menjadi perpustakaan digital atau cyber library. Undang-Undang No.43
Tahun 2007 tentang Perpustakaan menjelaskan bahwa Perpustakaan adalah
Institusi koleksi karya tulis, karya cetak dan atau karya rekam secara
professional dengan system yang baku guna memenuhi kebutuhan
pendidikan, penelitian, pelestarian, informasi dan rekreasi bagi pemustaka.

Perpustakaan adalah sebuah ruangan atau gedung yang digunakan

untuk menyimpan buku dan terbitan lainnya yang biasanya disimpan menurut
tata susunan tertentu yang digunakan pembaca bukan untuk dijual (Sulistyo-
Basuki, 1993, p. 30). Perpustakaan merupakan institusi pengelola koleksi
karya tulis, karya cetak, dan atau karya rekam secara professional dengan
sistem yang baku guna memenuhi kebutuhan pendidikan, penelitian,
pelestarian, informasi dan rekreasi para pemustaka. Perpustakaan merupakan
penyedia informasi yang memiliki peran penting.

Perpustakaan merupakan pusat sumber informasi , ilmu pengetahuan,

teknologi dan kebudayaan. Perpustakaan bisa berfungsi sebagai wahana
pendidikan, penelitian, pelestarian, informasi dan rekreasi untuk
mencerdaskan kehidupan bangsa. Perpustakaan semakin hari semakin
berkembang bergerak kedepan. Kemajuan dalam ruang lingkup bidang
peprustakaan didukung oleh perkembangan teknologi informasi dan
pemanfaatanya dapat di aplikasikan ke berbagai bidang. Teknologi informasi
di perpustakaan sering menjadi penilaian utama dalam mengukur
perkembangan dan kemajuan dari sebuah perpustakaan. (Junaeti & Agus,
2016, p. 29)

Perpustakaan berperan dalam menjaga dan meningkatkan efisiensi dan

efektivitas proses pengajaran. Efisiensi dan Efektifitas perpustakaan tidak
lepas dari persoalan penyediaan fasilitas. Pesatnya peredaran informasi dan
perkembangan teknologi saat ini menuntut perpustakaan untuk meningkatkan
kualitas dan kenyamanan informasi. Dengan perkembangan teknologi
onformasi diharapkan masyarakat akan langsung dapat mengakses
perpustakaan dengan mudah dimanapun dan kapanpun. Menggunakan
teknologi internet. Sehingga perpustakaan bisa menjadi lembaga yang benar-
benar hidup karena didalamnya terdapat banyak aktivitas yang dilakukan oleh
pemustaka. (Eri, 2017, p. 2)

Perpustakaan Perguruan Tinggi adalah perpustakaan yang terdapat

pada perguruan tinggi, badan bawahannya, maupun lembaga yang bergabung
dengan perguruan tinggi dengan tujuan utama membantu perguruan tinggi
mencapai tujuannya yakni tri dharma Perguruan Tinggi (Sulistyo-Basuki,
1993, p. 51). Perpustakaan Perguruan Tinggi merupakan salah satu komponen
penting dari suatu perguruan tinggi Artinya, perpustakaan perguruan tinggi
merupakan unsur penunjang bagi suatu perguruan tinggi yaitu pendidikan
atau teaching, penelitian atau research, dan pengabdian pada masyarakat atau
yang dikenal dengan cooperative extention. Karena peran perpustakaan
sebagai unsur penunjang tri dharma perguruan tinggi, maka perpustakaan
perguruan tinggi sering disebut sebagai jantungnya perguruan tinggi (Fahidin
& Saleh, 1995, p. 13)

Undang-Undang No.43 Tahun 2007 Tentang Perpustakaan

menjelaskan bahwa Perpustakaan Perguruan Tinggi mengembangkan layanan
perpustakaan berbasis teknologi dan informasi. Pada lembaga perguruan
tinggi perpustakaan berperan sebagai unit sarana kelengkapan perguruan
tinggi yang bersifat akademik untuk menunjang terselenggaranya pendidikan
melalui pelayanan informasi yang disediakan meliputi pengumpulan
informasi, pengelolaan serta penyebaran informasi. Sedangkan dalam
menunjang pengabdian kepada masyarakat, perpustakaan perguruan tinggi
melestarikan hasil-hasil penelitian ilmiah sebagai bahan yang dapat
dimanfaatkan oleh masyarakat luas. (Rahyu, 2017, p. 5)

Perpustakaan Perguruan Tinggi tidak hanya menyediakan koleksi

cetak seperti buku-buku materi perkuliahan akan tetapi beberapa diantaranya
menyediakan koleksi yang tidak diterbitkan untuk umum, yang biasa disebut
dengan nama grey literature atau literatur abu-abu. Koleksi Grey Literature
merupakan salah satu faktor utama yang harus diperhatikan dalam penilaian
suatu perpustakaan perguruan tinggi. Koleksi Grey Literature tidak
diperjualbelikan dikarenakan Koleksi Grey Literature berisi berbagai macam
hasil penelitian yang sangat diperlukan oleh pemustaka/pengguna (user).
Bentuk dari Grey Literature meliputi karya ilmiah berupa skripsi, tesis, arsip,
hasil seminar yang dihasilkan oleh mahasiswa dan karya ilmiah berupa
kajian, makalah, seminar lokakarya serta laporan penelitian. (Depdikbud,
2004, p. 55)

UPT Perpustakaan perguruan tinggi IIB (Institut Informatika &

Bisnis) Darmajaya Bandar Lampung merupakan salah satu Perguruan Tinggi
yang mengelola Koleksi Grey Literature. UPT Perpustakaan IIB Darmajaya
beralamat di Jl. Zainal Abidin Pagar Alam No.93 Bandar Lampung. UPT
Perpustakaan IIB Darmajaya telah mengikuti perkembangan zaman dan
teknologi informasi dalam hal pengelolaan, pengadaan dan pelayanan
perpustakaanya. Dibuktikan dengan penggunaan Repository dalam
Pengelolaan Koleksi Grey Literature.
 Pada awalnya Koleksi Grey Literature yang bersumber dari
mahasiswa dan dosen tidak dikelola secara elektronik sehingga terjadi
penumpukan berkas di perpustakaan, alokasi lokasi penyimpanan berkas
karya ilmiah mahasiswa semakin meningkat. Kemudian pada tahun 2019
UPT Perpustakaan IIB Darmajaya mengeluarkan kebijakan kepada
mahasiswa untuk mengumpulkan soft file koleksi Grey Literature, tidak perlu
mengumpulkan hard file. Untuk Koleksi Gey Literature tercetak / hard file
masih tersedia dari tahun 2008-2018 di UPT Perpustakaan IIB Darmajaya

Kemudian di tahun 2019 UPT Perpustakaan IIB Darmajaya

menerapkan penggunaan Repository untuk Membantu Pengelolaan Koleksi
Grey Literature yang dapat diakses secara online melalui laman
https://repo.darmajaya.ac.id//. Koleksi Grey Literature yang terdapat di UPT
Perpustakaan IIB Darmajaya berupa Laporan Kerja Praktek, PKPM (Praaktik
Kerja Pengabdian Masyarakat), Tugas Akhir, Skripsi dan Tesis. Koleksi grey
literature terdapat dalam tiga bentuk Tercetak (hard file), CD (soft file) dan
Elektronik yang terdapat dalam website repo.darmajaya.

Pengelolaan Koleksi Grey Literature Berbasis Repository dilakukan

oleh pustakawan, staff pengelola perpustakaan dan dibantu team ICT IIB
Darmajaya jika terjadinya kendala pada website mengalami gangguan/eror
dan kendala jaringan internet. Pustakawan menerima file/cd koleksi Grey
Literature. Kemudian melakukan pengecekan kembali isi dari koleksi Grey
Literature apakah sudah lengkap dan layak di upload ke Repo.darmajaya,
setelah itu proses pengelolaan dan pendataan koleksi ke repo.darmajaya jika
telah terdata maka pustakawan akan upload koleksi tersebut. Setelah
terupload di web, pustakawan akan mendata kembali untuk di catatat kedalam
katalog kki dan diberikan no.inventaris untuk memudahkan proses temu
kembali.

Berdasarkan hasil penelitian yang dilakukan oleh penulis selama

kegiataan PKL, mulai dari tanggal 08 Febuari 2021 sampai 09 April 2021 di
UPT Perpustakaan IIB Darmajaya, Pengelolaan Koleksi Grey Literature
Berbasis Repository (repo.darmajaya). Masih dalam proses pengembangan
sehingga masih terdapat kekurangan dalam pengolahan, penerapan dan
penyajianya. Pada kenyataan terjadinya penumpukan CD koleksi karya
ilmiah (grey literature) mahasiswa yang belum diupload ke-Repo.darmajaya.
Salah satu faktor penghambat dalam Pengelolaan Koleksi Grey Literature
Adalah kurangnya tenaga SDM untuk melakukan proses Pengelolaan Koleksi
Grey Literature.

Penulisan Tugas Akhir ini bertujuan untuk mengetahui bagaimana

pengelolaan koleksi karya ilmiah berbasis Repository dari awal mahasiswa
menyerahkan koleksi karya ilmiah (grey literature) ke perpustkaan sampai
dengan proses pustakawan mengelola dan mengupload koleksi karya ilmiah
ke sistem website Repo.darmajaya . Berdasarkan Latar Belakang diatas,
maka peneliti tertarik untuk melakukan penelitian dan mengambil judul
“Pengelolaan Koleksi Grey Literature Berbasis Repo.Darmajaya Di UPT
Perpustakaan IIB Darmajaya”.
1.2.Rumusan Masalah

Berdasarkan latar belakang diatas dapat diketahui rumusan masalah yang

akan dibahas oleh penulis, antara lain :
1. Bagaimana Proses Pengelolaan Koleksi Grey Literature Berbasis
Repo.Darmajaya di UPT Perpustakaan IIB Darmajaya ?
2. Kendala apa saja yang ditemukan dalam Pengelolaan Koleksi Grey
Literature Berbasis Repo.Darmajaya di UPT Perpustakaan IIB Darmajaya.