Inventory Customer

INVENTORY TRAINING
FOR HINO FLEET CUSTOMER
"Analisa Stok yang CERMAT,

Bisnis Anda MELAJU SEMAKIN PESAT”
Modul INV-01
Agustus 2018
PT. HINO MOTORS SALES INDONESIA

ASS Training & Development
TS Pyramid Hino Training Division
PT. Hino Motors Sales Indonesia
Daftar Isi…
1. Latar Belakang & Tujuan
2. Stuktur Organisasi & Job Desc
3. Inventory Management
4. Penutup dan Kesimpulan
2 ASS Training & Development

1. a. Latar belakang
 Terbatasnya tempat penyimpanan di Gudang Customer
 Acuan kontrol Stok yang belum Efektif.
 Pemenuhan kebutuhan Spare part dilapangan yang
tidak bisa diprediksi.
1. b. Tujuan
 Efisiensi tempat penyimpanan Spare part di Gudang

Customer.
 Memenuhi Service Rate Minimal 90%
 Bisa Menentukan Stok Ideal untuk memenuhi Kebutuhan

2.a. Struktur Organisasi Spare Part / Logistic Customer
“Bekerjasama dengan service/maintenance agar

kendaraan bisa terpelihara dengan baik”
2.b. Job Description
 Part Manager -> Perencanaan Budget Penggunaan Spare part per Periode
-> Laporan Spare Part ke manajemen (Pemakaian, pembelian, Nilai Stok)
-> Koordinator Stok opname
-> Approval Order pembelian
-> Bertanggung jawab Ketersediaan Spare part kebutuhan Bengkel
 Inventory -> Menjaga Service Rate Minimal 90%

-> Follow Up Pengiriman Spare part dari Supplier/Dealer
-> Mendukung Stok opname
-> Mencatat data Spare part Masuk dan keluar
-> Membuat FORECAST Kebutuhan Spare part
 Warehouse -> Menerima dan mengecek barang dari Dealer / Supplier

-> Menempatkan Spare part pada Lokasi yang telah ditentukan
-> Mengambil Barang sesuai Permintaan / Picking List
-> Mengeluarkan barang sesuai Permintaan menggunakan Packing list/Surat
Jalan

2.c. Flow Pekerjaan
Flow Pembelian Spare Part

2.c. Flow Pekerjaan
Keterangan :
1. Administrasi Inventory mengambil data spare parts kosong/kebutuhan disistem.

2. Procurement membuat permintaan penawaran harga dan mengecek posisi stok Item di Dealer.
3. Dealer membuat Penawaran Harga ke Procurement.
4. Procurement menerima Penawaran Harga dari Dealer.
5. Manager Procurement mengecek Penawaran Harga.
6. Jika Tidak Ok, Procurement meminta Revisi Penawaran Harga.
7. Jika Ok, Procurement membuat PO pembelian Spare Parts ke Dealer.
8. Administrasi Inventory menerima copy PO dari Procurement.
9. Dealer menerima PO dari Procurement.
10. Finance menerima Copy PO dari Procurement.
11. Dealer mengirimkan Spare Parts ke Warehouse (Receiving).
12. Warehouse (Receiving) menerima Spare Parts lengkap dengan Dokumen pengiriman Surat
Jalan dan mengecek item dan kuantitinya.
13. Administrasi Inventory menerima Copy Surat Jalan dari Warehouse (Receiving) yang sudah
ditanda tangani.
14. Administrasi Inventory memasukan data Spare Parts ke sistem (komputer) dengan
mencocokkan dokumen Copy PO dan Surat Jalan.
15. Finance menerima Copy Surat Jalan dari Administrasi Inventory sebagai dasar untuk
pembayaran yang sudah ditanda tangani.
16. Finance menerima dokumen Surat Jalan Asli dan Invoice sebagai tagihan dari Dealer, kemudian
Finance mencocokan dengan Copy Surat Jalan yang diterima dari Administrasi Inventory.

2.c. Flow Pekerjaan
Flow Permintaan dari Workshop / Bengkel (Jika Spare part Tersedia di Warehouse Customer)

2.c. Flow Pekerjaan
Keterangan :
1. Workshop meminta spare parts untuk kebutuhan perbaikan unit kendaraan yg

rusak dengan menggunakan dokumen Copy SPK (Surat Perintah Kerja) dari bengkel.
2. Administrasi Inventory mengecek Data Stok disistem (komputer).
3. Administrasi Inventory mencetak/membuat dokumen picking list untuk pengambilan
spare parts di Warehouse.
4. Out Going menerima dokumen Picking List dan mengambil spare parts di Warehouse
sesuai dengan dokumen Picking List tersebut (Item dan Kuantiti Parts).
5. Proses pengambilan spare parts.
6. Out Going membuat dokumen Surat Jalan pengeluaran/pengiriman spare parts.
7. Finance menerima Copy Surat Jalan dari Out Going.
8. Workshop menerima spare parts dari Out Going.
9. Workshop melakukan penggantian spare parts yang rusak.
10. Workshop menyerahkan/mengembalikan Eks Parts (spare parts bekas) ke warehouse,
secara berkala maksimal 3 bulan sekali, kemudian dicek oleh Finance, (Eks Parts
diberikan name tag dan diaudit oleh Finance secara berkala dan disesuaikan
dengan Surat Jalan).
11. Finish.

2.c. Flow Pekerjaan
Flow Permintaan dari Workshop / Bengkel (Jika Spare part Tidak Tersedia di Warehouse
Customer)

2.c. Flow Pekerjaan
Keterangan :
1. Workshop meminta spare parts untuk kebutuhan perbaikan unit kendaraan yg rusak dengan
menggunakan dokumen Copy SPK.
2. Administrasi Inventory mengecek data disistem komputer.
3. Tidak ada stok, Administrasi Inventory segera membuatkan Emergency Order ke
Procurement.
4. Procurement membuatkan PO pemesanan parts Emergency Order ke Dealer.
5. Manager Procurement menyetujui PO Emergency Order.
6. Jika Tidak OK PO dikembalikan ke Procurement untuk direvisi.
7. Procurement mengirimkan PO yang sudah disetujui.
8. Administrasi Inventory menerima Copy PO dari Procurement.
9. Finance menerima Copy PO dari Procurement.
10. Dealer menerima PO dari Procurement.
11. Dealer mengirimkan spare parts ke Receiving.
12. Warehouse (Receiving) menerima Spare Parts lengkap dengan Dokumen pengiriman Surat
Jalan dan mengecek item dan kuantitinya.
13. Administrasi Inventory menerima Copy Surat Jalan dari Warehouse (Receiving) yang sudah
ditanda tangani.
14. Administrasi Inventory memasukan data Spare Parts ke sistem (komputer) dengan mencocokan
dokumen Copy PO dan Surat Jalan.
15. Finance menerima Copy Surat Jalan dari Administrasi Inventory sebagai dasar untuk
pembayaran yang sudah ditanda tangani.
16. Finance menerima dokumen Surat Jalan Asli dan Invoice sebagai tagihan dari Dealer, kemudian
Finance mencocokan dengan Copy Surat Jalan yang diterima dari Administrasi Inventory.

3.a. Inventory Manajemen
"Pengaturan Persediaan, Sehingga selalu tersedia

Setiap Akan Diperlukan"
3.b. Inventory Manajemen
Over Stock / Kelebihan Stock : Lack Stock / Kekurangan Stock :

Beban bunga bank.
Membutuhkan tempat/space lebih di Service rate turun.
gudang. Operasional Terhambat.
Stock Month tinggi.
Berpengaruh pada Hasil Produksi.
Service Rate naik, Resiko Besar
13 Nilai Total Stok Tinggi (Atock ASS Training & Development
Amount). TS Pyramid Hino Training Division
3.c. Standard Stok
Permintaan Workshop
/ Bengkel :
Jumlah Kendaraan, Milliage,
Interval Penggantian
Standard
Histori Permintaan Stok / Stok
(6 bulan terakhir)
Ideal
Grading Spare Part

3.c. Standard Stok
I. Perhitungan Kebutuhan Spare part Bengkel
Parameter -> Jumlah Unit / Kendaraan yang

beroperasi • Periodic
-> Milleage / Bulan (KM)
-> Jenis Unit / Kendaraan
Maintenance
-> Interval Penggantian • Light Repair
-> Qty minimum
RUMUS :
(Jumlah Unit x Qty Per Unit) x
(Milleage (bulan) / Interval Penggantian)

3.c. Standard Stok
I. Perhitungan Kebutuhan Spare part Bengkel
Contoh -> Jumlah Unit / Kendaraan yang beroperasi: 40 Unit

-> Milleage / Bulan (KM) : 5000 Km/ Bulan
-> Jenis Unit / Kendaraan : FM 260 (NGR)
-> Interval Penggantian : Dibawah
-> Qty Penggantian : Booklet
INTERVAL PENGGANTIAN
Parts
No Item Parts
Berapa harus
Consumption FM260
FM260 (NGR) FM260 (NGR)
(NGR)
1 Engine Oil 20,000 12.7 041001001
2
3
Transmission Oil
Differential Oil
60,000
60,000
13.5
25
S041024414
S041026410
tersedia setiap
bulan???
4 Power Steering Fluid 60,000 4.5 0410721041
5 Brake/Cluth Fluid 60,000 0.3 041101001L
Periodic
6 Oil filter (E/G) 20,000 1 156072190L
Maintenance
7 Oil filter (T/M) 20,000 1 32915LVA10
8 Oil Filter (Diff) 20,000 1 156072060L
9 Fuel Filter bawah 20,000 1 23304JAC70
10 Fuel Filter atas 20,000 1 23414LAA10
11 Air Filter (Out) 50,000 1 17801JAA10
12 Brake Lining Front 60,000 8 04477JAE50
13 Brake Lining Rear 60,000 8 04477JAE60
Light Repair
14 Rivet 60,000 100 90070JHB09
15 Disc clutch 60,000 1 31250LAE90

3.c. Standard Stok
KEBUTUHAN/BUL
INTERVAL PENGGANTIAN
AN
Parts
No Item Parts
Consumption FM260 FM260 (NGR)
FM260 (NGR) FM260 (NGR)
(NGR) 40 Unit
1 Engine Oil 20,000 12.7 041001001 0.6

2 Transmission Oil 60,000 13.5 S041024414 0.2
3 Differential Oil 60,000 25 S041026410 0.4
4 Power Steering Fluid 60,000 4.5 0410721041 15.0
5 Brake/Cluth Fluid 60,000 0.3 041101001L 1.0
Periodic
6 Oil filter (E/G) 20,000 1 156072190L 10.0
Maintenance
7 Oil filter (T/M) 20,000 1 32915LVA10 10.0
8 Oil Filter (Diff) 20,000 1 156072060L 10.0
9 Fuel Filter bawah 20,000 1 23304JAC70 10.0
10 Fuel Filter atas 20,000 1 23414LAA10 10.0
11 Air Filter (Out) 50,000 1 17801JAA10 4.0
12 Brake Lining Front 60,000 8 04477JAE50 27
13 Brake Lining Rear 60,000 8 04477JAE60 27
Light Repair
14 Rivet 60,000 100 90070JHB09 333
15 Disc clutch 60,000 1 31250LAE90 3
3.c. Standard Stok
Grading Spare Part
Kode Pergerakan Deskripsi

1 FAST MOVING Selama 6 bulan terakhir, Setiap bulan ada Permintaan
2 FAST MOVING Selama 6 bulan terakhir, dalam 5 bulan ada Permintaan
3 MEDIUM MOVING Selama 6 bulan terakhir, dalam 3-4 bulan ada Permintaan
4 SLOW MOVING Selama 6 bulan terakhir, dalam 1-2 bulan ada Permintaan
5 NON MOVING Selama 6 bulan terakhir, tidak ada Permintaan
Kode
Pergerakan
WAJIB ADA STOK
1&2 (FORECAST)
3.c. Standard Stok
Contoh Jenis Spare Part berdasar Pergerakannya
Fast Moving Parts
Adalah Spare Parts yang bergerak sangat cepat / sering terpakai Setiap
bulan, antara lain :
- Filter / saringan (bahan bakar, udara, oli) - Oil seal
- Gasket dan Gasket Kit - Brake Lining
- Piston - Disc Clutch
- Ring Piston - V Belt
- Komponen Elektrik (Fuse, Bulb) - Liner
- Bearing
Medium Moving Parts

Spare Parts yang bergerak agak cepat (terpakai sekali 3 - 4bulan dalam 6
bulan terakhir, antara lain adalah :
- Radiator cap - Leaf Spring
- Radiator Hose - Kingpin
- Thermostat - Shock absorber
- Brake shoe - Wiper blade
- Cable speedo - Cylinder Head
- Switch - Coolant pump seal
Slow Moving Parts

Spare Parts yang bergerak, antara lain :
- Crankshaft - Alternator
- Cylinder Block - Radiator
- Weatherstrip - U Bolt
- Bumper - Cover Clutch
- Windshield glass - Meter
TS Pyramid Hino Training Combination
Division
3.c. Standard Stok
History Permintaan 6 Bulan :
STOCK
AMOUNT
(Nilai total Stok)
STOCK
MONTH
(Bulan)
=>

3.c. Standard Stok
Jumlah stok yang kita

punyai digudang dan siap
Stok On
Hand
=> untuk dipakai untuk
memenuhi kebutuhan
workshop.
Rata² Pemakaian 6 Bulan x

Basic Stock => Order Cycle (OC)
=>
frekuensi kita melakukan order.
OC (Order Order sebulan sekali, OC-nya : 1 ; dua
Cycle) bulan sekali OC-nya 2,dan seterusnya
3.c. Standard Stok
Lead Time Bulan x Qty

Lead Time
Stock
=> Rata² Pemakaian 6 Bulan
(Qty Maks Pemakaian 6 Bulan -

Safety Stock => Rata² Qty Pemakaian 6 Bulan) x OC
Max. Stock
=> Basic Stock + Safety Stock + Lead Time

3.c. Standard Stok
Minimum
Stock
=> Safety Stock + Lead Time
Qty yang Max Stock - (Stock On Hand + Out

harus
Disediakan
=> Standing Qty)

3.c. Standard Stok
Contoh perhitungan :
Sebuah perusahaan pemakai kendaraan HINO yaitu PT Setia Hino,
mempunyai data pemakaian spare parts sbb :
Ordering Cycle : 1
Stock on Hand : 48
Pertanyaan :
Lead Time : 2 Bulan Bagaimana cara menghitung Basic
Outstanding Qty : 10 Stock, Safety Stock, Lead Time,
Minimum Stock, Maksimum Stock dan
24
menentukan
ASS Training & Development
order di bulan September?
3.c. Standard Stok
Contoh perhitungan :
Jawab : Basic Stock
Basic Stock = Rata² Pemakaian 6 Bulan x Order Cycle (OC)
= 33 x 1 = 33.
Safety Stock = (Qty Maks Pemakaian 6 Bulan - Rata² Qty Pemakaian 6
Bulan) x OC
= (40 - 33) x 1 = 7.
Lead Time Stock = Lead Time Bulan x Qty Rata² Pemakaian 6 Bulan
= 2 x 33 = 66.
Minimum Stock = Safety Stock + Lead Time
= 7 + 66 = 73.
MaksimumStock = Basic Stock + Safety Stock + Lead Time
= 33 + 7 + 66 = 106.
Jumlah Yang harus di Order = Max Stock - (Stock On Hand + Out Standing Qty)
Jumlah yang harus dipesan pada bulan Agustus : 106 - (48 + 10) = 48
Spare Parts Division
Dealer Dev. & Training Dept


Inventory Customer

Diunggah oleh

Informasi Dokumen

Deskripsi Asli:

Judul Asli

Hak Cipta

Format Tersedia

Bagikan dokumen Ini

Bagikan atau Tanam Dokumen

Opsi Berbagi

Apakah menurut Anda dokumen ini bermanfaat?

Apakah konten ini tidak pantas?

Hak Cipta:

Format Tersedia

Inventory Customer

Diunggah oleh

Hak Cipta:

Format Tersedia

INVENTORY TRAINING

FOR HINO FLEET CUSTOMER

"Analisa Stok yang CERMAT,

PT. HINO MOTORS SALES INDONESIA

2 ASS Training & Development

 Efisiensi tempat penyimpanan Spare part di Gudang

3 ASS Training & Development

“Bekerjasama dengan service/maintenance agar

 Inventory -> Menjaga Service Rate Minimal 90%

 Warehouse -> Menerima dan mengecek barang dari Dealer / Supplier

5 ASS Training & Development

6 ASS Training & Development

1. Administrasi Inventory mengambil data spare parts kosong/kebutuhan disistem.

7 ASS Training & Development

8 ASS Training & Development

1. Workshop meminta spare parts untuk kebutuhan perbaikan unit kendaraan yg

9 ASS Training & Development

10 ASS Training & Development

11 ASS Training & Development

"Pengaturan Persediaan, Sehingga selalu tersedia

Over Stock / Kelebihan Stock : Lack Stock / Kekurangan Stock :

14 ASS Training & Development

Parameter -> Jumlah Unit / Kendaraan yang

15 ASS Training & Development

Contoh -> Jumlah Unit / Kendaraan yang beroperasi: 40 Unit

16 ASS Training & Development

1 Engine Oil 20,000 12.7 041001001 0.6

Kode Pergerakan Deskripsi

Medium Moving Parts

Slow Moving Parts

20 ASS Training & Development

Jumlah stok yang kita

Rata² Pemakaian 6 Bulan x

Lead Time Bulan x Qty

(Qty Maks Pemakaian 6 Bulan -

22 ASS Training & Development

Qty yang Max Stock - (Stock On Hand + Out

23 ASS Training & Development

26 ASS Training & Development

Anda mungkin juga menyukai