TECHNOLOGIC, VOLUME 10, NOMOR 1 Juni 2019

Politeknik Manufaktur Astra

PERBAIKAN SISTEM KONTROL PADA BUFFER STOCK

MACHINERY UNTUK MENGOPTIMALKAN PENYIMPANAN PART DAN
TOOL DI PT. DENSO INDONESIA
Khairiyyah Azatil Ismah1, Nensi Yuselin2
Program Studi Teknik Produksi dan Proses Manufaktur. Politeknik Manufaktur Astra
Jl. Gaya Motor Raya No.8, Sunter II, Jakarta Utara 14330
E-mail: kazatil61@gmail.com1, nensi.yuselin@polman.astra.ac.id2

Abstrak--Divisi Machinery menyimpan parts dan tools yang fast moving, tempat penyimpanan tersebut
dinamakan Buffer Stock. Produk yang disimpan bertujuan untuk memenuhi pesanan rutin dari divisi Part and
Tool Inventory Control (PTIC). Yang terjadi saat ini, pesanan dari divisi PTIC sunter plant yang disimpan oleh
divisi Machinery sudah tidak optimal lagi, karena 516 type dari 668 type produk yang disimpan dalam satu
tahun hanya mengalami transaksi pengambilan tidak lebih dari tiga kali, sedangkan standart yang
diperbolehkan dalam satu tahun minimal ada empat kali pengambilan. Oleh karena itu penulis melakukan
perbaikan untuk mengoptimalisasikan jumlah produk sunter plant yang disimpan. Dengan cara memperbaiki
sistem manajeman agar part dan tool yang disimpan sesuai standar yang ada. Setelah melakukan perbaikan
hasil yang didapatkan adalah berkurangnya area penyimpanan sebanyak 482 item atau type.
Kata Kunci : Maksimum dan Minimum Stok, Fastmoving dan Slowmoving, Sistem Kontrol.

I. PENDAHULUAN Divisi Machinery menyimpan parts dan tools

1.1. Latar Belakang
PT. Denso Indonesia adalah perusahaan yang
bergerak dibidang manufaktur komponen otomotif.
Perusahaan ini memiliki 3 lokasi pabrik, yaitu Denso
Sunter Plant yang memproduksi komponen Power
Train, yang kedua adalah Bekasi Plant yang
memproduksi komponen Thermal Control, dan Fajar
Plant yang memproduksi komponen Engine Control
Unit (ECU).
PT. Denso Indonesia terdiri dari beberapa
direktorat yang mendukung jalannya proses produksi,
salah satu direktorat tersebut adalah production center
dan didalamnya terdapat beberapa divisi yaitu
Machinery, Die Maintenance dan Production Center.
Divisi Machinery memiliki dua seksi utama yaitu
seksi Fabrikasi dan Die Maintenance. Bagian
Fabrikasi bertugas membuat jig, dies, tools dan mesin
yang dibutuhkan oleh produksi. Untuk memenuhi
semua kebutuhan produksi dari sunter plant, bekasi
plant, dan fajar plant divisi Machinery membaginya
atas dua pekerjaan diantaranya pekerjaan rutin dan non
rutin. Pekerjaan rutin mencangkup pembuatan parts
dan tools, pekerjaan non rutin mencangkup pembuatan
atau perbaikan jig, die, dan mesin.
yang fast moving, tempat penyimpanan tersebut
dinamakan Buffer Stock. Produk yang disimpan
bertujuan untuk memenuhi pesanan rutin dari divisi
Part and Tool Inventory Control (PTIC)
Yang terjadi saat ini, pesanan dari divisi PTIC
sunter plant yang disimpan sudah tidak optimal lagi,
karena 516 type dari 668 type produk yang disimpan
dalam satu tahun hanya mengalami transaksi
pengambilan tidak lebih dari tiga kali, sedangkan
standart yang diperbolehkan dalam satu tahun minimal
ada tiga kali pengambilan. Oleh karena itu penulis
melakukan perbaikan sistem penyimpanan part dan
tool pada buffer stock agar penyimpanan sesuai
standart.
1.2. Perumusan Masalah
Rumusan masalah yang didapatkan oleh penulis
adalah, Bagaimana cara memperbaiki sistem kontrol
pada buffer stock machinery sehingga part dan tool
yang disimpan bisa optimal?
1.3. Pembatasan Masalah
Agar tidak terjadinya pembahasan yang terlalu
meluas, penulis membuat beberapa pembatasan pada
masalah yang diangkat, yaitu:

1
 TECHNOLOGIC, VOLUME 10, NOMOR 1
Politeknik Manufaktur Astra
a. Penulis hanya terfokus pada parts dan tools
sunter plant
b. Penulis akan lebih terfokus pada lead time part
dan tools bekasi plant
c. Penulis akan lebih terfokus pada order quantity
dan order point
1.4. Tujuan dan Manfaat
1.4.1. Tujuan
Tujuan dilakukan perbaikan ini adalah untuk
mengetahui cara memperbaiki sistem kontrol guna
mengoptimalkan penyimpanan part dan tool pada
buffer stock machinery, menstandarisasikan
penyimpanan dalam satu box, mengurangi waktu
pencariaan stock card dan mengurangi waktu
pencariaan part dan tool pada buffer stock machinery.
1.4.2. Manfaat
Parts dan tools yang disimpan adalah parts dan
tools yang sering dipesan.
II. LANDASAN TEORI
2.1. Manajemen Persediaan
Pengendalian persediaan merupakan fungsi
manajerial yang sangat penting, karena persedaan
phisik banyak perusahaan banyak melibatkan investasi
rupiah terbesar dalam pos aktiva lancar. Bila
perusahaan menanamkan terlalu banyak dananya
dalam persediaan, menyebabkan biaya penyimpanan
yang berlebihan, dan memungkinkan mempunyai
“opportunity cost” (dana dapat ditanamkan dalam
investasi yang lebih menguntungkan). Demikian pula,
bila perusahaan tidak mempunyai persediaan yang
mencukupi, dapat mengakibatkan biaya-biaya dari
terjadinya kekurangan bahan.
Sistem persediaan adalah serangkaian
kebijaksanaan dan pengendalian yang memonitor
tingkat persediaan dan menentukan tingkat persediaan
yang harus dijaga, kapan persediaan harus diisi, dan
berapa besar pesanaan yang harus dilakukan. Sistem
ini bertujuan menetapkan dan menjamin tersedianya
sumberdaya yang tepat, dalam kuantitas yang tepat
dan pada waktu yang tepat. Atau dengan kata lain,
sistem dan model persediaan bertujuan untuk
meminimumkan biaya total melalui penentuan apa,
berapa dan kapan pesanan dilakukan secara optimal.
2.2. Definisi Persediaan (Inventory)
Definisi persediaan (inventory) adalah item atau
material yang dipakai oleh suatu organisasi atau
2
Juni 2019
perusahaan untuk menjalankan bisnisnya. Jika
perusahaan tersebut memproduksi suatu barang atau
jasa maka material tersebut digunakan untuk
mendukung atau menyediakan kebutuhan produksi.
Definisi dari inventory yang lain secara umum adalah
sebagai berikut:
a. Suatu item yang disimpan untuk memenuhi
kebutuhan yang akan datang.
b. Suatu item yang harus ditentukan kapan
harus dibutuhkan.
c. Suatu item yang harus ditentukan berapa
banyak yang harus dibutuhkan.
d. Suatu item dengan seberapa jauh harus di-
maintain.
2.3. Metode Pengendalian Persediaan
Metode pengendalian persediaan adalah
berbeda-beda, terutama dalam hal kehati-hatian dan
biaya yang akan dikeluarkan. Beberapa metode
pengendalian bahan baku antara lain :
2.3.1. Metode Siklus Pemesanan (Order
Cycling Methode)
Metode ini dilakukan dengan memeriksa secara
periodic keadaan kuantitas setiap jenis atau golongan
persediaan yang ada. Jenis bahan yang bernilai tinggi
dan jenis bahan yang merupkan unsur utama dalam
operasi yang normal, biasanya memerlukan siklus
peninjauan dalam jangka pendek. Sedangkan untuk
jenis bahan yang bernilai rendah dan bersifat tidak
rawan, umumnya siklus peninjauan lebih panjang,
karena bahan-bahan ini akan dipesan dalam jumlah
besar dan kekurangan bahan tidak akan menimbulkan
banyak biaya.
2.3.2. Metode Two-Bin
Dalam metode Two-Bin persediaan bahan baku
dipisahkan ke dalam dua tempat penyimpanan.
Prosedur pelaksanaan metode ini adalah apabila
tempat penyimpanan kuantititas bahan baku yang
pertama sudah habis, maka tempat penyimpanan yang
kedua baru dibuka, pada saat tempat penyimpanan
yang kedua ini digunakan perusahaan harus segera
melakukan pemesanan barang kembali.
2.3.3. Metode Just-In-Time
Metode Just In Time menekankan penghematan
investasi pada persediaan bahan baku dan
penghematan biaya penyimpanan, yang dilakukan
dengan meminimumkan persediaan bahan baku atau
bahkan yang paling ekstrim adalah tanpa persediaan
bahan baku sama sekali, apabila hendak melakukan
 TECHNOLOGIC, VOLUME 10, NOMOR 1
Politeknik Manufaktur Astra
produksi baru melakukan pemesanan. Prosedur ini
memerlukan koordinasi yang baik dengan pemasok
sehingga bahan baku dapat tiba pada waktunya.
2.3.4. Metode Rencana ABC (ABC Plan)
Di dalam metode ABC semua jenis bahan baku
dikelompokkan kedalam 3 kelas atau kelompok, yaitu
kelompok A yang merupakan bahan baku yang
penting dan nilainya cukup tinggi, kelompok B
merupakan jenis bahan baku yang tidak terlalu
penting, dan nilainya cukup tinggi, serta kelompok C
yang merupakan bahan baku yang tidak penting dan
tidak bernilai tinggi.
2.3.5. Metode Economic Order
Quantity (EOQ)
Metode EOQ adalah jumlah pesanan yang dapat
meminimumkan total biaya persediaan, pembelian
yang optimal. Untuk mencari berapa total bahan yang
tetap untuk dibeli dalam setiap kali pembelian untuk
menutup kebutuhan selama satu periode.
Model EOQ biasa digunakan untuk menentukan
kuantitas pesanan persediaan yang meminimumkan
biaya langsung penyimpanan persediaan dan biaya
kebalikannya (inverse cost) pemesanan persediaan.
Kebijakan-kebijakan EOQ adalah menjamin
ketersediaan bahan baku yang tersedia untuk
kelancaran proses produksi sehingga tidak terjadi
kelebihan persediaan atau kekurangan persediaan dan
meminimalkan biaya yang dikeluarkan oleh
perusahaan sehubungan dengan proses produksi
tersebut, maka tindakan yang perlu dilakukan adalah
menentu-kan Economic Order
Quantity (EOQ), Safety Stock, Reorder Point (ROP).
2.3.6. Metode Min-Max
Dalam Metode ini, kuantitas maksimum dan
minimum untuk setiap jenis bahan baku sudah
ditentukan. Tingkatan minimum merupakan marjin
pengaman yang diperlukan untuk mencegah terjadinya
kekurangan bahan baku, dan tingkat minimum ini
sekaligus merupakan titik untuk melakukan
pemesanan kembali, dimana kuantitas bahan baku
yang dipesan adalah sebesar kebutuhan untuk
menjadikan persediaan pada tingkat yang maksimum.
Pelaksanaan metode Min-Max ini didasarkan pada
observasi fisik atau melalui pencatatan dalam system
akuntansi. Menurut Indrajit dan Djokopranoto (2011)
perhitungannya adalah sebagai berikut:
A. Persediaan Pengaman (Safety Stock)
Safety Stock = (Pemakaian Maksimum – T) x C
3
Juni 2019
Keterangan:
T = Pemakaian barang rata-rata per periode
(ton/meter/liter)
C = Lead Time (bulan)
B. Persediaan Minimum (Minimum Inventory)
Minimum Inventory = (T x C) + R
Keterangan:
T = Pemakaian barang rata-rata per periode
(ton/meter/liter)
C = Lead Time (bulan)
R = Safety Stock (ton)
C. Persediaan Maksimum (Maximum Inventory)
Maximum Inventory = (2 (T x C))+R
Keterangan:
T = Pemakaian barang rata-rata per periode
(ton/meter/liter)
C = Lead Time (bulan)
D. Tingkat Pemesanan Persediaan Kembali
Q = Max - Min
Keterangan:
Q = Tingkat pemesanan persediaan kembali
(ton/meter/liter)
Max = Persediaan Maksimum (ton/meter/liter)
Min = Persediaan Minimum (ton/meter/liter)
2.4. Pengertian Microsoft Access
Microsoft Office Access adalah sebuah
program aplikasi basis data computer relasional yang
ditujukan untuk kalangan rumahan dan perusahaan
kecil hingga menengah. Aplikasi ini merupakan
anggota dari beberapa aplikasi Microsoft Office,
selain tentunya Microsoft Word, Microsoft Excel, dan
Microsoft Powerpoint. Aplikasi ini menggunakan
mesin basis data Microsoft Jet Database Engine, dan
juga menggunakan tampilan grafis yang intuitif
sehingga memudahkan pengguna.
Microsoft Access dapat menggunakan data yang
disimpan di dalam format Microsoft Access,
Microsoft Jet Database Engine, Microsoft SQL
Server, Oracle Database, atau semua kontainer basis
data yang mendukung standar ODBC. Para
pengguna/programmer yang mahir dapat
menggunakannya untuk mengembangkan perangkat
 TECHNOLOGIC, VOLUME 10, NOMOR 1 Juni 2019
Politeknik Manufaktur Astra
lunak aplikasi yang kompleks, sementara 3.2. Pengenalan Area Buffer Stock
para programmer yang kurang mahir dapat
menggunakannya untuk mengembangkan perangkat Luas area buffer stock adalah 5820 X 3100 mm
lunak aplikasi yang sederhana. Access juga dari total luas area machinery 47600 X 37500 mm.
mendukung teknik-teknik pemrograman berorientasi Didalam area ini terdapat 2 rak yang saling bertolak
objek, tetapi tidak dapat digolongkan ke dalam belakang, 1 rak memiliki 6 tingkat yang dapat
perangkat bantu pemrograman berorientasi objek menampung 36 box. Disampingnya terdapat 2 rak
yang saling bertolak belakang, 1 rak memiliki 4
2.4.1. Fungsi Microsoft Access tingkat yang dapat menampung 24 box jika ditotalkan
4 rak dapat menampung 120 box namun, saat ini 4 rak
Fungsi microsoft access:
tersebut menampung 142 box. Rak tersebut
a. Untuk membuat database (basis data) menyimpan produk finish good dari pesanan part and
b. Untuk membuat program aplikasi persediaan tool inventory control bekasi plant. Produk finish good
barang yang disimpan ada yang fast moving dan ada juga yang
c. Untuk membuat program aplikasi gaji slow moving.
pegawai
d. Untuk membuat program aplikasi kehadiran

III. PENGUMPULAN DATA

3.1. Pengenalan Buffer Stock

Buffer Stock adalah tempat persediaan parts dan

tools yang rutin dipesan oleh divisi part and tool
inventory control (PTIC), parts dan tools yang Gambar 3. 2 Layout Buffer Stock
disimpan ada yang diproses setengah jadi dan ada juga
yang diproses secara penuh. Kriteria parts dan tools
3.3. Diagram Alir Part dan Tool Pada Buffer
yang disimpan harus ada pemesanan minimal tiga
bulan satu kali (Fast Moving) dan hasil inspection nya Stock
harus ok. Berikut adalah grafik part dan tool yang
dipesan berdasarkan kriteria penyimpanan : Tabel 3.1 Diagram Alir Part dan Tool Pada
Buffer Stock
User Business Control Machining Inspection

Order List Process

OK
Check Stock NG
Check
Dimension
NO

Registrasi OK

Kotei & Nitei

+ Drawing

Check Qty
Order
Gambar 3. 1 Total Part dan Tool Yang Dipesan REST

Berdasarkan Kriteria Penyimpanan Stock In

Stock Out
Total part dan tool yang dipesan oleh divisi part
and tool inventory control (PTIC) yaitu sebanyak 1525 Receive Delivery

type.
Closing Order

Dari diagram alir diatas dapat dilihat bahwa part

dan tool akan keluar dari buffer stock jika ada pesanan

4
 TECHNOLOGIC, VOLUME 10, NOMOR 1
dari user. Dan dilanjutkan ke proses pengecekan stock
jika part dan tool yang dipesan tidak berada di buffer
stock maka bagian business control akan melanjutkan
orderan kebagian registrasi. Bagian registrasi akan
menuliskan pesanan yang diminta oleh user, namun
jumlahnya akan dilebihkan untuk disimpan.
3.4. Tipe Polybox Yang Ada di Buffer Stock
Penyimpanan produk di buffer stock machinery
menggunakan polybox yang sudah ditentukan,
kemudian disusun secara rapih pada rak yang telah
dipisah berdasarkan pemesannya. Sebelum disusun
pada rak, polybox tersebut diberi label identitas.
Keadaan sekarang ada tempat penyimpanan yang tidak
seharusnya digunakan.
Tabel 3.2 Jenis Tempat Penyimpanan
No Nama Gambar Panjang Lebar Tinggi
1 BOX 260 mm 180 mm 100 mm
2 DUS 325 mm 155 mm 12 mm
Tempat penyimpanan yang tidak seharusnya ada
tetap tersusun didalam rak, namun penempatannya
berada di atas rak yang seharusnya tidak ada barang.
Gambar 3.3 Penempatan Tempat Penyimpanan
3.5. Alat Kontol di Buffer Stock
3.5.1 Stock Card
Stock Card adalah alat yang mendasar dalam
pengelola suatu inventory namun sangat penting.
Fungsi stock card pada buffer stock machinery untuk
mencatat pergerakan keluar atau masuk inventory dan
digunakan untuk meng-update data inventory yang
berada pada komputer. Jadi, stock card bisa berada di
area buffer stock (didalam box) dan bisa juga berada di
area komputer. Berikut adalah contoh stock card yang
dimiliki machinery :
Juni 2019
Politeknik Manufaktur Astra
Gambar 3.4 Stock Card
3.5.2 Sistem Pada Microsoft Excel
Sistem yang berada pada microsoft excel adalah
alat kontrol yang berfungsi untuk menyimpan semua
data part dan tool yang berada pada buffer stock serta
terdapat jumlah aktual part yang berada pada buffer
Jumlah stock jadi data pada sistem ini juga harus selalu di
update agar memudahkan penanggung jawab dalam
mencari data yang berada pada buffer stock berikut
127 BOX
adalah sistem yang digunakan untuk inventory pada
buffer stock :
15 DUS
Gambar 3.5 Tampilan ms. excel
Kelemahan dari sistem ms.excel :
1. Kemungkinan data hilang cukup besar
2. Tidak ada history mutasi sehingga tidak dapat
memastikan transaksi berhasil atau tidak
3. Kemungkinan data dirubah oleh siapapun besar
4. Tidak bisa sebagai alat kontrol untuk mengetahui
usia part & tool
5. Tidak bisa sebagai alat kontrol untuk mengetahui
part & tool yang kurang atau berlebihan
jumlahnya.
3.5.3 Produk di Buffer Stock
Jumlah parts dan tools yang disimpan untuk
bekasi plant ada 668 type yang diletakkan didalam 142
box, dengan total harta Rp 329,338,704/type. Dari 668
type part bekasi plant yang disimpan di buffer stock
terdapat 14 type yang disimpan dalam dua polybox
yang berbeda. Dan dari 668 type tersebut ada beberapa
5
 TECHNOLOGIC, VOLUME 10, NOMOR 1 Juni 2019
Politeknik Manufaktur Astra
yang tidak layak disimpan karena tidak sesuai dengan 4.2 Analisa Sebab Akibat
syarat penyimpanan. Berikut kriteria produk yang
boleh disimpan dan yang tidak boleh disimpan : Langkah selanjutnya adalah analisa terhadap
faktor penyebab utama terhadap masalah stock tidak
Tabel 3.3 Persyaratan Produk yang Disimpan di optimal. Pada tahapan ini penulis menggunakan
Buffer Stock Machinery Fishbone Diagram untuk mencari akar masalah yang
sebenarnya.
No Kriteria Definisi Keterangan
1 Fast Moving Produk yang mengalami mutasi out min 1 tahun 4 kali Disimpan Metode

2 Slow Moving Produk yang mengalami mutasi out max 1 tahun 3 kali Tidak disimpan Tidak dapat melihat usia
produk yang disimpan
4
Tidak ada alat kontrol yang mendukung
3 Dead Stock Tidak ada mutasi out pada produk selama 3 tahun Tidak disimpan untuk mengetahui usia produk

Part & Tool yang sudah slow moving sulit dilihat

Dari Persyaratan yang terdapat pada tabel diatas Tidak alat kontrol yang mendukung untuk mengetahui
kebutuhan buffer stock secara jumlah pcs

Jumlah part yang

Stock card digunakan

berikut adalah diagram yang menunjukan 6

Tidak ada standar
untuk dua alat kontrol
5
Tidak ada alat bantu
dibutuhkan tidak terlihat
Tidak ada pemberitahuan berapa pcs
yang dibutuhkan buffer stock
penyimpanan dalam box Stock card berada untuk mengupdate

pengelompokan type part dan tool plant berdasarkan Stock card terlalu banyak
di area komputer

Stock card tidak diisi

data dikomputer
Stock card digunakan
untuk update data 2
Tidak tau berapa pcs yang
dibutuhkan untuk setiap type

Banyak type didalam box

kriteria pengiriman; Sulit untuk mencari stock card

dikomputer
Stock card tidak ada didalam
box penyimpanan
Tidak ada batas max&min
penyimpanan

Tidak ada tindakan untuk part &

Pengambilan/peletakan
produk tidak terrecord tool yang sudah slow moving
1
Tidak ada perencanaan untuk part & tool
yang sudah slow moving
Part & tool yang slow moving masih disimpan

Stock Tidak Optimal

Gambar 4.1 Fish Bone Diagram

4.3 Rencana Perbaikan

Setelah melakukan analisa terhadap masalah yang
terjadi, berikut adalah rencana perbaikan yang akan
diimplementasikan pada buffer stock machinery :

1. Part & tool yang sudah slow moving masih

Gambar 3.6 Pengelompokan type di buffer stock disimpan, karena tidak ada perencanaan
berdasarkan kriteria penyimpanan untuk part & tool yang sudah slow moving.
Membuat perencanaan untuk part & tool
IV. ANALISA DAN PENGOLAHAN DATA
yang sudah slow moving.
2. Tidak tau berapa pcs part & tool yang harus
4.1. Analisa Kondisi yang Ada
disimpan , karena tidak ada batas maksimum
Berdasarkan keadaan yang terdapat di buffer dan minimum penyimpanan. Membuat batas
stock penulis menganalisa kondisi-kondisi yang tidak maksimum dan minimum penyimpanan.
sesuai dengan standar yang ada, dan didapatkan 3. Tidak tau berapa pcs part & tool yang harus
kondisi upnormal seperti yang tertera pada tabel disimpan, karena tidak ada alat kontrol untuk
berikut : mengetahui kebutuhan stock secara jumlah.
Membuat alat kontrol.
Tabel 4. 1 Analisa Kondisi Stock Tidak Optimal 4. Sulit untuk melihat part yang sudah slow
moving, karena kondisi sekarang untuk
No Factor Standard Actual
Tidak semua part & tool
Why 1 Eva
mengetahui usia dari setiap part harus dicari
yang disimpan adalah Part & tool yang
produk yang fast moving slow moving masih
satu persatu transaksi terakhirnya. Membuat
X

Part & tool yang

disimpan sistem kontrol yang dapat menginfokan jika
disimpan adalah produk part & tool tersebut sudah slow moving.
yang fast moving
Part & tool yang 5. Part & tool yang diletakkan atau diambil dari
sudah slow moving X
1 Methode sulit dilihat buffer stock dicatat pada stock card dan stock
Tidak tau berapa pcs
card seharusnya selalu ada didalam box,
Stock In berdasarkan Stock In berdasarkan
kebutuhan buffer stock orderan user
yang dibutuhkan
untuk setiap type
X namun stock card digunakan juga untuk
Pengambilan/
mengupdate data dikomputer, sehingga ada
Data pada stock card Data pada stock card
dan fisik barang sama dan fisik barang beda
peletakan part & tool X data yang tidak terrecord karena tidak ada alat
tidak terrecord

Ada rak penyimpanan

bantu lain untuk mengupdate data
dikomputer. Membuat alat bantu untuk
Ada rak penyimpanan O mengupdate data dikomputer.

2 Tool
Ada stock card
6
Ada stock card O

Ada komputer Ada komputer O

 TECHNOLOGIC, VOLUME 10, NOMOR 1 Juni 2019
Politeknik Manufaktur Astra
6. Setiap part & tool memiliki satu stock card. 3. Recycle : Part & tool yang sudah tidak dapat
Part & tool yang tersimpan didalam box di reduce dan reuse lagi akan di scrub.
sangat banyak, sehingga yang mengambil
atau meletakkan part & tool tidak mencatat 4.4.2 Membuat Batas Minimun dan
data transaksinya pada stock card karena Maksimum Penyimpanan
kesulitan untuk mencari part & tool tersebut.
Untuk mengoptimalkan penyimpanan yang ada
Membuat standar penyimpanan didalam box.
pada setiap type fastmoving yang disimpan diberi
4.4 Langkah Perbaikan batas maksimum dan batas minimum.

4.4.1 Membuat Perencanaan Untuk Part & Tabel 4.2 Batas Minimum dan Maksimum
Tool yang Sudah Slow Moving NO PART_NAME Penyimpanan
TYPE PART_NO
RATA-RATA MAX LT/ SAFETY MIN MAX
PESANAN PESANAN MONTH STOCK STOCK STOCK
1 CHUCKING COLLET E 5107 400-910-186 20 50 1 30 50 70
2 CHUCKING COLLET E 5108 400-910-187 90 100 1 10 100 190
Berdasarkan hasil rekapan pesanan sebanyak 3 3 REACH DIE D 0142 400-910-009 60 100 1 40 100 160
4 REACH DIE D 0144 400-910-010 42 60 1 18 60 102
tahun kebelakang ditemukan 516 type yang slow 5 REACH DIE D 0218 400-910-012 20 40 1 20 40 60
moving. Perencanaan yang dibuat untuk part & tool 6
7
REACH DIE
REACH DIE
D 5227
D 5259
400-910-063
400-911-392
15
15
30
30
1
1
15
15
30
30
45
45
tersebut adalah ; 8 REACH DIE D 5270 400-910-317 10 20 1 10 20 30
9 HEX DIE D 5204 400-910-014 75 75 1 0 75 150
10 HEX DIE D 5205 400-910-015 50 100 1 50 100 150
4.4.1.1 Alokasi Rak Part & Tool Slow Moving
Tabel diatas adalah beberapa contoh hasil
Kondisi part slow moving dan fast moving perhitungan batas maksimum dan batas minumum
yang berada pada tempat penyimpanan yang sama penyimpanan pada setiap type nya. Perhitungan ini
akan sulit di kontrol, karena secara kasatmata tidak dilakukan sesuai dengan rumus yang terdapat di BAB
akan terlihat antara part yang sudah slow moving dan II. Dengan lead time 1 bulan.
yang masih fast moving. Jadi, dilakukan alokasi rak.
Berikut adalah layout buffer stock selama masa 4.4.3 Membuat Alat Kontrol Untuk
perbaikan ; Mengetahui Kebutuhan Stock Secara
Jumlah & Untuk Mengetahui Usia Part
& Tool

Berdasarkan kelemahan pada sistem ms.excel

sebelumnya akan digunakan sebagai acuan untuk
perbaikan. Alat kontrol yang dibuat adalah sistem
yang diharapkan dapat memberi peringatan jika ada
yang upnormal. Dalam perbaikan ini sistem yang
digunakan adalah ms.access.

Gambar 4.2 Layout Buffer Stock 4.4.3.1 Merancang Aplikasi

4.4.1.2 Tindakan 3R (Reduce, Reuse, Recycle)
Setelah melakukan alokasi, perencanaan untuk
part & tool slowmoving adalah melakukan 3R, berikut
adalah 3R yang dilakukan ;
Rancang aplikasi ini berupa semua flow chart
aplikasi yang akan dibuat, baik berupa menu utama,
login, form input, notifikasi, dan lain-lain. Berikut
flow chart aplikasi yang dibuat :
Open

1. Reduce : Stock part & tool Searching no.box &

stock terakhir
Print stock low

slowmoving yang dipesan segera di keluarkan Login

Fom stock low

dari buffer stock

User Admin

Search Search
2. Reuse : Merubah Part & tool Input qty
Look history
mutation
Look stock
min
Look stock
max
Look slow
moving
Look history
mutation
Look stock
min
Look stock
max
Look slow
moving
Setting
login

Fom input
slowmoving ke part & tool yang fastmoving, all data

Jika bentuk nya hampir sama dan dapat

dirubah Gambar 4.3 Flow Chart Aplikasi

7
 TECHNOLOGIC, VOLUME 10, NOMOR 1 Juni 2019
Politeknik Manufaktur Astra
Sesuai dengan flow chart yang telah di pencarian stock card sulit, box tidak bisa ditutup
rencanakan penulis membuat aplikasi berbasis karena terlalu penuh. Berikut adalah kondisi box yang
microsoft access. ada ;

Tabel 4.3 Sistem Kontrol Microsoft Access

Gambar 4.5 Box yang Menampung 8 type part/tool

Dengan kondisi yang ada, penulis membuat

4.4.4 Membuat Alat Bantu Untuk Meng- standart penyimpanan part/tool dalam satu box.
update Data di Komputer Perencanaan ini dengan memperhatikan ukuran box,
ukuran part/tool dan jumlah maksimal part/tool yang
Stock card memiliki fungsi untuk mencatat harus disimpan. Berikut adalah ukuran box ;
pergerakan transaksi keluar masuk setiap part/tool.
Untuk peletakan stock card seharusnya selalu ada Tabel 4.4 Ukuran Box
didalam box bersama fisik part/tool, namun keadaan Box Panjang (mm) Lebar (mm) Tinggi (mm)
sesungguhnya stock card dibawa keluar box atau ke
area komputer sebagai alat bantu untuk mengupdate 260 180 100
data dikomputer. Keadaan seperti itu menimbulkan
perbedaan data antara fisik part/tool dengan data.
Karena begitu dibuatkan alat bantu lain berupa bon
transaksi. Bon transaksi ini sebagai tanda bukti Berikut adalah rata – rata ukuran dari setiap jenis
pengambilan dan peletakkan part kedalam buffer part/tool ;
stock. Berikut adalah format bon transaksi yang dibuat
; Tabel 4.5 Ukuran Rata – rata Part dan Tool
No Part/type Name Panjang (mm) Tebal (mm) Diameter (Ø)
BON TRANSAKSI TOOL BUFFER STOCK
Tanggal : 1 Chucking Collet 79.7 22
NO NAMA PART TYPE IN OUT STOCK ACT BOX
2 Reach Die 22.7 51
3 Item Die 19.3 46.3
4 Die Insert 41.5 41.2
5 Cutting Bite 70 8
6 Punch Pin 67.5 19
Business Ctr FRM / LDR Pengambil
7 EE Plate 6 67
8 Punch 118 15
9 Punch Sleeve 110 39

Gambar 4.4 Bon Transaksi Dengan data ukuran yang tercantum diatas dan
dilengkapi dengan maksimal penyimpanan dapat di
4.4.5 Membuat Standar Penyimpanan standarkan penyimpanan dalam 1 box adalah 1 s/d 4
Dalam Box type.
Setiap satu type part/tool memiliki satu stock 4.5 Evaluasi Hasil Perbaikan
card. Kondisi yang ada sekarang dalam satu box
terdapat 1 s/d 8 type part/tool. Kondisi box yang Setelah dilakukan perbaikan, maka langkah
menampung part/tool sebanyak 8 type menimbulkan selanjutnya adalah evaluasi hasil perbaikan untuk
dampak negatif yaitu; pencarian part/tool sulit, mengetahui perbaikan yang telah dilakukan.

8
 TECHNOLOGIC, VOLUME 10, NOMOR 1 Juni 2019
Politeknik Manufaktur Astra
4.5.1 Perbandingan Luas Area Sebelum dan pada bulan mei 2016. Berikut hasil rata-rata
Sesudah Perbaikan pengukuran waktu yang dilakukan ;
Dari hasil perbaikan didapatkan luas area yang Tabel 4.7 Selisih Waktu Pengolahan Data Stock Part
optimal digunakan adalah ; dan Tool
Sampling Waktu (s) Rata- rata
Alat
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 Waktu (s)
Ms. Excel 8,4 8,5 8,3 8,4 7,9 8,1 8,3 8,5 8,1 7,9 8,2
Tabel 4.6 Luas Area Sebelum dan Sesudah Perbaikan Ms.Access 3,7 3,2 3,3 2,9 3,1 2,9 2,7 3,4 3,1 3,3 3,2
Selisih Waktu (s) 5,1
Luas Area Sebelum Luas Area Setelah Selisih Luas Area
Perbaikan (mm) Perbaikan (mm) (mm)
582,0 x 229,0 413,0 x 149,0 169,0 x 80,0 Dari hasil tabel analisa diatas didapatkan rata -
rata pengurangan waktu untuk pengolahan data stock
part dan tool sebanyak 5,1 detik.
Luas area dikatakan optimal karena part dan tool
yang disimpan adalah part dan tool yang slowmoving. 4.5.3 Waktu Pengolahan Data Usia Part dan
Dari empat rak yang digunakan untuk plant 1 sekarang Tool yang di Simpan Setelah Perbaikan
menjadi 2 rak yang digunakan untuk penyimpanan
part dan tool yang slowmoving. Berikut adalah layout Dengan perbaikan aplikasi yang dibuat,
sebelum dan sesudah perbaikan ; memudahkan admin untuk mencari part dan tool yang
sudah tidak mengalami transaksi keluar dan
mengurangi waktu pengolahan data, karena
sebelumnya untuk mendapatkan data tersebut harus
dicari secara satu persatu dari transaksi pengiriman.
Untuk melihat hasil perbaikan dapat diperhatikan pada
tabel di bawah ini :

Tabel 4.8 Selisih Waktu Pengolahan Data Usia Part

dan tool yang disimpan
Sampling Waktu (s) Rata- rata
Alat
1 2 3 4 5 Waktu (s)
Gambar 4.6 Layout Before Ms. Excel 3750 3600 4800 5400 4890 4488,0
Ms.Access 3,1 3,4 3,2 3,6 3,6 3,4
Selisih Waktu (s) 4484,6

Dari hasil tabel analisa diatas didapatkan rata -

rata pengurangan waktu untuk pengolahan data usia
part dan tool yang disimpan sebanyak 4484,6 detik
atau sama dengan 1,2 jam.

4.5.4 Waktu Pencarian Stock Card Part dan

Tool Setelah Perbaikan
Dengan perbaikan yang dilakukan mendapatkan
Gambar 4.7 Layout After hasil pengurangan waktu pada saat mencari stock card,
Data dibawah adalah hasil sampling pencarian stock
4.5.2 Waktu Pengolahan Data Stock Part dan card pada type tertentu dari box yang berbeda-beda :
Tool Setelah Perbaikan
Tabel 4.9 Selisih Waktu Pencarian Stock Card
Setelah adanya aplikasi yang dibuat, Sebelum dan Sesudah Perbaikan
memudahkan admin untuk mencari stock part yang
sudah habis didalam buffer stock. Dan mengurangi Kondisi
1 2 3 4
Sampling Waktu (s)
5 6 7 8 9
Rata- rata
10 Waktu (s)

waktu pengolahan karena data sudah diringkas atau Sebelum Perbaikan

Setelah Perbaikan
10,9
2,8
5,3
5,6
8,9
3,3
7,2
3,6
9,4
2,6
6,9
4,4
5,6
3,2
7,6
2,1
8,3
2,3
9,1
2,8
7,9
3,3

digabung dalam satu aplikasi. Untuk melihat pangaruh Selisih Waktu (s) 4,7

tersebut, dilakukan pengukuran waktu pengolahan

data di bulan juni 2016. Kemudian dibandingkan
dengan waktu yang diperoleh pada pengolahan data

9
 TECHNOLOGIC, VOLUME 10, NOMOR 1 Juni 2019
Politeknik Manufaktur Astra
4.5.5 Waktu Pencarian Part dan Tool Ditanya : Benefit hasil improvement berdasarkan
didalam Box Setelah Perbaikan perbaikan luas tanah adalah ?
Dengan perbaikan yang dilakukan mendapatkan Penyelesaian :
hasil pengurangan waktu pada saat mencari part dan
tool didalam box. Berikut adalah data hasil perbaikan 1. Mengurangi area = 18 m2 – 16,7 m2 = 1,3 m2
: 2. Mengurangi biaya 1bulan = 1,3 m2 x
Tabel 4.10 Selisih Waktu Pencarian Part dan Tool Rp 3.000.000,- = Rp 3.900.000,-
Sebelum dan Sesudah Perbaikan 1tahun = 12xRp 3.900.000,
Sampling Waktu (s) Rata- rata
Kondisi
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 Waktu (s) = Rp 46.800.000,-
Sebelum Perbaikan 24,5 14 17,8 19,6 22,3 16,1 25,2 18,2 19,9 21,4 19,9
Setelah Perbaikan 5,2 5,1 6,4 3,8 4,2 5,5 4,8 5,2 6,2 4,3 5,1
Selisih Waktu (s) 14,8
4.6 Analisa Dampak Perbaikan
Sebelum perbaikan waktu yang dihabiskan untuk Berdasarkan hasil perbaikan yang telah
mencari part dan tool di dalam box rata-rata adalah dilakukan, maka dapat dilihat beberapa dampak yang
19,9 detik, namun setelah perbaikan waktu untuk muncul, seperti :
mencari part dan tool rata-rata adalah 5,1 detik.
Dengan begitu waktu untuk mencari part dan tool Quality Dari segi quality, perbaikan ini
dapat berkurang sampai dengan 14,8 detik. berpengaruh terhadap kualitas part
dan tool, karena dengan
4.5.6 Analisa Hasil Perbaikan terkontrolnya pengeluaran part dan
Setelah melakukan perbaikan seperti yang tool tidak ada kemungkinan part dan
dijelaskan diatas, langkah selanjutnya adalah tool akan berkarat dan resiko cacat
menganalisa hasil perbaikan yang dicapai. Dengan juga mengecil, karena part dan tool
adanya implementasi tentang perencanaan untuk part tersusun dengan rapih didalam box.
dan tool yang sudah fastmoving, memberi batas
Cost Dari segi cost, implementasi ini
maksimal dan minumal penyimpanan, pembuatan
memberikan income selama satu
sistem kontrol.
tahun sebanyak Rp 46.800.000,-
Delivery Bila dipandang dari segi delivery
perbaiakan ini dapat memudahkan
operator dalam hal persiapan untuk
pengiriman.
Safety Dari segi safety, meringankan berat
penyimpanan part dan tool pada
satu box sehingga operator mudah
dalam mengangkat box dan
menghindari cedera pada tangan
Gambar 4.8 Grafik Penurunan Penyimpanan Produk
karena mengangkat box yang terlalu
Plant 1 di Buffer Stock
berat.
4.5.7 Perhitungan NQI
Moral Dengan adanya perbaikan sistem ini
Dari hasil penurunan diatas mengakibatkan luas memudahkan admin untuk mencari
area yang berkurang, dapat dihitung Net Quality part dan tool yang sudah over stock,
Income (NQI) yang didapat dari hasil perbaikan. low stock dan slow moving.
Hasilnya dapat dihitung sebagai berikut : Environment Dari segi environment, part dan tool
Diketahui : yang berada di dalam box akan
tersusun dengan rapih.
Luas tanah sebelum perbaikan = 18 m2
4.7 Standarisasi
Luas tanah sesudah perbaikan = 16,7 m2
Harga sewa tanah di kawasan mm2100/ m2 = Rp a. Standarisasi pada jumlah penyimpanan part
3.000.000,- dan tool didalam box maksimal adalah 4 type
atau item.
10
 TECHNOLOGIC, VOLUME 10, NOMOR 1 Juni 2019
Politeknik Manufaktur Astra
b. SOP Peletakan barang ke dalam box di buffer DAFTAR PUSTAKA
stock machinery
[1] Drs. T. Hani Handoko, M.B.A., Ph.D., Dasar-
Dasar Manajemen Produksi dan Operasi, edisi
V. KESIMPULAN DAN SARAN
pertama, Penerbit BPFE YOGYAKARTA,
1984.
5.1. Kesimpulan
[2] Holy Icun Yunarto, Martinus Getty Santika,
Berdasarkan analisa data, dapat disimpulkan Business Concepts Implementation Series in
bahwa perbaikan sistem kontrol untuk INVENTORY MANAGEMENT, Penerbit PT
mengoptimalkan penyimpanan part dan tool pada Elex Media Komputindo, 2005.
buffer stock machinery dapat dilakukan dengan cara [3] https://id.wikipedia.org/wiki/Microsoft_Access
sebagai berikut : (diakses tanggal 27 Juni 2016 20:13:04)
[4] http://www.scribd.com/doc/73457609/16/B-
1. Part & tool yang slow moving dan fast METODA-MIN-MAKS (diakses 05 Juni 2016
moving dipisahkan, lalu untuk 09:03:27)
menghilangkan part slow moving dilakukan
reduce, reuse, dan recycle sehingga area
penyimpanan dapat berkurang sebanyak 1,3
m2 .
2. Part & tool pada buffer stock ditentukan
batas minimum dan maksimum
penyimpanannya.
3. Alat kontrol berbasis microsoft access dibuat
untuk memudahkan operator dalam
mengetahui part & tool yang slow moving
serta part & tool yang sudah sampai batas
minimum atau maksumum penimpanan.
4. Alat bantu berupa bon transaksi dibuat untuk
memudahkan operator dalam meg-update
data dikomputer sehingga dapat
meminimalisir timbulnya data yang tidak
terrecord.
5. Pemberian batasan dalam menyimpan part &
tool dalam satu box sekitar 1-4 type,
mempercepat operator dalam mencari stock
card yang sebelumnya membutuhkan waktu
pencarian 7,9 detik setelah perbaikan menjadi
3,3 detik dan waktu pencarian part yang
sebelumnya membutuhkan waktu 19,9 detik
setelah perbaikan menjadi 5,1 detik.

5.2. Saran

Setelah melakukan penelitian, maka penulis

memberikan saran untuk tindakan selanjutnya agar
hasil yang didapatkan bisa maksimal :
1. Untuk seksi machining diharapkan membuat
part fast moving sesuai dengan batas
maksimum yang telah ditentukan.
2. Pembuatan “red card” untuk identitas part
dan tool yang sudah slow moving di buffer
stock.

11
TECHNOLOGIC, VOLUME 10, NOMOR 1 Juni 2019
Politeknik Manufaktur Astra

12