KATA PENGANTAR

Puji syukur kehadirat Allah SWT, karena atas rahmat dan karunia-Nya makalah ini
dapat selesai tepat pada waktunya.
Adapun makalah yang berjudul Maintenance Inventory Management, merupakan
syarat untuk memenuhi tugas mata kuliah Manajemen Perawatan jurusan teknik mesin
Politeknik Negeri Bandung.
Dalam menyusun makalah ini penulis sadar bahwa makalah ini masih jauh dari kata
sempurna, baik isi maupun cara penyajiannya, ini karena keterbatasan kemampuan yang
penulis miliki. Oleh karena itu, penulis akan menerima semua saran dan kritik demi
peningkatan kemampuan kami terutama dalam penyusunan makalah.
Harapan penulis, semoga karya yang sederhana ini bisa bermanfaat bagi yang
berkepentingan, baik bagi rekan-rekan program studi teknik mesin maupun masyarakat
umum.

Bandung, 4 November 2016

Penyususun

DAFTAR ISI
Kata Pengantar.................................................................................................................i
Daftar Isi...........................................................................................................................ii
Bab I Pendahuluan..........................................................................................................1
1.1
1.2
1.3

Latar belakang.....................................................................................................1
Rumusan masalah...............................................................................................1
Tujuan dan manfaat ............................................................................................1

Bab II Managemen Perawatan.......................................................................................2

2.1

Pengertian pemeliharaan.....................................................................................2

2.2

Tujuam Pemeliharaan..........................................................................................3

2.3

Fungsi Pemeliharaan...........................................................................................4

2.4

Jenis Jenis pemeliharaan.....................................................................................5

2.5

Istilah dalam pemeliharaan..................................................................................7

2.6

Strategi pemeliharaan..........................................................................................9

Bab III Maintenance Inventory Management............................................................10

3.1

Repair and Maintenace Inventory.....................................................................10

3.2

Kategori Gudang Maintenance..........................................................................12

3.3

Gudang PenympananSpare Part........................................................................14

3.4

Kontrol Spare Part.............................................................................................15

3.5

Ongkos Pemesanan dan Penyimpanan..............................................................20

Bab IV Penutup..............................................................................................................23
4.1 Simpulan...............................................................................................................23
Daftar Pustaka

24

BAB I
PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang
Salah satu faktor yang berpengaruh pada sukses tidaknya pelaksanaan
Manajemen Pemeliharaan yang efektif dan efisien adalah kemampuan kita dalam
mengelola inventory (persediaan) atau lebih lengkapnya MAINTENANCE
INVENTORY MANAGEMENT (MIM).
Jika kita mampu mengoptimalkan MIM ini maka akan memberi kontribusi
yang sangat besar dalam upaya meminimunkan biaya inventory serta waktu
tunggu perbaikan. Sebaliknya jika MIM ini tidak mampu kita kelola dengan baik,
akan menyebabkan pembengkakan (tidak efisien/tidak ekonomisnya) biaya
inventori yang pada akhirnya akan meningkatkan biaya total pemeliharaan.
Apalagi jika persentase biaya Inventory dalam komponen biaya total
pemeliharaan ini besar, maka perhitungan yang matang dan hati-hati menjadi
suatu keharusan untuk menjamin efisien dan optimalnya MIM.
1.2 Rumusan Masalah
a. Apa itu Maintenance Management System
b. Ruang lingkup Maintenance Management System
1.3 Tujuan dan Manfaat
1.3.1 Tujuan
Memahami dasar maintenance inventory management yang
meliputi pengertian manajemen, inventory, gudang, kontrol dan
1.3.2

pemesanan suku cadang

Manfaat
Dapat mengetahui manfaat mengoptimalkan program
management

perawatan

melalui

maintenance

inventory

management.

BAB II
Manajemen Perawatan
1

2.1 Pengertian Pemeliharaan

Kata pemeliharaan diambil dari bahasa yunani terein artinya merawat,
menjaga dan memelihara. Pemeliharaan adalah suatu kobinasi dari berbagai
tindakan

yang

dilakukan

untuk

menjaga

suatu

barang

dalam,

atau

memperbaikinya sampai suatu kondisi yang bisa diterima. Untuk Pengertian

Pemeliharaan lebih jelas adalah tindakan merawat mesin atau peralatan pabrik
dengan memperbaharui umur masa pakai dan kegagalan/kerusakan mesin.
(Setiawan F.D, 2008 dalam Budi Wahyono).
Pengertian Pemeliharaan (maintenance) Menurut Para Ahli
1. Menurut Jay Heizer dan Barry Render, (2001) dalam Budi
Wahyono, dalam buku operations Management pemeliharaan
adalah : all activities involved in keeping a systems equipment in
working order . Artinya: pemeliharaan adalah segala kegiatan yang di
dalamnya adalah untuk menjaga sistem peralatan agar bekerja dengan
baik.
2. Menurut M.S Sehwarat dan J.S Narang, (2001) dalam Budi
Wahyono,

dalam buku Production Management pemeliharaan

( maintenance ) adalah sebuah pekerjaan yang dilakukan secara

berurutan untuk menjaga atau memperbaiki fasilitas yang ada sehingga
sesuai dengan standar (sesuai dengan standar fungsional dan kualitas).
3. Menurut Sofy an Assauri (2004) dalam Budi Wahyono,
pemeliharaan adalah kegiatan untuk memelihara atau menjaga
fasilitas/peralatan

pabrik

dan

mengadakan

perbaikan

atau

penyesuaian/penggantian yang diperlukan agar supaya terdapat suatu

keadaan operasi produksi yang memuaskan sesuai dengan apa yang
direncanakan.
Dari beberapa pendapat di atas bahwa dapat disimpulkan bahwa kegiatan
pemeliharaan dilakukan untuk merawat ataupun memperbaiki peralatan
perusahaan agar dapat melaksanakan produksi dengan efektif dan efisien sesuai
dengan pesanan yang telah direncanakan dengan hasil produk yang berkualitas.
2

Kurang

diperhatikannya

Pemeliharaan

(maintenance)

diantaranya

disebabkan oleh banyaknya dana yang dibutuhkan, dan rumitnya tugas

Pemeliharaan

(maintenance)

Namun

bagi

kegiatan

operasi

perusahaan,

maintenance sudah menjadi dwi fungsi, yaitu pelaksanaan dan kesadaran untuk
melakukan pemeliharaan terhadap fasilitas-fasilitas produksi.
2.2 Tujuan pemeliharaan
Menurut

Daryus A,

(2008)

dalam

Budi

Wahyono,

manajemen

pemeliharaan mesin Tujuan pemeliharaan yang utama dapat didefenisikan sebagai

berikut:
1. Untuk memperpanjang kegunaan asset,
2. Untuk menjamin ketersediaan optimum peralatan yang dipasang untuk
produksi dan mendapatkan laba investasi maksimum yang mungkin,
3. Untuk menjamin kesiapan operasional dari seluruh peralatan yang
diperlukan dalam keadaan darurat setiap waktu,
4. Untuk menjamin keselamatan orang yang menggunakan sarana
tersebut.
Sedangkan Menurut Sofyan Assauri, 2004, tujuan pemeliharaan yaitu :
1. Kemampuan produksi dapat memenuhi kebutuhan sesuai dengan
rencana produksi,
2. Menjaga kualitas pada tingkat yang tepat untuk memenuhi apa yang
dibutuhkan oleh produk itu sendiri dan kegiatan produksi yang tidak
terganggu,
3. Untuk membantu mengurangi pemakaian dan penyimpangan yang di
luar batas dan menjaga modal yang di investasikan tersebut,
4. Untuk mencapai tingkat biaya pemeliharaan serendah mungkin,
dengan melaksanakan kegiatan pemeliharaan secara efektif dan efisien,
5. Menghindari kegiatan pemeliharaan yang dapat membahayakan
keselamatan para pekerja

6. Mengadakan suatu kerja sama yang erat dengan fungsi fungsi utama
lainnya dari suatu perusahaan dalam rangka untuk mencapai tujuan
utama perusahaan yaitu tingkat keuntungan ( return on investment )
yang sebaik mungkin dan total biaya yang terendah.
2.3 Fungsi Pemeliharaan
Menurut pendapat Agus Ahyari, (2002) fungsi pemeliharaan adalah agar
dapat memperpanjang umur ekonomis dari mesin dan peralatan produksi yang ada
serta mengusahakan agar mesin dan peralatan produksi tersebut selalu dalam
keadaan

optimal

dan

siap

pakai

untuk

pelaksanaan

proses

produksi.

Keuntungan- keuntungan yang akan diperoleh dengan adanya pemeliharaan yang

baik terhadap mesin, adalah sebagai berikut :
1. Mesin dan peralatan produksi yang ada dalam perusahaan yang
bersangkutan akan dapat dipergunakan dalam jangka waktu panjang,
2. Pelaksanaan proses produksi dalam perusahaan yang bersangkutan
berjalan dengan lancar,
3. Dapat menghindarkan diri atau dapat menekan sekecil mungkin
terdapatnya kemungkinan kerusakan-kerusakan berat dari mesin dan
peralatan produksi selama proses produksi berjalan,
4. Peralatan produksi yang digunakan dapat berjalan stabil dan baik,
maka proses dan pengendalian kualitas proses harus dilaksanakan
dengan baik pula,
5. Dapat dihindarkannya kerusakan-kerusakan total dari mesin dan
peralatan produksi yang digunakan,
6. Apabila mesin dan peralatan produksi berjalan dengan baik, maka
penyerapan bahan baku dapat berjalan normal.
2.4 Jenis-jenis pemeliharaan
2.4.1. Preventive Maintenance
Preventive Maintenance disebut juga tindakan pencegahan atau
overhaul, yaitu kegitaan pemeliharaan dan perawatan untuk mencegah

kerusakan yang tak terduga dan menemukan kondisi atau keadaan

yang menyebabkan fasilitas operasi lebih tepat. Pemeliharaan
prefentif apabila direncanakan dengan baik dapat mencegah terjadinya
kegagalan atau kerusakan, sebab apabila terjadi kerusakan peralatan
operasi dapat berakibat kemacetan produksi secara total.
Alternatif dalam Prefentive Maintenance adalah:
1. Berdasar waktu, yaitu melakukan pemeliharaan pada periode
secara teratur, misalnya penggantian oli mesin setiap 3 bulan.
2. Berdasar pekerjaan, yaitu pemeliharaan setelah sejumlah jam
operasi atau volume produksi tertentu, misalnya setelah mobil
berjalan 2.000 km, atau mesin bekerja selama 500 jam.
3. Berdasar

kesempatan,

yaitu

pemeliharaan

yang

dilakukan apabila ada kesempatan untuk itu, misalnya pada

jam kerja istirahat, atau hari libur.
4. Berdasar kondisi terencana, yaitu tergantung pada hasil
pemantauan kondisi fasilitas produksi, misalnya penggantian
kampas rem mobil apabila telah mencapai ketebalan tertentu.
Prefentive

Maintenance

sangat

tepat

dilakukan,

karena

kegunaannya sangat efektif dalam menghadapi fasilitas-fasilitas produksi

yang termasuk dalam critical unit, yaitu peralatan atau fasilitas yang
membahayakan kesehatan dan keselamatan kerja, mempengaruhi produk
yang dihasilkan, dapat menyebabkan kemacetan seluruh proses produksi,
dan apabila modal yang ditanam untuk fasilitas ini relatif rebih mahal.
2.4.2. Corrective Maintenance
Disebut juga break down maintenance, yaitu kegiatan pemeliharaan
dan perawatan yang dilakukan setelah terjadi kerusakan, kegagalan, atau
kelainan fasilitas produksi sehingga tidak dapat berfungsi dengan baik.
Mesin Pabrik merupakan bagian terpenting untuk memperlancar proses
produksi. Salah satu faktor yang mempengaruhi kelancaran proses
produksi adalah mesin. Itulah sebabnya perawatan adalah hal yang tidak

boleh dilewatkan mengingat mesin merupakan salah satu organ penting

untuk eksistensi perusahaan.
Manajemen pemeliharaan mesin merupakan salah satu langkah
tepat untuk memanage kapan mesin butuh dilakukan perawatan. Dengan
demikian, proses kerja mesin dalam pabrik tetap berjalan lancar sehingga
proses produksi tidak akan terhambat.
Beberapa faktor yang harus diperhatikan agar produk tetap bisa
bersaing di pasaran adalah menjaga kualitas produk, harga produk yang
sesuai, dan yang terpenting adalah produk diproduksi dengan cepat
sehingga bisa sampai ditangan konsumen dengan segera.
Untuk produk yang mempunyai masa expired tertentu, kecepatan
produksi dan tahap penyampainnya kepada konsumen sangatlah penting.
Karena bagaimanapun juga konsumen akan lebih menyukai produk yang
baru diproduksi dari pada produk yang telah disimpan hingga bermingguminggu.
Itulah sebabnya untuk menjaga proses produksi, maka pabrik harus
benar-benar didukung oleh peralatan mesin yang selalu siap untuk
digunakan. Sehingga sangat penting kiranya untuk selalu memberikan
perawatan kepada mesin pabrik secara teratur dan juga terencana secara
matang. Dalam hal ini perusahaan harus memiliki atau menyusun sistem
manajemen pemeliharaan mesin pabrik dengan baik.
Tahap perawatan itu sendiri memang merupakan bagian dari
industri sehingga bagian ini merupakan hal wajib yang harus dilakukan
oelh perusahaan itu sendiri. Program perawatan itu sendiri memiliki peran
yang sangat besar dalam mendukung aktifitas produksi. Selain untuk
mendukung kelancaran proses produksi, tahap perawatan mesin pabrik
juga berperan untuk menjaga kualitas hasil produksi.
2.5 Istilah-istilah yang umum dalam pemeliharaan:
6

1. Availability:
Perioda waktu dimana fasilitas/peralatan dalam keadaan siap untuk
dipakai/dioperasikan.
2. Downtime: Perioda waktu dimana fasilitas/peralatan dalam keadaan
tidak dipakai/dioperasikan.
3. Check:
Menguji dan membandingkan terhadap standar yang ditunjuk.
4. Facility Register
Alat pencatat data fasilitas/peralatan, istilah lain bisa juga disebut
inventarisasi peralatan/fasilitas.
5. Maintenance management:
Organisasi perawatan dalam suatu kebijakan yang sudah disetujui
bersama.
6. Maintenance Schedule:
Suatu daftar menyeluruh yang berisi kegiatan perawatan dan kejadiankejadian yang menyertainya.
7. Maintenance planning:
Suatu perencanaan yang menetapkan suatu pekerjaan serta metoda,
peralatan, sumber daya manusia dan waktu yang diperlukan untuk
dilakukan dimasa yang akan datang.
8. Overhaul:
Pemeriksaan dan perbaikan secara menyeluruh terhadap suatu fasilitas atau
bagian dari fasilitas sehingga mencapai standar yang dapat diterima.
9. Test:
Membandingkan keadaan suatu alat/fasilitas terhadap standar yang dapat
diterima.

10. User:
Pemakai peralatan/fasilitas.
11. Owner:
Pemilik peralatan/fasilitas.
12. Vendor:
Seseorang atau perusahaan yang menjual peralatan/perlengkapan, pabrikpabrik dan bangunan-bangunan.
13. Efisiensi:

14. Trip: Mati sendiri secara otomatis (istilah dalam listrik).

15. Shut-in:
Sengaja dimatikan secara manual (istilah dalam pengeboran minyak).
16. Shut-down:
Mendadak mati sendiri / sengaja dimatikan.

2.6 Strategi Pemeliharaan

Pemilihan

program

perawatan

akan

mempengaruhi

kelangsungan

produktivitas produksi pabrik. Karena itu perlu dipertimbangkan secara cermat

mengenai bentuk perawatan yang akan digunakan terutama berkaitan dengan
kebutuhan produksi, waktu, biaya, keterandalan tenaga perawatan dan kondisi
peralatan yang dikerjakan.

Dalam menentukan strategi perawatan, banyak ditemui kesulitan-kesulitan

diantaranya:
Tenaga kerja yang terampil
Ahli teknik yang berpengalaman
Instrumentasi yang cukup mendukung
Kerja sama yang baik diantara bagian perawatan
Faktor-faktor yang mempengaruhi pemilihan strategi perawatan:
Umur peralatan/mesin produksi
Tingkat kapasitas pemakaian mesin
Kesiapan suku cadang
Kemampuan bagian perawatan untuk bekerja cepat
Situasi pasar, kesiapan dana dan lain-lain.

BAB III
MAINTENANCE INVENTORY MANAGEMENT
3.1 Repair and Maintenace Inventory
Repair & Maintenance
Inventory

Spare Parts

Consumable

Secondary Target of
Optimization Process

Non-moving

Movin
g

Insurance

Excess

Obsolete

Main Target of
Optimization Process
(Excess/shortage)

Benefit:
Secondary Target of
Optimization Process

Cost-Effective

Gambar 3.1 Bagan Repair & Maintenance

Inventory
Pembagian RMI (Repair & Maintenance Inventory) dan mana yang akan
menjadi target utama dalam upaya optimalisasi ini dapat dilihat pada gambar 3.1
Secara garis besar, RMI ini bisa kita bagi menjadi 2 bagian, yaitu :
1

Spare parts dan,

Consumable.

Spare parts sendiri terbagi menjadi 2 yaitu: moving dan non-moving.

Moving

SP

adalah

spare

parts

yang

tingkat/intensitas

10

pemakaiannya/pergantiannya tinggi, sedangkan non-moving adalah sebaliknya.

Sedangkan Consumables adalah bahan habis yang terdiri dari (contoh): oli,
grease, kawat las, dll yang sejenisnya.
Seperti yang terlihat dalam bagan /gambar 3.1 diatas, maka yang menjadi
target

utama

dan

pertama

di

dalam

mengoptimalkan

RMI

adalah

mengurangi/meminimumkan jumlah Moving Spare Parts (MSP), kemudian

dilanjutkan dengan Non-moving Spare parts (NSP) dan Consumables. Kita mulai
dengan bagaimana cara melakukan optimalisasi untuk spare parts diatas? Terdapat
minimal dua cara yaitu:
1

Demand side yaitu meminimalkan kebutuhan/pemakaian Spare Parts

dengan cara:
a

Melakukan improvement dalam menjaga kebersihan dan perawatan

asset

Melakukan improvement dari sisi desain peralatan

2 Storage side yaitu mengoptimalkan persediaan melalui:

a Optimalisasi tingkat inventori (stocking decision)
b Optimalisasi pengendalian inventori (min-max inventory)
1.a

Improvement dalam menjaga kebersihan dan perawatan asset

dilakukan dengan cara melakukan perbaikan metode, tehnik, serta
intensitas pemeliharaan berkala. PDCA cycle harus diterapkan secara
serius dan konsisten (terus menerus). Bahwa metode, teknik, serta
intensitas pemeliharaan berkala yang saat ini diterapkan bukan yang
terbaik selamanya, melainkan metode yang terbaik untuk saat ini
saja, sehingga masih terbuka peluang untuk secara terus menerus
memperbaikinya.

1.b

Improvement dalam sisi desain peralatan (design for maintenance)

dilakukan dengan cara melakukan inprovement pada peralatan yang
sering mengalami kerusakan. Improvement tersebut dapat berupa

11

modifikasi desain mesin menjadi sistem modul yang membuatnya

jelas dan mudah ditangkap fungsi masing2 bagian, serta mudah
dijangkau,

dibongkar

pasang

untuk

pemeliharaan

dan

perawatan/perbaikan. Melengkapi mesin dengan cara dan prosedur

trouble shooting yang sistematik. Hal ini makin penting karena
makin

canggih

teknologi

yang

digunakan

makin

jauh

kesenjangannya dengan pengetahuan masyarakat. Oleh karena itu

tidak mengherankan jika muncul tuntutan baru yaitu mesin yang user
friendly. Selain harus mudah pengoperasiannya, trouble shooting
juga dibuat melekat pada mesin (built-in) sehingga jika terjadi
gangguan dapat secepatnya diketahui penyebabnya dan apa yang
harus dilakukan. Ada istilah yang dekat dengan konsep ini yaitu
mesin/peralatan

Contoh

mesin/sistem

yang

paling

banyak

menggunakan metode ini adalah pesawat terbang dan mobil mewah.

2.a

Optimalisasi tingkat inventori (stocking decision) melalui analisa

tingkat kebutuhan untuk memiliki stock atau tidak. Barang-barang
atau spare parts yg memiliki tingkat resiko dan tingkat konsekuensi
yg tinggi (high risk & high consequencies) terhadap kinerja mesin yg
mendapat prioritas utama untuk disiapkan spare partnya. Sebaliknya
spare parts golongan low risk low consequencies tidak perlu distock! Untuk lebih jelasnya dapat dilihat pada matriks berikut.

2.b

Optimalisasi pengendalian inventori (min-max inventory) melalui

perhitungan tingkat persediaan yang optimal, safety stock, reorder
point dan reorder quantity yang cermat dan tepat.

3.2 Kategori Gudang Maintenance

Ada lima elemen kategori dasar untuk system penyimpanan di pergudangan
maintenance :
1

Spare parts : adalah komponen yang secara langsung bisa digunakan untuk
pengganti komponen suatu mesin / system. Untuk jenis penyimpan spare part
12

ada parameter lain yaitu biaya insurance. Biaya insuramce ini adalah biaya
yang harus diadakan untuk menjamin keberadaan komponen dalam gudang.
Spare part yang dimaksud adalah :
1

komponen yang relative lebih mahal dbanding dengan stock yang

lainnya.

digunakan secara khusus untuk satu atau peraltana yang sangat spesifik

relatif sukar didapatkan dari supplier dengan waktu normal

relatif memiliki waktu rentang pemakaian yang lebih lama dibanding

stok lainnya

contoh dari spare part adalah bearing khusus, motor drive, gear, maupun
peralatan elektronik khusus.
2

Normal maintenance stock : adalah komponen spare part yang memiliki ciriciri relatif tidak semahal spare part, dapat digunakan pada komponen mesin /
system yang umum dan memiliki waktu rate turnover yang lebih cepat
dibanding spare part.
Contoh dari normal maintenance stock adalah pipa, katup standar, common
bearing, elaktrik wiring dan switches, baut, welding rod dan konduktor
elektrikal.

Tools : dari seluruh aktifitas maintenance, penggunaan tools and equipment

adalah hal yang mutlak. Fungsi pergundangan untuk penyimpanan tools
merpukana aktifitas rutin yang harus dilakukan. Rate turn over tools relative
cepat dan sama dengan stock komponen yang lainnya. Pada perusahaan yang
memiliki

system pergudangan peminjaman tools, maka departemen

maintenance hanya memiliki tools dengan status pinjam dan tools ayng sudah
rusak diganti kembali dengan tanggung jawab pihak warehouse.
Contoh dari tools adalah obeng, tang, kunci pass, impacter, hammer.
4

Non maintenance item : areal non maintenance adalah pergudangan yang

berisi barang-barnag yang juga bisa dipakai pihak produksi. Barang yang

13

dipakai pihak produksi juga merupakan barang yang dianggarkan oleh

departemen produksi.
Contoh barang ini adalah komponen produksi yang memiliki dimensi cukup
besar sehingga tidak bisa dimasukkan ke dalam areal gudang produksi.
5

Janitor (Pembersih) supplies : adalah komponen yang berkaitan dengan

perlengkapan pembersihan mesin / system yang merupakan komponen rutin
maintenance.
Contoh perlengkapan tersebut adalah barang consumable lap, kain majun,
wash bensin, contact cleaner.

3.3

Gudang Penyimpanan Spare Part

Penyimpanan Spare Parts biasa diletakkan dalam gudang perawatan dan

dikelola dengan baik sehingga mempermudah penyediannya pada saat

dibutuhkan. Dalam hal ini, penyimpanan stok barang, material atau Spare Parts
dapat dibagi menjadi beberapa bagian gudang menurut kelompoknya.
1

Gudang Spare Parts khusus

Gudang ini untuk menyimpan Spare Parts yang biasa dipakai pada peralatan
atau mesin-mesin tertentu dan sangat vital fungsinya. Yang termasuk ke dalam
kelompok Spare Parts

ini antara lain seperti motor listrik khusus, poros

bubungan, bantalan khusus, roda gigi pengganti dan komponen-komponen

khusus lainnya.
Spare Parts

yang dibutuhkan dapat dikelompokkan pada bagian khusu

apabila:
Digunakan untuk mesin yang kalau terjadi kemacetan akan mengakibatkan
kerugian besar.
Digunakan untuk satu atau dua mesin tertentu.
Dalam pemakaiannya lebih tahan lama daripada Spare Parts biasa.
Sulit untuk pengadaan cepat.
Relatif lebih mahal dibandingkan dengan Spare Parts lainnya.
2

Gudang Spare Parts biasa

14

Gudang ini menyimpan Spare Parts

yang tidak istimewa dan dalam

pemakaiannya cendrung lebih cepat dibandingkan dengan Spare Parts khusus,

sehingga Spare Parts ini sering mengalami penggantian.
Contoh Spare Parts biasa antara lain: katup-katup, bantalan biasa, packing,
fitting pipa, dll.
3

Gudang Perawatan
Gudang ini menyimpan berbagai sarana atau perlengkapan yangdiperlukan
untuk pekerjaan perawatan. Perlengkapan yang disimpan dalam gudang
perawatan umum antara lain: perlengkapan pelumasan dan pengecatan,
peralatan perkakas tangan, kunci-kunci, alat-alat potong, alat pembersih, alatalat ukur, dan alat-alat bantu perawatan yang tidak terdapat di gudang lain.

3.4

Kontrol Spare Part

Spare Parts atau material merupakan bagian pokok yang perlu diperhitungkan
dalam pengaruhnya terhadap biaya perawatan. Oleh karena itu, pemakaian
material atau Spare Parts direalisasikan sehemat mungkin dan perlu pengontrolan
dalam pengelolaannya.
Pada dasarnya pengontrolan material atau Spare Parts dapat ditentukan sesuai
dengan kebutuhan usaha dan kondisi pengoperasiannya. Namun demikian
perubahan dapat saja terjadi dan memerlukan pengaturan setiap waktu. Jadi setiap
bagian perawatan perlu mengorgasisasian sistem penyimpanan Spare Parts dan
mengembangkan suatu program pengontrolan yang dibutuhkan secara khusus.
Dalam kaitan ini, penting adanya perhatian manajemen untuk pengontrolan
material atau Spare Parts yang dibutuhkan pada pekerjaan perawatan. Usahausaha yang perlu ditangani dalam mengelola dan mengontrol Spare Parts
mencakup sistem order, rencana teknik untuk mengganti atau memperbaiki,
penanggulangan masalah produk yang berubah karena pengaruh material atau
Spare Parts , persediaan Spare Parts sesuai dengan kebutuhan fasilitas yang akan
menggunakannya.

15

3.4.1 Principles of maintenance store control procedure

The stores requisition; adalah langkah dasar dari kebijakan bersama
maintenance dengan warehouse terkait barang-barnag apa saja yang boleh
dan baik disimpan dalam gudang.
1

deskripsi material dan kuantitas

material part number

account location number specification

tanggal, namauser dan rate turn over

Inventory record; merupakan system pelaporan kondisi pergudangan

secara periodic. Pelaporan kondisi pergundangan akan memebrikan
gambaran nyata akan efektifitas dana perusahaan yang tertanam dalam
bentuk barang stock. Dari pihak maintenance, kondisi tersebut merupakan
keakuratan pelaksanaan maintenance.
Deciding what to stock; merupakan analisa bersama akan keputusan
spare part seperti apa yang akan dimasukkan kea real gudang.
Order point; adalah trigger utama (pemicu) untuk pelaksanaan
pengordran spare part.
Order kuantitas; adalah trigger utama untuk penentuan jumlah volume
parameter yang diinginkan untuk dipesan,
3.4.2 Kontrol Spare Parts
Untuk pengelolaan Spare Parts

yang terkontrol dengan baik, perlu

adanya:
a. Sistem pencatatan (record system).
Penyimpanan Spare Parts , material, dan perlengkapan lainnya
harus tercatat secara sistematis. Perlu adanya sistem penomoran
dalam pembukuan yang menjelaskan deskripsi, lokasi, biaya,

16

sumber, dan lain-lain yang menjadi pokok dalam sistem pengolahan

data.
b. Sistem penyimpanan.
Sistem penyimpanan dapat diartikan sebagai sistematika dalam
penempatan, penyimpanan dan pencatatan barang, komponen, Spare
Parts , atau material yang disesuaikan dengan kebutuhan, sehingga
akan mempermudah pelayanan pengoperasiannya secara praktis dan
ekonomis.
3.4.3 Fungsi Kontrol Spare Parts
a

Mengelola penyimpanan barang secara aktif, termasuk tata letak,

sarana untuk penyimpanan, pemanfaatan ruang gudang, prosedur
penerimaan dan pengeluaran barang, Spare Parts dan lain-lain.

Tanggung jawab teknis untuk keberadaan Spare Parts . Termasuk

metode penyimpanan, prosedur perawatan untuk mencegah kerusakan,
pencegahan kehilangan.

Sistem pengontrolan stok (persediaan Spare Parts ). Catatan

inventarisasi, prosedur pemesanan, pengadaan barang.

Perawatan untuk bahan-bahan khusus, dalam pengiriman barang,

dalam proses pemakaian, kesiapan Spare Parts

dalam jumlah dan

spesifikasi yang sesuai menurut kebutuhannya.

e

Melindungi Spare Parts

dari kerugian atau kehilangan karena

penyimpanan yang kurang terkontrol, dan mencegah adanya

pemindahan barang tanpa diketahui.
3.4.4 Dasar-dasar Kontrol Spare Parts
Hal yang perlu diperhatikan dalam pengelolaan Spare Parts adalah bahwa
penyimpanan stok tidak terlalu lebih atau tidak terlalu kurang dari
kebutuhan. Jumlah maksimum dan minimum penyimpanan Spare Parts
harus ditentukan secermat mungkin. Batas-batas tersebut dapat ditentukan
berdasarkan pengalaman dan kebutuhan nyata (lihat gambar 3.2).

17

Gambar 3.2. Grafik penyediaan suku cadang

Faktor-faktor penting yang mendasari pengontrolan Spare Parts , yaitu:
a. Persediaan/stok maksimum.
Menunjukkan batas tertinggi penyimpanan Spare Parts dengan jumlah
yang menguntungkan secara ekonomi.
b. Persediaan/stok minimum.
Menunjukkan batas terendah penyimpanan Spare Parts dengan batas
yang aman. Untuk mengatasi kebutuhan Spare Parts

di atas batas

normal, maka harus selalu ada persediaan dalam jumlah tertentu.

c. Standar pemesanan.
Menunjukkan jumlah barang atau Spare Parts yang dibeli pada setiap
pemesanan. Pemesanan kembali dapat diadakan lagi untuk mencapai
jumlah stok yang dibutuhkan.
d. Batas pemesanan kembali.
Menunjukkan jumlah barang yang dapat dipakai selama waktu
pengadaannya kembali (sampai batas stok minimum). Pada saat jumlah
persediaan barang telah mencapai batas pemesanan, maka pemesanan
yang baru segera diadakan.
e. Waktu pengadaan.
Menunjukkan lamanya waktu pengadaan barang yang dipesan (sejak
mulai pemesanan sampai datangnya barang pesanan baru).
18

Dalam menentukan jumlah stok maksimum dan minimum dari setiap

barang yang dibutuhkan, maka penentuan pengadaannya dipengaruhi oleh
faktor-faktor berikut:
Kemampuan ekonomi pada tiap pengadaan order.
Penambahan modal.
Waktu yang dibutuhkan untuk pengadaan barang.
Kemungkinan adanya penyusutan dan kerusakan.
Jumlah permintaan barang.
Keuntungan dari adanya kontrol Spare Parts adalah sebagai berikut:
Mengetahui titik kritis antara input dan output.
Memberikan kemungkinan adanya penambahan output.
Mencegah terjadinya keterlambatan dalam pengadaan barang.
Adanya keuntungan dari sejumlah potongan harga.
Memanfaatan keuntungan dari harga yang tidak menentu.
3.4.5 Jumlah Pesanan Ekonomis
Penilaian untuk pemesanan barang dalam jumlah ekonomis mencakup
perhitungan biaya-biaya berikut:
a

Biaya

pengadaan

barang, termasuk biaya

administrasi,

pengangkutan, inspeksi, dan biaya-biaya lain yang tak terduga.

b

Biaya inventarisasi barang. Termasuk biaya pengelolaan

penyimpanan di gudang, asuransi, keusangan, penyusutan dan
lain-lain. Besarnya biaya ini sekitar 10 sampai 20% dari harga
rata-rata barang yang disimpan.

Jumlah pesanan ekonomis dapat diperoleh apabila besarnya biaya

pengadaan barang sama dengan besarnya biaya inventarisasi.

19

3.5

Ongkos Pemesanan dan Penyimpanan

Ongkos ini diperlukan karena kita akan menghitung ukuran lot ekonomis. Untuk
menghitungnya kita terlebih dahulu harus tahu apa yang dimaksud dengan kedua
jenis ongkos ini.

20

Ongkos penyiapan adalah ongkos yang terjadi mulai dari kita memesan sampai
barang siap di gudang. Ongkos ini jika diperinci terdiri dari antara lain :

ongkos administrasi pengadaan (termasuk pula biaya lain dan sebagainya).

ongkos angkutan

ongkos pemeriksaan persediaan

ongkos penyelenggaraan pembayaran

ongkos pemeriksaan penerimaan.

pajak

Sedangkan ongkos penyimpanan terdiri dari antara lain :

a

ongkos modal yang tertanam dalam persediaan, yang mana timbul karena
jumlah uang yang ditanam dalam persediaan, tidak dapat dimanfaatkan untuk
kegiatan lain yang menguntungkan, misalnya ditanam di bank.

ongkos simpan, yang timbul karena kita menyewa tempat simpan tersebut atau
ongkos kesempatan yang hilang karena fasilitas penyimpanan tersebut tidak
dapat digunakan untuk kegiatan lain yang menguntungkan.

ongkos depresiasi/kerusakan oleh obsolescence. Ongkos ketinggalan zaman

(obsolescence) timbul jika kebutuhan pelanggan dipengaruhi oleh penampilan
luar dari produk tersebut, dan penampilan yang diinginkan tergantung dari
waktu (zaman)

asuransi dan pajak yang dikenakan pada barang yang disimpan dalam
persediaan.

Komponen-komponen ongkos penyimpanan tersebut cukup besar, biasanya dalam

persentase dari nilai material dapat bernilai sekitar :
1

ongkos simpan

2% - 5%

pajak dan asuransi

1% - 2%

penanganan material dan pencatatan

2% - 6%

bunga dari modal persediaan

16% - 20%

depresiasi, kemerosotan harga dan obsolescence

5% - 16%

21

Pentingnya perkiraan biaya; pada prinsipnya adalah menganalisa dan mengkomparasi

biaya penyimpanan material yang harus ditanggung dengan material maintenance yang
tidak menjadi beban di inventory (barang langsung atau barang pakai).
Pentingnya system dan prosedur; pendekatan yang sistematis sangat diperlukan untuk
mengendalikan biaya pergudangan.

22

BAB IV
PENUTUP

4.1 Kesimpulan

Pemeliharaan adalah suatu kobinasi dari berbagai tindakan yang

dilakukan untuk menjaga suatu barang dalam, atau memperbaikinya
ssuatu kondisi peralatan perusahaan agar dapat melaksanakan
produksi dengan efektif dan efisien sesuai dengan pesanan yang telah
direncanakan dengan hasil produk yang berkualitas.

Mengoptimalkan MIM akan memberi kontribusi dalam upaya

meminimunkan biaya inventory serta waktu tunggu perbaikan.

Maintenance inventory management meliputi pengertian manajemen,

inventory, gudang, kontrol dan pemesanan suku cadang

23

DAFTAR PUSTAKA
.
Hedri. 2012. Perancangan Sistem Keandalan dan
Pemeliharaan. [pdf]

http://academia.edu.documents/35435641/06._Maintena
nce_Inventory_Management_1.doc
[4 November 2016]

Wahyono, Budi.2012. Pemeliharaan (Maintenance).

http://www.pendidikanekonomi.com/2012/06/pemeliharaan-maintenance.html

[4 November 2016]

24

25

MAINTENANCE INVENTORY MANAGEMENT

MAKALAH

Ditulis Sebagai Salah Satu Tugas Mata Kuliah Management Perawatan

Pada Program Studi D-III Teknik Mesin

Oleh :
Afgan Fajar Alfian

(141211033)

JURUSAN TEKNIK MESIN

POLITEKNIK NEGERI BANDUNG
2016
1