BAB I

PENDAHULUAN

A. Latar Belakang Masalah

Saat ini banyak perusahaan yang hanya fokus didalam pemasaran

produk, dan untuk urusan distribusi,pergudangan,ekspor impor barang

diserahkan kepada perusahaan logistik, karena alasan efisiensi dan efektif

dalam segi biaya dan waktu. Selain itu perusahaan dapat fokus

memasarkan produknya agar dapat bersaing dengan kompetitor .

Huawei adalah perusahaan multinasional dunia yang bergerak

dalam bidang telekomunikasi dan teknologi informasi. Sampai saat ini

Huawei adalah salah satu perusahaan manufaktur alat telkomuniasi

terbesar didunia yang juga telah mengakusisi perusahaan sejenis untuk

memperkuat konsentrasinya sebagai perusahaan yang benar-benar serius

dalam bidang telekomunikasi.

Indonesia sebagai salah satu negara dengan populasi terbanyak di

dunia, telah dianggap sebagai salah satu pasar bisnis telekomunikasi paling

strategis di dunia oleh Huawei. Unit pemasaran yang dimilikinya secara

penuh di Indonesia, PT Huawei Tech Investment, telah memulai bisnisnya

di Indonesia pada tahun 2000 dan telah masuk ke tiga besar perusahaan

penyedia telekomunikasi untuk operator besar di Indonesia, dengan

hampir semua jajaran produk Huawei yang digunakan, seperti Transmisi

1
GSM, UMTS, CDMA, Datacom, Fixed Access Network, Broadband

Access Network, Core Network (NGN & Mobile Softswitch), Application

and Software, selain juga terminal pengguna. Hal ini berpeluang bisnis

bagi perusahaan-perusahaan penyedia warehousing maupun perusahaan

Third Party Logistic untuk menawarkan jasa penyediaan penyimpanan

barang di gudangnya sebelum didistribusikan ke konsumen. Third Party

Logistic merupakan aktivitas yang memanfaatkan sumberdaya dari luar

yang berhubungan dengan aktivitas logistik dan distribusi termasuk juga

memberikan kontribusi dalam perencana suatu bisnis proses sebuah

perusahaan.

Sebuah provider 3PL adalah pihak diluar perusahaan (outsources)

yang mengelola seluruh atau satu bagian penting yang diperlukan oleh

organisasi dalam bentuk penyediaan transportasi, penyediaan lokasi dan

terkadang sebagai pihak yang melakukan aktivitas konsolidasi produk.

Third Party Logistic digambarkan suatu bisnis yang didukung oleh satu

atau lebih perusahaan jasa logistik yang bervariasi dengan jenis jasa

seperti pergudangan umum, pergudangan dengan kontrak jangka panjang,

manajemen transportasi, manajemen distribusi dan jasa freight forwarding.

Adapula yang berpendapat bahwa third party logistics itu adalah

sebuah aktivitas dimana pemilik barang (the client company)

mempekerjakan berbagai elemen sumberdaya luar dari rantai supply

(supply chain) ke dalam satu Third Party Logistic company yang mampu
mengelola fungsi-fungsi pengurusan barang seperti pabean dan bea masuk,

freight forwarding (inbound and outbond to client customers), distribusi

dan penyelesainnya (reporting and IT).

Third party Logistics juga didefinisikan secara bervariasi

tergantung kesepakatan atau kontrak diantara perusahaan yang

berhubungan dengan jasa logistik atau dengan bahasa sederhana Third

party Logistics merupakan organisasi yang mengintegrasikan,

mengkoordinasikan dan mengelola fungsi-fungsi untuk memperlancar

penanganan sumber daya (ketersediaan bahan baku dan lain-lain),

kelancaran proses produksi (ketersediaan bahan setengah jadi dan bahan

pendukung) dan kelancaran distribusi produk jadi yang akan dijual.

Dengan melibatkan pihak eksternal perusahaan untuk melakukan

pekerjaan tertentu yang berkaitan dengan logistiknya, perusahaan memiliki

bargaining untuk menekan biaya logistik yang melekat pada produk dan

pada gilirannya dapat menekan harga jual produk untuk memenangkan

persaingan pasar. jadi, salah satu biaya yang dapat selalu dilakukan

langkah efisiensi adalah biaya logistik, tentunya dengan terus melakukan

strategi agar pada titik jumlah volume tertentu, biaya logistik dapat

mencapai pada titik yang paling optimal.

Para konsumen pengguna jasa Third Party Logistic di Indonesia

pada umumnya adalah perusahaan asing multinasional, perusahaan

manufaktur, dan ritel yang memiliki jaringan luas. Third Party Logistic

pada umumnya memiliki beberapa jenis pelayanan diantaranya :

 memantau pergerakkan fisik barang (pergudangan dan transportasi),

Physical contract logistics service (perusahaan masih memegang kendali

management hanya beberapa fisik saja yang di outsourcingkan). Dewasa

ini sudah banyak perusahaan asing yang membuka cabang di Indonesia,

persuahaan-perusahaan tersebut mulai mengoutsourcingkan kegiatan

logistiknya kepada perusahaan 3PL, dengan harapan perusahaan tersebut

dapat menekan biaya. Salah satu perusahaan Third Party Logistic tersebut

adalah PT. DHL GLOBAL FORWARDING.

Perusahaan – perusahaan tersebut menggunakan jasa 3PL dengan

alasan menekan biaya, selain itu mereka juga tidak perlu memikirkan

bagaimana proses penyimpanan barang hingga pendistribusian ke pasaran.

PT. DHL GLOBAL FORWARDING merupakan salah satu

perusahaan 3PL, dimana perusahaan tersebut merupakan perusahaan

tempat penulis melaksanakan praktek kerja lapangan selama enam bulan.

Selama penulis berada disana penulis ikut serta dalam proses pekerjaan

yang dilakukan oleh karyawan PT. DHL GLOBAL FORWARDING.

Berdasarkan uraian di atas, maka penulis tertarik untuk mengkaji

lebih dalam dan mengemukakannya dalam sebuah karya tulis atau tugas

akhir dengan judul “Faktor-faktor yang dapat menimbulkan

kekurangan dan kelebihan persediaan, secara aktual maupun secara

data di gudang.

B. Tujuan dan Manfaat Penulisan

1. Tujuan penulisan

a. Untuk memenuhi salah satu persyaratan kelulusan mahasiswa/

yang telah ditetapkan Sekolah Tinggi Manajemen Transport

Trisakti.

b. Memacu mahasiswa untuk dapat membuat karya tulis ilmiah sesuai

dengan bidang kerja pada saat melakukan praktek kerja lapangan.

c. Menulis secara ilmiah dan mengethui apa saja yang tela dilihat dan

dikerjakan pada saat melaksanakan praktek kerja lapangan.

d. Untuk mengetahui bagaimana proses digudang khususnya proses

inventori pada PT. DHL GLOBAL FORWARDING.

2. Manfaat Penulisan

a. Bagi penulis

Menambah cakrawala ilmu pengetahuan dan wawasan mengenai

pengadaan barang dan bagaimana prosesnya.

b. Bagi perusahaan

Memberikan sumbangan pemikiran bagi perusahaan sebagai

masukan pertimbangan bagi PT. DHL GLOBAL FORWARDING

untuk mencari strategi supaya tidak terjadi lagi selisih stok.

 c. Lembaga STMT Trisakti

Sebagai bahan referensi bagi mahasiswa yang akan membuat tugas

akhir guna menyelesaikan tugas akhir untuk persyaratan kelulusan

dan sebagai koleksi perpustakaan.

C. Permasalahan

Pada saat penulis melaksanakan Praktek Kerja Lapangan, selama

enam bulan pada PT. DHL GLOBAL FORWARDING penulis

menemukan berbagai masalah yang berkaitan dengan inventori (stok

barang) :

1. Kesalahan proses penerimaan barang yang berasal dari gudang

atau site barang tersebut selesai digunakan.

2. Konsumen tidak menyediakan data dokumen yang lengkap.

3. Proses Penerimaan barang yang salah.

4. Proses stock take yang kurang baik dan kesalahan karyawan saat

melakukan stock take.

5. Kesalahan dalam proses put away (penyimpanan barang ke lokasi

yang ditentukan).

6.. Kesalahan dalam proses penyiapan barang (picking).

 7. Kesalahan dalam proses pengiriman barang.

D. Ruang Lingkup

Sesuai dengan data yang diperoleh dan diimplementasikan selama

melaksanakan praktek kerja lapangan, maka diperlukan pembatasan ruang

lingkup pemasalahan dalam menyusun tugas akhir, penulis membatasi

masalah mengenai proses yang berkaitan dengan inventory (stok barang )

pada PT. DHL GLOBAL FORWARDING agar menjadi tepat sasaran

pembahasannya.

E. Sistematika penulisan

Laporan praktek kerja lapangan atau tugas akhir ini disajikan dalam 5

(lima) Bab dengan sistematika penulisan sebagai berikut :

BAB I : PENDAHULUAN

Pada bab ini menguraikan tentang latar belakang masalah

yang terjadi pada inventori, perumusan masalah, tujuan

dan manfaat penelitian, dan sistematika penulisan.

BAB II : KAJIAN PRAKTEK KERJA LAPANGAN

 Dalam bab ini membahas mengenai kegiatan praktek kerja

lapangan secara singkat dan mengemukakan teori-teori

yang berhubungan dengan inventori dan permasalahan

yang diangkat oleh penulis.

BAB III : GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN

Bab ini melampirkan tentang sejarah singkat PT. DHL

GLOBAL FORWARDING, organisasi perusahaan dan

manajemen kegiatan perusahaan, kegiatan perusahaan baik

operasional maupun administrasi, perkembangan

perusahaan yang dimiliki oleh perusahaan tempat penulis

melaksanakan Praktek kerja lapangan.

BAB IV : PEMBAHASAN

Bab ini mengemukakan dan membahas mengenai

permasalahan yang ada pada bab 1 (satu), dan memberikan

solusi dari pembahasaan tersebut.

BAB V : PENUTUP

Dalam bab ini penulis akan mengemukakan tentang

kesimpulan dari bab IV serta memberikan saran yang

mungkin dapat bermanfaat bagi perusahaan.

 BAB II

KAJIAN PRAKTEK KERJA LAPANGAN

A. Pelaksanaan Praktek Kerja Lapangan

Selama melaksanakan Praktek Kerja Lapangan pada PT. DHL

GLOBAL FORWARDING, penulis awalnya ditempatkan pada divisi

Transport yaitu sebagai Tracer, lalu penulis dipindahkan pada divisi

warehouse sebagai inventory control. Tetapi penulis juga belajar mengenai

divisi Transport dengan tujuan penulis mengetahui berapa lama waktu

yang dibutuhkan dari proses loading barang dari gudang hingga barang

sampai ke site tujuan. Divisi inventori memegang peranan penting, karena

divisi inventori sebagai tolak ukur pelanggan kepada kinerja gudang di PT.

DHL GLOBAL FORWARDING. Semakin akurat jumlah barang yang

disimpan di gudang, maka tingkat kepercayaan dan kepuasan pelanggan

semakin tinggi pula. Namun sebaliknya, semakin tidak akurat jumlah

barang yang disimpan di gudang, maka semakin rendah pula tingkat

kepercayaan dan kepuasan dari customer. Ini dapat menimbulkan

ketidakpercayaan konsumen kepada PT. DHL GOBAL FORWARDING .

Pada divisi inventori, penulis belajar mengenai jumlah stok

keseluruhan, membuat form cycle count, menarik data dari sistem WMS,

serta belajar untuk turun ke lapangan langsung. Inventori merupakan

tulang punggung warehousing. Inventori yang baik dan benar akan

 menghasilkan dampak yang baik pula untuk setiap proses di gudang

PT.DHL GLOBAL FORWARDING.

Maka dari itu PT.DHL GLOBAL FORWARDING sangat menjaga

keakuratan jumlah barang (stok) yang disimpan digudang. Mulai dari

jumlah barang yang masuk (inbound), proses penyimpanan, hingga jumlah

barang yang keluar atau barang yang akan didistribusikan ke menara

telekomunikasi yang menjadi konsumen Huawei dan ke gudang terdekat

menara telekomunikasi tersebut.

B. Supply Chain Management

Supply Chain Management adalah pengintegrasian sumber bisnis

yang kompeten dalam penyaluran barang, mencakup perencanaan dan

pengelolaan aktivitas pengadaan dan logistik serta informasi terkait mulai

dari tempat bahan baku sampai tempat konsumsi, termasuk koordinasi dan

kolaborasi dengan jaringan mitra usaha (pemasok, manufaktur,

pergudangan, transportasi, distribusi, retail dan konsumen) untuk

memenuhi kebutuhan pelanggan. (Williem Siahaya,2011,12)

Sedangkan, Supply Chain adalah jaringan perusahan- perusahaan

yang secara bersama bekerja untuk menciptakan dan menghantarkan suatu

produk ketangan pemkai akhir. Perusahaan tersebut termasuk supplier,

pabrik, distributor, toko atau ritel serta peusahaan pendukung seperti

perusahaan jasa logistik. Ada tiga aliran yang harus dikelola yaitu :

material, financial dan informasi. (Williem Siahaya,2011,13).

Ruang Lingkup SCM

Supply Chain Management (SCM) melaksanakan kegiatan aliran

barang yang meliputi perencanaan, pengadaan produksi, penyimpanan,

transportasi, dan distribusi, mulai dari titik awal bahan baku (hulu) sampai

ke titik (hilir). (Williem Siahaya,2011,15).

Supply Chain Management memiliki ruang lingkup yang luas,

meliputi pengelolaan pengadaan bahan baku (raw material), pemilihan

supplier, proses produksi, pengangkutan, penyimpanan dan distribusi

dengan didukung oleh element manajemen terkait untuk menghasilkan

produk yang sesuai dengan prinsip QCD (Quality, Cost, Delivery), tepat

kualitas harga bersaing dan tepat waktu.

SCM Link (jejaring SCM) terdiri dari 7 (tujuh) mata rantai yang

merupakan pelangi SCM yaitu Supplier, Manufactur, Warehouse,

Transportation, Distributor, Retailer dan Customer. Elemen pendukung

SCM terdiri dari 9 (Sembilan) elemen manajemen yang sangat berperan

dalam keberhasilan kegiatan aliran barang yaitu elemen yang meliputi

Procurement, Logistik (Transportasi, Pergudangan,Distribusi), Inventory

(Persediaan), Demand Forecasting, Supplier, Production, Information,

Quality dan Costumer. (Williem Siahaya,2011,16)

Hal dasar yang perlu diperhatikan untuk membangun Supply chain yang

optimal :
1. Perencanaan

Perencanaan adalah proses penyeimbang antara permintaan dan pasokan

untuk menentukan tindakan terbaik dalam memenuhi kebutuhan.

Perencanaan merupakan proses awal yang strategis, menentukan tolak

ukur untuk menilai efisiensi, kualitas, harga dan nilai pelanggan.

Perencanaan mencakup peramalan kebutuhan, pengadaan, pengendalian

persediaan, produksi, distribusi, dan keuangan

2. Pengadaan

Penentuan sumber pengadaan dan pemilihan pemasok yang terbaik serta

pelaksanaan kontrak untuk menjaga kualitas, komitmen, transportasi,

waktu penyerahan barang serta pembayaran.

3. Produksi

Mentransformasikan bahan baku (raw material) menjadi produk jadi

(finished product) sesuai kebutuhan pelanggan. Menentukan system,

langkah, jadwal,pemeriksaan, dan pengepakan. Kegiatan produksi

dilaksanakan berdasarkan peramalan kebutuhan (demand forecasting) atau

atas dasar pesanan (order).

4. Pengiriman

Pengaturan pengiriman pesanan pelanggaran, jaringan pergudangan dan

distribusi, pemilihan distributor dan system ekspedisi.

5. Pengembalian

Mengidentifikasi kondisi produk dan menangani proses pengembalian

barang dari konsumen karena kesalahan pengiriman dan cacat atau rusak.
 (Williem Siahaya,2011,17)

C. Pengertian Manajemen Logistik

Menurut Rully Yendri (Diktat Mata kuliah Manajemen Logistik),

manajemen logistik merupakan bagian dari proses supply chain yang

berfungsi untuk merencanakan, melaksanakan, mengendalikan,

keefesienan dan keefektifan aliran dan penyimpanan barang, pelayanan

dan informasi terkait dari titik awal (point of origin) hingga titik konsumsi

(point of consumption) dalam tujuannya untuk memenuhi kebutuhan para

pelanggan.

Ruang lingkup logistik yaitu :

1. Perencanaan dan pengembangan, pengadaan, penyimpanan,

pemindahan, penyaluran, pemeliharaan, pengungsian dan

penghapusan alat-alat perlengkapan.

2. Pemindahan, pengungsian dan perawatan personil.

3. Pengadaan atau pembuatan, penyelenggaraan, pemeliharaan dan

penghapusan fasilitas-fasilitas.

4. Pengusahaan atau pemberian pelayanan/ bantuan.

 Fungsi logistik :

Perencanaan dan
penentuan kebutuhan

pe
Penghapusan Anggaran

Pengendalian

Pemeliharaan Pengadaan

Penyimpanan dan
penyaluran

D. Pengertian Manajemen Persediaan

Persediaan adalah kumpulan stok barang (material mentah),

komponen, barang setengah jadi, dan barang jadi) yang menungguuntuk

diproses, dipindahkan atau digunakan pada titik rantai penyediaan barang (

supply chain). (Ghiani,2004:121)

Semua perusahaan mengetahui bahwa manajemen persediaan yang

baik sangat penting. Pada satu sisi, sebuah perusahaan dapat menurunkan

biaya dengan mengurangi persediaan. Pada sisi lain, produksi dapat

terhenti dan pelanggan menjadi tidak puas ketika pesanan nya tidak

tersedia. Oleh karena itu, perusahaan harus dapat mengatur keseimbangan

antara investasi persediaan dan layanan pelanggan. (Ratih

Hendayani,2011:77)
 Menurut Suyadi Taryam (Diktat Mata kuliah Manajemen Material),

Inventori atau persediaan adalah sejumlah material yang disimpan dan

dirawat menurut aturan tertentu dalam temapt persediaan agar selalu dalam

keadaan siap pakai dan ditatausahakan dalam buku perusahaan.

Ada beberapa tipe dari inventori, yaitu :

1. Buffer stock/ safety stock, stok penyelamat

2. Cycle stock, persediaan yang tidak termasuk buffer (untuk proses

rutin)

3. De- coupling, stock penyangga selama proses penggantian mesin

produksi

4. Anticipation stock, stock tambahan mengantisipasi permintaan

meningkat

5. Pipeline stock, persediaan masih dalam perjalanan

Fungsi dan Kategori persediaan :

1. Faktor ketidakpastian bahan baku yang dikirimkan oleh pemasok

terkadang mengalami keterlambatan atau ketika stok bahan baku yamg

dimiliki oleh pemasok sudah habis. Oleh karena itu, untuk

mengantisipasinya perusahaan memerlukan persediaan, agar proses

produksi tidak terhambat yang akan berdampak domino pada hasil

produksi atau prouk jadi yang akhirnya ikut terlambat sampai ke tangan

konsumen akhir.
2. Faktor waktu yang berhubungan dengan lamanya waktu proses produksi

dan distribusi sebelum produk jadi sampai ke konsumen. Persediaan

berfungsi untuk mengantisipasi waktu menunggu yang diakibatkan adanya

keterlambatan waktu dalam proses produksi sehingga terhindar dari

opportunity lost, yaitu konsumen tidak akan berpindah ke pihak lainnya

hanya diharuskan menunggu

3. Faktor ketidak pastian kebutuhan bahan baku dalam proses produksi,

biasanya diakibatkan oleh salahnya perhitungan dari pihak manajemen

operasional ataupun karena adanya produk yang gagal dalam proses

produksinya serta sebab lainnya.

4. faktor ketidakpastian pemesanan, biasanya terjadi pada perusahaan yang

mempunyai system make to order dimana bias terjadi perubahan

pemesanan.

5. Faktor biaya dimana perusahaan menginginkan adanya suatu sistem

yang memiliki biaya rendah dalam memproduksi atau membeli bahan

dengan menentukan jumlah bahan baku yang paling ekonomis.

Selain itu manfaat persediaan juga sebagai jaminan terhadap

permintaan yang tidak terduga, menghilangkan risiko keterlambatan dan

kerusakan, jaminan terhadap terputusnya pasokan (pemogokan) serta

menghilangkan risiko transportasi.

Untuk mengakomodasi fungsi persediaan, perusahaan memiliki empat

jenis persediaan, yaitu :

 a. Persediaan bahan baku (raw material inventory) : persediaan

barang mentah yang belum memasuki proses pabrikasi

b. Persediaan barang setengah jadi (working-in-process- WIP

inventory) : bahan baku yang telah mengalami beberapa perubahan

dari bahan baku tetapi belum menjadi produk jadi atau masih

dalam tahap produksi

c. MRO (maintenance, repair and operating) : untuk menjaga agar

proses produksi tetap produktif

d. Persediaan barang jadi (finished goods inventory) : produk yang

sudah selesai dan menunggu pengiriman serta merupakan hasil

utama perusahaan yang siap dijual ke pasaran

Kebijakan persediaan yang baik menjadi tidak berguna jika

manajemen tidak mengetahui persediaan yang mereka miliki saat ini.

Maka dari itu lah timbul akurasi catatan pada sebuah perusahaan. Menurut

Jay Heizer dan Barry Render di dalam bukunya yang berjudul “Operations

Management” (2005 hal 64). Akurasi catatan (record accuracy) adalah

sebuah komponen penting dalam sistem produksi dan persediaan.

Akurasi catatan menjadikan organisasi dapat memusatkan perhatian

pada barang yang diperlukan, bukan hanya sekedar ingin memastikan

bahwa “beberapa” barang ada dalam persediaan. Hanya jika sebuah

organisasi dapat menentukan dengan teliti apa yang ada dalam

persediaanya, maka organisasi tersebut dapat membuat keputusan yang

tepat tentang pemesanan, penjadwalan dan pengiriman.

Untuk memastikan ketelitian, maka pencatatan pemasukan dan

pengeluaran barang harus baik, sebagaimana juga keamanan pada ruang

persediaan. Sebuah ruang penyimpanan yang terorganisasi secara baik

akan memiliki akses yang terbatas, penataan yang baik dan daerah

penumpukan barang yang menyimpan sejumlah persediaan tertentu.

Walaupun sebuah organisasi mungkin telah melakukan usaha-usaha

yang berarti untuk mencatat persediaan dengan teliti, catatan ini harus

diverifikasi melalui sebuah audit yang berkelanjutan. Jay Heizer dan Barry

Render menerangkan di dalam bukunya yang berjudul “Operations

Management” (2005 hal 65) audit yang seperti ini dikenal sebagai

penghitungan berkala (cycle counting). Sebelumnya, banyak perusahaan

melakukan pengecekan persediaan fisik setiap tahun. Catatan persediaan

perlu di verifikasi dengan perhitungan berkala. Contohnya per hari atau

per bulan.

Perhitungan berkala juga memiliki keuntungan sebagai berikut :

a. Menghilangkan penutupan dan penghentian produksi yang

diperlukan untuk mengecek persediaan fisik tahunan

b. Menghilangkan penyesuaian persediaan tahunan

 c. Melatih personel audit dalam hal akurasi persediaan

d. Dapat mengenali penyebab kesalahan dan mengambil tindakan

perbaikannya

e. Menjaga catatan persediaan yang akurat

Ada beberapa cara yang dilakukan untuk mengakurasikan catatan

persediaan dalam sebuah gudang. Setiap gudang memiliki cara yang

berbeda-beda tetapi dengan tujuan yang sama yaitu mengakurasikan

jumlah stok yang ada di catatan perusahaan dengan jumlah fisik

barangnya. Menurut Widiyanto,IR,ASCM (2010 :166) ada beberapa cara

yang bisa ditempuh, diantara nya adalah :

1. Stock Take/Stock Opname

Penghitungan kesesuaian antara stok fisik dan stok sistem dimana

perbedaan yang timbul akan diproses kedalam finansial dalam

periode tertentu.

2. Cycle Count

Penghitungan kesesuaian antara stok fisik dan stok sistem dimana

perbedaan yang timbul tidak akan diproses kedalam finansial

setiap saat.

Pengendalian persediaan jasa juga harus mendapatkan perhatian

khusus. Teknik yang bisa diterapkan menurut Jay Heizer dan Barry

Render di dalam bukunya yang berjudul “Operations Management” (2005

hal 66) adalah sebagai berikut :

 a. Pemilihan karyawan, pelatihan dan diiplin yang baik

b. Pengendalian ketat pada pengiriman berikutnya

c. Pengendalian semua barang secara efektif dengan

meninggalkan fasilitas

E. Pengertian Gudang

Gudang adalah suatu tempat atau bangunan yang dipergunakan untuk

menimbun, menyimpan barang baik berupa bahan baku (raw material),

barang setengah jadi (work in process) atau barang jadi (finished product).

(Williem Siahaya,2011,88).

Manajemen pergudangan adalah bagian dari manajemen logistik dan

SCM, merupakan pengelolaan kegiatan menerima, menyimpan, merawat,

mengirim dan menatausahakan barang pada suatu tempat tertentu.

(Williem Siahaya,2011,88)

1. Jenis gudang

a. Gudang tertutup

b. Gudang terbuka

c. Emperan (open shed)

d. Lapangan penimbunan (yard)

e. Tangki
 f. Peti kemas

g. Gudang khusus (bahan peledak)

2. Jenis Gudang Manufaktur

a. Gudang Operasional

Gudang operasional digunakan untuk menyimpan bahan baku

(raw material) dan suku cadang (spareparts) yang diperlukan untuk

proses dan menunjang produksi serta barang setengah jadi (work In

process).

b. Gudang Perlengkapan

Gudang perlengkapan digunakan untuk menyimpan

perlengkapan untuk menunjang dan memperlancar proses

produksi yang terletak di dekat line produksi.

c. Gudang Distribusi

Gudang distribusi digunakan untuk menyimpan barang jadi

(finished goods) yang siap untuk dikirim ke distributor atau retaile.

d. Gudang musiman

Gudang musiman adalah gudang yang bersifat insidentil pada

saat gudang operasional dan distribusi penuh.

Aktivitas Pergudangan

1. Penerimaan (receiving)

Kegiatan penerimaan fisik dan administrasi terhadap barang

pesanan, berupa bahan baku untuk proses produksi dan barang jadi

untuk didistribusikan ke pelanggan serta barang penunjang (parts

untuk mendukung operasional perusahaan.

2. Penyimpanan (storage)

Kegiatan penyimpanan barang di dalam gudang sesuai kaidah

untuk memudahkan penanganan fisik dan pengenalan barang.

3. Penanganan (Handling)

Kegiatan penanganan barang atau persediaan dengan

mempergunakan alat angkat sesuai karakteristik barang.

4. Perawatan (Up-keep)

kegiatan pemeliharaan dan perawatan barang supaya terhindar dari

kerusakan akibat cuaca, kontaminasi dan karat.

5. Pengemasan (packaging)

Kegiatan pembuatan kemasan untuk melindungi dan

mengamankan barang

6. Pengeluaran (dispatching)
 Kegiatan pengeluaran fisik dan administrasi barang dari gudang

7. Pengiriman (expediting)

Kegiatan pengeluaran fisik dan administrasi barang dari gudang.

8. Distribusi (distribution)

Kegiatan pendistribusian barang jadi distributor.

9. Pemeriksaan dan Pengawasan (control)

Kegiatan pemeriksaan dan pengawasan persediaan dan tata kerja

secara berkala

(Williem Siahaya,2011,88-100).

Menurut Suyadi Taryam (Diktat Mata kuliah Manajemen Material),

Fungsi gudang adalah :

1. Tempat penyimpanan barang atau material

2. Tempat melakukan “kegiatan antara” yang terjadi dalam suatu

proses distribusi fisik barang menuju ke pelanggan

Yang dimaksud dengan “kegiatan antara” yaitu :

a. Penggabungan / Consolidation, muatan dari beberapa produk atau

truck pengangkut menjadi hanya satu truk

b. Pemecahan / Break bulking, pemecahan jumlah atau memperkecil

jumlah barang
 c. Pencampuran / Mixing, gudang sebagai tempat mencampur

beberapa produk

Menurut Noerharyono,Amtru,Ssos, MM (2011:hal 30) terdapat berbagai

jenis macam gudang, yaitu:

1. Gudang induk /gudang pusat

Gudang ini dipakai untuk menyimpan barang-barang yang diterima

dari pesanan dan pembelian dan selanjutnya untuk melayani

persediaan.

2. Gudang persediaan

Gudang persediaan berfungsi untuk melayani gudang pemakaian.

3. Gudang penyalur / transit

Gudang ini dipergunakan hanya untuk menampung barang- barang

yang disimpan sementara.

4. Gudang pemakaian

Gudang ini berfungsi untuk menerima barang dari gudang penyalur

dan dipergunakan untuk melayani kebutuhan unit.

5. Gudang khusus

Gudang ini dipergunakan untuk menyimpan barang-barang khusus,

misalnya bahan peledak, bahan bakar, dan sejenisnya.

Dewasa ini gudang sudah sangat berkembang pesat, jika dahulu orang

apabila mendengar kata “gudang” maka yang terbesit dipikiran adalah

sebuah tempat yang kotor, kumuh, jorok, bau dan tidak nyaman. Akan

tetapi dengan berkembangnya zaman maka gudang pada saat ini adalah
sebuah tempat yang bersih, tidak bau, dan modern. Dengan menciptakan

kenyamanan dan keamanan didalam suatu gudang maka kinerja yang akan

dihasilkan akan menjadi lebih baik.

Menurut Widiyanto,IR,ASCM (2010 :145) ada 13 kunci sukses dalam

mengelola gudang, yaitu :

1. Data pelaporan rutin

2. Dinding, atap, dan lantai tidak ada yang rusak

3. Kebersihan toilet,dan kantin

4. Pallet, rak

5. Forklift, hand pallet, dan loading dock

6. Lampu penerangan yang cukup

7. Ventilasi udara, dan temperature suhu

8. Akurasi penempatan barang

9. Keamanan barang di picking face

10. Tidak ada binatang di dalam gudang

11. Perlengkapan P3K dan poster/spanduk keselamatan

12. Prosedur penerimaan dan pengiriman barang

13. Pakaian kerja dan perlengkapan keamanan kerja

 BAB III

GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN

a. Sejarah Singkat Perusahaan

PT. DHL Global Forwarding Indonesia ( DHL ) merupakan perusahaan

multinasional dalam bidang kurir ekspres dan logistik yang bermarkas di

Bonn, Jerman dan Plantation, Florida, Amerika Serikat. Perusahaan ini

didirikan tahun 1969 oleh Adrian Dalsey, Larry Hillblom, dan Robert Lynn.

Saat ini DHL mempekerjakan 285.000 pekerja dan beroperasi di lebih dari

220 negara.Sejak tahun 2003 perusahaan ini berada dibawah 'payung' grup

Deutsche Post World Net (DPWN) Jerman. Jumlah kantor mereka 6.500,

transportasi penerbangan berjumlah 420 serta kendaraan berjumlah 76.200

dengan arus pengiriman barang dan dokumen di seluruh dunia mencapai lebih

dari 1 miliar kiriman per tahun.

DHL adalah pemimpin pasar di industri logistik dan merupakan "The

Logistics company for the world"DHL melakukan keahliannya dalam

memberikan layanan Express internasional, kargo udara dan laut, transportasi

jalan dan kereta api, kontrak logistik dan layanan surat internasional kepada

para pelanggannya. Sebuah jaringan global yang terdiri dari lebih dari 220

negara dan teritori serta 275.000 karyawan di seluruh dunia menawarkan

kualitas layanan yang unggul dan pengetahuan lokal untuk memenuhi

persyaratan rantai suplai mereka. DHL juga menawarkan keahliannya yang

tak tertandingi di bidang ekspres, freight udara dan laut, transportasi antar

wilayah, solusi kontrak logistik dan juga jasa surat internasional.

DHL menerima tanggung jawab sosialnya dengan mendukung perlindungan

iklim, pengelolaan bencana dan pendidikan.

Melihat ke belakang di tahun 1969, DHL mengambil langkah awalnya

membangun masa depan dengan cara mengirimkan kertas secara pribadi

dengan pesawat dari San Fransisco ke Honolulu. Tahun-tahun berlalu dan

jaringan DHL tumbuh menjadi lebih besar, secara bertahap menjangkau setiap

pelanggan yang berada di seluruh penjuru dunia. Pada saat yang sama, pasar

berkembang menjadi lebih kompleks sehingga DHL beradaptasi untuk

memenuhi kebutuhan pelanggannya baik dalam skala global maupun lokal.

DHL beroperasi dibawah empat divisi spesialisasi untuk memenuhi

luasnya jangkauan semua servis yang diinginkan dengan tingkat fokus dan

keahlian yang tepat:

1. EXPRESS

2. GLOBAL FORWARDING, FREIGHT

3. SUPPLY CHAIN

4. MAIL
b. Organisasi dan Manajemen

Pada tahun 2009, kami menetapkan sasaran masa depan kami di dalam

Strategi 2015, termasuk visi dan misi perusahaan kami. Visi kami menekankan

bahwa kami ingin menjadi Perusahaan Logistik untuk Dunia. Bukan sekadar

karena, sebagai perusahaan global, kami hadir di 220 negara dan wilayah, atau

karena kami sering menjadi perusahaan logistik pertama yang memasuki pasar

baru. Visi kami menekankan bahwa kami ingin menjadi penyedia layanan

logistik pilihan masyarakat pertama mereka bukan hanya untuk keperluan

pengiriman barang, tetapi juga sebagai karyawan atau investor.

Hal ini ditekankan lebih lanjut di dalam pernyataan misi kami, yang

memiliki empat elemen:

1. Kami ingin menyederhanakan hidup pelanggan

2. Kami membuat pelanggan, karyawan dan investor lebih sukses

3. Kami berkontribusi positif terhadap dunia

4. Kami selalu menunjukkan rasa hormat saat mencapai hasil kami

Kami sukses jika Anda sukses

Kami sangat meyakini bahwa mencapai semua sasaran ini adalah kepentingan

kami dan demi kepentingan stakeholder kami: pelanggan, karyawan, investor

dan bumi secara keseluruhan. Kami menambahkan nilai kepada interaksi

masyarakat dengan kami, apakah dengan layanan unggul atau produk unggul,
 dengan melibatkan karyawan dan mengembangkan bakat mereka, atau dengan

menjadi investasi jangka panjang yang kokoh di bursa saham. Dan, kami

menunjukkan kepedulian kami terhadap dunia dan masyarakat kita dengan

berbagai program tanggung jawab korporat dengan moto 'Bertanggung Jawab'

('Living responsibility').

STRUKTUR ORGANISASI DI GUDANG PT. DHL GLOBAL FORWARDING

CIBINONG

c. Bidang Usaha dan Layanan yang Ditawarkan

PT. DHL Global Forwarding menangani berbagai kebutuhan logistik

pelanggan, dari operasi logistik dan solusi transportasi mulit-mode hingga

proyek-proyek industri khusus. Ada dua jenis layanan yang ditawarkan oleh

PT. DHL GLOBAL FORWARDING :

a. Layanan otomasi
 Layanan Otomasi Perdagangan DHL sangat mudah digunakan, dan

menawarkan informasi berkualitas secara konsisten. Layanan ini

menawarkan enam layanan on-line :

1. Alat penghitung Landed Cost - perkiraan bea masuk, pajak dan

kewajiban impor lainnya, sehingga anda dapat mengetahui perkiraan

biaya di muka.

2. Produk memenuhi persyaratan - memastikan bahwa seluruh kiriman

Anda telah memenuhi persyaratan peraturan impor dan ekspor masing-

masing.

3. Perbandingan Landed Cost dan Persyaratan Produk -membandingkan

biaya dan persyaratan yang berlaku untuk lima negara pengekspor.

4. Dokumentasi Perdagangan membuat dokumen-dokumen yang

dibutuhkan untuk perdagangan internasional, logistik, dan transaksi

kepabeanan

5. Klasifikasi Kode Komoditi secara interaktif - mencari kode komoditi

HS/HTC dan ECN untuk kecepatan dan keakuratan klasifikasi produk

6. Penyaringan pihak-pihak yang ditangkal - memeriksa daftar rincian

pengirim dan penerima dengan membandingkan daftar pihak yang

ditangkal oleh pemerintah atau otoritas internasional.

b. Layanan bernilai tambah

Layanan yang dapat memberikan nilai tambah bagi pelanggan.

Layanan yang dapat memberikan nilai tambah bagi pelanggan melalui

kegiatan operasional logistik mulai dari perakitan sampai pengemasan dan

penggabungan. Di DHL, menawarkan berbagai macam layanan bernilai

tambah di sektor logistik dan bertujuan untuk memiliki layanan yang

konsisten dan berkualitas diseluruh dunia.

1. Co-Packing

Menggabungkan sistem operasional pengemasan pada

subkontraktor (contract packing atau co-packing) menjadi pusat

distribusi guna meningkatkan fleksibilitas dan pemenuhan

kebutuhan yang menyeluruh menurunkan biaya, meningkatkan

pengawasan produk dan mempercepat proses distribusi ke pasar.

DHL menawarkan layanan co-packing yang mnyeluruh termasuk

pengemasan ulang produk jadi untuk mendukung kegiatan pemasaran

produk, promosi dan penyelarasan dengan pasar lokal

2. Product Assembly

Proses perakitan barang akan melibatkan produsen barang jadi

mulai dari modul dan komponen-komponennya dan sering sekali

digunakan untuk strategi penundaan. Postponement (dikenal juga sebagai

penyelesaian yang ditunda) melibatkan banyak produk standar dan

disesuaikan dengan pasar lokal dalam rantai pasokan dapat meminimalisir

jumlah stok dan mengurangi jumlah stok yang kadaluarsa sementara tetap

menjaga tingkat layanan pelanggan.DHL menawarkan berbagai layanan

penundaan dan proses-prosesnya termasuk pengemasan dan penggabungan

barang sesuai dengan kebutuhan pelanggan, konfigurasa perangkat keras,

instalasi perangkat lunak dan lokalisasi (misalnya tambahan dokumen dan

label).

3. Kitting/Pre-Assembling

Kitting adalah kegiatan penambahan barang seperti aksesoris dan

beterai dalam suatu paket produk. Pre-assembly adalah penyelesaian dari

perakitan produk ataupun pengaturan ulang produk. DHL menawarkan

layanan yang menyeluruh termasuk penyediaan bahan dan pengelolaan

permintaan, pembuatan komponen pendukung, merakit lini operasional

dan pengemasan.

4. Sequencing

Proses konsolidasi, penggabungan dan pengurutan alur bahan-

bahan dalam pusat produksi/ pabrik. Line feeding meliputi proses

pengantaran dari barang-barang yang telah dirakit ke lini produksi yang

berbasis just-in-time ataupun just-in-sequence.

5. Re-Work

Re-work adalah penyelarasan atau modifikasi produk yang

seringkali dilakukan untuk menyesuaikan dengan pasar lokal. Hal ini

meliputi pengemasan ulang barang jadi untuk mendukung kegiatan

pemasaran pelanggan dan promosi.

6. Labelling and Tagging

 Instalasi label pada produk ataupun kemasannya termasuk swing

tags, kimball/security tags, RFID tags, label harga dan label promosi

lainnya agar barang siap untuk display.

7. Packaging Design

Dengan pengalaman yang DHL milki di dunia logistik, DHL dapat

memenuhi kebutuhan pelanggan dengan menawarkan layanan tambahan

seperti solusi pengemasan termasuk desain kemasan dan pembelian bahan-

bahan untuk kemasan. DHL juga merupakan penyedia layanan

pengemasan utama guna menjamin kebutuhan pengemasan pelanggan

DHL terpenuhi. Selain itu DHL menawarkan layanan optimalisasi

pengemasan.

8. Payment/Billing service

Di DHL menawarkan beraneka ragam proses penagihan dan

pembayaran untuk transportasi, bea masuk, memberikan pelanggan

DHL fleksibilitas dalam proses penagihan baik ke pengirim, penerima

ataupun pihak ketiga.

9. Cargo Insurance

Di DHL menyediakan jasa konsolidasi dan dekonsolidasi

dimanapun di dunia untuk meningkatkan fleksibilitas dan biaya yang

efektif untuk pengiriman barang internasional

10. Custom Compliance

 DHL menggabungkan keahlian dibidang kepabeanan secara global

dengan kemampuan local guna menjamin kemudahan proses pengiriman

barang internasional.

11. Security

DHL merupakan pencetus adanya sistem keamanan di industri

pengiriman barang dan merupakan jasa pengiriman barang pertama yang

memilki departemen keamanan sendiri. Layanan keamanan DHL terfokus

pada seluruh aspek yang berhubungan dengan pencegahan kehilangan dan

DHL menawarkan pelanggan DHL layanan konsultasi mengenai

keamanan. Audit keamanan secara internal dan program manajemen resiko

dilakukan guna menjamin transparasi dengan pelanggan, sementara sistem

pelaporan secara global dapat menjamin respon yang cepat untuk semua

kejadian yang terjadi dimanapun.

12. Incoterms

Kontrak pembelian antara penjual/ pengirim dengan pembeli atau

penerima pada umumnya merupakan landasan yang penting untuk

menentukan layanan logistik yang dibutuhkan pelanggan.

Incoterms, seperti yang ditetapkan oleh Badan Komersial Internasional,

bertujuan untuk menjadi bagian dari kontrak yang ada, mengatur biaya,

resiko dan kewajiban antara penjual dan pembeli

DHL telah memproduksi suatu pentunjuk sederhana mengenai incoterms

yang pada umumnya digunakan untuk transportasi internasional.

13. Pergudangan Barang Jadi

Pergudangan untuk barang-barang yang siap dipasarkan

Fasilitas pergudakan berdedikasi ataupun digunakan bersama, bersuhu

tetap ataupun terkontrol termasuk layanan pemesanan, pengelolaan stok

barang dan layanan bernilai tambah lainnya. Pada umumnya gudang

barang-barang jadi berfungsi sebagai pusat distribusi dimana brang

dipisahkan dan dikombinasikan untuk dikirimkan ke pusat-pusat

penjualan.berdasarkan pesanan yang diterima.

Layanan yang ditawarkan untuk solusi pergudangan untuk barang

jadi antara lain :

a. Tingkat layanan yang lebih tinggi

b. Memperbaiki pengelolaan dan akurasi stok barang

c. Waktu tempuh yang lebih pendek

d. Mengurangi stok barang yang kadaluarsa

e. Meningkatkan produktifitas

f. Tanggapan yang lebih besar untuk tujuan-yujuan strategis

g. Proses awal yang cepat dan terpercaya

h. Fleksibiltas penambahan dan fluktuasi volume

i. Kemampuan Teknologi Infprmasi dan industri elektronik

j. Perekrutan, pelatihan dan motivasi karyawan

k. Menggunakan best-practise yang telah diterapkan di Negara atau

region lain
 DHL juga menangani desain, implementasi dan operasional

fasilitas yang berdedikasi ataupun digunakan bersama termasuk jalur-jalur

sempit, rak-rak tinggi, pengaturan temperature, otomatisasi, semi

otomatsasi, garmen yang digantung.bonded, sambungan kereta maupun

pergudangan konvensional baik gudang ataupun pusat distribusi yang

DHL sediakan atau mengelola atas nama pelanggan, DHL bertujuan untuk

memastikan bahwa semuanya terintegrasi dalam rantai pasokan dan

memenuhi kriteria tingkat layanan yang diinginkan.

Layanan ini termasuk :

a. Konsultasi dan desain solusi pergudangan/ distribusi

b. Tim operasional berdedikasi atau digunakan bersama

c. Penerimaan barang dan peletakan ke lokasi di dalam gudang

d. Labelling barcoding, RFID tagging dan instalasi label

e. Penyimpanan

f. Pengelolaan stok barang dan optimalisasi

g. Picking (unit, kaleng dan palet), pengemasan dan pendistribusian

barang

h. Operasional dengan fasilitas kontrol suhu dingin/ beku

i. layanan dengan nilai tambah (seperti instalasi label dan pick and pack)

j. Pergudangan dengan layanan kepabeanan

k. Distribusi dengan kereta api sebagai penghubung antar gudang

l. sistem terotomatisasi

m. Penyediaan solusi TI (seperti WMS)

n. Cross-docking

o. Proses pengembalian barang :

a. daur ulang kemasan, product yang sudah habis masa pakainya dan

sampah

b. Pengelolaan peralatan yang masih dapat digunakan

14. Pergudangan dengan Pemakaian Bersama

DHL menyediakan jaringan pergudangan dengan pemakaian

bersama dan pusat-pusat distribusi yang memungkinkan pelanggan DHL

untuk menangani stok barang mereka ditingkatan local dengan tim

operasional khusus. Fasiltas pergudangan ini dapat menerima produk baik

dari produsen lokal maupun dunia. DHL menyediakan fasilitas

pergudangan untuk pemakaian bersama untuk produsen-produsen utama

dan pemasok untuk peralatan kesehatan, barang consumer, peralatan

industri, kimia, teknologi dan lain-lainnya. Dengan penggunaan fasilitas

bersama, termasuk ruang, biaya overhead, tenga kerja dan peralatan,

pelanggan DHL akan mendapatkan keuntungan dari sinergi yang secara

signifikan akan mengurangi biaya rantai pasokan. Solusi seperti ini pada

umumnya cocok untuk bisnis dengan skala menengah yang membutuhkan

tim operasional distribusi untuk jangka panjang atau bisnis dengan skala

besar untuk menangani usaha barunya, produk baru atau kelebihan stok

barangnya.

15. Solusi Jaringan

 Layanan distribusi baik domestik maupun internasional yang

terintegrasi, DHL mengoperasikan jaringan ekspress dan logistik terbesar

di dunia. DHL adalah pemimpin pasar di bidang pengiriman ekspress

internasional, melalui darat, laut dan udara serta kontrak logistik baik

untuk full container load (FCL) maupun less container load (LCL).

pengiriman domestic dan internasional DHL ada dimana saja dan kemana

saja. Jaringan DHL meliputi sarana pergudangan dan hub, menawarkan

penggabungan barang di lokasi transit dan kemampuan pengantaran untuk

barang karo dengan segala jenis dan ukuran.Layanannya termasuk:

a. fasilitas dan distribusi berdedikasi

b. fasilitas dan distribusi dengan penggunaan bersama

c. inbound to manufacturing logistics

d. mengelola fasilitas dan transportasi

e. pengelolaan kendaraan

f. layanan tepat waktu

g. kepabeanan

h. layanan bernilai tambah

i. konsultasi jaringan

j. electronics distribution networks (EDN)

k. reverse logistics

l. logistik purna jual/ service logistics (suku cadang)

m. lead logistics provider (LLP secara keseluruhan ataupun sebagian

n. Pen-subkontraktoran rantai pasokan secara keseluruhan termasuk

memindahkan karyawan dan aset distribusi, keuanagn, optimalisasi

usaha dan penggabungan rantai pasokan

16. Dekon-solidasi

Memecah barang berukuran besar menjadi ukuran lebih kecil untuk

diantarkan ke pelanggan. Memecah pengiriman dalam jumlah besar,

seperti isi dari container udara, laut ataupun darat menjadi barang-barang

yang lebih kecil untuk diantarkan ke pelanggan atau pusat distribusi

sebagai upaya untuk meningkatkan kualitas layanan. Di DHL menangani

layanan dekonsolidasi pada pusat distribusi ataupun fasilitas khusus

dekonsolidasi, yang biasanya berlokasi dekat dengan pelabuhan laut

ataupun udara. Kontainer yang tiba dikeluarkan isinya kemudian

dimasukkan kembali ke truk untuk distribusi lanjutan yang lebih efisien.

Keuntungan bagi pelanggan dengan menggunakan pusat dekonsolidasi

antara lain:

a. Mengurangi stok pada rantai pasokan

b. Memperbaiki penempatan stok barang berdasarkan data kebutuhan dan

perkiraan terbaru

c. Waktu pengantaran yang lebih cepat ke pasar

d. Meningkatkan layanan pelanggan

Dengan menggunakan pusat dekonsolidasi pelanggan DHL tidak

perlu mengalokasikan barangnya untuk gudang atau pelanggan tertentu

ketika barang tersebut meninggalkan negara asalnya yang tentunya akan

 meningkatkan fleksibilitas dan memperpanjang waktu pengambilan

keputusan.

Layanan dekonsolidasi DHL meliputi :

a. verifikasi pesanan

b. pengeluaran barang dari kontainer

c. pengaturan barang di pallet

d. rekonfigurasi (misalnya pemasangan label atau lainnya)

e. konsolidasi ulang, pengaturan barang, pemasukan ulang barang ke

container, pengirimanbarang

f. sistem pelacakan barang

17. Transportasi Barang Jadi

Distribusi nasional dan regional untuk barang-barang yang siap

dipasarkan Distribusi di tingkat nasional ataupun regional untuk barang-

barang yang siap dijual pada umumnya melibatkan transportasi darat

untuk distribusi kepada para distributor, toko retail atau di jenis usaha lain

(sepert perusahaan makanan) serta pelanggan akhir

Di DHL solusi distribusi barang jadi DHL terbentuk dari hal-hal sebagai

berikut :

a. pengumpulan barang-barang pemasok

b. pergudangan dan pengelolaan stok barang

c. linehaul/trunking
d. pengantaran barang ke toko-toko

e. pengelolaan sistem distribusi

f. reverse logistics

g. solusi pelacakan

h. cross-docking dan penggabungan barang di lokasi transit

i. pengantaran ke rumah-rumah

Kemampuan pengelolaan distribusi DHL mencakup :

a. penggunaan jaringan distribusi secara bersama

b. kendaraan-kendaran berdedikasi

c. pengelolaan kendaraan

d. layanan tepat waktu

e. penjadwalan transportasi dan pengantaran

f. layanan antar-jemput

g. transfer barang (seperti dari kereta ke truk atau kontainer ekspor)

h. kepabeanan

i. konsultasi rantai pasokan, termasuk strategi jaringan logistik dan

transportasi
 BAB IV

PEMBAHASAN

A. Kesalahan proses penerimaan barang yang berasal dari gudang atau

tempat barang tersebut selesai digunakan

Semua barang-barang yang akan masuk di gudang berasal dari menara

telekomunikasi yang sudah selesai digunakan maupun yang mengalami

kerusakan dan berasal dari gudang barang-barang dismantling.

Banyak kesalahan-kesalahan yang dilakukan dalam proses penerimaan

barang-barang tersebut yang dilakukan oleh pihak transporter dengan tim

outbound gudang maupun tim proyek Huawei bila barang tersebut berasal dari

pembongkaran di menara telekomunikasi maupun berasal dari gudang barang-

barang dismantle.

Kesalahan didalam proses penerimaan barang yang berasal dari

pembongkaran di menara telekomunikasi terjadi karena kurangnya

pengawasan oleh tim SCM Huawei dan kurangnya komunikasi diantara tim

SCM Huawei dengan tim proyek Huawei dan juga kurangnya pelatihan proses

penerimaan barang yang dilakukan oleh pihak transporter DHL secara benar.

Transporter DHL berasal dari berbagai vendor yang sangat

memungkinkan Kurangnya pengawasan terhadap kualitas transporter didalam

proses penerimaan barang, karena tugas transporter tersebut tidak hanya

menerima barang dan langsung mengirimnya ke gudang, tetapi juga perlu

dilakukan pengecekan didalam proses penerimaan barang tersebut

Barang-barang yang berasal dari menara telekomunikasi dikirim ke

gudang barang dismantle dikarena barang tersebut mengalami kerusakan dan

butuh perbaikan yang selanjutnya akan dikirim ke perusahaan yang melakukan

perbaikan terhadap barang tersebut.

Penyebab terjadinya kekurangan barang yang berasal dari penerimaan

barang di menara telekomunikasi yaitu :

a. Permintaan mendadak dari pihak proyek di lokasi menara

telekomunikasi tempat barang dibongkar untuk meninggalkan beberapa

item barang yang akan dikirim pihak transporter ke gudang untuk

digunakan kembali di menara telekomunikasi

b. Pihak transporter terkadang hanya mengecek barang berdasarkan

jumlahnya bukan deskripsi barang tersebut

c. Pihak konsumen kurang teliti dalam mengecek ulang kembali barang yang

akan dibawa transporter baik dari segi deskripsi barang maupun jenis

barang
d. kurangnya komunikasi di internal costumer antara bagian supply chain

management dengan bagian proyek seperti : bagian proyek tidak memberi

informasi apabila ada barang yang diperlukan secara mendadak sedangkan

dari informasi sebelumnya bahwa barang tersebut telah siap dikembalikan

ke gudang.

Barang-barang yang akan masuk ke gudang juga berasal dari gudang

barang dismantle lainnya, barang-barang tersebut dikirim karena sebagai

tempat penyimpanan sementara barang yang akan dikirim ke menara

telekomunikasi terdekat dari gudang, misalnya tim proyek huawei sedang

melakukan pembangunan menara telekomunikasi di daerah medan dan

material gudang di medan tidak dapat memenuhi semua perlengkapan untuk

membangun menara telekomunikasi tersebut, maka gudang terdekat yang

dapat memenuhi perlengkapan pembangunan tersebut berada di gudang

daerah palembang maka material-material yang berada di gudang palembang

akan dikirimkan ke gudang medan, apabila material tersebut banyak dan tidak

memungkinkan material tersebut akan selesai dipasang semua di menara

telekomunikasi tersebut dalam waktu sehari, maka barang-barang tersebut

akan disimpan di gudang medan,hal ini dilakukan untuk keamanan barang-

barang tersebut.

Faktor penyebab pengirim barang dismantle yang lainnya yaitu,

bila terjadi overload atau barang-barang di gudang sudah penuh dan melebihi

kapasitas maka barang-barang tersebut segera dipindahkan ke gudang terdekat

guna menjamin keamanan barang-barang tesebut dengan tidak menyimpan

material tersebut di area luar gudang.

Sama halnya dengan proses penerimaan barang dari menara

telekomunikasi, penerimaan barang dari gudang dismantling juga dapat terjadi

kesalahan, kesalahan berasal dari pihak transporter dalam mengecek barang

yang akan dikirim dan juga kesalahan dalam penyiapan barang yang dilakukan

oleh tim outbound gudang tersebut.

Kesalahan penyiapan barang yang dilakukan tim outbound darigudang asal

dan kesalahan transporter dalam melakukan pengecekan barang saat

dilakukannya proses loading barang di gudang mencakup jumlah dan jenis

barang tersebut, serta kesalahan pihak transporter dalam proses membawa

barang-barang tersebut ke gudang, karena kurangnya pengawasan terhadap

barang-barang tersebut, terjadinya pencurian barang saat supir singgah

istirahat dijalan.

Menurut penulis tindakan yang seharusnya dilakukan dalamupaya

perbaikan untuk mengurangi kesalahan yang sama dan berulang-ulang adalah

memberikan pengarahan kepada masing-masing vendor untuk memberikan

pelatihan bagaimana cara prosedur proses penerimaan dan pengecekan

barang yang baik dan benar kepada pihak transporter,menetapkan standarisasi

kepada setiap vendor untuk pemasangan GPS pada setiap truck maupun jenis

mobil lainnya untuk mempermudah melacak keberadaan mobil agar tidak

sering singgah untuk istirahat di suatu tempat yang akan menyebabkan

tingginya resiko pencurian terhadap barang-barang tersebut, dan apabila

 terjadi kekurangan saat proses penerimaan barang dari menara telekomunikasi

maupun dari gudang barang dismantling, pihak transporter harus memberikan

keterangan di dokumen Berita Acara Serah Terima Barang.

B. Kesalahan dalam proses penerimaan barang

Bagian admin inbound mengecek dokumen penerimaan barang yang

dikirim oleh pihak konsumen, terdapat dua jenis dokumen penerimaan barang

yang dikirim oleh konsumen, yaitu Transfer Note dan Return Note.

Transfer Note adalah dokumen penerimaan barang yang berasal dari

gudang barang dismantling, sedangkan Return Note adalah dokumen

penerimaan barang yang berasal dari pembongkaran barang di menara

telekomunikasi,contohnya adalah antenna yang pernah terpasang di suatu

menara telekomunikasi dan karena alasan tertentu barang tersebut dilepaskan

karena mengalami kerusakan dan akan diperbaiki, maupun menara

telekomunikasi tersebut tidak digunakan lagi dan barang-barang tersebut akan

dikembalikan ke gudang.

Setelah menerima dokumen Return Note maupun Transfer Note, Admin

Inbound mencetak dokumen tersebut dan memberikan kepada leader Inbound

untuk membagikan tugasnya kepada tim inbound untuk mengecek

keadaan barang tersebut sesuai dengan dokumen dan barang yang nantinya

akan dibawa oleh pihak transporter.

Kesalahan yang umum terjadi dalam proses penerimaan barang tersebut

adalah pengecekan jumlah, jenis, serial number dan kondisi barang tersebut

dan untuk barang partial adalah yang paling sering terjadinya kesalahan

dalam proses pengecekan barang dikarenakan didalam dus tersebut terdapat

bermacam-macam jenis barang dengan serial number yang berbeda-beda.

kesalahan yang sering terjadi dan dapat mempengaruhi akurasi stok barang di

gudang dalam proses penerimaan barang yang dilakukan oleh transporter

maupun tim inbound di gudang yakni disaat :

1. Bongkar muat di loading dock

Bongkar muat yang lamban dan penuh di loading dock dapat berpotensi

menyebabkan tingkat akurasi akan rendah dan rawan terjadinya kesalahan

pengecekan dan pembongkaran barang. Berikut adalah faktor yang

menyebabkan rentannya kesalahan dalam proses pembongkaran barang

diloading dock :

a. Supir tidak membawa kenek atau pekerja yang khusus mengerjakan

bongkar muat untuk menurunkan barang, keadaan ini dapat

memperlambat proses bongkar barang apalagi saat situasi ramai

dengan tim inbound yang terbatas untuk membongkar dan mengecek

barang, hal tersebut menyebabkan rentan terjadinya salah bongkar

yang menyebabkan barang yang di bongkar bisa kurang karena

ketidaktelitian tim inbound dalam membongkar dan mengecek barang.

b. Tempat penerimaan barang di gudang penuh, mengakibatkan barang

rentan salah bongkar.

c. Pallet habis untuk bongkar barang.

d. Area Staging Inbound penuh, dan barang mobil satu dengan barang

mobil lainnya rentan tercampur didalam proses pengecekan barang di

area staging inbound.

2. Pencocokan dokumen barang dengan fisik barang

Berikut adalah kesalahan yang dilakukan pada saat pengecekan barang

dengan dokumen barang yang dilakukan di gudang :

a. Tim inbound hanya melihat/mencocokkan jumlah barang di dokumen

penerimaan barang dengan fisiknya.

b. Tim inbound tidak memberi keterangan di dokumen apabila barang

Kurang, mereka hanya melaporkan ke bagian inventori.

c. Tim inbound hanya melihat status barang (good,damage) tanpa

memperhatikan atau mengecek kondisi barang yang sebenarnya

kondisi tersebut kurang bagus apalagi suatu saat costumer akan

meminta barang tersebut untuk dikirim kembali atau digunakan untuk

proses assembly, persediaan di gudang akan kekurangan barang dalam

kondisi bagus, dampak yang lainnya adalah ketidaksesuaian status

barang bagus dengan barang yang rusak di data dengan yang ada di

fisik.

d. Tim inbound tidak melaporkan ke pihak inventori apabila barang yang

 diterima berlebih dan menganggap barang tersebut sebagai bonus dan

sebagai antisipasi atau stock cadangan bila nantinya barang di gudang

secara fisik kurang.

e. Tim inbound tidak mengecek ulang barang yang terdapat didalam

kardus Mereka hanya melihat keterangan jumlah barang yang

ditempel di kardus tanpa memperhitungkan jumlah atau tidak

adanya barang di dalam kardus tersebut.

f. Tim inbound tidak melaporkan ke bagian Admin Inbound apabila

ada perbedaan antara dokumen cek barang dengan dokumen

Return Note atau Transfer Note transporter, biasanya kesalahan

yang terjadi adalah transporter membawa dokumen yang kurang.

Menurut penulis beberapa hal penting yang harus diperhatikan didalam

melakukan proses pengecekan barang untuk mengurangi kesalahan

tersebut seperti :

a. Fisik barang yang diterima

Fisik barang adalah bentuk fisik barang yang dapat dirasa, diraba

atau dilihat langsung . Penerimaan yang bukan berupa fisik barang

dapat menyebabkan perbedaan proses dan hasi yang akan dicapai,

pada umumnya hasilnya adalah negatif dan jika ada penerimaan tanpa

harus menangani fisik barangnya, maka perlu dilakukan proses

tambahan untuk memastikan keabsahan proses tersebut yaitu,

prinsip penerimaan barang dengan cara menerima fisik barang secara

langsung bukan hanya dokumen saja, contohnya adalah saat

 penerimaan barang yang terdapat didalam satu kardus dengan jumlah

banyak maka pihak inbound tidak hanya melihat atau mencocokkan

jumlah barang didokumen dengan jumlah barang dilabel kardus tetapi

pihak inbound juga harus mengecek dan menghitung jumlah barang

yang ada didalam kardus.Secara fisik, barang dapat dilihat, diraba atau

dirasa dan dapat dibandingkan dengan dokumen pengantar, contohnya

adalah dokumen harus mempunyai keterangan mengenai deskripsi

barang secara jelas dan detail agar memudahkan tim inbound dalam

mengecek barang dan mengurangi resiko terjadinya kesalahan dalam

pengecekan barang tersebut. Setelah itu dilakukan pengecekan acak

atau keseluruhan kondisi isi kemas contohnya adalah untuk barang

yang mudah pecah atau rusak harus diperiksa isi dalam kardus

tersebut, bila ada barang tersebut mengalami kerusakan tim inbound

langsung memberi keterangan pada lembaran cek barang masuk dan

selanjutnya barang tersebut akan di foto sebagai bukti ke konsumen

dan dikirim melalui email sesuai nomor dokumen Return Note atau

Transfer Note, selanjutnya diberikan keterangan di dalam dokumen

Berita Acara Serah Terima Barang. Langkah terakhir yang perlukan

adalah mencocokkan jumlah barang secara aktual dengan jumlah

barang yang ada didokumen, khusus untuk barang berupa kabel harus

dilakukan pengecekan satuannya dalam meter.

b. Dokumentasi
 Dokumen pemesanan barang diterima berdasarkan adanya dokumen

yang mendasari berapa barang yang diterima adalah sama dengan

barang yang dikirimkan, maksudnya adalah tim inbound harus

mencocokkan terlebih dahulu dokumen dari pihak transporter dengan

dokumen penerimaan barang, yang harus dicocokkan adalah nomor

dokumen Return Note atau Transfer Note barang tersebut, alamat

pengiriman, jumlah, serial number, packing list number dan kondisi

barang tersebut

C. Kesalahan dalam proses put away (penyimpanan barang ke lokasi)

Setelah dilakukan penerimaan dan pengecekan oleh tim inbound apabila

barang tersebut dinyatakan sesuai dengan data di dokumen maka selanjutnya

akan dilakukan proses penyimpanan barang.

Proses penyimpan barang dilakukan setelah team inbound menerima dan

mengecek barang yang masuk ke gudang lalu mereka melaporkan dan

mengembalikan kertas cek inbound yang berupa dokumen return note

maupun transfer note, hasil dari laporan tersebut ditulis dibagian remark dan

akan dicek ulang oleh bagian admin inbound, biasanya berupa kesalahan

dalam jumlah, jenis maupun keadaan barang tersebut rusak dalam keterangan

maupun aktual barang tersebut dan tim inbound akan mencetak hasil

pengecekan barang tersebut yang selanjutnya akan diberikan ke pihak

transporter untuk diminta tanda tangan sebagai bukti bahwa barang tersebut

mengalami masalah.

Selanjutnya apabila terjadi perbedaan jumlah, jenis, maupun keadaan

barang tersebut ke bagian Admin Inbound akan melaporkan dengan

mengirim email ke pihak scm Huawei, dengan ditambahkan foto keadaan

barang yang bermasalah lalu Admin Inbound melakukan scan terhadap

dokumen Berita Acara Serah Terima Barang yang sudah di tulis masalahnya

pada bagian keterangan lain di dokumen tersebut dan di tandatangani oleh

Bila tidak ada masalah terhadap barang tersebut maka selanjutnya

dilakukan proses penyimpanan barang dan hasil pengecekan dokumen di

berikan oleh bagian Inventory Control untuk dibuatkan packing list berupa

data barang beserta lokasi yang akan dilakukan proses put away oleh tim

inbound.

Dalam proses penyimpanan barang seringkali terjadi kesalahan yang

dilakukan oleh tim inbound, kesalahan-kesalahan tersebut dapat

mempengaruhi perbedaan antara jumlah barang di lokasi aktual dengan di

data. Kesalahan-kesalahan dalam proses penyimpanan barang seperti,

tim inbound terkadang mencari lokasi terdekat dengan jenis barang yang

sama untuk dilakukan proses put away tanpa mengikuti arahan bagian

inventory control dalam menentukan lokasi yang akan dilakukan proses

storage tersebut.

Tim inbound terkadang tidak melaporkan ke bagian inventory

control apabila lokasi yang dituju tersebut penuh atau tidak muat untuk

dilakukan proses storage, tetapi tim inbound tetap melakukan proses put

away ke lokasi yang tidak sesuai dengan yang ditujukan.

 Tidak semua barang setelah dilakukan penerimaan dan pengecekan

akan dilakukan proses put away, terdapat beberapa barang seperti modul-

modul yang dibutuhkan untuk dilakukan pemasangan didalam Base

Transfer Station biasanya tidak akan dimasukkan ke lokasi tetapi

dilakukan proses pemasangan maupun pengecekan.

Sering terjadi kesalahan didalam proses tersebut yang dapat

menyebabkan seringnya terjadi kekurangan barang dilokasi, saat bagian

Inventory Control sudah menyerahkan dokumen put away ke tim inbound

terkadang beberapa barang tersebut tidak dilakukan proses storage, tetapi

dilakukan proses pemasangan ke dalam Base Transfer Station tersebut, tim

inbound lupa melaporkan ke bagian Inventory Control bila barang tersebut

dilakukan proses pemasangan kedalam Base Transfer Station.

Sering juga terjadi kesalahan saat pencatatan nomor packing list pada

Base Transfer Station yang dilakukan pemasangan, kesalahan di dalam

pencatatan nomor serial number modul yang dimasukkan ke Base Transfer

Station, dan apabila barang-barang tersebut tidak jadi dilakukan

pemasangan ke Base Transfer Station tim inbound tidak melaporkan ke

bagian Inventory Control untuk dilakukan proses storage.

Menurut penulis untuk mengurangi kesalahan di dalam proses

penyimpanan barang tersebut dan terkadang barang-barang tersebut

dibutuhkan bagian proyek konsumen untuk dilakukan proses pemasangan

ke Base Transfer Station maka sebaiknya dibuatkan tim khusus untuk

pengecekan dan pencatatan barang yang akan dilakukan pemasangan ke

 Base Transfer Station, tim ini di fokuskan hanya untuk mencatat barang-

barang yang akan dilakukan proses assembly, tim tersebut dilakukan

pelatihan prosedur pencatatan dan pengecekan tersebut, hal-hal yang harus

diperhatikan adalah pencatatatan serial number modul-modul dan nomor

packing list pada Base Transfer Station, pelaporan terhadap bagian

Inventory Control mengenai barang yang akan dilakukan proses assembly

maupun tidak jadi dilakukan proses assembly dan komunikasi yang baik

antara tim dengan bagian proyek konsumen.

D. Kesalahan dalam proses penyiapan barang (Picking) untuk proses

pengiriman barang di gudang DHL GLOBAL FORWARDING

Proses sebelum dilakukannya picking, bagian Admin Outbound menerima

request pengeluaran barang dari pihak konsumen berupa dokumen Delivery

Note, selanjutnya bagian Admin Outbound mencetak dokumen tersebut dan

membuat pick list lalu menyerahkan kepada leader tim outbound, pick list

adalah dokumen yang berisikan informasi mengenai barang yang akan

dikeluarkan sesuai dengan informasi pada Delivery Note serta lokasi barang

tersebut agar mempermudah tim outbound dalam melakukan prepare barang

keluar.

Leader tim outbound menyerahkan dokumen tersebut ke picker untuk

menyiapkan barang keluar ke lokasi staging outbound, picker mencari lokasi

barang yang akan dikirim sesuai dengan pick list, setelah menemukan lokasi
barang tersebut selanjutnya picker melakukan pengambilan barang sesuai

dengan deskripsi, packing list, serial number, dan jumlah barang yang diminta.

Langkah selanjutnya yang dilakukan picker adalah melakukan packing

tehadap barang tersebut dan mengecek ulang dengan memberikan ceklis

bertanda barang tersebut sudah dilakukan packing, lalu barang tersebut

disatukan dalam pallet dan digabungkan dengan barang-barang yang

dilakukan proses prepare oubound lainnya ke area staging outbound, picker

memberi tanda dengan menuliskan nomor dokumen Delivery Order dan

jumlah barang dalam kertas untuk memisahkan agar tidak tertukar dan

tercampur dengan barang di staging outbound lainnya.

Picker sering melakukan kesalahan didalam melakukan proses picking,

kesalahannnya antara lain :

1. Salah lokasi

2. Picker tidak mengecek ulang untuk barang partial, karena kesalahan

prepare dalam barang partial sangat mungkin terjadi karena jumlah nya

yang banyak didalam satu box/koli, umumnya barang tersebut memiliki

ukuran yang kecil dan terkadang harus berulang kali di cek untuk

menghindari risiko barang lebih atau kurang

3. Picker tidak melaporkan apabila terjadi perbedaan antara pick list dengan

dokumen delivery note, biasanya perbedaan berupa jumlah dan jenis

barang
4. Picker tidak melaporkan apabila barang yang dicari tidak ada dilokasi

yang tertera didalam packing list dan mengambil barang dengan jenis yang

sama dilokasi yang lain

5. Pada beberapa lokasi gudang terkadang terdapat dalam satu lokasi dengan

beberapa jenis dan serial number barang, terkadang picker kesulitan dalam

mencari barang tersebut dan membutuhkan waktu yang lama dalam

menemukannya, karena harus membongkar satu persatu barang dilokasi

tersebut. Hal tersebut dapat menyebabkan barang berantakan dilokasi dan

terkadang picker lupa meletakkan kembali barang-barang yang berpindah-

pindah tersebut ke lokasi semula.

Menurut penulis langkah yang tepat untuk meminimalisir kesalahan

tersebut maka pemberian training minimal seminggu sekali untuk

mengingatkan dan terus mengevaluasi kinerja picker yang harus dilakukan

oleh Warehouse PIC sebagai penanggung jawab tertinggi di gudang.

Briefing setiap pagi sebelum bekerja juga sangat perlu untuk mengevaluasi

kinerja yang kurang maksimal dari karyawan disalah satu bagian atau

pekerjaan sebelumnya apabila ada kesalahan, saling bertukar pikiran,

menyelesaikan masalah secara bersama, mempersiapkan dan mengingatkan

kembali kepada semua karyawan tentang SOP di gudang.

Warehouse PIC juga harus memilih picker dengan kriteria mampu

membaca dan menulis, mampu mempergunakan peralatan kerja dengan aman

dan tertib didalam penyelesaian pekerjaan. Picker tidak berkomunikasi dengan

konsumen secara langsung, tetapi ia harus berkomunikasi dengan lokasi

barang dan checker pada saat penyelesaian kerjanya nanti.Dan yang paling

utama adalah membuat nomor lokasi di area staging outbound, untuk

memudahkan pengecekan barang yang akan dilakukan oleh checker sebelum

barang tersebut akan di loading ke truck untuk proses pengeluaran barang.

Kesalahan didalam proses prepare barang ke area staging outbound tidak

hanya dilakukan oleh picker, tetapi bisa juga terjadi kesalahan pada bagian

Admin Outbound antara lain :

1. Kesalahan dalam membuat dokumen pick list barang yang selanjutnya

akan diberikan kepada tim outbound untuk dilakukan prepare, kesalahan

dapat berupa jumlah, deskripsi, serial number, packing list ataupun lokasi

barang yang akan di siapkan untuk proses outbound

2. Bagian Admin Outbound tidak melaporkan ke tim outbound apabila

Delivery Note yang diminta dibatalkan oleh pihak konsumen

3. Bagian Admin Outbound tidak melaporkan kepada team outbound apabila

Delivery Note telah direvisi atau diganti sebagian barangnya , yang

berakibat pada kesalahan dalam melakukan prepare barang dan

selanjutnya kesalahan barang yang dikirim.

Menurut penulis hal yang perlu dilakukan adalah Warehouse PIC

perlu mengadakan briefing internal setiap minggunya bagian Admin

Inbound, Inventory Control dan Admin Outbound untuk membahas

masalah-masalah yang terjadi di setiap bagiannya untuk menemukan

solusi nya serta mengingatkan kembali prosedur kerja yang benar dan

menekankan ketelitian pekerjaan masing-masing bagian.

E. Kesalahan dalam proses pengiriman barang

Setelah barang tersebut sudah di prepare di area staging outbound,dan

truck sudah tiba di loading dock area maka selanjutnya akan dilakukan proses

loading barang ke truck yang dilakukan oleh tim outbound. Tim outbound

melakukan pengecekan barang dengan pihak transporter sebelum melakukan

loading ke truck, hal ini untuk memastikan tidak ada barang tertinggal maupun

barang lebih di dalam proses loading, pengecekan dilakukan dengan cara

pencocokkan dokumen transporter dengan dokumen Delivery Note di gudang,

yang pertama diperhatikan adalah nomor Delivery Note tersebut, berasal dari

vendor apa transporter tersebut dengan mengecek kartu karyawan transporter

tersebut.

Sering terjadinya kesalahan yang terjadi saat pengiriman barang yang

dilakukan oleh tim outbound, kesalahan tersebut antara lain :

1. Kurang teliti dalam memilah barang dan loading barang sesuai nomor

delivery note saat area staging outbound penuh dan terkadang rentan

kemungkinan barang untuk tercampur

2. Bila ada barang seperti service/base rack BTS yang memiliki modul yang

banyak serta bermacam-macam mengalami kekurangan disalah satu

bagian, terkadang karyawan mengambil modul tersebut di lokasi gudang

yang bukan barang di area staging outbound tanpa pemberitahuan ke pihak

Admin Outbound.
3. Team outbound salah dalam memuat barang ke mobil yang lain sebelum

melakukan pengiriman, baiknya dilakukan setelah barang disiapkan adalah

pengepakan dan pemilahan dan tim checker harus lebih fokus dalam

melaksanakan pekerjaannya
 BAB V

PENUTUP

F. Kesimpulan

Dari pembahasan penulis tentang pelaporan praktek kerja lapangan

yang berjudul faktor-faktor yang mempengaruhi ketidakakuratan stok

secara sistem dengan stok secara fisik pada PT.XYZ dan permasalahan-

permasalahan yang timbul dalam kegiatan tersebut, maka penulis dapat

menyimpulkan beberapa hal, yaitu :

1. Kesalahan proses penerimaan barang dapat berasal dari gudang atau

site barang tersebut selesai dipakai, biasanya terjadi kesalahan prepare

barang dan prosedur penerimaan barang yang salah oleh pihak

transporter, yaitu tidak mengecek sesuai prosedur yang benar yakni

memperhatikan jumlah,jenis dan keadaan barangnya

2. Costumer tidak menyediakan data yang lengkap saat material hendak

dikirim kan kegudang, data yang tidak lengkap tersebut akan

menimbulkan perbedaan data inventori konsumen dengan pihak DHL,

baik secara jumlah,jenis material dan kondisi material tersebut

3. Penerimaan barang yang salah, team inbound terkadang hanya

mengecek barang berdasarkan jumlah atau koliannya saja, tidak

memperhatikan deskripsi barangnya dan keadaan barang tersebut

 4. Proses stock take yang kurang baik dan kesalahan karyawan saat

melakukan stock take.

5. Kesalahan dalam penyimpanan barang

Maksud dari penyimpanan barang disini adalah menempatkan barang

dalam kondisi tunggu untuk diorder atau disiapkan untuk proses

assembly / service yang dilakukan oleh pihak project Huawei.

6. Kesalahan dalam proses prepare barang untuk proses pengiriman

barang di gudang DHL GLOBAL FORWARDING

G. Saran

1. Koordinasi pihak gudang atau site tempat barang tersebut berasal agar

material di foto terlebih dahulu sebelum dikirim di gudang, khususnya

untuk barang modul assembly

2. Bila terjadi perbedaan antara dokumen baik dokumen return note dan

transfer note dengan barang yang diterima pihak admin segera

meminta revisi kepada pihak konsumen

3. Pemberian training secara berkesinambungan kepada team warehouse

mengenai sistem prosedur penerimaan, penyimpanan, prepare barang

dan pengecekan barang sebelum keluar yang benar sesuai dengan sop

yang berlaku
4. Pelaksanaan briefing setiap pagi demi terciptanya komunikasi antar

bagian/ team.