BAB II

KAJIAN PRAKTEK KERJA LAPANGAN

A. Pelaksanaan Praktek Kerja Lapangan

Selama melaksanakan Praktek Kerja Lapangan pada PT. DHL

GLOBAL FORWARDING, penulis awalnya ditempatkan pada divisi

Transport yaitu sebagai Tracer, lalu penulis dipindahkan pada divisi

warehouse sebagai inventory control. Tetapi penulis juga belajar mengenai

divisi Transport dengan tujuan penulis mengetahui berapa lama waktu yang

dibutuhkan dari proses loading barang dari gudang hingga barang sampai ke

site tujuan. Divisi inventori memegang peranan penting, karena divisi

inventori sebagai tolak ukur pelanggan kepada kinerja gudang di PT. DHL

GLOBAL FORWARDING. Semakin akurat jumlah barang yang disimpan di

gudang, maka tingkat kepercayaan dan kepuasan pelanggan semakin tinggi

pula. Namun sebaliknya, semakin tidak akurat jumlah barang yang disimpan

di gudang, maka semakin rendah pula tingkat kepercayaan dan kepuasan dari

customer. Ini dapat menimbulkan ketidakpercayaan konsumen kepada PT.

DHL GOBAL FORWARDING .

Pada divisi inventori, penulis belajar mengenai jumlah stok

keseluruhan, membuat form cycle count, menarik data dari sistem WMS, serta

8
 belajar untuk turun ke lapangan langsung. Inventori merupakan tulang

punggung warehousing. Inventori yang baik dan benar akan menghasilkan

dampak yang baik pula untuk setiap proses di gudang PT.DHL GLOBAL

FORWARDING.

Maka dari itu PT.DHL GLOBAL FORWARDING sangat menjaga

keakuratan jumlah barang (stok) yang disimpan digudang. Mulai dari jumlah

barang yang masuk (inbound), proses penyimpanan, hingga jumlah barang

yang keluar atau barang yang akan didistribusikan ke menara telekomunikasi

yang menjadi konsumen Huawei dan ke gudang terdekat menara

telekomunikasi tersebut.

B. Supply Chain Management

Supply Chain Management adalah pengintegrasian sumber bisnis yang

kompeten dalam penyaluran barang, mencakup perencanaan dan pengelolaan

aktivitas pengadaan dan logistik serta informasi terkait mulai dari tempat

bahan baku sampai tempat konsumsi, termasuk koordinasi dan kolaborasi

dengan jaringan mitra usaha (pemasok, manufaktur, pergudangan,

transportasi, distribusi, retail dan konsumen) untuk memenuhi kebutuhan

pelanggan. (Williem Siahaya,2011,12)

Sedangkan, Supply Chain adalah jaringan perusahan- perusahaan yang secara

bersama bekerja untuk menciptakan dan menghantarkan suatu produk ketangan

 pemkai akhir. Perusahaan tersebut termasuk supplier, pabrik, distributor, toko

atau ritel serta peusahaan pendukung seperti perusahaan jasa logistik. Ada tiga

aliran yang harus dikelola yaitu : material, financial dan informasi. (Williem

Siahaya,2011,13).

Ruang Lingkup SCM

Supply Chain Management (SCM) melaksanakan kegiatan aliran barang yang

meliputi perencanaan, pengadaan produksi, penyimpanan, transportasi, dan

distribusi, mulai dari titik awal bahan baku (hulu) sampai ke titik (hilir). (Williem

Siahaya,2011,15).

Supply Chain Management memiliki ruang lingkup yang luas, meliputi pengelolaan

pengadaan bahan baku (raw material), pemilihan supplier, proses produksi,

pengangkutan, penyimpanan dan distribusi dengan didukung oleh element

manajemen terkait untuk menghasilkan produk yang sesuai dengan prinsip QCD

(Quality, Cost, Delivery), tepat kualitas harga bersaing dan tepat waktu.

SCM Link (jejaring SCM) terdiri dari 7 (tujuh) mata rantai yang merupakan

pelangi SCM yaitu Supplier, Manufactur, Warehouse, Transportation, Distributor,

Retailer dan Customer. Elemen pendukung SCM terdiri dari 9 (Sembilan) elemen

manajemen yang sangat berperan dalam keberhasilan kegiatan aliran barang

yaitu elemen yang meliputi Procurement, Logistik (Transportasi,

Pergudangan,Distribusi), Inventory (Persediaan), Demand Forecasting, Supplier,

Production, Information, Quality dan Costumer. (Williem Siahaya,2011,16)

Hal dasar yang perlu diperhatikan untuk membangun Supply chain yang optimal :

1. Perencanaan

Perencanaan adalah proses penyeimbang antara permintaan dan pasokan untuk

menentukan tindakan terbaik dalam memenuhi kebutuhan. Perencanaan merupakan

proses awal yang strategis, menentukan tolak ukur untuk menilai efisiensi, kualitas,

harga dan nilai pelanggan. Perencanaan mencakup peramalan kebutuhan, pengadaan,

pengendalian persediaan, produksi, distribusi, dan keuangan

2. Pengadaan

Penentuan sumber pengadaan dan pemilihan pemasok yang terbaik serta

Pelaksanaan kontrak untuk menjaga kualitas, komitmen, transportasi, waktu

Penyerahan barang serta pembayaran.

3. Produksi

Mentransformasikan bahan baku (raw material) menjadi produk jadi (finished

product) sesuai kebutuhan pelanggan. Menentukan system, langkah, jadwal,

pemeriksaan, dan pengepakan. Kegiatan produksi dilaksanakan berdasarkan

peramalan kebutuhan (demand forecasting) atau atas dasar pesanan (order).

4. Pengiriman

Pengaturan pengiriman pesanan pelanggaran, jaringan pergudangan dan distribusi,

pemilihan distributor dan system ekspedisi.

5. Pengembalian

Mengidentifikasi kondisi produk dan menangani proses pengembalian barang dari

konsumen karena kesalahan pengiriman dan cacat atau rusak.

(Williem Siahaya,2011,17)

C. Pengertian Manajemen Logistik

Menurut Rully Yendri (Diktat Mata kuliah Manajemen Logistik),

manajemen logistik merupakan bagian dari proses supply chain yang

berfungsi untuk merencanakan, melaksanakan, mengendalikan, keefesienan

dan keefektifan aliran dan penyimpanan barang, pelayanan dan informasi

terkait dari titik awal (point of origin) hingga titik konsumsi (point of

consumption) dalam tujuannya untuk memenuhi kebutuhan para pelanggan.

Ruang lingkup logistik yaitu :

1. Perencanaan dan pengembangan, pengadaan, penyimpanan,

pemindahan, penyaluran, pemeliharaan, pengungsian dan penghapusan

alat-alat perlengkapan.

2. Pemindahan, pengungsian dan perawatan personil.

3. Pengadaan atau pembuatan, penyelenggaraan, pemeliharaan dan

penghapusan fasilitas-fasilitas.

4. Pengusahaan atau pemberian pelayanan/ bantuan.

 Fungsi logistik :

Perencanaan dan
penentuan kebutuhan

pe
Penghapusan Anggaran

Pengendalian

Pemeliharaan Pengadaan

Penyimpanan dan
penyaluran

D. Pengertian Manajemen Persediaan

Persediaan adalah kumpulan stok barang (material mentah), komponen,

barang setengah jadi, dan barang jadi) yang menungguuntuk diproses,

dipindahkan atau digunakan pada titik rantai penyediaan barang ( supply

chain). (Ghiani,2004:121)

Semua perusahaan mengetahui bahwa manajemen persediaan yang baik

sangat penting. Pada satu sisi, sebuah perusahaan dapat menurunkan biaya

dengan mengurangi persediaan. Pada sisi lain, produksi dapat terhenti dan
pelanggan menjadi tidak puas ketika pesanan nya tidak tersedia. Oleh karena

itu, perusahaan harus dapat mengatur keseimbangan antara investasi

persediaan dan layanan pelanggan. (Ratih Hendayani,2011:77)

Menurut Suyadi Taryam (Diktat Mata kuliah Manajemen Material),

Inventori atau persediaan adalah sejumlah material yang disimpan dan dirawat

menurut aturan tertentu dalam temapt persediaan agar selalu dalam keadaan

siap pakai dan ditatausahakan dalam buku perusahaan.

Ada beberapa tipe dari inventori, yaitu :

1. Buffer stock/ safety stock, stok penyelamat

2. Cycle stock, persediaan yang tidak termasuk buffer (untuk proses

rutin)

3. De- coupling, stock penyangga selama proses penggantian mesin

produksi

4. Anticipation stock, stock tambahan mengantisipasi permintaan

meningkat

5. Pipeline stock, persediaan masih dalam perjalanan

Fungsi dan Kategori persediaan :

1. Faktor ketidakpastian bahan baku yang dikirimkan oleh pemasok terkadang

mengalami keterlambatan atau ketika stok bahan baku yamg dimiliki oleh
pemasok sudah habis. Oleh karena itu, untuk mengantisipasinya perusahaan

memerlukan persediaan, agar proses produksi tidak terhambat yang akan

berdampak domino pada hasil produksi atau prouk jadi yang akhirnya ikut

terlambat sampai ke tangan konsumen akhir.

2. Faktor waktu yang berhubungan dengan lamanya waktu proses produksi

dan distribusi sebelum produk jadi sampai ke konsumen. Persediaan berfungsi

untuk mengantisipasi waktu menunggu yang diakibatkan adanya

keterlambatan waktu dalam proses produksi sehingga terhindar dari

opportunity lost, yaitu konsumen tidak akan berpindah ke pihak lainnya hanya

diharuskan menunggu

3. Faktor ketidak pastian kebutuhan bahan baku dalam proses produksi,

biasanya diakibatkan oleh salahnya perhitungan dari pihak manajemen

operasional ataupun karena adanya produk yang gagal dalam proses

produksinya serta sebab lainnya.

4. faktor ketidakpastian pemesanan, biasanya terjadi pada perusahaan yang

mempunyai system make to order dimana bias terjadi perubahan pemesanan.

5. Faktor biaya dimana perusahaan menginginkan adanya suatu sistem yang

memiliki biaya rendah dalam memproduksi atau membeli bahan dengan

menentukan jumlah bahan baku yang paling ekonomis.

 Selain itu manfaat persediaan juga sebagai jaminan terhadap permintaan

yang tidak terduga, menghilangkan risiko keterlambatan dan kerusakan,

jaminan terhadap terputusnya pasokan (pemogokan) serta menghilangkan

risiko transportasi.

Untuk mengakomodasi fungsi persediaan, perusahaan memiliki empat

jenis persediaan, yaitu :

a. Persediaan bahan baku (raw material inventory) : persediaan barang

mentah yang belum memasuki proses pabrikasi

b. Persediaan barang setengah jadi (working-in-process- WIP inventory) :

bahan baku yang telah mengalami beberapa perubahan dari bahan

baku tetapi belum menjadi produk jadi atau masih dalam tahap

produksi

c. MRO (maintenance, repair and operating) : untuk menjaga agar

proses produksi tetap produktif

d. Persediaan barang jadi (finished goods inventory) : produk yang sudah

selesai dan menunggu pengiriman serta merupakan hasil utama

perusahaan yang siap dijual ke pasaran

Kebijakan persediaan yang baik menjadi tidak berguna jika manajemen

tidak mengetahui persediaan yang mereka miliki saat ini. Maka dari itu lah

timbul akurasi catatan pada sebuah perusahaan. Menurut Jay Heizer dan Barry
Render di dalam bukunya yang berjudul “Operations Management” (2005 hal

64). Akurasi catatan (record accuracy) adalah sebuah komponen penting

dalam sistem produksi dan persediaan.

Akurasi catatan menjadikan organisasi dapat memusatkan perhatian pada

barang yang diperlukan, bukan hanya sekedar ingin memastikan bahwa

“beberapa” barang ada dalam persediaan. Hanya jika sebuah organisasi dapat

menentukan dengan teliti apa yang ada dalam persediaanya, maka organisasi

tersebut dapat membuat keputusan yang tepat tentang pemesanan,

penjadwalan dan pengiriman.

Untuk memastikan ketelitian, maka pencatatan pemasukan dan

pengeluaran barang harus baik, sebagaimana juga keamanan pada ruang

persediaan. Sebuah ruang penyimpanan yang terorganisasi secara baik akan

memiliki akses yang terbatas, penataan yang baik dan daerah penumpukan

barang yang menyimpan sejumlah persediaan tertentu.

Walaupun sebuah organisasi mungkin telah melakukan usaha-usaha yang

berarti untuk mencatat persediaan dengan teliti, catatan ini harus diverifikasi

melalui sebuah audit yang berkelanjutan. Jay Heizer dan Barry Render

menerangkan di dalam bukunya yang berjudul “Operations Management”

(2005 hal 65) audit yang seperti ini dikenal sebagai penghitungan berkala

(cycle counting). Sebelumnya, banyak perusahaan melakukan pengecekan

persediaan fisik setiap tahun. Catatan persediaan perlu di verifikasi dengan

perhitungan berkala. Contohnya per hari atau per bulan.

Perhitungan berkala juga memiliki keuntungan sebagai berikut :

a. Menghilangkan penutupan dan penghentian produksi yang diperlukan

untuk mengecek persediaan fisik tahunan

b. Menghilangkan penyesuaian persediaan tahunan

c. Melatih personel audit dalam hal akurasi persediaan

d. Dapat mengenali penyebab kesalahan dan mengambil tindakan

perbaikannya

e. Menjaga catatan persediaan yang akurat

Ada beberapa cara yang dilakukan untuk mengakurasikan catatan

persediaan dalam sebuah gudang. Setiap gudang memiliki cara yang berbeda-

beda tetapi dengan tujuan yang sama yaitu mengakurasikan jumlah stok yang

ada di catatan perusahaan dengan jumlah fisik barangnya. Menurut

Widiyanto,IR,ASCM (2010 :166) ada beberapa cara yang bisa ditempuh,

diantara nya adalah :

 1. Stock Take/Stock Opname

Penghitungan kesesuaian antara stok fisik dan stok sistem dimana

perbedaan yang timbul akan diproses kedalam finansial dalam periode

tertentu.

2. Cycle Count

Penghitungan kesesuaian antara stok fisik dan stok sistem dimana

perbedaan yang timbul tidak akan diproses kedalam finansial setiap

saat.

Pengendalian persediaan jasa juga harus mendapatkan perhatian khusus.

Teknik yang bisa diterapkan menurut Jay Heizer dan Barry Render di dalam

bukunya yang berjudul “Operations Management” (2005 hal 66) adalah

sebagai berikut :

a. Pemilihan karyawan, pelatihan dan diiplin yang baik

b. Pengendalian ketat pada pengiriman berikutnya

c. Pengendalian semua barang secara efektif dengan meninggalkan

fasilitas
E. Pengertian Gudang

Gudang adalah suatu tempat atau bangunan yang dipergunakan untuk

menimbun, menyimpan barang baik berupa bahan baku (raw material), barang

setengah jadi (work in process) atau barang jadi (finished product).

(Williem Siahaya,2011,88).

Manajemen pergudangan adalah bagian dari manajemen logistik dan SCM,

merupakan pengelolaan kegiatan menerima, menyimpan, merawat, mengirim dan

menatausahakan barang pada suatu tempat tertentu. (Williem Siahaya,2011,88)

1. Jenis gudang

a. Gudang tertutup

b. Gudang terbuka

c. Emperan (open shed)

d. Lapangan penimbunan (yard)

e. Tangki

f. Peti kemas

g. Gudang khusus (bahan peledak)

2. Jenis Gudang Manufaktur

a) Gudang Operasional

Gudang operasional digunakan untuk menyimpan bahan baku (raw material) dan

suku cadang (spareparts) yang diperlukan untuk proses dan menunjang produksi

serta barang setengah jadi (work In process).

b) Gudang Perlengkapan

Gudang perlengkapan digunakan untuk menyimpan perlengkapan untuk

menunjang dan memperlancar proses produksi yang terletak di dekat line

produksi.

c) Gudang Distribusi

Gudang distribusi digunakan untuk menyimpan barang jadi (finished goods)

yang siap untuk dikirim ke distributor atau retaile.

d) Gudang musiman

Gudang musiman adalah gudang yang bersifat insidentil pada saat gudang

operasional dan distribusi penuh.

Aktivitas Pergudangan

a. Penerimaan (receiving)
 Kegiatan penerimaan fisik dan administrasi terhadap barang pesanan, berupa

bahan baku untuk proses produksi dan barang jadi untuk didistribusikan ke

pelanggan serta barang penunjang (parts untuk mendukung operasional

perusahaan.

b. Penyimpanan (storage)

Kegiatan penyimpanan barang di dalam gudang sesuai kaidah untuk

memudahkan penanganan fisik dan pengenalan barang.

c. Penanganan (Handling)

Kegiatan penanganan barang atau persediaan dengan mempergunakan alat q

angkat sesuai karakteristik barang.

d. Perawatan (Up-keep)

kegiatan pemeliharaan dan perawatan barang supaya terhindar dari kerusakan

akibat cuaca, kontaminasi dan karat.

e. Pengemasan (packaging)

Kegiatan pembuatan kemasan untuk melindungi dan mengamankan barang

f. Pengeluaran (dispatching)

Kegiatan pengeluaran fisik dan administrasi barang dari gudang

g. Pengiriman (expediting)

Kegiatan pengeluaran fisik dan administrasi barang dari gudang.

h. Distribusi (distribution)

Kegiatan pendistribusian barang jadi distributor.

i. Pemeriksaan dan Pengawasan (control)

Kegiatan pemeriksaan dan pengawasan persediaan dan tata kerja secara berkala

(Williem Siahaya,2011,88-100).

Menurut Suyadi Taryam (Diktat Mata kuliah Manajemen Material), Fungsi

gudang adalah :

1. Tempat penyimpanan barang atau material

2. Tempat melakukan “kegiatan antara” yang terjadi dalam suatu proses

distribusi fisik barang menuju ke pelanggan

Yang dimaksud dengan “kegiatan antara” yaitu :

a. Penggabungan / Consolidation, muatan dari beberapa produk atau

truck pengangkut menjadi hanya satu truk

b. Pemecahan / Break bulking, pemecahan jumlah atau memperkecil

jumlah barang

c. Pencampuran / Mixing, gudang sebagai tempat mencampur beberapa

produk
Menurut Noerharyono,Amtru,Ssos, MM (2011:hal 30) terdapat berbagai jenis

macam gudang, yaitu:

1. Gudang induk /gudang pusat

Gudang ini dipakai untuk menyimpan barang-barang yang diterima

dari pesanan dan pembelian dan selanjutnya untuk melayani

persediaan.

2. Gudang persediaan

Gudang persediaan berfungsi untuk melayani gudang pemakaian.

3. Gudang penyalur / transit

Gudang ini dipergunakan hanya untuk menampung barang- barang

yang disimpan sementara.

4. Gudang pemakaian

Gudang ini berfungsi untuk menerima barang dari gudang penyalur

dan dipergunakan untuk melayani kebutuhan unit.

5. Gudang khusus

Gudang ini dipergunakan untuk menyimpan barang-barang khusus,

misalnya bahan peledak, bahan bakar, dan sejenisnya.

Dewasa ini gudang sudah sangat berkembang pesat, jika dahulu orang

apabila mendengar kata “gudang” maka yang terbesit dipikiran adalah sebuah

tempat yang kotor, kumuh, jorok, bau dan tidak nyaman. Akan tetapi dengan

berkembangnya zaman maka gudang pada saat ini adalah sebuah tempat yang
bersih, tidak bau, dan modern. Dengan menciptakan kenyamanan dan

keamanan didalam suatu gudang maka kinerja yang akan dihasilkan akan

menjadi lebih baik.

Menurut Widiyanto,IR,ASCM (2010 :145) ada 13 kunci sukses dalam

mengelola gudang, yaitu :

1. Data pelaporan rutin

2. Dinding, atap, dan lantai tidak ada yang rusak

3. Kebersihan toilet,dan kantin

4. Pallet, rak

5. Forklift, hand pallet, dan loading dock

6. Lampu penerangan yang cukup

7. Ventilasi udara, dan temperature suhu

8. Akurasi penempatan barang

9. Keamanan barang di picking face

10. Tidak ada binatang di dalam gudang

11. Perlengkapan P3K dan poster/spanduk keselamatan

12. Prosedur penerimaan dan pengiriman barang

13. Pakaian kerja dan perlengkapan keamanan kerja