P.T.

Nusantara Parkerizing

Document No. NUP-P-8.2.3-01

Issue Date September 09, 2013
Revision Date April 01, 2015
Revision No. 1

PROSEDUR KONTROL INVENTORI & PEMBUATAN

Isi :

1. Tujuan
2. Ruang Lingkup
3. Dokumen Terkait
4. Istilah dan Definisi
5. Pertanggung Jawaban
6. Flow Proses
7. Prosedur Kerja
8. Catatan

No. Tanggal Isi Perubahan Pengusul Pembuat Pemeriksa Persetujuan

Revisi

0 09 Sept 2013

1 1 April 2015 Cover ( kolom registrasi

dokument)Point 6.3 ,
point 6.4, point 7.3;
point 7.4
2

1. Tujuan
 P.T. Nusantara Parkerizing

Prosedur ini menetapkan langkah-langkah yang harus diikuti untuk melakukan

pengontrolan terhadap inventori dengan tujuan akhir pembuatan laporan bulanan.

2. Ruang Lingkup
Prosedur ini berlaku untuk semua barang yang disimpan dalam Gudang bahan baku dan
Gudang bahan Jadi baik yang berlokasi didalam area NUP ataupun digudang luar area
NUP yang disewa ( jika ada )

3. DOKUMEN-DOKUMEN TERKAIT
3.1. Monthly Report Bahan Baku dan Barang jadi ( prones )
3.2. Arrival Check Sheet NUP-W7-7.4-0.3
3.3. Bukti Penyerahan Raw Material NUP-R-7.5.5-13
3.4. Product Warehouse Entry table ( prones )

4. ISTILAH DAN DEFINISI

4.1. Inventory = Penghitungan kembali jumlah barang di gudang yang masih ada / belum
terpakai.
4.2. Palet = Tempat yang digunakan untuk meletakkan barang di gudang/lokasi
penyimpanan.
4.3. Abnormal = kejadian yang menyebabkan kerugian, seperti :
- Bocor
- Tumpah
- Kadaluarsa
- Kontaminasi
- Pemakaian terhenti ( discontinue )
4.4. Sistem = Program komputerisasi yang digunakan dan terintegrasi oleh semua bagian.
4.5. Inventori bermasalah = Nilai inventori buku dan hasil inventori fisik tidak sama.

5. PERTANGGUNG-JAWABAN
5.1. Hasil Inventori Penanggung Jawab Area
5.2. Keseluruhan Proses Kepala Bagian Gudang

6. DIAGRAM ALIR PROSES

 P.T. Nusantara Parkerizing

6.1 Inventori Harian

Dokumen Terkait Alur Proses Catatan
Penerimaan PRS ( FG)
NUP-W-7.4-03 Barang WHP (RM)
Arrival Check sheet ( RM )
Product Warehouse Entry
Table ( FG )
Pemeriksaa
n Dokumen Revisi Dok

WHP WHC
NUP-W-7.5.5-02
Pencatatan pada Pencatatan pada Finished good ( FG)
Raw Material
Kartu Kontrol ( FG ) NUP- kartu stok palet buku stok manual
R-7.5.5-06 Kartu Kontrol Movement ( RM )
( RM ) Mutasi Barang

Permintaan Sample
( FG)
Order Sheet ( FG)
Pemeriksaa Request for Release
n Barang of RM from
Permintaan Barang
WAREHOUSE ( RM)

Penyerahan Barang WHP

Delivery Voucher ( FG )

Bukti Penyerahan Raw

material (RM) WHP WHC

Pencatatan pada Pencatatan pada

kartu stok palet buku stok manual

JIKA TERJADI
Kondisi Abnormal
Non conforming Product pada barang
Report NUP –W-8.3-01

Pelaporan Kondisi WHC

Abnormal

Pencatatan pada WHP Pencatatan pada WHC

kartu stok palet buku stok manual

Note : WHC = Warehouse Chief

WHP = Warehouse Personal
PRS = Production Section Chief
 P.T. Nusantara Parkerizing

6.2 Inventori Bulanan

Dokumen Terkait Tahapan Proses Catatan

Persiapan form inventori bulanan MN-WHRM

lengkap dengan ending balance
Monthly Report ( prones) WHC

Pelaksanaan inventori di ST-WHRM

Lapangan berdasarkan Ending
balance pada form inventori

Komparasi data hasil

MN-WHRM Raw Material Movement
inventori dengan sistem
( RM ) ...............................
.....
Lakukan penelusuran jika
ditemukan perbedaan stok MN-WHRM Stok Opname ( FG )
aktual dengan sistem

SELISI
H

Delivery voucher (FG)

Monthly report (FG)
RM Movement (RM)

Note : FA = Finance & Accounting Departement

WHC= Warehouse Chief
WHP = Warehouse Personil
PRS = Production staff

6.3. Inventori untuk Produk/Barang yang dimusnahkan

 P.T. Nusantara Parkerizing

PROSES Dokumen terkait

Rekomendasi TC Env. GM - NCR Report

Dimusnahkan TD - Hasil Analisis

Berita Acara WHC

( Pengajuan Persetujuan - NCR Report
GM
Ringgisho ) - Hasil Analisis
BOD

CE
K

Mendistribusikan Berita - Riggisho

acara ke IT - Proness

Koreksi Data Inventory oleh

IT - Proness

Cetak Laporan

CE
K

Laporan Selesai

Note : TC Env GM = Technical Control Environment General Manager

TD = Technical Direktor GM = General Manager
WHC = Warehouse Chief
6.4. INVENTORI BERMASALAH
BOD = Board of Director
 P.T. Nusantara Parkerizing

Temuan Perbedaan WHP

Jumlah Stok WHC

Penghitungan WHP
Ulang Stok WHC

NO GAP Monitoring Data stok WHC

CE selama 3 bulan GM

YES

Konfirmasi data Laporan Berita Acara WHC

dengan pihak Perbedaan stok GM
IT PRONESS

NO Pengajuan Ringgisho WHC

CE Koreksi Data Stok GM
K
BOD
YES

Koreksi Data oleh WHC

IT - PRONESS IT - Proness

Laporan Inventori WHC

oleh IT - Proness IT - Proness

SELESAI

Note : WHC = Warehouse Chief

WHP = Warehouse Personal
6. Penjelasan
GM = GeneralDiagram
ManagerAlir Proses
( Purch &WH)
BOD = Board of Direktur
 P.T. Nusantara Parkerizing

Prosedur Point Cek

7.1 Inventory harian

Personil gudang melakukan stok barang setiap
adanya mutasi, melalui pencatatan pada kartu
stok yang telah disiapkan di tiap palet.
Personil gudang melakukan pelaporan apabila
ditemukan adanya kejadian abnormal pada
barang di gudang kepada kepala gudang.
Personil gudang melaporkan apabila ada
permintaan terhadap barang, baik itu untuk
sample atu untuk kegiatan bisnis perusahaan
lainnya
 Kartu stok sudah di kaitkan /diletakkan
pada palet sebelum barang di simpan
didalam gudang.
 Pelaporan dilakukan secara tertulis dengan
menggunakan format internal Komunikasi.
 Setiap permintaan sample atau
semacamnya harus disertai form
permintaan Barang dan ditanda tangani
pihak yang berwenang.

7.2 Inventori Bulanan

Kepala Gudang menyiapkan form yang akan

dipakai untuk melakukan inventori barang di
gudang.

Inventori dilakukan pada akhir bulan atau

setelah aktifitas produksi dan pengiriman bulan
berjalan telah selesai.
Jika ditemukan perbedaan atara stok aktual
dengan data pada sistem, maka pihak kepala
gudang melakukan penelusuran terhadap data
dilapangan.

Kepala Gudang membuat laporan bulanan

berdasarkan hasil inventori yang telah
dilakukan koreksi terhadap perbedaan yang
ditemukan.
Laporan Bulanan diserahkan kepada bagian
keuangan, yang digunakan sebagai bagian dari
data pendukung untuk proses laporan
selanjutnya.

Prosedur Point check

 P.T. Nusantara Parkerizing

7.3 Inventori untuk Produk/Barang yang

dimusnahkan.

Berdasarkan laporan non conforming produk/

raw material dan hasil analisis maka Technical
Control Environment GM berdasarkan
persetujuan Technical Direktur
merekomendasikan pemusnahan produk/raw
material tersebut.
Berdasarkan rekomendasi tersebut Kepala
Gudang akan membuat Berita Acara yang
mencakup Pengajuan persetujuan Pemusnahan
produk atau raw material . Apabila Pengajuan
persetujuan tersebut disetujui oleh General
manager dan Board of Direksi, maka Berita
Acara tersebut didistribusikan ke IT – Proness ,
setelah itu Pihak IT – Proness melakukan
koreksi data Inventory sesuai dengan jumlah
Produk / Raw material yang akan dimusnahkan.
Setelah koreksi dilaksanakan maka akan
dicetak Laporan Inventori.

7.4 Inventori Bermasalah

Apabila ditemukan perbedaan jumlah stok

antara stok aktual dan sistem, maka Kepala
Gudang akan mengadakan penghitungan ulang
stok , Apabila setelah dihitung ulang ternyata
hasilnya masih ada selisih , maka pihak Kepala
gudang menginformasikan data produk/raw
material yang selisih tersebut kepada pihak IT –
Proness. Apabila setelah dicek oleh pihak IT –
Proness masih juga belum ditemukan
penyebab selisihnya maka Kepala Gudang
memonitor data stok selama 3 bulan lalu
membuat Laporan Berita Acara Perbedaan
stok. Setelah itu pihak Kepala gudang
membuat pengajuan Ringgisho koreksi data
stok produk/Raw material tersebut, setelah
Ringgisho disetujui maka Kepala gudang
meminta kepada bagian IT-Proness untuk
mengoreksi selisih perbedaan stok tersebut,
setelah itu baru dicetak laporan Inventori.

8. CATATAN-CATATAN
 P.T. Nusantara Parkerizing

8.1. Raw Material movement ( excell )

8.2. Kartu Kontrol Finished NUP-R-7.5.5-02

8.3 Kartu kontrol Raw Material NUP-R-7.5.5-06

8.4 Stock finished Good ( excel )