PANDUAN

TATA LAKSANA PENANGANAN DOWN TIME

SECARA TERENCANA ATAUPUN TIDAK TERENCANA

A. DEFINISI
1. Pengertian Pemeliharaan (Maintenance)
Beberapa defininisi pemeliharaan (maintenance) menurut para ahli:
 Menurut Patrick (2001, p470), maintenance adalah suatu kegiatan untuk
memelihara dan menjaga fasilitas yang ada serta memperbaiki, melakukan
penyesuaian atau penggantian yang diperlukan untuk suatu kondisi operasi
produksi agar sesuai dengan perencanaan yang ada.
 Menurut Corder (1988, pl), maintenance adalah suatu kombinasi dari berbagai
tindakan yang dilakukan untuk menjaga suatu barang atau memperbaikinya,
sampai pada suatu kondisi yang bisa diterima.
 Menurut Sehrawat dan Narang, maintenance adalah sebuah pekerjaan yang
dilakukan secara berurutan untuk menjaga atau memperbaiki fasilitas yang ada
sehingga sesuai dengan standar (fungsional dan kualitas).
Secara unum maintenance dapat didefinisikan sebagai serangkaian aktivitas yang
diperlukan untuk mempertahankan dan menjaga suatu produk atau sistem tetap
berada dalam kondisi yang aman, ekonomis, efisien, dan pengoperasian yang
optimal.
2. Pengertian Down time
Down time adalah periode Ketika suatu sistem tidak tersedia. Ini mungkin
berlaku untuk komputer atau jaringan apa pun, tetapi paling umum digunakan
dalam referensi untuk server.

B. RUANG LINGKUP
Terjadinya Down Time pada Sistem yang Berjalan
Pada dasarnya, Down Time adalah periode ketika sebuah sistem tidak berfungsi
atau offline. Waktu henti (Down Time) memiliki banyak penyebab, seperti penghentian
untuk pemeliharaan (dikenal dengan waktu henti terjadwal) dan penghentian secara tidak
terencana.
Jika down time terjadi secara terencana, biasanya penyedia layanan ingin
melakukan maintenance atau pengecakan tertentu, yang dimaksudkan untuk dapat
membuat server bekerja dengan baik dalam waktu yang panjang.
Sementara down time yang tidak terencana, biasanya terjadi dikarenakan server
error, kinerja server melebihi batas, kerusakan hardware dan software, traffic yang
terlalu tinggi dan bisa juga terjadi karena masalah jaringan internet.
 Penyebab Down Time
1. Putus Jaringan (network disconnect)
Ada saat ketika server  secara fisik terputus dari jaringan. Jika hal itu terjadi, server
tidak bisa dijangkau oleh sistem di jaringan. Kemudian, terjadilah downtime.

2. Traffic yang terlalu tinggi

Biasanya, server memiliki batas traffic masing-masing, jika traffic yang masuk terlalu
tinggi, server tidak bisa menanganinya, hal ini bisa teratasi jika traffic sudah
berkurang.

3. Kerusakan Hardware
Jika ada perangkat hardware penting yang rusak, server bisa berhenti berfungsi.
Hardware yang dimaksud bisa berupa HDD atau SSD.

4. Kerusakan Software
Tak hanya hardware, kerusakan software juga bisa menjadi penyebab downtime.
Biasanya, software yang memengaruhi downtime adalah layanan http/https yang tidak
berfungsi.

5. Pemadaman Listrik
Hal ini sering terjadi di Indonesia. Kerika ada pemadaman listrik dan penyedia
layanan tidak memiliki daya cadangan (seperti generator dan UPS), maka server akan
ikut offline.

6. Serangan Hacker
Tidak dapat dipungkiri, serangan hacker bisa hadir kapan saja. Jika mereka berhasil
mengendalikan server, bisa saja terjadi downtime. Sebab, mereka mencegah adanya
akses ke server tersebut.

7. Proses restart software

Ada kalanya penyedia layanan harus me-restart software, seperti Apache di server

website.  Biasanya, proses tersebut membutuhkan waktu beberapa detik hingga
beberapa menit. Meski sebentar, ini adalah salah satu penyebab downtime. Jika
proses restart berakhir, server  pun bisa berfungsi normal kembali.

C. TATA LAKSANA

Down Time Terencana

1. Petugas IT memberikan informasi ke bagian terkait rencana dilakukan Down Time  yakni
: Kapan dilakukan, Area/lokasi terkait dan estimasi  lama dilakukannya down time.
2. Jika estimasi waktu yang dibutuhkan untuk perbaikan lebih dari 20 menit maka bagi area
pelayanan pasien langsung (Pendaftaran Pasien Rawat Jalan) dapat dilakukan pelayanan
secara manual.
3. Jika estimasi waktu dibutuhkan waktu kurang dari 10 menit tidak dilakukan pencatatan
secara manual, hanya menunggu penyelesaian maintenance atau perbaikan.
4. Petugas IT melakukan Maintenance atau Perbaikan yang sudah direncanakan terhadap
server ataupun jaringan internet atau lokal.
5. Petugas IT memberikan informasi kepada pihak terkait  (Pendaftaran Pasien Rawat Jalan)
bahwa sistem kembali normal.
6. Dilakukan pengentrian kembali data pasien yang tertunda saat Down Time yang melebihi
waktu 20 menit.
7. Petugas IT melakukan evaluasi setelah terjadinya Down Time untuk persiapan dan
perbaikan apabila Down Time terjadi.

Down Time Tidak Direncanakan

1. Petugas IT memberikan informasi ke bagian yang terkait terjadinya down time.
2. Petugas IT melakukan pengecekan terhadap server ataupun jaringan internet atau lokal
untuk mencari penyebab masalah yang terjadi.
3. Petugas IT menginformasikan ke bagian terkait estimasi waktu perbaikan.
4. Jika estimasi waktu yang dibutuhkan untuk perbaikan lebih dari 20 menit maka bagi area
pelayanan pasien langsung (Pendaftaran Pasien Rawat Jalan) dapat dilakukan pelayanan
secara manual.
5. Petugas IT menjalankan maintenance server dan jaringan lokal yang terhubung ke server
sesuai dengan permasalahan yang ditemukan.
6. Setelah selesai, petugas IT menginformasikan kepada unit terkait bahwa sistem sudah
bisa digunakan Kembali.
7. Dilakukan pengentrian kembali data pasien yang tertunda saat Down Time yang melebihi
waktu 20 menit.
8. Petugas IT melakukan evaluasi setelah terjadinya Down Time untuk persiapan dan
perbaikan apabila Down Time terjadi.