Pena Bonda

Minda harus terbuka. Minda seperti payung terjun. Ia berfungsi dengan baik apabila ia terbuka.

Home ▼

TUESDAY, MARCH 22, 2011

Fail Meja: Suatu Pengenalan

Pernah dengar tentang Fail Meja? Apa yang anda tahu dan faham tentangnya? Setiap penjawat awam mungkin pernah terjumpa
perkataan Fail Meja sepanjang tempoh perkhidmatannya. Tapi sejauh mana penjawat awam faham dan menghayati hasrat Fail Meja, itu
lain cerita.

Cerita Fail Meja ni bermula pada tahun 1991 dengan adanya Pekeliling Kemajuan Pentadbiran Awam (PKPA) Bilangan 8 Tahun 1991:
Panduan Mengenai Manual Prosedur Kerja dan Fail Meja. Usia pekeliling ni dah 10 tahun dan dengar-dengar cerita, MAMPU pun
sedang dalam proses membuat semakan semula pekeliling ini. Jadi, jika anda ada apa-apa cadangan/komen/pandangan tentang Fail
Meja ni, elok disuarakan kepada MAMPU.

Apa yang anda perlu tahu tentang Fail Meja:

Fail Meja adalah himpunan prosedur kerja bagi melaksanakan satu-satu tugasan mengikut jawatan. Ini definisi ringkas Bonda. Jika anda
nak tulis artikel ilmiah yang melibatkan definisi Fail Meja, rujuk PKPK bil. 8 tahun1991.

Objektif diwujudkan Fail Meja adalah untuk membantu pegawai/ staf menjalankan tugasan dengan lancar dan cekap. Ia juga dapat
memudah dan mempercepatkan proses pembelajaran dan penyesuaian kerja bagi orang baru.

Fail Meja menjadi dokumen rujukan utama pegawai/ staf dalam melaksanakan tugas yang diamanahkan. Oleh itu setiap jawatan
mempunyai satu (1) Fail Meja yang tersendiri. Jika organisasi kita mempunyai 74 jawatan (daripada bos besar hingga ke pemandu),
bermakna organisasi kita mesti ada 74 Fail Meja yang sama tetapi tak serupa.

Rupa-rupanya Fail Meja perlu sentiasa dikaji semula daripada semasa ke semasa, sekurang-kurangnya satu (1) tahun sekali. Ia juga
perlu dibuat pengemaskinian jika ada perubahan proses atau tugas baru. Hal ini perlu dilakukan supaya Fail Meja relevan dan sesuai
dijadikan dokumen rujukan utama bagi pegawai/ staf pada setiap masa.

Apa tugasan dan bagaimana nak melaksanakannya? Rujuk Fail Meja untuk jawapannya. Begitulah pentingnya Fail Meja kepada
seseorang pegawai/ staf terutama orang baru.

Fail Meja perlu diserahkan apabila pegawai/ staf berkenaan akan bertukar keluar daripada sesuatu jabatan. Ini kerana Fail Meja itu akan
digunakan oleh pegawai/ staf yang baru lapor diri atau mengambil alih jawatan itu.

Oleh itu Fail Meja tidak boleh bersifat terlalu peribadi kepada seseorang. Ia personalize kepada jawatan, bukannya individu. Pada
pandangan Bonda, hari pertama seseorang lapor diri, Fail Meja jawatan itu mesti diserahkan kepadanya dan dia mesti study Fail Meja
itu.

So itulah cerita latar belakang tentang Fail Meja. Bagi tahun 2011, salah satu tugas Bonda di pejabat adalah menyelaras Fail Meja
semua pegawai dalam unit dan sektor Bonda. Sebelum Bonda dapat menjalankan penyelarasan, Bonda perlu study dan faham betul-
betul hal-hal berkaitan Fail Meja. Langkah pertama yang Bonda ambil adalah kaji Fail Meja pegawai unit Bonda.

Hasil penemuan,
1. Kebanyakan proses kerja dah out dated.
2. Tidak semua tugasan yang dicatat dalam senarai tugas, diberikan atau dinyatakan proses kerja dan carta alir.
3. Proses kerja dan carta alir mengelirukan.

converted by Web2PDFConvert.com
 4. Proses kerja tidak sesuai atau setanding dengan jawatan sebagai Ketua Unit.
Bertitik tolak dengan penemuan ke-4, Bonda menyediakan Fail Meja Ketua Unit Bonda. Pengalaman Bonda menyediakan Fail Meja
bos, akan disambung di lain kali. Give me a break.

Bonda at 9:40 PM

2 comments:

Yan Mar 23, 2011 09:14 AM

Dulu2 kira tau gak lah apa ke nama benda ni. Now..harap kak.. tak hengat langsung.
Reply

bonda Mar 24, 2011 05:56 AM

Fail Meja tu hanya untuk penjawat awam aje.
Reply

Enter your comment...

Comment as: Select profile...

Publish Preview

Links to this post

Create a Link

‹ Home ›
View web version
ABOUT ME

Bonda
Pena Bonda adalah coretan pengalaman dan luahan rasa seorang ibu yang berkerjaya dan mempunyai empat (4) orang anak. Bonda
dilahirkan dalam tahun 60an, pernah mengajar di sekolah menengah dan kini bertugas di pejabat Kementerian Pelajaran Malaysia.
Ilham untuk menulis blog timbul daripada hasrat Bonda untuk mempunyai diari yang mudah dikemaskini, menarik, penuh dengan
gambar, senang diurus, dan cepat dicapai. Hasrat ini direalisasikan dengan bantuan anak sulong Bonda, Iffah Hamed. Kami mempunyai minat yang
sama. Terima kasih Iffah atas tunjuk ajar dan sharing the information. Pena Bonda didedikasikan buat Nur Iffah, Nur Izzah, Nur Ilya, Nur Insyirah dan Ab
Hamed. Hasrat Bonda, setiap entri memberi pertambahan ilmu atau sesuatu yang bermanfaat buat anda semua.
View my complete profile

Powered by Blogger

converted by Web2PDFConvert.com