BAGAN ALUR (FLOW CHART) SOP PEMELIHARAAN RUTIN/BERKALA KENDARAAN DINAS ( SERVIS, SUKU CADANG, PELUMAS, AKSESORIS DAN

REPARASI)

Pelaksana Mutu Baku

Kaepala Kasubbag Pengendali
Bagian Rumah Surat Pengelola Kelengkapan Waktu Output
NO Uraian Kegiatan
Umum/PPK Tangga
1 2 3 4 5 6 7 8 9
- Buku Agenda Surat Masuk - Tercatatnya surat masuk/nota dinas ke dalam buku
1. - Mencatat surat masuk/nota dinas dan melampirkan lembar - Lembar disposisi 25 menit agenda dan dilampiri lembar disposisi
disposisi.

1. Memeriksa, meneliti dan memberi disposisi 2 - Nota Dinas yang sudah dilampiri
2. 2. Memberi perintah perbaikan kendaraan 1 lembar disposisi 60 menit - Surat permohonan yang sudah diberi Disposisi
- Perintah perbaikan kendaraan
- Buku agenda 25 menit Tercatatnya isi disposisi dalam buku agenda surat
3. Mencatat isi disposisi dan meneruskan disposisi - Disposisi masuk

4. - Meneliti dan menelaah isi disposisi - Nota Dinas dan Disposisi 60 menit Terdistribusikannya Disposisi kepada pengelola
- Meneruskan disposisi

5. Melaksanakan isi disposisi / perintah - Lembar surat pesanan - Terkontrolnya Kondisi kendaraan sebelum diperbaiki
- Mengecek kondisi kendaraan sesuai surat permohonan/perintah - Agenda surat pesanan 120 menit - Surat pesanan untuk ditandatangani
- Membuat surat pesanan sesuai disposisi/perintah - Adanya perintah perbaikan kendaraan

6. Memeriksa dan mengoreksi surat pesanan - Surat pesanan 25 menit Surat pesanan

- Surat pesanan yang sudah di paraf Surat pesanan yang sudah ditandatangani PPK
7. Memeriksa dan menandatangani surat pesanan Kasubbag RT 25 menit

8. - Menyampaikan surat pesanan ke bengkel/rekanan. - Surat pesanan - Ditandatanganinya surat pesanan oleh rekanan
- Melakukan konfirmasi ke bengkel/rekanan apabila terdapat - Kendaraan yang akan diperbaiki 1 s.d5 jam - Kendaraan yang siap pakai
ketidaksesuaianantara surat pesanan dengan kenyataan yang
harus diperbaiki.
- Memeriksa hasil perbaikan kendaraan
- Menyerahkan kendaraan yang sudah diperbaiki kepada pengguna
kendaraan.

9. - Menerima, memeriksa nota/tagihan biaya perbaikan kendaraan - Rekap/nota tagihan 120 menit Rekap/nota tagihan dari rekanan
dari bengkel/rekanan untuk dilaporkan kepada Kepala Bagian
Umum/PPK

10. - Menerima, memeriksa dan menyetujui nota/tagihan biaya - Rekap/nota tagihan 120 menit Rekap/Nota tagihan
perbaikan kendaraan dari bengkel/rekanan untuk diproses lebih
lanjut
 - Surat Pesanan
11. - Memproses tagihan biaya perbaikan kendaraan berupa SPJ dan - Nota
mengajukannya kepada BPP untuk pencairan - Kwitansi

BAGAN ALUR (FLOW CHART) SOP PEMELIHARAAN RUTIN/BERKALA KENDARAAN DINAS ( JASA STNK/KIR)

Pelaksana Mutu Baku

Penata Usaha
Kendaraan
NO Uraian Kegiatan KabagUmu Kasubag Pengendali Dinas Kelengkapan Waktu Output
m TU & RT Surat
1 2 3 4 5 6 7 8 9
1. - Menerima dan memeriksa nota/surat - Tercatatnya surat masuk ke dalam buku agenda.
permohonanperpanjanganSTNK/KIR dari pemegang kedaraan - Surat permohonan yang sudah dilengkapi lembar disposisi
- Buku agenda surat masuk 25menit
dinas - Surat permohonan
- Mencatatsuratmasuk/surat permohonan dan melampirkanlembar - Lembar disposisi
disposisi
- Menyampaikan nota/surat permohonan yang sudah dilampiri
lembar disposisi kepada Kepala Bagian Umum
- Surat permohonan yang sudah dilengkapi
lembar Disposisi
2. Memeriksa, meneliti dan memberi disposisi 60 menit Surat permohonan yang sudah diberi Disposisi

- Buku agenda surat masuk

- Lembar disposisi
3. Mencatatisidisposisi 25menit Tercatatnya isi disposisi ke dalam Buku Agenda.

4. - Meneliti dan menelaah isi disposisi

- Meneruskandisposisi - Lembar disposisi 60menit Terdistribusikannya disposisi kepada penata usaha kendaran

5. Melaksanakan isi disposisi : - Data kendaraan dinas - Daftar rincian biaya perpanjangan STNK/KIR
- Mengecek surat-suratkendaraandinas - Surat permohonan - SPJ yang siap untuk ditandatangani PPTK dan PPK
180 menit
- Mengecekbiayaperpanjangan STNK ke Samsat melalui telepon - Telepon
- Membuat SPJ perpanjangan STNK/KIR

6. Meneliti,mengoreksi dan menandatangani SPJ perpanjangan 60menit SPJ yang sudah ditandatangani PPTK
STNK/KIR - SPJ

7. Meneliti, mengoreksi dan menandatangani SPJ perpanjangan - SPJ 60 Menit SPJ yang sudah ditandatangani PPTK dan PPK untuk diajukan
STNK/KIR ke Bagian Keuangan Melalui BPP.

8. - Membuatsuratpengantarpelaksanaan KIR - Surat Pengantar 25menit - Suratpengantarperpanjangan STNK/KIR yang siap untuk
- MembuatSuratPengantarperpanjangan STNK ditandatangani
 9. - Memeriksa dan mengoreksi Surat Pengantar perpanjangan Surat pengantar 25 menit Surat pengantar yang sudah diparaf oleh Kasubbag TU &
STNK/KIR RT/PPTK

10. - Menandatangani Surat Pengantar perpanjangan STNK/KIR Surat pengantar yang sudah diparaf Kasubbag Suratpengantar yang sudah ditandatangani PPK
TU &RT/PPTK
25menit

11. - Mengantarkan kendaraan untuk diKIR di Kantor Dishub -

- Mengantarkan STNK ke Kantor Samsat untuk diperpanjang - - Kendaraanbermotor 1 s.d.3 jam - Buku KIR dan STNK yang sudahdiperpanjang
- Menyerahkanhasilperpanjangan STNK/KIR - - Buku KIR - Bukti penyerahan
kendaraankepadapenggunakendaraan - - STNK asli - Tersimpannya arsip surat-surat kendaraan dinas
- Mengarsipkan

BAGAN ALUR (FLOW CHART) SOP BELANJA BBM KENDARAAN PERORANGAN DINAS

Pelaksana Mutu Baku

Bendahara
NO Uraian Kegiatan Kabag Kasubag Pengelola Pengeluaran Kelengkapan Waktu Output
Umum/PPK Rumah Pembantu
Tangga (BPP)
1 2 3 4 5 6 7 8
1. - Membuat rekapan keperluan biaya BBM setiap awal - Surat permohonan 2 jam - Rekapan keperluan biaya BBM kendaraan perorangan dinas
bulan berjalan dan menyerahkannya kepada BPP - Daftar Biaya BBM kendaraan perorangan dinas bulan berjalan

Rekapan keperluan biaya BBM 2 jam Daftar pengajuan pencairan biaya BBM

2. Membuat daftar pengajuan pencairan biaya BBM

3. Memeriksa dan mengoreksi daftar pengajuan pencairan Daftar pengajuan pencairan BBM kendaraan perorangan 10 menit Daftar pengajuan pencairan biaya BBM kendaraan perorangan
BBM kendaraan perorangan dinas dinas dinas yang sudah dikoreksi oleh Kasubbag RT/PPTK

4. Memeriksa dan menandatangani
pencairan biaya BBM
Daftar pengajuan pencairan biaya BBM kendaraan Daftar pengajuan pencairan biaya BBM yang sudah
perorangan dinas yang sudah diperiksa/dikoreksi oleh ditandatangani oleh Kepala Bagian Umum/PPK untuk diajukan
daftar pengajuan Kasubag RT/PPTK
10 menit
kepada Bagian Keuangan

5. - Menyerahkan daftar pengajuan pencairan biaya BBM Daftar pengajuan pencairan biaya BBM 30 menit - Daftar pengajuan pencairan biaya BBM yang sudah
bulan berjalan kepada Bagian Keuangan diserahkan kepada Bagian Keuangan
- Menerima pencairan biaya BBM dari Bagian Keuangan - Biaya BBM

- Mendistribusikan biaya BBM - SPJ BBM untuk ditandatangani Pengguna kendaraan, PPTK
- Menarik nota pembelian BBM dan PPK
6. - Daftar penyerahan BBM 15 hari kerja
- Nota pembelian BBM
- Membuat SPJ BBM
 7. Memeriksa, mengoreksi dan menandatangani SPJ BBM SPJ BBM 10 menit SPJ BBM yang sudah ditandatangani PPTK

8. Memeriksa dan menandatangani SPJ BBM SPJ BBM yang sudah ditandatangani PPTK 10 menit SPJ BBM yang sudah ditandatangani PPK

9. - Menyerahkan SPJ BBM kepada BPP SPJ BBM 25 menit Tersimpannya arsip SPJ BBM
- Mengarsipkan

10. - Menyerahkan SPJ BBM kepada Bagia Keuangan SPJ BBM 25 menit Tersimpannya arsip SPJ BBM
- Mengarsipkan

BAGAN ALUR (FLOW CHART) SOP BELANJA BBM KENDARAAN OPERASIONAL DINAS

Pelaksana Mutu Baku

Jabatan Fungsional Umum
NO Uraian Kegiatan Kabag Umum Kasubag Bendahara
Rumah Pengeluaran Kelengkapan Waktu Output
Pengendali Pengelola
Tangga Pembantu
Surat
(BPP)
1 2 3 4 5 6 7 8 9
1. Mencatat nota dinas dan melampirkan lembar disposisi - Nota dinas - Tercatatnya nota dinas ke dalam buku agenda surat masuk
- Lembar disposisi - Nota Dinas yang sudah dilengkapi lembar disposisi
25 menit
2. Memeriksa, meneliti dan memberi disposisi pada Surat
permohonan biaya BBM kendaraan operasional dinas - Nota Dinas 60 menit Nota Dinas yang sudah didispoisi.
- Lembar disposisi

3. Mencatat isi disposisi - Buku agenda surat

- Lembar Disposisi
5 menit Tercatatnya isi disposisi ke dalam buku agenda.

4. - Meneliti dan menelaah nota dinas dan isi disposisi

- Meneruskan nota dinas dan disposisi Disposisi dari Kepala Bagian 60 menit Nota dinas dan Disposisi yang diteruskan kepada pengelola
Umum
5. Melaksanakan isi disposisi :
- Membuat rekapan jumlah keperluan BBM kendaraan - Nota Dinas yang sudah 5 hari kerja - Rekapitulasi kebutuhan biaya BBM kendaraan operasional
operasional dinas sesuai surat permohonan didisposisi. dinas
 6. - Membuat daftar pengajuan biaya BBM kendaraan Nota dinas yang sudah 60 menit Daftar pengajuan biaya BBM kendaraan operasional dinas
operasional dinas didisposisi

7. Memeriksa dan mengoreksi daftar pengajuan pencairan BBM Daftar pengajuan biaya BBM 60 menit Daftar pengajuan biaya BBM kendaraan operasional dinas yang
Kendaraan operasional dinas kendaraan operasional dinas sudah dikoreksi

8. Memeriksa, mengoreksi dan menandatangani daftar Daftar pengajuan pencairan BBM 60 menit Daftar pengajuan pencairan BBM yang sudah ditandatangani
pengajuan pencairan BBM. kendaraan operasional dinas Kepala Bagian Umum untuk diserahkan kepada Bagian
Keuangan
9. - Menyampaikan daftar pengajuan pencairan BBM kepada
Bagian Keuangan. - Daftar pengajuan BBM 1 s.d. 3 hari - Biaya BBM kendaraan operasional dinas untuk
- Menerima biaya untuk BBM dari Bagian Keuangan dan - Biaya BBM kerja didistribusikan
menyerahkannya kepada penata usaha kendaraan
dinas/BBM untuk didistribusikan.
10. - Membuat SPJ BBM kendaraan operasional dinas - SPJ BBM
- Menandatangankan SPJ BBM kendaraan operasional dinas - Nota dinas yang sudah
3 hari kerja SPJ BBM kendaraan operasional dinas untuk ditandatangani
- Mendistribusikan biaya BBM kendaraan operasional dinas didisposisi.

SPJ BBM yang sudah

ditandatangani oleh pengguna
11. Memeriksa, meneliti dan menandatangani SPJ BBM 10 meit SPJ BBM yang sudah ditandatangani pengguna kendaraan dan
kendaraaan
PPTK

12. Memeriksa, meneliti dan menandatangani SPJ BBM SPJ BBM yang sudah 10 menit SPJ BBM yang sudah ditandatangani pengguna kendaraan,
ditandatangani pengguna PPTK dan PPK
kendaraan dan PPTK.
13. - Menyerahkan SPJ BBM kepada BPP
- Mengarsipkan SPJ BBM 20 menit Arsip SPJ BBM

BAGAN ALUR (FLOW CHART) SOP PEMELIHARAAN RUTIN/BERKALA KENDARAAN DINAS ( JASA STNK/KIR)

Pelaksana Mutu Baku

Penata Usaha
Kendaraan
NO Uraian Kegiatan KabagUmu Kasubag Pengendali Dinas Kelengkapan Waktu Output
m TU & RT Surat
1 2 3 4 5 6 7 8 9
1. - Menerima dan memeriksa nota/surat - Tercatatnya surat masuk ke dalam buku agenda.
permohonanperpanjanganSTNK/KIR dari pemegang kedaraan - Surat permohonan yang sudah dilengkapi lembar disposisi
- Buku agenda surat masuk 25menit
dinas - Surat permohonan
- Mencatatsuratmasuk/surat permohonan dan melampirkanlembar - Lembar disposisi
disposisi
- Menyampaikan nota/surat permohonan yang sudah dilampiri
lembar disposisi kepada Kepala Bagian Umum
 - Surat permohonan yang sudah dilengkapi
lembar Disposisi
2. Memeriksa, meneliti dan memberi disposisi 60 menit Surat permohonan yang sudah diberi Disposisi

- Buku agenda surat masuk

- Lembar disposisi
3. Mencatat isi disposisi 25menit Tercatatnya isi disposisi ke dalam Buku Agenda.

4. - Meneliti dan menelaah isi disposisi

- Meneruskandisposisi - Lembar disposisi 60menit Terdistribusikannya disposisi kepada penata usaha kendaran

5. Melaksanakan isi disposisi : - Data kendaraan dinas - Daftar rincian biaya perpanjangan STNK/KIR
- Mengecek surat-suratkendaraandinas - Surat permohonan - SPJ yang siap untuk ditandatangani PPTK dan PPK
180 menit
- Mengecekbiayaperpanjangan STNK ke Samsat melalui telepon - Telepon
- Membuat SPJ perpanjangan STNK/KIR

6. Meneliti,mengoreksi dan menandatangani SPJ perpanjangan 60menit SPJ yang sudah ditandatangani PPTK
STNK/KIR - SPJ

7. Meneliti, mengoreksi dan menandatangani SPJ perpanjangan - SPJ 60 Menit SPJ yang sudah ditandatangani PPTK dan PPK untuk diajukan
STNK/KIR ke Bagian Keuangan Melalui BPP.

8. - Membuatsuratpengantarpelaksanaan KIR - Surat Pengantar 25menit - Suratpengantarperpanjangan STNK/KIR yang siap untuk
- MembuatSuratPengantarperpanjangan STNK ditandatangani

9. - Memeriksa dan mengoreksi Surat Pengantar perpanjangan Surat pengantar 25 menit Surat pengantar yang sudah diparaf oleh Kasubbag TU &
STNK/KIR RT/PPTK

10. - Menandatangani Surat Pengantar perpanjangan STNK/KIR Surat pengantar yang sudah diparaf Kasubbag Suratpengantar yang sudah ditandatangani PPK
TU &RT/PPTK
25menit

11. - Mengantarkan kendaraan untuk diKIR di Kantor Dishub -

- Mengantarkan STNK ke Kantor Samsat untuk diperpanjang - - Kendaraanbermotor 1 s.d.3 jam - Buku KIR dan STNK yang sudahdiperpanjang
- Menyerahkanhasilperpanjangan STNK/KIR - - Buku KIR - Bukti penyerahan
kendaraankepadapenggunakendaraan - - STNK asli - Tersimpannya arsip surat-surat kendaraan dinas
- Mengarsipkan