K.D 3.

10 Gaji dan Tunjangan Pegawai

Panyaman Simanjuntak mengatakan bahwa sistem penggajian di Indonesia pada
umumnya menggunakan sistem gaji pokok yang didasarkan pada kepangkatan dan masa
kerja. Pangkat seseorang umumnya didasarkan pada tingkat pendidikan dan pengalaman
kerja. Dengan kata lain, penentuan gaji pokok didasarkan pada teori human capital, yaitu
gaji pegawai diberikan sebanding dengan tingkat pendidikan dan latihan yang dicapainya.
Pada dasarnya saat seseorang melakukan pekerjaan, maka penghasilan yang diperoleh
disebut gaji atau upah. Kata gaji dan upah sesungguhnya berbeda, tetapi bagi seorang
pegawai mempunyai arti yang sama karena keduanya menunjukkan nilai yang sama, yaitu
imbalan atas hasil pekerjaan yang telah dilakukan untuk orang lain.
1. Pengertian upah dan gaji
Penggunaan istilah upah atau gaji banyak ditentukan oleh status lembaga atau
perusahaan yang bersangkutan. Istilah gaji dipergunakan di lingkungan lembaga
pemerintah atau perusahaan negara, sedangkan istilah upah banyak dipergunakan di
lingkungan perusahaan swasta. Adapun pengertian upah dan gaji, sebagai berikut.
a. Menurut Drs. F.X. Soedjadi, M.PA.
Dalam bukunya Pokok-Pokok Manajemen Kepegawaian memberikan pengertian yang
berbeda mengenai upah dan gaji, sekali pun pada dasarnya keduanya mempunyai
nilai yang sama.
b. Menurut Undang-Undang Nomor 13 Tahun 2003 Bab I Pasal 1 ayat (30)
tentang Ketenagakerjaan
Upah adalah hak pekerja/buruh yang diterima dan dinyatakan dalam bentuk uang
sebagai imbalan dari pengusaha atau pemberi kerja kepada pekerja/buruh yang
ditetapkan dan dibayarkan menurut suatu perjanjian kerja, kesepakatan atau
peraturan perundang-undangan, termasuk tunjangan bagi pekerja/buruh dan
keluarganya atas suatu pekerjaan dan/jasa yang telah atau akan dilakukan.
c. Menurut Mulyadi
Gaji merupakan pembayaran atas penyerahan jasa yang dilakukan oleh pegawai
yang mempunyai jenjang jabatan seperti manajer.
d. Menurut Surat Edaran Menteri Tenaga Kerja No. SE-07/Men/1990
Hal-hal yang termasuk dalam komponen upah atau gaji adalah: “Upah pokok adalah
imbalan dasar yang dibayarkan kepada pekerja menurut tingkat atau jenis pekerjaan
yang besarnya ditetapkan berdasarkan kesepakatan dan tunjangan tetap adalah
suatu pembayaran yang teratur berkaitan dengan pekerjaan yang diberikan secara
tetap kepada pekerja dan keluarganya serta dibayarkan dalam satuan waktu yang
sama dengan pembayaran upah pokok seperti tunjangan istri, tunjangan anak,
tunjangan perumahan, tunjangan kematian, tunjangan jabatan, tunjangan keahlian,
dan lain-lain.”
Jadi, gaji adalah suatu jumlah uang yang ditetapkan dan diterimakan sebagai
pengganti jasa bagi pemanfaatan tenaga kerja dengan tugas-tugas yang sifatnya lebih
konstan.
2. Dasar-dasar penentuan gaji
Untuk mendorong semangat kerja pegawai agar produktivitas meningkat maka
dalam penyusunan program pemberian upah dan gaji pemimpin harus memakai dasar-
dasar yang tepat.
a. Dasar-dasar penentuan gaji secara umum
Secara umum dasar-dasar penentuan gaji, antara lain:
1) Gaji yang sama harus diberikan untuk pekerjaan yang sama pula ( equalpay for
equal work).
2) Gaji atau upah minimum harus mencukupi kebutuhan hidup sehari-hari pekerja
atau pegawai beserta keluarganya.

Page 1 of 11
 Perbedaan yang mencolok antara gaji di kantor-kantor pemerintah dan gaji di
perusahaan-perusahaan swasta atau perusahaan negara harus dihindarkan sebab
perbedaan yang mencolok itu akan menimbulkan keguncangan-keguncangan dan
pada akhirnya pegawai pindah ke perusahaan yang memberi gaji lebih tinggi.
b. Dasar-dasar penentuan gaji berdasarkan tarif
Adapun dasar-dasar penentuan gaji berdasarkan tarif, sebagai berikut
1) Tarif berdasarkan jam kerja
Tarif berdasarkan jam kerja dikenakan, jika seorang pekerja diupah berdasarkan
jam kerja, maka besarnya upah kotor yang akan dibayarkan kepada pekerja
sebesar jumlah jam kerja termasuk jam lembur dikalikan dengan tarif upah per
jam kerja.
Upah Kotor = Jumlah Jam Kerja x Tarif Per Jam
2) Tarif berdasarkan per unit produksi
Tarif berdasarkan per unit produksi dikenakan apabila perusahaan menggunakan
tarif berdasarkan unit produksi yang dihasilkan, maka upah kotor yang akan
diterima oleh pekerja adalah sebesar unit produksi yang dihasilkan oleh masing-
masing pekerja dikalikan dengan tarif upah per unit.
Upah Kotor = Unit Dihasilkan x Tarif Per Unit
3) Tarif berdasarkan insentif
Pada beberapa perusahaan, sering kali untuk merangsang agar para pekerja
lebih produktif, perusahaan mengambil kebijakan untuk memberikan insentif.
Pada dasar ini upah kotor akan dibayarkan sebesar upah standar ditambah
dengan jumlah standar yang telah ditetapkan terlebih dahulu.
Misalnya ditentukan jumlah produksi standar per pekerja sebesar 500 unit per
hari (7 jam kerja) dengan tarif per jam kerja Rp1.200,00 dan akan mendapatkan
insentif Rp50,00 per unit produk kelebihannya dari standar. Bila Daud pada suatu
hari mampu menghasilkan 550 unit, maka upah Daud hari itu sebesar:
Upah Normal = 7 x Rp1.200,00 = Rp 8.400,00
Insentif = (550 - 500) x Rp50,00 = Rp2.500,00 (+)
Total = Rp10. 900,00
3. Bentuk dan komposisi upah atau gaji
Syarat dalam pemberian upah adalah mampu memberikan kepuasan kepada
pekerja, artinya mampu memberikan upah yang sebanding dengan perusahaan yang
sama, adil, dan menyadari fakta bahwa setiap orang memiliki perbedaan akan
kebutuhan. Adapun bentuk-bentuk upah atau gaji, sebagai berikut.
a. Dalam bentuk uang
Upah atau gaji dalam bentuk uang selain mempunyai kelebihan juga mempunyai
kekurangan. Kelebihan dari uang ialah mudah ditukar dengan materi lain dan mudah
dibawa ke mana-mana. Sedangkan kekurangannya tampak pada saat terjadinya
inflasi, yaitu nilai dari uang itu merosot.
Struktur upah dalam bentuk uang tersusun dari berbagai komponen upah, yaitu:
1) Upah pokok. 7) Uang servis.
2) Tunjangan keluarga. 8) Tunjangan pisah keluarga.
3) Tunjangan anak. 9) Tunjangan bahaya.
4) Tunjangan kemahalan. 10) Tunjangan jabatan.
5) Uang makan. 11) Tunjangan variabel.
6) Uang transpor. 12) Tunjangan kerajinan.
b. Dalam bentuk barang
Upah dalam bentuk barang biasanya banyak dijumpai di daerah pedesaan. Biasanya
upah ini berbentuk barang kebutuhan pokok atau kebutuhan sehari-hari. Biasanya
dalam bentuk makanan.
c. Dalam bentuk uang dan barang

Page 2 of 11
 Pengupahan dalam bentuk ini biasanya dilakukan di perusahaan-perusahaan
perkebunan. Hal ini dimaksudkan untuk membantu para pekerja dalam memperoleh
barang-barang perkebunan tersebut, karena barang-barang itu tidak dapat dibeli di
daerah perkebunan.
d. Dalam bentuk kesempatan untuk menikmati suatu faktor produksi
Upah ini biasanya dijumpai di daerah-daerah pedesaan. Biasanya pamong desa
mendapat upah seperti ini, yaitu berupa tanah garapan. Tetap, sesuai dengan
perkembangan sistem pemerintahan dan demi pembangunan nasional dewasa ini
berangsur-angsur ditiadakan.
4. Manfaat sistem penggajian
Sistem penggajian pada umumnya merupakan gabungan antara tujuan manajemen
perusahaan dan harapan para pegawai, seperti fungsi gaji berikut.
a. Sebagai daya tarik bagi tenaga kerja yang diperlukan oleh perusahaan.
b. Memelihara keberadaan pegawai untuk tetap bergabung dengan perusahaan.
c. Merupakan “imbalan/kompensasi” yang setimpal atas prestasi yang telah diberikan
pegawai.
d. Mencerminkan adanya keadilan yang mendasari perhitungan pembayaran imbalan
untuk setiap pekerjaan sesuai dengan perbedaan masing-masing kontribusinya pada
perusahaan.
e. Tidak bertentangan dengan Peraturan Pemerintah.
f. Tidak melebihi kemampuan keuangan perusahaan, tetapi juga cukup atraktif bagi
perusahaan sejenis.
5. Jenis-jenls sistem pengupahan atau penggajlan
Sistem pengupahan atau penggajlan dapat dibagi menjadi empat golongan.
a. Sistem pengupahan menurut waktu
Sistem pengupahan menurut waktu merupakan sistem pengupahan yang
berdasarkan atas lamanya waktu bekerja. Hasil pekerjaan tidak merupakan ukuran
khusus. Sehingga dalam sistem ini pekerja cenderung tidak mempunyai daya dorong
yang mengarah ke perubahan lebih baik.
b. Sistem pengupahan menurut hasil kerja
Dalam sistem ini pengupahan berdasarkan atas hasil kerja dari masing-masing
pekerja. Dengan sistem ini pekerja akan cenderung lebih giat dalam bekerja, karena
siapa yang banyak menghasilkan hasil produksi maka upahnya semakin besar jugs.
c. Sistem pengupahan menurut standar waktu
Dengan sistem ini, upah dibayarkan berdasarkan waktu yang telah distandardisasi
guna menyelesaikan suatu pekerjaan. Upah dalam sistem ini pada umumnya
berbentuk premi atau bonus, di samping upah yang telah distandardisasi.
d. Sistem pengupahan menurut kerja sama pengusaha dan pekerja
Sistem ini meliputi pembagian keuntungan yang pembayarannya dilakukan
kemudian sebagai tambahan atau dikombinasi dengan sistem pembayaran upah
yang telah diutarakan di atas. Pembayaran upah dengan sistem ini biasanya disebut
tunjangan atau fringe benefits atau pembayaran tidak langsung.
6. Faktor-faktor dalam menentukan gaji
Faktor utama dalam menentukan gaji pegawai adalah tidak boleh melebihi
kemampuan perusahaan untuk membayar dan tetap memperoleh keuntungan. Faktor-
faktor yang harus dipertimbangkan, antara lain:
a. Upah Minimum Provinsi (UMP)
Upah minimum adalah suatu standar minimum yang digunakan oleh para pengusaha
atau pelaku industri untuk memberikan upah kepada pekerja di dalam lingkungan
usaha atau kerjanya. Karena pemenuhan kebutuhan yang layak di setiap provinsi
berbeda-beda, maka disebut Upah Minimum Provinsi (UMP).
b. Pemberian upah/gaji
Upah kerja yang diberikan biasanya tergantung pada:

Page 3 of 11
 1) Biaya keperluan hidup minimum pekerja dan keluarganya.
2) Peraturan perundang-undangan yang mengikat tentang Upah Minimum Regional
(UMR).
3) Kemampuan dan produktivitas perusahaan.
4) Jabatan, masa kerja, pendidikan, dan kompetensi.
5) Perbedaan jenis pekerjaan.
c. Upah yang perlu dan tidak perlu dibayarkan kepada pekerja
Sebuah perusahaan tidak akan membayar upah kepada karyawan/pekerjanya yang
tidak melakukan pekerjaan, kecuali dalam situasi tertentu. Dalam Pasal 93 ayat (4)
UU No. 13/2003 tentang Tenaga Kerja, upah tidak masuk kerja karena halangan,
sebagai berikut.
1) Pekerja menikah, dibayar untuk 3 (tiga) hari.
2) Menikahkan anaknya, dibayar untuk 2 (dua) hari.
3) Mengkhitankan anaknya, dibayar untuk 2 (dua) hari.
4) Membaptiskan anaknya, dibayar untuk 2 (dua) hari.
5) Istri melahirkan/mengalami keguguran kandungan, dibayar untuk 2 (dua) hari.
6) Suami/istri, orang tua/mertua, anak atau menantu meninggal dunia, dibayar
untuk 2 (dua) hari.
7) Anggota keluarga dalam satu rumah meninggal dunia, dibayar untuk 1 (satu)
hari.
d. Tunjangan
Tunjangan adalah tambahan keuntungan yang ditawarkan perusahaan pada
pekerjanya.
e. Undang-undang yang mengatur mengenai tunjangan pekerja
Untuk tunjangan kesejahteraan/kesehatan, dalam UU No. 13 Paul 99 mengatur
adanya jaminan sosial untuk para pekerja. Peraturan Menteri Tenaga Kerja dan TI,-
nsmigrasi No.PER.04/MEN/1994 tentang Tunjangan Hari Raya (THR) Keagamaan
bagi Pekerja di Perusahaan. Menurut peraturan tersebut, pengusaha diwajibkan
untuk memberi THR keagamaan kepada pekerja yang telah mempunyai masa kerja
3 (tiga) bulan atau lebih secara terus-menerus. Pekerja yang bermasa kerja 12 bulan
secara terus-menerus atau lebih, mendapat THR minimal satu bulan gaji. Adapun
pekerja/buruh yang bermasa kerja tiga bulan secara terus-menerus, tetapi kurang
dari 12 bulan, mendapat secara proporsional, yaitu dengan menghitung masa kerja
yang sedang berjalan dibagi 12 (dua betas) bulan dikali satu bulan upah.
f. Hak pekerja terhadap perusahaan yang terlambat membayar upah tiap bulannya
Dalam Pasal 95 Undang-Undang Nomor 13 ditulis bahwa pengusaha yang karena
kesengajaan atau kelalaiannya mengakibatkan keterlambatan pembayaran upah,
dikenakan denda sesuai dengan persentase tertentu dari upah pekerja. Adapun hak
dari pekerja, antara lain:
1) Apabila upah terlambat dibayar, maka mulai dari hari keempat sampai hari
kedelapan terhitung dari hari pembayaran upah, perusahaan wajib membayar
sanksi keterlambatan yakni sebesar 5% dari gaji untuk tiap hari keterlambatan.
Di atas hari kedelapan, sanksi keterlambatan menjadi 1%/hari keterlambatan.
2) Apabila sesudah satu bulan upah masih belum dibayar, maka di samping
berkewajiban untuk membayar tambahan upah, perusahaan diwajibkan
membayar bunga yang ditetapkan oleh bank untuk kredit perusahaan yang
bersangkutan.
g. Tata cara pembayaran upah
Pada umumnya upah/gaji yang dibayarkan perusahaan dalam bentuk uang. Jika
pembayaran dilakukan dalam bentuk lain, ketentuan nilainya tidak boleh melebihi
25% dari nilai upah yang seharusnya diterima. Jangka waktu pembayaran upah
secepat-cepatnya bisa dilakukan seminggu sekali atau selambat-lambatnya sebulan

Page 4 of 11
 sekali, kecuali dalam perjanjian kerja tertulis waktu pembayaran kurang dari satu
minggu.
h. Denda/pemotongan upah terhadap pekerja
Dalam Pasal 95 UU No. 13/2003 tentang Tenaga Kerja, pemerintah mengatur
pengenaan denda kepada perusahaan dan/atau pekerja dalam pembayaran upah.
Perusahaan dapat mengenakan denda kepada pekerja yang melakukan pelanggaran,
sepanjang hal itu diatur secara tegas dalam suatu perjanjian tertulis/peraturan
perusahaan. Besarnya denda untuk setiap pelanggaran harus ditentukan dan
dinyatakan dalam perjanjian tertulis/peraturan perusahaan. Ganti rugi harus diatur
terlebih dahulu dalam perjanjian tertulis/peraturan perusahaan dan setiap bulannya
tidak boleh lebih dari 50% dari upah.
7. Administrasi gaji dan upah
Tujuan sebuah perusahaan dalam pemberian upah adalah untuk memacu
ketertarikan para tenaga kerja yang berbakat untuk masuk ke perusahaan.
Meningkatkan loyalitas dan mempertahankan pegawai yang berbakat serta memberikan
motivasi kepada pegawai. Dalam sebuah organisasi atau perusahaan, administrasi gaji
dan upah menjadi suatu yang sangat penting, yang berkaitan langsung dengan
pengelolaan keuangan.
a. Departemen atau bagian-bagian yang terkait dalam penggajian
Berikut departemen atau bagian-bagian yang terkait dalam penggajian.
1) Departemen personalia dan umum Departemen ini bertanggung jawab dalam
pengangkatan pegawai, penetapan jabatan, penetapan tarif gaji dan upah,
promosi dan penurunan pangkat, mutasi pegawai, penghentian pegawai didn
pekerjaannya, dan penetapan berbagai tunjangan kesejahteraan pegawai serta
penghitungan gaji dan upah serta berbagai tunjangan kesejahteraan pegawai.
2) Departemen keuangan Departemen ini bertanggung jawab terhadap keluarnya
uang yang digunakan untuk membayar gaji dan upah atas pelaksanaan
pembayaran gaji dan upah, serta berbagai tunjangan kesejahteraan pegawai
yang telah dihitung, diminta dan ditetapkan oleh bagian departemon personalia
dan umum.
3) Departemen akuntansi
Departemen ini bertanggung jawab atas pencatatan biaya tenaga kerja dan
distribusi biaya tenaga kerja untuk kepentingan perhitungan Harga Pokok Produk
(HPP) dan penyediaan informasi guna pengawasan biaya tenaga kerja.
b. Prosedur-prosedur yang digunakan dalam penggajian
Prosedur-prosedur yang digunakan dalam proses penggajian tenaga kerja di sebuah
perusahaan, antara lain:
1) Prosedur pencatatan waktu hadir
Prosedur ini bertujuan untuk mencatat waktu hadir pegawai. Pencatatan waktu
hadir ini diselenggarakan oleh fungsi pencatat waktu dengan menggunakan
daftar hadir pada pintu masuk kantor administrasi. Pencatatan waktu hadir dapat
menggunakan daftar hadir biasa, yang pegawai harus menandatangani setiap
hadir dan pulang dari perusahaan atau dapat menggunakan kartu hadir (berupa
clock card) yang diisi secara otomatis dengan menggunakan mesin pencatat
waktu (time record machine).
Pencatatan waktu hadir ini diselenggarakan untuk menentukan gaji dan upah
pegawai. Bagi pegawai yang digaji bulanan, daftar hadir digunakan untuk
menentukan apakah pegawai dapat memperoleh gaji penuh, atau harus
dipotong akibat ketidakhadiran mereka. Daftar hadir ini juga digunakan untuk
menentukan apakah pegawai bekerja di perusahaan dalam jam biasa atau jam
lembur (over time), sehingga dapat digunakan untuk menentukan apakah
pegawai akan menerima gaji saja atau menerima tunjangan lembur.
2) Prosedur pencatatan waktu kerja

Page 5 of 11
 Dalam perusahaan manufaktur yang produksinya berdasarkan pesanan,
pencatatan waktu kerja diperlukan bagi pegawai yang bekerja pada fungsi
produksi untuk keperluan distribusi. Biaya upah pegawai dikenakan kepada
produk atau pesanan yang menikmati jasa pegawai tersebut. Misalnya seorang
pegawai swasta hadir selama 7 jam dalam suatu hari kerja, jumlah jam hadir
tersebut dirinci menjadi waktu jam kerja dalam tiap-tiap pesanan yang
dikerjakan. Dengan demikian, waktu jam kerja ini dipakai sebagai dasar
pembebanan biaya tenaga kerja langsung kepada produk yang diproduksi.
3) Prosedur pembuatan daftar gaji dan upah
Dalam prosedur ini, fungsi pembuat daftar gaji dan upah adalah membuat daftar
gaji dan upah pegawai. Data yang dipakai sebagai dasar pembuatan daftar gaji
dan upah adalah surat-surat keputusan mengenai pengangkatan pegawai baru,
kenaikan pangkat, pemberhentian pegawai, penurunan pangkat, daftar gaji
bulan sebelumnya, dan mengenai potongan PPh Pasal 21 dihitung oleh fungsi
pembuat daftar gaji dan upah atas dasar yang tercantum dalam kartu
penghasilan pegawai. Potongan PPh Pasal 21 ini dicantumkan dalam daftar gaji
dan upah.
4) Prosedur distribusi biaya gaji dan upah
Dalam prosedur ini distribusi biaya gaji dan upah, biaya tenaga kerja
didistribusikan kepada departemen-departemenyang menikmati manfaat tenaga
kerja. Distribusi biaya tenaga kerja ini dimaksudkan untuk pengendalian biaya
dan perhitungan harga pokok produk.
5) Prosedur pembayaran gaji dan upah
Prosedur ini melibatkan fungsi akuntansi dan fungsi keuangan. Fungsi akuntansi
membuat perintah pengeluaran kas kepada fungsi keuangan untuk menulis cek
guna pembayaran gaji dan upah. Fungsi keuangan kemudian mencairkan atau
menguangkan cek tersebut ke bank kemudian mentransfer langsung ke rekening
gaji pegawai atau memasukkan ke amplop gaji dan upah. Jika jumlah karyawan
perusahaan banyak, pembagian amplop gaji dan upah biasanya dilakukan oleh
juru bayar (pay master).
c. Dokumen-dokumen yang digunakan dalam penggajian
Beberapa dokumen yang digunakan dalam penggajian, antara lain:
1) Dokumen pendukung perubahan gaji dan upah
Dokumen ini umumnya dikeluarkan oleh fungsi kepegawaian berupa surat-surat
keputusan yang bersangkutan dengan pegawai. Misalnya surat keputusan
pengangkatan pegawai baru, kenaikan pangkat, perubahan tarif upah,
penurunan pangkat, pemberhentian sementara dari pekerjaan ( skorsing),
pemindahan, dan sebagainya.
2) Kartu jam hadir
Dokumen ini digunakan oleh fungsi pencatat waktu untuk mencatat jam hadir
setiap pegawai di perusahaan. Catatan jam hadir pegawai ini dapat berupa
daftar hadir biasa, dapat pula berbentuk kartu hadir yang diisi dengan mesin
pencatat waktu.
3) Kartu jam kerja
Dokumen ini digunakan untuk mencatat waktu yang dikonsumsi oleh tenaga
kerja langsung perusahaan guna mengerjakan pesanan tertentu. Dokumen ini
diisi oleh mandor atau supervisor perusahaan dan diserahkan ke fungsi pembuat
daftar gaji dan upah untuk kemudian dibandingkan dengan kartu jam hadir,
sebelum digunakan untuk distribusi biaya upah langsung kepada setiap jenis
produk atau pesanan. Setelah disebutkan di atas, catatan waktu jam kerja ini
hanya diperlukan dalam perusahaan yang produksinya berdasarkan pesanan.
Dalam perusahaan ini diperlukan informasi biaya tenaga kerja langsung
perusahaan untuk setiap pesanan yang diproduksi. Dalam perusahaan yang

Page 6 of 11
 berproduksi massal, pegawai pabrik mengerjakan pekerjaan yang sama dari hari
ke hari, sehingga tidak diperlukan data untuk melakukan distribusi biaya tenaga
kerja langsung pabrik. Semua biaya tenaga kerja langsung dalam perusahaan ini
dibebankan langsung kepada produk yang sama.
4) Daftar gaji dan daftar upah
Dokumen ini berisi jumlah gaji dan upah bruto setiap pegawai, dikurangi
potongan-potongan berupa PPh Pasal 21, utang pegawai, iuran untuk organisasi
pegawai, dan sebagainya.
5) Rekap daftar gaji dan rekap daftar upah
Dokumen ini merupakan ringkasan gaji dan upah per departemen, yang dibuat
berdasarkan daftar gaji dan upah. Dalam perusahaan yang produksinya
berdasarkan pesanan.
6) Surat pernyataan gaji dan upah
Dokumen ini dibuat oleh fungsi pembuat daftar gaji dan upah bersamaan dengan
pembuatan daftar gaji dan upah atau dalam kegiatan yang terpisah dari
pembuatan daftar gaji dan upah. Dokumen ini dibuat sebagai catatan bagi setiap
pegawai mengenai rincian gaji dan upah yang diterima setiap pegawai beserta
berbagai potongan yang menjadi beban setiap pegawai.
7) Amplop gaji dan upah
Uang gaji dan upah pegawai diserahkan kepada setiap pegawai dalam amplop
gaji dan upah. Pada halaman muka amplop gaji dan upah setiap pegawai
terdapat informasi mengenai nama pegawai, nomor identifikasi pegawai, dan
jumlah gaji bersih yang diterima pegawai dalam bulan tertentu.
8) Bukti kas keluar
Dokumen ini merupakan perintah pengeluaran yang dibuat oleh fungsi akuntansi
kepada fungsi keuangan, berdasarkan infomasi dalam daftar gaji dan upah yang
diterima dari fungsi pembuat daftar gaji dan upah.
d. Catatan-catatan akuntansi yang dibutuhkan
Beberapa catatan akuntansi yang dibutuhkan, antara lain sebagai berikut.
1) Jurnal umum
Dalam pencatatan gaji dan upah ini jurnal umum digunakan untuk mencatat
distribusi tenaga kerja ke dalam setiap departemen dalam perusahaan.
2) Kartu harga pokok produk
Kartu harga pokok produk digunakan untuk mencatat upah tenaga kerja
langsung yang dikeluarkan untuk pesanan tertentu.
3) Kartu biaya
Kartu biaya digunakan untuk mencatat biaya tenaga kerja tidak langsung dan
biaya tenaga kerja nonproduksi setiap departemen dalam perusahaan. Sumber
informasi untuk pencatatan dalam kartu biaya ini adalah bukti memorial. Kartu
biaya dapat menggunakan formulir rekening dengan debit lebar ( wide debit
ledger).
4) Kartu penghasilan karyawan
Kartu penghasilan pegawai digunakan untuk mencatat penghasilan dan berbagai
potongannya yang diterima oleh setiap pegawai. lnformasi dalam kartu
penghasilan ini dipakai sebagai dasar perhitungan PPh Pasal 21 yang menjadi
beban setiap pegawai. Di samping itu, kartu penghasilan pegawai ini digunakan
sebagai tanda terima gaji dan upah pegawai, dengan ditandatanganinya kartu
tersebut oleh pegawai yang bersangkutan. Dengan tanda tangan pada kartu
penghasilan pegawai ini, setiap pegawai hanya mengetahui gaji dan upahnya
sendiri, sehingga rahasia penghasilan pegawai tertentu tidak diketahui oleh
pegawai lain.
8. Pencatatan waktu lembur pegawai

Page 7 of 11
 Mengelola tenaga kerja dengan benar berarti mewujudkan tenaga kerja yang
mampu bekerja dengan produktivitas kerja tinggi melalui pelaksanaan fungsi
administratif dan fungsi operasional. ngsi administratif dan fungsi operasional. Fungsi
administratif dan fungsi operasional adalah dua hal yang terdapat dalam pengelolaan
tenaga kerja, sedangkan produktivitas kerja yang tinggi adalah tujuan yang ingin dicapai
dalam pengelolaan tenaga kerja.
a. Prosedur pencatatan waktu lembur
Pencatatan waktu merupakan suatu hal yang sangat penting, karena hal ini
berkaitan dengan efektivitas dan efisiensi suatu pekerjaan.
Terdapat beberapa prosedur dalam pencatatan waktu, antara lain:
1) Prosedur pencatatan waktu hadir
Prosedur ini bertujuan untuk mencatat waktu hadir pegawai. Pencatatan waktu
hadir ini diselenggarakan oleh fungsi pencatat waktu dengan menggunakan
daftar hadir pada pintu masuk kantor administrasi. Pencatatan waktu hadir bisa
menggunakan daftar hadir biasa, atau bisa menggunakan kartu hadir ( clock
card) yang diisi secara otomatis dengan menggunakan mesin pencatat waktu
(time record machine). Pencatatan waktu hadir ini diselenggarakan untuk
menentukan gaji dan upah pegawai. Bagi pegawai yang digaji bulanan, daftar
hadir digunakan untuk menentukan apakah pegawai dapat memperoleh gaji
penuh, atau harus dipotong akibat ketidakhadiran mereka. Daftar hadir ini juga
digunakan untuk menentukan apakah pegawai bekerja di perusahaan dalam jam
biasa atau jam lembur (overtime), sehingga dapat digunakan untuk menentukan
apakah pegawai akan menerima gaji saja atau menerima tunjangan lembur
(yang terakhir ini umumnya bertarif di atas gaji biasa).
2) Prosedur pencatat waktu kerja
Dalam perusahaan manufaktur yang produksinya berdasarkan pesanan,
pencatatan waktu kerja diperlukan bagi pegawai yang bekerja pada fungsi
produksi untuk keperluan distribusi biaya upah pegawai kepada produk atau
pesanan yang menikmati jasa pegawai tersebut. Dengan demikian, waktu kerja
ini dipakai sebagai dasar pembebanan biaya tenaga kerja langsung kepada
produk yang diproduksi.
b. Waktu kerja
Waktu kerja merupakan suatu batas tenaga kerja dalam memulai dan menyelesaikan
pekerjaannya.
1) Jam kerja pegawai dalam sehari
Berdasarkan Undang-Undang No. 13 Tahun 2003 paragraf Pasal 77 ayat (2)
menyatakan bahwa, waktu kerja sebagaimana dimaksud dalam ayat (1)
meliputi :
a) 7 jam untuk 1 hari dan 40 jam untuk 1 minggu, untuk 6 hari kerja dalam 1
minggu; atau
b) 8 jam untuk 1 hari dan 40 jam untuk 1 minggu, untuk 5 hari kerja dalam 1
minggu.
Kelebihan dari jam kerja disebut overtime dan perusahaan berkewajiban
membayar kelebihan dari jam kerja tersebut.
2) Lama waktu istirahat dan cuti pegawai
Dalam UU No. 13 Pasal 79 juga dijelaskan bahwa setiap pegawai berhak atas
istirahat antara jam kerja dalam sehari, sekurang-kurangnya 1/2 jam setelah
bekerja 4 jam terus-menerus dan waktu istirahat tersebut tidak termasuk jam
kerja. Istirahat mingguan 1 hari untuk 6 hari kerja dalam 1 minggu atau 2 hari
untuk 5 hari kerja dalam 1 minggu. Cuti tahunan, sekurang-kurangnya 12 hari
kerja setelah pekerja/buruh yang bersangkutan bekerja selama 12 bulan secara
terus-menerus.
3) Hak-hak pegawai apabila bekerja lembur (overtime)

Page 8 of 11
 Adakalanya suatu pekerjaan tidak dapat diselesaikan pada waktu jam kerja dan
pada waktu yang bersamaan perusahaan menginginkan pekerjaan tersebut
diselesaikan pada waktu itu juga. Pekerjaan yang dilakukan selepas jam kerja
inilah yang disebut dengan kerja lembur ( overtime) dan pekerja berhak untuk
mendapatkan kompensasi berupa upah lembur. Berikut adalah syarat-syarat
pengusaha yang mempekerjakan pekerja melebihi jam kerja normal.
1) Ada persetujuan pekerja/buruh yang bersangkutan.
2) Waktu kerja lembur hanya dapat dilakukan paling banyak 3 jam dalam 1 hari
dan 14 jam dalam 1 minggu.
Apabila perusahaan tidak memberikan upah lembur, pekerja bisa menuntut via
manajemen sumber daya manusia di perusahaan tersebut ataupun berkonsultasi
dengan serikat buruh dan perusahaan pun bisa terkena sanksi
pidana/administratif.
4) Upah lembur
Kerja lembur adalah bekerja melebihi jam kerja yang telah ditetapkan. Dalam
melaksanakan kerja lembur, tenaga kerja berhak untuk mendapatkan
kompensasi. Banyak di antara pekerja yang masih belum mengetahui secara
detail mengenai perhitungan upah lembur.
1) Upah kerja lembur
Upah kerja lembur adalah upah yang diterima pekerja atas pekerjaannya
sesuai dengan jumlah waktu kerja lembur yang dilakukannya. Ketentuan
perhitungan upah kerja lembur bagi pekerja/buruh tetap berpedoman pada
Pasal 11 dan Pasal 8 dan Pasal 10 Kepmenakertrans Nomor
KEP-102/MEN/2004, yakni didasarkan pada upah bulanan, dengan ketentuan,
apabila komponen upah terdiri dari upah pokok dan tunjangan tetap, maka
dasar perhitungan upah kerja lembur adalah 100% dari upah ( take home
pay). Apabila komponen upah terdiri dari upah pokok, tunjangan tetap, dan
tunjangan tidak tetap, maka dasar perhitungan upah kerja lembur adalah
jumlah yang lebih besar antara upah pokok ditambah tunjangan tetap,
dengan 75% dari jumlah keseluruhan (ketiga komponen) upah yang
diterima.
2) Waktu kerja lembur
Waktu kerja lembur adalah waktu kerja yang melebihi 7 jam sehari untuk 6
hari kerja dan 40 jam dalam seminggu atau 8 jam sehari untuk 8 hari kerja
dan 40 jam dalam seminggu atau waktu kerja pada hari istirahat mingguan
dan atau pada hari libur resmi yang ditetapkan pemerintah (Pasal 1 ayat (1)
Peraturan Menteri No. 102/MEN/VI/2004). Waktu kerja lembur hanya dapat
dilakukan paling banyak 3 jam/hari dan 14 jam dalam 1 minggu di luar
istirahat mingguan atau hari libur resmi.
3) Undang-undang yang mengatur tentang upah dan waktu kerja lembur
Ketentuan tentang waktu kerja lembur dan upah kerja lembur diatur dalam
Undang-Undang No. 13 Tahun 2003 tentang Ketenagakerjaan Pasal 78 ayat
(2), (4), Pasal 85 dan lebih lengkapnya diatur dalam Kepmenakertrans No.
102/MEN/VI/2004 mengenai Waktu dan Upah Kerja Lembur.
4) Perhitungan upah lembur
Perhitungan upah lembur didasarkan upah bulanan dengan cara menghitung
upah sejam adalah 1/173 upah sebulan. Dalam Kepmenakertrans No.
102/MEN/VI/2004, telah dijelaskan rumus perhitungan upah lembur.
a) Perhitungan upah lembur pada hari kerja
Jam Lembur Rumus Keterangan

Page 9 of 11
 Jam pertama 1 x 1/173 x Upah sebulan adalah 100% upah
upah sebulan bila upah yang berlaku di
perusahaan terdiri dari upah pokok
dan tunjangan tetap.
Jam ke-2 dan 2 x 1/173 x Atau 75% upah bila upah yang
3 upah sebulan berlaku di perusahaan terdiri dari
upah pokok, tunjangan tetap, dan
tunjangan tidak tetap. Dengan
ketentuan, upah sebulan tidak
boleh lebih rendah dari upah
minimum
Contoh:
Selvi bekerja selama 8 jam sehari atau 40 jam seminggu. Selama
seminggu tersebut Selvi bekerja lembur selama 2 jam/hari selama 3 hari.
Gaji Selvi adalah Rp2.000.000,00/bulan termasuk gaji pokok dan
tunjangan tetap. Berapa upah lembur yang didapat Selvi?
Selvi hanya melakukan kerja lembur total adalah 6 jam. Takehome pay
Selvi berupa gaji pokok dan tunjangan tetap berarti upah sebulan =
100% upah
Sesuai dengan rumus maka upah lembur Selvi:
6 jam x 1/173 x Rp2.000.000,00 = Rp69.365,00
b) Perhitungan upah lembur pada hari libur/istirahat
Ketentuan
Jam Lembur Rumus
Upah Lembur
6 Hari Kerja per minggu (40 Jam/Minggu)
7 jam pertama 2 x upah/jam 7 jam x 2 x 1/173 x upah sebulan
Jam ke-8 3 x upah/jam 1 jam x 3 x 1/173 x upah sebulan
Jam ke-9 s.d. 4 x upah/jam 1 jam x 4 x 1/173 x upah sebulan
jam ke-10
Hari Libur Resmi Jatuh pada Hari Kerja Terpendek misal Jumat
5 jam pertama 2 x upah/jam 5 jam x 2 x 1/173 x upah sebulan
Jam ke-6 3 x upah/jam 1 jam x 3 x 1/173 x upah sebulan
Jam ke-7 dan 8 4 x upah/jam 1 jam x 4 x 1/173 x upah sebulan
5 Hari Kerja per minggu (40 Jam/Minggu)
8 Jam pertama 2 x upah/jam 8 jam x 2 x 1/173 x upah sebulan
Jam ke-9 3 x upah/jam 1 jam x 3 x 1/173 x upah sebulan
Jam ke-10 s.d. 4 x upah/jam 1 jam x 4 x 1/173 x upah sebulan
jam ke-11
Contoh:
Santoso biasa bekerja selama 8 jam kerja/hari atau 40 jam/minggu. Hari
Sabtu dan Minggu adalah hari istirahat Santoso. Akan tetapi, perusahaan
Santoso memintanya untuk masuk di hari Sabtu selama 5 jam kerja. Gaji
Santoso sebesar Rp2.500.000,00/bulan yang terdiri dari gaji pokok,
tunjangan tetap, dan tunjangan tidak tetap. Lalu, berapa uang lembur
yang patut didapat Santoso yang bekerja selama 5 jam di hari liburnya?
Penyelesaian: Santoso melakukan kerja lembur di hari liburnya total 5
jam. Take home pay Santoso berupa gaji pokok, tunjangan tetap, dan
tunjangan tidak tetap. Berarti upah sebulan = 75% upah sebulan = 75%
x Rp2.500.000,00 = Rp1.875.000,00.
Apabila waktu kerja lembur jatuh pada hari libur/istirahat, upah lembur
dihitung 2 kali upah/ jam untuk 8 jam pertama kerja.

Page 10 of 11
 Sesuai dengan rumus maka upah lembur Santoso:
5 jam kerja x 2 x 1/173 x Rp1.875.000,00 = Rp108.400,00
5) Sanksi bagi perusahaan yang tidak memenuhi hak upah lembur pekerjanya
Barang siapa melanggar ketentuan pemberian upah lembur sebagaimana diatur
dalam Pasal 78 ayat (2) dan Pasal 85 ayat (3) Undang-Undang Tenaga Kerja No.
13/2003, akan dikenakan sanksi pidana kurungan paling singkat 1 bulan, paling
lama 12 bulan dan/atau denda paling sedikit Rp10.000.000,00 dan paling banyak
Rp100.000.000,00. Tentang sanksi ini, terdantum dalam ketentuan Undang-
Undang Tenaga Kerja Pasal 187 ayat (1).

Page 11 of 11