BAB II LANDASAN TEORI PENGERTIAN SISTEM PENGGAJIAN Gaji adalah suatu bentuk balas jasa ataupun penghargaan yang

diberikan secara teratur kepada seorang pegawai atas jasa dan hasil kerjanya. Gaji sering juga disebut sebagai upah, dimana keduanya merupakan suatu bentuk kompensasi, yakni imbalan jasa yang diberikan secara teratur atas prestasi kerja yang diberikan kepada seorang pegawai. Perbedaan gaji dan upah hanya terletak pada kuatnya ikatan kontrak kerja dan jangka waktu penerimannya. Seseorang menerima gaji apabila ikatan kontrak kerjanya kuat, sedang seseorang menerima upah apabila ikatannya kontrak kerjanya kurang kuat. Dilihat dari jangka waktu penerimaannya, gaji pada umumnya diberikan pada setiap akhir bulan, sedang upah diberikan pada setiap hari ataupun setiap minggu. Karena gaji merupakan unsure yang penting bagi perusahaan, maka diperlukan suatu sistem yang dapat mengelola gaji secara baik. Pengertian tentang sistem penggajian sudah sering kita dengar dikehidupan sehari-hari. Setiap orang yang berkecimpung dalam dunia kerja pasti tahu tentang gaji. Untuk lebih jelas mengenai pengertian struktur sistem penggajian, penulis akan menguraikan beberapa pengertian tentang sistem penggajian. Sistem adalah suatu jaringan prosedur yang dibuat menurut pola yang terpadu untuk melaksanakan kegiatan pokok perusahaan. Sedangkan gaji merupakan pembayaran atas penyerahan jasa yang dilakukan oleh karyawan yang mempunyai jenjang jabatan manajer. Menurut Soemarso S. R mendifinisikan gaji (2005: 307), yaitu : Gaji (salaries) adalah imbalan kepada pegawai yang diberi tugas-tugas administrasi dan pimpinan yang jumlahnya, biasanya tetap secara bulanan. Pengertian gaji menurut Mulyadi (2001: 373), menjelaskan bahwa : Gaji adalah pembayaran atas penyerahan jasa yang dilakukan oleh karyawan yang mempunyai jenjang manajer, pegawai administrasi, supervisor dan lain-lain, dan pada umumnya gaji dibayarkan secara tetap tiap perbulan. Gaji secara umum dapat diartikan sebagai suatu jumlah uang yang ditetapkan dan diterima seseorang atas pekerjaanny yang ditetapkan berdasarkan perhitungan masa waktu panjang, biasanya satu bulan

Sedangkan pengertian sistem penggajian menurut Amir Abadi Jusuf (2000:285) adalah : sistem yang menyajikan cara-cara penggajian pegawai secara memadai dan akurat, menghasilkan laporanlaporan penggajian yang diperlukan, dan menyajikan informasi kebutuhan pegawai kepada manajer. Dari definisi-definisi di atas, dapat disimpulkan bahwa sistem penggajian adalah suatu jaringan prosedur yang dibuat secara terpadu untuk menghasilkan informasi mengenai gaji pegawai secara akurat dan memadai sehingga informasi tersebut dapat berguna bagi pihak-pihak yang memerlukan. Dokumen yang di gunakan dalam sistem penggajian adalah sebagai berikut : 1) Dokumen pendukung perubahan gaji. Dokumen-dokumen ini umumnya dikeluarkan oleh fungsi kepegawaian berupa surat-surat keputusan yang bersangkutan dengan karyawan, seperti surat keputusan pengangkatan karyawan baru, surat kenaikan pangkat, perubahan tarif upah dan lain-lain. 2) Kartu jam hadir. Dokumen ini digunakan oleh fungsi pencatat waktu untuk mencatat jam hadir setiap karyawan. 3) Kartu jam kerja. Dokumen ini digunakan untuk mencatat waktu yang dikonsumsi oleh tenaga kerja langsung. 4) Rekap daftar gaji dan rekap daftar upah. Dokumen ini merupakan ringkasan gaji dan upah per departemen, yang dibuat berdasarkan daftar gaji dan upah. 5) Daftar gaji dan daftar upah. Dokumen ini berisi sejumlah gaji karyawan di kurangi potongan-potongan berupa PPh pasal 21, utang karyawan dan sebagainya. 6) Surat pernyataan gaji Dibuat oleh fungsi pembuat daftar gaji yang dibuat sebagai catatan bagi setiap karyawan mengenai rincian gaji yang diterima setiap karyawan beserta potongan. 7) Amplop gaji Digunakan sebagai tempat uang gaji karyawan yang akan diserahkan karyawan. Dihalaman muka amplop gaji setiap karyawan berisi informasi mengenai nama.

FAKTOR-FAKTOR YANG MEMPENGARUHI TINGI RENDAHNYA GAJI/UPAH Pemberian upah yang adil ini penting sekali dan perlu mendapat perhatian dari tiap-tiap perusahaan. Karena umumnya para pegawai menganggap, bahwa perbedaan upah merupakan suatu status social dalam perusahaan, dimana mereka bekerja. Istilah adil berarti bukan saja adil bagi masing-masing pegawai terhadap pegawai-pegawai lainnya, berhubung dengan sulitnya pekerjaan dan beratnya tanggung jawab, tetapi juga adil bagi instansi/perusahaan yang bersangkutan. Untuk tercapainya keadilan tersebut, maka ada beberapa factor penting yang perlu diperhatikan dalam penetapan tingkat upah seorang pegawai yaitu : Pendidikan Bagaimanapun juga tingkat gaji/upah seorang sarjana dari yang belum sarjana harus dibedakan. Semakin tinggi pendidikannya maka akan semakin tinggi pula gaji/upah yang akan diterima demikian sebaliknya. Pengalaman Demikan pula antara yang berpengalaman dan yang tidak berpengalaman harus dibedakan karena semakin banyak pengalamannya maka semakin banyak keterampilan dan keahlian yang diperoleh. Tanggungan Bahwa pegawai yang mempunyai tanggungan keluarga besar mempunyai gaji/upah yang lebih besar dari kawan sekerjanya yang mempunyai tanggungan keluarga kecil. Kemampuan Perusahaan Di Negara kita, faktor kemampuan perusahaan dalam merealisasikan keadilan dalam pembayaran upah belumlah berada dalam proporsi yang setepat-tepatnya. Bila perusahaan mengalami keuntungan, para pegawai perusahaan harus turut menikmatinya melalui kenaikan tingkat upah atau pembagian keuntungan, demikian pula dalam keadaan sebaliknya. Keadaan Ekonomi Keadaan ekonomi atau ongkos hidup merupakan salah satu faktor penting dalam realisasi keadilan dalam pemberian upah.

 Kondisi-kondisi pekerjaan Kondisi-kondisi pekerjaan harus diperhatikan. Orang yang bekerja di daerah terpencil atau lingkungan pekerjaan yang berbahaya haruslah memperoleh upah yang lebih besar dari pada mereka yang bekerja di daerah yang ada tempat-tempat hiburan atau di lingkungan pekerjaan yang tidak berbahaya. (Drs. Moekijat, 1985 :88)