TEKNOLOGI INFOMASI”
4. Mengelola Perubahan
aktivitas yang harus dilakukan adalah sebagai berikut :
Mengembangkan dan mengimplementasikan mekanisme perekaman aktivitas
terkait dengan perubahan yang terjadi pada sistem beserta penentuan prioritas
pelaksanaannya.
Mengkaji dampak perubahan dan melakukan prioritasisasi berdasarkan kebutuhan
bisnis atau organisasi.
Memastikan bahwa perubahan yang sifatnya darurat dan kritis ditangani secara
sungguh-sungguh berdasarkan protokol atau prosedur yang berlaku.
PENGADAAN DAN PENERAPAN
TEKNOLOGI INFORMASI
4. Mengelola Perubahan
aktivitas yang harus dilakukan adalah sebagai berikut :
Memberikan otoritasisasi kepada pihak-pihak yang berkepentingan
untuk segera melakukan perubahan yang dimaksud.
Mengelola dan mendistribusikan berbagai informasi kepada seluruh
pemangku kepentingan yang terkait secara langsung maupun tidak
langsung terhadap perubahan sistem.
PENGADAAN DAN PENERAPAN
TEKNOLOGI INFORMASI
4. Mengelola Perubahan
entitas pengendali yang harus dimiliki organisasi untuk memastikan efektivitas
dilaksanakannya proses tersebut di atas, antara lain:
Prosedur dan Standar Perubahan menyangkut langkah-langkah baku yang harus
dilakukan oleh pihak-pihak yang bertanggung jawab terhadap pelaksanaan sebuah
perubahan.
Panduan Kajian Dampak, Prioritasisasi, dan Pemberian Otoritas- menyangkut
serangkaian metodologi dan langkah-langkah yang harus dilakukan dalam
menjawab berbagai usulan atau inisiatif perubahan yang diajukan sejumlah pihak
dalam organisasi.
PENGADAAN DAN PENERAPAN
TEKNOLOGI INFORMASI
4. Mengelola Perubahan
entitas pengendali yang harus dimiliki organisasi untuk memastikan efektivitas
dilaksanakannya proses tersebut di atas, antara lain:
Protokol Perubahan Darurat - menyangkut langkah-langkah strategis, teknis, dan
administratif yang harus dilakukan dalam menghadapi penubahan yang bersifat
darurat atau kritis.
Model Pelaporan Status Perubahan - menyangkut sejumlah standar pendoku-
mentasian yang harus dilakukan oleh pihak yang bertanggung jawab terhadap
peroses perubahan dan tata cara menyusun pelaporan secara berkala.
PENGADAAN DAN PENERAPAN
TEKNOLOGI INFORMASI
4. Mengelola Perubahan
entitas pengendali yang harus dimiliki organisasi untuk memastikan efektivitas
dilaksanakannya proses tersebut di atas, antara lain:
Standar Dokumentasi dan Pernyataan Akhir Perubahan - menyangkut berbagai
model template dokumen (formulir) yang dipergunakan sebagai panduan dalam
menyusun dan mengembangkan laporan terkait dengan perubahan sistem.
PENGADAAN DAN PENERAPAN
TEKNOLOGI INFORMASI
4. Mengelola Perubahan
Indikator yang dipergunakan untuk mengetahui berjalan dengan baik atau tidaknya proses ini;
(i) Jumlah aplikasi atau komponen infrastruktur yang harus dikembangkan kembali karena
kesalahan spesifikasi akibat tidak terdiseminasinya informasi mengenai perubahan yang
terjadi;
(ii) Banyaknya insiden atau kesalahan sistem yang terjadi karena tidak atau lupa di-setting-
nya parameter sebagai pengaruh atas perbuatan tertentu;
(iii) Jumlah perubahan yang ditangani sesuai dengan prosedur yang berlaku; dan lain
sebagainya.
PENGADAAN DAN PENERAPAN
TEKNOLOGI INFORMASI
Service Level Agreements (SLA): kesepakatan tertulis antara penyedia layanan TI dan
pelanggan (pelanggan eksternal). SLA berisi informasi tentang layanan TI,
dokumentasi target tingkat layanan, dan tanggung jawab masing-masing antara
penyedia layanan TI dan pelanggan. Target standar layanan ini umumnya dinyatakan
secara kuantitatif dalam angka atau presentase (%).
Operational Level Agreements (OLA): kesepakatan antara penyedia layanan TI dan
bagian lain dari organisasi yang sama yang membantu penyediaan layanan TI,
misalnya kontrak kesepakatan kinerja antar departemen internal TELKOM (service
desk, divisi jaringan, divisi aplikasi, divisi hardware) untuk komitmen mendukung
memulihkan setiap server down dalam waktu kurang dari 1x24 jam.
PENGOPERASIAN DAN PELAYANAN
9. Mengelola Konfigurasi
Aktivitas yang harus dilakukan adalah sebagai berikut :
Mengembangkan prosedur perencanaan dan pengelolaan konfigurasi yang akan menjadi
panduan dan referensi utama bagi divisi sistem dan teknologi informasi.
Mengumpulkan informasi dan memverifikasi kondisi konfigurasi terkini sebagai bahan
pengkajian mengenai situasi kinerja serta risiko yang dihadapi oleh organisasi.
Mengkaji serta mengevaluasi kondisi konfigurasi untuk melihat ada tidaknya dampak
negatif maupun positif bagi organisasi sesuai dengan perkembangan kebutuhan
termutakhir.
Memutakhirkan konfigurasi sistem dan teknologi sebagai jawaban terhadap kajian dan
evaluasi kebutuhan kinerja dengan kondisi sistem yang dimiliki pada saat tertentu.
PENGOPERASIAN DAN PELAYANAN
9. Mengelola Konfigurasi
Tiga entitas pengendali terkait dengan manajemen konfiguras masing-
masing adalah :
Repositori Standar Baseline Konfigurasi
Manajemen ldentifikasi dan Pemeliharaan Konfigurasi
Kajian Integritas Konfigurasi
PENGOPERASIAN DAN PELAYANAN
9. Mengelola Konfigurasi
Dalam kaitannya dengan pemantauan efektivitas pelaksanaan proses ini dapat
dipergunakan ukuran sbb:
(i) jumlah kasus konfigurasi yang ditemukan berada diluar aturan teknis yang berlaku
(compliance);
(ii) jumlah kasus deviasi antara rencana konfigurasi dengan keadaan aktual
sebenarnya;
(iii)waktu yang diperlukan untuk melakukan penyesuaian terhadap konfigurasi; dan
lain sebagainya.
PENGOPERASIAN DAN PELAYANAN
10.Mengelola Data
Aktivitas yang harus dilakukan adalah sebagai berikut :
Mentranslasikan berbagai kebutuhan penyimpanan, pencadangan, dan
pemeliharaan data kedalam sebuah prosedur yang harus dipatuhi oleh seluruh
penanggung jawab berbagai aset data yang ada dalam sebuah organisasi.
Mendefinisikan, memelihara, dan menerapkan prosedur untuk mengelola pustaka
media penyimpan data – agar terhindar dari berbagai hazard atau kondisi yang
dapat membahayakan keberadaan dan memori data yang terkandung di dalamnya.
PENGOPERASIAN DAN PELAYANAN
10.Mengelola Data
Aktivitas yang harus dilakukan adalah sebagai berikut :
Mendefinisikan, memelihara, dan menerapkan prosedur terkait dengan
pemusnahan pustaka data serta peralatan terkait dengannya secara aman dan
terkendali.
Melakukan pencadangan data sesuai dengan skema dan prosedur yang berlaku.
Mendefinisikan, memelihara, dan menerapkan prosedur untuk melakukan proses
restorasi data sebagai bagian penting dari kegiatan pengelolaan data.
PENGOPERASIAN DAN PELAYANAN
10.Mengelola Data
Entitas pengendali yang harus diperhatikan keberadaannya oleh sebuah organisasi,
yaitu masing-masing sebagai berikut:
Kebutuhan Organisasi mengenai Pengelolaan Data
Mekanisme Penyimpanan dan Pemutakhiran Data
Sistem Manajemen Pustaka Media Penyimpan
Prosedur Pemusnahan dan Pemutakhiran Data dan Sumber Daya Teknologi
Manajemen Pencadangan dan Restorasi Data
Manajemen Keamaman Data dan Informasi
PENGOPERASIAN DAN PELAYANAN
10.Mengelola Data
Dalam konteks itulah maka cukup banyak indikator yang dapat dikembangkan untuk
melihat tingkat efektivitas pelaksanaan proses ini, sbb:
(i) tingkat kepuasan pengguna data;
(ii) kecepatan restorasi data pada saat dibutuhkan;
(iii)validitas dan reliabilitas data; dan lain sebagainya.
PENGOPERASIAN DAN PELAYANAN
1. Pentingnya SSO
Kolaborasi atau kerjasama yang ada tidak saja terjadi dalam
perusahaan semata – dimana antara divisi atau atau unit kerjanya
saling melakukan kerjasama pelayanan – namun implementasinya
dapat meluas menjadi antar perusahaan dalam sebuah grup usaha,
atau antar perusahaan sejenis dalam sebuah industri.
Sejumlah kasus yang memperlihatkan diimplementasikan konsep ini
pada sejumlah perusahaan dalam domain industri yang beragam.
STRATEGI MENUJU
SHARED SERVICES ORGANISATION
2. Tujuan SSO
Menyederhanakan beraneka ragam proses terkait dengan pengelolaan teknologi
informasi yang kerap dipandang ruwet dan berbelit-belit.
Melakukan redesain terhadap manajemen teknologi informasi sehingga berbasis
kebutuhan pelanggan melalui aktivitas operasional yang efektif.
Menghemat biaya total investasi dan pemeliharaan teknologi informasi yang bisa
dialoksasikan oleh masing-masing perusahaan.
Mereduksi biaya total per karyawan dalam hal manajemen sistem informasi,
terutama jika dilihat dari besarnya kebutuhan terhadap sejumlah perangkat
teknologi informasi seperti perangkata keras, perangkat lunak, database, jaringan,
infrastruktur, dan peralatan lainnya.
STRATEGI MENUJU
SHARED SERVICES ORGANISATION
3. Definisi SSO
“Fokus pemanfaatan sumber daya perusahaan dalam melakukan aktivitas yang
biasanya tersebar di seluruh organisasi untuk melayani beberapa mitra
internal dengan biaya lebih rendah dan dengan tingkat layanan yang lebih
tinggi dengan tujuan bersama untuk memberikan pelayanan pelanggan eksternal
dan meningkatkan nilai perusahaan.”
“Schulman et.al”
STRATEGI MENUJU
SHARED SERVICES ORGANISATION
3. Definisi SSO
“Strategi kolaboratif di mana fungsi bisnis yang ada terkonsentrasi,
dimasukkan ke dalam unit bisnis semi-otonomi baru yang memiliki struktur
manajemen yang dirancang untuk meningkatkan efisiensi, meningkatkan nilai,
penghematan biaya, dan peningkatan layanan bagi pelanggan internal
perusahaan sehingga bisnis dapatbersaing di pasar terbuka”
“Bergeron”
STRATEGI MENUJU
SHARED SERVICES ORGANISATION
3. Definisi SSO
“Entitas organisasi independen yang menyediakan layanan yang ditentukan
dalam suatu organisasi yang bertanggung jawab untuk mengelola biaya dan
kualitas serta ketepatan waktu layanan yang diberikannya kepada pelanggan
internalnya. Entitas organisasi ini memiliki sumber daya khusus dan
biasanya akan memiliki pengaturan kontrak informal atau formal, yang sering
disebut perjanjian tingkat layanan kepada para pelanggan atau pengguna
layanannya”
“moller”
STRATEGI MENUJU
SHARED SERVICES ORGANISATION
3. Definisi SSO
“Praktik unit bisnis dari operasional perusahaan atau organisasi yang
memutuskan untuk berbagi serangkaian layanan yang sama daripada memiliki
duplikasi serangkaian fungsi operasional layanan yang sama”
“Quinn et.al”
STRATEGI MENUJU
SHARED SERVICES ORGANISATION