Pengotorisasian yang Tepat

Ada tiga hal yang harus diperhatikan dalam pengotorisasian transaksi penjualan, yaitu:

1. Persetujuan kredit yang tepat harus diberikan sebelum penjualan terjadi

2. Barang bisa dikirimkan hanya setelah otorisasi pengiriman diberikan.
3. Harga, termasuk syarat penjualan, pengangkutan, dan potongan harus diotorisasi.

Dua hal pertama dimaksudkan untuk mencegah agar perusahaan tidak menderita kerugian akibat
mengirimkan barang ke pembeli fiktif. Otorisasi harga dimaksudkan untuk memastikan bahwa
harga jual dalam faktur sesuai dengan kebijakan harga yang telah ditetapkan perusahaan.
Otorisasi bisa diberikan untuk setiap transaksi penjualan atau bisa juga dibuat otorisasi umum
untuk transaksi spesifik tertentu. Pengotorisasian umum sering diberikan secara otomatis dengan
menggunakan bantuan komputer.

Dokumen dan Catatan yang Memadai

Karena setiap perusahaan memiliki sistem yang berbeda dengan perusahaan lainnya dalam
melaksanakan, mengolah, dan mencatat transaksi, auditor sering menghadapi kesulitan dalam
mengevaluasi apakah setiap prosedur klien dirancang untuk mencapai pengendalian maksimum.
Meskipun demikian, prosedur pencatatan yang memadai harus ada sebelum tujuan audit
transaksi bisa dipenuhi.

Dokumen Bernomor-urut Tercetak (Prenumbered)

Pemberian nomor-urut tercetak dimaksudkan untuk mencegah kesalahan dalam pembuatan

faktur atau pencatatan penjualan dan terjadinya penagihan atau pencatatan ganda. Sudah barang
tentu pemberian nomor urut tercetak ini tidak akan bermanfaat apabila tidak dibarengi dengan
pertangungjawaban pemakaian dokumen secara periodik. Agar penggunaan pengendalian ini
berjalan dengan efektif, petugas pembuatan faktur harus menyimpan tembusan satu lembar
dokumen pengiriman barang secara urut nomor setelah suatu pengiriman barang dibuat
fakturnya, dan ada petugas Iain yang secara periodik memeriksa pertanggungjawaban semua
nomor dokumen dan melakukan penyelidikan apabila ada nomor yang hilang.
Laporan Piutang Bulanan

Pengiriman laporan bulanan kepada konsumen berguna untuk pengawasan karena mendorong
konsumen untuk memberi komentar apabila saldo yang tercantum dalam laporan tidak sesuai
dengan saldo menurut pembukuan konsumen. Laporan ini harus diawasi oleh seseorang yang
tidak terlibat dalam penanganan kas atau pencatatan penjualan atau piutang usaha untuk
mencegah terjadinya kesalahan yang disengaja dalam pengiriman laporan.

Prosedur Verifikasi Internal

Program komputer atau personil yang independen harus memeriksa bahwa pengolahan dan
pencatatan transaksi penjualan memenuhi keenam tujuan audit transaksi. Sebagai contoh,
misalnya penggunaan dokumen secara urut nomor, pemeriksaan ketelitian pembuatan dokumen
dan review atas laporan tentang hal yang tidak biasa atau kesalahan tertentu.

PENENTUAN LUAS PENGUJIAN PENGENDALIAN

Setelah auditor mengidentifikasi pengendalian internal kunci dan kekurangan dalam

pengendalian, auditor menetapkan risiko pengendalian. Luas pengujian pengendalian tergantung
pada efektivitas pengendalian dan berbagai hal lain yang auditor yakin akan dapat menurunkan
risiko pengendalian. Dalam menentukan seberapa jauh pengendalian bisa diandalkan, auditor
juga mempertimbangkan kenaikan biaya penyelenggaraan pengujian pengendalian dibandingkan
dengan penurunan potensial dalam pengujian substantif. Penetapan risiko pengendalian pada
tingkat yang lebih rendah akan berakibat naiknya pengujian pengendalian untuk mendukung
risiko pengendalian yang lebih rendah tersebut, yang selanjutnya akan berakibat naiknya risiko
deteksi dan berkurangnya jumlah pengujian substantif yang diperlukan.

PERANCANGAN PENGUJIAN PENGENDALIAN UNTUK PENJUALAN

Untuk setiap pengendalian kunci, harus dirancang satu atau lebih pengujian pengendalian untuk
memeriksa efektivitasnya. Pada kebanyakan audit, penentuan sifat pengujian pengendalian
biasanya mudah. Sebagai contoh, apabila pengendalian internal berupa pemberian paraf atas
pesanan dari pembeli setelah pesanan tersebut mendapat persetujuan kredit, maka pengujian
pengendaliannya adalah memeriksa apakah pesanan dari pembeli telah dibubuhi paraf dengan
benar.
Pengujian pengendalian yang tepat untuk pemisahan tugas biasanya terbatas pada observasi atas
aktivitas yang dilakukan oleh auditor atau dengan melalui pengajuan pertanyaan kepada personil
klien. Sebagai contoh, auditor mengamati kemungkinan petugas pembuat faktur memiliki akses
ke kas ketika surat yang berisi check dari konsumen dibuka, atau ketika kas disetorkan ke bank.
Biasanya perlu juga diajukan pertanyaan kepada personil klien tentang apa yang menjadi tugas
mereka dan dalam situasi seperti apa terdapat keadaan yang membuat tanggungjawab mereka
menjadi berbeda dari kebijakan yang normal. Sebagai contoh, pegawai pembuat faktur
menyatakan bahwa dia tidak memiliki akses terhadap kas. Akan tetapi dalam pembicaraan
selanjutnya ia menyatakan bahwa kadang-kadang ia menggantikan tugas kasir yang sedang cuti.

PERANCANGAN PENGUJIAN SUBSTANTIF TRANSAKSI PENJUALAN

Dalam memutuskan pengujian substantif transaksi, auditor biasanya menggunakan sejumlah

prosedur yang berlaku untuk setiap audit tanpa memperhatikan keadaan tertentu, sedangkan
prosedur yang lain akan diterapkan tergantung pada baik-buruknya pengendalian dan hasil dari
pengujian pengendalian.

Dalam uraian berikut akan dibahas prosedur-prosedur pengujian substantif transaksi yang
dilakukan hanya apabila terdapat keadaan khusus yang membutuhkan perhatian audit khusus,
seperti misalnya apabila terdapat defisiensi dalam pengendalian internal.

Penjualan yang Tercantum dalam Pembukun Sungguh sungguh Teriadi

Untuk tujuan ini, auditor mencurahkan perhatian pada kemungkinan terjadinya tiga jenis
kesalahan penyajian berikut:

1. Penjualan yang tercatat dalam jumal tidak ada pengiriman barangnya.

2. Penjualan dicatat lebih dari satu kali.
3. Pengiriman dilakukan pada konsumen fiktif dan dicatat sebagai penjualan.

Dua jenis kesalahan penyajian yang pertama bisa terjadi karena kekeliruan atau karena
kecurangan, sedangkan jenis yang terakhir selalu disebabkan karena kecurangan. Konsekuensi
potensial dari ketiganya adalah signifikan karena hal-hal tersebut menimbulkan lebih saji aset
dan laba.
Lebih saji penjualan yang tidak disengaja biasanya lebih mudah ditemukan daripada lebih saji
yang berasal dari kecurangan yang disengaja. Suatu lebih saji tidak disengaja biasanya juga
mengakibatkan terjadinya lebih saji pada piutang usaha yang bisa dideteksi klien melalui
pengiriman laporan piutang bulanan. Kesalahan penyajian tidak disengaja akhir tahun seringkali
dapat ditemukan dengan mudah oleh auditor melalui prosedur konfirmasi. Dalam hal kesalahan
penyajian disengaja, pelaku berusaha untuk menutupi lebih saji, sehingga auditor mengalami
kesulitan untuk menemukannya. Pengujian substantif transaksi diperlukan untuk dapat
menemukan lebih saji penjualan semacam ini.

Pengujian substantif transaksi yang tepat untuk pengujian tujuan keberadaan tergantung pada
dugaan auditor dimana letaknya kesalahan penyajian. Banyak auditor melakukan pengujian
substantif transaksi untuk tujuan keberadaan hanya apabila ia meyakini adanya defisiensi dalam
pengendalian. Oleh karena itu, sifat pengujiannya akan tergantung pada sifat kesalahan penyajian
potensial sebagai berikut:

Penjualan Dicatat dalam Pembukuan Tanpa Pengiriman Barang

Auditor dapat memilih suatu sampel ayat jurnal dalam jurnal penjualan dan mencocokkannya ke
dokumen pengiriman barang serta dokumen pendukung lainnya (vouching) untuk memastikan
bahwa penjualan sungguh-sungguh terjadi. Apabila auditor mengkhawatirkan kemungkinan
adanya duplikat dokumen pengiriman barang fiktif, maka auditor perlu melakukan penelusuran
jumlahnya ke catatan persediaan perpetual untuk menguji apakah persediaan juga dikurangi.

Penjualan Dicatat Lebih dari Sekali

Pencatatan dobel penjualan dapat ditemukan dengan mereview daftar penjualan yang telah
dicatat dengan memperhatikan nomor dokumennya untuk memastikan tidak ada nomor yang
muncul dua kali. Auditor juga dapat menguji kebenaran pembatalan dokumen pengiriman
barang. Pembatalan yang benar bisa mengurangi kemungkinan bahwa suatu dokumen
pengiriman akan bisa digunakan untuk mencatat penjualan alinnya.

Pengiriman Dilakukan pada Konsumen Fiktif

Kecurangan semacam ini biasanya terjadi hanya apabila personil pencatat penjualan juga
berwenang melakukan pengiriman barang. Defisiensi pada pengendalian internal menyebabkan
sulit untuk mendeteksi pengiriman fiktif, seperti misalnya pengiriman ke lokasi Iain perusahaan.
Untuk menguji ada tidaknya konsumen fiktif, auditor bisa menelusur informasi tentang
konsumen dalam faktur penjualan ke master file konsumen.

Pendekatan lain yang efektif untuk mendeteksi ketiga tipe kesalahan penyajian transaksi
penjualan tersebut di atas ialah dengan menelusur pengkreditan dalam master file piutang usaha
ke sumbernya. Apabila piutang sungguh-sungguh mendatangkan kas atau barang dikembalikan,
maka itu berarti bahwa penjualan sungguh-sungguh terjadi. Apabila pengkreditan disebabkan
karena penghapusan piutang atau suatu memo kredit, atau apabila akun masih belum dibayar
pada saat audit berlangsung, maka hal ini bisa menjadi petunjuk adanya pencatatan penjualan
secara tidak benar. Auditor harus memeriksa dokumen pengiriman barang dan pesanan dari
pembeli untuk memastikan bahwa transaksi penjualan sungguh-sungguh terjadi.

Transaksi Peniualan yang Teriadi Telah Dicaiat

Pada kebanyakan audit, pengujian substantif transaksi sering tidak dilakukan untuk tujuan
kelengkapan. Hal ini disebabkan karena Iebih saji aset dan Iaba dari transaksi penjualan Iebih
besar kemungkinan terjadinya dibandingkan dengan kurang saji, dan Iebih saji juga merupakan
sumber risiko yang Iebih besar. Apabila pengendalian tidak memadai, seperti misalnya bila klien
tidak memiliki penelusuran internal independen mulai dari dokumen pengiriman ke jumal
penjualan, maka pengujian substantif diperlukan.

Untuk menguji pengiriman barang yang tidak dibuat fakturnya, auditor bisa menelusur suatu
sampel dokumen pengiriman yang disimpan di bagian pengiriman ke duplikat faktur penjualan
yang bersangkutan dan ke jurnal penjualan. Agar pengujian dengan menggunakan prosedur ini
menjadi Iebih bermanfaat, auditor harus yakin bahwa semua dokumen pengiriman barang telah
disimpan dalam arsip. Hal ini bisa dilakukan dengan cara memeriksa keberurutan dokumen
(catatan: dokumen lengkap dan nomornya urut). Alat bantu perangkat lunak audit seperti ACL
atau IDEA dapat digunakan untuk mengidentifikasi adanya dokumen yang bernomor dobel atau
nomor tertentu hilang untuk catatan elektronik.
Arah Pengujian

Auditor harus memahami perbedaan antara penelusuran (tracing) dari dokumen sumber ke jurnal
dengan vouching dari jurnal kembali ke dokumen sumber. Pengujian dengan penelusuran
dimaksudkan untuk memeriksa kemungkinan adanya transaksi yang hilang/tidak dicatat (tujuan
kelengkapan), sedangkan pengujian vouching dimaksudkan untuk memeriksa kemungkinan
dicatatnya transaksi yang sesungguhnya tidak terjadi (tujuan keterjadian).

Peniualan Telah Dicatat dengan Teliti

Ketelitian pencatatan transaksi penjualan berkaitan dengan haI-hal berikut :

1. Jumlah barang yang dikirimkan sesuai dengan jumlah yang dipesan.

2. Jumlah yang ditagih dalam faktur sesuai dengan jumlah barang yang dikirimkan.
3. Jumlah tagihan dalam faktur dicatat dengan benar dalam catatan akuntansi.

Auditor biasanya melakukan pengujian substantif transaksi pada setiap audit, untuk memastikan
bahwa ketiga aspek ketelitian di atas dilakukan dengan benar dengan melakukan perhitungan
ulang informasi yang tercantum dalam catatan akuntansi dan membandingkannya dengan
informasi yang tercantum dalam dokumen yang lain. Auditor biasanya membandingkan harga
dalam duplikat faktur penjualan dengan daftar harga yang telah dtetapkan perusahaan,
menghitung ulang perkalian dan penjumlahannya, dan membandingkan detil dari faktur dengan
deskripsi, jumlah, dan nama pembeli dalam catatan pengiriman barang. Seringkali auditor juga
memeriksa pesanan dari pembeli dan order penjualan dengan membandingkan perihal yang
sama.

Transaksi Penjualan Telah Dimasukkan ke dalam Master File dun Diikhtisarkan dengan
Benar

Dimasukkannya semua transaksi penjualan ke dalam master file piutang usaha merupakan hal
yang sangat penting karena ketelitian catatan ini mempengaruhi kemampuan klien untuk
menagih semua piutang yang belum diterima pembayarannya. Demikian pula jurnal penjualan
harus diperiksa kebenaran penjumlahannya dan postingnya ke buku besar agar laporan keuangan
menunjukkan informasi yang benar. Pada audit tertentu, auditor melakukan sejumlah pengujian
ketelitian klerikal, seperti misalnya pemeriksaan kebenaran penjumlahan pada kolom rupiah
dalam jurnal (footing) dan kemudian menelusur (tracing) jumlah totalnya ke buku besar dan
detilnya ditelusur ke buku pembantu piutang, untuk memeriksa ada tidaknya kesalahan atau
penyimpangan dalam pengolahan transaksi penjualan. Seberapa Iuas pengujian semacam ini
dilakukan, tergantung pada kualitas pengendalian internal. Penggunaan perangkat lunak audit
akan bermanfaat dalam pengujian ketelitian penjurnalan dan pencatatan secara elektronik, karena
pengujian dapat dilakukan dengan Iebih efisien.

Penjualan Dikelompokkan dengan Benar

Meskipun dalam penjualan tidak merupakan masalah besar dibanding~ kan dengan pada siklus
yang lain, auditor masih perlu melakukan pemeriksaan untuk memastikan bahwa transaksi telah
dibukukan pada akun-akun buku besar yang benar. Dalam hal transaksi penjualan tunai dan
penjualan kredit, pegawai perusahaan jarang melakukan kesalahan dengan mendebet piutang
usaha untuk transaksi penjualan tunai, atau mengkredit penjualan untuk transaksi pelunasan
piutang. Perusahaan juga jarang melakukan kesalahan berupa kesalahan mengklasifikasikan
penjualan aset tetap perusahaan (misalkan gedung) sebagai penjualan. Pada perusahaan yang
menggunakan Iebih dari satu klasifikasi penjualan, seperti dalam perusahaan yang membuat
Iaporan Iaba-rugi per segmen, pengelompokkan merupakan hal yang penting.

Penjualan Dicatat pada Tanggal yang Benar

Penjualan harus ditagih dan dicatat sesegera mungkin setelah pengiriman barang dilakukan,
untuk mencegah terjadinya kekeliruan tak disengaja, misalnya lupa tidak dibukukan, dan untuk
memastikan bahwa penjualan dicatat pada periode yang benar. Ketepatan waktu pencatatan
biasav nya juga akan menyebabkan berkurangnya kemungkinan kesalahan penyajian.