BAB II

KEGIATAN SELAMA MAGANG

2.1 Tempat dan Waktu Kerja

2.1.1 Tempat Pelaksanaan

Kegiatan magang dilaksanakan pada perusahaan :

Nama : PT. Garuda Mitra Sejati (Jogja City Mall)

Alamat : Jl. Magelang Km. 6 No. 18, Kutu Patran,

Sinduadi, Mlati, Sleman, Yogyakarta.

2.1.2 Waktu Pelaksanaan

Pelaksanaan magang dilakukan mulai tanggal 2 Desember

2019 dan berakhir pada tanggal 2 Januari 2020 dengan total 25

hari kerja. Waktu pelaksanaan kegiatan adalah enam hari kerja

setiap minggu. Hal ini disesuaikan dengan permintaan dari

perusahaan yang menganjurkan kepada peserta magang agar

sesuai dengan staff PT. Garuda Mitra Sejati.

Dengan jam kerja sebagai berikut :

Hari Jam Kerja Jam Istirahat

Senin – Jumat 08.00 s/d 17.00 WIB 12.00 s/d 13.00 WIB
Sabtu 08.00 s/d 15.00 WIB 12.00 s/d 13.00 WIB

2.2 Metode Pelaksanaan Magang

Pelaksanaan Magang atau Praktik Kerja Lapangan yang dilakukan

di PT. Garuda Mitra Sejati (Jogja City Mall) mulai tanggal 2 Desember

2019 sampai dengan 2 Januari 2020, dilaksanakan dengan mengikuti

29
 segala kegiatan yang ada di perusahaan selayaknya karyawan PT. Garuda

Mitra Sejati (Jogja City Mall) dalam melaksanakan tugas kerjanya dengan

ditempatkan pada departemen Legal. Langkah yang digunakan dalam

pengumpulan data adalah dengan cara dilakukannya wawancara kepada

karyawan dan staff yang berada di departemen Legal dan melakukan

kegiatan observasi secara langsung dengan cara mengamati, memahami

proses yang berjalan pada perusahaan tersebut, serta dengan melakukan

dokumentasi untuk mendukung pengumpulan data dalam menyusun

laporan.

2.3 Job Description

Keberadaan Departemen Legal dalam suatu perusahaan memiliki

peranan penting. Hal ini disebabkan karena segala hal yang berhubungan

dengan jalannya suatu perusahaan sangat bergantung pada dokumen-

dokumen, perizinan-perizinan, surat-surat yang ada pada Departemen

Legal perusahaan tersebut. Dalam menjalankan fungsinya, Departemen

Legal berwenang menentukan tindakan yang harus dilakukan oleh

perusahaan jika menyangkut surat izin ataupun dokumen seperti

kontrak/perjanjian, surat serah terima, dan lain-lain. Contohnya jika terjadi

outstanding, Departemen Legal harus dapat menentukan tindakan tindakan

hukum dan upaya lain apa yang harus dilakukan. Pengurusan dokumen-

dokumen perusahaan merupakan tanggung jawab sepenuhnya dari

Departemen Legal. Dokumen-dokumen yang dimaksud dapat berupa

dokumen-dokumen yang telah ada atau dokumen-dokumen baru yang

30
harus diurus. Hal pertama yang harus dilakukan oleh Departemen Legal

adalah mendata terlebih dahulu seluruh dokumen yang dimiliki oleh

perusahaan. Selain pengurusan terhadap dokumen-dokumen perusahaan,

Departemen Legal juga berwenang melakukan penyesuaian-penyesuaian

terhadap peraturan-peraturan baru yang dikeluarkan oleh pemerintah yang

berkaitan dengan operasional perusahaan. Hal ini diperlukan agar legalitas

dari suatu perusahaan tetap diakui oleh pemerintah. Hal penting lain yang

menjadi kewenangan Departemen Legal adalah menyelesaikan semua

permasalahan hukum yang terjadi. Penyelesaian permasalahan hukum

yang terjadi dapat dilakukan melalui koordinasi dengan instansi terkait

atau dengan kantor hukum yang berpengalaman, sesuai dengan

permasalahan hukum yang terjadi (Sembiring, 2009: 4).

Berikut uraian tugas dari Departemen Legal Jogja City Mall :

1. Bertanggung jawab terhadap Legalitas Perusahaan.

a) Melakukan dan mengarahkan pelaksanaan perjanjian sewa

menyewa, termasuk membuat draft semua jenis kontrak

dan perjanjian.

b) Melaksanakan dan mengarahkan perjanjian baik yang

sudah ada maupun yang baru.

c) Mendampingi dan mengarahkan penyelesaian sengketa

hukum perusahaan apabila perusahaan menghadapi kasus.

d) Melaksanakan dan mengarahkan permohonan izin yang

sedang diajukan oleh perusahaan.

31
 e) Melakukan update regulasi nasional maupun lokal

khususnya terkait dengan perjanjian perusahaan.

f) Melakukan pertimbangan dari aspek hukum yang terkait

dengan kasus yang berpotensi menjadi sengketa hukum

g) Bertanggung jawab mengkoordinir Legal Team dan

perijinan untuk melakukan update regulasi peraturan dan

memastikan semua berjalan dengan baik.

h) Melakukan pra-negosiasi untuk kepentingan perusahaan

apabila diperlukan.

2. Melakukan koordinasi dengan pihak/fungsi lain.

a) Membina hubungan yang baik dengan bagian lain sehingga

proses koordinasi dalam pekerjaan dan penyelesaian tugas

dapat terselesaikan dengan baik.

b) Menggalang kerjasama antar fungsi.

2.4 Pembuatan Perjanjian Tenant Baru

Pada perusahaan developer seperti PT. Garuda Mitra Sejati sebuah

perjanjian memang terbilang salah satu yang terpenting. Apalagi PT.

Garuda Mitra Sejati menaungi Jogja City Mall yang merupakan pusat

perbelanjaan di Yogyakarta. Dalam suatu pusat perbelanjaan tentunya

terdapat berbagai tenant, seperti F&B, fashion, kesehatan, beauty, dan

lain-lain. Melakukan kerjasama dengan berbagai tenant tidak mungkin

dapat terlepas dari adanya suatu perjanjian, sehingga perjanjian disini

menjadi pedoman dan sangat penting bagi kerjasama antara Jogja City

32
Mall dan tenants tersebut. Maka dari itu berikut merupakan skema

pembuatan perjanjian Jogja City Mall dengan tenant baru :

Skema Alur Perjanjian Kerjasama Jogja City Mall untuk Tenant

Baru

LEASING MENYERAHKAN LOI, RENTAL

CALCULATION, DATA TENANT dan LEGALITAS

LEGAL DRAFT PERJANJIAN SEWA SESUAI

DENGAN LOI

DRAFT PERJANJIAN SEWA KIRIM

KEPADA TENANT UNTUK DILAKUKAN
REVIEW

KONSULTASI KEBIJAKAN KE
GENERAL MANAGER APABILA
ADA PERMOHONAN DARI
TENANT BERKAITAN KLAUSUL
DALAM PERJANJIAN

DRAFT FINAL DILANJUTKAN LEGAL

KIRIM HARDCOPY KE TENANT UNTUK
PROSES TANDATANGAN

TANDATANGAN PERJANJIAN PIHAK

JOGJA CITY MALL

33
  Legal akan memberitahu kepada Leasing apabila jangka waktu

tenant akan berakhir dan meminta LOI perpanjangan.

 Untuk Perjanjian Sewa Tenant Perpanjangan tetap dimintakan

legalitas terbaru

TIME SCHEDULE

1. Leasing menyerahkan LOI dan Rental Calculation 3 (tiga) hari setelah LOI

ditandatangani oleh kedua belah pihak

2. Legal draft perjanjian sewa 3 (tiga) hari setelah LOI diterima dan kirim ke

tenant untuk di-review

3. Legal proses perjanjian sewa sampai final 30 (tiga puluh) hari untuk tenant

Island dan 60 (enam puluh) hari untuk tenant Unit

2.5 Pembuatan Perjanjian Kerjasama Vendor

Seperti yang telah diketahui sebelumnya, bahwa di dalam Jogja

City Mall terdapat sebuah atrium dengan luas 1.300m2 yang terletak di

Lantai Ground Floor (GF) dan juga outdoor stage yang berukuran 112m2.

Dengan adanya atrium yang luas, tidak jarang atrium tersebut digunakan

oleh para vendor untuk sebuah event seperti pameran, meet & greet, dan

lain sebagainya. Outdoor stage Jogja City Mall juga telah beberapa kali

digunakan untuk event musik oleh beberapa Vendor. Untuk mengadakan

event-event tersebut pastinya tidak dapat terlepas dari adanya sebuah

34
perjanjian dengan pihak Jogja City Mall sebagai penyedia ruang. Berikut

skema pembuatan perjanjian kerjasama dengan Vendor :

Skema Alur Perjanjian Kerjasama Vendor Lainnya

HRGA, OPERASIONAL, EVENT PROMOTION

MENYERAHKAN BERITA ACARA KESEPAKATAN/
SURAT PENAWARAN/ DRAFT PERJANJIAN
KERJASAMA

LEGAL MEMBUAT DRAFT PERJANJIAN KERJASAMA/

REVIEW APABILA DRAFT DARI PIHAK KEDUA

KIRIM DRAFT PERJANJIAN KERJASAMA/ HASIL

REVIEW KE VENDOR

KONSULTASI KEBIJAKAN
KE GENERAL MANAGER
APABILA ADA
PERMOHONAN DARI
VENDOR BERKAITAN
KLAUSUL DALAM
PERJANJIAN KERJASAMA

FINAL PERJANJIAN KERJASAMA TANDATANGAN

KEDUA BELAH PIHAK

35
 Apabila jangka waktu kerjasama akan berakhir, Legal akan

memberitahu divisi terkait untuk membuat Berita Acara

Kesepakatan Perpanjangan sebagai dasar Perjanjian Kerjasama

TIME SCHEDULE

1. Divisi terkait menyerahkan Berita Acara Kerjasama 3 (tiga) hari

setelah ditandatangani oleh kedua belah pihak.

2. Legal draft perjanjian kerjasama 3 (tiga) hari setelah Berita Acara

diterima dan kirim ke Vendor untuk di-review.

3. Legal proses perjanjian kerjasama sampai final 30 (tiga puluh) hari.

2.6 Penyelesaian Outstanding Jogja City Mall

Di dalam sebuah perjanjian kerjasama sewa menyewa, tidak

jarang ada pihak yang melakukan penunggakan atau telat bayar

karena berbagai alasan. Hal ini dapat sangat berpengaruh pada

perjanjian yang tentunya akan berdampak pula terhadap hubungan

kedua belah pihak. Pihak penyewa terkadang menyepelekan invoice

yang telah diterima, padahal setelah diterbitkan invoice tersebut,

seharusnya pihak penyewa melakukan pembayaran sesegera mungkin

sehingga tidak perlu ada surat peringatan dari pihak yang

menyewakan ruang. Berikut skema penyelesaian jika terdapat

Outstanding pada Jogja City Mall :

36
Skema Alur Penyelesaian Outstanding Jogja City Mall

FINANCE MEMBERIKAN DATA TENANT

YANG MENUNGGAK BESERTA COPY
SURAT PERINGATAN 1, 2 dan 3

LEGAL MEMANGGIL TENANT dan

MEMBERIKAN SURAT KESANGGUPAN
PEMBAYARAN

APABILA TENANT HILANG

KONTAK dan TIDAK DAPAT
DITEMUKAN MAKA DILAKUKAN
EKSEKUSI ATAS BARANG YANG
DITITIPKAN

LEGAL JOGJA CITY MALL MEMBUAT

RESUME DAN INTERNAL MEMO
PERMOHONAN SOMASI KE MANAGER
LEGAL CORPORATE

SOMASI I, II dan III

GUGATAN

EKSEKUSI

37
 TIME SCHEDULE

1. Legal menerima data tenant dan Surat Peringatan I, II dan III setelah

jatuh tempo masa pembayaran

2. Legal memberikan surat panggilan kepada tenant 3 (tiga) hari setelah

data diterima

3. Apabila tenant hilang kontak/ tidak ditemukan setelah 1 (satu) bulan

dibuatkan pemberitahuan kepada tenant dan Internal Memo untuk

Eksekusi barang yang dititipkan

4. Legal membuat resume dan Internal Memo permohonan Somasi 7

(tujuh) hari setelah jatuh tempo pembayaran sesuai surat

kesanggupan

5. Untuk proses Somasi I, II dan III selama 3 (tiga) bulan

6. Untuk proses gugatan dan eksekusi selama 1 (satu) tahun

38