PERSONAL SCREENING TRAINING

PT. XXXX

Dalam upaya pengamanan perusahaan dan seluruh karyawan pada penerimaan surat atau barang, PT.
XXXX meminta kepada Departemen Security untuk melakukan screening atau pemeriksaan terlebih
dahulu terhadap surat/barang yang masuk sebelum diberikan kepada penerima. Hal ini dilakukan untuk
menghindari dan mengetahui sejak dini apabila ada barang-barang ilegal ataupun ancaman-ancaman yang
dilakukan oleh pihak luar kepada perusahaan dan seluruh karyawan.

PROSEDUR PENANGANAN SURAT MASUK DAN PAKET BARANG MASUK

1 PENANGANAN SURAT MASUK

1.1 Surat masuk harus di catat didalam buku khusus surat masuk.

1.2 Memeriksa dan mengamati surat dengan hati – hati dari sisi pandangan luar.

1.3 Kalau tidak ada keganjilan pada surat, maka dicatat didalam buku penerimaan surat
masuk, tanggal terima, mana pengirim, alamat ringkas, nama penerima dan ( kalau jelas
) perihal surat.

1.4 Surat diserahkan ke tujuan penerima, dicatat tanggal penyerahan dan ditanda tangani
penerima surat, tulis mana penerima.

1.5 Kalau surat yang diterima itu mencurigakan dari pemandangan sisi fisiknya, maka surat
tersebut harus dipisahkan dari surat lainnya, dan segera hubungi pimpinan yang lebih
berkompeten untuk mendapatkan langkah selanjutnya atas surat yang dimaksud.

1.6 Kalau pimpinan dimaksud sudah diinformasikan, dan ternyata kurang paham juga soal
surat dimaksud, maka harus lapor ke polisi untuk diambil tindakan seperlunya.

1.7 Kalau ada surat masuk yang kurang jelas nama pengirim, tapi ditujukan ke perusahaan
atau ke pimpinan perusahaan, maka penanganannya harus lebih hati-hati.

1.7.1 Langsung didaftarkan kedalam buku surat masuk.

1.7.2 Lalu segera melaporkan ke pimpinan HRD untuk segera diambil tindakan
yang dibutuhkan.

1.7.3 Kalau dirasakan perlu, maka harus lapor ke Polisi untuk diambil tindakan
yang dibutuhkan.

1.8 Secara periodic, dan secara acak ( random ), maka surat yang masuk harus dibuka dan
diperiksa oleh satpam, untuk meyakinkan bahwa surat yang diterima tersebut adalah
surat yang sah dan tidak berbahaya untuk karyawan ataupun Perusahaan.

1.9 Hal-hal lain atau langkah yang perlu dilakukan atas kiriman surat yang diterima,
tergantung situasi yang dihadapi pada saat itu.

* Pelatihan Screening Penanganan Surat dan Paket Barang Masuk*

2 PENANGANAN PAKET MASUK

2.1 Barang ( paket ) masuk harus dicatat pada buku tersendiri, khusus barang masuk.

2.2 Sebelum barang diterima, maka terlebih dahulu diminta dan dicatat data supir, seperti
nama, nomor SIM, nomor mobil, nama perusahaannya.

2.3 Memeriksa dan mengamati barang ( paket ) dengan hati-hati dari bagian luarnya.

2.4 Kalau tidak ada keganjilan pada barang ( paket ), maka dicatat didalam buku
penerimaan khusus barang ( paket ) masuk, tanggal terima, jam terima, nama pengirim,
alamat ringkas, nama penerima, dan ( kalau jelas ) jenis barang.

2.5 Barang ( paket ) diserahkan ke tujuan penerima, dicatat tanggal penyerahan dan ditanda
tangani penerima barang ( paket ), tulis nama penerima.

2.6 Kalau barang ( paket ) yang diterima itu mencurigakan dari pandangan sisi fisiknya,
maka barang ( paket ) tersebut harus dipisahkan dari barang ( paket ) lainnya, dan
segera hubungi pimpinan yang lebih berkompeten untuk mendapatkan langkah
selanjutnya atas barang ( paket ) yang dimaksud.

2.7 Kalau pimpinan dimaksud sudah diinformasikan, dan ternyata kurang paham juga soal
barang ( paket ) dimaksud, maka harus lapor ke polisi untuk diambil tindakan
seperlunya.

2.8 Kalau ada barang ( paket ) masuk yang kurang jelas nama pengirim, tapi ditujukan ke
perusahaan atau ke pimpinan perusahaan, maka penanganannya harus lebih hati-hati.

2.8.1 Langsung didaftarkan kedalam buku barang ( paket ) masuk.

2.8.2 Lalu segera melaporkannya ke pimpinan HRD untuk segera diambil tindakan
yang dibutuhkan.

2.8.3 Kalau dirasakan perlu, maka harus lapor ke Polisi untuk diambil tindakan
yang dibutuhkan.

2.9 Secara periodic, dan secara acak ( random ), maka barang ( paket ) yang masuk harus
dibuka dan diperiksa oleh satpam, untuk meyakinkan bahwa barang atau paket yang
diterima tersebut adalah barang yang sah dan tidak berbahaya untuk karyawan ataupun
Perusahaan.

2.10 Hal-hal lain atau langkah yang perlu dilakukan atas kiriman barang ( paket ) yang
diterima, tergantung situasi yang dihadapi pada saat itu.

* Pelatihan Screening Penanganan Surat dan Paket Barang Masuk*