RANCANGAN KERJA

“ FRONT OFFICE “

Disusun Oleh :
DINI ANGGRAENI

XII APH 2

Tahun Ajaran

2022/2023
Sekolah : SMK NEGERI 3 BLITAR
Mata pelajaran : Front office
No absen : 02 (Dua)

Program keahlian : AKOMODASI PERHOTELAN

Materi : Time Line Rancangan Kerja

BAB I
“ Alat dan bahan “

A. alat
Nama alat Spesifikasi Jumlah Keterangan
Front desk Meja yang 1 unit meja panjang yang digunakan untuk
terbuat dari menerima kedatangan tamu dan tempat
kayu yang pada menyimpan sebagian peralatan dan
umumnya perlengkapan kantor depan.
berbentuk
persegi panjang
terletak di
kantor depan.
Telephone Peralatan 2 unit Telephone berfungsi untuk alat
elektronik komunikasi dalam hal pelayanan untuk
yang tamu.
komponenya
terbuat dari
plastik.
Bell Alat yang tidak 1 buah Alat yang bisa di bunyikan secara manual .
terlalu Yang berfungsi untuk menarik
besar,,terbuat
dari perhatian/memanggil petugas yang
logam.Bentuknya membawakan barang bawaan tamu
semacam (bellboy)
tempurung dan
terdapat tombol
yang menonjol di
bagian
atasnya.Diletakk
an di atas front
desk
Reminder Alat yang 1 buah Alat yang digunakan oleh petugas kantor
beradadi front depan yang berkaitan dengan pelayanan
desk
menunjukkan membangunkan tamu (wake up call)
waktu/jam

Room status Papan yang di 1 unit Papan yang mencantumkan

board pasang di dinding /menginformasikan status/ keadaan kamar
area front desk.
Terdapat nomor- kamar yang ada di hotel (kotak²)
nomor kamar
dengan
keterangan
keadaan kamar
yang di tandakan
dengan kartu
yang warnanya
beda (cascet²/
kotak²)
Haging map Map yang 46 buah 26 buah (berisi/bertulis abjad A-Z ) , 20
berbuat dari buah (sebanyak jumblah kamar di hotel ) ,
kertas,terdapat
besi berisikan data tamu yang pernah
penggantung dan menginap,20.(Guest bill registration card)
 biasanya
ditempatkan/dig
unakan di dalam
laci
Stapler Terbuat dari 1 buah Alat penjepit formulir-formulir/data- data
logam/besi , tamu yang berbentuk lembaran. Agar
Dapat digunakan
jika bagian menjadi satu kelompok menjadi satu agar
dalamnya diisi tidak terpisah
dengan stpales,
cara kerjanya
degan dijepitkan
Staples Terbuat dari 1 set/pack Digunakan untuk mengisi ulang stapler
besi/logam tipis
yang disusun
berderet secara
rapi

paper clip Bentunya 1 buah Digunakan untuk

kecil,terbuat dari menggumpulkan/menjepit formulir/kertas
logam tipis yang
dibentuk menjadi satu . Namun mudah dilepas
sehingga dapat kembali
menjepit kertas
Note book Buku kecil, 1 buku Digunakan untuk mencatat pesanan/
dengan request tamu dan lain lain yang perlu
halaman /
lembar yang ditindaklanjuti
tidak terlalu
banyak
Corection pen Alat 1 buah Digunakan untuk menutupi/ melapisi
tulis,Wasahnya tulisan yang ditulis dengan menggunakan
terbuat dari
plastik dan bolpoint saat terjadi kesalahan dalam
menampung menulis
cauran berwarna
putih pekat,
ujungnya atasnya
berbentuk
kerucut
Eraser Terbuat dari 1 buah Untuk menhapus tulisan yang ditulis
karet,berbentuk dengan menggunkan pensil
kotak kecil

Date stamp Ukurannya tidak 1 buah Stampel yang digunakan untuk

terlalu mengecapkan logo hotel pada
besar ,pegangnn
ya terbuat dari kertas/formulir
kayu ,bagian
bawah terbuat
dari angka angka
yang timbul dan
urutannya dapat
diubah/diatur
sendiri dengan
cara diputar
(menunjukkan
tanggal/bulan/ta
hun)
Hotel stamp Ukurannya tidak 1 buah Stampel yang digunakan untuk mengecap
terlalu logo hotel pada kertas/formulir
besar,peganggan
yan terbuat dari
kayu,bagian
bawah tersapat
dari logam yang
timbul
 menggambarkan
logo hotel
Stamp house Terbuat dari 1 buah Tempat menggantungkan stempel-stempel
kayu,tidak terlalu yang ada pada kantor/front desk
besar posisinya
berdiri dan
terdapat celah
celah kecil
dibagian atas
digunakan untuk
menggantung
gangging stmpel
Paid stamp Pengangannya 1 buah Stempel kertas yang digunakan untuk
terbuat dari menberi keterangan lunas atas tansaksi
kayu, bagian
bawahnya yang telah di bayar lunas oleh tamu
terbuat dari
plastic/logam
yang menonjol
bertuliskan
“LUNAS/PAID”
Stamp pad Berbentuk 1 buah Tempat untuk membubuhkan stempel
persegi,dapat sebelum digunakan untuk menyetempel
dibuka dan
ditutup ,Bagian
luar terbuat dari
plastic,bagian
dalam spons
yang dilapisi kain
Key encode macine Terbuat dari 1 unit Digunakan untuk memprogram kembali
plastic terdapat kunci kamar yang berbntuk kartu/key card
tombol dan
tempat
meletakkan
kunci kamar
dengan system
kartu/ key
card /key tag
Bolpoint Alat tulis 4 buah Digunakan untuk menulis dan
yang terbuat mencatat segala informasi /hal.
dari plastik
dan
logam berisi
tinta.
Pensil Alat tulis 4 buah Alat tulis yang digunakan untuk
yang terbuat mencatat data atau informasi yang
dari belum pasti.
kayu dan berisi
batu bara yang
berbentuk
kecil
memanjang.
Calculator Alat hitung 1 unit Alat yang digunakan untuk
yang terbuat mempermudah penghitungan transaksi.
dari
plastik terdapat
tombol tombol
angka yang
terbuat dari
karet.
Printer Alat pencetak 1 unit Alat yang menampilkan data dalam
yang terbuat bentuk cetakan, baik berupa teks maupun
dari material gambar di atas sebuah kertas.
plastik dengan
komponen
besi atau karet
dan
sebagainya.
Key rack & hot Rak untuk 1 unit Alat yang digunakan untuk menepatkan
mail penyimpanan atau menyiapkan terlebih dahulu kunci
yang pada kamar yang sudah di pesan
umumnya (dibooking) ,menyimpan surat-surat tamu
terbuat dari dan juga kunci yang dititipkan
besi/logam
berbentuk kotak
mendatar dan
bersekat sekat
menjadi kotak-
kotak kecil
(cascet)
Komputer Komputer 2 unit Alat untuk pengolah data, keyboard sebagai
dibuat alat bantu pemasukan data huruf dan
dengan bahan angka
dasar logam atau mengoperasikan suatu
dan pengolahan data tertentu.
komponen
plastik.
Folio rack/ Bill Alat untuk 1 unit Rak untuk menyimpan tagihan tamu
rack penyimpanan beserta supporting bill (bon pendukung)nya,
yang terbuat rak ini disusun berdasarkan nomor kamar
dari besi atau tamu.
logam.
Safe deposit box Box atau 1 unit Safe deposit box/kotak tempat menyimpan
kotak barang berharga milik tamu seperti:
penyimpanan passpor, dokumen, perhiasan, uang dll.
terbuat dari
 besi yang kuat.
Calender Terbuat dari 1 buah Menunjukkan hari/tanggal/bulan yang
kertas,berbentuk
lembaran yang berjalan selama setahun
disatukan /
dijepit menjadi
satu dan
terdapat
keterangan
hari ,tanggal
bulan dalam 1
tahun
Information rack Terbuat dari 1 unit Sebgai sumber informasi sebuah hotel
kayu,penyusunan
ya terbuat dari
alparbet
(berbentuk rak)
Ink stamp Dikemas dalam 1 buah Tinta yang digunakan untuk stempel
botol
kecil,berwujud
cair dan
berwarna
pekat(hitam/biru
)
Penggaris Berbentuk 1 buah Alat untuk menggaris/membuat garis lurus
panjang,terbuat
dari plastik pipih,
terdapat ukuran
cm dan inc
Stationary House Terbuat dari 1 unit Tempat menyimpan alat tulis agar tudak
plastic/logam.
Berbntuk sedikit berantakan
kotak/tabung
berdiri dan
tersapat lubang
lubang kecil atau
tidak terdapat
lubang sama
sekali
Time and date Alat pemberi 1 unit Date and time stamping adalah alat yang
stamping cap terbuat dari berfungsi untuk memberi cap dalam bentuk
komponen tanggal dan waktu
material plastik.
EDC Mesin transaksi 1 unit Berfungsi untuk mencetak kartu kredit tamu,
(Electronic yang pada jika pembayaran yang digunakan
Data Capture) umumnya adalah kartu kredit.
machine terbuat dari
bahan
plastik.
Fax Alat yang 1 unit Fax machine merupakan alat komunikasi
machine/mesin terbuat dari yang akan menerima suatu salinan surat
fax material plastik oleh si pengirim persis sama dengan
lengkap surat yang dibuatnya.
dengan karet
sebagai
tombol tombol.
Counter desk T 1 unit
Meja yang terbuat dari meja panjang yang digunakan untuk menerima
kayu,dicat atau diplitur kedatangan tamu/memesandan melakukan perubahan
berwarna kamar
coklat,bentuknya
persegi
panjang,ukuran depan
meja biasanya lebih
tinggi daripada bagian
belakangnya,memiliki
beberapa
laci,digunakan untuk
meletakkan alat dan
bahan petugas
reservasi.meja ini
terletak pada bagian
paling depan dan
lobby kantor,dekat
dengan pintu masuk
utama.

B. Bahan
Nama bahan Spesifikasi Jumlah Keterangan
Log book Berbentuk buku 1 buah Digunakan untuk melaporkan
besar,tertuliskan kunci kamar dan laporan lain
informasi tentang
kunci kamar atau
yang harus ditindak lanjuti
informasi penting
dari shift
sebelumnya
Room Berbentuk 1 lembar untuk Slip yang digunakan ketika
slip/blocking card lembaran, Terbuat satu rombongan menempatkan kamar untuk tamu
dari tamu rombongan
kertas,Terdapat
isian(date of
departure,
name,room
no,rate,date of
arival,addres,room
type,remark,intial
 pertugas)
Room rate Berbahan 1 lembar Digunakan untuk membantu
kertas,yang di memberikan
dalaamnya
berisikan
informasi/penjelasan
/bertuliskan mengenai fasilitas kamar,tipe-
menggambarkan tipe kamar juga harga kamar
informasi kepada tamu
mengenai hotel
(alamat/logo
hotel,fasilitas ,tipe-
tipe kamar disertai
dengan harga
Expected Berbentuk 1 lembar Formulir yang berisi daftar
lembaran,terbuat tamu yang diharapkan check
departure list
dari
kertas,Terdapat out pada waktu check out tiba .
isian (date,no,room
of
guest,person,flight
no,time,remark)
Registration Berbentuk 1 lembar untuk 1 Formulir yang harus
lembaran, terbuat nama (dapat dilengkapi /diisi pada saat
card dari kertas,tersapat mewakili banyak
isian (reservation kamar)
tamu check in
card no,arrival
date,departure
date,room
type,daily
rate,number of
guest,advance
deposit,room
no,remark,name of
guest)
Master bill Berbentuk 1 lembar Bill/Tangihan khususnya untuk
lembaran,terbuat
dari tamu group/rombongan.
kertas,Terdapat
isian(nama tour
leader,jenis/tipe
kamar,harga,tangg
al check in, check
out,date
decription,charge,c
redit,balance,guest
signature,remark)
Guest card Berbentuk 1 lembar untuk 1 Kartu yang berisi identitas
lembaran ,terbuat kamar tamu selama menginap di hotel
dari kertas kecil
Dan di berikan ke tamu saat
yang didalamnya
terisi informasi
check in..
( nama
tamu,tanggal check
in,tanggal check
out,no kamar dan
harga kamar yang
ditempati per
malam)
Breakfast cupon Terbuat dari kertas 1 lembar untuk 1 Kupon yang dapat digunakan
berbentuk kamar (2 orang)
untuk breakfast di hotel,
kartu,yang
didalamnya terisi berlaku sampai tanggal check
nama/identitas out.
 salah satu tamu
yang menginap di
hotel . Juga
pertanyaan
mengenai
banyaknya orang
yang mendapat
sarapan /breakfast
dalam 1 voucer
Anvelope Terbuat dari 1 buah Digunakan untuk
kertas,berlogo wajah/pembungkus voucer yang
hotel,dapat akan diberikan ke tamu
disisipkan sesuatu
berbentuk
lembaran
didalammya,
terdapat
pembuka/penutup
dan juga perekat
Brosure wisata Terbuat dari 1 lembar Digunakan untuk
kertas,terdapat menggambarkan dan memberi
gambar dan tulisan informasi/alat bantu receptionist
yang
meninformasikan
untuk member informasi wisata
tentang kepada tamu
wisata/objek wisata
yang berada di
sekitar
hotel,maupun
objek wisata
terkenal
Wellcome drink Terbuat dari kertas 1 lembar Voucer yang diberikan oleh
card yang didalmnya receptionist kepada tamu untuk
tercantum dapat ditukarkan dengan
nama/identitas
salah satu tamu
minuman sesuai dengan apa
yang menginap yang tertera voucer tersebut
dan peryataan
tentang cara
menukarkan
dengan minuman
Guest name slip Terbuat dari kertas 1 lembar untuk 1 Digunakan untuk mencacat tamu
yang didalamya kamar yang meginap
terisi identitas
tamu/masing
masing tamu yang
menginap di hotel
Temporary slip Teebuat dari 1 lembar untuk 1 Sebgai data/identitas tamu
kertas,Ukurannya kamar sementara
kecil didalamnya
terisi identitas tamu
yang menginap (no
kamar,tanggal
check in,check out)
Guest Bill Berbentuk 1 lenbar untuk 1 Tagihan tamu selamamenginap dicatat pada
lembaran Terbuat kamar guest bill, tugas petugasreception pada saat tamu
check in adalahmembuatkan/membukatagihan ta
dari kertas terdapat
mu(openingguest bill) yang isinyasama dengan d
logo hotel pada ata tamuyang ada pada guestname slip tamu.
bagian atas dan
bwah berbentuk
table yang terdiri
dari 4 kolom
(date,decription,bal
 ance,charge) dan
terdapat
(total,sevuce tax
21% grand
total,deposit date,
total duel) dan TTD
FO cashier dan
tamu
Cash recipt Berbentuk lembaran, ter 1 lembar untuk 1 Bukti pembayaran tamukepada pihakhotel/
buat darikertas. Terdapat kali transaksi kwitansi tamusetelah melakuakntransaksi/
isian (no, terimadari, no. pembayaran
kamar,jumlah,terbilang,p atas tagihan selama di hotel
ayment of,tanggal
terima,ttd tamu,nama
petugas,stempel.)

Berbentuk 1 lembar Lembar yangmemberikan informasi keberbagi b

EA list lembaran,terbuat dari agian yang adadihotel, mengenai siapasaja tamu 
kertas,didalamnya yang sudahmelakukan pemesanankamar dihotel t
terdapat logo ersebut,berserta permintaankhususnya, yangdihar
hotel,dibawah date apkan/ diperkirakandatang pada hari tersebut.
terdapat tabel(no,guest
name(individual,group,v
ip),room requirement,
arrival time/by,departure
date/time,room
assignment,remark).

VIP Bill Berbentuk lembaran, ter 1 lembar daftar nama-nama tamu yang memiliki status
buat darikertas, terdapat  sangat penting.Dibuat rangkap untuk di
isian (no, room no,name,  distribusikan ke bagian yang relevan
person, occupation, ETA
,ETD, remark).

Berbentuk lembaran, ter 1 lembar daftar peringatan mengenai tamu yang terlambat

Late check out buat darikertas. Terdapat  check-out.
notice isian (name, roomno, lea
ving on, departure time, 
no,additional charge, add
itional charge,remark).

Guest in the house Berbentuk 1 lembar Daftar tamu yang saat itu tinggal
list lembaran,Terbuat di hotel
dari
kertas ,Terdapat
isian dari 6 kolom
(no,no
room,name,person,
expected,departure
,remark)
Berbentuk 1 lembar untuk 1 Formulir yangmembrikan informasiuntuk tamu r
Rooming list ombongan,berfungsi untuk mendatakamar-kamar 
lembaran,terbuat rombongan tamu
pada tamurombongan.
dari kertas terdapat
isian
(group name,arival
date,deprture
date,time
by,rooms,person,to
ur leader,room
number,no,
name,signatur,
remaks)
Arival book Berbentuk 1 lembar untuk 1 Digunakan untuk mencatat atau
lembaran,terbuat hari mendata siapa saja yang
dari menginap/dating check in ke
kertas,.Didalamnya
terisikan mendata
hotel untuk 1 hari
 tamu yang sudah
tiba/check in hotel
Daftar A Berbentuk 1 lembar Laporan hotel mengenai tamu
lembaran,terbuat asing /luar negri (foreigner) yang
dari kertas,formulir check in di hotel.Sehubungan
ini diisi
dengan(room
dengan dokumen keimigrasian
no,tax&service,na
me,intial,arrival
date,departure
date,hoome
addrea,
nationality,date of
birt coming from,
issued
by,profesion,purpo
se of visit,company
affiliation,setlement
of
account,signature)
VIP request from Berbentuk 1 lenbar untuk 1 Menginformasikan permintaan
lembaran,terbuat tamu VIP khusus dari tamu VIP
dari
kertas,Berisikan
nama tamu VIP
beserta pesanan
khusunya
Housekeeper Berbentuk 1 lembar
report lembaran, terbuat
dari kertas,terdapat
isian(date,time,roo
m,stay,check in
time,check out
time,remaks,total
occupaid
room,expented
check out,expented
chek in
 BAB II
SKEMA HANDLING CHECK IN

Handling guest
check in Welcoming Self preparation

Ask to the guest has reservation or not

Not

Yes
Explain all hotel product knowledege

Check at EA list

Check room status board

Ask how many night
Reconfirm all about
reservation
If room available ask method of
payment ID Card

Name of the guest, namber room,

room namber,namber off guest,type
off rooms,method off payment Guest sign at registration card

ID card
Fill temporary slip (then keep on key rack)

Guest sign at registration card

Fill welcome drink card, bfast vchr and
guest card

Fill temporary slip (then keep on key rack)

Explain welcome drink card,
bfast vchr and guest card
Fill welcome drink card,bfast vchr and guest
card
Call bellboy, giving welcome
drink card, bfast vchr, guest
Explain welcome drink card,bfast card, guest key and magic
vchr and guest card word

Bellboy escort the

Call bellboy,giving welcome drink
card, bfast vchr ,guest card guest
key and griving magic word
Bellboy escort the
guest to the room
slip) and opening heading gues
Complete registration
card,arrival book,guest name
slip (change with temporary
bill
gues to the room
Complete registration
card,arrival book, guest name
slip (change with temporary
slip) and opening heading gues
bill
BAB II
SKEMA HANDLING GUEST CHECK OUT

Guest call the front desk to check out

Pick up the phone

Greeting

Ask for room number

Check computer sistem

inform to
Call bellboy Housekeeping

The bellboy comes to the Housekeeping check to the

room and knock's on the door room

Bellboy greeting and offer to Housekeeping check

help guest luggage amunities,check
minibar,check towl,check
fasilitas

Bellboy help guest luggage

Housekeeping inform to
receptionis
The bellboy turn off the electronic
devices,light,and AC

Bellboy and guest go to the

receptionist to complite payment

Receptionist greeting

Reception check guest bill

loundry,restaurant,room service
Give bill to the guest to see

Guest pays bill

Accept guest payment and hand

over change if more

sign the master bill and give a

stamp "PAID"

Enter bill into the envelope

(then give it to the guest)

Ask for the room key back

Give magic word

The bellboy help to put guest items

to the car
BAB III
PENJELASAN SKEMA

•Penjelasan skema check in:

-Self preparation/persiapan diri

1.Persiapan diri (grooming) :
a. Pakaian seragam bersih dan rapi.
b. Rambut disisir rapi, bagi pria berambut pendek. Bagi wanita berambut
panjang menggunakan ikat rambut berwarna hitam atau menggunakan hairnet
c. Kuku selalu bersih tidak memakai cat kuku dan pendek
d. Telinga bertindik tidak lebih dari satu bagi wanita dan bagi pria tidak bertindik.
e. Aroma parfum yang dipilih lembut
f. Tidak menggunakan perhiasan berlebihan.
g. Sepatu berwarna hitam dan bersih, kaos kaki tidak berbau.

2.Perawatan Diri :
a. mandi teratur setiap hari (2-3× sehari)
b.menjaga kesehatan tubuh
c. kurangi bau badan
d. membersihkan gigi dan kurangi bau mulut
e. selalu membersihkan hidung dan telinga
f. membersihkan kumis dan jenggot bagi pria

3.Percaya diri :
a. Kemampuan bekomunikasi
b. Memecahkan masalah secara psikologis
c. Ramah dalam melayani tamu
d. Kemampuan dalam mengingat nama dan wajah tamu
e. Melayani tamu sesuai dengan SOP
f. Mampu membuat keputusan dengan tepat dan cepat

-Welcoming
Menyambut Tamu / Welcoming The Guest merupakan
tahapan yang penting dilakukan pada proses penyambutan tamu saat
kedatanganya di hotel.
Ketika tamu tiba di depan pintu masuk beri greeting dan berikan bantuan kepada
penanganan barang bawaan tamu tersebut. Lakukan kontak mata, tersenyum
ramah dengan sedikit membungkukkan badan. Berikan penyambutan yang hangat.
sapalah tamu saat ia menghampiri meja pendaftaran dengan mengucapkan salam,
sesuai dengan waktu.
Contoh : “Selamat pagi/siang/sore, selamat datang di hotel...,ada yang bisa
dibantu?
-Handling guest check-in
1.Handling check-in tamu individu
2.Handling check-in tamu rombongan
3.Handling check-in tamu VIP (Very Important Person)

-Ask to the guest has reservation or not

receptionist akan menanyakan apakah tamu sudah melakukan pemesanan kamar
atau belum, Jika tamu menyatakan telah melakukan pemesanan kamar
sebelumnya maka reception akan mencari data tentang pemesanan yang telah
dibuat untuk mempercepat proses check-in.
contoh : “ mohon maaf bapak/ibu apakah sudah memesan kamar sebelumnya ?”

-Yes
Untuk tamu yang sudah reservasi, proses pendaftaran menjadi lebih simple dan
mudah, karena data tamu sudah ada sewaktu tamu melakukan reservasi,
penetapan kamar bisa dilakukan pada saat kedatangan.

-Check EA list
Apabila tamu menyatakan telah membuat reservasi dan akan check in, tanyakan
nama /identitas tamu.
contohnya: “ Baik bapak/ibu untuk reservasi nya dengan atas nama siapa?
selanjutnya Cari di daftar Expected Arrival Guest List, tandai EA bahwa tamu
tersebut telah check in.

-Reconfirm all about Reservation

Konfirmasi lagi kepada tamu tentang data reservasi : jenis dan jumlah kamar,
harga, pembayaran, berapa hari menginap atau tanggal check out, dan keterangan
lain, sebagai berikut :
1.Nama tamu
2.Jumlah tamu yang menginap
3.Jumlah kamar
4.Tipe kamar
5.Metode pembayaran (PA, C/A, T/A)

Memberikan informasi mengenai product knowledge,ID card dll

-No
Jika tamu belum memesan kamar,maka jelaskan type sekaligus fasilitas dan hal hal
yang mencangkup product knowledge hotel.
Seperti tipe kamar dan fasilitasnya sebagai berikut :

1.SUPRIYADI SUITE ROOMS

(2 Rooms) Room Facilities : Double King size bed, AC, TV cable, wifi,
Telephone,Bathroom with Hot and cold water.Living Room,Kitchenette, Daily news
papper, Daily Fruit Basket.
(Rp 1.500.000++/night)

2.EXECUTIVE SUITE ROOMS

(3 Rooms) Room Facilities : Double queen bed, AC,TV cable,Wifi,

Telephone,Bathroom with hot and cold water, Living room,Daily news papper, Daily
Fruit Basket
(Rp 1.000.000++/night)

3.DELUXE ROOMS

(5 Rooms) Room Facilities : Double and Twin Bed, Ac, TV cable, Wifi, Telephone,
Bathroom with hold and cold water, Daily newspapper
(Rp. 750.000++/night)

4.SUPERIOR ROOMS

(5 rooms) Room Facilities : Double and twin bed, AC, TV cable, wifi, Telephone,
Bathroom with hot and cold water
(Rp. 500.000++/night)

5.STANDART ROOMS

(5 Rooms) Room Facilities : Double and twin bed,AC, TV, Bathroom

(Rp. 250.000++/night)
-Ask how many night
Jika tamu sudah menentukan type kamar, Petugas reception mengecek
ketersediaan kamar pada room status board. Mintalah tamu untuk mengisi
registration form, Tanyakan berapa lama menginap dan metode pembayaran yang
digunakan dan request selama menginap di hotel, Cek ulang apakah ketersediaan
kamar sudah siap digunakan.

-ID Card
Mintalah tamu untuk registrasi dengan mingisi kartu pendaftaran (Registration
card),atau dapat di lakukan oleh petugas yang melakukannya dengan meminjam
kartu tanda pengenal dari tamu yang bersangkutan. contoh: KTP, SIM,PASPOR
yang masih berlaku dan kartu pengenal lainnya, meminta tamu untuk
menandatangani kartu pendaftaran,jika kartu pendaftaran di isi oleh tamu maka
bantu tamu untuk melengkapi kartu pendaftaran tersebut.

-Fill temporary slip

Menyiapkan Room key ,Guest card dan membuat temporary slip yang terdiri dari
(nomor kamar, nama tamu,tgl Ci dan Co). Beri tahu informasi singkat tentang
fasilitas yang dimiliki hotel.

-Explain welcome drink card, breakfast voucher and guest card

Berikan penjelasan mengenai welcome drink card, breakfast voucher, dan guest
card.
1.Welcome Drink Card
adalah sejenis kartu kupon yang dapat ditukarkan dengan welcome drink yang
telah disediakan. Perlu diingat, kartu ini hanya berlaku satu kali saja, dapat
dipergunakan pada saat arrival atau kedatangan saja,
2.Breakfast voucher
Kupon ini diberikan kepada tamu yang harga kamarnya sudah termasuk paket
breakfast, pemberian kupon ini berdasarkan jumlah orang yang menghuni di dalam
kamar (1 kupon untuk 1 orang)
3.Guest Card
digunakan untuk mengambil kunci kamar yang dititipkan Sebagai identitas bagi
tamu jika ingin menggunakan fasilitas hotel, digunakan untuk konfirmasi transaksi
rekening tamu (room account, bar account, restaurant account)

-Call bellboy, giving welcome drink card, breakfast voucher, guest card, guest
key and giving magic word
Panggil petugas bellboy, perintahkan untuk mengantar tamu dan serahkan guest
card, meal coupon dan room key,dan hubungi Housekeeping bahwa kamar
tersebut check in.
-Bell boy escort guests to the room and giving magic word
langkah terakhir penanganan tamu check in adalah reception memanggil bellboy
untuk mengantarkan tamu ke kamarnya dan seorang bellboy memberikan magic
word,menjelaskan sedikit tentang fasilitas hotel.
menawarkan bantuan.
Contoh :"Baik bapak/ibu ada yang bisa saya bantu lagi?"
Memberi magic word
“selamat beristirahat, saya harap bapak/ibu menikmati menginap disini dan fasilitas
yang telah kami sediakan"

-Complete registration card,arrival book,guest name slip (change with

temporary slip) and opening heading gues bill
Petugas akan melengkapi:

A.Registration card
Yang perlu dilengkapi dari registration card antara lain: nama tamu,tanggal C/i
dan c/o,nomor kamar,type of room,daily rate,number of guest, advance
deposit,remaks

B.Arrival book
Merupakan lembaran yang digunakan untuk mendata tamu yang akan datang ke
hotel

C.Guest name slip

Digunakan untuk mencatat nama tamu yang menginap di hotel sebagai pengganti
temporang slip,yang perlu di isikan yaitu:nomor kamar,nama tamu,harga
kamar,tanggal c/i dan c/o,alamat tamu, method of payment dan inisial

D.Handling open guest bill

Merupakan penanganan pembuatan tagihan yang berisikan transaksi tamu
selama menginap di hotel
 •Penjelasan skema check out:

-Guest call the front desk to check in

Hal pertama yang dilakukan oleh tamu ketika hendak check out adalah menelpon
fo,untuk menginformasikan bahwa tamu akan check out

-Pick up the phone

Receptionist harus mengangkat telefon sebelum telepon berdering lebih dari 3 kali

-Greeting
Greeting merupakan ucapan yang diberikan kepada tamu dengan ramah sehingga
memberi kesan hangat
contoh: "selamat siang receptionist departemen dengan....ada yang bisa dibantu?"

-Ask for room number

Setelah tamu menginformasikan bahwa tamu akan check out petugas menanyakan
nomor kamar tamu supaya tidak ada kesalahan ketika luggage
Contoh:"Dari kamar nomor berapa pak/bu?"

-Check computer sistem

Setelah tamu menyebutkan nomor kamar petugas mengecek pada komputer

-Call Bellboy
Selanjutnya resepsionis menginformasikan kepada bellboy supaya bellboy
membantu tamu mengangkat barang

-The bellboy comes to the room and knock's on the door

Bellboy mendatangi tamu, lalu mengetuk pintu tiga kali sambil menyebutkan
departemen
Contoh: "tok tok tok bellboy"

-Bellboy greeting and offer to help guest luggage

Setelah tamu membuka pintu kamar,bellboy memberi greeting dan menawarkan
bantuan
contoh:" selamat siang pak/bu boleh saya bantu membawa barang bawaanya?"

-Bellboy help guest luggage

Setelah tamu mengkonfirmasi tawaran bellboy, bellboy membantu mengeluarkan
barang tamu
-The bellboy turn of electronic devices,light,and AC
Bellboy memasuki kamar lalu mematikan seluruh alat elektronik

-Bellboy and guest go to the receptionist to complete payment

Bellboy dan tamu menuju ke receptionist untuk melengkapi pembayaran

-Receptionist greeting
Setelah tamu dan bellboy sampai ke receptionist, receptionist melakukan greeting
contoh:" selamat siang pak/bu, mau check out?"

-Receptionist check guest bill, loundry, restaurant, room service

Resepsionis mengecek tagihan tamu yang perlu dibayarkan meliputi guest bill
laundry, restaurant,dan room service

-Give bill to the guest to see

Resepsionis memberikan bill kepada tamu untuk memastikan bahwa tagihan yang
diberikan benar
contoh: "permisi pak/bu ini bill-nya, tolong dicek terlebih dahulu"

-Guest pays bill

Tamu membayar seluruh tagihan selama menginap di hotel

-Accept guest payment and hand over change if more

Resepsionis menerima jumlah uang yang diberikan tamu, kemudian dihitung
kembali terlebih dahulu, jika ada kelebihan resepsionis harus mengembalikan uang
tersebut

-Sign the master bill and give a "STAM PAID"

Setelah jumlah uang pas, resepsionis meminta tanda tangan tamu,jika sudah
ditandatangani petugas memberi stempel (Paid) pada master bill

-Enter bill into the envelope

Selanjutnya resepsionis memasukkan bill ke dalam amplop, lalu memberikan
amplop kepada tamu

-Ask for the room key back

Petugas menanyakan kunci kamar apakah kunci sudah dikembalikan atau belum
contoh:"mohon maaf bapak/ibu apakah sudah mengembalikan kunci kamar?"

-Give magic word

Give magic word adalah ucapan yang diberikan kepada tamu supaya tamu merasa
dihargai
Contoh:"terima kasih telah menginap di hotel kami semoga bapak/ibu puas dengan
pelayanan kami,ditunggu kedatangannya kembali"
-The bellboy help to put guest to the car
Hal terakhir yang dilakukan bellboy adalah membantu mengangkat barang ke mobil
tamu

Setelah penjelasan kegiatan Bellboy ada juga penjelasan kegiatan

Housekeeping yaitu:

-Inform to Housekeeping
Resepsionis memberi informasi kepada Housekeeping supaya Housekeeping
mengecek kamar

-Housekeeping check to the room

Setelah housekeeping menerima informasi,housekeeping langsung menuju ke
kamar dan mengecek kondisi kamar

-Housekeeping check amunities,minibar

Housekeeping mengecek kelengkapan kamar seperti amunities, minibar, dan
fasilitas lainnya yang ada di kamar

-Housekeeping inform to receptionist

Housekeeping memberikan informasi kepada resepsionis bahwa kamar tersebut
telah dicek,Jika ada kekurangan barang yang berbayar housekeeping juga harus
menginformasikan ke resepsionis supaya tamu dikenakan charge.