MAKALAH MANAJEMEN PERKANTORAN

“SISTEM DAN PERENCANAAN KERJA KANTOR”

“diajukan untuk memenuhi tugas mata kuliah Manajemen Perkantoran”

Oleh :
Kelompok 2
Ilpan Fadila 20300120002
Nurhikmah 20300120008
Sri Utami 20300120028
St. Ruqayya 20300120036

Dosen Pengampu:
Dra. Kasmawati, M.M
NIP. 19600101 199203 2 001

JURUSAN MANAJEMEN PENDIDIKAN ISLAM

FAKULTAS TARBIYAH DAN KEGURUAN
UIN ALAUDDIN MAKASSAR
2022
 Kata Pengantar
Segala puji kita haturkan kepada Allah SWT, Tuhan seluruh alam yang telah
memberikan kami kesempatan dan kesehatan sehingga kami dapat menyelesaikan
makalah ini. Salam dan salawat semoga selalu tercurah kepada Nabi Muhammad
SAW yang diutus sebagai rahmat bagi semesta alam, beserta keluarga dan para
sahabatnya serta para pengikutnya yang setia sampai hari kemudian. Kami berharap
penyusunan dalam bentuk makalah ini akan memberi banyak manfaat dan
memperluas ilmu pengetahuan kita. Kami selaku penulis mengucapkan terima kasih
kepada pihak- pihak yang telah membantu kami dalam penyusunan makalah ini.

Kami menyadari bahwa masih banyak kekurangan yang mendasar pada

makalah ini. Oleh karena itu, kami mengundang pembaca untuk memberikan kritik
dan saran yang bersifat membangun untuk kemajuan ilmu pengetahuan ini. Terima
kasih, dan semoga makalah ini bisa memberikan manfaat positif bagi kita semua,
khususnya kami selaku penulis.

Takalar, 30 September 2022

Kelompok 2

i
 Daftar Isi

Kata Pengantar........................................................................................................................................... i

Daftar Isi...................................................................................................................................................... ii

Bab 1 Pendahuluan.................................................................................................................................. 1

1. Latar Belakang........................................................................................................................ 1

2. Rumusan Masalah................................................................................................................. 1

3. Tujuan Penulisan................................................................................................................... 1

Bab 2 Pembahasan................................................................................................................................... 2

2.1. Pengertian sistem dan perencanaan kerja kantor...................................................2

2.2. Jenis- jeni sistem perkantoran......................................................................................... 2

2.3. Karakteristik sistem kerja perkantoran.......................................................................4

2.4. Unsur sistem kerja kantor.................................................................................................. 4

2.5. Pengertian perencanaan kantor...................................................................................... 6

2.6. Langkah-langkah perencanaan kantor.........................................................................6

Bab 3 Penutup........................................................................................................................................... 9

3.1. Kesimpulan.............................................................................................................................. 9

Daftar Pustaka........................................................................................................................................ 10

ii
 Bab 1
Pendahuluan
1. Latar Belakang

Organisasi sebagai sebuah sistem merupakan kesatuan, dimana

bagian terkecil dari sistem (metode atau prosedur maupun subsistem)
merupakan penjabaran dari sistem organisasi yang digunakan. Sistem
perkantoran ialah segenap rangkaian prosedur yang telah menjadi pola
kebulatan, tata kerja, dan tata tertib dalam penyelesaian sesuatu bidang
kerja atau fungsi pokok dalam suatu Di dalam kantor terdapat sebuah
rangkaian metode kantor yang telah menjadi langkah-langkah tetap dalam
penyelesaian sesuatu pekerjaan di bidang tatausaha biasanya oleh lebih
daripada satu petugas.
Perencanaan merupakan unsur pokok dalam manajemen.
Perencanaan menghasilkan rencana. untuk menyusun sebuah perencanaan
kantor sehingga tujuan organisasi bisa dicapai dengan cara yang efisien dan
efektif. Dengan adanya sistem informasi manajemen dapat berfungsi atau
bergerak menghasilkan informasi untuk digunakan dalam manajemen
perusahaan. Didalam menjalankan pekerjaan perkantoran terdapan
teknologi – teknologi yang berkembang dari tahun ke tahun dengan adanya
teknologi yang berkembang sangat menunjang pekerjaan sebuah
perkantoran atau perusahaan.

2. Rumusan Masalah
Berdasarkan latar belakang diatas, maka Adapun rumusan masalah yang akan
dibahas adalah sebagai berikut :
1. Bagaimana sistem kerja kantor?
2. Bagaimana perencanaan kerja kantor?

3. Tujuan Penulisan
Berdasarkan rumusan masalah diatas, adapun tujuan penulisan makalah ini
adalah sebagai berikut:
1. Untuk mengetahui tentang sistem kerja kantor.
2. Untuk mengetahui tentang perencanaan kerja kantor.

1
 Bab 2
Pembahasan
2.1. Pengertian sistem dan perencanaan kerja kantor
Sistem perkantoran ialah segenap rangkaian prosedur yang telah menjadi
pola kebulatan, tata kerja, dan tata tertib dalam penyelesaian sesuatu
bidang kerja atau fungsi pokok dalam suatu organisasi. Pengertian sistem
perkantoran menurut para ahli;
1. J. C Denyer,
Sistem perkantoran adalah urutan buku operasi – operasi dalam suatu
kegiatan perusahaan khusus (pembayaran upah, pembuatan faktur
penjualan, dan sebagainnya) dan berkenaan dengan bagaimana operasi –
operasi itu dilaksanakan (metode) maupun dengan dimana dan bila
mana dilaksanakan.
2. G.R. Terry,
Suatu prosedur dapat didefinisikan sebagai suatu rangkaian langkah –
langkah ketatausahaan yang bertalian, biasannya dilaksanakan oleh
lebih dari satu orang, yang membentuk suatu cara yang diterima dan
menjadi tetap dalam menjalankan suatu tahap aktivitas perkantoran
yang penting dan menyeluruh. (Office Management, 1975).
Sistem terdiri dari subsistem yang berhubungan dengan prosedur yang
membantu pencapaian tujuan. pada saat prosedur diperlukan untuk
melengkapi beberapa proses pekerjaan, maka metode berisi tentang
aktivitas operasional atau teknis yang akan menjelaskannya. Jadi dapat
disimpulkan bahwa organisasi sebagai sebuah sistem merupakan
kesatuan, dimana bagian terkecil dari sistem (metode atau prosedur
maupun subsistem) merupakan penjabaran dari sistem organisasi yang
digunakan.

2.2. Jenis- jeni sistem perkantoran

Menurut Martin dkk. (2002), pada organisasi idealnya harus terdapat 4 jenis
sistem, dimana tiap jenisnya melayani tingkatan organisasi yang berbeda.
Sistem tersebut antara lain :

2
1. Sistem pada tingkatan operasional
Sistem yang memonitor tiap aktivitas administrasi di kantor, dan
diharapkan dapat menjawab pertanyaan rutin, sistem dasar yang
digunakan pada aktivitas rutin berupa sistem komputeryang mencatat
transaksi harian dalam bisnis, seperti pemasukan data, data pembayaran
atau tagihan, dan sebagainya.
2. Sistem pada tingkatan staf (perkantoran)
Sistem informasi yang mendukung pekerjaan yang dilakukan pegawai
teknis (pegawai yang membutuhkan pengetahuan khusus untuk bekerja)
maupun pegawai yang memperoses data dan informasi suatu organisasi
seperti pengelola data personalia suatu organisasi. Sistem pengolahan data
merupakan sistem yang paling banyak digunakan di kantor, karena
memproduksi dokumen dan informasi merupakan aktivitas utama sebuah
kantor.
3. Sistem pada tingkatan manajemen
Sistem informasi yang mendukung aktivitas perencanaan,
pengorganisasian, pengawasan, dan pengambilan keputusan yang
dilakukan oleh manajer tingkat menengah. Menurut Laudon dan Laudon
(2004), ada dua sistem yang dapat diklasifikasikan dalam sistem ini :
a. Sistem informasi manajemen ( management information Sistem-MIS) :
Sistem informasi yang mendukung fungsi perencanaan,
pengorganisasian, pengawasan, dan pengambilan keputusan dengan
menyediakan ringkasan rutin tenteng aktivitas pekerjaan.
b. Sistem pendukung keputusan (Decision Support Sistem-DDS) : Sistem
informasi pada tingkatan manajemen yang menkombinasikan data
dengan sistem analisis data untuk mendukung pengambilan keputusan
yang tersetruktur maupun tidak.
4. Sistem pada tingkatan strategis.
Sistem informasi yang mendukung aktivitas perencanaan jangka panjang
(strategis) yang dilakukan oleh manajer senior, yang biasa dikenal dengan

3
 nama ESS (executive support sistem). Sistem ini ditujukan untuk menangani
masalah yang tidak rutin terjadi dan membutuhkan pertimbangan, evaluasi,
dan solusi yang tidak normal. ESS didesain untuk data mengenai peristiwa
ekternal, namun sistem ini juga mampu menyarikan data dari MIS atau DDS
internal seperti berapa pegawai yang telah menerima training program
computer terbaru.

2.3. Karakteristik sistem kerja perkantoran

Menurut Mcleod dan Schell (2011), sebuah sistem yang baik memiliki
karakteristik sebagai berikut:
a. Fleksibel.
Walaupun sistem yang efektif adalah sistem yang tersetruktur dan
terorganisir dengan baik, namun sebaiknya cukup fleksibel agar lebih
mudah disesuaikan dengan keadaan yang sering berubah. Mudah
diadaptasikan. Sistem yang baik juga harus cepat dan mudah
diadaptasikan dengan kondisi baru tanpa mengubah sistem yang lama
maupun mengganggu fungsi utamanya.
b. Sistematis.
Agar berfungsi secara efektif, hendaknya sistem yang ada bersifat logis
dan sistematis, yaitu sistem yang dibuat tidak akan mempersulit
aktivitas kerja yang telah ada.
c. Fungsional.
Sistem yang efektif harus dapat membantu mencapai tujuan yang telah
ditentukan.
d. Sederhana.
Sebuah sistem seharusnya lebih sederhana sehingga lebih mudah
dipahami dan dilaksanakan
e. Pemanfaatan sumberdaya yang optimal.
Sistem yang dirancang dengan baik akan dijadikan penggunaan sumber
daya yang dimiliki organisasi dapat dioptimalkan penmanfaatannya.

2.4. Unsur sistem kerja kantor

Secara umum, sebuah sistem yang ideal memiliki unsur (Laudon dan audon,
2004; Odgers, 2005) sebagai berikut:

4
1. Input.
Aliran sistem dimulai oleh input dari beberapa jenis sumber daya.
Didalam area kerja, jenis input yang biasa dijumpai adalah data,
informasi, dan material yang diperoleh baik dari dalam maupun luar
organisasi.
2. Processing.
Perubahan dari input menjadi output yang diinginkan pada saat
pemrosesan yang melibatkan metode dan prosedur dalam sistem. Secara
otomatis akan mengklasifikasikan, mengonversikan, menganalisis, serta
memperoleh kembali data atau informasi yang dibutuhkan.
3. Output.
Setelah melalui pemrosesan, input akan menjadi output, berupa
informasi pada sebuah kertas atau dokumen yang tersimpan secara
elektronik. Output ini akan didistribusikan kepada bagian atau pegawai
yang membutuhkan. Kualitas output mempunyai dampak yang
signifikan terhadap kinerja bagian yang berkaitan.
4. Feedback.
Pemberian umpan balik mutlak diperlukan oleh sebuah sistem, karena
hal itu akan membantu organisasi untuk mengevaluasi dan memperbaiki
sistem yang ada sekarang menjadi lebih baik lagi.
5. Pengawasan.
Pengawasan memiliki dimensi internal dan eksternal. Dimensi internal
tersebut adalah kebijakan perusahaan dan prosedur sistem yang harus
ditaati. Dimensi eksternal melibatkan negara, peraturan pemerintah, dan
regulasi yang berdampak pada kebijakan sistem begitu juga etika, dan
pertimbangan moral.
Dapat disimpulkan bahwa keberadaan tiap unsur tersebut diatas
sangatlah penting, karena masing – masing memainkan peranan yang
penting dalam menjalankan sistem. Dan yang paling utama adalah
bahwa output dari sebuah sistem (departemen atau bagian) tertentu
mempunyai hubungan erat dengan sistem (departemen atau bagian)
yang lain.

5
2.5. Pengertian perencanaan kantor
Pengertian perencanaan menurut para ahli:
1. George R Therry,
Perencanaan adalah penggambaran dan perumusan kegiatan –
kegiatan yang diusulkan yang dimaksudkan untuk mencapai hasil –
hasil tertentu.
2. L. Urwick,
Perencanaan adalah mengusahakan agar rencana mengenai
pelaksanaaan – pelaksanaan pekerjaan dipersiapkan dengan seksama
dan dilakukan dengan cepat.
3. Michael J. Jucius dan William E Schlender,
Perencanaan adalah fungsi manajerial untuk menentukan lebih dahulu
apa yang akan dilakukan oleh suatu kelompok atau oleh seseorang dan
bagaimana tujuan – tujuan tersebut akan dicapai. Perencanaan
membantu menentukan ketertiban dan efisiensi dalam menyelesaikan
pekerjaan kantor.
Perencanaan mentitikberatkan pada kesederhanaan memelihara suatu
imbangan pekerjaan dan menghapuskan hal – hal yang tidak penting.
Perencanaan membantu menghasilkan pekerjaan kantor yang lebih
baik dengan kegiatan yang sedikit mungkin. Perencanaan merupakan
unsur pokok dalam manajemen. Perencanaan menghasilkan rencana.
Guna perencanaan adalah untuk melakukan tindakan sesuai dengan
rencana ini sehingga pengawasan, pengorganisasian, dan penggerakan
dapat dilakukan. Apabila rencana seorang manager kantor kurang baik
dan tidak lengkap, maka pengawasan yang ia lakukan tidak akan dapat
mencapai hasil yang memuaskan, hanya karena pengawasan
diterapkan pada rencana yang tidak begitu baik. Hal yang sama
mengenai pengorganisasian dan penggerakan yang diterapkan pada
rencana yang tidak baik.

2.6. Langkah-langkah perencanaan kantor

Langkah – langkah perencanaan kantor Berikut ini langkah – langkah yang
harus dilakukan untuk menyusun sebuah perencanaan kantor sehingga
tujuan organisasi bisa dicapai dengan cara yang efisien dan efektif, yaitu :
1. Pekerjaan apa yang dilakukan?

6
 Hal ini mengandung sifat pekerjaan, jumlah, waktu yang diizinkan
untuk menyelesaikan dan kapan pekerjaan itu akan dimulai dan kapan
berakhir.
2. Cara atau proses manakah yang akan diikuti?
Apakah dikerjakan dengan tangan atau mesin? Jika dengan mesin,
mesin yang mana dan bagaimana dan seterusnya.
3. Bagaimana urutan – urutan pekerjaan itu?
Bagaimana pekerjaan dilaksanakan dari permulaan sampai akhir,
bagaimana arus pekerjaan, kesatuan organisasi manakah yang
berhubungan dengan pekerjaan tersebut?
4. Meliputi kecakapan atau jenis pegawai yang mana? Siapakah yang akan
bekerja?
Perencanaan dibuat atau disusun dengan menggunakan jangka waktu.
Dan yang jangka panjang sekitar 10 – 15 tahun, ada pula perencanaan
jangka menengah 5 – 8 tahun dan perencanaan jangka pendek sekitar
1- 3 tahun.
Dalam perencanaan pekerjaan kantor, perencanaan jangka panjang
disusun untuk waktu sekitar 5 tahun.
Tujuan rencana adalah penggunaan mesin – mesin dan perlengkapan
kantor yang diperbaiki, penggunaan yang lebih dari ruang kantor dan
kondisi- kondisi fisik yang diperbaiki. Membantu mencapai imbangan
kegiatan – kegiatan yang diperlukan. Sementara perencanaan jangka
pendek membutuhkan waktu yang akan datang tidak lama, beberapa
bulan atau satu tahun. Perencanaan ini efektif untuk pekerjaan berupa
menjadwalkan untuk membuat rekening, pekerjaan menggandakan
dan kegiatan – kegiatan yang sama lainnya. Pemeliharaan mesin –
mesin kantor.
Pada umumnya jenis – jenis rencana dalam sebuah kantor meliputi:
1. Tujuan.
Tujuan merupakan sesuatu yang hendak dicapai.
2. Kebijaksanaan.

7
 Dirumuskan oleh perencanaan dan membantu dalam memutuskan
pekerjaan apakah yang harus diselesaikan. Kebijaksanaan berasal
dari perencanaan manajerial.
3. Prosedur,
Prosedur merupakan serangkaian langkah pekerjaan tulis menulis
yang berhubungan, biasanya dilaksanakan oleh lebih dari satu
orang yang membentuk suatu cara tertentu dan dianggap baik untu
melakukan suatu keseluruhan. Prosedur diperoleh dengan
merencanakan terlebih dahulu macam – macam langkah yang
dianggap perlu untuk menyelesaikan pekerjaan.
4. Metode.
Menunjukkan cara pelaksanaan pekerjaan dari suatu tugas yang
terdiri atas satu atau lebih kegiatan yang bersifat tulis menulis oleh
seorang pegawai. Serangkaian metode yang disatukan membentuk
suatu prosedur, kemudian metode – metode membentuk prosedur,
dengan cara ini kegiatan – kegiatan yang luas ditentukan,
koordinasi ditingkatkan dari hasil akhir seluruh kegiatan dapat
digambarkan dengan jelas.

8
 Bab 3
Penutup
3.1. Kesimpulan

Sistem perkantoran adalah segenap rangkaian prosedur yang telah menjadi

pola kebulatan, tata kerja, dan tata tertib dalam penyelesaian sesuatu
bidang kerja atau fungsi pokok dalam suatu organisasi. Selain pengertian,
sistem perkantoran juga memiliki karakteristik dan unsur-unsur untuk
menjalankan peranan perkantoran. Dalam menjalankan rangkaian
prosedur yang telah menjadi keputusan yang bulat, dalam perkantoran
perencanaan sangat membantu menentukan ketertiban dan efisiensi dalam
menyelesaikan pekerjaan kantor.
Dalam perencanaan perkantoran dibutuhkan adanya langah-langkah yang
dapat dicapai dengan efisien dan efektif. Untuk dapat bisa membantu
mencapai langkah-langkah tersebut dibutuhkan komponen yang secara
bersama dapat berfungsi atau bergerak sehingga menghasilkan informasi
untuk digunakan dalam manajemen perkantoran dengan ditunjang sarana
teknologi yang lengkap dan canggih.

9
 Daftar Pustaka

Juni Iswanto ,. (2022). 1(2).

Widyastui, Laney. SISTEM PERKANTORAN.

http://laneywidyastuti.blogspot.com/2017/03/sistem-perkantoran.html. Diakses
pada 30 September 2022 pukul 19:00.