PENGAMBILAN BERKAS REKAM MEDIS

No. Dokumen: No. Revisi: Halaman:

003/RSSH/SPO/RM/I/2022 02 1/3
Ditetapkan:
Direktur RS Sumber Hurip
STANDAR Tanggal Terbit:
PROSEDUR
05 Januari 2022
OPERASIONAL
dr. Ati Setyowati
NIK. 011101003
Pengertian 1. Berkas rekam medis yang telah disimpan pada rak
penyimpanan berkas rekam medis tidak boleh
diambil/dikeluarkan tanpa alasan yang tepat, berkas-berkas
tersebut adalah dokumen pasien yang harus dijaga dari
kerusakan, kerahasiaan dan keamanannya.
2. Hanya petugas rekam medis yang boleh mengambil berkas
Rekam Medis.
3. Berkas rekam medis boleh diambil dari rak penyimpanan
dengan alasan/pertimbangan:
a. Berkas rekam medis akan dipergunakan oleh dokter untuk
follow-up pasien di Poliklinik atau sebagai reference jika
pasien masuk rumah sakit kembali.
b. Berkas rekam medis akan dipergunakan oleh staf
medis/para medis Rumah Sakit Sumber Hurip untuk riset,
dipergunakan instansi kesehatan diluar Rumah Sakit
Sumber Hurip atas izin dari pimpinan Rumah Sakit
Sumber Hurip.
c. Berkas rekam medis akan dipergunakan oleh pengadilan
untuk dipergunakan sebagai bukti dalam penyelesaikan
tuntutan pasien/keluarganya.
d. Berkas rekam medis akan dipergunakan oleh dokter atau
petugas tenaga kesehatan di Rumah Sakit Sumber Hurip
untuk keperluan evaluasi, audit medik dsb.

Tujuan Sebagai acuan penerapan langkah-langkah untuk pelaksanaan

pengambilan berkas rekam medis yang meliputi:
1. Mencegah kehilangan berkas rekam medis pasien.
2. Memudahkan pencarian kembali berkas rekam medis apabila
sewaktu-waktu dibutuhkan.
 PENGAMBILAN BERKAS REKAM MEDIS
No. Dokumen: No. Revisi: Halaman:
003/RSSH/SPO/RM/I/2022 02 2/3
Kebijakan Peraturan Direktur Rumah Sakit Sumber Hurip Nomor
033/RSSH/SK/XII/2021 tentang Pedoman Pelayanan Unit Rekam
Medis di Rumah Sakit Sumber Hurip.

Prosedur 1. Menerima tracer/bon peminjaman berkas rekam medis pasien:

a. Jika permintaan berasal dari Tempat Pendaftaran Pasien
Rawat Jalan, maupun rawat darurat, surat permintaanya
berupa tracer.
b. Jika permintaan berasal dari perawatan, Profesional
Pemberi Asuhan (PPA) maka surat pengantarnya berupa
bon peminjaman berkas rekam medis.
2. Semua permintaan di buatkan tracer/bon peminjaman sesuai
format yang ada dengan lengkap dan jelas. Berdasarkan tracer
berkas rekam medisnya diambil pada lokasi berkas dibawah
nomor yang bersangkutan, kemudian berkas rekam medisnya
dikeluarkan dari rak file.
3. Berkas rekam medis yang tidak ada pada rak penyimpanan
berdasarkan nomor rekam medisnya dapat dicari dengan cara:
a. Cek pada buku register, tanggal dan layanan terakhir
yang dikunjungi.
b. Dari layanan dan tanggal kunjungan terakhir yang
diperoleh, di cek lagi pada buku ekspedisi dari masing-
masing ruangan atau poliklinik apakah sudah disetor atau
masih di pinjam.
c. Kalau masih di pinjam ruangan maupun poli langsung
dihubungi dan informasikan untuk membawa berkas
rekam medisnya langsung dibawa ke poli yang
dikunjungi atau ke Unit Rekam medis.
4. Rekam medis yang sudah ditemukan selanjutnya diserahkan
ke petugas pendaftaran dan untuk pasien poliklinik dibawa
langsung ke poliklinik oleh petugas filling/distribusi.
 PENGAMBILAN BERKAS REKAM MEDIS
No. Dokumen: No. Revisi: Halaman:
003/RSSH/SPO/RM/I/2022 02 3/3
Prosedur 5. Berkas rekam medis yang di pinjam oleh perawatan,
Profesional Pemberi Asuhan (PPA) langsung diberikan kepada
petugas ruangan yang meminjam dengan mengisi terlebih
dahulu bon peminjaman dan buku ekspedisi.

Unit Terkait 1. Instalasi Gawat Darurat.

2. Instalasi Rawat Jalan.
3. Instalasi Rawat Inap.
4. Instalasi High Care Unit.
5. Profesional Pemberi Asuhan (PPA).