PEMERINTAH KABUPATEN LABUHANBATU

Jalan Ki Hajar Dewantara No. 129 Telp. (0624) 5730101/Fax. (0624) 327832
RANTAUPRAPAT–21415

MOTTO : “Memberikan Pelayanan Terbaik”

KEPUTUSAN DIREKTUR RUMAH SAKIT UMUM DAERAH RANTAUPRAPAT

NOMOR 445/7469/RSUD/2021
TENTANG
PANDUAN PEMUSNAHAN BERKAS REKAM MEDIS PADA RUMAH SAKIT UMUM DAERAH
RANTAUPRAPAT KABUPATEN LABUHANBATU

DIREKTUR RUMAH SAKIT UMUM DAERAH RANTAUPRAPAT,

Menimbang : Bahwa Permenkes Nomor 269/Menkes/Per/III/2008 Tentang Rekam Medis Pasal 8 ayat
(1) bahwa Rekam medis pasien rawat inap di rumah sakit wajib disimpan sekurang-
kurangnya untuk jangka waktu 5 (lima) tahu terhitung dari tanggal terakhir pasien
berobat atau dipulangkan. (2) setelah batas waktu 5 (lima) tahun sebagaimana
dimaksud pada ayat (1) dilampaui, rekam medis dapat dimusnahkan, kecuali ringkasan
pulang dan persetujuan tindakan medik.

Mengingat : 1. Undang-Undang Nomor 7 Tahun 1956 tentang Pembentukan Daerah Otonom

Kabupaten-Kabupaten Dalam Lingkungan Daerah Propinsi Sumatera Utara
(Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 1956 Nomor 58, Tambahan
Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 1092);

2. Undang-Undang Nomor 32 Tahun 2004 tentang Pemerintahan Daerah (Lembaran

Negara Republik Indonesia Tahun 2004 Nomor 125, Tambahan Lembaran Negara
Republik Indonesia Nomor 4437) sebagaimana telah diubah beberapa kali terakhir
dengan Undang-Undang Nomor 12 Tahun 2008 tentang Perubahan Kedua Atas
Undang-Undang Nomor 32 Tahun 2004 tentang Pemerintahan Daerah (Lembaran
Negara Republik Indonesia Tahun 2008 Nomor 59, Tambahan Lembaran Negara
Republik Indonesia Nomor 4844);

3. Undang-Undang Nomor 36 Tahun 2009 tentang Kesehatan (Lembaran Negara

Republik Indonesia Tahun 2009 Nomor 144, Tambahan Lembaran Negara Republik
Indonesia Nomor 5062);

4. Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan (Lembaran Negara

Republik Indonesia Tahun 2009 Nomor 152, Tambahan Lembaran Negara Republik
Indonesia Nomor 5071);

5. Undang-Undang Nomor 44 Tahun 2009 tentang Rumah Sakit (Lembaran Negara

Republik Indonesia Tahun 2009 Nomor 153, Tambahan Lembaran Negara Republik
Indonesia Nomor 5072);

6. Undang-Undang Nomor 36 Tahun 2014 tentang Tenaga Kesehatan (Lembaran

Negara Republik Indonesia Tahun 2014 Nomor 298, Tambahan Lembaran Negara
Republik Indonesia Nomor 5607);

7. Peraturan Menteri Kesehatan Nomor 684/MENKES/PER/VIII/2006 tentang

Pedoman Tata Kearsipan Dinamis Departemen Kesehatan;

8. Peraturan Menteri Kesehatan Nomor 269/MENKES/PER/III/2008 tentang Rekam

Medis;

9. Peraturan Menteri Kesehatan Nomor 1171/MENKES/PER/VI/2011 tentang Sistem

Informasi Rumah Sakit (Berita Negara Republik Indonesia Tahun 2011 Nomor 378);

10. Peraturan Kepala Arsip Nasional Nomor 37 Tahun 2016 tentang Pedoman
Penyusutan Arsip (Berita Negara Republik Indonesia Tahun 2016 Nomor 1787);
 11. Peraturan Daerah Kabupaten Labuhanbatu Nomor 36 Tahun 2008 tentang
Organisasi dan Tata Kerja Lembaga Teknis Daerah Kabupaten Labuhanbatu
(Lembaran Daerah Kabupaten Labuhanbatu Tahun 2008 Nomor 36 Seri D Nomor
7) sebagaimana telah diubah dengan Peraturan Daerah Kabupaten Labuhanbatu
Nomor 32 Tahun 2011 tentang Perubahan Atas Peraturan Daerah Kabupaten
Labuhanbatu Nomor 36 Tahun 2008 tentang Organisasi dan Tata Kerja Lembaga
Teknis Daerah Kabupaten Labuhanbatu (Lembaran Daerah Kabupaten
Labuhanbatu Tahun 2011 Nomor 32 Seri D Nomor 32);

12. Keputusan Bupati Labuhanbatu Nomor 900/01/DPPKAD/2013 tentang Penetapan

Penerapan Status Pola Pengelolaan Keuangan Badan Layanan Umum Daerah
(PPK-BLUD) Penuh Pada Rumah Sakit Umum Daerah Rantauprapat Kabupaten
Labuhanbatu;

13. Keputusan Direktur Rumah Sakit Umum Daerah Rantauprapat Kabupaten

Labuhanbatu Nomor 445/6979/RSUD/2017 tentang Penyelenggaraan Pelayanan
Rekam Medis Pada Badan Layanan Umum Daerah Rumah Sakit Umum Daerah
Rantauprapat Kabupaten Labuhanbatu;

14. Keputusan Direktur Rumah Sakit Umum Daerah Rantauprapat Kabupaten

Labuhanbatu Nomor 445/2684/RSUD/2017 tentang Penetapan Struktur Organisasi
Bagian Rekam Medis Pada Badan Layanan Umum Daerah Rumah Sakit Umum
Daerah Rantauprapat Kabupaten Labuhanbatu;

Memperhatikan : 1. Surat Edaran Direktorat Jenderal Pelayanan Medik Kementerian Kesehatan Nomor
HK.00.06.1.5.01160 tanggal 21 Maret 1995 tentang Petunjuk Teknis Pengadaan
Formulir Rekam Medis Dasar dan Pemusnahan Arsip Rekam Medis di Rumah
Sakit;

MEMUTUSKAN

Menetapkan : KEPUTUSAN DIREKTUR RUMAH SAKIT UMUM DAERAH TENTANG PANDUAN

PEMUSNAHAN BERKAS REKAM MEDIS PADA RUMAH SAKIT UMUM DAERAH
RANTAUPRAPAT KABUPATEN LABUHANBATU.

KESATU : Memberlakukan Panduan Pemusnahan Berkas Rekam Medis pada Rumah Sakit
Umum Daerah Rantauprapat Kabupaten Labuhanbatu sebagaimana tercantum dalam
Lampiran Keputusan ini.

KEDUA : Berkas rekam medis yang dimusnahkan adalah berkas rekam medis yang sudah
dinyatakan tidak ada nilai gunanya lagi.

KETIGA : Pemusnahan berkas rekam medis harus dilakukan oleh Tim Pemusnahan Berkas
Rekam Medis dan diketahui oleh Kepala Bagian Rekam Medis dan Laporan dan Ketua
Komite Rekam Medis Rumah Sakit Umum Daerah Rantauprapat Kabupaten
Labuhanbatu, serta dibuat berita acaranya.

KEEMPAT : Keputusan ini mulai berlaku sejak tanggal ditetapkan.

Rantauprapat, 11 April 2021

Tembusan :
1. Wakil Direktur Umum dan Keuangan RSUD Rantauprapat Kabupaten Labuhanbatu;
2. Wakil Direktur Pelayanan RSUD Rantauprapat Kabupaten Labuhanbatu;
3. Ketua Satuan Pengawas Internal RSUD Rantauprapat Kabupaten Labuhanbatu;
4. Ketua Komite Rekam Medis RSUD Rantauprapat Kabupaten Labuhanbatu.
 Lampiran : Keputusan Direktur RSUD Rantauprapat
Kabupaten Labuhanbatu
Nomor : 445/ /RSUD/2022
Tanggal :

PANDUAN PEMUSNAHAN BERKAS REKAM MEDIS

A. Latar Belakang
1. Terbatasnya ruang penyimpanan berkas RM
2. Terbatasnya rak penyimpanan berkas RM
3. Pertambahan berkas RM pasien baru tidak seimbang dengan penyusutan berkas in-aktif
4. Kurangnya tenaga khusus untuk pemeliharaan / pengelolaan berkas RM in-aktif .
5. Adanya rasa kekhawatiran akan kehilangan informasi medis / kesehatan
6. Penyusutan dan
7. Pemusnahan berkas RM
8. Adanya rasa was-was
9. Aspek hukum

B. Penyusutan / Retensi
Adalah pengurangan jumlah formulir yang terdapat di dalam berkas RM dengan cara
memilah nilai guna dari tiap-tiap formulir .

C. Pemusnahan
Adalah proses penghancuran formulir-formulir yang terdapat di dalam berkas RM yang sudah tidak
mengandung nilai guna .

D. Tujuan Retensi :
1. Menjaga kerapihan penyusunan berkas RM aktif
2. Memudahkan dalam retrieval berkas RM aktif
3. Menjaga informasi medis yang masih aktif ( yg masih mengandung nilai guna )
4. Mengurangi beban kerja petugas dalam penanganan berkas Aktif & In-aktif
E. Dasar Hukum :
1. SK Dirjen Yan Medik no.78/YanMed/RS Umdik/YMU/1/91 tentang penyelenggaraan Rekam Medis di
Rumah Sakit (Bab III D-E)
2. Surat Edaran DIRJEN Yanmed no.HK.00.05.1.5.01160 tahun 1995 : Petunjuk Teknis Pengadaan
Formulir RM dasar dan Pemusnahan arsip RM di rumah sakit.
3. Undang-Undang Nomor 29 Tahun 2004 tentang Praktik Kedokteran (paragraf 3 pasal 46-47)
4. Manual Rekam Medis (Konsil kedokteran Indonesia, bab V. item C,2006
5. Peraturan Menteri Kesehatan Nomor 269/MenKes/Per/III/2008: tentang Rekam Medis.
a. Pasal 8 ayat 1 :
Rekam medis pasien rawat inap di rumah sakit wajib disimpan sekurang-kurangnya untuk
jangka waktu 5 (lima) tahun terhitung dari tgl terakhir pasien berobat atau dipulangkan

b. Pasal 8 ayat 2 :
Setelah batas waktu 5 (lima) tahun dilampaui rekam medis dapat dimusnahkan, kecuali
ringkasan pulang dan persetujuan tindakan medik

c. Pasal 8 ayat 3 :
Ringkasan pulang dan persetujuan tindakan medic harus disimpan untuk jangka waktu
10 (sepuluh) tahun terhitung dari tanggal dibuatnya ringkasan tersebut

d. Pasal 9 ayat 1 :
Rekam medis pada sarana pelayanan kesehatan non rumah sakit wajib disimpan
sekurang-kurangnya untuk jangka waktu 2(dua) tahun terhitung dari tgl terakhir pasien
berobat

e. Pasal 9 ayat 2 :
Setelah batas waktu sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dilampaui, rekam medis
dapat dimusnahkan

F. Tata Cara Pemindahan Berkas Rekam Medis Aktif Menjadi Berkas Rekam Medis In Aktif
1. Dilihat dari tanggal kunjungan terakhir
2. Setelah 5 (lima) tahun dari kunjungan terakhir tersebut berkas dipisahkan di ruang lain/terpisah dari
berkas RM in aktif
3. Berkas rekam medis inaktif dikelompokkan sesuai dengan tahun terakhir kunjungan
G. Tata Cara Penilaian
1. Berkas rekam medis yang dinilai adalah berkas rekam medis yang telah 2 tahun in aktif
2. Indikator yang digunakan untuk menilai berkas rekam medis in aktif:
 Seringnya berkas rekam medis digunakan untuk pendidikan dan penelitian
 Nilai guna:
a) Primer: administrasi, hukum, keuangan, iptek
b) Sekunder: pembuktian, sejarah

H. Lembar rekam medis yang dipilah:

1. Ringkasan masuk dan keluar
2. Resume
3. Lembar operasi
4. Identifikasi bayi
5. Lembar persetujuan
6. Lembar kematian
 Berkas rekam medis tertentu disimpan di ruang rekam medis inaktif
 Lembar rekam medis sisa dan berkas rekam medis rusak, tidak terbaca disiapkan untuk
dimusnahkan
 Tim penilai dibentuk dengan SK Direktur beranggotakan Komite Rekam Medis / Komite Medis,
petugas rekam medis senior, perawat senior dan tenaga lain yang terkait

I. Persiapan
1. Dibuat ketetapan mulai tahun berapa retensi akan dilakukan.
 Rawat Inap : 2014 – 8 Tahun = Tahun 2022
 Rawat Inap : 2015 – 7 Tahun = Tahun 2022

2. Dibuat TIM PENILAIAN SK.Direksi

 Ka. Rekam Medis - Panitia Rekam Medis
 Perawat Senior - Komite Medik
 Petugas terkait

3. Dibuat TIM PEMUSNAHAN SK Direksi

 Staf Rekam Medis senior , Staf Tata Usaha dan bagian terkait .

4. Disiapkan form pertelaan :

No. No. Rekam Medis Tahun Jangka Waktu Diagnosa Akhir

5. Disiapkan Berita Acara Pemusnahan

BERITA ACARA PENYUSUTAN

SK…./…/… 2021
Pada hari ini Kamis tanggal …......bertempat di Instalasi Rekam Medis RSUD Rantauprapat yang berlokasi di
Jl. Dewi Sartika Rantauprapat Kab. Labuhanbatu. Akan dilakukan pemusnahan berkas Rekam Medis pasien
RSUD Rantauprapat sebanyak 3577 berkas ( dengan perincian terlampir )