PEDOMAN

PELAYANAN PENDAFTARAN DAN REKAM MEDIS

PUSKESMAS KECAMATAN MAKASAR
NO : / PEDOMAN/UKP/

Ditetapkan
Kepala Puskesmas Kecamatan Makasar

PUSKESMAS KECAMATAN MAKASAR

Jl. Pusdiklat Depnaker N0. 4, Kel. Makasar Kec Jakarta Timur
Telp. (021) 8003308
 KATA PENGANTAR

Puji syukur kami haturkan ke hadirat Tuhan Yang Maha Esa, karena atas kasih
karunianya Pedoman Pendaftaran bisa diselesaikan oleh unit Pendaftaran.
Tujuan dari diterbitkannya pedoman ini adalah agar seluruh petugas
pendaftaran di Puskesmas Kecamatan Makasar dapat mengetahui pedoman dalam
pelayanan pendaftaran di Puskesmas Kecamatan Makasar
Pedoman ini akan di evaluasi kembali dan akan dilakukan perbaikan bila
ditemukan hal-hal yang tidak sesuai dengan kondisi Puskesmas.
Kami mengucapkan terima kasih dan penghargaaan yang setinggi-tingginya
kepada tim penyusun yang dengan segala upayanya telah berhasil menyusun
panduan ini.

Jakarta, Juli 2022

P
 DAFTAR ISI

KATA PENGANTAR ....................................................................................................................... i

DAFTAR ISI .................................................................................................................................... ii

BAB I PENDAHULUAN ................................................................................................ 1

A. Latar Belakang ............................................................................................ 1

B. Tujuan Pedoman.......................................................................................... 1

C. Ruang Lingkup ............................................................................................ 1

D. Batasan Operasional ................................................................................... 1

E. Landasan Hukum ........................................................................................ 2

BAB II STANDAR KETENAGAAN .................................................................................. 3

BAB III STANDAR FASILITAS ……................................................................................. 5

BAB IV TATA LAKSANA PELAYANAN .......................................................................... 6

BAB V LOGISTIK ……..................................................................................................... 13

BAB VI KESELAMATAN PASIEN .................................................................................... 14

BAB VII KESELAMATAN KERJA ..................................................................................... 15

BAB VIII PENGENDALIAN MUTU ..................................................................................... 16

BAB IX PENUTUP ........................................................................................................... 17

DAFTAR PUSTAKA……………………………………………………………………………………….. 18

LAMPIRAN - LAMPIRAN

P
 BAB I

PENDAHULUAN

A. Latar Belakang
Pendaftaran merupakan tempat dimana pasien pertama kali melakukan kontak
langsung dengan pemberi layanan kesehatan. Kepuasan pasien pada saat
proses pendaftaran tergantung sejauh mana kebutuhannya terpenuhi, untuk itu
perlu adanya dukungan sarana dan lingkungan yang memadai. Dalam
melaksanakan pelayanan pendaftaran di Puskesmas, agar dapat berjalan
dengan baik dan dapat memenuhi kebutuhan pasien maka Puskesmas
Kecamatan Makasar menyusun “PEDOMAN PELAYANAN PENDAFTARAN
PUSKESMAS KECAMATAN MAKASAR.”

B. Tujuan Pedoman
1. Pelaksanaan prosedur pendaftaran efektif, effisien ;
2. Tersedianya informasi tentang pendaftaran dan terdokumentasi ;
3. Adanya informasi dan pertimbangan hak dan kewajiban pasien, keluarga,
petugas ;
4. Menginformasikan tahapan layanan klinis kepada pasien untuk menjamin
kesinambungan pelayanan ;
5. Melakukan upaya mengurangi kendala fisik, bahasa dan budaya serta
penghalang lain dalam memberikan pelayanan.

C. Ruang Lingkup Pelayanan

1. Pasien ;
2. Petugas pendaftaran ;
3. Ruang pendaftaran ;
4. Petugas klinis ;
5. Pimpinan puskesmas.

D. Batasan Operasional
Pedoman ini mengatur sistem operasional proses pelayanan sehingga dapat
memenuhi kebutuhan pelanggan dengan dukungan sarana prasarana yang
memadai.

1
E. Landasan Hukum
1. Peraturan Menteri Kesehatan Nomor 75 tahun 2014 tentang Pusat
Kesehatan Masyarakat ;
2. Permenkes Nomor 269/Menkes/Per/III/2008 tentang Rekam Medis.

2
 BAB II
STANDAR KETENAGAAN

A. Kualifikasi Sumber Daya Manusia

1. Petugas pendaftaran harus memenuhi kualifikasi minimal, SMA dengan
pelatihan tambahan rekam medis atau pelatihan kerja yang
diselenggarakan Puskesmas Kecamatan Makasar;
2. Manakala dalam kondisi tertentu petugas dalam point 1 berhalangan/ tidak
dapat hadir maka dapat digantikan oleh petugas lain dengan kualifikasi
minimal lulus SMA yang telah mendapatkan pengalaman kerja di ruang
pendaftaran dan rekam medis;
3. Petugas klinis dalam dokumen ini meliputi: dokter/dr gigi, perawat/perawat
gigi dengan kualifikasi lulus DIII, bidan dengan kualifikasi lulus DIII
kebidanan, analis kesehatan dengan kualifikasi lulus DIII, apoteker dengan
kualifikasi lulus S1 Farmasi dan Apoteker.

3
B. Distribusi Ketenagaan
Untuk dapat melaksanakan fungsinya dan menyelenggarakan pelayanan
Pendaftaran di Puskesmas Kecamatan Makasar, dibutuhkan sumber daya
manusia yang mencukupi baik jumlah maupun mutunya. Adapun tenaga di
Pendaftaran Puskesmas Kecamatan Makasar sebagai berikut :

NO JENIS TENAGA KUALIFIKASI JUMLAH

1. Penanggung Jawab D III REKAM 1

Pelayanan Pendaftaran Dan MEDIS
Rekam Medis

Pelaksana Pelayanan Loket

D III REKAM
2. Pendaftaran Dan Rekam 3
MEDIS
Medis
SMA
3

JUMLAH 7

Untuk pembagian kerja masing masing petugas berdasarkan TUPOKSI yang

sesuai kompetensinya.
1. Penanggung jawab loket pendaftaran di Puskesmas mempunyai tugas:
a. Menyusun rencana kegiatan pelayanan di loket pendaftaran berdasarkan
data program Puskesmas.
b. Melaksanakan kegiatan pelayanan di pendaftaran dan koordinasi dengan
unit terkait sesuai dengan prosedur dan ketentuan.
c. Melakukan evaluasi hasil kegiatan pelayanan di pendaftaran secara
keseluruhan.
d. Membuat pencatatan dan pelaporan serta visualisasi data kegiatan
pelayanan sebagai bahan informasi dan pertanggungjawaban kepada
Kepala Puskesmas.
e. Melaksanakan tugas lain yang diberikan oleh Kepala Puskesmas.
4
 2. Pelaksana pelayanan loket pendaftaran di Puskesmas mempunyai tugas :
a. Melaksanakan kegiatan pelayanan di loket pendaftaran

BAB III

STANDART FASILITAS

A. Denah Ruang

Ruang Rekam Medis

Ruang Pendaftaran

B. Standar Fasilitas
1. Kartu berobat rawat jalan ;
2. Rekam medis ;
3. ATK ;
4. Komputer ;

5
 BAB IV
TATALAKSANA PELAYANAN

Pelaksanaan pelayanan proses pendaftaran pasien dilakukan dengan cara:

A. Membuat panduan prosedur pendaftaran ;
B. Membuat SOP pendaftaran dan alur pendaftaran ;
C. Membuat SOP untuk menilai kepuasan pelanggan ;
D. Membuat SOP untuk mengidentifikasi pasien ;
E. Membuat survey pelanggan, kotak saran ;
F. Menganalisis dan melakukan tindak lanjut keluhan dan kebutuhan pelanggan
G. Memberikan pemahaman kepada petugas mengenai pelaksanaan prosedur
dan alur pendaftaran ;
H. Membuat media informasi di tempat pendaftaran ;
I. Melaksanakan proses pemberian informasi dan mengevaluasinya ;
J. Membuat SOP penyampaian informasi ;
K. Membuat MOU dengan tempat rujukan ;
L. Memperhatikan hak-hak pasien dalam proses pendaftaran ;
M. Menginformasikan hak-hak pasien dan mensosialisasikannya ;
N. Membuat SOP penyampaian hak dan kewajiban pasien ;
O. Membuat persyaratan kompetensi petugas dan pelaksanaannya ;
P. Membuat SOP koordinasi dan komunikasi antar unit ;
Q. Membuat SOP alur pelayanan pasien ;
R. Mengajukan SK kepala puskesmas tentang kewajiban mengidentifikasi
hambatan dalam pelayanan ;
S. Melaksanakan prosedur untuk mengatasi hambatan yang ditemukan dalam
pelayanan.
T.

6
A. LINGKUP KEGIATAN
Lingkup kegiatan di Loket Pendaftaran adalah :
1. Pelayanan pendaftaran pasien
2. Pelaporan data bulanan jumlah kunjungan pasien
3. Perencanaan kegiatan terhadap pelayanan di Pendaftaran

B. LANGKAH KEGIATAN
1. Pelayanan Pendaftaran
Pendaftaran adalah tata cara penerimaan Pasien yang akan berobat ke
unit pelayanan yang merupakan bagian dari alur pelayanan Puskesmas.
Pelayanan pertama kali yang diterima oleh seorang pasien saat tiba di
Puskesmas adalah Pendaftaran Pasien.
a. Jenis Pasien Yang Datang Ke Puskesmas
Pasien yang datang ke Puskesmas Kecamatan Makasar merupakan
pasien rawat jalan.
Menurut status kegawatannya, dibedakan menjadi :
1) Pasien Gawat Darurat
Pasien Gawat Darurat berhak mendapatkan prioritas pelayanan
pendaftaran.
2) Pasien Non Gawat Darurat.

Menurut jenis kedatangannnya, dapat dibedakan menjadi :

1) Pasien Baru
Pasien Baru adalah Pasien yang baru pertama kali datang ke
Puskesmas untuk keperluan mendapatkan pelayanan kesehatan
2) Pasien Lama
Pasien Lama adalah Pasien yang pernah datang sebelumya
untuk keperluan mendapatkan pelayanan kesehatan

b. Prosedur Pendaftaran Pasien

1) Pasien datang mengambil nomor antrian.
2) Petugas memanggil pasien berdasarkan nomer antrian pendaftaran.
3) Petugas melaksanakan tata nilai dan mempersilahkan pasien /
keluarga pasien untuk duduk.

7
 4) Petugas menanyakan apakah pasien sudah pernah berobat ke
Puskesmas Kecamatan Makasar atau belum untuk menentukan status
pasien lama atau pasien baru.
5) Petugas menanyakan Kartu identitas berupa kartu BPJS Kesehatan,
KTP atau Kartu Keluarga (KK) dan kartu berobat bagi pasien lama.
6) Petugas memasukan data identitas pasien ke dalam Sistem Informasi
Manajemen Puskesmas (E-Pus).
7) Petugas memberikan nomor rekam medis baru bagi pasien baru.
8) Petugas memverifikasi data pasien pada aplikasi P-care bagi seluruh
pasien dengan menggunakan Nomor Induk Kependudukan(NIK) atau
nomor karrtu BPJS Kesehatan.
9) Petugas menanyakan keluhan atau poliklinik tujuan pasien.
10) Petugas mencetak bukti pendaftaran pasien.
11) Petugas membuat kartu berobat untuk pasien yang baru pertama kali
berobat di Puskesmas Kecamatan Makasar.
12) Petugas membuat rekam medis manual untuk pasien baru poli KIA
13) Petugas memberikan bukti pendaftaran, nomor antrian poliklinik yang
dituju dan kartu berobat untuk pasien baru.
14) Petugas meminta pasien untuk membayar retribusi bagi pasien umum.
15) Petugas mengarahkan ke ruang poliklinik yang dituju.

c. Jadwal Pendaftaran
Pelayanan Pendaftaran buka setiap hari sesuai pelayanan sebagai berikut :
- Pelayanan Poli Pagi
Senin s/d Kamis : 07.30 – 16.00
Jumat : 07.30 – 16.30

- Poli 24 Jam
Senin s/d Kamis : 14.00 – 07.00
Jumat : 14.00 – 07.00
Sabtu s/d Minggu : 24 Jam

8
d. Alur Pendaftaran

ALUR PELAYANAN PASIEN UMUM

PASIEN
DATANG

LOKET PENDAFTARAN KASIR

YA

POLI UMUM
POLI GIGI
POLI KB
POLI KI
POLI MTBS
POLI TB LABORATORIUM
POLI SANITASI SEMUA POLI
POLI GIZI
RUJUKAN
POLI LANSIA
POLI UGD INTERNAL /
POLI JIWA EKSTERNAL
POLI KUSTA
POLI FILARIASIS
POLI KEUR
POLI TINDAKAN
POLI SEHATI
POLI IMS/VCT
POLI PKPR
POLI HAJI
POLI PTM TIDAK
POLI KA
POLI ISPA
PELAYANAN 24 JAM
RUANG BERSALIN
APOTIK

PASIEN
PULANG

9
 ALUR PELAYANAN PASIEN BPJS

POLI UMUM
PASIEN
POLI GIGI
YA
DATANG POLI KB
POLI KI
POLI MTBS LABORATORIUM
POLI TB SEMUA POLI
POLI SANITASI
RUJUKAN
POLI GIZI
POLI LANSIA INTERNAL /
LOKET PENDAFTARAN
POLI UGD EKSTERNAL
POLI JIWA
POLI KUSTA
POLI FILARIASIS
POLI KEUR
POLI TINDAKAN
POLI SEHATI
POLI IMS/VCT TIDAK
POLI PKPR
POLI HAJI
POLI PTM
POLI KA
POLI ISPA
PELAYANAN 24 JAM
RUANG BERSALIN APOTIK

PASIEN
PULANG

e. Persyaratan Pendaftaran
Persyaratan pendaftaran merupakan persyaratan secara teknis dan
administrasi yang diperlukan untuk mendapatkan pelayanan sesuai dengan
jenis pelayanannya. Persyaratan pendaftaran di Puskesmas Kecamatan
Makasar sebagai berikut :
1) Membawa kartu berobat (bagi pasien lama)
2) Membawa kartu identitas diri ( KTP/KK atau kartu identitas lainnya)
3) Membawa kartu tanda kepesertaan BPJS bagi anggota BPJS( ASKES/
BPJS /KIS/KJS)

f. Jenis Pelayanan
Jenis pelayanan berupa jenis pelayanan berupa upaya kesehatan
perorangan tingkat pertama yang diberikan oleh Puskesmas Kecamatan
Makasar kepada Masyarakat . Adapun jenis pelayanan berupa upaya
kesehatan perorangan yang diselenggarakan di Puskesmas Kecamatan
Makaskar antara lain:
10
 1) Pelayanan Poli 24 Jam
2) Pelayanan Rawat Jalan
- Pelayanan Pemeriksaan Umum
- Pelayanan Pemeriksaan Lansia
- Pelayanan Kesehatan Gizi
- Pelayanan KI/KA
- Pelayanan Imunisasi
- Pelayanan MTBS
- Pelayanan Jiwa
- Pelayanan IMS/VCT
- Pelayanan KB
- Pelayanan Gigi
- Pelayanan Sehati
- Pelayanan KEUR
- Pelayanan ISPA
- Pelayanan TB
3) Pelayanan Penunjang
-Pelayanan Laboratorium
- Pelayanan Konseling Gizi
- Pelayanan Konseling Sanitasi

g. Hak dan Kewajiban Pasien

1) Hak Pasien
● Pasien berhak memperoleh informasi mengenai tata tertib dan
peraturan, hak atas pelayanan yang manusiawi, adil dan jujur.
● Pasien berhak memperoleh layanan medis sesuai dengan standar,
tanpa diskriminasi .
● Pasien berhak memperoleh asuhan keperawatan.
● Pasien berhak dirawat oleh dokter yang secara bebas menentukan
pendapat klinik dan pendapat klinik dan pendapat etisnya tanpa
campur tangan dari pihak luar.
● Pasien berhak atas ”privacy” dan kerahasiaan penyakit kecuali apabila
ditentukan berbeda menurut peraturan berlaku.
● Pasien berhak memilih dokter jika memungkinkan.

11
 ● Pasien berhak mendapat informasi tentang tindakan medis yang akan
dilakukan terhadap dirinya dan memberikan persetujuan atas tindakan
medik.
● Pasien berhak menolak tindakan terhadap dirinya dan mengakhiri
pengobatan perawatan atas tanggung jawab sendiri sesudah
memperoleh informasi penyakitnya.
● Pasien berhak atas keamanan dan keselamatan selama dalam
perawatan di Puskesmas Kecamatan Makasar
● Pasien berhak mengajukan usul, saran perbaikan atas pelayanan
terhadap dirinya.
● Pasien berhak transparasi biaya yang akan dilakukan terhadap dirinya.
● Pasien berhak mengakses dan mengetahui kandungan isi rekam
medis miliknya.
2) Kewajiban Pasien
● Pasien berkewajiban untuk memberikan informasi yang lengkap dan
jujur tentang masalah kesehatannya kepada dokter yang sedang
merawatnya.
● Pasien berkewajiban untuk mematuhi nasihat dan petunjuk Tenaga
Kesehatan.
● Pasien berkewajiban untuk mematuhi ketentuan yang berlaku di
Puskesmas Kecamatan Makasar.

12
 BAB V
LOGISTIK

Kebutuhan logistik proses pendaftaran :

1. ATK ;
2. Komputer ;
3. Kartu Berobat Pasien ;
4. Rak rekam medis ;
5. Dokumen rekam medis ;
6. Alat pembolong kertas ;
Kebutuhan logistik dipenuhi dengan prosedur
1. Koordinator pendaftaran menulis kebutuhan barang di formulir permintaan
barang pengelola barang ;
2. Pengelola barang memverifikasi ketersediaan barang
3. Pengelola barang mengeluarkan barang sesuai kebutuhan koordinator
pendaftaran ;
4. Koordinator pendaftaran memeriksa kondisi barang;
5. Koordinator pendaftaran memanfaatkan barang sesuai kebutuhan.

13
 BAB VI
SASARAN KEGIATAN

Keselamatan pasien dalam proses pendaftaran dimulai dari:

1. Proses pendaftaran: kemungkinan kekeliruan identifikasi pasien dikurangi
kemungkinannya dengan pelaksanaan pendaftaran sesuai SOP ;
2. Rekam medis: kemungkinan kekeliruan pengambilan rekam medis dengan
pelaksanaan pendaftaran sesuai SOP;
3. Kendala fisik yang potensial menimbulkan masalah keselamatan dikurangi
dengan menyediakan alat bantu keterbatasan fisik dan petugas yang mampu
membantu;
4. Masalah yang mungkin timbul dalam proses kajian awal diatasi dengan adanya
petugas yang kompeten.

14
 BAB VII
KESELAMATAN KERJA

Manajemen puskesmas berkewajiban mengupayakan peralatan dan ruang kerja yang

memenuhi syarat ergonomis:
1. Peletakan komputer pada meja yang memadai ;
2. Bentuk kursi nyaman ;
3. Tempat peralatan yang dekat ;
4. Memberikan ruang yang cukup untuk lalu lalang petugas dan pasien ;
5. Ruangan penyimpanan arsip tertutup dengan sirkulasi udara yang baik.

15
 BAB VIII
PENGENDALIAN MUTU

Sistem kendali mutu dilakukan dengan mekanisme:

1. Menilai kepuasan pelanggan dan membuat tindaklanjutnya ;
2. Melakukan evaluasi penyampaian informasi ditempat pendaftaran ;
3. Membuat syarat kompetensi pemberi pelayanan ;
4. Mengikut sertakan petugas dalam pelatihan ;
5. Melakukan koordinasi antar unit ;
6. Melakukan identifikasi hambatan dan melakukan upaya pengendaliannya.

16
 BAB IX
PENUTUP

Pedoman proses pendaftaran pasien ini diharapkan dapat membantu petugas

melaksanakan pelayanan pendaftaran yang baik di Puskesmas Kecamatan
Mkakasar.
Keberhasilan pelayanan pendaftaran tidak hanya semata mata menjadi
tanggung jawab dari unit pendaftaran saja, melainkan kerjasama dari seluruh petugas
yang berkomitmen dan bekerja profesional.

17
 DAFTAR PUSTAKA

Undang-undang Republik Indonesia NO 44 Tahun 2009 Tentang rumah Sakit

Peraturan Mentri Kesehatan No 75 tahun 2014 Tentang Pusat Kesehatan

Masyarakat

Permenkes No 269 Tahun 2008 tentang Penyelenggaraan Rekam Medis

18