BAB 7 PENGAUDITAN

7.1

Pengenalan Secara umumnya, audit adalah melakukan penilaian terhadap orang, organisasi, sistem, proses, syarikat, projek atau produk. Penngauditan adalah proses yang mana individu yang kompeten, bebas mengumpul dan menilai segala bukti mengenai maklumat yang berhubung rapat dengan entiti ekonomi yang spesifik untuk tujuan mengenalpasti dan seterusnya melaporkan tahap pertalian diantara maklumat yang dikenalpasti dan kriteria yang telah ditetapkan. Ia juga merupakan satu proses yang dilakukan dengan sistematik oleh juruaudit untuk menilai dan mencari bukti-bukti yang menyokong angkaangka dalam penyimpan kewangan bagi melahirkan pendapat audit. Audit adalah bahagian penting dalam perakaunan dan ia dilakukan untuk memastikan kesalahan dan ketepatan maklumat serta untuk memberikan penilaian kawalan dalaman suatu sistem. Istilah ini paling sering merujuk kepada audit dalam bidang perakaunan, tetapi konsep serupa juga ada pada

90

pengurusan projek, pengurusan kualiti dan untuk pemuliharaan tenaga. Pada asalnya ia bertujuan sebagai asas rumusan pendapat juruaudit mengenai kelayakan yang akan diberikan terhadap penyata kewangan. Ringkas kata, audit adalah penilaian atau pemeriksaan bebas terhadap maklumat kewangan sesebuah entiti yang telah disajikan oleh pengurusnya.

7.2

Objektif Pengauditan Objektif atau tujuan penyediaan audit bagi perakaunan sesebuah syarikat adalah seperti berikut: i. Memberi kepastian kepada pengurus atasan bahawa pengurusan kewangan dan penyelenggaraan rekod-rekod perakaunan adalah teratur dan mematuhi dasar-dasar, undang-undang, prosedur-prosedur dan peraturan-peraturan kewangan yang diwajibkan. ii. Memastikan program, aktiviti dan operasi jabatan diuruskan dengan cekap, ekonomi dan berkesan. iii. Menentukan kekukuhan, kesempurnaan dan kemampuan rekod-rekod dan sistem-sistem perakaunan, sistem-sistem maklumat pengursan dan sistem-sistem kawalan dalaman.

iv. Mengesyorkan langkah-langkah bagi memperbaiki operasi-operasi

jabatan dalam bidang-bidang yang memerlukannya atau dalam keadaan di mana tindakan pembetulan adalah diperlukan. v. Menyediakan laporan-laporan yang bebas, objektif dan tapat pada masa mengenai operasi jabatan supaya ketuanya dapat meninjau bagaimana rancangan-rancangan dijalankan, sama ada matlamat-matlamat dicapai, wang awam digunakan dengan sepatutnya dan sumber-sumber diperuntukan dengan cekap.

91

7.3

Jenis-Jenis Audit Setiap pengauditan yang dilaksanakan mempunyai objektif dan objektif ini akan menentukan jenis dan standard pengauditan yang perlu dipatuhi. Terdapat pelbagai jenis pengauditan yang diklasifikasikan namun di sini saya nyatakan jenis pengauditan yang biasa diklasifikasikan dan mudah untuk difahami adalah seperti berikut: 7.3.1 Pengauditan Kewangan

Pengauditan kewangan adalah untuk memastikan maklumat kewangan adalah tepat, organisasi mematuhi arahan dan prosedur kewangan dan kawalan dalaman terhadap pengurusan kewangan adalah baik. 7.3.2 Pengauditan Pengurusan

Pengauditan pengurusan ialah pengauditan berkenaan dengan penilaian sama ada organisasi menggunakan sumber dengan ekonomi, cekap dan keberesanan. 7.3.3 Pengauditan Pematuhan

Pengauditan pematuhan adalah pengauditan yang dijalankan untuk memastikan organisasi mematuhi undang-undang, peraturan dan garis panduan yang didokumenkan dalam mencapai matlamat organisasi. 7.3.4 Pengauditan Siasatan

Pengauditan siasatan adalah pengauditan yang dijalankan dalam menyelesaikan satu-satu penyelewengan yang berlaku seperti jenayah perdagangan, rasuah dan sebagainya.

92

7.3.5

Pengauditan Berkanun

Dilakukan mengikut kehendak Akta Syarikat 1965 yang mewajibkan semua penyata kewangan syarikat diaudit oleh seorang yang berkelayakan dan bebas, untuk dibentang oleh Lembaga Pengarah dalam Mesyuarat Agung Tahunan (AGM). 7.3.6 Pengauditan Dalaman

Dibuat oleh sesuatu perbadanan bagi mengurangkan kesilapan yang terdapat dalam rekod-rekod perakaunan dan juga dengan tujuan untuk mengelakkan perbuatan menyalahgunakan wang dan aset-aset lainoleh kakitangan perbadanan itu. 7.3.7 Pengauditan Bebasan

Dijalankan untuk memeriksa laporan-laporan perakaunan, rekod-rekod yang berkaitan dan kemudian mengeluarkan pendapat secara bertulis kepada syarikat yang telah meminta perkhidmatan juruaudit bebas yang selalunya merupakan syarikat berhad. 7.3.8 Pengauditan Koperasi

Digunakan khas untuk koperasi dengan ditetapkan oleh Ordinan Pertubuhan Koperasi 1948 lapuran tahunan dibuat juruaudit koperasi dan kemudian diluluskan oleh pendaftar umum pertubuhan koperasi. 7.3.9 Pengauditan Syarikat

Pengauditan dibuat ke atas badan-badan kerajaan dan kementerian. Dua kaedah pendekatan tugas yang biasa dilakukan adalah audit interim iaitu dilakukan oleh juruaudit pada saru-satu tarikh dalam tahun

93

perakaunan kebagai kawalan dalaman dan audit akhir iaitu dibuat selepas tamat perakaunan apabila penyata kewangan akhir disiapkan.

7.4

Kertas Kerja Audit Kertas kerja audit adalah semua bukti bertulis yang disediakan oleh juruaudit sebagai pandangan tentang penyata kewangan. Untuk menyediakan kertas kerja audit semasa, saya perlu menggunakan benyak jenis kertas kerja yang digunakan untuk menyediakan jadual-jadual ataupun kertas kerja audit. Dalam kertas kerja audit mengandungi perkara-perkara seperti nama, alamat, nombor telefon dan feks syarikat, tarikh imbangan syarikat, rujukan fail, tahun kertas kerja disediakan, program audit dan maklumat am.

7.5

Kerja-Kerja Audit Semasa menjalani latihan industri di LQ Management Service Sdn. Bhd., saya telah menjalankan kerja-kerja pengauditan seperti berikut:

7.5.1

Penyemakan Baki Awal dan Akhir

Untuk proses penyemakan baki awal, saya akan merujuk kepada Kunci Kira-Kira tahun lepas dengan lejar am tahun semasa kerana baki Kunci Kira-Kira pada tahun lepas akan sama dengan baki awal dalam lejar am. Jika mendapati bahawa akaun tersebut sudah dipindah dari akaun lejar ke imbangan duga dengan betul, saya akan menandakan (/) pada kedua-dua akaun tersebut. Manakala, penyemakan baki akhir dibuat dengan merujuk kepada Imbangan Duga pada akhir tempoh perakaunan tersebut. Di bahagian ini, saya juga akan menandakan (/) sekiranya pemindahan akaun dari lejar ke imbangan duga dilakukan dengan betul dan tepat.

94

7.5.2

Menyemak Dokumen-Dokumen Perniagaan

Kerja penyemakan dokumen perniagaan haruslah dibuat untuk memastikan bahawa setiap urusniaga mempunyai dokumen-dokumen perniagaan untuk membuktikan syarikat tersebut menjalankan urusniaga dengan betul. OLeh itu, saya perlu teliti dengan baik semasa menyemak dokumen- dokumen ini. 7.5.3 Pengeposan (Dari Jurnal ke Lejar)

Pengeposan adalah satu pemeriksaan ke atas amaun yang dipindahkan daripada Buku Catatan Pertama ke lejar am adalah tepat dan betul. Tujuan pemeriksaan pengeposan untuk mengetahui sama ada syarikat pelanggan telah merekodkan setiap urusniaganya dengan system perekodan yang diterima umum atau tidak. Jika pengeposan dilakukan dengan betul, saya akan menandakan tanda (/). 7.5.4 Mengira Jurnal dan Lejar

Pengiraan merupakan kerja menjumlahkan amaun yang terdapat dalam rekod perakaunan. Tujuan menyemak kerja pengiraan tersebut adalah untuk memastikan pengiraan angka-angka dalam buku akaun adalah betul serta tidak ada kesalahan atau kesilapan yang berlaku. Sekiranya terdapat kesilapan, suatu pelarasan akan dibuat untuk membetulkannya.

7.5.5

Penyata Penyesuaian Bank

Juruaudit perlulah memastikan akaun bank yang dinyatakan oleh pihak pelanggan di bahagian debit adalah sama dengan penyata bank yang dikeluarkan oleh bank di bahagian kredit (jika berlaku overdraf baki pada penyata bank akan berada di sebelah debit). Kadang-kala terdapat perbezaan antara kedua-dua penyata tersebut. Oleh itu, saya perlu membuat penyata penyesuaian bank untuk mengenalpasti sama ada:

95

i. Butir telah direkodkan dalam buku tunai tetapi belum direkod

dalam penyata bank (contohnya, cek belum dikemukanan dan deposit belum dikreditkan),

ii. Butir telah direkodkan dalam penyata bank tetapi belum direkod
dalam buku tunai (comtohnya, faedah simpanan dikredit terus, dividen yang diterima, bayaran buku cek, cek tak layan, faedah atas overdraf, bayaran perkhidmatan kepada bank dan lain-lain),

iii. Kesilapan menyimpan kira mungkin dilakukan oleh bank atau

pelanggan bank (seperti mentcatan RM 243 sebagai RM 234). 7.5.6 Penyenaraian, Meneliti dan Pembetulan

Kertas kerja audit merangkumi semua bukti bertulis yang disedikan oleh juruaudit. Langkah pertama yang perlu saya lakukan adalah menjalankan ujian rawak iaitu menyenaraikan beberapa perbelanjaan yang jumlahnya agak besar. Contohnya, aset tetap (perlu senaraikan nama syarikat yang jual, kuantiti, kos dan tarik beli) dan gaji pekerja (perlu senaraikan nama pekerja, alamat, nombor kad pengenalan, gaji bulanan, KWSP, PERKESO dan lain-lain). Tujuannya untuk mengenalpasti semua perbelanjaan sudah direkod. Selain itu, satu penyelidikan untuk pemiutang akan dibuat dengan membandingkan penyata akau yang dikirim oleh pemiutang dengan lejar pemiutang yang dibuat oleh pelanggan. Jika terdapat perbezaan antara penyata akaun yang dikeluar oleh pemiutang dan lejar pemiutang, maka penyelidikan perlu dibuat. Setelah menyenaraikan perbelanjaan dan meneliti akaun pemiutang, kemungkinan akan terdapat kesalahan dalam lejar am. Oleh itu, saya perlu menyediakan satu jurnal iaitu journal entry untuk pindahan. Ia akan mennyebabkan imbangan duga yang telah disediakan berubah jumlahnya. Oleh itu, juruaudit perlu menyediakan

96

satu imbagan duga yang baru iaitu imbangan duga selepas pelarasan setalah pindahan sudah dibuat. 7.5.7 Surat Pengesahan

Surat pengesahan ialah surat yang dihantar kepada orang-orang yang berkenaan untuk mengesahkan bahawa baki untung atau baki akaun adalah sama dengan jumlah baki yang ditunjukkan di dalam akaun yang disediakan oleh pihak pelanggan. Ia akan dihantar selepas proses penyemakan terhadap akaun-akaun yang dinyatakan di atas adalah betul. Biasanya tugas menyediakan surat pengesahan ini akan dikeluarkan oleh Miss Lim Mei Ling sahaja. Setiap kes audit perlu mendapatkan dokumen pengesahan untuk menyokong atau memastikan bahawa segala kertas kerja adalah dilakukan dengan sempurna. Oleh itu, sebelum menyediakan surat ini, penyemakan terhadap semua dokumen sumber perlu dijalankan dengan teliti. 7.5.8 Jadual Susut NIlai

Menyenaraikan semua aset tetap yang ada di syarikat sama ada aset itu sudal lama dibeli, baru ditambah, dijual atau menjadi lupus. Kaedah susut nilai dan peratus susut nilai yang dibuat antara satu syarikat dengan syarikat yang lain adalah berbeza bergantung kepada syarikat itu sendiri sama ada menggunakan kaedah kos tetap atau baki berkurangan untuk proses menyusut nilai aset. Kadang-kala, sesuatu syarikat itu menggunakan kedua-dua kaedah susut nilai untuk menilai asetnya (bagi aset yang berlainan). Proses mengenalpasti juga perlu diambil terhadap mana-mana aset yang baru ditambah ke dalam syarikat atau dilupuskan daripada syarikat. Saya mendapati bahawa dalam jadual ini akan menunjukkan kos belian aset, susut nilai yang dikenakan dalam satu tempoh perakaunan, susut nilai terkumpul sepanjang penggunaak aset tersebut dan nilai aset di pasaran sekarang.

97

Saya akan menjumlahkan susut nilai semasa dengan jumlah susut nilai terkumpul untuk mendapatkan susut nilai terkumpul semasa. 7.5.9 Jadual Elaun Modal

Jadual elaun modal yang saya sediakan adalah untuk syarikat sendirian berhad untuk mendapatkan tuntutan potongan cukai pendapatan syarikat. Setiap aset yang dibeli untuk kegunaan pejabat syarikat dapat dituntut untuk potongan cukai kerana setiap aset tetap yang ditambah atau dijual akan ditunjukkan dalam jadual elaun modal. Hal ini kerana setiap aset tetap yang ditambah atau dijual akan mendatangkan kesan terhadap akaun modal. Setiap aset tetap yang dibeli boleh mendapat potongan=potongan elaun permulaan sebanyak 20% dan potongan tahunan di mana bergantung atas aset tetap tersebut. 7.5.10 Menyediakan Akaun Akhir Setelah kerja audit disiapkan dan segala kaertas kerja atau jadual yang berkenaan telah dilengkapi, maka akaun-akaun dan laporan tahunan yang lengkap boleh disediakan. Sebelum akaun dan laporan tahunan yang sebenar dibuat, draf perlu disediakan terlebih dahulu. Biasanya laporan tehunan sesebuah syarikat bagi tahun lepas perlu difotostat untuk membuat laporan tahunan semasa. Akaun akhir terdiri daripada jadual perbelanjaan, akaun perdagangan dan untung rugi, penyata pengaliran tunai dan akaun kunci kira-kira.

98