Hai teman-teman.

Setelah kamu belajar tentang pentingnya struktur presentasi yang baik, selanjutnya
kita akan kasih 3 tips nih gimana caranya kamu bisa mengkomunikasikan presentasi EFEKTIF (dengan
jelas dan ringkas >> dihapus), sehingga audience juga bisa dengan mudah mencerna dan mengingat
presentasimu. Simak yuk!

Tips pertama : 18 Minutes Rule

Pernah ga kamu ngedengerin presentasi yang panjang banget, udah satu jem, dua jem, presentasinya
belum selesai selesai juga? Akhirnya pikiranmu jadi ngawang ngawang dan ga bisa nangkep poin poin
penting dari presentasi tersebut. Kayaknya pernah ya bestie. Nah kalau menurut riset, kemampuan
optimal otak manusia menyerap informasi hanya 10 sampai 18 menit pertama, setelah itu kemampuan
nya mulai menurun karena terlalu banyak informasi yang diterima, bahasa ilmiahnya sering disebut
cognitive backlog. Supaya audience mu ga ngalamin itu saat kamu presentasi, kamu bisa mulai nih atur
durasi presentasimu jangan sampai lebih dari 18 menit. Percaya deh kalo 18 menit itu cukup banget
untuk mendeliver poin poin penting presentasimu. Sebagai contoh nih, kalau kamu sering nonton Ted
Talks di Youtube, TedTalks rata-rata ga pernah lebih dari 18 menit lho, tapi pesan yang dibawa selalu
ngena banget kan ya? 18 Minutes Rule ini juga sudah banyak dipake di moment presentasi HMS lho,
contohnya sesi idea pitch atau elevator pitch di Areamu.

Tapi kalau presentasinya memang pas lagi banyak yang harus dibahas dan durasinya butuh lebih dari 18
menit, gimana caranya dong? Nah kamu tetep bisa nerapin rule ini, dengan cara pastikan kamu
melakukan soft break di setiap 10 – 18 menit presentasi kamu. Contohnya nih ketika kamu Supervisor
atau Analyst sedang presentasi mengenai performance Area atau performance Program, kamu bisa buat
Soft Break dengan mengadakan Q&A, menunjukan video, atau ice-breaking sehingga audience mu bisa
refresh dan lebih mudah menerima informasi baru lagi. Jadi ketika kamu presentasi, pastikan kamu
terapin 18 Minutes Rule ini ya.

Tips kedua : Rule of Three

Kamu bisa mulai latihan untuk memadatkan ide atau informasi dalam presentasi mu menjadi 18 menit
dengan konsep Rule of Three, yaitu bagi ide-idemu jadi maksimal 3 poin. Kenapa 3? Berdasarkan
penelitian, manusia cuman bisa mengingat paling banyak 3 ide atau informasi, lebih dari itu
kemungkinan besar orang akan lebih mudah lupa. Contoh yang paling umum ketika kamu lagi menghafal
nomer handphone yang panjang, kamu pesti suka ngebagi nomer itu menjadi 3 bagian kan supaya
mudah diingat?

Konsep Rule of Three ini juga sering dipakai oleh Steve Jobs, menurutnya ‘3’ itu angka yang powerful, 3
lebih mudah diingat daripada 20, tapi lebih banyak informasi daripada 2. Ketika Steve Jobs
mempresentasikan produk iPhone yang pertama, fitur utama yang di state hanya 3 : perangkat MP3
player, telfon dan internet, seluruh audience langsung mindblown. Konsep ini juga sering dipakai di HMS
lho! Coba kita ingat-ingat fundamental distribusi: Availability, Visibility dan Freshness. Slogan SRC :
Dekat, Hemat, Bersahabat. Sadar ga sadar semua dibagi menjadi 3 poin ya.

Dengan menerapkan konsep Rule of Three ini, kamu bisa memilah-milah kembali mana ide atau
informasi penting yang kamu mau sampaikan di presentasi kamu. Informasi pasti sangat banyak, tapi
bisa jadi tidak berkaitan dengan objective utama yang mau kamu bahas dan audience pun akan sulit
menangkap jika informasi yang kamu sampaikan terlalu ‘melebar’ kemana-mana.
Tips ketiga : Message Map

Selanjutnya kamu bisa belajar menerapkan konsep Rule of Three ini dalam membangun body presentasi
lewat Message Map. Message Map ini adalah alat bantu supaya kamu bisa lebih mudah mengingat
informasi penting yang akan kamu sampaikan di presentasi. Ada 3 langkah untuk membuat Message
Map.

Pertama : Buat Headline ala Twitter. Headline ini adalah judul yang menggambarkan pesan atau ide
utama yang kamu mau untuk audiens ketahui dari presentasimu. Pastikan headline ini singkat, spesifik
dan mudah diingat, caranya dengan melimit jumlah huruf di headline maksimal 140 karakter, seperti
kamu lagi posting pesan di Twitter.

Kedua : Support Headlinemu dengan 3 Key Messages. Ketika membuat outline presentasi, sertakan 3
Key Messages untuk bisa menjelaskan poin-poin penting yang mendukung ide dari headlinemu. Tapi
kalau kamu punya lebih dari 3 Key Messages, kamu bisa membagi Key Messages kamu lagi menjadi 3
kategori lagi.

Ketiga : Dukung Key Message mu dengan data, statistik atau contoh. Tulis poin-poin pendukung ini di
bawah Key Messagemu dengan kalimat yang singkat jelas untuk kamu bisa sampaikan ketika kamu
sedang presentasi.

Nah supaya lebih mudah, yuk kita coba buat Message Map ini dengan contoh kamu Supervisor, Analyst
atau Executive lagi mau mempresentasikan performa NPL di suatu District

Contoh pertama, untuk Headline “Performance MCA12 di District ABC” Singkat dan jelas.

Kamu mau membahas Situation analysis dari headline ini dengan membuat 3 key messages. Key
message pertama “Handling kurang maksimal”, key message ini bisa dilengkapi dengan supporting data
seperti “DL, Effective Call, Repeat Buying”.

Key Message kedua “Awareness kurang impact”, masukan supporting point data seperti “minim visibility
di PDU, material sticker and sunscreen kurang impact, tidak ada KBM untuk customer”

Key Message ketiga ”Trial Rendah” dengan supporting point “outlet jarang stick selling MCA12, retail
advocacy rendah, tidak ada community program”

Dari key message ini kita bisa menyimpulkan problem atau opportunity apa yang kita fokuskan,
contohnya “Meningkatkan Handling Performance MCA12 di District ABC”

Contoh ke 2 ketika kamu mau membahas tentang Strategy dan Action Plan untuk “Meningkatkan
Handling Performance MCA12 di District ABC”, kamu juga bisa menggunakan message map ini dengan
konsep 3 key message seperti “Memetakan Outlet Focus, Meningkatkan Actual & Effective Call dan
Memaksimalkan Trade Program”. Sertakan pula action plan sebagai supporting point dari strategi mu.

Nah dengan menuangkan isi presentasi ke Message Map template ini, jadi lebih mudah kan untuk kamu
bisa mengingat dan mengkomunikasi kan informasi penting dari presentasimu.

Summary
Oke teman-teman, supaya bisa lebih efektif mengkomunikasikan presentasimu dan audience juga
mudah mencerna isinya, kamu bisa latihan mempraktekkan 3 tips ini ya, yaitu durasi presentasi jangan
lebih dari 18 menit, kalau memang harus lebih, jangan lupa tambahkan soft break. Kemudian untuk bisa
menerapkan 18 minute rule ini kamu bisa bagi informasi presentasimu menjadi 3 poin dengan Rule of
Three, terakhir kamu bisa menggunakan alat bantu Message Map supaya kamu bisa menyampaikan
presentasmu lebih efektif, jelas dan ringkas. Semoga membantu ya!