P.05.00/BS.03.01.

13/TPS-2022
2022
KEUANGAN

Prosedur
Sistem Manajemen Integrasi
Tentang
Pengajuan, klaim dan pengelolaan
asuransi

Nomor Dokumen P.05.00/BS.08.01.13/TPS-2022

Indek -
Tanggal Efektif -
Klasifikasi Dokumen -

Dokumen terkendali adalah Dokumen Cetak dan / atau digital yang berada pada bagian Pengendali Dokumen
Dokumen Cetak dan / atau digital bertanda “UNTUK INFORMASI” adalah dokumen yang tidak terkendali
 DIREKTORAT KEUANGAN Nomor Dokumen P.05.00/BS.08.01.13/TPS-2022
DEPARTEMEN KEUANGAN Index -
Tanggal Efektif
PENGAJUAN, KLAIM & Klasifikasi Dokumen
PENGELOLAAN ASURANSI
Halaman 2 / 14

LEMBAR PERSETUJUAN

Jabatan Tanda Tangan Tanggal Pengesahan

Dibuat Oleh
ASM Treasury

Diperiksa Oleh
Manajer Keuangan

Disetujui Oleh Management

Representative

REGISTRASI DOKUMEN TERKENDALI

Ditunjau Oleh Sistem Manajemen

Dokumen terkendali adalah Dokumen Cetak dan / atau digital yang berada pada bagian Pengendali Dokumen
Dokumen Cetak dan / atau digital bertanda “UNTUK INFORMASI” adalah dokumen yang tidak terkendali
 DIREKTORAT KEUANGAN Nomor Dokumen P.05.00/BS.08.01.13/TPS-2022
DEPARTEMEN KEUANGAN Index -
Tanggal Efektif
PENGAJUAN, KLAIM & Klasifikasi Dokumen
PENGELOLAAN ASURANSI
Halaman 3 / 14

DAFTAR ISI
LEMBAR PERSETUJUAN...............................................................................................................
DAFTAR ISI.....................................................................................................................................
I. EVALUASI DAN RIWAYAT PERUBAHAN..............................................................................
II. TUJUAN..................................................................................................................................
III. RUANG LINGKUP..................................................................................................................
IV. DASAR HUKUM / PERATURAN / KEBIJAKAN / REFERENSI...............................................
V. RACI MATRIKS.......................................................................................................................
VI. RISIKO DAN MITIGASI...........................................................................................................
VII. FLOW PROSES......................................................................................................................
VIII. DOKUMEN TERKAIT..............................................................................................................
IX. GLOSARIUM...........................................................................................................................
A. KLAUSUL / KRETERIA.........................................................................................................
B. SASARAN.............................................................................................................................
C. SUMBER DAYA DAN INFORMASI.......................................................................................
D. LINGKUNGAN KERJA DAN INFRASTRUKTUR...................................................................
E. WORK PRODUCTS..............................................................................................................

Dokumen terkendali adalah Dokumen Cetak dan / atau digital yang berada pada bagian Pengendali Dokumen
Dokumen Cetak dan / atau digital bertanda “UNTUK INFORMASI” adalah dokumen yang tidak terkendali
 DIREKTORAT KEUANGAN Nomor Dokumen P.05.00/BS.08.01.13/TPS-2022
DEPARTEMEN KEUANGAN Index -
Tanggal Efektif
PENGAJUAN, KLAIM & Klasifikasi Dokumen
PENGELOLAAN ASURANSI
Halaman 4 / 14

I. EVALUASI DAN RIWAYAT PERUBAHAN

NO TANGGAL REVISI KE URAIAN PERUBAHAN
1

Dokumen terkendali adalah Dokumen Cetak dan / atau digital yang berada pada bagian Pengendali Dokumen
Dokumen Cetak dan / atau digital bertanda “UNTUK INFORMASI” adalah dokumen yang tidak terkendali
 DIREKTORAT KEUANGAN Nomor Dokumen P.05.00/BS.08.01.13/TPS-2022
DEPARTEMEN KEUANGAN Index -
Tanggal Efektif
PENGAJUAN, KLAIM & Klasifikasi Dokumen
PENGELOLAAN ASURANSI
Halaman 5 / 14

II. TUJUAN

Prosedur ini bertujuan untuk memberikan panduan terkait proses pengajuan, klaim dan
pengelolaan asuransi dilingkungan PT. Terminal Petikemas Surabaya, sehingga proses
kegiatan berjalan sesuai standar dan prosedur tanpa ada kendala

III. RUANG LINGKUP

A. Prosedur ini berlaku di Lingkungan PT.Terminal Petikemas Surabaya khusunya di
lingkungan divisi Keuangan
B. Prosedur ini meliputi kegiatan pengajuan kerusakan aset, RAB penggantian atas
kerusakan, pembuatan dokumen pengajuan klaim, letter of discharge, dan penerimaan
pembayaran klaim

IV. DASAR HUKUM / PERATURAN / KEBIJAKAN / REFERENSI

NO URAIAN NO REGULASI/INDEX
1 Perjanjian Kerjasama antara PT Pelindo Terminal Petikemas dengan PT FA.0.4011.TPS-2021
Terminal Petikemas Surabaya , nomor : PB.02.02/5/PLTP-2021 dan
FA.0.40/1/1/TPS-2021, tertanggal : 31 Desember 2021 tentang Pengoperasian
dan Pemeliharaan Terminal Petikemas

2 Peraturan Direksi PT Terminal Petikemas Surabaya, nomor PER.01.HH.3.02TPS-2022

PER.01/UT.3.02/TPS-2022, tertanggal 31 Januari 2022, tentang Pedoman
Strategis dan Pedoman Teknis Manajemen Resiko PT Terminal Petikemas
Surabaya

3 Peraturan Direksi PT Terminal Petikemas Surabaya, nomor PER.02.UT.4.04.TPS-2022

PER.02/UT.4.04/TPS-2022, tertanggal 22 Pebruari 2022, tentang Pedoman
Standarisasi Proses Bisnis Integrasi

4 Peraturan Direksi PT Terminal Petikemas Surabaya, nomor PER.03.HH.3.02.TPS-2022

PER.03/HH.3.02/TPS-2022, tertanggal 13 April 2022, tentang Jenis dan Tata
Urutan (Hierarki) Peraturan di Perusahaan PT Terminal Petikemas Surabaya

Dokumen terkendali adalah Dokumen Cetak dan / atau digital yang berada pada bagian Pengendali Dokumen
Dokumen Cetak dan / atau digital bertanda “UNTUK INFORMASI” adalah dokumen yang tidak terkendali
 DIREKTORAT KEUANGAN Nomor Dokumen P.05.00/BS.08.01.13/TPS-2022
DEPARTEMEN KEUANGAN Index -
Tanggal Efektif
PENGAJUAN, KLAIM & Klasifikasi Dokumen
PENGELOLAAN ASURANSI
Halaman 6 / 14

V. RACI MATRIKS
R = Responsible = Siapa yang mengerjakan
A = Accountable = Siapa yang membuat keputusan akhir
C = Consulted = Siapa yang harus diajak konsultasi sebelum kegiatan dilanjutkan
I = Informed = Siapa yang harus diberi informasi

BISNIS PROSES

User Terkait

Perusahan

keuangan
Treasury

Treasury

(divis/unit)

Manager
asuransi
OWNER

ASM
Staff
NO
URAIAN
KEGIATAN

- Pengajuan, Klaim dan Pengelolaan Asuransi I R I I

1 Menerima dokumen kerusakan aset yang akan diklaimkan ke R I C I
asuransi dari user terkait (Divisi/unit)
2 Melakukan verifikasi laporan kejadian yang diberikan oleh I AR I I
3 Melakukan perbaikan / melengkapi dokumen pengajuan klaim C I R I
asuransi
4 Menyusun RAB dan besaran tuntutan klaim kepada R AR I I
perusahaan asuransi
5 Mendaftarkan kejadian dan klaim ke perusahaan asuransi R I I I
6 Mendampingi pelaksanaan survei bersama perusahaan R C R AR
asuransi
7 Melakukan verifikasi dan analisis pada dokumen-dokumen I I I AR
pengajuan klaim
8 Melakukan negosiasi I R I A
9 Menyetujui dan menandatangani LOD (letter of discharge) yang I AR I I
diajukan oleh asuransi

10 Menerima pembayaran klaim dari perusahaan asuransi R I I R

11 Membayarkan tagihan kerusakan aset kepada user terkait R I C I

Dokumen terkendali adalah Dokumen Cetak dan / atau digital yang berada pada bagian Pengendali Dokumen
Dokumen Cetak dan / atau digital bertanda “UNTUK INFORMASI” adalah dokumen yang tidak terkendali
 DIREKTORAT KEUANGAN Nomor Dokumen P.05.00/BS.08.01.13/TPS-2022
DEPARTEMEN KEUANGAN Index -
Tanggal Efektif
PENGAJUAN, KLAIM & Klasifikasi Dokumen
PENGELOLAAN ASURANSI
Halaman 7 / 14

VI. RISIKO DAN MITIGASI

NO RISIKO MITIGASI RISIKO STANDAR
RISIKO
/INDEX
R1

R2 .

R3

R4 .

R5

R6

R7

R8

R9

R10

R11

Dokumen terkendali adalah Dokumen Cetak dan / atau digital yang berada pada bagian Pengendali Dokumen
Dokumen Cetak dan / atau digital bertanda “UNTUK INFORMASI” adalah dokumen yang tidak terkendali
 DIREKTORAT KEUANGAN Nomor Dokumen P.05/BS.08.01.13/TPS-2022
DEPARTEMEN KEUANGAN Index
Tanggal Efektif

PENGAJUAN, KLAIM & PENGELOLAAN ASURANSI Klasifikasi Dokumen

Halaman 8 / 14

VII. FLOW PROSES

Akto SERVIS
r LEVEL
NO URAIAN PROSES Staff User ASM Perus INPUT OUTPUT TOOLS
Treas Terkait treasu ahaan
ury (unit ry Asura Nilai Satuan
nsi
01 Menerima dokumen Dokumen /divis) Pengajuan.
kerusakan aset yang pengajuan Klaim dan
akan diklaimkan ke kerusakan pengelolaan
asuransi dari user aset asuransi
terkait (Divisi/unit)
 menerima pengajuan
kerusakan aset yang
dikirimkan oleh divisi /
unit terkait untuk dapat
ditindaklanjuti kepada
rekanan perusahan
Asuransi.
02 Melakukan verifikasi Dokumen Catatn
laporan kejadian yang pengajuan perbaikan
diberikan oleh Divisi kerusakaX`n (jika ada)
/Unit aset
 Melakukan verifikasi
terlebih dahulu, apabila:
1. Dokumen pengajuan
kerusakan aset sudah lengkap
dan sesuai, maka proses
dapat dilanjutkan
JIKA
2. Namun apabila dokumen DOKUMEN
masih belum lengkap/belum BELUM JIKA
LENGKAP DOKUMEN
sesuai maka perlu SUDAH
dilakukan perbaikan lagi oleh LENGKAP
user terkait

03 Melakukan perbaikan / Catatan Dokumen

melengkapi dokumen perbaikan kerusakan
pengajuan klaim aset yang
asuransi sudah
 Melakukan perbaikan A diperbaiki
berdasarkan catatan

Dokumen terkendali adalah Dokumen Cetak dan / atau digital yang berada pada bagian Pengendali Dokumen
Dokumen Cetak dan / atau digital bertanda “UNTUK INFORMASI” adalah dokumen yang tidak terkendali
 DIREKTORAT KEUANGAN Nomor Dokumen P.05/BS.08.01.13/TPS-2022
DEPARTEMEN KEUANGAN Index
Tanggal Efektif

PENGAJUAN, KLAIM & PENGELOLAAN ASURANSI Klasifikasi Dokumen

Halaman 9 / 14

Akto SERVIS
r LEVEL
NO URAIAN PROSES Staff User ASM Perus INPUT OUTPUT TOOLS
Treas Terkait treasu ahaan
ury (unit ry Asura Nilai Satuan
nsi
perbaikan yang diberikan
ASM Tresuri
 Apabila dokumen
pengajuan kerusakan
aset sudah selesai
diperbaiki, maka
dokumen tersebut
dikirimkan kembali
kepada ASM Tresuri
untuk di verifikasi kembali
04 Menyusun RAB dan Dokumen RAB
besaran tuntutan klaim pengajuan Dokumen
kepada perusahaan kerusakan pengajuan
asuransi aset klaim
 menyusun dan membuat asuransi
RAB serta besaran
tututan klaim yang akan
diajukan kepada rekanan
perusahaan asuransi.
05 Mendaftarkan kejadian Dokumen Hasil survei
dan klaim ke A pengajuan
perusahaan asuransi klaim
 Apabila RAB dan
besaran tututan klaim
sudah disusun, maka:
1. Dokumen pengajuan
kerusakan aset.
2. Dokumen pengajuan klaim
asuransi
3. RAB dan besaran tututan
klaim, diajukan kepada
rekanan perusahaan asuransi
untuk pendaftran klaim
asuransi.

Dokumen terkendali adalah Dokumen Cetak dan / atau digital yang berada pada bagian Pengendali Dokumen
Dokumen Cetak dan / atau digital bertanda “UNTUK INFORMASI” adalah dokumen yang tidak terkendali
 DIREKTORAT KEUANGAN Nomor Dokumen P.05/BS.08.01.13/TPS-2022
DEPARTEMEN KEUANGAN Index
Tanggal Efektif

PENGAJUAN, KLAIM & PENGELOLAAN ASURANSI Klasifikasi Dokumen

Halaman 10 / 14

Akto SERVIS
r LEVEL
NO URAIAN PROSES Staff User ASM Perus INPUT OUTPUT TOOLS
Treas Terkait treasu ahaan
ury (unit ry Asura Nilai Satuan
nsi
06 Mendampingi Dokumen Hasil survei
pelaksanaan survei B Pengajuan klaim
bersama perusahaan
asuransi
 perusahaan asuransi
melakukan pengecekan
atas kerusakan aset
tersebut melalui survei
yang didampingi dengan
perwakilan Unit tresuri
serta perwakilan unit /
divisi terkait
07 Melakukan verifikasi 1. Dokumen Keputusan
dan analisis pada pengajuan asuransi
dokumen-dokumen klaim LOD (jika
pengajuan klaim asuransi tercover)
 memeriksa dokumen dan 2. RAB
hasil survei yang sudah 3. Hasil surve
dilakukan. Apabila hasil
verifikasi menyatakan JIKA
bahwa:
1. Laporan kerusakan aset KERUSAKAN
TIDAK
tidak ter cover asuransi, maka
TER-
dilanjutkan proses negosiasi. COVER
2. Laporan kerusakan aset ter
cover asuransi maka
perusahaan asuransi
mengeluarkan surat JIKA
pernyataan yang berisikan KERUSAKAN
nilai klaim yang disetujui oleh TER-
asuransi. COVER
08 Melakukan negosiasi Keputusan Dokumen
 ASM Tresury membuat asurnsi tidak negosiasi
dokumen negosiasi untuk tercover klaim
diajukan kembali kepada
asuransi
perusahaan asuransi .
Pada dokumen negosiasi c
Dokumen terkendali adalah Dokumen Cetak dan / atau digital yang berada pada bagian Pengendali Dokumen
Dokumen Cetak dan / atau digital bertanda “UNTUK INFORMASI” adalah dokumen yang tidak terkendali
 DIREKTORAT KEUANGAN Nomor Dokumen P.05/BS.08.01.13/TPS-2022
DEPARTEMEN KEUANGAN Index
Tanggal Efektif

PENGAJUAN, KLAIM & PENGELOLAAN ASURANSI Klasifikasi Dokumen

Halaman 11 / 14

Akto SERVIS
r LEVEL
NO URAIAN PROSES Staff User ASM Perus INPUT OUTPUT TOOLS
Treas Terkait treasu ahaan
ury (unit ry Asura Nilai Satuan
nsi
ini, ASM juga melakukan
perbaikan pada RAB dan
besaran tuntutan klaim
nya.
 Dokumen diberikan
kembali kepada
perusahaan asuransi
untuk di verifikasi dan
diberikan keputusan

09 Menyetujui dan Keputusan LOD yang

menandatangani LOD c asuransi : sudah di
(letter of discharge) tercover setujui
yang diajukan oleh LOD kedua
asuransi belah pihak
 menerima dan
menandatangani LOD
atau letter of discharge
yang diberikan oleh
perusahaan asuransi
sebagai dasar
disepakatinya nilai klaim
yang disetujui oleh
asuransi maupun pihak
PT TPS Surabaya
10 Menerima pembayaran LOD yang Nota/bukti
klaim dari perusahaan sudah di penerimaan
asuransi setujui kedua pembayara
 maka perusahaan belah pihak n
mengirimkan
pembayaran klaim
kepada Unit Tresuri
dilengkapi dengan
nota/bukti pembayaran
klaim.
D
Dokumen terkendali adalah Dokumen Cetak dan / atau digital yang berada pada bagian Pengendali Dokumen
Dokumen Cetak dan / atau digital bertanda “UNTUK INFORMASI” adalah dokumen yang tidak terkendali
 DIREKTORAT KEUANGAN Nomor Dokumen P.05/BS.08.01.13/TPS-2022
DEPARTEMEN KEUANGAN Index
Tanggal Efektif

PENGAJUAN, KLAIM & PENGELOLAAN ASURANSI Klasifikasi Dokumen

Halaman 12 / 14

Akto SERVIS
r LEVEL
NO URAIAN PROSES Staff User ASM Perus INPUT OUTPUT TOOLS
Treas Terkait treasu ahaan
ury (unit ry Asura Nilai Satuan
nsi
11 Membayarkan tagihan Dokumen
kerusakan aset kepada D pengajuan
user terkait kerusakan
 Berdasarkan uang masuk
yang diterima dari
perusahaan asuransi,
maka Tresuri
membayarkan tagihan
kerusakan aset di user
terkait berdasarkan
kebutuhan yang sudah
dibahas pada proses
SELESAI
sebelumnya.

INDIKATOR KINERJA
TOTAL SERVICE LEVEL
PROSES

POLARITAS

PERIODE PENGUKURAN

PENANGGUNG JAWAB Manager Keuangan

Dokumen terkendali adalah Dokumen Cetak dan / atau digital yang berada pada bagian Pengendali Dokumen
Dokumen Cetak dan / atau digital bertanda “UNTUK INFORMASI” adalah dokumen yang tidak terkendali
 DIREKTORAT KEUANGAN Nomor Dokumen
MANAJEMEN KEUANGAN Idex
Tanggal Efektif
PENGAJUAN, KLAIM & Klasifikasi Dokumen
PENGELOLAAN ASURANSI
Halaman 13 / 14

VIII. DOKUMEN TERKAIT

NO JENIS NAMA DOKUMEN NOMOR DOKUMEN/INDEX
DOKUMEN

1 Prosedur
2 Formulir
3 Formulir
4 Formulir

IX. GLOSARIUM
SIMBOL / DEFINISI /
NO ISTILAH / PENJELASAN
SINGKATAN
1 Mendeskripsikan dimulainya/selesainya pekerjaan

2 Mendeskripsikan proses

3 Mendeskripsikan kegiatan pengambilan keputusan

4 Mendeskripsikan kegiatan pengambilan keputusan

5 Mendeskripsikan penghubung proses antar halaman
6 Mendeskripsikan prosedur lain yang berkaitan dan digunakan pada SOP yang
sifatnya berkaitan dengan SOP lainnya atau SOP lain merupakan lanjutan proses dari
SOP yang sedang disusun
7 Mendeskripsikan penghubung antar proses kerja pada diagram alir
8 Dokumen/arsip hard copy

9 Resiko ke x yang berpotensi muncul di masing masing proses

Rx
10 Isu Topik/kejadian/bahasa yang sedang berlangsung yang dapat memberikan dampak
baik langsung maupun tidak langsung pada penerapan system manajemen terpadu
maupun kelangsungan usaha

Dokumen terkendali adalah Dokumen Cetak dan / atau digital yang berada pada bagian Pengendali Dokumen
Dokumen Cetak dan / atau digital bertanda “UNTUK INFORMASI” adalah dokumen yang tidak terkendali
 DIREKTORAT KEUANGAN Nomor Dokumen
MANAJEMEN KEUANGAN Idex
Tanggal Efektif
PENGAJUAN, KLAIM & Klasifikasi Dokumen
PENGELOLAAN ASURANSI
Halaman 14 / 14

X. KETERKAITAN STANDAR

A. KLAUSUL / KRETERIA
1. Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2015, Klausul
2. Sistem Manajemen Lingkungan ISO 14001:2015, Klausul
3. Sistem Manajemen Kelangsungan Usaha ISO 22301:2019, Klausul
4. Sistem Manajemen Keamanan Informasi ISO 27001:2013, Klausul
5. Sistem Manajemen Keamanan Rantai Pasok ISO 28000:2007, Klausul
6. Anti Penyuapan ISO 37001:2016, Klausul
7. Sistem Manajemen Kesehatan dan Keselamatan Kerja ISO 45001:2017, Klausul
8. Sistem Manajemen Energi ISO 50001:2018, Klausul
9. Sistem Manajemen Kesehatan dan Keselamatan Kerja PP Nomor 50 Tahun 2012,
Elemen
10. ISPS Code

B. SUMBER DAYA MANUSIA DAN INFORMASI

Kompetensi yang dibutuhkan untuk menjalankan proses ini terdiri dari:
1. Kompetensi pada manajerial keuangan dan asuransi
Informasi yang dibutuhkan dalam proses ini adalah
1. Letter of Disxahrge (LOD) dan s Dokumen Pengajuan klaim
2. Surat permohonan pembukaan/penutupan rekening bank
C. LINGKUNGAN KERJA DAN INFRASTRUKTUR
Lingkungan kerja dan infrastruktur yang dibutuhkan, mencakup:
1. Fasilitas standard kantor

D. PRODUK KERJA
Produk kerja yang dihasilkan dari pelaksanaan proses ini meliputi:
1. RAB pengajuan klaim
2. Dokumen pengajuan kerusakan aset yang akan di perbaiki
3. Dokumen pengajuan klaim asuransi
4. Letter of discharge
5. Nota penerimaan pembayaran tagihan kerusakan aset

Dokumen terkendali adalah Dokumen Cetak dan / atau digital yang berada pada bagian Pengendali Dokumen
Dokumen Cetak dan / atau digital bertanda “UNTUK INFORMASI” adalah dokumen yang tidak terkendali