SISTEM MANAJEMEN

1. STRUKTUR ORGANISASI

APOTEKER

TENAGA TEKNIS ADMINISTRASI CLEANING SERVICE

KEFARMASIAN

Personel di apotek terdiri dari 1 Apoteker Pengelola Apotek (APA), 3 orang Asisten Apoteker (TTK/AA)
yang terlatih, 1 orang bagian Administrasi dan 1 orang cleaning service

2.1 Tugas dan Fungsi Apoteker

Pengelola Apotek (APA) bertanggung jawab terhadap seluruh kegiatan yang terjadi di apotek.
Berikut tugas dan fungsi dari struktur organisasi diatas
1. Apoteker Pengelola Apotek (APA) :
- Membuat visi, misi
- Membuat Strategi, Tujuan, Program kerja
- Membuat SPO/Protap di setiap fungsi
- Membuat indikator di setiap fungsi
-Membuat sistem pengawasan dan pengendalian SPO/Protap di setiap fungsi
2. Fungsi Pembelian :
-Data kebutuhan barang
-Buat Pareto/Analisa ABC
-Pilih Suplier
-Melakukan pembelian
-Memeriksa harga, diskon hasil negosiasi
3. Fungsi Gudang :
-Menerima barang
-Menyimpan barang
-Menata, merawat, dan menjaga keamanan barang
-Mengeluarkan barang
4. Fungsi Penjualan/Pelayanan :
 -Penjualan dengan harga yang telah ditetapkan
-Menjaga kenyamanan Ruang Tunggu
-Ramah, santun
-Membina hubungan baik
-Informasi dan solusi pada konsumen
5. Fungsi Keuangan :
-Perencanaan aliran kas ( cash flow ) bulanan dan tahunan
-Menerima dan mengeluarkan uang sesuai bukti dokumen ( disetujui oleh APA )
-Menjaga keamanan dan resiko kehilangan uang dan surat berharga

2.2 Perlengkapan Apotek

Berdasarkan KepMenKes No.1322/MENKES/X/2002 Bab I pasal 1, yang dimaksud
perlengkapan apotek adalah semua peralatan yang digunakan untuk melaksanakan
pengelolaan apotek, dan merupakan sarana penunjang kegiatan di apotek. Perlengkapan yang
terdapat di apotek Farma Record meliputi :
1. Alat pembuatan, pengolahan, dan peracikan :
 Timbangan milligram dan gram dengan anak timbangan masing-masing 1 (satu)
set yang ditera setiap 1 tahun sekali
 Mortir dan stamper 4 set dengan ukuran yang berbeda (besar dan kecil)  Gelas
ukur 5 ml, 10 ml, 25 ml dan 50 ml masing-masing 1 (satu) buah
 Corong 1 (satu) buah.  Spatel/sendok logam dan sendok porselen
 Ayakan
 Batang pengaduk dan sudip
 Rak Tempat pengeringan alat
 Termometer 2 buah (termoter untuk ruangan dan untuk diletakkan di kulkas

2.Perlengkapan dan alat perbekalan farmasi :

 Rak kayu untuk obat bebas, obat bebas terbatas, obat tradisional, alat kesehatan dan
kosmetik, serta lemari es untuk minuman ringan yang diletakkan di swalayan.
 Lemari/rak kayu untuk menyimpan obat dan menata obat serta untuk gudang obat.
 Lemari untuk menyimpan arsip.
 Lemari untuk buku-buku stand
 Lemari khusus penyimpanan narkotika dan psikotropika yang terbuat dari kayu
berukuran 40 × 80 × 100 cm dan dibagi menjadi dua bagian yang masing-masing
memiliki kunci yang berbeda. Tempat khusus yang dimaksud berupa dua buah
tempat yang terpisah atau satu tempat yang terbagi dua dan tiap bagian mempunyai
daun pintu dan kunci-kunci tersendiri. Bagian pertama untuk menyimpan persediaan
narkotika/psikotropika, bagian lainnya untuk menyimpan narkotika/psikotropika
untuk keperluan sehari-hari (Permenkes No. 28 th 1978).  Lemari es digunakan
untuk menyimpan obat-obat yang tidak stabil dalam suhu ruang

3. Bahan pengemas dan pembungkus :

  Bahan pengemas terdiri dari plastik pembungkus, plastik klip, tempat bedak, botol
plastik, kantong plastik, kertas perkamen, pot plastik, dan botol.
 Etiket obat dibedakan menjadi dua macam yaitu etiket warna putih dan etiket warna
biru. Etiket warna putih untuk sediaan obat dalam. Sedangkan etiket warna biru
untuk sediaan obat luar. Selain itu, untuk sediaan sirup juga disediakan label “kocok
dahulu” dan untuk sediaan antibiotik dibuat label khusus yaitu “harus dihabiskan”.

4. Alat-alat Administrasi meliputi :

 Blanko surat pesanan obat non narkotika (lampiran)
 Blanko surat pesanan narkotika (lampiran)
 Blanko surat pesanan psikotropika (lampiran)
 Blanko tanda terima faktur
 Blanko kartu stok obat dan gudang (lampiran)
 Blanko salinan resep (lampiran)
 Kwitansi
 Nota Penjualan
 Buku katalog obat dan daftar harga
 Buku defecta dan buku daftar kadaluarsa (ED).
 Buku pencatatan narkotika, psikotropika dan prekursor.
 Buku keuangan apotek : buku penjualan obat non resep, buku penjualan obat dengan
resep.
 Buku penerimaan kas
 Buku pengeluaran kas
 Form laporan penggunaan obat narkotika, psikotropika dan prekursor
 Kalkulator
 Stempel apotek
 Alat-alat tulis, steples, dan alat administrasi lainnya
 Buku-buku, meliputi: Farmakope Indonesia edisi III dan IV, kumpulan peraturan
perundang-undangan yang berhubungan dengan apotek, ISO Indonesia, MIMS,
IONI, dan buku acuan lain.

2.2 Analisis SWOT

Analisis SWOT merupakan metode untuk menganalisis studi kelayakan suatu produk atau usaha
dengan mempertimbangkan faktor internal dan eksternal. Faktor internal terdiri dari Strenght
(Kekuatan) dan Weakness (kelemahan) sedangkan faktor eksternal terdiri dari Oppurtunity (peluang)
dan Threat (ancaman).
 STRENGTH
FAKTOR INTERNAL 1. Konsep layanan patient
oriented berbasis pharmaceutical
care.
2. Apoteker yang berada di
Apotek dan siap memberikan
konseling/layanan kefarmasian
pada pasien.
3. Menerima pemeriksaan gula
FAKTOR darah, dan check tekanan darah.
EKSTERNAL 4. Menjual produk non obat
5. Melayani pelayanan
swamedikasi
6.Petugas apotik yang handal
dan loyal, terdiri dari tenaga
yang sudah berpengalaman dan
tenagatenaga muda yang penuh
semangat dan kreatif
Opportunity : Strategi SO :
1. Dilihat dari data 1. Pelayanan swamedikasi
kunjungan masyarakat harus dilakukan oleh
ke puskesmas apoteker
menunjukkan kesadaran 2. Promosi, edukasi, dan
masyarakat akan konseling kesehatan
kesehatan semakin dengan memanfaatkan
tinggi. peningkatan kesadaran
2. keberadaan sarana masyarakat
publik dan pemukiman 3. Penjualan produk non
yang dekat dengan obat disertai dengan
Apotek edukasi terkait
pentingnya upaya
pencegahan penyakit.
Threats : Strategi ST :
1. Daya tawar 1. Menyediakan pelayanan
2. Regulasi home care
3. supplier 2. Edukasi serta konseling
kesehatan dilakukan oleh tenaga
kompeten (Apoteker).
3. Pengadaan barang dilakukan
oleh orang yang kompeten.
4. Meningkatkan kompetensi
tim untuk mengakomodasi daya
tawar masyarakat
WEAKNESS
1. Apotek baru, belum dikenal
oleh masyarakat , dan belum
mempunyai langganan yang
loyal
Strategi Wo :
1. Promosi Kesehatan
melalui leaflet dengan
disertai promosi apotek
dalam kegiatan sosial
2. Bekerja sama dengan
sarana public untuk
mempromosikan apotek
3. Bekerja sama dengan
sekolah, kecamatan
dalam event seminar
Kesehatan
Strategi WT :
1. Sosialisasi Apotek.
2. Pemberian harga yang
kompetitif.
3. Mencari sumber dana untuk
meningkatkan pelayanan apotek.
4. Melobi dan melakukan
seleksi terhadap supplier.
5. Menyikapi regulasi dalam
forum organisasi internal