SISTEM DAN PROSEDUR PENGARSIPAN DI MTs MA'ARIF

PUTRAJAWA

Diajukan untuk memenuhi salah satu syarat menempuh Ujian Sekolah dan
pertanggungjawaban dalam pelaksanaan Kegiatan Prakerin

Disusun oleh :
Nama :Ilham Ahmad Muzaki
Nis :

KOMPETENSI KEAHLIAN ADMINISTRASI PERKANTORAN

SMK PGRI SELAAWI
TAHUN PELAJARAN 2022/2023
HALAMAN PRINSIP

Motto:

"A person who never made a mistake never tried anything new."
(Orang yang tak pernah melakukan kesalahan adalah orang yang tak
pernah mencoba sesuatu yang baru).

"The harder the conflict, the more glorious the triumph." (Semakin
sulit perjuangannya, semakin besar kemenangannya).

"The Experience is learning and the best teacher". (Pengalaman adalah

pembelajaran dan guru terbaik).

Terjemahan ayat Al -Qur'an:

Firman Allah
‫ إال نفسا ً هللا يكلف ال‬-‫وسعها‬, yang artinya bahwa Allah tidak membebani
seseorang di luar kemampuannya. (Al-Baqarah: 286)
 SISTEM DAN PROSEDUR PENGARSIPAN DI MTs MA'ARIF
PUTRAJAWA

Disusun oleh:
Nama : Ilham ahmad muzaki
Nis :

Nama tempat prakerin :

Alamat :
Disahkan di :
Pada tanggal :

Disahkan Oleh:

Pinpinan/ Pembingbing pkl

Direktur perusahaan Manager perusahaan

H.Arifin Hidayat ,s.pd.i Ucu Hilman ,sh.i

 SISTEM DAN PROSEDUR PENGARSIPAN DI MTs MA'ARIF
PUTRAJAWA

Di susun oleh :
Nama :Ilham Ahmad muzaki
Nis :

Di sahkan :
Pada tanggal :

Disahkan oleh:
Pembingbing prakerin 1 Pembingbing pkl 2

Danyu Suryani S.E Dedep S,AG

Disetujui oleh
Kepala SMK PGRI selaawi

Dr. ENTIS SUNTARA ,S.Pd.,MSi.

NIp.-
 KATA PENGANTAR

Puji syukur penulis panjatkan ke hadirat Allah Swt. karena atas rahmat dan hidayah-
Nya penulis dapat menyelesaikan laporan hasil Praktek Kerja Industri (PRAKERIN) ini
tepat waktu.
Laporan hasil Praktek Kerja Industri (PRAKERIN) yang berjudul “SISTEM DAN
PROSEDUR PENGARSIPAN DI MTS MA'ARIF PUTRAJAWA” ini dibuat sebagai
bahan pertanggungjawaban dalam melaksanakan Praktek Kerja Industri (PRAKERIN)
selama 2 bulan terhitung mulai tanggal 22 Juli 2021 s.d. 22 September 2021. Selain itu,
pembuatan laporan hasil Praktek Kerja Industri (PRAKERIN) ini dimaksudkan pula
untuk memenuhi syarat menempuh ujian kompetensi keahlian pada kompetensi kejuruan
Administrasi Perkantoran.
Penulis menyadari laporan prakerin ini masih banyak kekurangan, bahkan jauh dari
kata sempurna. Namun, atas rahmat Allah Swt., bantuan, serta bimbingan dari berbagai
pihak akhirnya laporan prakerin ini dapat terwujud. Oleh karena itu, dengan segala
kerendahan hati penulis menerima kritik dan saran dari berbagai pihak.
Selesainya pembuatan laporan hasil Praktek Kerja Industri (PRAKERIN) ini tidak
terlepas dari do'a, dorongan, dukungan, bimbingan, dan bantuan dari berbagai pihak.
Oleh karena itu, sudah selayaknyalah penulis menyampaikan ucapan terima kasih dan
penghargaan yang tinggi kepada semua pihak yang telah berjasa kepada penulis.
Ucapan terima kasih dan penghargaan yang tinggi ini penulis sampaikan kepada yang
terhormat:
1. Dr.H. Entis Suntara, S.Pd.,M.Si. selaku kepala sekolah SMK PGRI Selaawi yang
telah memberikan kesempatan kepada kami untuk melaksanakan Praktek Kerja Industri
(PRAKERIN), serta menyediakan fasilitas kenyamanan belajar bagi penulis.
2. Danyu Suryani,SE selaku Kaprog AP (Administrasi Perkantoran) yang telah
mengarahkan, membimbing dan memberikan motivasi kepada penulis untuk
melaksanakan prakerin.
3. Dedep, S.Ag selaku Guru pembimbing siswa dan pembimbing penulisan laporan
kegiatan di SMK PGRI Selaawi.
4. H.Arifin Hidayat,S.Pd.I,S.Pd.I selaku kepala sekolah MTS MA'ARIF PUTRAJAWA
5. Ucu Hilman,SH.I. selaku guru pembimbing siswa di MTs Ma'arif Putrajawa
6. Para petugas di MTs Ma'arif Putrajwa yang membantu dan mendukung penulis dalam
melaksanakan tugas di sekolah tersebut.
7. Bapak/Ibu guru dan staf Administrasi SMK PGRI Selaawi, serta rekan-rekan dan
seluruh siswa kelas XII baik kejuruan AP maupun TKJ.
8. Orang istimewa yang selalu memotivasi dan memberikan dukungan kepada penulis
yang tiada hentinya.
9. Semua pihak yang telah membantu baik secara langsung maupun tidak langsung
sehingga penyusunan laporan prakerin dapat ddiselesaikan

Secara khusus penulis sampaikan ucapan terima kasih kepada keluarga penulis yang
selalu memberi semangat kepada penulis untuk menyelesaikan laporan prakerin ini.
Berkat do'a dan kegigihanya dalam membakar semangat penulis, akhirnya tugas yang
sangat berharga ini berhasil diselesaikan. Semoga semua do'a, dukungan, bimbingan dan
bantuan yang telah diberikan oleh semua pihak di atas mendapatkan pahala berlimpah
dari Allah Swt

DAFTAR ISI

HALAMAN PRINSIP
a. Dari Tempat Prakerin

b. Dari Sekolah

KATA PENGANTAR
DAFTAR ISI
BAB I PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang Masalah
1.2 Rumusan Masalah
1.3 Tujuan Penulisan
1.4 Teknik Pengumpulan Data
1.5 Waktu dan Tempat Kegiatan Prakerin
BAB II RUANG LINGKUP PERUSAHAAN
2.1. Sejarah Singkat Sekolah
2.2. Struktur Organisasi Sekolah
2.3. Gambaran Pekerjaan
BAB III PEMBAHASAN
3.1. Landasan Teori
3.2. Uraian Materi
3.3. Pengalaman Praktik di Lapangan
BAB IV PENUTUP
4.1 Kesimpulan
4.2 Saran
DAFTAR PUSTAKA
LAMPIRAN-LAMPIRAN
RIWAYAT HIDUP PENULIS
 BAB I

PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang Masalah

Salah satu tugas Sekolah Menengah Kejuruan (SMK) adalah menghasilkan lulusan
atau tenaga kerja yang terampil di tingkat menengah. Dengan adanya pelaksaan
Pendidikan Sistem Ganda (PSG)/Prakerin ini, yang dimaksud dengan PSG/Prakerin
adalah adalah suatu bentuk kegiatan siswa-siswi yang bersifat ekstrakurikuler yang
diwajibkan oleh sekolah selama dua bulan yang merupakan salah satu persyaratan yang
utama untuk mengikuti Ujian Nasional (UN). Maka diharapkan pihak sekolah dan
DU/DI dapat memberikan kesempatan kepada siswa dan siswi Sekolah Menengah
Kejuruan (SMK) PGRI Selaawi agar dapat membandingkan antara teori yang didapat di
sekolah dengan kenyataan yang terjadi di dunia usaha.
Siswa dibekali dengan sejumlah pengetahuan dan keterampilan secara teoritis sesuai
dengan program studi masing-masing. Tanpa adanya kerja sama lembaga pendidikan
dengan dunia kerja dan instansi yang terkait, mustahil kegiatan tersebut akan berhasil
guna dapat menciptakan tenaga-tenaga terampil yang siap kerja.
Dengan demikian siswa-siswi dapat memperdalam dan memperluas pengetahuan dan
pengalaman terhadap dunia kerja. Hal ini sangat penting untuk pedoman siswa-siswi
karena menjadi bekal untuk menghadapi dunia kerja yang akan dijalaninya kelak. Maka
dari itu laporan penulis diberi judul “SISTEM DAN PROSEDUR PENGARSIPAN DI
MTS MA'ARIF PUTRAJAWA".
Dalam kegiatan prakerin ini, arsip dan pengarsipan adalah hal/kegiatan rutin di MTs
Ma'arif Putrajawa yang merupakan mata pelajaran produktif AP (Administrasi
Perkantoran) yang sering penulis lakukan dan kerjakan.
Arsip mempunyai peran penting dalam kelangsungan hidup organisasi baik organisasi
pemerintah maupun swasta. Manfaat arsip bagi suatu organisasi antara lain berisi
informasi yang berguna dalam pengambilan keputusan dan juga dapat dijadikan sebagai
alat bukti apabila terjadi masalah serta dapat dijadikan alat pertanggungjawaban
menajemen. Arsip dapat bermanfaat secara optimal bagi organisasi apabila dikelola
dengan tertib dan teratur, namun sebaliknya apabila arsip dikelola dengan tidak tertib
akan menimbulkan masalah bagi suatu organisasi. Apabila suatu arsip sulit untuk
ditemukan akan menjadi hambatan dalam proses pengambilan keputusan dan akan
mempersulit proses hukum dan pertanggungjawaban. Sistem kearsipan selama ini
menggunakan cara manual yaitu dengan menyimpan di filling cabinet dan mencatatnya
ke buku sehingga keakuratan dari sistem manual adalah ketidak-efesienan dan efektifnya
ruang, waktu dan biaya. Ketidak efektifan ruang dalam hal penyediaan tempat yang
membutuhkan peralatan seperti filling cabinet, map, rak dan lainnya. Ketidak efektifan
waktu dalam hal pencarian dokumen yang lama karena ketidak rapian dalam
administrasi. Ketidak efektifian biaya dalam hal kebutuhan peralatan yang mahal
sehingga membutuhkan perawatan dan pemeliharaan tempat penyimpanan arsip.
Pengarsipan adalah setiap catatan baik dalam bentuk gambar ataupun bagan yang
memuat keterangan-keterangan mengenai suatu subyek (pokok persolan) ataupun
peristiwa yang dibuat orang untuk membantu daya ingat demi keperluan organisasi atau
perusahaan baik untuk keperluan administrasi maupun kepentingan pembuktian nyata
dari data tersebut. Pengarsipan dapat diartikan sebagai proses mengklasifikasi, menata
dan menyimpan arsip agar arsip tersebut dapat cepat ditemukan pada saat dibutuhkan.
Dapat juga dikatakan bahwa fungsi dasar pengarsipan adalah menyimpan arsip dalam
suatu tempat yang aman dan suatu cara yang memungkin penemuan arsip tertentu
dengan cepat (Ajie, 2012:1).
Perusahaan milik pemerintah maupun swasta berhati-hati dan serius dalam
melaksanakan penyimpanan arsip. Hal ini sangat berguna dalam memudahkan kegiatan
administrasi perusahaan atau organisasi tersebut. Menyikapi perkembangan ilmu
pengetahuan dan teknologi serta arus informasi di era globalisasi ini, perlu adanya sistem
administrasi yang akurat baik dalam instansi pemerintahan maupun swasta Setiap
organisasi dalam mencapai tujuannya dibutuhkan informasi yang akurat termasuk data
lama (arsip).

1.2 Rumusan Masalah

Dari adanya latar belakang masalah di atas, maka dapat diperoleh rumus masalah
sebagai berikut:
1. Apa yang dimaksud sistem pengarsipan berdasarkan nomor?

2. Alat bantu/kelengkapan apa saja yang digunakan pada pengarsipan sistem nomor?
3. Bagaimana cara menyimpan dan menemukan kembali arsip pada sistem nomor?
4. Mengapa MTs Ma'arif Putrajawa lebih memilih menggunakan sistem dan
prosedur pengarsipan berdasarkan nomor?

1.3 Tujuan Penulisan

Adapun tujuan dari penyusunan laporan ini, yaitu sebagai berikut:
1. Untuk mengetahui sistem dan prosedur pengarsipan apa yang digunakan di Klinik
MTs Ma'arif Putrajawa
2. Untuk mengetahui apa yang dimaksud sistem pengarsipan berdasarkan nomor
3. Untuk mengetahui alat bantu/kelengkapan apa saja yang digunakan pada
pengarsipan sistem nomor
4. Untuk mengetahui bagaimana cara menyimpan dan menemukan kembali arsip
pada sistem nomor
5. Untuk mengetahui mengapa Mts Ma'arif Putrajawa lebih memilih menggunakan
sistem dan prosedur pengarsipan berdasarkan nomor

1.4 Teknik Pengumpulan Data

Adapun teknik pengumpulan data dalam penyusunan laporan ini dengan melaksanakan
beberapa cara, antara lain:
1. Interview (Wawancara)

Dengan cara menanyakanya langsung kepada kepala sekolah dan para guru yang
ada di MTs Ma'arif Putrajawa.
2. Mengikuti kegiatan prakerin di lapangan/Observasi

Dengan membaca data yang ada di MTs Ma'arif Putrajawa dan memahami apa
saja yang dilakukan saat melakaksanakan kegiatan prakerin.
3. Mencari sumber lain melalui media internet.
1.5. Waktu dan Tempat Kegiatan Prakerin
Adapun waktu dan Tempat kegiatan prakerin, yaitu sebagai berikut:
Waktu dan tempat pelaksanaan kegiatan prakerin di laksanakan terhitung dari tanggal 22
Juli 2020 s.d. 22 September 2020 yang berlokasi di MTs Ma'arif Putrajawa yang
beralamat di Jalan Desa Putrajawa No. 702 Kecamatan Selaawi Kabupaten Garut 44187
 BAB II
RUANG LINGKUP MTS MA'ARIF PUTRAJAWA

2.1 Sejarah Singkat MTs Ma'arif Putrajawa

MTs adalah sekolah tingkat pertama yang pertama kali ada di daerah Selaawi sebelum
sekolah PGRI dan sekolah sekolah yang lainnya.
Berdirinya sekolah ini pada tahun 1963 yang dinamai SMPI (Sekolah Menengah Pertama
lslam) yang berada di lokasi Selaawi. Perdirinya sekolah ini yaitu bapak Solihin Mulyani,
bapak Sonhaji, bapak Dulhalim dan bapak Iin.
Ini adalah sekolah pertama di Selaawi karena untuk menyediakan orang-orang terutama
wilayah Selaawi yang tidak mampu sekolah ke negeri.
Tempatnya berpundah pindah, pertama di Desa Cikondang tepatnya di wilayah Cijatun
dan pindah ke Putrajawa pada tahun 1968 dan berganti nama menjadi MTs Ma'arif
Putrajawa sampai sekarang,karena sekolah ini berada di jalan Desa Putrajawa.
Meskipun pertama muridnya beberapa orang tapi sampai sekarang masih berjalan terus.
Kepala sekolah yang berjabat di MTs Ma'arif Putrajawa :
1. Bapak Solihin Mulyani
2. Bapak Dulhalim
3. Aden mamad
4. Bapam Dulhalim
5. Bapak Ubus
6. Bapak Hj.Dede
7. Bapak H Arifin
2.2 struktur
2.3Gambaran Pekerjaan
Gambaran pekerjaan Di MTs Ma'arif Putrajawa sebagai lembaga pendidikan secara
umum menyelenggarakan pendidikan pada tingkat sekolah menengah pertama.
Penyelenggaraan pendidikan tersebut adanya proses belajar dan mengajar serta pelayanan
administrasi ketatausahaan. Adapun secara khusus gambaran pekerjaan MTs Ma'arif
Putrajawa yaitu sebagai berikut:

1. Kepala sekolah sebagai pendidik yaitu membimbing guru, karyawan, siswa,

dan staf melalui pelatihan atau program sekolah seperti penataran, diklat,
seminar, diskusi, dan sebagainya.

2. Kepala sekolah sebagai manajer yaitu mengelola administrasi kegiatan.belajar dan

pembelajaran, administrasi kesiswaan, administrasi ketenagapendidikan, administrasi
keuangan, dan administrasi sarana/prasarana.

3. Wakil kepala sekolah berperan membantu dan bertanggung jawab kepada kepala
sekolah dalam hal perorganisasian operasional sekolah.

4. PKS kurikulum berperan dalam hal menyusun program pengajaran termasuk di

dalamnya menyusun kalender pendidikan, pembagian tugas guru dan jadwal pelajaran,
menyusun jadwal evaluasi belajar, menerapkan kriteria persyaratan kenaikan kelas, dan
melakukan supervisi administrasi akademis.

5. PKS kesiswaan berperan dalam hal menyusun program pembinaan kesiswaan

(OSIS), melaksanakan bimbingan pengarahan dan pengendalian kegiatan kesiswaan,
menegakan disiplin dan tata tertib sekolah serta pemilihan pengurus OSIS, dan
mengadakan pemilihan siswa untuk mewakili sekolah dalam
kegiatan di luar lingkungan sekolah.
6. PKS sarana dan prasarana berperan dalam menyusun program pengadaan sarana
dan prasarana, mengkoordinasikan penggunaan sarana dan prasarana, pengelolaan
pembiayaan alat-alat pengajaran, mengelola perawatan dan perbaikan sarana prasarana,
dan melaksanakan pembukuan saarana prasarana.

7. PKS humas berperan dalam mengatur dan menyelenggarakan hubungan

sekolah dengan dewan sekolah, membina hubungan antara sekolah dengan
wali murid, membina pengembangan antara sekolah dengan lembaga
pemerintah, dunia usaha, serta lembaga sosial lainnya, serta menciptakan
hubungan yang kondusif di antara warga sekolah.

8. Tata usaha berperan dalam penyusunan program kerja tata usaha sekolah,
pengurusan dan pelaksanaan administrasi sekolah, dan penyusunan laporan pelaksanaan
secara berkala.

9. Wali kelas berperan dalam kepengurusan dan pengelolaan kelas serta

penyelenggaraan administrasi kelas.

10. BP/BK berperan dalam penyusunan dan pelaksanaan program bimbingan

konseling, koordinasi denga wali kelas dalam rangka mengatasi masalahmasalah yang
dihadapi siswa, memberikan layanan kepada siswa supaya lebih
berprestasi dalam pembelajaran, memberikan saran dan pertimbangan kepada
siswa dalam memperoleh gambaran tentang lanjutan pendidikan dan lapangan
pekerjaan yang sesuai, dan menyusun laporan pelaksanaan kegiatan bimbingan
konseling.

11. Guru berperan dan bertanggung jawab kepada kepala sekolah dalam
melaksanakan kegiatan belajar dan mengajar.
 BAB III
PEMBAHASAN

3.1.Sistem kearsipan berdasarkan nomor di MTs Ma’Arif putrajawa

Pengertian arsip secara etimologi berasal dari bahasa Yunani (Greek) yaitu

archium yang artinya peti untuk menyiapkan sesuatu. Semula pengertian arsip itu

memang menunjukkan tempat atau gedung tempat untuk menyimpan arsipnya.

Tetapi perkembangan terakhir orang lain cenderung menyebut arsip sebagai warkat.

Schollenberg menggunakan istilah archives sebagai kumpulan warkat dan archives

instituion sebagai gedung arsip atau lembaga kearsipan. Menurut The Liang Gie

dalam bukunya “Administrasi Perkantoran”, arsip adalah kumpulan warkat yang

disimpan secara teratur, berencana dan mempunyai suatu kegunaan agar setiap kali

diperlukan dapat cepat ditemukan kembali.

Tujuan kerasipan yaitu: supaya arsip terpelihara dengan baik, teratur dan aman,

jika diperlukan dapat ditemukan dengan cepat dan tepat, menghilangkan pemborosan

waktu dan tenaga, penghematan tempat penyimpanan, menjaga rahasia arsip, menjaga

kelestarian arsip, menyelamatkan pertanggung jawaban perencanaan, dan pelaksanaan

kegiatan kemasyarakatan.

Asas kearsipan ada tiga macam yaitu: asas sentralisasi, asas desentralisasi, dan

asas gabungan. Asas sentralisasi adalah penyelenggaraan/penanganan arsip dilakukan

dengan cara dipusatkan ke satu unit yang khusus menangani tentang arsip. Keuntungan

asas ini yaitu: pengawasan akan lebih efektif dan efisien dan penghematan dalam

biaya, alat maupun sarana lainnya. Adapun kelemahan asas ini

yaitu: jika dalam waktu bersamaan tiap unit membutuhkan arsip akan kesulitan

terpenuhi dalam waktu cepat dan prosedur di pusat belum tentu sama dengan yang ada

di masing-masing unit.

Asas desentralisasi adalah cara penanganan arsip dengan disebarkan ke masing-

masing unit yang ada dalam organisasi. Keuntungan asas desentralisasi yaitu: tiap unit
yang ada dalam organisasi bebas menerapkan sistem kearsipan yang diinginkan dan

pengawasan arsip tiap-tiap unit lebih mudah. Adapun kelemahan asas desentralisasi

yaitu: pimpinan unit sedikit kehilangan waktu karena untuk menangani arsip dan tidak

dapat menghemat tenaga, alat maupun sarana lain untuk menyimpan arsip. Ada pula

gabungan adalah penyelenggaraan kearsipan dengan memadukan kebaikan asas

sentralisasi dengan kebaikan asas desentralisasi.

Adapun fungsi arsip yaitu sebagai alat penyimpanan warkat, alat bantuan

perpustakaan,penyimpanan warkat-warkat keputusan yang telah diambil, kadang-

kadang merupakan bantuan yang berguna bagi pejabat dalam menentukan

kebijaksanaan perusahaan, dan kearsipan berarti menghimpun secara teratur tetap

warkat-warkat penting mengenai kemajuan perusahaan.

Jenis-jenis arsip dapat digolongkan atas berbagai jenis atau macam, tergantung

dari sisi peninjauannya. Jenis arsip dapat digolongkan berdasarkan fungsi, berdasarkan

nilai guna, bedasarkan sifat, berdasarkan keaslian, berdasarkan subyeknya, berdasarkan

bentuk dan wujud, serta berdasarkan sifat kepentingan arsip.

Arsip berdasarkan fungsi dapat menjadi arsip dinamis dan arsip statis. Arsip

dinamis yakni yaitu arsip yang masih dipergunakan secara langsung dalam

perencanaan pelaksanaan dan penyelenggaraan administrasi perkantoran , sedangkan

arsip statis yaitu arsip yang tidak di pergunakan secara langsung dalam

perencanaan,pelaksanaan ,penyelenggaraan administrasi perkantoran ,atau sudah tidak d

pakai lagi dalam kegiatan perkantoran sehari2.

Arsip berdasarkan nilai guna dapat dibedakan menjadi nilai guna primer dan nilai

guna sekunder. Arsip bernilai guna primer yaitu arsip yang didasarkan pada kegunaan

untuk kepentingan lembaga/instansi pencipta menghasilkan arsip. Nilai guna primer

meliputi: nilai guna administrasi yaitu arsip yang didasarkan pada kegunaan untuk

pelaksanaan tugas lembaga/instansi pencipta arsip, nilai guna hukum yaitu arsip

yang berisikan bukti-bukti yang mempunyai kekuatan hukum atas hak dan kewajiban
warga negara dan pemerintah, nilai guna keuangan yaitu arsip yang berisikan segala hal

yang menyangkut transaksi dan pertanggungjawaban keuangan, dan nilai guna ilmiah

dan teknologi yaitu: arsip yang mengandung data ilmiah dan teknologi sebagai akibat

hasil penelitian murni atau penelitian terapan. Adapun nilai guna sekunder yaitu nilai

arsip yang didasarkan pada kegunaan arsip sebagai kepentingan lembaga/instansi dan

pertanggungjawaban nasional. Arsip nilai guna sekunder meliputi: nilai guna

pembuktian yaitu arsip yang mengandung fakta dan keterangan yang dapat digunakan

untuk menjelaskan tentang lembaga/isntansi tersebut diciptakan dan nilai guna

informasi, yaitu arsip yang mengandung informasi bagi kegunaan berbagai kepentingan

penelitian dan sejarah.

Arsip berdasarkan sifat di bedakan atas arsip tertutup dan arsip terbuka.arsip

tertutup adalah arsip yang dalam pengelolaan dan perlakuannya berlaku ketentuan

tentang kerahasiaan surat surat.Arsip terbuka yaitu yang bolehb di ketahui oleh semua

pihak berdasarkan tingkat penyimpanan dan pemeliharaannya.menurut tingkat

penyimpanan dan pemeliharaannya ,arsip di bagi atas:arsip sentral,arsip pemerintah dan

arsip unit.Arsip sentral yaitu arsip yang d simpan pada suatu pusat arsip (depo

arsip),dan pemeriharaan nya pada suatu tempaat tertentu. Arsip pemerintah yaitu arsip

yang mengandung nilai khusus ada yang d simpan secara nasional di Jakarta yaitu pada

Lembaga Arsip Nasiona pusat yang d sebut dengan nama ANRI (Arsip Nasional

Republik Indonesia) Arsip unite yaitu arsip yang d simpan d setiap bagian atau setiap

unite dalam suatu organisasi.Arsip unite di sebut juga arsip mikro atau arsip khusus,

karena khusus hanya menyimpan arsip yang ada di unite yang bersangkutan .

Arsip berdasarkan keaslian dibedakan atas arsip asli, arsip tembusan, arsip

salinan, dan arsip petikan. Arsip berdasarkan subyeknya dibedakan atas berbagai

macam, misalnya: arsip keuangan, arsip kepegawaian, arsip pendidikan, arsip

pemasaran, arsip penjualan, dan sebagainya. Arsip berdasarkan bentuk dan wujudnya

terdiri dari berbagai macam, misalnya surat (arsip korespondensi) yang dalam hal ini

diartikan sebagai setiap lembaran kertas yang berisi informasi atau keterangan yang
berguna bagi penyelenggaraan kehidupan organisasi. Adapun arsip berdasarkan

kepentingan arsip dibedakan atas arsip penting dan arsip vital. Arsip penting, yaitu arsip

yang mempunyai nilai hukum, pendidikan, keuangan, dokumentasi, sejarah, dan

sebagainya. Arsip vital, yaitu arsip yang bersifat permanen, disimpan untuk selama-

lamanya, misalnya akte, ijazah, dan buku induk mahasiswa. Sistem penyimpanan arsip

terdiri dari:system abjad(Alphabetical Filling System),system perihal (pokok isi surat),

sistem nomor, sistem geografis/wilayah, sistem tanggal (Chronologis), dan sistem buku

agenda.

Sistem penyimpanan arsip merupakan sistem penyimpanan warkat yang

berdasarkan kode nomor sebagai pengganti dari nama orang atau badan, yang disebut

juga inderect filing system (karena penentuan nomor yang akan digunakan memerlukan

pengelompokan masalahnya terlebih dahulu). Sistem nomor adalah sistem penyimpanan

dan penemuan kembali arsip yang disusun dengan menggunakankode angka/nomor.

Adapun sistem nomor yang digunakan berdasarkan peraturan yang sudah lazim

digunakan yakni:

1.Sistem penyimpanan arsip berdasarkan nomor Dewey

2.Sistem penyimpanan arsip berdasarkan terminal digit
3.Sistem penyimpanan arsip berdasarkan nomor seri (urut)
4.Sistem penyimpanan arsip berdasarkan nomor banyak digunakan di berbagai kantor

kantor atau instansi yang penggunanya menggunakan urutan nomor, cth, KTP, No. Rek

Bank, Nomor Induk Siswa (NIS), dan penggunaan nomor lain semacamnya. Contoh:

Sekolah : Nomor Induk Siswa

Perguruan Tinggi : Nomor Induk Siswa
PLN : Nomor Rekening Listrik
Rumah Sakit : Nomor Identitas Pasien
Adapun persiapan penataan arsip berdasarkan nomor yaitu: (1) menyusun pola
klasifikasi arsip dan (2) menyiapkan peralatan arsip. Sementara itu kelebihan
penataan arsip berdasarkan nomor yaitu: (1) penyimpanan dapat lebih teliti, cermat dan
teratur, (2) penyimpanan dapat lebih cepat dan tepat, (3) sederhana dan mudah
dilaksanaka, (4) dapat dipakai untuk segala macam surat/warkat/dokumen, (5) nomor
dokumen dapat dipergunakan sebagai referensi dalam korespondensi, dan (6) nomor
map atau dokumen dapat diperluas tanpa batas. Adapun kelemahan